Ventajas y Desventajas de las Tecnologas de la Informacin

Las oportunidades que ofrece el uso de las Tecnologas de la Informacin dependen de la visin que se establezca dentro de las organizaciones, sobre qu se espera de ellas, en conjuncin con las estrategia de la organizacin. La integracin de la tecnologa en la organizacin de manera complementaria con el resto de los recursos hace que sea posible una continua revisin de las ventajas tecnolgicas. A continuacin se citan aplicaciones de tecnologas de la Informacin y su relacin con las organizaciones.

Procesamiento electrnico de datos y automatizacin de la informacin: En la actualidad la empresas que no se encuentre utilizandocomputadoras, bases de datos, etc. Se estar quedando en el pasado. El utilizar hardware y software para realizar de una manera mas automatizada la recoleccin de datos, el anlisis de los mismos y convertirlo en informacin, es pieza fundamental en cualquier organizacin. Telecomunicaciones: La globalizacin nos impulsa a estar mejor informados, conectados al mundo de la informacin y mantener unacomunicacin constante entre las empresas, clientes y proveedores. Uso de la Internet: Provee la infraestructura de base para el establecimiento del comercio electrnico, proveyendo un nuevo sistema de transacciones.

reas de influencia de las Tecnologas de la Informacin

Se pueden distinguir varias reas a las que puede influir los cambios tecnolgicos, a continuacin se citan algunos ejemplos.

Aumento de recursos econmicos, tcnicos y humanos, en Investigacin y Desarrollo. Mayor sistematizacin metodolgica en los procesos de investigacin cientfica. Incesante renovacin y ampliacin de la gama de productos y servicios. Globalizacin de los mercados clsicos con el fin de obtener en el menor tiempo posible la mayor amortizacin posible de las inversionesefectuadas.

 La publicidad. Implantacin de nuevos mtodos de abastecimiento, produccin y distribucin de los productos (reingeniera, eficiencia, calidad total, ...) Esquemas organizativos que, en ocasiones, llegan a suponer una redefinicin total de la identidad de las empresas: alianzas, fusiones, segregaciones, aterritorialidad, deslocalizacin, virtualidad, produccin y comercializacin en red, franquicias, etc.

Cambio sobre las relaciones contractuales. Modificacin de la estructura ocupacional.

Sistemas de Informacin

Durante mucho tiempo, la funcin de la informtica dentro de las empresas fue considerada como una herramienta para soportar funciones operativas. Actualmente los sistemas de informacin son vistos adems como reas de oportunidad para lograr ventajas en el terreno de los negocios. Son considerados como una herramienta para mejorar la estructura competitiva del negocio. Los sistemas de informacin determinan la demanda de aplicaciones de la organizacin, y pueden clasificarse de diversas formas:

Por el nivel de automatizacin alcanzado; Por la naturaleza de sus entradas y salidas; Por su relacin con la toma de decisiones; Por el valor que representan para la organizacin.

Entre los beneficios que proporcionan los Sistemas de Informacin se encuentran:

Incremento de los volmenes de venta. Incremento y mejora del nivel de servicio a los clientes. Incremento de la productividad y reduccin de costos. Mejora en la eficiencia en el manejo de los recursos econmicos de la empresa.

Sistemas de Informacin Estratgicos

Los sistemas de informacin estratgicos pueden ser considerados como el uso de las Tecnologas de la Informacin para soportar o dar forma a la estrategia competitiva de la organizacin. Los sistemas de informacin estratgicos ayudan a obtener o mantener una ventaja competitiva, establecen un enlace entre la organizacin y su medio ambiente a fin de lograr la informacin que se requiere para la formulacin, implementacin y seguimiento de las estrategias. Adems proveen de un mecanismo para la planeacin y toma de decisiones estratgicas.

Los beneficios que se pueden obtener de este tipo de sistemas son:

Establecer una clara diferenciacin en el producto o servicio ofrecido. Crear barreras de entrada para competidores, sustitutos o posibles nuevos entrantes a una industria determinada. Crear barreras de salida para los compradores. Cambiar de manera significativa las bases de la competencia. Establecer dependencias funcionales en la relacin cliente-proveedor. Lograr una posicin estratgica anticipndose a la competencia.

Impulsos estratgicos

Se denomina "impulsos estratgicos" todo aquello que implica la interfase crtica que relaciona la estrategia de la organizacin y las Tecnologas de la Informacin. De acuerdo a Charles Wiseman, existen cinco categoras de impulsos estratgicos:

Diferenciacin: Se refiere a la diferenciacin de los productos o servicios a travs de precios, plazas y promociones.

 Costo: Se refiere a los movimientos que puede hacer la empresa para reducir sus costos o bien provocar la reduccin de costos a proveedores o clientes a fin de obtener un trato preferencial. Crecimiento: Permite la consecucin de ventajas competitivas, mediante el incremento del volumen de operacin del negocio. Alianza: Combinacin de dos o mas grupos de individuos para alcanzar un bien comn. Innovacin: Para que un proceso de innovacin tenga xito se requiere respuestas rpidas a las oportunidades que se presentan. Apoyo en las Tecnologas de la Informacin.

Resistencia al Cambio

En un entorno competitivo, las organizaciones deben tener mas conocimiento que los competidores sobre: clientes, mercados, competidores, tecnologas y procesos. Sin embargo existen muchas organizaciones que oponen resistencia a la adopcin de nuevas tecnologas, por pensar que es riesgoso y prefieren aguardar y ver, mejor que experimentar de una manera activa. Esto se debe al miedo a lo desconocido, incertidumbre, falta de informacin, beneficios no percibidos, etc. Es recomendable tomar en cuenta las siguientes observaciones para disminuir la resistencia al cambio y darle importancia a las Tecnologas de la Informacin:

Tener bien claros los objetivos y metas de la organizacin. Mantener una comunicacin estrecha con los empleados. Definir reas de oportunidad dentro del negocio. Capacitacin constante. Aumento de los niveles de participacin en las decisiones de la organizacin. Visualizar la importancia de las Tecnologas de la Informacin. Automatizar las reas y procesos crticos de la organizacin. Dar atencin al cliente y asegurarse de su completa satisfaccin.

Calidad en el servicio como ventaja competitiva

El medio ambiente competitivo en el que se desenvuelven las organizaciones exige cada vez ms la bsqueda de nuevas formas para satisfacer a los clientes y a la vez obliga da con da a pedir mas de nuestros proveedores de bienes o servicios, todo esto puede ser posible a travs del uso adecuado de las Tecnologas de la Informacin.

La calidad en el servicio ha sido descrita como una forma de actitud, relacionada pero no igual al concepto de satisfaccin, que resulta de la comparacin de las expectativas del cliente con lo que recibe de un servicio determinado. Para lograr que la calidad en el servicio sea una ventaja competitiva para la organizacin, se requiere de acciones definidas y factibles que se apoyen en el uso de las Tecnologas de la Informacin, tomando en cuenta las siguientes consideraciones:

Conocer lo que el cliente quiere. Definir normas de servicio. Analizar los procesos involucrados para proporcionar dicho servicio. Establecer sistemas, mtodos y procedimientos. Compromiso del personal. Capacitacin al personal. Trabajo en equipo. Evaluacin y adecuacin continua.

Aplicacin de las Tecnologas de la Informacin para alcanzar ventajas competitivas

La aplicacin y el uso de las Tecnologas de la Informacin en las organizaciones no es una tarea sencilla. La evolucin que han tenido stas, as como el entorno en el que se encuentran inmersas las organizaciones crean retos importantes para la funcin tecnolgica.

Las nuevas organizaciones deben operar sobre un esquema que incluya la habilidad de disear, producir, cotizar y entregar productos y servicios para satisfacer una demanda dinmica de clientes particulares a bajo costo, rescatando as las ventajas que se tenan en entornos estables con la produccin en masa. Este mismo requerimiento aplica a la funcin informtica, que debe

ser capaz de responder a necesidades dinmicas de la empresa en forma rpida, flexible y con bajo costo.

Para lograr lo anterior, es imperativo que las organizaciones logren instrumentar una administracin estratgica de la tecnologa, e identifiquen las reas de oportunidad que existen para generar ventajas competitivas mediante el uso de las Tecnologas de la Informacin.

De acuerdo al modelo de Michael Porter, para analizar la estructura competitiva del negocio se supone la existencia de fuerzas fundamentales que se encuentran presentes en toda la estructura competitiva.

Entrada de nuevos competidores. La solidez de esta fuerza depende primordialmente de las barreras de entrada construidas alrededor de una organizacin. En la medida en que un negocio pueda ser copiado o imitado fcilmente, ya sea con poco esfuerzo innovador o baja inversineconmica, ser ms vulnerable al ataque de nuevos inversionistas. Una misin fundamental de las Tecnologas de la Informacin es apoyar el establecimiento de procesos, procedimientos y tcnicas que permitan evitar o frenar la entrada de nuevos competidores al negocio. Poder de negociacin de los compradores. Los compradores de un negocio constituyen una fuerza que modifica la estructura competitiva. Son los compradores quienes presionan los precios a la baja, demandan servicios o productos diferenciados o de mayor calidad. Las Tecnologas de la Informacin tienen mucho que aportar para mejorar los servicios y productos que se ofrecen en el mercado; por ejemplo la implantacin de un centro de Informacin que permita a los clientes obtener informacin relevante de sus pedidos, precios, saldos, inventarios, etc, puede ser ejemplo de un Sistema de Informacin estratgico que apoye a los clientes, cambiando la estructura competitiva en un segmento de mercado determinado. Productos o Servicios sustitutos. Los productos o servicios sustitutos son aquellos que pueden desplazar a otros, sin ser exactamente iguales, pero que ofrecen al consumidor un producto o servicio equivalente. En el campo de las Tecnologas de la Informacin existe una variedad de ventajas para ofrecer estos productos o servicios. Por ejemplo, la tecnologa de comunicaciones y las facilidades de correo electrnico pueden sustituir el uso de la papelera convencional para el uso de la correspondencia. Poder de negociacin de los Proveedores. Los proveedores compiten entre s para lograr mejores condiciones de venta con sus clientes, tales como precios, servicios y calidad. El uso de la Tecnologas de la Informacin puede ayudar en forma determinante a las actividades de una industria. Por ejemplo a travs del EDI, un proveedor puede permitir a sus clientes la consulta de

informacin relevante acerca de inventarios, ofertas, programas de produccin, etc. As mismo, el envo de facturas y confirmacin de pedidos puede hacerse por medios electrnicos.

Alineando las Tecnologas de la Informacin a la estrategia del negocio

El buen desempeo del uso de Tecnologas de Informacin en una organizacin depende de la armona entre estrategias, infraestructura y procesos del negocio asociados con los recursos tecnolgicos.

La evolucin y amplia aplicacin de las tecnologas de la Informacin obligan a que se revisen a conciencia las estrategias de los negocios. Las organizaciones interesadas en aplicar las Tecnologas de la Informacin deben revisar sus estrategias de comercializacin, produccin y distribucin para implementar una adecuada estructura tecnolgica, que tome en cuenta las tendencias tecnolgicas y la visin de lo que se quiere en el futuro.

El objetivo de las Tecnologas de la Informacin es mejorar el desempeo de la empresa, el enfoque est en el recurso humano y la fuente de estos mejoramientos est en la tecnologa. Por otro lado debe considerarse la estrategia organizacional como un medio para accionar las estrategias y tcticas de la empresa, por lo que es primordial el utilizar las Tecnologas de la Informacin.

La formulacin de la estrategia empresarial se realiza mediante el anlisis de las entradas internas y externas, empleando diversas tcnicas para generar los objetivos, las polticas y los planes de accin. Algunos de estos procesos precisarn el desarrollo o mejora de los sistemas de informacin. Esta definicin de requerimientos (qu es preciso hacer) debe entonces trasladarse a soluciones basadas en tecnologa (cmo satisfacer las necesidades).

Muchas veces esta simple relacin no est presente en la realidad de la planificacin de los sistemas de informacin y las tecnologas de la informacin de muchas organizaciones. Tanto los sistemas de informacin como las tecnologas de Informacin pueden y deben ser tenidos en cuenta en el proceso de formulacin de la estrategia empresarial; pues puede hacer de sta una realidad.

El impacto potencial de las tecnologas de la informacin sobre la empresa y su entorno no slo depender de lo que sta desee hacer, sino tambin de lo que los dems estn haciendo o de lo que sean capaces de hacer. La integracin de los Sistemas de Informacin y la estrategia empresarial debe, por tanto, incorporar mtodos para evaluar el impacto potencial que pueden tener los SI/TI sobre la organizacin y su entorno. Esto es tan primordial como el considerar otros factores ambientales externos para la formulacin de la estrategia empresarial.

El anlisis estratgico de la empresa debera identificar las reas en las cuales se podran hacer inversiones en sistemas de informacin. La ejecucin de estas inversiones dependern de la habilidad de traducir estos requisitos empresariales en sistemas de informacin concretos y de la capacidad de la estrategia de las Tecnologas de la Informacin para proporcionarlos. De acuerdo a estos planteamientos se derivan la estrategia de los sistemas de informacin y la estrategia de las tecnologas de la informacin.

Estrategia de Sistemas de Informacin: Define las necesidades de informacin y sistemas que tiene la empresa, as como las funciones que la integran. EL objetivo es definir las necesidades de aplicaciones de los sistemas de informacin y las tecnologas de la informacin en concordancia con los planes y aspectos crticos de la empresa. Estas necesidades son cambiantes en el tiempo, por lo que han de actualizarse, revisarse y priorizarse de forma continua, en base a las exigencias del negocio. La estrategia tambin debe definir quin, en trminos de la organizacin, ha de ser responsable de la planificacin, entrega e implantacin de los sistemas de informacin necesarios. Estrategia de Tecnologa de la Informacin: Define como se van a satisfacer las necesidades en base a las prioridades de la estrategia de los sistemas de informacin y a la tecnologa de informacin necesaria para desarrollar y operar las aplicaciones actuales y futuras. Esto implica determinar la forma en que han de desarrollarse las aplicaciones y cmo se van a adquirir, utilizar, controlar y gestionar los recursos tecnolgicos y humanos necesarios para satisfacer las necesidades de la empresa.

Dado que el proceso de planificacin estratgica de SI/TI es continuo e iterativo, es importante disponer de un marco de trabajo coherente que sea comprendido por todo el persona implicado. Los resultados finales de este proceso son, por un lado, las estrategias de Sistemas de Informacin de la empresa, que definen sus necesidades y prioridades de informacin, y, por otro, las estrategias de Tecnologas de Informacin que describen la infraestructura de medios y los servicios de distribucin necesarios.

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Entradas y salida de la estrategia de SI/TI (Tomado de Fundamentos de Sistemas de Informacin por, C. Edwards, J. Ward, A. Bytheway)

Como se observa en el grfico, la estrategia de las Tecnologas de Informacin dentro de la organizacin debe estar basada en las necesidades del negocio. Dicha estrategia debe dar prioridad a la demanda de acuerdo a las necesidades planteadas, y luego asegurar que se gestiona la oferta de recursos y de tecnologa de la mejor forma posible para satisfacer la demanda.

La implantacin de un proceso de planificacin de las Tecnologas de la Informacin, impulsado por una permanente orientacin hacia el negocio, debe ser recurrente, y actualizado continuamente, de acuerdo a la evolucin de la organizacin. En la mayora de los casos, la duracin adecuada de un planestratgico de SI/TI sera de dos a tres aos, enmarcado en un horizonte de planificacin empresarial.

Las Tecnologas de la Informacin deben estar unidas a los procesos de la organizacin como uno de los insumos de control de los mismos. Para la definicin de las necesidades de informacin y de sistemas, deben identificarse ciertas directrices; as mismo se deben identificar oportunidades con base en la creacin de ventajas competitivas, modificaciones a la base de la competencia y cambios en la fuerza del mercado.

Valorar la intensidad informativa. La primera tarea de la empresa es evaluar la intensidad informativa presente y potencial de los productos y los procesos de cada unidad estratgica. Esta evaluacin de la situacin actual ayuda a decidir "en dnde estamos", adems de reconocer de forma creativa las oportunidades futuras, para identificar lo que la empresa podra hacer. Determinar el papel de la tecnologa en la estructura del sector. Es conveniente examinar el probable efecto de la tecnologa de la informacin en la estructura del sector en el que la empresa opera. Distinguir y clasificar las formas en que se podra aprovechar la tecnologa de la informacin para obtener ventajas competitivas. Debe partirse del supuesto de que la tecnologa puede afectar a todas y cada una de las actividades de la cadena de produccin de valor. Investigar las formas en que podran generarse nuevos negocios por medio de la tecnologa de la informacin.

 Desarrollar un plan de aprovechamiento de la tecnologa de la informacin. La gestin de la tecnologa de la informacin no puede seguir siendoresponsabilidad slo del departamento de informtica.

Una vez identificados los procesos que pueden apoyarse en las Tecnologas de la Informacin, es necesaria la evaluacin de los mismos para saber que tan efectivo es su funcionamiento, y qu tan factible es el uso de las Tecnologas de la Informacin en ellos. La tecnologa permitir entonces redisear los procesos actuales, mediante nuevas y mas modernas tcnicas.

Es necesario la gestin que asegure un entorno de aplicacin de las Tecnologas de la Informacin dentro de la organizacin, que tenga resultados exitosos. Para ello se debe garantizar que la estrategia de las Tecnologas de la Informacin refleje la estrategia de la empresa, as como que la demanda de las diferentes aplicaciones ha de reflejar la necesidad real y crtica de la empresa. Por lo tanto la oferta de sistemas y tecnologa ha de ser adecuada para esta demanda.

Existen oportunidades en cada uno de los componentes de las Tecnologas de la Informacin para apoyar la estrategia corporativa, mas importante es el hecho de que sin una adecuada tecnologa de informacin apoyando la estrategia de la empresa, sta no podr competir en el mundo globalizado.

CONCLUSIONES

El uso de las Tecnologas de la Informacin ha obtenido en la actualidad una gran relevancia estratgica, debido a que est cambiando la forma en que las empresas operan, sus procesos, servicios y productos; hasta en ocasiones estn redefiniendo a los productos en s mismos.

Los Sistemas de Informacin permiten a las organizaciones lograr ventajas competitivas de diversas maneras: coordinando actividades de valor en localidades que se encuentran en una amplia geografa, o tambin mediante la creacin de nuevas interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las industrias. Los sistemas de informacin estratgicos son una herramienta muy poderosa, ya que influye en la mayora de las reas de la organizacin.

Las organizaciones, adems de contar con una clara visin del negocio, debern contar con una visin global de luso de las Tecnologas de la Informacin dentro de la empresa. Esta visin es necesaria para asegurar que las tecnologas estn efectivamente introducidas dentro de la organizacin. Cuando la adquisicin de Tecnologas de la Informacin est dirigida a apoyar las estrategias del negocio, se disminuyen los costos y se aceleran los procesos administrativos, mejorando de esta forma las ganancias y beneficios, obteniendo mayores niveles de competitividad.

Las Tecnologas de la Informacin no van a resolver todo por si solas, pero si proporcionarn herramientas poderosas para el xito de cualquier empresa. Para poder sobrevivir en un mercado altamente competitivo, las organizaciones, alineando las tecnologas de la informacin con las estrategias del negocio, podrn desarrollar la capacidad de crear, competir, innovar, y ser mas creativos en sus procesos, productos, y aumentarn las opciones de proporcionar servicios a sus clientes.