UNIVERSIDAD JOS ANTONIO PEZ DIRECCIN GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO MAESTRA EN GERENCIA DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL GERENCIA DE LA PLANIFICACIN ESTRATGICA

FUNCIONES GERENCIALES

Presentado por: Lcda. Karina Daz CI: 18.628.071 Lcdo. Ricardo Graffe CI: 17.397.163 Lcda. Daniella Vera CI: 18.069.099

Valencia, junio de 2012.

INTRODUCCIN

Los roles de liderazgo en las organizaciones, son estratgicos para lograr afrontar exitosamente los cambios, fenmenos cada vez ms frecuentes en la esta era globalizada que no permanece esttica ni por un momento.

Los estudiosos del tema han definido cuatro funciones administrativas bsicas que todo gerente debe manejar muy bien, para poder llevar las riendas de cualquier departamento u organizacin: planificar, organizar, dirigir y controlar.

Aunque no necesariamente se cumplen de manera sucesiva, cualquier persona que ocupe un cargo de toma de decisiones en una organizacin, debe ser capaz de cumplir cada una de esas funciones, bien sea en mayor o menor escala, e incluso, simultneamente.

FUNCIONES GERENCIALES

Las funciones de un gerente pueden concentrarse en cuatro roles fundamentales: planificacin, organizacin, direccin y control. Con estas cuatro funciones, se sintetiza bsicamente lo que deben hacer los gerentes en una organizacin.

Hellriegel, D., Jackson, S., y Slocum, J. (2005), explican que los gerentes en diferentes niveles en una organizacin pasan su tiempo en forma diferente, pero todos pasan algn tiempo realizando cada funcin (p.27).

Un buen gerente debe estar siempre dispuesto al cambio y a los retos. Con respecto a esto, Robbins y Coulter (2005), destacan el dinamismo que debe enfrentar el individuo encargado de planificar, organizar, orientar, controlar y evaluar dentro de una organizacin. Resaltan no solo la complejidad que amerita la toma de decisiones frente a situaciones delicadas en el negocio, sino que agrega el desafo que implica motivar al equipo del cual es pieza fundamental, incluso en un ambiente nada favorecedor o en medio de un clima coyuntural.

Hellriegel, D., et al. (2005) establecen tres niveles bsicos de administracin:

Gerentes de primera lnea: las personas que ocupan este rol en las empresas, son responsables de la produccin de bienes y servicios, y se encargan de supervisar a los trabajadores y resolver problemas especficos. La mayor parte de su tiempo lo invierten en funciones de direccin y control, el resto en labores de planificacin y organizacin.

Gerentes de mandos intermedios: les corresponde traducir los objetivos de la administracin de nivel superior en metas y programas especficos para ponerlos en prctica. Tambin coordinan el trabajo de los gerentes de primera lnea y las operaciones de un departamento. Pasan la mayora de su tiempo organizando y dirigiendo, y el resto, en planificacin y el control.

Gerentes de nivel superior: invierten ms tiempo en labores de planificacin y de direccin, y poco en direccin y control, funciones que le competen ms a otros niveles. Tienen sobre sus hombros la responsabilidad de establecer metas generales para la compaa y dirigir las labores principales de toda la empresa, o de un segmento importante de ella.

Se

entiende

entonces

que

independientemente

del

grado

de

responsabilidad que cada nivel de gerencia de la organizacin tenga con respecto a las cuatro funciones administrativas bsicas, para ser un gerente exitoso, la persona que desempea el rol, debe ser capaz de llevarlas todas a cabo. Es decir, para lograr las metas, se espera que la mayora de los gerentes puedan realizar, casi de manera simultnea, cada una de las funciones referidas.

Parafraseando a los autores, las cuatro funciones administrativas bsicas, son: 1.- PLANEACIN Esta fase es la que se refiere al proceso de determinacin de metas y medios que tiene la organizacin para cristalizarlas. Esta etapa debe realizarse por tres motivos: - Permite establecer un norte general para el futuro de la organizacin, como por ejemplo: promover las iniciativas de responsabilidad social, lograr una mayor participacin de la empresa en el mercado o aumentar las utilidades. - Para canalizar los recursos disponibles de la empresa, al logro de los objetivos o metas establecidas. - Poder decidir cules tareas son necesarias llevar a cabo para concretar las metas que hayan sido trazado.

Esta funcin gerencial comprende adems la capacidad de anticiparse a las necesidades que pudieran presentarse al tomar una decisin importante. Por ejemplo, de prever que la empresa no cuenta con las competencias especficas en un rea o la tecnologa avanzada que se requiera para operar alguna parte de un proceso que se vaya a implementar. En este caso, los gerentes deben buscar las herramientas o proveedores necesarios para garantizar que la decisin no tenga consecuencias negativas para la organizacin.

2.- ORGANIZACIN Esta funcin es el paso siguiente a la etapa de planificacin, y es fundamental para lograr convertir las ideas proyectadas, que hasta ese momento son relativamente abstractas, en realidades tangibles.

Es la funcin que permite establecer la estructura de funcionamiento de departamentos y descripciones de roles dentro de una empresa. Mediante la organizacin es que se define quines tomarn las decisiones, quin har qu labores, y quin le reportar a quin en cada rea.

Una organizacin efectiva, permite administrar mejor los recursos materiales, humanos, as como de informacin, y esto incide directamente en el xito de la empresa.

La disposicin al cambio es siempre importante, en especial cuando se vive en un mundo globalizado, en el que la tecnologa pareciera no detenerse y el gerente debe saber adelantarse a las situaciones. En este caso y en apoyo al artculo de Meja (2009), la transformacin no slo comprende a las reas cientficas del proceso, sino que va ms all, hacia las relaciones humanas.

3.- DIRECCIN Esta funcin consiste en lograr que cada departamento o pieza de la empresa, realice las tareas que le corresponden, con la motivacin necesaria

para poder lograr las metas de la organizacin. Esta etapa es la que viene despus de que se han hecho planes y se ha contratado o definido al personal adecuado para llevarlos a cabo.

Pero la direccin es una funcin que va implcita en las etapas de planeacin y organizacin. En muchas de las decisiones durante estas dos funciones, debe prevalecer la funcin de direccin, de manera simultnea a las dems.

4.- CONTROL Mediante esta funcin, es que se puede vigilar de manera consciente el desempeo de cualquier decisin o accin que se haya emprendido. En esta etapa es cuando tambin se pude tomar un correctivo, de ser necesario. Un ejemplo vlido para esta funcin, es como funciona un termostato: enva seales a un sistema de calefaccin sobre lo alta o baja que puede encontrarse la temperatura en un momento dado. Igualmente, un sistema de control que funcione correctamente, puede indicarle a los gerentes que algo no est saliendo de acuerdo a lo planificado y que es necesario emprender algn correctivo.

En importantes empresas, como Starbucks, Amazon.com, Nike, durante esta funcin, los gerentes se encargan de: - Establecer estndares de desempeo. - Medir el desempeo actual de algn proceso, a partir de esos parmetros.

- Emprender acciones para corregir posibles desviaciones en el trayecto. - Ajustar los estndares o parmetros establecidos inicialmente, en caso de que sea necesario.

CONCLUSIONES

Los gerentes son piezas claves en cualquier organizacin. Son los responsables de analizar panoramas, evaluar beneficios y riesgos de posibles decisiones, encaminar equipos, e incluso, explicar los errores cometidos en un momento determinado, para evitar recaer en la falla en el futuro.

Al considerar todas sus competencias, inicialmente se pensara en una larga lista de verbos para poder definir sus funciones. Pero en realidad, existen cuatro palabras puntuales que pueden englobar sus labores primordiales: planificacin, organizacin, direccin y control.

Estas son las funciones administrativas fundamentales que debe dominar cualquier gerente, para ser capar de coordinar cualquier proyecto, tomar una decisin delicada, afrontar un cambio o cualquier otra situacin delicada que pudiera surgir en un entorno organizacional.

El gerente de hoy, debe ser capaz de anticiparse al futuro, preveer las herramientas y recursos que requerir determinado plan, impartir instrucciones para llevarlo a cabo, supervisar el desarrollo y corregir la ruta, en caso de ser necesario. Su capacidad para ejecutar estas cuatro funciones, ser determinante para el xito o fracaso de su papel en la organizacin.

LISTADO DE REFERENCIAS

Hellriegel, D., Jackson, S., y Slocum, J. (2005). Administracin: Un enfoque basado en competencias. Cengage Learning Editores. Mxico. Meja, M., (2009). El Cambio del Rol del Gerente en las Organizaciones a causa de la Era de la Tecnologa. Universidad de la Sabana, Colombia. 818/2297/1/131488.pdf (Consultado en junio de 2012). Robbins S. y Coulter M., (2005). Administracin. Editorial Pearson Prentice Hall. Mxico. Disponible enhttp://intellectum.unisabana.edu.co:8080/jspui/bitstream/10