Implementasi, Operasi Dan Pengembangan Sistem

Tinjauan Sekilas
Bab ini berkaitan dengan implementasi rencana perancangan sistem. Jika proses perancangan sistem telah dilakukan secara seksama dan lengkap, tahap implementasi sistem akan dapat berjalan mulus. Dalam impelementasi sistem akan ada banyak masalah yang muncul, dan tidak mungkin mengantisipasi semua kemungkinan maslah yang muncul. Sehingga, rencana dan pengendalian formal untuk tahap implementasi harus dibuat. Langkah utama dalam implementasi sistem adalah : 1. Membuat rencana dan pengendalian, 2. Melaksanakan kegiatan sesuai rencana, 3. Menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem baru, dan 4. Menelaah dan mengendalikan sistem yang diimplementasikan.

Implementasi Sistem Pembuatan Rencana Dan Pengendalian Untuk Implementasi

Untuk mengelola proyek secara memadai, manajemen proyek harus membuat rencana-rencana spesifik yang berkaitan dengan tiga komponen utama, yaitu : 1. Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap 2. Anggaran spesifik untuk setiap tahap 3. Kerangka waktu spesifik untuk setiap proyek Beberapa teknik penjadwalan yang dapat digunakan dalam implementasi pengendalian adalah : 1. Bagan Gantt Kelebihan : Menggambarkan kegiatan-kegiatan utama proyek implementasi sistem hipotesis secara grafis dan menunjukkan waktu aktual dan rencana untuk kegiatan-kegiatan tertentu. Kekurangan : Tidak dapat menunjukkan hubungan antar berbagai kegiatan proyek dan tidak dapat menunjukkan urutan kegiatan yang harus dilakukan. 2. Diagram Jaringan Kelebihan : Menggambarkan urutan kegiatan yang harus dilakukan dan penggunaannya dapat diperluas untuk mencangkupkan waktu yang diestimasikan untuk masing-masing kegiatan. Selain itu, juga dimungkinkan untuk menggunakan Program Teknik Evaluasi dan Pengkajian Ulang (PERT) atau Metode Garis Edar Kritis (CPM) untuk mengestimasikan jalur kritis untuk proyek. Garis Edar atau Jalur Kritis merupakan daftar kegiatan-kegiatan yang kritis dalam proyek yang berarti jika salah satu dari kegiatan ditunda, maka keseluruhan proyek akan tertunda.

Pelaksanaan Aktivitas-Aktivitas Implementasi

Hal ini mencakup pelaksanaan aktual rencana perancangan. Aktivitas umum selama pelaksanaan mencakup pemilihan dan pelatihan personal, pemasangan (instalasi) peralatan komputer baru, perancangan sistem terinci, penulisan dan pengujian program komputer, pengujian sistem, pengembangan standar, dokumentasi, dan konversi file. Dalam melaksanakan rencana implementasi. Harus dilakukan pengukuran-pengukuran tertentu untuk membantu transisi dan meyakinkan daya terima para karyawan perusahaan. Manajemen dan tim sistem dapat membuat pengumuman resmi mengenai pelaksanaan proyek sehingga dapat meminimalkan gosipgosip yang bias saja menimbulkan ketidakyakinan dan keengganan pada diri para karyawan. 1

Aspek penting lainnya dalam tahap ini adalah pengorganisasian tim proyek khusus. Idealnya, tim harus mencakup orang-orang yang juga berpartisipasi dalam memformulasikan spesifikasi-spesifikasi dan rencana perancangan untuk implementasi.

Pelatihan Karyawan
Jika para karyawan tidak dilatih secara memadai, maka mereka censerung akan mengabaikan sistem baru. Sehingga, kesuksesan keseluruhan proyek pengembangan sistem dipengaruhi oleh pelatihan yang memadai. Pilihan terbaik yang berhubungan dengan pemanfaatan dan pelatihan karyawan, antara harus merekrut karyawan baru untuk posisi tertentu atau melatih karyawan yang ada, adalah melatih ulang karyawan yang ada. Karena biaya perekrutan yang berkaitan dengan karyawan baru dapat dihindari, karyawan yang sudah ada sudah memahami perusahaan, dan moral karyawan meningkat, khususnya dalam kasus dimana posisi baru dipromosikan kepada karyawan yang ada. Beberapa pendekatan pelatihan yang tersedia bagi perusahaan mencakup: 1. Menyewa konsultan pelatihan dari luar 2. Menggunakan manual pelatihan 3. Presentasi videotape 4. Presentasi audiotape 5. Seminar-seminar pelatihan 6. Instruksi-instruksi yang dikhususkan 7. Pelatihan dengan bantuan computer

Pembelian dan Pemasangan Peralatan Komputer Baru

Untuk pemasangan, produsen komputer umumnya menugaskan perekayasa dan personal lainnya untuk membantu pemasangan. Beberapa masalah yang harus diatasi dalam pemasangan adalah : Fasilitas-fasilitas harus yang tersedia harus mencukupi, seperti ligkungan yang terkendali yang menjaga kelembaban dan suhu pada tingkat tertentu dan terdapat lantai khusus dimana rangkaian kabel dapat dipasang. Terdapat pengukuran keamanan-keamanan khusus seperti pencegahan kebakaran, sistem pemonitoran video, atau kunci pintu khusus.

Perancangan Sistem Terinci

Selama tahap implementasi, beberapa pekerjaan perancangan tambahan perlu dilakukan. Karena umumnya dalam tahap implementasi, ada rencana perancangan yang tidak dapat dijalankan. Sehingga, rencana perancangan sistem perlu diperbaiki sampai menit terakhir kegiatan. Dalam tahap ini, bagian terpenting selama implementasi mencakup pemrograman komputer. Spesifikasi perancangan untuk program komputer ditentukan oleh tim perancangan. Lalu, program tersebut harus diuji secara seksama sebelum dioperasikan. Salah satu alat pengujiannya adaah data uji, yang berasal dari data buatan atau data nyata. Data uji harus mencakup jenis kekeliruan yang berbedabeda dan kondisi yang beragam. Karena, program yang salah akan bekerja dengan baik dalam kondisi dimana tidak ada kekeliruan dalam file data masukan. Sehingga, individu yang melakukan pengujian harus melakukan segala sesuatu yang mungkin untuk menemukan kesalahan dalam program. Seluruh program komputer harus didokumentasikan secara memadai, baik secara intern maupun ekstern. Dokumentasi intern mencakup beragam komentar mengenai program yang menjelaskan segmen2

segmen kode program yang berbeda dan mendefinisikan berbagai variabel program. Dokumentasi ekstern harus dituliskan dari sudut pandang pemrogram dan sudut pandang pemakai. Program-program tanpa dokumentasi yang memadai dapat menjadi tidak berharga, jika para pemrogram yang menuliskannya meninggalkan perusahaan. Sehingga, dokumentasi tersenut harus dapat digunakan oleh pemrogram yang berbeda.

Pendokumentasian Sistem Baru

Dokumentasi merupakan salah satu bagian implementasi sistem yang paling penting namun sering dilupakan. Karena pemrogram pada umumnya menerima pelatihan mengenai bahasa pemrogram secara sangat memadai, tapi hanya sedikit yang menerima pelatihan pendokumentasian. Padahal dokumetasi yang baik akan membantu mencapai tujuan-tujuan yang bermanfaat, termasuk pelatihan karyawan baru, memberikan informasi pada pemrogram dan analis untuk kegiatan evaluasi dan modifikasi di masa mendatang, memberikan informasi bagi auditor untuk mengevaluasi pengendalian intern dan membantu meyakinkan bahwa spesifikasi perancangan sistem telah dipenuhi.

Konversi File
Dalam banyak kasus, file manual harus dikonversikan ke formast komputer. Seringkali juga perlu mengkonversikan data dari satu komputer ke komputer lain. Sehingga, konversi menjadi proses yang mahal dan menghabiskan waktu. Untuk mengatasinya, seringkali perlu melakukan pemilihan data setelah memasukkan informasi kedalam komputer, karena kekeliruan-kekeliruan umumnya terjadi saat pemrosesan data masukan.

Operasi Pengujian
Pendekatan dasar dalam pengujian terakhir sistem adalah : 1. Pendekatan langsung, mencakup pengubahan ke sistem baru dan pembatalan sistem lama pada satu titik waktu yang tepat yang disebut titik ubah. 2. Operasi paralel, yaitu menjalankan sistem baru dan sistem lama secara simultan. Seluruh transaksi diproses oleh kedua sistem. Hasilnya dibandingkan, dan setiap penyimpangan kemungkinan merupakan indikasi masalah sistem baru. 3. Konversi modular, memilah-milah sistem baru kedalam beberapa segmen. Pendekatan ini dapat mencakup periode yang luas, yang akan mengakibatkan penundaan implementasi akhir dari sistem baru sehingga kepraktisan sistem bersangkutan menurun.

Evaluasi Sistem Baru

Evaluasi diperlukan untuk meyakinkan bahwa sistem baru beroperasi sesuai yang direncanakan. Pendekatan yang dapat dilakukan, diantaranya observasi, kuesioner, pengukuran kinerja dan acuan.

Pengendalian Keuangan Dalam Sistem Informasi

Pengendalian keuangan ini berkaitan dengan posisi sistem informasi sebagai unsur anggaran dan/ atau laporan keuangan. Pengendalian keuangan berkaitan dengan perencanaan, pelaporan kinerja aktual dan rencana, evaluasi varians aktifitas yang direncanakan, dan pelaksanaan tindakan korektif yang diperlukan.

Anggaran Sistem Informasi

Tujuan umum pengendalian keuangan adalah untuk meningkatkan manfaat yang diperoleh atas pengeluaran sistem informasi yang telah dilakukan. Total biaya sistem informasi meningkat secara tetap dalam sebagian besar organisasi. Karena adanya teknologi mikrokomputer, pengeluaran untuk peralatan komputer merupakan komponen terbesar dalam anggaran sistem informasi. Biaya personal telah menggeser biaya perangkat keras sebaai komponen terbesar dalam anggaran sistem informasi umum. Perubahan komposisi ini mereflesikan kecenderungan umum penurunan biaya per unit perangkat keras dan peningkatan biaya personal yang menunjukkan karakter lingkungan sistem informasi.

Hakekat Biaya-Biaya Sistem Informasi

Salah satu determinan utama dalam pengendalian biaya adalah biaya tetap atau variable. Sebagian besar personal sistem informasi adalah para professional yang dibayar dengan gaji tetap dan bukannya berdasarkan jam kerja. Seluruh jenis perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan-layanan lainnya yang berkaitan dapat dibeli secara eksteren selain dikembangkan secara in-house. Pembelian ekstern dapat memuaskan jika pengembangan intern membutuhkan penambahan sumberdaya yang dikemudian hari tidak berguna.

Pengendalian Perolehan dan Asuransi

Pengendalian keuangan dalam sistem informasi mencakup penentuan metode-metode yang paling menguntungkan untuk membiayai perolehan peralatan dan juga mendapatkan asuransi untuk mengendalikan kemungkinan kerugian. Metode umum untuk membiayai perangkat keras sistem mainframe adalah dengan menyewanya dari pemasok. Secara keuangan, keuntungan-keuntungan relatif sewa dibandingkan beli adalah pada pertimbanganpertimbangan anggaran modal tradisional, seperti biaya dan ketersediaan modal, umur manfaat, dan tarif penyusutan. Pertimbangan keuangan lain yang berkaitan adalah asuransi peralatan dan layanan. Polis asuransi standar dapat tidak mencakup kerusakan kecelakaan, kerusakan dalam dalam pengiriman dari pemasok, banjir, kerusakan listrik, dan yang terpenting, kerusakan karena karyawan (kejahtan computer).

Strategi-strategi Pengendalian Keuangan

Kemiripan konseptual antara operasi sistem informasi dan operasi manufactur atau produksi lainnya menyarankan agar pengendalian-pengendalian keuangan, seperti akuntansi pertanggungjawaban dan biaya-biaya standar, harus diterapkan juga dalam operasi sistem informasi. Tetapi, ada beberapa perbedaan penting, yaitu yang terpenting adalah bahwa produkinformasiseringkali sulit diukur dan dievaluasi. Masalah lainnya adalah bahwa biaya cenderung tetap atau semivariabel terhadap keluaran. Hakekat terpadu dari sistem informasi juga menimbulkan kesulitan-kesulitan dalam penetapan hubungan perhitungan biaya anatara masukan-masukan dan keluaran-keluaran. Departemen disegmentasikan ke dalam beberapa pusat biaya, seperti administrasi, pemrograman dan analisis, operasi, dan masukan data. Biaya-biaya yang berkaitan dengan pemanfaatan merupakan tujuan dari sistem pembebanan kembali (chargeback systems), dan ini digunakan untuk menagih atau mengalokasikan biaya-biaya kepada para pemakai dalam organisasi. Pandangan umum dalam sistem informasi adalah bahwa ada layanan pendukung dan para pemakai tidak dibebankan untuk itu, atau para pemakai hanya harus menerima awareness allocations.

Sistem Pembebanan Kembali Merupakan mekanisme yang digunakan untuk mengalokasikan biaya-biaya kepada pemakai dalam organisasi dalam kerangka keseluruhan sistem akuntansi pertanggungjawaban. Tujuan ini adalah membantu mengkomunikasikan biaya-biaya sistem informasi operasi dan untuk memotivasi para pemakai untuk berlatih mengendalikan biaya-biaya tersebut. Pendekatan tarif ditetapkan terlebih dahulu untuk melakukan pembebanan ulang merupakan sistem pengendalian manajerial eksplisit dan lebih dari sekedar teknik akuntansi. Bentuk kedua lebih merupakan teknik akuntansi. Statistic pemanfaatan dikumpulkan dan total biaya-biaya actual dialokasikan secara periodic kepada para pemakai berdasarkan statistic pemanfaatan ini. Alokasi biaya kepada para pemakai berdasarkan pemanfaatn actual berdampak pada perhitungan biaya actual rata-rata untuk setiap jeni layanan yang termasuk dalam skema alokasi. Kekurangan lainnya yang terdapat dalam perhitungan biaya rata-rata adalah bahwa biaya rata-rata untuk hal-hal seperti pemanfaatan waktu computer atau pita tidak memisahkan, dan oleh karena itu, menunjukan pemakai pada pertimbangan-pertimbangan operasional, seperti priorita pemrosesan kontra waktu tunggu, penggunaan menuru jadwal tetap kontra penggunaan tiba-tiba, atau penggunaan pada ukuran tertentu kontra penggunaan minimum. Keterbatasan perhitungan biaya rata-rata lainnya adalah bahwa total biaya-biaya actual dialokasikan kepada para pemakai terlepas dari jumlah pemanfaatan actual. Pembebanan ditetapkan terlebih dahulu untuk layanan sistem informasi harus dipandang baik sebagai harga dalam segi ekonomi ataupun biaya dari segi akuntansi. Harga Transfer Sistem ini digunakan untuk menghasilkan harga produk dan jasa yang diproduksi secara intern yang diperjualbelikan di antara pusat-pusat biaya dalam organisasi. Situasi ideal dalam teori harga transfer muncul jika seluruh pusat laba sangat independen dan benar-benar otonom dalam hal pengambilan keputusan. Sistem Pemulihan Biaya Mayoritas sistem pembebanan kembali merupakan sistem pemulihan biaya. Dalam sistem pemulihan biaya, sistem informasi beroperasi sebagai pusat laba dan menetapkan tariff dengan tujuan pembebanan biayanya kepada para pemakai, bukan untuk tujuan memaksimumkan labanya sendiri. Meskipun terdapat banyak pendekatan untuk menetapkan tariff berdasar-biaya, pendekatan umum adalah dengan memasukkan anggaran pengeluaran sistem informasi ke dalam anggaran pusat biaya. Anggaran-anggaran pusat biaya ini kemudian dihubungkan dengan unit yang akan dijadikan tujuan pembebanan, dengan menggunakan teknik-teknik alokasi biaya. Langkah pertama adalah dengan merealokasikan administrasi sistem informasi dalam anggaran pusat biaya ke kategori-kategori yang dapat dibebankan lainnya, karena administrasi sistem informasi tidak secara langsung digunakan oleh para pemakai. Langkah selanjutnya adalah mengalokasikan angka-angka biaya yang telah direvisi ke setiap pusat biaya sistem informasi untuk aktivitas-aktivitas yang dapat dibebankan dalam setiap pusat biaya. Langkah terakhir adalah mengkalkulasikan tariff pembebanan dengan membagi biaya dianggarkan untuk setiap aktivitas dengan anggaran dan standar pemanfaatan, yang diukur melalui beberapa unsure seperti jumlah baris dicetak, jumlah menit digunakan, dan seterusnya. Secara praktik, teknik pembuatan tariff pemulihan biaya bersifat langsung, tetapi tariff tersebut kurang memiliki dukungan dasar dalam teori ekonomi. Salah satu variasi yang signifikan adalah 5

memisahkan biaya operasi berjalan dari biaya-biaya pengembangan sistem baru dan pembuatan tariff terpisah untuk setiap jenis layanan. Atau, hanya biaya-biaya operasi berjalan yang akan dibebankan kepada para pemakai, dan biaya-biaya pengembangan sistem baru diserap sebagai overhead sistem informasi. Variasi lain yang signifikan adalah dengan mengembangkan tariff fleksibel.

Pengendalian Atas Sumberdaya Non Keuangan Dalam Sistem Informasi

Beberapa factor yang berkaitan dengan sistem informasi penting bagi manajemen dilihat dari sudut pandang pengendalian tetapi tidak diukur dengan nilai uang. Ini termasuk pengukuran kinerja perangkat keras, perangkat lunak, dan personal. Pengukuran kinerja perangkat keras mencakup pemanfaatan sistem, waktu penuh pengolahan dalam sistem, dan daya tanggap sisitem. Dalam banyak sistem, waktu turun mesin (downtime) pengolahan merupakan pertimbangan utama. Downtime merupakan persentase waktu dimana mesin tidak tersedia untuk digunakan. Factor nonkuantitatif utama lainnya yang penting dalam pengendalian adalah kinerja perangkat lunak. Pendekatan keseluruhan nya adalah dengan mensurvei para pemakai sisitem, menanyakan banyak pertanyaan yang berkaitan dengan penggunaan, fungsionalitas, dan kemudahan penggunaan bagi pemakai. Terakhir, perlu untuk menerapkan pengendalian yang berkaitan dengan personal. Oleh karena itu, diperlukan penyajian laporan-laporan untuk beragam factor. Berbagai jenis laporan yang diperlukan untuk mengevaluasi kinerja personal akan mencakup hal-hal berikut ini: Laporan-laporan kinerja bagi para spesialis masukan data Laporan-laporan evaluasi efisiensi para operator sistem Laporan-laporan yang berkaitan dengan efisiensi personal perbaikan perangkat keras

Auditing atas Sistem Informasi

Fokus audit harus pada sistem informasi itu sendiri dan pada validitas dan akurasi data yang diproses oleh sistem. Pendekatan umum yang diikuti oleh auditor pertama adalah, mendapatkan deskripsi mengenai siistem pengendalian intern, umumnya dengan menggunakan kuesioner pengendalian intern. Terakhir, auditor melakukan pengujian transaksi-transaksi spesifik yang berjalan dalam sistem.

Pemeliharaan dan Modifikasi Sistem

Dalam seluruh sistem operasional, penting untuk melakukan perubahan-perubahan. Salah satu alasan untuk melakukan perubahan adalah karena tidaklah mungkin untuk mengatasi seluruh kontijensi selama tahap perancangan. Selain itu, kondisi lingkungan dan informasi membutuhkan perubahan. Terakhir, hampir setiap program computer memuat beberapa bugs. Bugs adalah kesalahan pemrograman computer yang tidak dapat dideteksi sampai sistem benar-benar memulai operasi.