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CENTRO DE AUTOACCESO DEL DEPARTAMENTO DE IDIOMAS, CADI SISTEMA DE GESTIN PARA LA CALIDAD ISO 9001:2008

PROC-CR-IV-2-4 Revisin 4/2009

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

Emisin: Octubre/2006 Revisin: Septiembre/2009 Originado por: Comit de Calidad. Aprobado por: Comit de Calidad.

ELABOR

REVIS

APROB

Comit de Calidad del CADI.

Comit de Calidad del CADI.

Comit de Calidad del CADI.

NOMBRE

CARGO

FIRMA

Ing. Landy Jana Rodrguez

Jefe del Departamento de Idiomas

__________________.

Hernndez.
C.D Rosa Marlene Cerna Padilla.

de la UMSNH.
Gestor Interno de la Calidad del Centro de Autoacceso del Departamento de Idiomas. Gestor Interno de la Calidad del Centro de Autoacceso del Departamento de Idiomas. Gestor Interno de la Calidad del Centro de Autoacceso del Departamento de Idiomas. __________________.

C. Anglica M. Mondragn S.

__________________.

M.A. Daniela Lpez Guzmn

__________________.

Cambios de esta versin


Esta es la versin 4/2009 de este documento, aprobada el 29/Septiembre/2009 como resultado de la revisin del Sistema de Gestin para la Calidad ISO 9001:2008 para el CADI. Los cambios realizados estn ajustados a lo establecido en el propio Procedimiento de Control de Documentos (PROC-CD-IV-2-3) Revisin 01/Febrero/2008.

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CENTRO DE AUTOACCESO DEL DEPARTAMENTO DE IDIOMAS, CADI SISTEMA DE GESTIN PARA LA CALIDAD ISO 9001:2008

PROC-CR-IV-2-4 Revisin 4/2009

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

Emisin: Octubre/2006 Revisin: Septiembre/2009 Originado por: Comit de Calidad. Aprobado por: Comit de Calidad.

1. Propsito y Alcance
1.1 Propsito Proporcionar instrucciones para el control de los registros de calidad y para el desarrollo de las actividades relacionadas con ellos, dentro del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) del Centro de Autoacceso del Departamento de Idiomas (CADI). 1.2 Alcance Los lineamientos establecidos en este procedimiento aplican a los registros generados por nuestro Sistema de Gestin de la Calidad (SGC).

2. Responsables
Personal Responsable del Cumplimiento de este Documento [ver todos] Puesto o Funcin en CADI Gestor Interno de la Calidad Controlador de Documentos Personal de Servicio Coordinadores y Asesores Comit de Calidad del CADI Departamento/rea, Seccin Gestin de la Calidad Produccin CADI Atencin a usuarios del CADI Atencin a usuarios del CADI Todas las reas

3. Descripcin
Debido a que uno de los fundamentos principales del Sistema de Calidad es el tener la capacidad para demostrar en todo momento el seguimiento de sus lineamientos, los Registros de Calidad representan una posibilidad de demostrar lo eficaz de la planificacin, la operacin y el control de los procesos del Sistema de Calidad de CADI. Los documentos considerados como registros de calidad sujetos a los lineamientos descritos en este procedimiento son aquellos contenidos en la Lista Maestra de Documentos (FO-LMD-IV-2-3). Algunos ejemplos son: Minutas CADI (FO-MC-V-5-3); Educacin Formal Reconocida por la SEP (FO-EFRSEP-VI-2-2-e); Cursos del Personal (FO-CP-VI-2-2-e);

En el CADI hemos establecido el uso de software y archivos digitalizados en las computadoras asignadas al personal, para apoyar el control de los registros de nuestro SGC. Estos archivos se refieren a los formatos de registros vigentes en nuestro SGC, por lo que constituyen un elemento de consulta para comparar y garantizar que los formatos que se usan en las reas de trabajo son los vigentes. Y en algunos casos pueden ser llenados directamente en los equipos de cmputo por las partes interesadas.

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PROC-CR-IV-2-4 Revisin 4/2009

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

Emisin: Octubre/2006 Revisin: Septiembre/2009 Originado por: Comit de Calidad. Aprobado por: Comit de Calidad.

Es responsabilidad del Controlador de Documentos, la conservacin y el mantenimiento de dichos archivos, y es responsabilidad del Gestor Interno de la Calidad la orientacin de uso, para quien por sus funciones y responsabilidades requiere utilizar los formatos. Se conservan, adems, copias de los registros impresos de todos los formatos vigentes de nuestro SGC; en resguardo del Controlador de Documentos. Estas copias permiten su consulta, en caso de que por alguna razn, dejaran de funcionar los equipos de cmputo. Todo el personal del CADI tiene acceso a consultar los formatos de registro vigentes, a los archivados en forma impresa y a los que se encuentran en forma digitalizada. Sin embargo conservan en su rea de trabajo, solo aquellos formatos de registro necesarios y suficientes para desarrollar sus actividades cotidianas. Los registros que genera nuestro SGC se identifican, almacenan, protegen, recuperan, disponen, distribuyen y se retienen conforme a las siguientes actividades:

4. Actividades
I. IDENTIFICACIN: Todos los formatos de registros cuentan con un cdigo de identificacin asignado previamente por el Gestor Interno de la Calidad conforme a lo establecido en la Lista Maestra de Documentos (FO-LMD-IV-2-3). y cuando estos son utilizados, el personal responsable de cada rea verifica que sean legibles y se llenen adecuadamente. Las carpetas que contienen los registros almacenados o retenidos en las diferentes reas, son identificadas por el personal, indicando el tipo de registro o formato de registro que contienen. RETENCIN: Todos los registros deben ser retenidos durante un semestre por el personal que los utiliza en las respectivas reas de trabajo.

II.

III.

PROTECCIN: Los registros se protegen en el lugar de uso, en carpetas especiales designadas para tal fin y debidamente identificadas sin posibilidad de que se extraven. Y una vez entregados a los Coordinadores al trmino del semestre, stos a su vez los entregan al Controlador de Documentos, siendo ellos ahora los responsables de protegerlos y conservarlos de su posible prdida o destruccin colocndolos en mobiliario designado para tal fin. DISTRIBUCIN: El personal conserva en su rea de trabajo, slo aquellos formatos de registro necesarios y suficientes para desarrollar sus actividades laborales.

IV.

V.

RECUPERACIN: Los registros que deseen ser consultados posteriormente a su archivo, son proporcionados por el Controlador de Documentos y se consulta dentro de nuestras instalaciones. Al terminar de consultarlo, el personal lo devuelve al Controlador de Documentos, quien lo archiva en el lugar correspondiente.

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VI.

ALMACENAMIENTO: El Controlador de Documentos almacena los registros que recibe al trmino del semestre durante el tiempo establecido en la Lista Maestra de Documentos (FO-LMD-IV-2-3).

VII.

DISPOSICIN: Esta es una responsabilidad compartida entre los Coordinadores y el Controlador de Documentos. Algunos registros son conservados temporalmente como las encuestas de satisfaccin. Otros son archivados en forma permanente como los registros de Cursos del Personal del CADI.

5. Diagrama de Flujo: Actividades para el Control de Registros en el CADI INICIO

IDENTIFICACIN
I

El Personal y el Controlador de Documentos

RETENCIN
II

Todo el Personal

PROTECCIN
III

Controlador de Documentos

DISTRIBUCIN IV Controlador de Documentos

RECUPERACIN V Controlador de Documentos

FO-LMD-IV-2-3
ALMACENAMIENTO VI

FO-CP-VI-2-2-e
DISPOSICIN VII Coordinadores y Controlador de Documentos

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6. Documentos Relacionados
Documentos Relacionados [ ver todos ] Cdigo M-MGC-IV-2-1-b PROC-CD-IV-2-3 FO-LMD-IV-2-3 Ttulo Tipo de Documento Manual de Gestin de la Calidad IV.2.4 Control Manual de Gestin de de los Registros la Calidad Procedimiento de Control de Documentos Lista Maestra de Documentos Procedimiento Lista Maestra

7. Definiciones y Terminologa
.

Definicin de Trminos usados en este Documento [ ver todos ]


Trmino

Registro Copia controlada Documento obsoleto

Definicin Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. Copia de un documento vigente que lleva el sello de Copia Controlada, como evidencia de su vigencia. Documento que ya no es vigente. Deben ser desechados y los que se conservan llevan el sello de Documento Obsoleto

8. Registros
Formatos por Utilizar [ ver todos ] Cdigo FO-MC-V-5-3 Ttulo Minutas CADI rea Persona que debe retener el documento. Gestor Interno para la Calidad

La participacin del Comit de Calidad para este procedimiento es la de elaborar, revisar y aprobar los cambios realizados a este documento. Por lo que la revisin y aprobacin de versiones posteriores se sujetar a lo establecido en el Procedimiento de Control de Documentos (PROC-CD-IV-2-3).

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