11 009-Como Desenhar Fluxograma Processo Negocio Parte 3

COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGCIO - Parte 3 Analise de Capacidade e Custos em Processos.
1 Analise de Capacidade e Custos em Processos. Em continuao as duas primeiras partes do artigo "Como desenhar fluxogramas de processos de Negcio", trataremos neste artigo algumas tcnicas de analises envolvendo custos e desempenho de processos, que podem ser utilizadas para identificar possveis necessidades de melhorias ou otimizaes. 2. - Termos e Nomenclaturas Utilizados: Analista: Pessoa Responsvel pelo levantamento, a analise e confeco do fluxograma de processo. Usurio: Pessoa responsvel pela transmisso do conhecimento do processo a ser analisado e representado graficamente. Horas Disponveis: Quantidade de horas em que o responsvel por uma determinada atividade permanece disposio para realizar as aes previstas em um processo durante o perodo compreendido pela jornada de trabalho. Horas Trabalhadas: Quantidade de horas que o responsvel por uma determinada atividade ou processo realizada efetivamente durante uma jornada de trabalho. Horas Ociosas: No contexto deste artigo quantidade de horas em que o responsvel por uma atividade ou processo no executa atividade alguma. Horas Produtivas: No contexto deste artigo, a quantidade de horas efetivamente produtivas executadas pelo responsvel de uma atividade ou processo. Horas Retrabalhadas: No contexto deste artigo a quantidade de horas realizadas em duplicidade devido ocorrncia de um erro ou falha no processo Jornada de Trabalho: o mesmo que um dia de trabalho, composto em mdia por 8 horas dirias.
Aghatha Maxi Consulting www.aghatha.com.br / www.aghatha.com / http://aghatha.wordpress.com/ Maio/2011 - Todos os Direitos Reservados, O contedo deste material pode ser utilizado e/ou divulgado, desde que o autor e a fonte sejam citados.
3 Mtodo 5w2h - (Incluindo as Perguntas e Informaes Adicionais)
Custo Hora / Recurso? = (Taxa Hora/Homem)
Esta questo identifica a taxa hora, ou o custo por hora trabalhada e relativa ao recurso responsvel pela execuo da atividade. H diversas formas e mtodos de calcular este valor, uma vez que h responsveis (Horistas) tem seu salrio calculado e pago de acordo com as horas efetivamente trabalhadas, h meses que recebem mais e outros menos, e os (Mensalistas) tem o seu salrio calculado e pago com base em uma carga horria padro mensal, ou seja, independente da quantidade de dias teis no ms, recebem sempre o mesmo valor padro. Em nosso exemplo adotaremos uma frmula simples, para que possamos identificar o valor da taxa hora padro para o responsvel utilizado em nosso exemplo (Assistente de Vendas) e que utilizaremos para custear as analises que faremos a seguir. Ex: (Informaes necessrias): Salrio mdio do Assistente de Vendas: R$ 1.000,00 Encargos trabalhistas: 84% (Frias, 13, FGTS, proviso para multa de Aviso Prvio, e outros) Quantidade de Horas Disponveis: 168 horas mensais (mesmo que 8,0 horas dirias x 21 dias) (Frmula de Calculo) Taxa Hora = (1.000 x 1,84 ) / 168 Taxa Hora = R$ 10,95 / Hora Quantas Vezes? = (Qtde de eventos em uma Jornada Trabalho)
Esta pergunta representa a quantidade mdia de eventos executados em durante uma jornada de trabalho. No exemplo de processo utilizado, mapeamos o processo de recebimento de pedidos de vendas de uma empresa. Ex: (Informaes Necessrias) Identificar a quantidade mdia de pedidos de vendas processados diariamente, vamos supor que sejam: 200 pedidos em mdia.
(Informaes Complementares) No processo mapeado h duas hipteses de erros ou que podem ocasionar retrabalho ao assistente de vendas. So eles: Os pedidos podem ser enviados com campos incompletos ou sem preenchimento vlido Os pedidos podem ser enviados sem a assinatura do cliente. Vamos supor que a media diria de erros em cada um dos eventos sejam 5%, totalizando 10% dos pedidos recebidos possuem erros e precisam ser devolvidos ao remetente para realizao dos ajustes necessrios. Os pedidos incompletos ou sem preenchimento vlido 5% = (200 x 0,05) = 10 pedidos
Os pedidos sem a assinatura do cliente. 5% = (200 x 0,05) = 10 pedidos Quando Tempo? = (Durao mdia de uma atividade / em Minutos)
Esta pergunta representa a quantidade mdia de tempo gasto em minutos para a execuo de uma atividade includa no processo. Note que em nosso exemplo, algumas atividades no possuem tempo informado, e isto assim mesmo. Explico: As atividades lgicas (Perguntas / decises e indicao de saltos entre a sequencia de atividades) no consomem esforo durante a execuo do processo, existem apenas para complementar a descrio e detalhamento facilitando o entendimento da sequencia lgica do processo. Ex: 1- Receber o pedido por e-mail : 2 min Aghatha Maxi Consulting www.aghatha.com.br / www.aghatha.com / http://aghatha.wordpress.com/ Maio/2011 - Todos os Direitos Reservados, O contedo deste material pode ser utilizado e/ou divulgado, desde que o autor e a fonte sejam citados.
2- Conferir o preenchimento de todos os campos: 3 min 3- Todos os campos forem preenchidos? : 0 min 4- Caso negativo, prosseguir do item 11. : 0 min 5 - Caso positivo: Verificar se o documento foi assinado pelo cliente: 1 min Notas adicionais: No item 4, houve apenas um endereamento para a linha 11, e no houve esforo agregado no processo, pois ela uma ao para o leitor executar durante a leitura do processo. J no item 5, houve uma ao pertencente ao processo (Verificar se o pedido foi assinado pelo cliente e neste caso consumiu 1 min de esforo do Assistente de Vendas).
Agora com o preenchimento destas informaes em nossa matriz modificada do Mtodo (5W2H), vamos por fim calcular o H (How Much / Quanto custa) cada atividade de nosso processo de exemplo e ainda calcularmos mais alguns indicadores para servirem de base para as nossas anlises: 4 Preenchimento dos Campos Adicionais no Check List Modificado para levantamento dos Dados. Ex Planilha para Levantamento de Informaes do Processo, com os dados adicionais j preenchidos:
5 - Analises dos Clculos efetuados com as Informaes Adicionais 5.1 Analise Quantitativa de Tempos do Processo a) Tempo dispendido para o processamento de um pedido de Vendas :
30 min / Pedido de Venda
b) Tempo Total de esforo por jornada de trabalho para o processamento dos pedidos de vendas: 3.920 min / por jornada de trabalho o 3.920 min / 60 = 65 horas / Jornada de Trabalho o 65 horas de trabalho equivalem a uma necessidade de pelo menos 8 Colaboradores na funo de Assistente de Vendas, para executar esta rotina / jornada de trabalho sem que fiquem pedidos por serem processados de um dia para o outro. o Qtde Colaboradores = (65 / 8 horas dirias) = Mnimo de 8 Colaboradores, sendo 9 a quantidade ideal.
c) A atividade que mais dispensam esforo para serem executadas: Atividade Produtiva: o Informar o pedido de vendas no sistema de vendas: 10 min / por pedido = Representando 33.34 % do esforo necessrio para o processamento completo do pedido de vendas 1800 min / por jornada de trabalho = representando 45 % do esforo total dirio dispendido para processar os pedidos de vendas. Atividades para o Processamento de erros: o Preencher a notificao de no conformidade Pedido Venda 6 Min / por pedido incompletos ou no assinados pelo cliente 120 min / por jornada de trabalho = Representando 3% do esforo total dirio dispendido para processar os pedidos de vendas e, 60% do esforo total das atividades executadas para o tratamento dos pedidos de vendas no conformes (Recebido com erros).
5.2 Analise Quantitativa de Custos do Processo a) O Custo para o processamento de um pedido de Vendas : O custo mdio para processar um Pedido de vendas de R$ 10,95 / pedido
b) O Custo Dirio dispendido no processamento dos pedidos de vendas: O custo total dispendido por jornada de trabalho para o processamento dos pedidos de vendas de R$ 1.431,11 / jornada de trabalho
c) A atividade que mais representam custos para serem executadas: Atividade Produtiva:
o Informar o pedido de vendas no sistema de vendas: R$ 3,65 / por pedido = Representando do custo total 33.44% dispendido para o processamento completo do pedido de vendas (R$ 10,95/pedido) R$ 657,14 / por jornada de trabalho = representando 45,92 % do custo total dirio (R$ 1,431,11/jornada) dispendido para processar o volume de pedidos de vendas. Atividades para o Processamento de erros: o Preencher a notificao de no conformidade Pedido Venda 6 Min / por pedido incompletos ou no assinados pelo cliente 120 min / por jornada de trabalho = Representando 3% do esforo total dirio (30 min/pedido) dispendido para processar cada um dos pedidos de vendas e, Representa 60% do esforo total das atividades executadas para o tratamento dos pedidos de vendas no conformes (Recebidos diariamente com erros 200 min / jornada).
5.3 Grficos para analises Auxiliares do Processo Analise dos Custos do Processo
Observaes: Atividades ordenadas pela ordem da atividade mais cara da esquerda para a direita, e os percentuais de participao acumulada do valor indica que se atuarmos nas 4 primeiras atividades (esquerda para a direita), e buscando uma forma de otimiza-las, estaremos atuando em 76,67% do valor total do processo.
Atividade Informar os dados do Pedido no Sistema de Vendas Custo Unitrio Atividade R$ 3,65
Notificar no conformidade ao Vendedor responsvel pelo pedido Devolver pedido no conforme ao vendedor Verificar se o documento est com todos os dados preenchidos
R$ 2,19
R$ 1,46
R$ 1,10
Analise do Esforo / Tempos do Processo
Observaes: Atividades ordenadas pela ordem da atividade mais demoradas para serem executadas da esquerda para a direita, e os percentuais de participao acumulada do esforo indica que se atuarmos nas 4 primeiras atividades (esquerda para a direita), e buscando uma forma de otimiza-las, estaremos atuando em 75,oo% do esforo aplicado para execuo do processo.
Atividade Informar os dados do Pedido no Sistema de Vendas Verificar se o documento est com todos os dados preenchidos Arquivar o pedido de vendas Receber o pedido de vendas Esforo Min /Unitrio Atividade 1.800
600
540 400
Analise de Carga / Taxa Ocupao Equipe alocada no Processo
Observaes: O grfico demonstrando a taxa de ocupao do processo indica que h 5% de horas ainda ociosas para a execuo do processo, equivalendo a 6,67 Horas ainda disponveis para absorver mais pedidos a serem processados por Jornada de Trabalho. Ex: Horas Disponveis = ( 8 horas dirias * 60 min * 9 colaboradores ) = 4.320 min / Jornada Horas Trabalhadas Soma tabela 5w2h = 3,920 minutos para processar 200 pedidos em mdia por jornada. Horas Ociosas = (4.320 3.920) = 400 min ociosos / jornada Tempo Processamento completo de um pedido = 30 min Ento: Qtde Pedidos Adicionais possveis = (400 / 30 min) = 13 Pedidos
Tipo de Horas Horas Disponveis Horas Trabalhadas Horas Ociosas Qtde Minutos / Jornada 4320,00 3920,00 400,00 Qtde Horas / Jornada 72,00 65,33 6,67
Fim do Contedo deste Artigo. ---------- Aghatha Maxi Consulting www.aghatha.com.br / www.aghatha.com / http://aghatha.wordpress.com/ Maio/2011 - Todos os Direitos Reservados, O contedo deste material pode ser utilizado e/ou divulgado, desde que o autor e a fonte sejam citados.
Download do contedo deste Artigo em Formato PDF:

O Contedo deste artigo est disponvel para download no formato de Documento (PDF) na pagina Free Whitepaper publicada em nossa Web Store. AGHATHA.com em : Http://www.aghatha.com Faa-nos uma visita, ao assina a Nossa Newsletter voc estar recebendo atualizaes deste artigo e comunicados relacionados com este mesmo assunto.
Mais Artigos desta Srie:

1 Parte Introduo, Conceitos e Modelos COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGCIO Parte 1 Introduo, Conceitos e Modelos.
Veja Contedo em :
http://aghatha.wordpress.com/2011/07/03/como-desenhar-fluxogramas-de-processosde-negocio-1-parte-introducao-conceitos-e-modelos/ 2 Parte Instrues Passo-a-Passo para Desenhar um Fluxo. No prximo Artigo (Parte 2), trataremos as tcnicas a serem utilizadas durante as Entrevistas para levantamento de informaes dos processos a serem desenhados e alguns exemplos de como devemos organizar e preparar o contedo das informaes obtidas no levantado para facilitar a confeco do respectivo fluxograma. Prximo Artigo : COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGCIO Parte 2 Levantamento, Analise e Desenho do Processo de Negcio.

Veja Contedo em : http://aghatha.wordpress.com/2011/07/10/como-desenhar-fluxogramas-deprocessos-de-negocio-2-parte-levantamento-analise-e-desenho-do-fluxograma/
3 Parte Levantamento, Analise de Capacidade e Carga de Processos (Saiba como Calcular Esforo, Tempo e Custos)

Veja Contedo em: http://aghatha.wordpress.com/2011/07/16/como-desenhar-fluxogramas-deprocessos-de-negocio-3-parte-analise-capacidade-carga-processos/
Outros Artigos Relacionados com este Assunto:
Como Formatar, Organizar, Estruturar documentao de Processos (Politicas, Normas e Procedimentos).
Em artigo anterior, descrevemos como formatar, organizar e estruturar a documentao de processos, contendo ainda o modelo de template destinado a descrio passo-a-passo dos processos disponvel para download, vamos utilizar este modelo no prximo artigo para descrever um processo e em seguida utilizar o mesmo para desenhar o respectivo fluxograma: http://aghatha.wordpress.com/2011/06/18/como_formatar_e_organizar_a_documentaca o_de_processos_ti/
Framework de processos e controles para o Compliance de TI.
Convidamos a conhecer e navegar em nosso Framework de Processos e Controles para o Compliance de TI aos Padres e Recomendaes para o Compliance SOX, ISO27.001/2, ISO-20.000:1/2, COBIT, ITIL V3, PMI. Nele, voc poder ver alguns exemplos de como possvel descrever processos complexos com a adoo de 4 camadas sucessivas de detalhamento, sendo o nvel # 1 a viso mais alta e o nvel # 4 o nvel mais detalhado do processo (Drill-Down de detalhamento de processos em camadas). http://www.aghatha.com.br/processos.htm , clique nos fluxos para acessar o Site de Navegao no Framework AGHATHA para o Compliance de Processos e Controles de TI. Ou ainda, Leia mais sobre este mesmo assunto, em nosso POST. http://aghatha.wordpress.com/2012/05/24/como-implementar-processos-econtroles-para-o-compliance-de-ti-atraves-do-licenciamento-de-uso-de-umframework-modularizado-e-contendo-documentos-processos-controles-e-workflowpara-cada-um-dos-padroe/
Agradecimentos e Convites:
Seu feedback muito importante para ns, caso voc tenha alguma dvida ou necessidade de informaes adicionais para o seu entendimento ou aplicao, entre em contato conosco atravs do e-mail abaixo. Todos os artigos esto disponveis para download no formato de Documento (PDF) na pagina Free Whitepaper em nossa Web Store em AGHATHA.com em : Http://www.aghatha.com , faa-nos uma visita e assine a nossa newsletter, para receber atualizaes deste artigo e outros relacionados ao mesmo assunto. Abrao e Felicidades a Todos, Eurico Haan de Oliveira www.aghatha.com.br Consultoria@aghatha.com.br
o o
Siga-nos pelo Twitter, e receba comunicados de novos artigos e/ou revises deste texto. Convidamos a participar de nossos Grupos de Discusso no Linkedin: http://aghatha.wordpress.com/aghatha_grupo_de_usuarios_ti/
Declaraes de Direitos de Copyright
Declarao e Preservao de Direitos Autorais e de Propriedade:

Todas as marcas, modelos, desenhos, nomes, incluindo o contedo integral deste artigo, so de propriedade de seus respectivos fabricantes, autores ou publicadores. O leitor est autorizado a fazer o uso interno e no comercial do contedo deste artigo, desde que mantidas as observaes de direitos autorais e mantidas as referencias a suas origens e identificao dos respectivos autores e proprietrios. Direitos de uso comerciais deste artigo so preservados e mantidos em nome exclusivo do autor e o leitor no est autorizado a utiliza-los, de forma integral ou parcial para usos e fins comercias e/ou em atividades que visem obteno de lucro ou benefcio comercial prprio ou a terceiros.
This work is licensed under a Creative Commons Atribuio-Uso no-comercial-Vedada a criao de obras derivadas 3.0 Unported License.Para a confeco deste artigo foram citadas e/ou utilizados os seguintes nomes, marcas e publicaes:
o o
COBIT 4.1, que de propriedade exclusiva ISACA Information Systems Audit and Control Association (www.isaca.org ) e IT Governance Institute (www.itgi.org), sendo Todos os direitos autorais reservados. Contedo Artigo de propriedade exclusiva do Autor e de AGHATHA (http://www.aghatha.com.br / Http://www.aghatha.com ), sendo todos os direitos autorais preservados, incluindo a sua utilizao e explorao comercial. COSO, que de propriedade exclusiva Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) (www.coso.org/), sendo Todos os direitos autorais reservados. ISO-IEC Standard So de propriedade exclusiva do International Organization for Standardization (ISO) e International Electrotechnical Commission (IEC) (www.iso.org), sendo Todos os direitos autorais reservados. ITIL V-3 IT Infrastructure Library (www.itil-officialsite.com) que de propriedade e proteo exclusiva da Coroa Britanica (www.ogc.gov.uk) Office of Government Commerce (OGC) UK, sendo Todos os direitos autorais reservados. PCAOB propriedade exclusiva do Public Company Accounting Oversight Board (http://pcaobus.org/), sendo Todos os direitos autorais reservados. PMI / PMBOK propriedade exclusiva do Project Management Institute ( www.pmi.org/), sendo Todos os direitos autorais reservados
Fim Declaraes de Direitos de Copyright Fim Artigo Publicado em Aghatha Maxi Consulting, Documentacao Processos TI, Eurico Haan de Oliveira, Flowchart, Fluxograma Processo, Gesto de Servios de TI, Governana de TI, IT Framework Compliance, IT Governance, IT Governance Framework, IT infrastructure, IT Process Compliance, IT Process Framework Etiquetado activity management, Aghatha, Aghatha Maxi Consulting, aghatha.com, analise processo, bizagi, bizagi studio, bpm, bpmn, bpms, Como desenhar Processos, cross-functional, desenhar processos, entrevista processo, Eurico Haan de Oliveira, flowchart concept, flowchart step by step, Fluxograma, Fluxograma passo a passo, Fluxograma Processo Negocio, Framework, gestao, gestao por processo, gestao processos, integracao processo, levantamento processo, modelo processo, process quality review, processo, Processo Negocio, PROCESSOS, PROCESSOS TI, qa processo, Qualidade Processos, revisao qualidade processo, Simbologia Fluxograma, visao por processo, Visio, workflow processos ti
Compartilhe este Artigo:

11 009-Como Desenhar Fluxograma Processo Negocio Parte 3

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

11 009-Como Desenhar Fluxograma Processo Negocio Parte 3

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGCIO - Parte 3 Analise de Capacidade e Custos em Processos.

3 Mtodo 5w2h - (Incluindo as Perguntas e Informaes Adicionais)

Custo Hora / Recurso? = (Taxa Hora/Homem)

30 min / Pedido de Venda

Analise do Esforo / Tempos do Processo

Analise de Carga / Taxa Ocupao Equipe alocada no Processo

Download do contedo deste Artigo em Formato PDF:

Mais Artigos desta Srie:

Veja Contedo em : http://aghatha.wordpress.com/2011/07/10/como-desenhar-fluxogramas-deprocessos-de-negocio-2-parte-levantamento-analise-e-desenho-do-fluxograma/

Veja Contedo em: http://aghatha.wordpress.com/2011/07/16/como-desenhar-fluxogramas-deprocessos-de-negocio-3-parte-analise-capacidade-carga-processos/

Outros Artigos Relacionados com este Assunto:

Como Formatar, Organizar, Estruturar documentao de Processos (Politicas, Normas e Procedimentos).

Framework de processos e controles para o Compliance de TI.

Declaraes de Direitos de Copyright

Declarao e Preservao de Direitos Autorais e de Propriedade:

Compartilhe este Artigo:

Anda mungkin juga menyukai