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Contenido
El proceso de transformacin de los Centros de Documentacin. 1. Documentar apropiadamente el tratamiento de la Gestin Electrnica..................................... 3 2. Crear una metodologa para el uso de los documentos electrnicos........................................ 5 3. Implementar la distribucin automtica...................................................................................... 11 4. Documentar para institucionalizar los cambios.......................................................................... 14 5. Aplicar polticas consistentes de adiestramiento al personal......................................................17 6. Desarrollar flujos de trabajo para aplicar el ciclo de vida de los documentos electrnicos....... 21 7. Valerse de la medicin y la evaluacin............................................................................................. 23 ANEXOS. Lista de chequeo para la instauracin de una oficina de digitalizacin.............................. 29 Bibliografa ..................................................................................................................................... 31

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El proceso de transformacin de los Centros de Documentacin.

La implementacin progresiva de la gestin electrnica y la consiguiente generalizacin de su uso como soporte para la administracin de los documentos de archivo que generan las organizaciones cada vez tiene mayores implicaciones en el mbito de la gestin documental y archivstica de las empresas. Aunque es posible afirmar que ms del 55% de la informacin administrativa de una unidad organizativa se manipula en papel, la tendencia se inclina hacia la transformacin de los centros de archivo para la informacin tcnica y administrativa, generando as una alternativa que optimice los recursos de la compaa, mediante el apoyo tecnolgico para el acceso de los documentos en formato digital. Es obvio suponer que tanto el documento de archivo como el soporte electrnico deben coexistir. Pero lo importante es que cada uno de ellos pueda utilizarse en forma distintiva y ventajosa para satisfacer los requerimientos de informacin durante su ciclo de vida o tiempo en el cual posea valor documental. El formato digital en particular posee una versatilidad significativa en estos tiempos en que la tecnologa es de uso comn y donde es posible ofrecer una slida integracin con los formatos de documentos ms utilizados. Cuando se combinan ambos (el documento de archivo y el registro electrnico), se pueden ofrecer soluciones efectivas a problemas que involucran a la gestin del mismo. Todo este proceso requiere el uso aplicaciones tecnolgicas orientadas a la gestin de contenidos, la modificacin de los procedimientos administrativos que guan a las unidades organizativas y una gestin del cambio orientada a fortalecer la integracin del recurso humano con las nuevas tendencias que incluyen el formato digital como insumo para la toma de decisiones. El presente documento aborda una parte asociada a la metodologa que 'empodera' el uso de la tecnologa, es decir, a la importancia que se deriva de implementar las oficinas de digitalizacin en los archivos de gestin o centros de

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documentacin con la finalidad de coordinar las labores de transformacin de los documentos de archivo en registros digitalizados para su publicacin y uso en la empresa. Pero cmo podemos describir una oficina de digitalizacin en trminos sencillos? Pues no es ms que una estructura funcional que se encarga de manipular el documento al momento de su llegada o salida de una unidad organizativa, realiza los pasos necesarios para su digitalizacin, aplica el procedimiento de registro, distribucin y publicacin, almacena el documento fsico dejando constancia de su ubicacin, preserva los documentos y planifica su desincorporacin. De este modo, una oficina de digitalizacin posee, entre sus funciones ms importantes, las siguientes:
Manipulacin del documento fsico, que involucra la preservacin, custodia, determinacin de autenticidad, gestin y resguardo del papel o medio impreso durante el proceso de digitalizacin o aplicacin del reconocimiento ptico de caracteres (OCR). Valoracin documental en formato electrnico (identificacin de requerimientos archivsticos), determinando su importancia para la organizacin desde el punto de vista digital, para la aplicacin de un tratamiento distintivo en la organizacin. El registro electrnico de los documentos, as como la asignacin de al menos un atributo de bsqueda (descriptivo) que lo caracterice de manera unvoca, dejando tal vez el resto de los atributos (tcnicos o de preservacin) al resto de las unidades usuarias que conocen el contenido y aplicacin en la organizacin. Asignacin inicial de las permisologas y roles de acceso para asegurarse de que el contenido sea manipulado por el personal que lo requiera, lo anterior por supuesto en funcin a la valoracin de las series documentales seleccionadas por la organizacin. Distribucin electrnica de la informacin mediante mecanismos de publicacin dispuestos por la herramienta de gestin de contenidos a travs de flujos de trabajo (workflow) diseados para tal fin. Mantenimiento de la integridad de la informacin, canalizando mediante una metodologa especfica la gestin de versiones, eliminacin de redundancias,

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www.lagestiondocumental.com aplicacin de referencias cruzadas para enlazar lgicamente los documentos electrnicos, entre otros. Actualizacin de la documentacin (o por lo menos una participacin activa) de los procedimientos de registro y distribucin de la informacin en formato digital dentro de la organizacin.

Por lo anterior, disponer de un sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo en una oficina especializada para tal fin garantiza el valor evidencial de la informacin que se gestiona con aplicaciones ofimticas; de este modo, mediante la implementacin de buenas prcticas en la creacin, gestin, archivado y conservacin de los documentos generados por estas, se puede garantizar un descenso en el uso del papel y un aprovechamiento organizado del esfuerzo tecnolgico dispuesto por la empresa. A continuacin se describe un conjunto de recomendaciones que permitirn apoyar el proceso de creacin de las oficinas de digitalizacin.

1. Documentar apropiadamente el tratamiento de la Gestin Electrnica.

Con la finalidad de contribuir en la generacin de procedimientos de trabajo estandarizados para disponer de una base documental eficiente en las organizaciones que desean incorporar oficinas de digitalizacin en sus unidades administrativas y aplicar modelos de gestin de documentos electrnicos, es imperativo aplicar estrategias que se orienten a unificar y simplificar las tareas mediante la aplicacin de los siguientes elementos: Desarrollar procedimientos, instrucciones de trabajo, polticas y normas tcnicas para la recepcin, manipulacin y distribucin de la informacin electrnica que se desea gestionar en la organizacin. Generalmente las unidades organizativas ya poseen estos procedimientos para administrar los documentos de archivo, por tal razn es recomendable partir de all par generar los nuevos lineamientos organizacionales.

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Mediante una revisin detallada de las instrucciones de trabajo disponibles es posible incorporar los pasos para generar el tratamiento adecuado de los documentos electrnicos; lo anterior se traduce en la posibilidad de agregar modificar pasos en los mismos documentos existentes y de este modo incorporar las instrucciones destinadas a gestionar los archivos digitales de las bases de datos de contenido. Otra visin corresponde a la de crear normativas adicionales que no interfieran con los procedimientos preexistentes para complementar lo que ya est anticipadamente preestablecido. En la oportunidad de crear documentos que gestionen la informacin documental electrnica es recomendable lo siguiente:
Conformar un equipo multidisciplinario que se encargue de evaluar los procedimientos e instrucciones de trabajo preexistentes que ameriten modificaciones para incorporar el tratamiento del documento digital y determinar el nmero de documentos nuevos que debern ser desarrollados. Desarrollar un plan de trabajo para efectuar las tares que se requieran en funcin del alcance propuesto e incorporar una lista de los recursos que deben proveerse para efectuar las actividades. Evaluar los resultados mediante la publicacin de las modificaciones asociadas a la gestin electrnica de los documentos e incorporar mecanismos que permitan validar la factibilidad de su implementacin. Efectuar las modificaciones a la infraestructura fsica que se requiera para poner en funcionamiento el procedimiento que afecte a las unidades organizativas existentes. Instaurar un mecanismo de evaluacin y gestin de mejoras que verifiquen y evalen los resultados de los cambios efectuados mediante el seguimiento de indicadores propuestos, manejo de encuestas, etc.

Divulgar apropiadamente en las diferentes reas de la organizacin la visin de la empresa con respecto al cambio de paradigma mediante la manipulacin de la informacin en formato electrnico.

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En ocasiones 'muchos cambios' generan incertidumbre, que pueden conllevar a que no todos los miembros de la organizacin apunten hacia los mismos objetivos. Las implementaciones debern estar orientadas de tal forma que el personal administrativo o tcnico aproveche apropiadamente la oferta tecnolgica disponible, para ello es realmente importante aplicar mecanismos que generen conciencia de los recursos puestos a disposicin. De este modo los usuarios sern capaces de mejorar sus tiempos de respuesta en la localizacin de la informacin, disminuir el uso de fotocopiado y reproduccin de los documentos de archivo. Lleva tiempo hacer el 'Click' que se requiere cuando las unidades organizativas han interactuado durante mucho tiempo con metodologas meramente manuales, no obstante cuando se logra desarrollar un mecanismo de seguimiento y aplicacin de la mejora continua los resultados y recompensas se hacen presentes. Algunas empresas suelen invertir en trpticos, material informativo, incorporacin de contenidos promocionales en su intranet y todo aquello que divulgue efectivamente los canales regulares que se han puesto a disposicin para los trabajadores de la compaa.

2. Crear una metodologa para el uso de los documentos electrnicos.

Existen diversas formas de hacer que las organizaciones utilicen los documentos de archivo en formato electrnico y en la mayora de los casos dependen de la inversin en infraestructura y hardware destinada a tal fin. Para ello debe considerarse no solo la formacin de un grupo de trabajo que transforma los centros de documentacin en verdaderas oficinas de digitalizacin sino que adems debe incluirse el personal que se nutre de la informacin que gestionan los archivos de gestin, por lo que el alcance e impacto de la digitalizacin producida en la empresa debe abarcar las fuentes que solicitan la informacin. A continuacin se presentan algunos modelos que desarrollados apropiadamente logran promover el uso de los documentos de archivo en formato electrnico para las unidades administrativas o tcnicas que los requieren:

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Disponer de un Centro de Documentacin o Archivo de Gestin que se encargue de digitalizar los documentos de archivo que sean requeridos por las unidades administrativas mediante criterios de seleccin y valoracin documental previamente establecidos. Equipada apropiadamente con la tecnologa, los procedimientos y el recurso humano requerido para tal fin; esta unidad administrativa puede afrontar las funciones que le permiten conformarse como una oficina de digitalizacin que incorpore los mecanismos para escanear los documentos de archivo e incorporarlos a la base de datos de contenidos de la compaa. En la siguiente figura (ver figura 1) se muestra un ejemplo de la interaccin de la oficina de digitalizacin con las unidades administrativas usuarias. En el esquema simple hay una oficina de digitalizacin que centraliza las tareas asociadas a la recepcin de los documentos de archivo, determina su valoracin documental para saber si efectivamente deben participar en el proceso de digitalizacin y su posterior distribucin.

Esquema simple de distribucin electrnica de la informacin Oficina de Digitalizaci n

Finanzas Recursos Humanos

Transforma los Documentos de Archivo en informacin Digital para el resto de la organizacin

Cartas Contratos Solicitudes Planos Informes Presupuestos

Las unidades administrativas gestionan los documentos mediante consultas al Manejador de Contenidos
Ingenier a

Contrataciones

Figura 1. Distribucin simple de la informacin digitalizada

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Las oficinas de digitalizacin se encargan de asignarle los atributos de bsqueda para identificarlos unvocamente y las unidades administrativas o tcnicas pueden colocarle el resto de los atributos de bsqueda ya que posiblemente dispongan del dominio tcnico y manipulen la informacin asociada a su contenido. Esta estrategia de dos etapas en la asignacin de los metadatos (atributos de bsqueda) permite aplicar mecanismos de verificacin, validacin y aseguramiento de la calidad de la imagen. Este esquema sencillo se utiliza generalmente en el caso de que la informacin tenga un acceso predeterminado a la empresa y hacia el exterior, permitiendo ejercer un control nico y registrando efectivamente los documentos principales y que poseen valor para la organizacin. Registrar la informacin mediante implementaciones federadas donde se distribuya la carga de trabajo entre la Oficina de Digitalizacin que contribuye en el mantenimiento de los documentos electrnicos que son generados con la informacin contenida en el Archivo de Gestin, as como las recepciones y distribucin de informacin que se canaliza en esta unidad y por otro lado a travs de la seleccin, digitalizacin, asignacin de atributos de bsqueda y registro al Gestor de Contenidos de informacin que manejan las unidades administrativas o tcnicas en sus propios puestos de trabajo. Este tipo de implementaciones requiere una gestin especializada para que en sintona puedan operar sin contribuir a la aparicin de inconsistencias debido a la redundancia en los registros, manejo de versiones, vulnerabilidades en la configuracin de los permisos de registro y modificacin, entre otros. No obstante, resulta muy conveniente para acortar el tiempo de madurez en la empresa con respecto a una implementacin acelerada del uso de los documentos electrnicos.

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Esquema federado de registro y distribucin electr nica Oficina de Digitalizaci n Unidad administrativa

Digitaliza y Registra los Documentos inherentes a su proceso

Cartas Solicitudes Planos Informes

Digitaliza, Registra y procesa la informacin propia de su gestin

Contratos Registros Presupuestos

Finanzas Contrataciones

Recursos Humanos

Figura 2. Distribucin federada de la digitalizacin

Uno de los inconvenientes que usualmente se presentan en este tipo de implementacin es que aumenta los costos debido a la necesidad de dotar a las unidades administrativas del equipo requerido para la digitalizacin, as como el software que realiza los procesos de validacin y registro, adicionalmente se asignan estas actividades al personal que ya labora en la unidad o se requiere contratar recurso humano especializado para efectuar este proceso. No obstante esta arquitectura es ampliamente aceptada en los casos que se requieran disponer de equipos orientados a la digitalizacin por unidad geogrfica, donde hay distancias considerables que hacen ms costoso la transportacin de los documentos para su escaneo. Adicionalmente este tipo de implementaciones permite que el personal conocedor de la informacin pueda efectuar un registro exitoso basado en la asignacin

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correcta de los atributos de bsqueda que permiten posteriormente localizar la informacin digital. Otro caso de aplicacin ocurre cuando deben tratarse documentos de archivo de valor histrico en la organizacin para lo cual es imperativo efectuar el proceso de digitalizacin en su sitio de resguardo, bajo condiciones ambientales ptimas. Tal es el caso de informacin escrita en documentos deteriorados por el tiempo, que no han sido adecuadamente preservados y su manipulacin debe ajustarse a los mecanismos que en mayor grado permitan su debida proteccin.

3. Implementar la distribucin automtica.

Aunque no siempre una Oficina de Digitalizacin requiere de este objetivo para operar eficientemente, se puede decir que hacerlo beneficia la interaccin efectiva entre las unidades administrativas. Los flujos de trabajo corresponden a la implementacin de un modelo funcional que rige las actividades diarias de una empresa. De este modo permiten sincronizar las tareas con el apoyo de la tecnologa mediante la unin de los procedimientos administrativos y una secuencia automatizada que la gestione. Obviamente para que los flujos de trabajo puedan existir, 'muchos pasos' deben haberse llevado a cabo, es por ello que una prctica muy sana puede ser la de madurar los aspectos relacionados con la gestin de contenidos antes de emprender una automatizacin de los procedimientos empresariales. Cuando se crea una oficina de digitalizacin uno de los aspectos que primeramente se desea dominar es lograr reunir un nmero representativo de documentos en formato digital. As pues, se invierte ms tiempo en lograr que se organicen las actividades de recepcin, digitalizacin, registro, asignacin de atributos de bsqueda, determinacin de la seguridad y privilegios de acceso de los documentos, entre otros. Bsicamente se pretenden desarrollar de primero las siguientes variables:

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www.lagestiondocumental.com La capacidad de afrontar una carga de trabajo que involucre las actividades efectuadas por un centro de documentacin pero con el agregado de tener que incrementar los pasos a ejecutar mediante el proceso de digitalizacin de la informacin. Adicionalmente existen los casos en que se requiere aplicar OCR a los documentos, es decir, poner a disposicin el contenido en formato electrnico adems de la imagen; este procedimiento retarda an ms la cadena de registro el los manejadores de contenidos. Generar un nmero significativo de 'contenido digital' para que sea atractivo al resto de las unidades organizativas. Esto ocurre con mucha frecuencia debido a que las consultas de la informacin documental deben arrojar resultados de bsqueda y los usuarios desean que al efectuar una peticin de informacin a la aplicacin informtica el contenido de que se quiere localizar debe aparecer en pantalla. Mantener la informacin de valor documental disponible, accesible en tiempo real y con un asertivo manejo de versiones. No hay nada ms incmodo que no tener la certeza por ejemplo: de que la carta de respuesta escrita sea la ltima versin, el informe que se publicar ya pas por todas las correcciones necesarias, los planos como construidos corresponden a la ltima revisin, etc. La 'organizacin' es muy importante en esta rea del negocio.

La generacin de contenidos como una etapa inicial en las Oficinas de Digitalizacin se logra mediante el registro diario de los documentos de archivo o gracias a mecanismos masivos de carga a la Base de Datos; estas tambin son llamadas 'migraciones de datos' y aprovechan esfuerzos previos que la empresa ha efectuado y guardado mediante usos no estructurados, tal es el caso de digitalizaciones puntuales de planos, informes que se encontraban deteriorados y fueron digitalizados para preservar su contenido, entre otros. Esta informacin est en formato electrnico pero no ha sido organizada para su publicacin, entonces se procede a 'subirla' al gestor de contenidos a travs del uso de programas o cdigo fuente, luego de ello son valorados, se le asignan atributos, se valida la Pag. 12

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carga de datos y luego es publicada para su distribucin. En la siguiente

figura se

representa un esquema donde se realizan esfuerzos conjuntos para digitalizar los documentos de archivo y efectuar labores simultneas de carga masiva de informacin.

Documentos de Archivo

La distribucin electrnica ejecutada desde un Repositorio de Contenidos unificado

Escner

Migraciones Previas
Escner

Consultas

Figura 3. Aplicacin de la digitalizacin y la migracin de datos

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4. Documentar para institucionalizar los cambios.

Uno de los aspectos menos atendidos sea posiblemente la preparacin de las normas tcnicas, instructivos y procedimientos documentados que se utilizan para enmarcar las actividades relacionadas con la gestin electrnica de documentos. Esto normalmente obedece al hecho de que el personal encargado de la instalacin y la infraestructura no se especializa en la elaboracin de la normativa requerida. O en determinadas ocasiones se debe simplemente al hecho de que la dinmica no permite dedicar el tiempo requerido para documentar las tareas. Esto trae como consecuencia que se presenten los siguientes sntomas:
Las digitalizacin se efecta sin considerar el formato apropiado para la tipologa documental a la que pertenece el documento de archivo. La resolucin seleccionada en el escaneo sobrepasa los rangos promedio de registro y almacenamiento. La definicin utilizada para crear las carpetas lgicas de almacenamiento no obedecen a un patrn establecido que permita su estandarizacin. Se generan inconsistencias con la seleccin y mantenimiento de la ltima versin de cada documento. Con frecuencia se presentan definiciones ambiguas de los roles y privilegios de acceso a los documentos de archivo registrados en la base de datos de contenido. Se registra informacin en la base de datos de contenidos que no obedece a la tipologa documental seleccionada como candidata para su escaneo. Los flujos de trabajo utilizados para reproducir el ciclo de vida de los documentos electrnicos no cumplen las expectativas planteadas por sus diseadores.

Los puntos expuestos anteriormente son algunos de los sntomas tpicos derivados de una documentacin inadecuada de los procedimientos de digitalizacin, no obstante estas desviaciones son corregidas invirtiendo el tiempo y esfuerzo adecuado para plasmar por

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escrito las reglas de juego. En algunos casos el personal de IT (Tecnologas de la informacin) cumple esta etapa mediante la generacin de documentos que soporten la estandarizacin de las actividades, en otros casos el equipo de Desarrollo de la Organizacin se encarga de realizar la documentacin pero lo importante en ambos casos es que debe existir una participacin multidisciplinaria donde sean involucrados a los usuarios de las aplicaciones informticas durante el desarrollo de las normas e instrucciones de trabajo para asegurarse de que efectivamente se adapten y sean comprendidas claramente para su fiel ejecucin. Un anlisis de tendencias para la mejora continua del servicio (trend analisys) puede predecir entre otros elementos, posibles fallas en la definicin del comportamiento de la gestin del servicio. La forma como se puede desarrollar una instruccin de trabajo vara dependiendo de cada organizacin, no obstante entre las caractersticas comunes que se incluyen podemos mencionar:

1. 2. 3. 4.

5.

Objetivo de la instruccin de trabajo Alcance Definicin de trminos clave Descripcin de la instruccin Instrucciones generales Instrucciones especficas Anexos

Explcito y conciso Delimitado por la unidad Relacionados con el proyecto De lo general a lo particular Definir mbito y roles Incluir responsabilidades Material de apoyo y soportes

Figura 4. Componentes bsicos de una instruccin de trabajo

El objetivo y alcance debe representar de manera explcita los controles necesarios para la gestin de los documentos electrnicos de las unidades organizativas involucradas y por otra parte el alcance debe contener el rango de aplicacin (ej. registro, distribucin y publicacin de los documentos electrnicos) as como las unidades administrativas participantes en el proceso. Las instrucciones generales pueden contener la informacin relacionada con las normativas que se cumplen en la organizacin para todos los sistemas existentes, las responsabilidades Pag. 15

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adscritas a los procesos involucrados y los mecanismos generales de regulacin de la tecnologa en la empresa. Las instrucciones especficas se enfocan directamente a las actividades particulares contenidas en el alcance de la norma o instruccin, tal como: el registro de los documentos en el sistema, la clasificacin de los documentos, los atributos de bsqueda, la identificacin de los archivos, la digitalizacin, la distribucin electrnica, la revisin y validacin, el almacenamiento, el tiempo de retencin y expurgo electrnico. Es preferible no incluir los aspectos tcnicos destinados a la administracin de las herramientas de software que utiliza el personal de IT en las normas e instrucciones de trabajo para los usuarios finales y de esta manera separar los documentos que utilizar el personal administrativo en contraposicin a los que servirn de gua para los administradores de las aplicaciones informticas. Adicionalmente se debe plantear el desarrollo de normativas lo ms dinmicas posible para que puedan mantener su validez en el tiempo. Entre las definiciones de trminos clave es recomendable especificar informacin aclarativa y que permita aportar conocimiento a los empleados. Entre los ms comunes se describen: definiciones de archivo electrnico, expediente electrnico, metadatos o atributos de bsqueda, referencias cruzadas, ciclo de vida de los documentos, expurgo electrnico de documentos, poltica de gestin documental, etc. A pesar de que ser necesario crear nuevos procedimientos e instrucciones de trabajo es obvio pensar que debemos invertir tiempo y esfuerzo en la modificacin de los ya existentes. De este modo los administradores y el personal de las diversas unidades organizativas debern efectuar una revisin de sus normativas a fin de evitar posibles inconsistencias, integrando la reglamentacin existente con el uso de nos nuevos habilitadores tecnolgicos. En general, las organizaciones que muestren inters en la implementacin de bases de datos de contenidos deberan definir y documentar las polticas de gestin de documentos y garantizar que efectivamente se llevan a cabo y se mantienen en todos los niveles de la organizacin. Una declaracin de poltica de gestin de documentos expone en grandes Pag. 16

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lneas lo que la organizacin pretende hacer y en algunas ocasiones, se incluye un resumen del plan de actuacin y de los procedimientos para lograrlo. No obstante, una declaracin de este tipo no garantiza una buena gestin de los documentos: su xito depender del aval y respaldo de la direccin as como de la atribucin de los recursos necesarios para llevar a cabo su implementacin. Por lo tanto, una poltica efectiva asignar a un Gerente la responsabilidad principal en materia de gestin de documentos y la supervisin de implementacin correspondiente. La declaracin de polticas de gestin documental debe hacer referencia a otras que estn relacionadas o asociadas en la organizacin. Deber a su vez, estar respaldada por procedimientos e instrucciones de trabajo que la descompongan en tareas y actividades especficas. Las polticas adems deben describir el cumplimiento de lineamientos legales, leyes fiscales, lineamientos archivsticos y en general todo aquello que enmarque el derecho legal que administra la informacin en el referido pas. su

5. Aplicar polticas consistentes de adiestramiento al personal.

La capacitacin de personal y el adiestramiento en el rea de la gestin documental corresponde a un proceso que se relaciona con el mejoramiento y el crecimiento de las aptitudes de los individuos y de los grupos que forman parte del proceso al cual pertenecen. La empresa est en el deber de capacitar y adiestrar a su personal para obtener un mejor rendimiento, pero tambin el personal tiene la obligacin de aprovechar la capacitacin y el adiestramiento que la empresa brinda y transferir a otros empleados los conocimientos y habilidades adquiridas al desarrollar su trabajo (efecto multiplicador). Toda capacitacin debe orientarse a mejorar la productividad en la empresa. La capacitacin en el rea de la gestin documental tiene como propsitos fundamentales:
Actualizar los conocimientos y las habilidades que requiere el trabajador para realizar las actividades asociadas a la digitalizacin, registro y distribucin electrnica.

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www.lagestiondocumental.com Ensear al empleado cmo aplicar la nueva tecnologa de gestin de contenidos y equipos de escaneo. Incrementar los niveles de desempeo. Prevenir riesgos de trabajo, producto de la manipulacin indebida de los equipos electrnicos. Preparar al trabajador para ocupar un puesto disponible creacin. Contribuir al desarrollo integral de los individuos que forman las unidades organizativas relacionadas con la gestin electrnica de documentos. o un cargo de nueva

Bsicamente, el adiestramiento que normalmente se utiliza en la implementacin de las oficinas de digitalizacin est destinado a obtener una aplicacin eficientemente de los procedimientos y normas establecidas para la manipulacin de los registros electrnicos, no obstante es importante destacar que si los documentos digitales no se consultan, actualizan o distribuyen adecuadamente todo el esfuerzo econmico y tecnolgico que se ha realizado posiblemente pierda valor. En la siguiente figura se puede visualizar el procedimiento bsico para desarrollar un plan de evaluacin del adiestramiento del equipo de trabajo que participar en las labores de gestin electrnica de documentos.

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Elegir el diseo para el entrenamiento

Desarrollar los criterios de capacitacin y desempeo

Recopilar los datos asociados a la capacitacin

Efectuar un anlisis y evaluacin de resultados

Seleccionar las medidas para el desempeo

Figura 5. Evaluacin del proceso de capacitacin

De este modo es necesario invertirse el tiempo adecuado en el desarrollo de un programa de entrenamiento 'pre operacin' y considerar los diversos tipos de usuarios potenciales. Es por ello que los cursos de enseanza en esta rea deben abarcar los siguientes tipos de usuarios:
Personal encargado de la digitalizacin. Involucra al recurso humano que prestar labores en las oficinas de digitalizacin, as como aquellos que intervengan en procesos de escaneo y pertenezcan a unidades organizativas que tambin se encarguen de registrar informacin en la base de datos de contenido. Personal tcnico que prestar servicios en la administracin de la informacin contenida en las bases de datos, disear los flujos de trabajo y atender posibles eventualidades con la plataforma de software que sean reportadas por los usuarios de la aplicacin informtica. Usuarios finales que ejecutan las consultas, participan en los flujos de trabajo, modifican la documentacin existente en la base de datos de contenido, aplica expurgo electrnico, entre otros.

Igual que en otras reas administrativas, es importante promover mecanismos que estimulen la rotacin, ampliar la experiencia de los trabajadores, ofrecer polticas de Pag. 19

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ascenso en base a la demostracin de las competencias, aprovechamiento de las nuevas ideas, entre otras. Otro aspecto que deber quedar claro corresponde al hecho de que uno de los objetivos del adiestramiento es que los roles y las responsabilidades queden plenamente establecidos para lograr que en caso de una necesidad, no queden dudas de quien es el responsable de tomar las medidas oportunas. Es importante que en funcin del perfil del cargo y la responsabilidad asignada, las decisiones fluyan sin inconvenientes. A continuacin se describe una tabla resumen con las principales competencias que deben estar presentes para lograr este objetivo. Capacitacin
Responde activamente a responsabilidades decisorias en materia de gestin documental a alto nivel dentro del organismo. Atiende el mantenimiento de criterios y reglas, esquemas de clasificacin e identificacin, acciones de valoracin, soporte documental a los usuarios. Gestiona la responsabilidad sobre la administracin y mantenimiento de los sistemas relacionados con la manipulacin de los documentos. Realizar actividades de escaneado y digitalizacin, catalogacin de documentos, apertura y cierre de expedientes electrnicos.

Personal
Gerentes, lderes de proyectos, administradores. Analistas, registradores, personal administrativo. Personal tcnico, analistas de informtica, responsables de la base de datos de contenido. Analistas del archivo de gestin, personal administrativo, responsables de las reas de documentacin.

Figura 6. Elementos de capacitacin por puestos de trabajo

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6. Desarrollar flujos de trabajo sobre el ciclo de vida de los documentos electrnicos.

Cada organizacin est en la necesidad de construir su propia estrategia de distribucin de los documentos de archivo electrnicos y un plan de ejecucin del mismo. Un buen punto de partida puede ser la norma UNE-ISO 15489 que 'recomienda' la adopcin de un enfoque sistemtico, una visin integral de la gestin documental y la formulacin de polticas orientadas a la administracin de los documentos electrnicos. Esta informacin puede ser utilizada para explotar el potencial particular de cada organizacin y efectuar las adecuaciones que sean requeridas. Luego de analizar en detalle los documentos y los procesos que los originan es posible simular el recorrido, las personas que intervienen en su produccin, el material complementario que se necesita durante el proceso, los requerimientos organizacionales y todo aquello que permita generar un modelo detallado para de este modo desarrollar un flujo de trabajo que de manera anloga automatice sus etapas de manipulacin, todo esto mediante una herramienta informtica que apoye la gestin documental. En el momento de tomar la decisin de cules sern los habilitadores tecnolgicos que apoyarn el proceso de automatizacin?, debemos enfocarnos a desarrollar los primeros modelos y ejecutar pruebas iniciales para validar el recorrido de la informacin digital a travs de la empresa para as verificar que los tiempos de respuesta sean adecuados a las demandas existentes. Por ejemplo, si una correspondencia de un proyecto es recibida en el centro de documentacin, debera ser digitalizada en un periodo de tiempo especfico, almacenarse en el repositorio de contenidos y proceder a su publicacin o iniciar el flujo de trabajo ya establecido para procesar las etapas que deben llevarse a cabo sobre ella.

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Registro Diario

Asignar metadatos tcnicos Digitalizar planos del proyecto Notificar solicitud de registro

Distribucin de solicitudes

Figura 7. Modelo de flujo de trabajo. En la figura 7 se puede observar un flujo de trabajo documental sencillo que solicita el registro de metadatos adicionales de 'planos de proyectos' y que requieren de personal tcnico para que sea posible interpretar el contenido de los archivos digitales. Adicionalmente enva notificaciones destinadas a validar el registro para su distribucin. Los flujos de trabajo participan activamente en la dinmica de trabajo promoviendo una facilidad enorme al automatizar ciertas actividades que requieren tiempos de respuesta especficos y donde se necesita llevar un control de las personas que intervienen en el proceso. Los flujos de trabajo promueven el ahorro de tiempo y mejora de la productividad de algunos procesos de la empresa, debido a la automatizacin de procedimientos y actividades que involucran la manipulacin de registros electrnicos. Adicionalmente promueve: La estandarizacin de los mtodos de trabajo. Atencin oportuna al cliente. La mejora continua en los procesos.

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Optimiza la circulacin de informacin interna y con los proveedores. Participa en la integracin de procesos empresariales.

En definitiva, lograr implementar algunos flujos de trabajo tiene muchos beneficios pero hay que considerar el hecho de que lograrlo es una tarea que en ocasiones puede requerir un esfuerzo inicial y la inversin de recursos que tal vez no se dispongan. Por esta razn hay organizaciones que optan por iniciarse mediante el uso de gestores de contenidos, madurar el proyecto de creacin y puesta en marcha de las Oficinas de Digitalizacin y luego de esto desarrollar un proyecto nuevo que incluya los flujos de trabajo como una etapa posterior.

7. Valerse de la medicin y la evaluacin.

Uno de los aspectos menos atendidos sea posiblemente el relacionado con la evaluacin y la gestin de la informacin que tienen que ver con los resultados obtenidos en la creacin de las Oficinas de Digitalizacin. Muchos datos deberan ser recopilados para determinar ahorros en costos, mejoras operacionales, incremento en la productividad, entre otros. Es posible por ejemplo determinar elementos tales como: La incidencia econmica que representa una disminucin del espacio que utilizan los documentos en los archivos intermedios o de gestin en contraposicin del rea que ocuparan los equipos electrnicos que propician el acceso a la informacin. La comparacin del costo asociado a preservar las condiciones ambientales ptimas, los archivadores, carpetas, etc. versus la inversin de servidores y equipamiento electrnico para la digitalizacin. El tiempo que se invierte en localizar un documento (en los archivos existentes), solicitarlo o 'fotocopiarlo' para su utilizacin, el tratamiento que se le dar, el deterioro a que pudiera ser objeto, en contraste al acceso oportuno desde el puesto de trabajo del usuario en cualquier unidad administrativa o

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tcnica que requiera la informacin y posea los privilegios de acceso para visualizarlo. En definitiva cunto tardan los individuos en encontrar un documento cuando hay ms de una posible ubicacin fsica? Los ahorros directos asociados al uso del papel, toners, impresoras, fotocopiadoras, faxes, que pueden llegar a ser de ms del 50%, generan una conciencia de disminucin del consumo innecesario y que en ocasiones contradice las recomendaciones que promueven la confiabilidad de las versiones y uso de los documentos oficiales. El grado de optimizacin de los procesos, que en ocasiones es difcil de medir, pero mediante el uso de indicadores garantiza su entendimiento y permiten visualizar su evolucin en el tiempo para generar medidas que promuevan el mejoramiento continuo.

En ocasiones, la generacin de tablas comparativas puede aportar informacin til para la toma de decisiones y darnos una idea, a modo general, de mejoras que se visualizan a corto plazo, producto de la implementacin de gestores de contenidos en las Oficinas de Digitalizacin.

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Medicin reas de evaluacin

Bsqueda y acceso Archivos de Gestin o Intermedios 190 tomos 56 mts2 en almacenamiento 16 archivos mviles 14 archivos fijos Oficinas de Digitalizacin 10 DVD 28 mts2 en almacenamiento 8 archivos mviles 6 mts2 en equipamiento 6 archivos fijos Transferencia mediante procesos electrnicos Medio no impreso con acceso visual

Transferencia de los documentos Costos asociados al volumen y frecuencia requerida Reutilizacin Material y recursos dedicados a preservar el documento durante su vida til

Desincorporacin

Mecanismos de desincorporacin y Borrado (expurgo electrnico), expurgo, transferencia al archivo preservacin en medios de central, semi-activo o inactivo almacenamiento secundario Carpetas colgantes, cajas de seguridad, archivadores tipo pedestal y material apoyado Almacenamiento en discos primarios

Costos de manipulacin

Figura 8. Comparacin entre el uso de recursos requeridos para los documentos de archivo

Ahondar en estos renglones permite lograr una administracin saludable de los costos y recursos utilizados para ofrecer a las unidades administrativas los documentos que requieren diariamente, promoviendo el mejoramiento continuo en los procesos organizacionales. Adicionalmente, el procesamiento de estos datos ayuda a generar grficas que aportan a la alta gerencia la capacidad de tomar decisiones relacionadas con el dinero que se debe invertir en este tipo de proyectos para lograr beneficios y asegurar una rentabilidad apropiada.

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Figura 9. Variables que determinan la productividad en las Oficinas de Digitalizacin La evaluacin mediante indicadores se considera una buena prctica para generar una expresin cuantitativa del desempeo de un proceso, cuya medicin, al ser comparada con algn nivel de referencia, puede determinar una desviacin sobre la cual se tomen acciones correctivas o preventivas segn sean requeridas. De este modo es posible determinar si una Oficina de Digitalizacin cumple con los objetivos propuestos en cuanto a la Gestin de Contenidos se refiere. Un indicador asociado a la Gestin Documental es una medida de la condicin de un proceso especfico o evento en un momento determinado. La suma de los indicadores en conjunto puede ofrecer un panorama de la situacin de su proceso considerando parmetros preexistentes que dan a entender una tendencia particular.

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Existen indicadores que pueden reflejar el grado de satisfaccin del cliente, monitorear un proceso existente, implementar benchmarking, ofrecer mecanismos para la gerencia del cambio y en general promover la medicin de variables de inters para la organizacin en los diferentes niveles de toma de decisiones. Entre las caractersticas ms comunes que deben ofrecer los indicadores de gestin en las oficinas de digitalizacin se destacan:
Debe ofrecer un grado de simplicidad por naturaleza y de manera clara definir el evento que se deba medir, con la menor inversin de tiempo y recursos. Requiere describir el fenmeno a evaluar y el efecto que produce en las unidades organizativas que afectan el proceso. Debe gozar de validez en el tiempo para que los datos ofrecidos sirvan de comparacin y permitan desarrollar actividades de mejoramiento. Precisa la participacin de los miembros de la Oficina de Digitalizacin y los usuarios que reciben el servicio. Brinda utilidad y debe estar orientado a indagar las causas que han ocurrido para la generacin de los resultados ofreciendo datos confiables y precisos. Debe ser oportuno y aportar informacin para la toma de decisiones.

De este modo es importante definir solamente aquellos que den valor agregado a la organizacin y no considerar un alto nmero de indicadores que posiblemente requieran invertir tiempo, dinero y recursos para su produccin. Entre los indicadores de gestin ms comunes que son desarrollados en las oficinas de digitalizacin tenemos:
Grado de cumplimiento de las expectativas creadas por los usuarios. Grado de aplicacin de las polticas desarrolladas por la Oficina de Digitalizacin. Valoracin en el uso de la documentacin digital en los Gestores de Contenidos. Grado del utilizacin del fotocopiado en las unidades organizativas. Crecimiento en la disponibilidad de la informacin.

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www.lagestiondocumental.com Aumento de las competencias del personal de las Oficinas de Digitalizacin.

As pues, los indicadores de gestin demuestran la necesidad de asegurar la integracin de los resultados operacionales y estratgicos de la organizacin. Dan a conocer y representan la estrategia corporativa as como del resto de los empleados y representa en definitiva el plan o camino a seguir para lograr la visin de futuro de la empresa. Solo mediante un seguimiento continuo a los logros obtenidos ser posible retroalimentar el proceso para efectuar las correcciones o adecuaciones y hacer valer de los cambios que sean requeridos para aplicar el mejoramiento continuo.

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Anexos
Durante el proceso de planificacin requerido para actualizar los centros de documentacin y conformar las Oficinas de Digitalizacin existen elementos comunes que ocurren casi constantemente, es por ello que en la siguiente tabla se muestra un conjunto de tareas que formarn parte de las labores a ejecutar para implementar las funciones que soporten el uso de la tecnologa.

Lista de chequeo para la instauracin de una oficina de digitalizacin. Elementos comunes.

Etapa 1. La planificacin de la Oficina de Digitalizacin.
Estudio de las adecuaciones que deben efectuarse al espacio fsico para operar con el nuevo equipamiento (tecnologa de digitalizacin, reas de almacenamiento intermedio, escner de planos, etc.). Reajuste a la infraestructura elctrica, cableado y redes de transmisin de datos para proteger el nuevo equipamiento y asegurar un ancho de banda adecuado. Identificacin del software requerido para la digitalizacin y el registro de los documentos de archivo en la base de datos de contenido. Licencias, instalaciones requeridas y permisologa de acceso. Preparacin del software y hardware necesario para la ejecucin del proyecto en las reas administrativas que ameriten disponibilidad y funcionalidad. Ejecucin de pruebas, verificacin de funcionalidades y pruebas de aceptacin. Elaboracin del flujograma que regir el proceso de digitalizacin, as como la presentacin de los mecanismos de validacin, calidad y auditoria.

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1.e.

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www.lagestiondocumental.com Etapa 2. Inicio de las pruebas, digitalizacin y registro. Puesta en produccin de la plataforma tecnolgica para el inicio de las actividades de escaneo y registro de los documentos de archivo. Pruebas de estrs y configuracin del software. Suministro y divulgacin de los procedimientos de registro y publicacin de los documentos electrnicos, normas tcnicas y procedimientos para efectuar las tareas en la oficina de digitalizacin. Normativas de calidad en los procesos de escaneo y validacin. Preparacin de los documentos de archivo, seleccin y manipulacin desde el archivo de gestin. Inicio del proceso de digitalizacin, asignacin de metadatos, permisos de acceso y publicacin de la informacin. En el caso de que existan flujos de trabajo, iniciarlos junto con los anexos requeridos y la informacin digitalizada. Resguardo del original, asignacin de su vida til (del documento en formato electrnico), registro de referencias cruzadas (es decir, relacionar lgicamente los documentos electrnicos que tienen elementos en comn o estn asociados por su contenido) y ejecucin de solicitud de eventos especficos (como por ejemplo solicitud de registro de atributos de bsqueda adicionales, validacin de calidad de la informacin en las unidades usuarias, etc.). Etapa 3. Consolidacin y puesta a punto Implementacin de estrategias para optimizar el proceso de digitalizacin, seleccin de los mecanismos y puesta a punto de la plataforma tecnolgica. Aseguramiento de la calidad mediante la aplicacin de indicadores de gestin y establecimiento de metas de produccin. Establecimiento de planes para la carga masiva de registros, migraciones de datos y la incorporacin de digitalizaciones producto de esfuerzos individuales realizados por unidades organizativas que han escaneado su propia informacin sin haberla puesto en los repositorios de contenidos.

2.a.

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2.c.

2.d.

2.e

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3.b. 3.c.

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Bibliografa

[1] ISO 15489-1, Informacin y Documentacin Gestin de documentos Parte 1:

Generalidades
[2] Gestin Electrnica de Documentos. Una gua prctica para aplicar la Gestin de

Contenidos y efectuar una implementacin exitosa en la Organizacin . Pascual Gravina.

2012. [3] Manual de Gestin Documental. Publicado por la Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura. 2008.

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