Nota No.

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PREPARACIN DE ESPECIFICACIONES DE ENVASE

ndice

1. 2. 3.

Introduccin .........................................................................................................................1 Especificaciones de envase - por qu y para qu? .............................................................1 Qu debe contener una especificacin de compra de envases? .........................................1 (a) Caractersticas del producto.....................................................................................2 (b) Cantidad por entregar...............................................................................................3 (c) Embalaje para entregas al comprador ......................................................................3 (d) Almacenaje en bodegas del proveedor ....................................................................3 (e) Tiempo de entrega....................................................................................................3 (f) Precio .......................................................................................................................4 Tolerancias y control de calidad ..........................................................................................4

4.

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1.

Introduccin

Una especificacin de envase es una descripcin precisa y detallada, que contiene informacin sobre todos los aspectos necesarios, propiedades y caractersticas especiales, de un material de envase, un envase terminado o un accesorio, y que facilita una comunicacin sin ambigedades entre el fabricante (proveedor) y el usuario (comprador). Basndose en la informacin contenida en la especificacin, el proveedor puede cotizar, fabricar y entregar los envases exactamente de acuerdo con los requisitos del comprador. Las especificaciones del envase debern ser lo suficientemente detalladas como para posibilitar lo anterior y, al mismo tiempo, lo suficientemente flexibles como para permitir cambios y mejoras eventuales. Para evitar la inclusin de datos innecesarios o irreales ("sobre-especificacin") en la especificacin del envase, es siempre recomendable discutir su formulacin con el proveedor. Esto es especialmente importante en cuanto a la calidad de la materia prima (disponibilidad para el proveedor), limitaciones eventuales en los equipos de produccin, posibilidades prcticas de cumplir con las tolerancias establecidas, etc. Consecuentemente, tampoco resulta realista copiar especificaciones de envases extranjeros, especialmente de pases industrializados, sofisticados, en los cuales las condiciones son totalmente diferentes. 2. Especificaciones de envase - por qu y para qu?

En la mayora de los casos, hay cuatro razones principales por las que hay que preparar especificaciones escritas sobre los envases que se desea adquirir: (1) Para garantizar que el envase sea compatible con los requisitos del producto por envasar, con la maquinaria de envasar que se utilice, con los esfuerzos a que ser sometido por el modo de transporte utilizado y con las necesidades del consumidor final; Para evitar malos entendidos respecto de los detalles tcnicos y comerciales de la transaccin; Para servir como base de arreglo en una posible reclamacin; Para permitirle al comprador buscar proveedores alternativos y facilitar una comparacin entre las diferentes ofertas recibidas.

(2)

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3.

Qu debe contener una especificacin de compra de envases?

El desarrollo de una especificacin integral del envase es un proceso largo, quiz de aos. Sin embargo, hay ciertos aspectos esenciales que deben ser comunicados al proveedor, desde el principio, para que pueda fabricar y entregar su producto. Los detalles ms refinados y complejos de la especificacin de un envase (a veces an controversiales), aceptables tanto para el proveedor como para el comprador, se precisarn posteriormente, como resultado de la experiencia y de discusiones conjuntas. Las especificaciones iniciales pudieran emitirse como "gua inicial" hasta en tanto el proveedor y el comprador estn de acuerdo en que la informacin provista sea completa, exacta, realista y aceptable para ambas partes.

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Las especificaciones para orden de compra deben contener, al menos, lo siguiente: Informacin bsica Designacin del envase; Tipo de producto por envasar; Cantidad (volumen) por envasar; Tipo, calidad, peso bsico, material, etc. de la materia prima; Diseo estructural del envase, ilustrado con planos si fuese necesario; Dimensiones principales del envase, con tolerancias mximas y mnimas; Caractersticas especiales, accesorios, etc.; Diseo grfico o instrucciones detalladas para la impresin u otras decoraciones; Caractersticas del producto, mtodos o condiciones de envasado y requerimientos de proteccin del producto durante el transporte y la distribucin; Cantidad requerida y pedida; Formas de embalar y embarcar desde el proveedor hasta el comprador; Precio acordado. Informacin adicional Nmero y fecha de emisin de la especificacin; Referencia a mtodos de ensayo normalizados, utilizables para propsitos de control de calidad; Tolerancias de cantidad; Clasificacin de defectos posibles y niveles aceptables de los mismos.

Cada material y tipo de envase tiene sus requerimientos propios en relacin con las especificaciones tcnicas. Estos se describen en mayor detalle en otras Notas Sobre Envases para Exportacin del CCI; por ejemplo, la Nota No. 13 para cajas de cartn corrugado y la No. 14 para latas metlicas. Algunos de los temas de relevancia general antes mencionados se detallan a continuacin: (a) Caractersticas del producto

En general, mientras ms conozca el proveedor sobre el producto, la operacin de envasado y el sistema de distribucin, mejores sern sus posibilidades de producir envases eficientes y econmicos. Muchas veces, particularmente en el caso de alimentos procesados, es importante que el proveedor sepa las caractersticas exactas del producto, tales como pH, contenido de nitratos, composicin qumica, etc., para poder seleccionar correctamente el tipo de materia prima para el envase. Por ello, se deben especificar tambin las condiciones y el mtodo de envasado; por ejemplo, las temperaturas de operacin. Esta informacin podra tomar alguna de las formas siguientes: "El producto X es altamente higroscpico y se endurecer si su contenido de humedad supera el 6% en peso. Se empaca con un mximo de 3% y el envase debe impedir que aumente en ms de un 3% adicional durante un ao, en condiciones de clima tropical".

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"El producto se llena a temperatura de XX grados F/C y enseguida se enfra rpidamente por inmersin en agua a temperatura ambiente". "Las frutas y verduras se envasan hmedas al salir del proceso de limpieza, la tapa se cierra inmediatamente y el envase se almacena en cmaras refrigeradas a XX grados F/C". "El producto es ligeramente cido (pH de XX), contiene de 400 a 600 mg de nitrato y YY mg de antocianina por kilogramo de producto". Tambin es importante dar informacin sobre los modos y condiciones de transporte, con el fin de seleccionar un envase que rena los requisitos de proteccin del producto contra esfuerzos mecnicos. Por ejemplo: " El producto se envasa en una planta rural y se transporta en camin hasta un puerto distante 50 km; se carga en un barco de cabotaje para ser luego transferido a un embarque transocenico a Canad, en cargas unitarizadas o en contenedores, etc.". (b) Cantidad por entregar

Con excepcin de productos de lnea, mantenidos en inventario por el proveedor, no es econmico fijar una corrida de produccin para un envase de diseo propio, de manera que se entregue la cantidad exacta solicitada. Si el comprador insiste en una cantidad exacta de un envase especfico no estandarizado, el proveedor deber fabricar dicho producto en exceso para permitir desperdicio, rechazos por calidad no aceptable, etc. Este exceso estar incluido en el precio total del producto. Por lo tanto, la orden de compra debe especificar las tolerancias permitidas por encima y por debajo de la cantidad ordenada. A veces a esto se le llama entrega mxima o mnima. (c) Embalaje para entregas al comprador

Debe especificarse el mtodo de embalar el material para el transporte desde el productor hasta el usuario. Con un poco de planificacin, tal vez le sera posible al comprador reutilizar el embalaje en el que le surte el proveedor. Ejemplos tpicos de esta situacin son las cajas de cartn corrugado utilizadas para transportar latas y botellas de vidrio o de plstico vacas al empacador. Las tarimas casi siempre pueden reusarse y con frecuencia se ven flejes de acero o de plstico que son reutilizados, aunque tal vez para funciones secundarias. Otro buen ejemplo son los materiales de empaque o amortiguamiento. (d) Almacenaje en bodegas del proveedor

En ocasiones las rdenes no se entregan de una sola vez y el proveedor se encarga de almacenarlas parcialmente en sus bodegas. Los plazos y los costos eventuales correspondientes deben quedar claramente especificados por escrito, para evitar serios malentendidos. (e) Tiempo de entrega

En general, las fechas de entrega de los embarques total o parciales, se detallan siempre en la orden y, casi siempre, en la confirmacin de la orden emitida por el proveedor. En los pases

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industrializados, particularmente para grandes contratos, el comprador puede incluir una clusula de penalidades por entregas tardas. Sin embargo, esto es rara vez posible en pases en vas de desarrollo, en los cuales el proveedor es tambin vctima frecuente de entregas tardas de materias primas y de otras circunstancias fuera de su control (an cuando no sean atribuibles a causas de fuerza mayor como "guerra, huelgas, inundaciones u otros actos de Dios", etc.). Por lo tanto, en la prctica, le resulta muy difcil al usuario comprometer al proveedor con una garanta de entrega. Una forma de hacerlo es establecer el contrato de venta contra pago por Carta de Crdito, aunque los compradores frecuentemente extienden la validez de la C/C, si el proveedor as lo pide. (f) Precio

En tiempos de inflacin, resulta difcil para el vendedor dar un precio fijo, particularmente si las rdenes tienen largos plazos de entrega, contratos anuales, etc. Ocasionalmente los precios pueden atarse a fluctuaciones aceptables de mercado, pero esto solo funciona en los casos de aumento de precios y siempre en beneficio del proveedor. La mejor estrategia para el comprador es negociar precios fijos en contratos a largo plazo; los aumentos de precio llegarn inevitablemente pero tal vez un poco ms tarde que si se utiliza un plan de rdenes a corto plazo. Sin embargo, lo fundamental es que la clusula de precio en la orden especifique claramente que el proveedor enve una confirmacin por escrito de cada orden. 4. Tolerancias y control de calidad

Posiblemente, los dos aspectos ms difciles y, a la vez, ms importantes, en la preparacin de especificaciones de envase realistas, sean: Cuales son las tolerancias mximas y mnimas aceptables, tanto para el proveedor como para el comprador?. Cuales son los criterios de control de calidad (aceptacin, rechazo) y como se lleva a cabo este control de calidad?

Tolerancias: Se refieren principalmente a dimensiones o calidad de materias primas; por ejemplo, peso bsico, composicin y cantidades. Las tolerancias dimensionales pueden no ser muy importantes en operaciones de envasado a mano, pero en cuanto se empieza a utilizar algn tipo de equipo de envasado mecnico, se deber poner mucha atencin en especificar las tolerancias requeridas para el funcionamiento correcto de la maquinaria de envasado. La definicin realista de tolerancias necesita la colaboracin estrecha entre el comprador y el proveedor; resulta mejor basar la especificacin inicial en prcticas ya establecidas y, si fuese necesario, trabajar despus hacia tolerancias ms estrictas que an sean aceptables para el proveedor. Debe tambin recordarse que, mientras ms larga sea la corrida de produccin, mejores sern las posibilidades del proveedor para ajustar su maquinaria a los niveles de precisin requeridos. Las tolerancias muy estrechas, an cuando puedan ser aceptables tcnicamente, siempre resultan en mayores cantidades de productos rechazados y de desperdicio y, consecuentemente, en un mayor precio del producto. Por ejemplo, las tolerancias dimensionales, que son mucho ms importantes para latas metlicas y para roscas en la boca de botellas de vidrio, que para cajas de cartn corrugado, deben siempre incluir + y -, ya sea en el texto de la especificacin o en un sealamiento en planos que eventualmente se le adjunten.

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(Figura)

Nota: Ejemplos de planos incluidos en la especificacin de un frasco de vidrio Control de calidad: Debe sealarse que siempre habr una cierta cantidad de material defectuoso en todos los embarques; por lo tanto el problema es: cmo se clasifican los diversos tipos de defectos? cul es la base para la aceptacin o el rechazo? de conformidad con prcticas normales, cuntos defectos deben permitirse? cmo debe organizarse el procedimiento de control de calidad?

Los defectos generalmente se clasifican en tres categoras: Clase A: Defectos crticos: El material no puede utilizarse para los propsitos especificados bajo ninguna circunstancia. Clase B: Defectos mayores: El material se desva sustancialmente de lo especificado, pero puede utilizarse por el empacador para el propsito original u otro secundario, mediante un esfuerzo adicional, por ejemplo costo extra de mano de obra. Clase C: Defectos menores: La apariencia del envase est afectada ligeramente pero, desde un punto de vista tcnico, no se ha afectado su funcionalidad.

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La clasificacin de los defectos reales en las clases A, B, o C, depende mucho del tipo de envase y de las operaciones de envasado. A continuacin se presentan algunos ejemplos: Botellas de vidrio Clase A: Botellas rotas, grietas en la botella o en el acabado de la boca, interior contaminado. Clase B: Peso unitario por debajo del mnimo, dimensiones de altura o dimetro exterior fuera de tolerancia. Clase C: Superficie exterior irregular, vidrio ligeramente fuera de la especificacin de color, lneas speras en el molde.

Latas Clase A: Fugas en la costura lateral o en las sellos dobles, falta del compuesto de sellado en la costura, pestaas seriamente daadas, falta total o parcial del barniz interior, interiores contaminados. Clase B: Abolladuras de ms de una pulgada de longitud, prdida de la forma redonda, demasiado o muy poco compuesto de sellado en las tapas. Clase C: Abolladuras de menos de una pulgada de longitud, raspaduras en las tapas o en la superficie exterior del cuerpo.

Etiquetas Clase A: Impresin equivocada, color faltante, etiquetas pegadas, rizado severo (etiquetado mecnico). Clase B: Bordes rugosos, registro de impresin deficiente, color fuera de norma. Clase C: Desviaciones ligeras de color, rizado ligero.

Cajas de cartn corrugado Clase A: Rasgaduras, perforaciones y agujeros, dimensiones exteriores fuera de tolerancia, cortes en la cara hasta las flautas, no cumplimiento con el sello de certificacin en la caja. Clase B: Presin de impresin excesiva, impresin incompleta, liner no adherido, unin del fabricante fuera de encuadre o abierta. Clase C: Impresin corrida o sucia, raspaduras, rayaduras o manchas en la superficie exterior.

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Bolsas de polietileno Clase A: Agujeros, rasgaduras o huecos en los sellos laterales, mal olor, contaminacin. Clase B: Espesor de la pelcula inferior al mnimo de tolerancia, pelcula opaca, impresin corrida. Clase C: Bolsas arrugadas, impresin fuera de color, bordes mal cortados.

Todos los embarques incluirn siempre un cierto nmero de defectos A, B y C. Lo importante es especificar cuantos defectos de cada tipo son aceptables. El proveedor deber reembolsar al usuario cuando exista un exceso de defectos de Clase A y hacer una rebaja de precio cuando haya una cantidad excesiva de defectos de Clase B y cantidades substanciales de defectos de Clase C. Los proveedores de materiales de envase nunca pagan los daos consecuentes, es decir, la prdida de producto o de imagen comercial debida a envases defectuosos. Su responsabilidad solamente llega al valor total de su propio producto. Las reclamaciones deben respaldarse con el envo al proveedor de muestras de envases defectuosos, un informe de inspeccin hecho por personas o instituciones imparciales y, eventualmente, fotografas. La mejor forma es invitar a un representante del proveedor a inspeccionar directamente, sobre el terreno, la causa de la reclamacin. Laboratorios de ensayo Cuando en la especificacin se mencionan criterios de control de calidad, por ejemplo de materiales, se debe hacer referencia a los mtodos de ensayo normalizados que deben usarse para establecer eventuales desviaciones. En cuanto sea recibido el material, deber realizarse algn tipo de control de calidad, inclusive una inspeccin visual rudimentaria. Un programa completo de control de calidad requiere conocimientos especficos sobre tcnicas de muestreo y principios bsicos del control de calidad sistemtico. Esto generalmente resulta muy complicado, por lo que puede utilizarse un procedimiento ms simple y pragmtico, adaptado a las condiciones locales. Sin embargo, de vez en cuando debern enviarse muestras a laboratorios tcnicos para comprobar el cumplimiento de especificaciones. Los ensayos debern realizarse por laboratorios independientes e imparciales que posean los equipos necesarios para realizar dichas pruebas, de conformidad con procedimientos establecidos en normas nacionales o internacionales. Tales laboratorios existen en todos los pases industrializados y sus honorarios por pruebas rutinarias de control de calidad son generalmente muy razonables. Muchas instituciones en pases en vas de desarrollo tambin estn equipadas para estos propsitos; por ejemplo: Brasil: Instituto de Technologa de Alimentos (ITAL) Av. Brasil 2880, CP 139 Campinas, S.P. Instituto de Pesquisas Tecnolgicas do Estado de Sao Paolo (IPT) CP 7141, 0100 Sao Paolo S.P.

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Hong Kong:

Hong Kong Standards and Testing Centre Eldex Industrial Building 12th Floor, Unit A 21A Ma Tau Wei Road Hunghom, Kowloon Indian Institute of Packaging (IIP) E-2 MIDC Area, Chakala Andheri (East), Bombay 400093 The Jamaica Bureau of Standards Packaging Centre 8 Waterloo Road Kingston 10

India:

Jamaica:

Rep. de Corea:Korea Design and Packaging Centre (KDPC) 128-8 Yun-Kun-Dong P.O.B. 2325 Chongro-ku, Seoul 110 Mxico: Laboratorios Nacionales de Fomento Industrial (LANFI) Av. Industria Militar No. 261 ll200 Mxico, D.F. Institut Marocain de l'Emballage et du Conditionnement (IMEC) Km 9.500 route de Nouasseur B.P. 8006 Casablanca-Oasis Thailand Institute of Scientific and Technological Research (TISTR) 196 Phahonythin Road Bang Khen, Bangkok 9 Caribbean Industrial Research Institute (CARIRI) Tunapuna Post Office Trinidad, W.I.

Marruecos:

Tailandia:

Trinidad y Tobago:

La mayora de los laboratorios de ensayo de pases industrializados pertenecen a IAPRI, la Asociacin Internacional de Institutos de Investigacin sobre Envases. Para mayor informacin puede contactarse la Secretara de IAPRI, en la siguiente direccin: Sr. Frank Paine Secretario General de IAPRI Eyot Lodge, Petworth Road Chiddingfold, Surrey GU8 4UA U.K. Reino Unido.
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En este contexto tambin vale la pena mencionar que la funcin de control de calidad en pases industrializados, algunas veces la lleva a cabo exclusivamente el proveedor, quin transmite la totalidad de la informacin al comprador, el cual acepta los resultados de las pruebas como si fueran suyos. Obviamente, esto est basado en una completa confianza y colaboracin entre comprador y proveedor. Finalmente, debe tal vez sealarse que la simple existencia de especificaciones de envase, automticamente conduce al proveedor a mejoras de supervisin de produccin y de control de calidad pre-embarque, especialmente si sabe que el material entregado ser inspeccionado en cuanto se reciba y que, ocasionalmente, se enviarn muestras a instituciones de ensayo para su verificacin. Las especificaciones tambin mejoran la posicin del comprador en sus contactos con el proveedor y facilitan el dilogo tcnico y comercial sobre bases ms equitativas.

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