LA CONTABILIDAD EN LA ADMINISTRACIN

1. QU ES ORGANIZAR? Organizar es el proceso de asignar derechos y obligaciones y coordinar los esfuerzos del personal en la obtencin de los objetivos de la organizacin. Este proceso presenta por tanto, dos facetas: Establecerla estructura y coordinar. Una vez identificados los objetivos y la estructura durante la planificacin, la organizacin debe determinar quin va a ser que cosa y cmo va a hacer la coordinacin dentro y entre los departamentos de la misma. 2. QU ES ORGANIZACIN? La organizacin es la coordinacin de las actividades de todos los individuos que integran una empresa, con el propsito de obtener el mximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa persigue. 3. LA ORGANIZACIN EMPRESARIAL Es el proceso por medio del cual se logra establecer: La Estructura Orgnica y el Organigrama. Los Cargos y Funciones Administrativas. Las Normas y Reglamentos de Organizacin. Las Mquinas, Equipos y Herramientas. La Infraestructura de los Talleres y Oficinas. El Recurso Humano Necesario.

4. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN La Organizacin promueve la colaboracin y negociacin entre los individuos en un grupo y mejora as la efectividad y la eficiencia de las comunicaciones en la empresa. La Funcin Organizadora crea reas definidas de autoridad y responsabilidad en una empresa, mejorando as el desarrollo de

todas las actividades que se necesitan para alcanzar los objetivos y metas propuestas. Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con el mnimo de esfuerzos. Evita lentitud e ineficiencia. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. 5. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN Permitir la consecucin de los objetivos primordiales Eliminar duplicidad de trabajo. Establecer canales de comunicacin. Representar la estructura oficial de la empresa. 6. ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIN de la empresa lo ms eficientemente y con un mnimo esfuerzo.

7. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN

De la Divisin del trabajo Del Objetivo PRINCIPIOS DE

ORGANIZACION

De Coordinacin
De Autoridad-Responsabilidad

DE LA DIVISIN
DEL TRABAJO Es el principio para de la la especializacin necesario

De Continuidad De Jerarqua De Flexibilidad

eficiencia en la utilizacin de las

personas. Consiste en la designacin de tareas especficas a cada una de las partes de la organizacin.

DEL OBJETIVO

La estructura de una organizacin es eficaz si le permite al personal contribuir a los objetivos de la empresa. Una organizacin es eficiente si esta estructurada para ayudar al logro de los objetivos de la empresa con un mnimo de consecuencias o costos no deseados.

DE COORDINACIN
Siempre debern mantenerse en equilibrio las unidades de una organizacin. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones.

DE AUTORIDAD-RESPONSABILIDAD
La autoridad es el poder derivado de la posicin ocupada por las personas y debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y valor moral de la persona.

DE JERARQUA
La organizacin, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa.

DE FLEXIBILIDAD
Mientras ms increbles se tomen decisiones para otorgar mayor flexibilidad a la estructura de una organizacin, mejor podr sta cumplir con su propsito. En cada estructura se deben incorporar procedimientos y tcnicas para anticipar y reaccionar ante el cambio. La empresa que sufre de inflexibilidad, se arriesga a ser incapaces de hacer frente a los retos de los cambios econmicos, tcnicos, biolgicos, polticos y sociales.

DE CONTINUIDAD
La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente.

8. ELEMENTOS DEL PROCESO DE ORGANIZACIN

C O O R D I.

PROCESO DE ORGANIZACI ON

J E R A R Q.

DIVISION DEL TRABAJO

DEPARTAMENTALIZ A.CION

 PROCESO DE ORGANIZACIN
PASOS BSICOS PARA ORGANIZAR

Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lgica y cmoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la divisin del trabajo.

Combinar las tareas en forma lgica y eficiente, la agrupacin de empleados y tareas se suele conocer como la departa mentalizacin.

Especificar quien depende de quien en la organizacin, esta vinculacin de los departamentos produce una jerarqua de la organizacin.

Establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integracin. Este proceso se conoce con el nombre de coordinacin.

DIVISIN DEL TRABAJO

Se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsable de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general.

La divisin del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad por consiguiente comenta la especializacin, pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo.

DEPARTAMENTALIZACIN
Se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o tiene una relacin lgica, para ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se representan los

FABRICACION

MARKETING

diferentes departamentos que integran la organizacin. Por ejemplo los colaboradores se pueden agrupar en departamentos de compras, departamento de produccin, etc.

COMPRAS JERARQUA
Son los diferentes niveles de autoridad:

GERENTE JEFE
SUPERVISOR

CAPATAZ

COORDINACIN
La coordinacin es un

OBRERO proceso integrador o

sincronizador de los esfuerzos y acciones del personal, en calidad, tiempo y en direccin, de suerte que funcione armnicamente y sin fricciones y duplicaciones, a fin de satisfacer y alcanzar los objetivos y metas establecidas por la empresa.

PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIN
Fijacin del objetivo general. Determinacin de las actividades o reas. Establecimiento de las unidades administrativas. Elaboracin de la estructura orgnica. Estructuracin del organigrama. Fijacin de las funciones y responsabilidades. Elaboracin del cuadro de cargos. Asignacin de personal.

9. TIPOS DE ORGANIZACIONES Segn Idalberto Chiavenato, las organizaciones son extremadamente heterogneas y diversas, cuyo tamao, caractersticas, estructuras y objetivos son diferentes. Esta situacin, da lugar a una amplia variedad de tipos de organizaciones que los empresarios deben conocer para que tengan un panorama amplio al momento de estructurar o reestructurar una organizacin. Teniendo esto en cuenta, a continuacin se da una descripcin de los principales tipos de organizaciones, clasificados segn sus fines y formalidades: Organizaciones Segn Sus Fines: Es decir, segn el principal motivo que tienen para realizar sus actividades. Estas se dividen en:

ORGANIZACIONES SEGN SUS FINES

Organizaciones con fines de lucro Organizaciones sin fines de lucro

Organizaciones con fines de lucro: Llamadas empresas, tienen como uno de sus principales fines (si no es el nico) generar una determinada ganancia o utilidad para su(s) propietario(s) y/o accionistas.

Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como fin cumplir un determinado rol o funcin en la sociedad sin pretender una ganancia o utilidad por ello.

El ejrcito, la Iglesia, los servicios

pblicos, las entidades

filantrpicas, las organizaciones no gubernamentales (ONG), etc. son ejemplos de este tipo de organizaciones. Organizaciones Segn Su Formalidad: Dicho en otras palabras, segn tengan o no estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicacin y el control. Estas se dividen en:

ORGANIZACIONES SEGN SU FORMALIDAD

Organizaciones Formales Organizaciones Informales

Organizaciones Formales:

Este tipo de organizaciones se caracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicacin y el control. El uso de tales mecanismos hace posible definir de manera explcita dnde y cmo se separan personas y actividades y cmo se renen de nuevo.

Segn Idalberto Chiavenato, la organizacin formal comprende estructura organizacional, directrices, normas y reglamentos de la organizacin, rutinas y procedimientos, en fin, todos los aspectos que expresan cmo la organizacin pretende que sean las relaciones entre los rganos, cargos y ocupantes, con la finalidad de que sus objetivos sean alcanzados y su equilibrio interno sea mantenido. Este tipo de organizaciones (formales), pueden a su vez, tener uno o ms de los siguientes tipos de organizacin:

Organizacin Organizacin Lnea - Staff Funcional Organizacin ORGANIZACION LINEAL Lineal

Este tipo de organizacin se conoce tambin con el nombre de organizacin vertical y contiene una serie de relaciones directas entre superiores y dependientes, basadas en la responsabilidad directa.

En esta clase de organizacin no funciona la asesora y la coordinacin solamente es tomada por las unidades administrativas que estn en un mismo nivel de autoridad.

Caractersticas de la Organizacin Lineal

Posee principios esenciales (tiene una jerarquizacin de la autoridad en la cual los superiores son obedecidos por sus respectivos subalternos) muy defendida por Fayol en su teora clsica de la administracin.

Tiene lneas formales de comunicacin, nicamente se comunica con los rganos o cargos entre si a travs de las lneas presentes del organigrama ecepto los situados en la sima del mismo.

Centraliza las decisiones, une al rgano o cargo subordinado con su superior, y as sucesivamente hasta la cpula de la organizacin.

Ventajas:

No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad. Rapidez en el cumplimiento de las rdenes Mayor facilidad en la toma de decisiones y en su ejecucin. Es ms fcil y til en la pequea empresa.

Desventajas:

Deja toda la organizacin en una sola persona, por lo tanto el triunfo o fracaso de dicha persona ser el triunfo o fracaso de la organizacin.

No permite el asesoramiento del personal subordinado. Los miembros de la organizacin se tornan mecanicistas. No fomenta la especializacin.

Esquema De Organizacin Lineal

GERENTE

ENCARGADO COMPRAS

ENCARGADO PRODUCCION

ENCARGADO VENTAS

AUXILIAR COMPRAS

OBREROS

VENDEDORES

ORGANIZACION FUNCIONAL

Esta clase de organizaciones estn formadas de acuerdo a la especialidad en determinada rea del conocimiento de cada unidad administrativa, crece generalmente en forma horizontal.

Se le llama funcional porque el jefe de una determinada rea puede desempearse en otras reas afines, es decir permite la funcionalidad.

Caractersticas de la Organizacin Funcional

Autoridad funcional o dividida: es una autoridad sustentada en el conocimiento. Ningn superior tiene autoridad total sobres los subordinados, sino autoridad parcial y relativa.

Lnea directa de comunicacin: directa y sin intermediarios, busca la mayor rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles.

Descentralizacin de las decisiones: las decisiones se delegan a los rganos o cargos especializados. nfasis en la especializacin: especializacin de todos los rganos a cargo.

Ventajas:

Incentivan la especializacin, permitiendo mayor eficiencia Permite la coordinacin de los integrantes de la organizacin a todo nivel. Las decisiones son tomadas con un criterio ms tcnico. Se obtiene la ms alta eficiencia de cada persona. Disminuye la presin sobre un solo jefe.

Desventajas:

No permiten un control oportuno y eficaz. Las especialidades en ms de una rea del conocimiento y no utilizados racionalmente puede dar lugar a una disminucin en la eficacia.

Se da con mucha frecuencia la duplicidad de mando. Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad.

Esquema De Organizacin Funcional

GERENTE

ABASTECIMIENTOS

PRODUCCION

MARKETING

CONTABILIDAD

REHUMANOS

FABRICACION

CAJA

ORGANIZACION LINEAL CON ASESORIA

Se combinan los dos tipos de organizacin, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una. Conserva de la organizacin lineal o militar la autoridad que se transmite a travs de un solo jefe. Y de la funcional, la especializacin de cada actividad en una funcin.

Est basada sobre el empleo de los especialistas, puestos en sus respectivos sitios y considerados exclusivamente en funcin de consulta.

Este tipo de organizacin es el ms utilizado en la actualidad.

ORGANIZACION LNEA STAFF

El tipo de organizacin lnea-staff es el resultado de la combinacin de los tipos de organizacin lineal y funcional, buscando incrementar las ventajas de esos dos tipos de organizacin y reducir sus desventajas. En la organizacin lnea-staff, existen caractersticas del tipo lineal y del tipo funcional, reunidas para proporcionar un tipo organizacional ms complejo y completo. En la organizacin linea-staff coexisten rganos de lnea (rganos de ejecucin) y de asesora (rganos de apoyo y de consultora) manteniendo relaciones entre s. Los rganos de lnea se caracterizan por la autoridad lineal y por el principio escalar, mientras los rganos de staff prestan asesora y servicios especializados.

ORGANIZACIN POR COMITS

Asignarlos diversos asuntos administrativos a un grupo de personas que se renen para discutir y resolver los problemas que se les encomienden; se da en combinacin con otro tipo de organizacin. Hay comits directivos, ejecutivos, de vigilancia, consultivos, etc.

Ventajas:

Las soluciones son ms efectivas. Se comparte la responsabilidad. Permite que las ideas se fundamenten. Se aprovecha al mximo la experiencia.

Desventajas:

Las decisiones son lentas. Es difcil disolverlos. Los gerentes se desligan de la responsabilidad.

Organizaciones Informales:

Este tipo de organizaciones consiste en medios no oficiales pero que influyen en la comunicacin, la toma de decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer las cosas en una organizacin. Segn Hitt, Black y Porter, aunque prcticamente todas las organizaciones tienen cierto nivel de formalizacin, tambin todas las organizaciones, incluso las ms formales, tienen un cierto grado de informalizacin. 10. una ORGANIZACION COMO SISTEMA ABIERTO interaccin dinmica con su ambiente sean clientes,

Una empresa es un sistema creado por el hombre, la cual mantiene proveedores, competidores, entidades sindicales, o muchos otros

agentes

externos.

Influye sobre el ambiente y recibe influencias de est. Adems es un sistema integrado por diversas partes relacionadas entre s, que trabajan en armona con el propsito de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organizacin como de sus participantes. La organizacin debe verse como un todo constituido por muchos subsistemas que estn en interaccin dinmica entre s. Se debe analizar el comportamiento de tales subsistemas, en vez de estudiar simplemente los fenmenos organizacionales en funcin de los comportamientos individuales. 11. ORGANIZACION COMO SITEMA CERRADO

El sistema cerrado tiene pocas entradas y salidas en relacin con el ambiente externo que son bien conocidas y guardan entre s una razn de causa y efecto: a una entrada determinada (causa) sigue una salida determinada (efecto); por esta razn, el sistema cerrado tambin se denomina mecnico o determinista (los motores, las mquinas y la mayor parte de la tecnologa inventada por el hombre). Hay una clara separacin entre el sistema y el ambiente, es decir, las fronteras del sistema estn determinadas. No existe un sistema totalmente cerrado, ni uno totalmente abierto. 12.

FACTORES DE FRACASO Y DE XITO EMPRESARIAL

Son muchas las razones por la que una empresa fracasa. Pero esta ultima palabra se entiende simplemente otra, terrible para cualquier gerente, y mas aun, para cualquier que se auto tilde empresario: la quiebra.

Anualmente, son miles las empresas que conocen lo que es cerrar sus puertas por haber llegado a su situacin de insolvencia econmica. Otras pese a que no lleguen al fracaso total, viven en una permanente zozobra.

Para

conocer

mas

exactamente

sobre

esto

problema

nos

preguntamos Por qu empresas que parecieron ser todo un xito,

de un momento a otro empiezan a ir cuesta debajo de forma repentina).

FACTORES DE FRACASO
FRACASAR POR FALTA DE VISION. LAS DEUDAS UNA MALA ADMINISTRACION LAS RAZONES DE UN FRACASO BRINDAR MAL SERVICIO AL CLIENTE

LOS ENEMIGOS INTERNOS NO CONTAR CON STOCK

FACTORES DE XITO EMPRESARIAL

PROYECTAR LA EMPRESA EXTERIOR.

EXPLOTACION DE OPORTUNIDADES

FACTORES DE EXITO

POSICIONAMIENTO EN EL MERCADO

LIDERAZGO E INNOVACION

INTEGRACION

13.

CONCLUSIONES Y COMENTARIOS

Se han producido dos grandes procesos que han influido en la organizacin empresarial, que a la vez se estima como complementarios, uno es el de globalizacin y el otro lo podramos definir como el de microorganzacin, el primero vendra a significar una exigencia de adaptarse y adaptar las estrategias empresariales al mercado global y el segundo proceso vendra determinado por ese proceso de adaptacin que se lleva a cabo dentro de los mercados internos de cada pas.

La irrupcin de las nuevas tecnologas han posibilitado nuevas maneras de plantear las relaciones laborales, adems de posibilitar una mayor movilidad de empresas y capitales, lo que desde luego ha tenido su reflejo en la aparicin de nuevas empresas y nuevas formas de organizacin empresarial.