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Plano de classificao de documentos arquivsticos e a teoria da classificao: uma interlocuo entre domnios do conhecimento

Elaine Rosa Rios; Rosa Ins de Novais Cordeiro

Plano de classificao de documentos arquivsticos e a teoria da classificao: uma interlocuo entre domnios do conhecimento
Elaine Rosa Rios Analista de Documentao da Agncia Nacional do Petrleo, Gs Natural e dos Biocombustveis. Mestre em Histria Social pela UFRJ. Especialista em Planejamento, Organizao e Direo de Arquivos (UFF/Arquivo Nacional) Rosa Ins de Novais Cordeiro Professora do Departamento de Cincia da Informao e do Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao da UFF. Doutora em Comunicao e Cultura (UFRJ).Mestre em Comunicaco (UFRJ)

Estudo sobre os princpios tericos e metodolgicos que envolvem a elaborao dos planos de classificao documental em arquivos, com nfase no conhecimento do contexto, no qual se insere a instituio. Os princpios da teoria da classificao que regem a construo de linguagens documentrias e, em especial, as notacionais, no mbito da organizao do conhecimento, devem fundamentar a construo dos planos de classificao para documentos arquivsticos. Conclui que a Arquivologia deve aprofundar o dilogo com outras reas do conhecimento, especialmente a Cincia da Informao, no que tange anlise e a representao do conhecimento. Palavras-chave: Planos de Classificao de Documentos em Arquivos; Linguagens Documentrias Notacionais; Teoria da Classificao.

Document Classification Plans in Archives and Classification Theory: a dialogue among knowledge domains
This study presents and discusses the theoretical and methodological principles that guide the elaboration of

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document classification plans in archives. The emphasis is on the knowledge of the institutional framework. The principles of classification theory pertaining the construction of documentary languages and specially, classification schemes in the scope of the organization of knowledge must be taken into consideration in document classification plans in archives. Finally, it is concluded that for elaboration of such plans, interaction between several areas of knowledge, specifically between Archivology and Information Science should occur regarding analysis and document representation. Keywords: Archive Documents Classification Plans; Documentary Languages Notations; Classification Theory. Recebido em 24.08.2009 Aceito em 30.06.2010

1 Introduo
Esta pesquisa tem como objeto de estudo a anlise de alguns princpios que so aplicados aos planos de classificao de documentos arquivsticos, relatados na literatura arquivstica ou presentes nos sites de arquivos e, que sero vistos a partir da teoria analtico-sinttica, ou seja, da teoria da classificao facetada que tem sido um referencial marcante para as discusses da organizao do conhecimento1. Para isto consideraremos, de forma acentuada, determinados fundamentos da teoria da classificao facetada que sustentam as discusses no mbito da Organizao do Conhecimento e, em particular, sobre as linguagens documentrias notacionais nos estudos da representao ou da anlise documentria2. uma pesquisa de natureza bibliogrfica e que no tem como inteno a realizao de estudo emprico. Diante disso, tentaremos praticar a interlocuo entre as reas da Cincia da Informao, da Biblioteconomia e da Arquivstica. Nesta ltima, a instncia de domnio da Gesto de Documentos3, no que tange aos seus instrumentos de gesto, tais como: o Plano de Classificao de Documentos Arquivsticos, a Tabela de Temporalidade Documental e o Manual de Gesto Arquivstica de Documentos. Enfocaremos aqui o primeiro instrumento citado.
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Neste artigo usaremos a expresso Organizao do Conhecimento para abrigar tambm os termos organizao da informao e organizao dos documentos. Para discusso sobre essa temtica Cf. Brascher; Caf (2008). 2 Sobre esse tema destacamos, entre outros, os seguintes autores seminais: Ranganathan (1967); Foskett (1973); Vickery (1980). 3 A Lei Federal n. 8159/91, suporte legal que regula a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos Federais, define a Gesto de Documentos como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

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Cabe recordar que no sculo XIX, o livre acesso aos livros (livre acesso s estantes) nas bibliotecas impulsionou os procedimentos classificatrios que possibilitaram a organizao dos livros por assuntos e no mais por sistemas filosficos ou prticos, permitindo o entendimento do usurio pela organizao dos livros adotada pelas bibliotecas, uma vez que, a demanda e o interesse do usurio encontravam-se nos assuntos que podiam ser localizados nos livros, e constituram a base de sistematizao dos primeiros sistemas de classificao nas bibliotecas. Portanto, nas palavras de Barbosa (1969, p. 13): E, assim, sugiram os grandes sistemas de classificao, muitos dos quais, como os decimais, com algumas modificaes, so hoje usados nas bibliotecas [...], como por exemplo, a Classificao Decimal de Dewey que considerado um sistema de classificao enumerativo. Temos aqui, ento, a idia e a prtica j circulantes na sociedade do sculo XIX quanto ao acesso e ao uso de documentos. Esta idia tambm chega aos arquivos e, em consequncia, literatura arquivstica4, mas em uma linha de tempo diferente da biblioteconmica5. A crescente preocupao dos arquivos pblicos em perpetuar a memria coletiva social, atravs da preservao dos seus acervos documentais para posterior acesso, os levou a adotar como prtica e recurso sistematizador a elaborao de instrumentos de pesquisa6, a fim de permitir que os mesmos fossem facilitadores e mediadores de informaes sobre o conjunto documental, alm de fornecerem informaes sobre pontos de acesso aos documentos, ou seja, o uso dos instrumentos de pesquisa para o acesso aos documentos.

2 Propostas terico-metodolgicas
No contexto arquivstico, a elaborao e o emprego de planos de classificao esto situados na fase corrente dos documentos, de modo a auxiliar na racionalizao dos procedimentos para a gesto documental institucional e, por fim, integrarem a poltica de informao em arquivos, seja esta de natureza pblica ou privada. O plano de classificao de documentos nomeado tambm na literatura da rea como Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo, entre outras denominaes7. luz dos verbetes dicionarizados nas fontes abaixo, ele assim definido:
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Sobre a questo do acesso informao nos arquivos, destacamos como importante fonte de pesquisa a tese de doutorado de Fernanda Ribeiro (1998), que analisa o tema em uma perspectiva histrica e no cenrio internacional, para depois contextualizar os arquivos de Portugal. 5 Para a abordagem deste tema, ver Ribeiro (1998). 6 Ribeiro (1998) usa a expresso instrumentos de acesso informao, que consideramos termo com preciso terminolgica relevante. Ainda, em Portugal e nos pases lusfonos africanos denominam meios de busca conforme Bellotto (2004, p. 180). Esta autora tambm descreve que a expresso instrumento de pesquisa vem do francs instruments de recherche, mas os franceses tambm usam instruments de descripcin. Na Espanha emprega-se instrumentos de descripcin e na Inglaterra finding aids. 7 Alguns autores o chamam de quadro de classificao ou quadro de arranjo, outros de cdigo de classificao, de plano de classificao, de plano de arranjo, de esquema de classificao, de

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Esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborados a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 132). Esquema pelo qual se processa a classificao de um arquivo (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 60). Como mencionado, o plano de classificao de documentos de arquivos desenvolvido para ser aplicado j na fase corrente dos documentos de arquivos, sendo, portanto, um instrumento de trabalho usado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. Seu objetivo agrupar documentos sobre um mesmo assunto, representado por uma notao (codificao) e, tambm, implica na organizao fsica dos documentos arquivados para a sua busca (recuperao) notacional. A expresso assunto ou tema deve ser analisada considerando-se o contedo do documento, logo, uma ideia (conceito) ser denotada por termos ou notaes. Nos planos de classificao, teremos as notaes e as descries dos assuntos correspondentes; j nas listas de cabealhos de assunto, tesauros e vocabulrios controlados encontraremos os termos autorizados para o uso no sistema arquivstico. No entanto, a ideia de assunto8 dever ser vista de modo lato, pois nos Planos de Classificao de Documentos de Arquivos, os assuntos esto presentes nas diversas classes e subclasses do esquema - a disposio hierrquica das classes pela diviso em cadeia9 reflete a estrutura, as funes e as atividades da instituio. O assunto poder ser uma disciplina, ramo ou tpico do conhecimento, espao geogrfico, poca, perodo ou tempo cronolgico, pessoa ou instituio e, de maneira secundria, um assunto poder ser completado com a indicao de uma forma intelectual, de apresentao e fsica. Baseada na ideia de assunto, na teoria da classificao facetada podemos entender que a declarao de assunto10 de um documento poder ser a manifestao, pelo menos, de uma das facetas: coisa/produto (ou de parte da coisa/parte do produto) ao (processo/operao/atividade), material, agente/instrumento, propriedades, lugar, tempo e forma.
tabela de classificao. Qual denominao devemos utilizar? [...] esquema e plano so as duas palavras que melhor revelam a idia de um instrumento de classificao (SOUSA, 2007, p.8687).

Cf Hjorland (1992). Subdivises descendentes e sucessivas, que se movem de um assunto geral para um assunto especfico. Cf. Piedade, 1983, p. 27. 10 Frase-sntese declarada pelo indexador, ainda em linguagem natural, que indica o(s) assunto(s) tratado(s) no documento.
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Ento, essas facetas podem tambm ser usadas para a estruturao das classificaes bibliogrficas, tesauros, ontologias e demais instrumentos que visam organizao do conhecimento em ambientes no eletrnicos ou eletrnicos. Em uma suposio terica, podemos concluir que os planos de classificao de documentos arquivsticos organizados pela estrutura funcional devero refletir, de forma intensa, assuntos resultantes da faceta Ao. Ponderando que determinado documento ser melhor representado pela juno de assuntos principais e assuntos complementares, os sistemas de classificao bibliogrficos (CDD11, CDU12, entre outros) tm como um dos seus princpios a possibilidade da interlocuo entre os temas. Na CDD, acontece na relao entre as classes e as subclasses com as tabelas auxiliares. Na CDU, a relao entre classes e subclasses das diferentes hierarquias, e destas com as tabelas analticas especiais e tabelas auxiliares comuns. Diante disso, a ordem de citao dos assuntos (ordem de combinao dos assuntos ou ordem da sequncia seguida na notao ao se classificar) determinar a chave de entrada da notao, isto , a ordem de combinao dos temas/assuntos por suas notaes; que assuntos sero principais (viro em primeiro lugar/classificao principal) e que assuntos sero complementares e secundrios (viro em segundo lugar/classificaes secundrias). Por exemplo: Administrao da qualidade ambiental (notao x) das indstrias qumicas (notao y) de So Paulo (notao z), na dcada 90 (notao ). Portanto, como ficar a ordem de citao (ordem de combinao) deste assunto que ser representado pelas suas respectivas notaes? Quais os tipos de relacionamentos entre as notaes dos assuntos? Esta relao ou combinao entre os assuntos, ou seja, entre os conceitos, um dos princpios fundamentais da teoria da classificao, quando aplicamos o princpio de faceta13 na construo de esquemas de classificao ou na descrio de assuntos, o que resulta, ento, no que denominamos de relacionamento entre os assuntos/entre as classes. No observamos nos planos de classificao de documentos arquivsticos a aplicao deste critrio. Os sistemas modernos, os ditos sistemas em facetas [tentam incluir a idia de faceta], so elaborados a base de conceitos simples e do grande importncia aos relacionamentos, atribuindo ao ato de classificar a tarefa de construir os smbolos de classificao pelo relacionamento de conceitos originrios de diversas facetas (PIEDADE, 1983, p. 30).

Classificao Decimal de Dewey. Classificao Decimal Universal. 13 O sistema de Classificao de Dois Pontos totalmente facetado, mas a CDD e a CDU procuram considerar o princpio da faceta, embora no os levem s ultimas consequncias.
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O primeiro passo terico-metodolgico a ser dado na elaborao do plano de classificao de documentos arquivsticos14 delimitar conceitualmente o sujeito criador da documentao arquivstica. Respostas para questes prticas, como delimitar o fundo arquivstico, podem ser buscadas nos trabalhos clssicos de Duchein (1982-1986). A seguir, dois possveis critrios podero ser adotados nos planos de classificao para sua elaborao: o funcional e o estrutural. O primeiro corresponde s funes15 de uma entidade coletiva, sendo o procedimento tradicionalmente mais usado nos arquivos. O segundo refere-se s divises, aos setores e aos departamentos de uma instituio e, apesar de ser menos usado, alguns profissionais da rea16 consideram que talvez possa refletir melhor alguns aspectos das exigncias da classificao arquivstica. Esses critrios sero discutidos na sequncia deste artigo.

2.1 A escolha de uma base de diviso


Na elaborao dos planos de classificao de documentos arquivsticos, autores como Sousa (2007) e Hon (1995) entendem que o princpio da provenincia em seus dois nveis de desdobramento, o respeito aos fundos e a ordem original, a base de todo trabalho de classificao em arquivos, por trazer em seu bojo a necessidade de conhecimento do sujeito criador do arquivo, quer seja pessoa fsica ou jurdica. Garon (1992 apud HON, 1995) e Hon (1995) nos auxiliam a entender claramente este enunciado, pois para o primeiro, a elaborao de um plano de classificao adequado exige que se tenha uma "viso do conjunto dos documentos a classificar" e para tanto, o primeiro passo a ser dado fixar os limites externos do conjunto, o que s possvel, conceitualmente, atravs da aplicao do princpio de respeito aos fundos ou provenincia. Hon enftico neste ponto, ao afirmar que o "[...] o plano de classificao fornece a prova tangvel da aplicao do princpio de respeito aos fundos de arquivos." (HON, 1995, p. 77, traduo nossa). A importante posio conceitual de Garon (1969 apud HON, 1995) sobre a possibilidade de se partir do princpio da provenincia para a elaborao de um plano de classificao de documentos arquivsticos foi retomada, segundo Hon (1995), nos anos de 1974-1975, por dois autores canadenses, Frenire e Renaud, sendo que o primeiro props uma maneira de operacionalizar o sistema de classificao, distinguindo-se duas categorias de funes desempenhadas pelas empresas, a saber: uma, ligada s atividades-meio, comuns maioria das empresas, e a outra seria atinente s atividades-fim, especficas de cada organizao. Por sua vez, cada categoria apresentaria divises segundo as quais seriam
Como sabido, a classificao do conhecimento a origem da sistematizao e estruturao dos esquemas de classificaes bibliogrficas. 15 As funes de entidades coletivas associadas produo e manuteno de arquivos devem ser analisadas em observncia Norma Internacional para Descrio de Funes do Conselho Internacional de Arquivos (2008). 16 Cf. Oliveira (2001).
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distinguidas, de maneira hierrquica, as funes (classes), as subfunes (subclasses), as atividades (divises) e subatividades (divises de nvel inferior). Se necessrio, poder-se-ia ainda introduzir trs tipo de subdivises: a subdiviso uniforme, de acordo com a natureza dos documentos; a subdiviso especfica e a subdiviso nominativa. No manual de classificao de documentos administrativos da Universidade Laval do Canad (2009), podemos observar, na prtica, a aplicao desse princpio de diviso, baseado nas funes de uma instituio e preconizado por Roberge (1985). Aqui recomendvel a incluso dos conceitos de funo e atividade, que esto contemplados na Norma Internacional para a Descrio de Funes (ISDF) em sistemas arquivsticos do Conselho Internacional de Arquivos (CIA, 2008). Ento, funo entendida como: Qualquer objetivo de alto nvel, responsabilidade ou tarefa prescrita como atribuio de uma entidade coletiva pela legislao, poltica ou mandato. Funes podem ser decompostas em conjuntos de operaes coordenadas, tais como subfunes, procedimentos operacionais, atividades, tarefas ou transaes (CIA, 2008, p.13). Por consequncia, atividade : Tarefa desempenhada por uma entidade coletiva para realizar cada uma das suas funes. Pode haver vrias atividades associadas a cada funo. Em certos casos, algumas atividades podem ocorrer sob diferentes funes. Atividades abraam transaes que, por seu turno, produzem documentos. So exemplos (para a funo de recrutamento) seleo, lotao, monitoramento e avaliao. O mdulo 4 do curso sobre gesto de documentos ativos do Portail International Archivistique Francophone (PIAF) sintetiza bem a questo da escolha de uma base de diviso para a elaborao de um plano de classificao de documentos arquivsticos, encarando-a como uma etapa fundamental da estruturao das classes. O problema residiria em se recorrer s diversas bases de diviso para uma mesma estrutura de classificao, pois as classes podem ser baseadas nas grandes atividades; nos tipos de documentos e nos tipos de organizao. Indo um pouco mais longe, o mdulo chama ateno para o fato de que diversas bases podem ser usadas; por outro lado, outras devem ser evitadas, especialmente as divises por: a) tipo de documento (por possuir pouco significado); e b) estrutura ou organograma do rgo (por sofrer modificaes ao longo do tempo).

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Preocupado com essa questo dos nveis de diviso na elaborao dos planos de classificao, pois os mesmos formaro os conjuntos de acordo com as divises realizadas no fundo, Sousa (2007) observa que o primeiro nvel de diviso est vinculado, direta ou indiretamente, misso do produtor. As funes, por sua vez, determinariam o segundo nvel de diviso. Entretanto, nas demais divises surgem diferentes princpios de diviso, como atividades, tipologia documental etc., o que no recomendado em termos de classificao, como foi demonstrado anteriormente. Do que foi exposto, temos, assim, o princpio de respeito aos fundos como primeiro recorte conceitual a ser realizado no objeto a classificar. Entretanto, na filosofia, como ressalta Pombo (1998), que encontramos o embasamento terico para as relaes hierrquicas que so estabelecidas na estruturao dos planos. Porm, a teoria da classificao incorpora em seus princpios as discusses sobre as relaes hierrquicas advindas da filosofia, da lgica aristotlica, que podem ser aplicadas s reas do saber, a exemplo de se utilizar um nico princpio de diviso, o princpio da diviso em cadeia17, orientao esta que foi igualmente encontrada na literatura arquivstica que trata da construo dos planos de classificao. A despeito de toda a discusso que envolve a escolha de um princpio de diviso, aps a estruturao das classes, torna-se necessria a adoo de um mtodo para indicar esta ordem e as combinaes estabelecidas e isto instrumentalizado pelo cdigo ou notao, o qual comumente denominado na literatura arquivstica como codificao. Conforme Barbosa (1969, p. 33): A notao de um sistema de classificao [...] o conjunto de smbolos que representa o assunto ou os assuntos dos livros [documentos]. imprescindvel a qualquer sistema por ser a representao simblica dos assuntos. Completando a citao acima, recorremos a Piedade (1983, p. 38) que define a notao como: [...] o conjunto de smbolos destinados a representar os termos da classificao, traduzindo em linguagem codificada o assunto dos documentos, e permitindo sua localizao nas estantes, nos catlogos e nas tabelas de classificao. Os caracteres empregados na notao tanto podem ser nmeros, letras e sinais grficos e, quando se emprega apenas um caractere, chamada notao pura. Ao contrrio de quando se empregam vrios tipos de caracteres, estes recebem a denominao de notao mista. Sua principal funo a de localizar os assuntos no acervo, mas tambm
Subdivises descendentes e sucessivas, que se movem de um assunto geral (classe geral) para um assunto especfico (subclasse). Cf. Piedade, 1983, p. 27.
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possibilita a ordenao lgica e fsica, dos prprios documentos, pelos seus respectivos assuntos. Piedade (1983, p. 40-41) resume as finalidades e as qualidades que a mesma deve apresentar e, dentre elas, destacamos: a capacidade de traduzir em smbolo o assunto dos documentos; permitir a sua ordenao lgica, segundo os assuntos de que tratam; possibilitar a sua sntese; mostrar a hierarquia ou a estrutura do sistema de classificao; indicar a ordem dos assuntos de modo exato e imediato, a fim de permitir a localizao da informao procurada; possibilitar revelar integralmente o assunto do documento (especificidade); ser hospitaleira, isto , permitir o nmero de subdivises necessrias a cada assunto; ser flexvel ou expansiva, isto , permitir a incluso de novos assuntos nas posies mais convenientes; revelar a estrutura da classificatria, a sua hierarquia, isto , mostrar as classes relacionadas e as classes subordinadas (expressividade). O que a primeira vista seria apenas a escolha de um caractere, um conjunto de smbolos, o que ns temos, no entanto, toda a complexidade que envolve o processo classificatrio sintetizado na notao, pois ela traz no seu mago as principais questes tericas e metodolgicas que se encontram subjacentes na elaborao de planos de classificao. Da, uma de suas funes permitir a sntese, ou seja, formar smbolos que representem os assuntos compostos ou complexos. Entretanto, apesar de sua importncia na construo dos planos de classificao, s encontramos uma preocupao analtica com relao notao na literatura arquivstica pesquisada, no mdulo 4 do curso de Gesto e Tratamento do PIAF (2008). Elementos relativos qualidade da notao, como simplicidade, flexibilidade, seu carter sinttico e revelador da estrutura do plano de classificao so encontradas nas duas abordagens. O diferencial repousa na prpria essncia do documento arquivstico: sua organicidade. [...] a notao facilita a reconstituio dos dossis, sobretudo aqueles que so compostos de documentos de formas variadas ou registrados sobre diversos suportes de informao. Como o mesmo cdigo deve ser utilizado por documentos que se reportam ao mesmo assunto, mas conservados em diferentes suportes [...], mais fcil recuperar os componentes de um dossi (PIAF, 2008, p. 9, traduo nossa). Outro ponto destacado pelo PIAF, com relao notao, resume bem as principais questes terico-metodolgicas nas quais a construo desse tipo de linguagem documentria est envolvida: a capacidade de adaptao que a classificao deve apresentar frente s realidades administrativas, marcadas por constantes mudanas organizacionais. Nesse sentido, cabe notao possibilitar a incluso ou a excluso de subdivises para refletir a organicidade e a unidade do produtor do arquivo.

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3 Etapas para a elaborao do plano: possveis caminhos a percorrer


Acreditamos que uma preocupao recorrente nos estudos arquivsticos - e isto se reflete nas graduaes de Arquivologia18 a elaborao de linguagens documentrias notacionais (planos de classificao de documentos) ou verbais (listas de cabealhos de assunto e tesauros), fundamentada em princpios da teoria da classificao, que est no mbito da anlise e representao documentria19, somando-se a isto os conhecimentos da arquivstica e suas demais reas de interlocuo. A proposta de construo de instrumentos de representao da informao com bases intuitivas e ad hoc, alm do escasso conhecimento sobre a produo dos documentos, invivel, tendo em vista o atual estgio de desenvolvimento acadmico da rea. A construo dessas linguagens documentrias uma atividade de compartilhamento de conhecimentos, com o envolvimento de expertises de diversos profissionais em diferentes momentos da atividade. Ressaltamos a importncia do dilogo entre o conhecimento terico e tcito, como, a seguir, procuramos descrever de forma exploratria. Para a elaborao do plano, necessrio o conhecimento do ambiente organizacional e seus conceitos, o que no significa uma descrio de suas atribuies e funes, mas antes de tudo, uma investigao da organizao no seu contexto histrico, como parte da sociedade. Em Sousa (2007), os procedimentos metodolgicos partiriam da identificao e compreenso do criador/produtor (organizao, entidade, instituio) e de seus produtos (documentos arquivsticos). A partir das trs atividades assinaladas por Belloto (2004) para a organizao dos documentos de um fundo de arquivo, Sousa (2007) entende que possvel encontrar tambm as informaes necessrias para a elaborao dos planos de classificao documental, quais sejam: levantamento da evoluo institucional da organizao, a partir de sua dimenso histrica, levantamento da organizao em sua individualidade, ou seja, sua misso, estrutura, funes, atividades e procedimentos formais e informais, e levantamento dos documentos acumulados (produzidos/recebidos) - condies de produo e acumulao e criao de tipologias documentais.
No curso de graduao em Arquivologia da Universidade Federal Fluminense so ministradas disciplinas, h mais de quinze anos, cujos contedos abarcam a teoria da classificao e demais temas da organizao do conhecimento e da informao. 19 Esta especialidade tem dialogado com outras reas do conhecimento. Por exemplo, os estudos terminolgicos. Cf. Lara (2004).
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Por outro lado, em uma perspectiva de anlise emprica, Bernardes (2008) desenvolveu um trabalho com a finalidade de fornecer embasamento tcnico e legal para a elaborao de planos de classificao e tabelas de temporalidade, no mbito da administrao pblica do Estado de So Paulo. A despeito do maior ou menor detalhamento das etapas a serem seguidas na elaborao dos planos de classificao de documentos arquivsticos, bem como das caractersticas e do pblico a que cada um se destina, tanto no trabalho de Sousa (2007) de cunho acadmico, quanto no trabalho de Bernardes (2008) de natureza emprica, encontramos como primeiro recorte do objeto a classificar o conhecimento do rgo/entidade produtor de arquivo e seus conseqentes desdobramentos, a saber: o levantamento de sua estrutura organizacional e os elementos que a compem, como as unidades organizacionais, para se chegar ao detalhamento de suas funes, atribuies e atividades, que incidem diretamente na produo dos documentos arquivsticos. Como foi anteriormente posto, partir do conhecimento do sujeito criador dos arquivos uma opo terico-metodolgica que incide diretamente sobre o princpio de diviso a ser adotado, ou seja, a funo. E isto pode ser claramente verificado na notao utilizada no manual coordenado por Bernardes (2008), qual seja: I - rgo produtor; II funo; III subfuno; IV- atividade; e V- srie documental. As funes, atribuies e atividades estaro representadas nas classes e subclasses do plano de classificao, ou seja, na sua estrutura classificatria. fundamental que recorramos, mais uma vez, contribuio da teoria da classificao - advinda da lgica aristotlica e profundamente analisada por Ranganatham, que resultou na Classificao dos Dois Pontos - para esta sistematizao/estruturao em classe, caracterstica, gnero, espcie e diferena, entre muitos outros princpios. De maneira muito sucinta, podemos assim explicar alguns desses princpios. Classe: conjunto de coisas ou ideias que possuem um ou vrios atributos, predicados ou qualidades em comum. Caracterstica: qualidade ou atributo escolhido para formar as classes. Gnero: conjunto de coisas e ideias que podem ser divididas em dois ou mais grupos de espcies. Espcie: grupo resultante da diviso de um gnero por determinada caracterstica. Diferena: qualidade ou atributo que distingue as espcies, isto , caractersticas diferenciadoras. Por ser a materializao da existncia de uma funo e de uma atividade, as tipologias documentais so enfatizadas nos trabalhos de Sousa (2007) e de Bernardes (2008), mas enquanto o primeiro entende que o levantamento das mesmas uma etapa a ser cumprida na elaborao dos planos de classificao, Bernardes (2008) as utiliza na diviso, tanto que a srie documental corresponde ao ltimo dgito da notao adotada. Fazendo uma analogia com os esquemas de classificao bibliogrficos (CDD e CDU), as notaes das sries documentais de tipologia documental, propostas por Bernardes (2008), poderiam ser

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pensadas no que encontramos nas tabelas auxiliares de forma documental desses esquemas. No fazem parte das classes principais dos esquemas (000 a 900), mas suas notaes so acrescidas ao final da notao principal, quando extremamente necessrias, e seguindo o princpio da relao. No resta dvida de que os mtodos de classificao que no respeitavam a produo e a acumulao originais da documentao e que resultaram, em alguns casos, nas famosas divises por sees (legislativa; administrativa; dominial; judiciria e histrica) so uma "fortaleza que se rendeu 20, h um bom tempo, ao princpio de respeito aos fundos. Isto foi possvel observar nos autores citados, quando da eleio do conhecimento do sujeito criador dos arquivos como primeiro recorte conceitual a ser dado na elaborao dos planos de classificao para documentos arquivsticos. O segundo ponto em comum entre os autores tratados foi distinguir as duas categorias de funes desempenhadas pelas instituies, ou seja, atividades-meio e atividades-fim, para da extrarem, de maneira hierrquica, o princpio de diviso baseado em funes, subfunes e atividades, que corresponderiam, respectivamente, a classes, subclasses e divises. O modelo proposto por Sousa (2007), de trabalhar com duas dimenses do criador do arquivo - o seu contexto histrico e a sua individualidade enquanto instituio, possibilita, por um lado, vincular a instituio ao seu contexto poltico, administrativo e social e, por outro, verticalizar o conhecimento do funcionamento da mesma. Assim sendo, o autor acrescenta uma etapa importante para a construo dos planos de classificao, que extrapola o mbito da caracterizao da instituio, ao buscar entender o contexto no qual a mesma se insere. Neste ponto, podemos restabelecer um dilogo com a teoria da classificao para a elaborao de um esquema de classificao, pois um dos primeiros passos a ser dado nessa empreitada mapear o universo do conhecimento, objeto da classificao, para depois se estabelecer o nvel de extenso do corte classificatrio. Nesse sentido, mapear significa decidir o domnio do conhecimento que servir de base para a organizao das unidades classificatrias. Com a sua preocupao em conhecer o contexto no qual se insere uma dada instituio, Sousa (2007) busca um alargamento dos assuntos tratados nos documentos, alm da relao raiz/ncleo (no caso sujeito-produtor), levando-se em conta as formas como as unidades de conhecimento se relacionam, ou seja, o contexto no qual se inserem. Dessa forma, propomos o acrscimo de duas etapas no modelo elaborado por Sousa (2007, p.149): Fatores a considerar e Validao tcnica (RIOS, 2009, p. 95).

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Expresso usada por Cardoso e Brignoli (1983).

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QUADRO 1 Modelo de anlise de funes de uma organizao


ETAPAS 1 Fatores a considerar ELEMENTOS Existncia de legislao arquivstica e Princpios que regem a construo de linguagens documentrias 2 Contextualizao Denominao (nome e sigla), localizao, rea de atuao, criao e vinculao administrativa e poltica 3 - Estrutura organizacional Organograma, atribuies, unidades organizacionais da atividade-meio e da atividadefim e alteraes e modificaes 4 - Unidade organizacional Denominao, localizao, responsveis, vinculao hierrquica 5 Atribuio Descrio das atividades que compem a atribuio 6 Atividade Descrio das tarefas que compem a atividade 7 Tarefa Identificao dos tipos documentais que podem ser resultado das tarefas executadas. 8 Validao tcnica Aplicvel para reas complexas, em termos tcnicos. Fonte: Adaptado por RIOS (2009, p.95) de SOUSA (2007, p.149).

Por fim, acentuamos a importncia da elaborao e da qualidade de um ndice relativo em plano de classificao ou em um esquema de classificao bibliogrfica, que dever incluir todos os assuntos e respectivos sinnimos, com as notaes, de modo a facilitar a localizao dos assuntos atravs das notaes, nos esquemas de classificao.

4 Concluso
O presente trabalho procurou demonstrar a necessidade de um dilogo entre especialidades, para a sustentao dos princpios tericos e metodolgicos que devem ser levados em conta na construo de planos de classificao para documentos arquivsticos e, considerando, os j existentes princpios e teorias de classificao que visam organizao do conhecimento registrado nos documentos. Na literatura arquivstica, nacional e internacional, observou-se um consenso sobre a importncia da classificao dos documentos na fase corrente dos arquivos. Entretanto, quanto aos princpios tericos e metodolgicos que regem a construo dos planos de classificao de documentos arquivsticos, especialmente no que se refere escolha de um princpio de diviso, constataram-se controvrsias, que por sua vez, poderiam ser discutidas a partir de um dilogo maior com outras reas do conhecimento, especialmente a Lgica e a Cincia da Informao. Destacamos, na pesquisa bibliogrfica analisada no mbito nacional sobre o tema, o trabalho de Sousa (2007), resultado de seu

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doutoramento, quando fez uma pesquisa exaustiva sobre os princpios tericos e metodolgicos que regem a construo dos planos de classificao e apresentou um modelo de anlise que trabalha com duas dimenses do sujeito criador do arquivo: seu contexto e a sua individualidade. Se existe um consenso na rea, ele se resume a ter como primeiro corte conceitual, para montagem do plano, o conhecimento da instituio, baseado no princpio de respeito aos fundos. A partir disso observa-se, salvo alguma exceo, a nossa produo acadmica escassa sobre o tema e apresentando controvrsias quanto ao princpio de diviso. Parece-nos que a manuteno da tradio manualstica ainda uma marca da rea da Arquivologia, que busca por solues prticas para os problemas com relao organizao da informao. Da seja uma das vrias explicaes que justificam a sua insero no mbito das classificaes pragmticas que est apontada na literatura pesquisada. Por fim, acreditamos que por meio da teoria da classificao denominada bibliogrfica e, em especial, com o auxlio dos fundamentos de um modelo baseado na lgica analtico-sinttico (facetada), possvel compreender as aes do homem e as manifestaes do conhecimento humano registrados nas diversas espcies de documentos, inclusive os de natureza arquivstica, de modo a organizar e a sistematizar o conhecimento, as idias, as coisas, as aes, assim como estruturar domnios do conhecimento, suas filiaes e conexes que so imperativos para a organizao dos documentos nas unidades e nos servios de informao como os arquivos.

Agradecimentos
A primeira autora agradece todo apoio recebido da Agncia Nacional de Petrleo, Gs Natural e Biocombustveis, atravs do seu Programa de Aperfeioamento de Recursos Humanos e de toda a equipe da Diretoria Geral, rea a qual subordinada.

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