1.

Cundo, cmo, quien y con qu finalidad se realiza un inventario

fsico.
Solucin: El inventario fsico es una verificacin peridica de las existencias de materiales, equipo, muebles e inmuebles con que cuenta una dependencia o entidad, a efecto de comprobar el grado de eficacia en los sistemas de control administrativo, el manejo de los materiales, el mtodo de almacenaje y el aprovechamiento de espacio en el almacn. Este tipo de inventario como se mencion anteriormente se efecta peridicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasin, el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, en las secciones, en el depsito, entre otras. El inventario fsico es importante por las siguientes razones: Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y la existencias fsicas (cantidad real en existencia). Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables, en valores monetarios. Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre del ejercicio fiscal. La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones: El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcrito en el libro de inventario, conforme la legislacin. El inventario fsico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximacin del consumo real. Objetivos de la toma de inventarios

Este proceso es uno de los ms importantes del sistema, ya que con l usted podr: Cargar el sistema con las existencias fsicas actuales Asegurarse que no haya diferencias entre las existencias del sistema y las existencias fsicas reales Proceso de toma de inventario El proceso de toma de inventario se puede resumir en los siguientes pasos: 1. Asegurase que el sistema no presente inconsistencias en los kardex de los artculos 2. Borrar documentos de toma de inventario, del proceso anterior.

3. Capturar existencias fsicas en documentos de toma de inventario 4. Conocer diferencia entre inventario real contra inventario del sistema 5. Investigar las diferencias (error de conteo, faltan compras o ventas, etc.) 6. Guardar el archivo de diferencias 7. Ajustar existencias segn conteo 8. Entregar archivos de diferencias a contabilidad Contar existencias fsicas Para empezar la toma de inventario, es necesario realizar el conteo de existencias fsicas de los artculos, dicho conteo puede realizarse de dos maneras: Manual Con lectora porttil PERSONAL ENCARGADO DE LA TOMA DE INVENTARIO FISICO Las personas encargadas de llevar a cabo el inventario fsico, varan de una empresa a otra, el aspecto ms relevante que se debe tomar en cuenta, es que debe ser una persona de toda confianza para la organizacin, adems de poseer conocimientos en el rea como por ejemplo: el jefe de bodega, jefe de almacn o el encargado de inventarios, esta ser la persona que coordinara el proceso, pero en una empresa que posee muchos artculos se deben organizar grupos de trabajo.

2. Indique cmo se registran las prdidas por deterioro y otros ajustes de

inventario que surgen al finalizar el inventario fsico.

Solucin: De forma general, la definicin formal de provisin es un apunte contable que se hace en el pasivo, en gastos, como reconocimiento de un riesgo tanto cierto como incierto. Cuando se trata de contribuyentes que deben adoptar el sistema de inventarios permanentes, no est prevista en el rgimen tributario la disminucin del inventario de las existencias del respectivo ejercicio, por concepto de faltantes de mercanca de fcil destruccin o prdida. En consecuencia, teniendo en cuenta que segn el artculo 14 del Decreto 2650 de 1993 (estatuto contable), una forma de contabilizar las prdidas es la de crear la provisin respectiva, el contribuyente puede registrar en su contabilidad la disminucin del valor de sus inventarios, producida por la destruccin o prdida de los mismos. La provisin protege al inventario de una empresa contra la obsolescencia, el desuso, los daos, el deterioro, diferencia contra el inventario fsico como la prdida o cualquier otro tipo de factor que influya o conduzca a que el valor del mercado sea diferente o inferior al costo de adquisicin.

Desde el punto de vista contable, aqu en Colombia hay libre albedrio para establecer el mtodo que cada empresa quiera o necesite implementar para proteger el valor de sus inventarios. Algunos de los mtodos que se pueden utilizar son: Por tipo de mercanca que se maneja en la empresa Con base en el sector empresarial Con base en la experiencia propia tanto de la persona que implementa el sistema como de la expresa en particular. Por la zona geogrfica en que este ubicada la empresa Cualquier otra causal que sea aplicable a cada ente econmico Veamos un ejemplo de contabilizacin. 1. Cuando se provisiona
529915 Provisin inventarios xxx

149910

Para diferencia de inventario fsico

xxx

2. Cuando se da baja por diferencia de inventario fsico 149910 Para diferencia de inventario fsico xxx

143501

Mercancas no fabricadas por la empresa

xxx

Para efectos tributarios tenemos el artculo 64 del E.T. Artculo 64. Disminucin del inventario final por faltantes de mercancas. Cuando se trate de mercancas de fcil destruccin o prdida, las unidades del inventario final pueden disminuirse hasta en un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial ms las compras. Si se demostrare la ocurrencia de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, pueden aceptarse disminuciones mayores. Cuando el costo de las mercancas vendidas se determine por el sistema de inventario permanente, sern deducibles las disminuciones ocurridas en mercancas

de fcil destruccin o prdida, siempre que se demuestre el hecho que dio lugar a la prdida o destruccin, hasta en un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial ms las compras. () Se debe tener en cuenta que se acepta la disminucin solo si se utiliza el sistema de inventario permanente.

Bibliografa SAIT, Proceso de toma de inventario, 2011, http://www.sait.com.mx/saitdoc/inventa/tomainventario/tomainventario.htm [Consulta: jueves, 28 de marzo de 2013] Inventario fsico, 2013, http://www.inventario.us/activos/balances/inventario-fisico/ [Consulta: jueves, 28 de marzo de 2013]
ROGERVAN, Definicin de inventario fsico, 2011, http://es.scribd.com/doc/53051515/Definicion-de-inventario-fisico

[Consulta: jueves, 28 de marzo de 2013]