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Excel en AutoCAD

Escribe Guillermo Cabello

Por qu dibujar una tabla en AutoCAD si ya la tenemos en Excel? Es fcil y, como quedan vinculadas, al modificar una se modifica la otra mejorando la consistencia del proyecto.
Muchas veces la productividad en AutoCAD no est dada solamente por el uso eficiente de herramientas de dibujo y edicin, sino tambin por el correcto uso de recursos que eviten recrear informacin. Por ejemplo, supongamos el caso en el cual el contenido de una planilla de Microsoft Excel debe ser volcado a una tabla de AutoCAD. Tiene sentido crear informacin que ya existe? Por supuesto que responderemos que no, y tambin aclararemos algunos conceptos para que nos resulte ms fcil comunicarnos con Excel desde AutoCAD. Desde Excel a AutoCAD Se dispone en Excel de un archivo XLS que no es otra cosa que una planilla de superficies que deseamos incluir en el archivo de AutoCAD. Si el lector quiere seguir atentamente el ejercicio propuesto puede utilizar cualquier planilla de Excel o la utilizada en el ejemplo, obtenindola del enlace al pie de esta nota.

En Microsoft Excel, una planilla de superficies. Cmo crearla en AutoCAD y que quede vinculada con sta? Para comenzar en la solapa Insert del ribbon buscamos la opcin Data Links. Observemos que la misma se encuentra ubicada en el panel Linking & Extraction. De esta forma se habr abierto la interfase del administrador de vnculos con datos externos, precisamente el Data Link Manager. Su utilizacin es bastante simple e intuitiva segn veremos.

Data Link se encuentra en el panel Linking & Extraction bajo la solapa Insert y despliega el administrador de vnculos o Data Link Manager.

En la ventana de links del Data Link Manager se debe seleccionar Create a new Excel Data Link. De esta forma se abre un nuevo cuadro de dilogo en el cual AutoCAD solicita un nombre para el vnculo con Excel que se est creando. En el ejemplo le hemos asignado como nombre Planilla de superficies. Si bien el nombre no es en s importante, s lo es si una lmina contiene mltiples data links, es decir muchos vnculos a otras tantas planillas de clculo, lo cual facilitar luego toda la administracin de dichos enlaces. Luego AutoCAD despliega un selector de archivos desde el cual se seleccionar la planilla de Excel con la cual se desea crear un vnculo.

El vnculo con la planilla de Excel puede ser total o por rangos de celdas, opcin que se establece en el Data Link Manager. Seleccionado el archivo de Excel, ocupmonos entonces de analizar la interfase del Data Link Manager. Obsrvese en la figura que el mismo posee una flecha que apunta a la derecha. La misma tambin est presente en otros cuadros de dilogo de AutoCAD y permite ver u ocultar un conjunto ms complejo de funcionalidades del cuadro de dilogo. Nos concentraremos en el conjunto de funcionalidades comprendidas en el rea izquierda de Data Link Manager ms especficamente las opciones identificadas bajo Link Options. Opciones para la vinculacin Link Options permite definir qu es lo que vamos a vincular en Excel con una tabla de AutoCAD. Select Excel sheet to link to, abre una lista desplegable con las planillas que estn incluidas en el archivo de Excel seleccionado en el paso anterior. Una vez seleccionada la planilla podr elegirse entre vincular su totalidad, un rango con nombre o un rango de celdas. Las opciones respectivas son las siguientes:

Link entire sheet, para vincular la planilla completa. Link to a named range, permite una vinculacin con un rango identificado por un nombre. Link to range, permite una vinculacin con un rango de celdas seleccionado.
La opcin por defecto es la primera, ya que lo ms usual es vincular la planilla completa y sta es la que elegiremos; sin embargo, podemos tomar incluso el contenido de una sola celda. Cualquiera que fuera la opcin elegida el botn Preview muestra estrictamente las celdas que se van a vincular.
Para seleccionar una regin rectangular se ingresa el rango en la forma A1:E10. Para seleccionar una columna completa se ingresa la columna en la forma C:C. Para seleccionar un conjunto de columnas se lo ingresa en la forma C:H.

Excel y AutoCAD: contenido y formato Habr que ocuparse ahora de analizar las opciones ubicadas a la derecha de la interfase de Data Link Manager. Estas opciones estn ms relacionadas con el contenido y el formateo de la celda. En efecto, se observan dos grupos de funciones:

Cell contents Cell formatting


Si bien existen opciones para estos grupos, nos ocuparemos estrictamente de la resolucin del ejemplo prctico propuesto y que es normalmente la situacin ms frecuente.

El comando Table, en la solapa Draw y dentro de sta en el panel Annotation permite dibujar una tabla vaca e independiente, o una tabla vinculada a un Data Link. Para ello, en el cuadro nos aseguramos de seleccionar From a data link y el nombre de dicho data link en la lista desplegable. Ahora es el momento de dibujar o insertar la tabla vinculada en AutoCAD. Para ello se selecciona el comando Table. En el ribbon, Table se encuentra en el panel Annotation de la solapa Draw. Este comando abre el cuadro de dilogo Insert table. Las opciones son las siguientes:

Start from empty table, crea una tabla no vinculada; ste no es por lo tanto el caso que nos interesa en esta oportunidad. From a data link, crea una tabla a partir de un vnculo con Excel, y ser sta la opcin que elegiremos,lo cual habilita para que se seleccione el data link correspondiente.
Obsrvese que a la derecha de la lista desplegable se localiza un botn que permite abrir el Data Link Manager. Desde ste se puede hacer click con el botn derecho del mouse para abrir un pequeo men de opciones. Procedamos simplemente a aceptar el data link creado antes sin entrar a modificarlo. Habr que especificar luego el punto de insercin de la tabla en la pantalla grfica de AutoCAD. El resultado ser una tabla en AutoCAD vinculada con la planilla de Excel. Tablas bloqueadas, contenidos bloqueados Se suele comentar que los procedimientos que pueden ejecutarse sobre la tabla vinculada suelen ser algo confusos. Por ello una vez ms iremos a lo prctico.

Observe el lector que al hacer click sobre la tabla, AutoCAD muestra dos pequeos conos: un candado cerrado y dos eslabones de una cadena, unidos. El candado identifica a una tabla bloqueda, en la cual las modificaciones introducidas en la planilla de Excel se propagan a la tabla de AutoCAD. Sin embargo, tambin significa que los cambios en AutoCAD no viajan hacia el Excel. El cono con los eslabones unidos indica que la tabla est vinculada a un Excel.

Seleccionada la tabla, AutoCAD despliega dos conos: el candado indica que la tabla est bloqueada; los eslabones indican que la tabla est vinculada. Vayamos a la planilla de Excel, introduzcamos alguna modificacin, grabemos y observemos como AutoCAD despliega la burbuja de informacin en el ngulo inferior derecho de la pantalla, advirtiendo que un data link sufri cambios; el link al pie de la burbuja permite hacer click para que se actualice la tabla en funcin de los cambios.

La burbuja de advertencia indica que un data link ha cambiado porque los datos de la tabla se modificaron; el link provisto permite que se actualicen los datos de la tabla. La manera ms natural de llevar modificaciones en la tabla de AutoCAD a la planilla de Excel es haciendo los cambios en la planilla que se abre desde AutoCAD. De esa manera evitamos confusos desbloqueos, ediciones y bloqueos. Para ello seleccionamos en el men que se despliega con el botn derecho, la opcin ubicada en Data links e identificada como Open data link file.

La forma ms sencilla de editar la planilla de Excel desde AutoCAD: seleccionada la tabla de AutoCAD, el comando Open Data Link File bajo Data Link en el men desplegado con el botn derecho, abre la planilla.