Apostila de MS Project
Setembro/2007
ndice
1.CONCEITOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS......................................................4 1.1.O QUE PROJETO?.....................................................................................................................4 1.2.PROJETOS X OPERAES CONTINUADAS.........................................................................................4 1.3.ESTMULOS PARA SE INICIAR UM PROJETO........................................................................................4 1.4.O QUE GERENCIAMENTO DE PROJETOS?......................................................................................5 1.5.RESTRIO TRIPLA (ESCOPO, TEMPO E CUSTO).................................................................................5 2.INTRODUO AO MICROSOFT PROJECT.......................................................................6 2.1.O QUE O MICROSOFT PROJECT?.................................................................................................6 2.2.INICIANDO O MS PROJECT..........................................................................................................6 2.3.TELA INICIAL.............................................................................................................................7 2.4.BARRAS DE TTULO E MENU........................................................................................................8 2.5.BARRA DE FERRAMENTAS PADRO.............................................................................................10 2.6.BARRA DE MODOS...................................................................................................................10 3.PROJETOS...............................................................................................................................12 3.1.INICIANDO UM PROJETO..............................................................................................................12 3.2.INSERINDO AS INFORMAES BSICAS..........................................................................................13 3.3.INSERINDO INFORMAES ADICIONAIS..........................................................................................14 4.TAREFAS..................................................................................................................................15 4.1.INSERINDO TAREFAS..................................................................................................................15 4.2.INSERINDO TAREFAS ENTRE TAREFAS J EXISTENTES........................................................................17 4.3.ETAPAS (MARCOS OU MILESTONES)..............................................................................................17 4.4.TAREFAS RECORRENTES.............................................................................................................19 4.5.EXCLUINDO UMA TAREFA...........................................................................................................21 4.6.VINCULANDO TAREFAS...............................................................................................................21 4.7.DESVINCULANDO TAREFAS..........................................................................................................23 4.8.VINCULANDO TAREFAS NO-SEQENCIAIS.....................................................................................24 4.9.OUTRA FORMA DE ALTERAR OU CANCELAR O VNCULO ENTRE AS TAREFAS..........................................25 4.10.DETERMINANDO RESTRIES PARA AS DATAS DE INCIO E FIM DAS TAREFAS....................................26 4.11.ESTRUTURANDO AS TAREFAS.....................................................................................................29 4.12.OCULTANDO E MOSTRANDO AS SUBTAREFAS................................................................................30 4.13.NUMERANDO AS TAREFAS.........................................................................................................30 5.RECURSOS...............................................................................................................................34 5.1.CRIANDO RECURSOS..................................................................................................................34 5.2.ALOCANDO OS RECURSOS...........................................................................................................35 6.PRAZOS....................................................................................................................................38 6.1.INFORMANDO A DURAO DAS TAREFAS........................................................................................38 6.2.ALTERANDO A UNIDADE DE TEMPO..............................................................................................39 6.3.ANTECIPAO E FOLGA ENTRE TAREFAS.......................................................................................41 7.CALENDRIO.........................................................................................................................44 7.1.SELECIONANDO O CALENDRIO BASE DO PROJETO...........................................................................44 7.2.CRIANDO UM NOVO CALENDRIO................................................................................................45 7.3.ALTERANDO UM CALENDRIO.....................................................................................................46 7.3.1.INSERINDO UM FERIADO..........................................................................................................47 7.3.2.ALTERANDO O HORRIO DE TRABALHO......................................................................................47 2
7.4.ATRIBUINDO UM CALENDRIO A UM RECURSO...............................................................................48 7.5.ATRIBUINDO UM CALENDRIO A UMA TAREFA................................................................................50 8.CUSTOS....................................................................................................................................54 8.1.ATRIBUINDO CUSTO AO RECURSO................................................................................................54 8.2.ATRIBUINDO CUSTOS VARIVEIS A UM RECURSO.............................................................................57 8.3.ATRIBUINDO OS CUSTOS VARIVEIS DE UM RECURSO A UMA TAREFA..................................................58 9.ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DE PROJETOS...................................................61 9.1.SALVANDO O PROJETO ORIGINAL COM LINHA DE BASE.....................................................................61 9.2.SALVANDO A LINHA DE BASE......................................................................................................62 9.3.ATUALIZANDO O PROJETO..........................................................................................................64 9.4.ATUALIZANDO TAREFAS.............................................................................................................64 9.5.VISUALIZAO DAS ATUALIZAES..............................................................................................68 9.6.ATUALIZANDO TAREFAS QUE NO ESTO DE ACORDO COM O PLANEJADO............................................68 9.7.COMPARANDO O PLANEJADO COM O REAL.....................................................................................69 9.8.AVALIANDO RESULTADOS...........................................................................................................73 9.8.1.TABELA DE VARIAO............................................................................................................73 9.8.2.OUTRAS TABELAS..................................................................................................................74 9.8.3.CAIXA DE ESTATSTICAS..........................................................................................................75 10.RELATRIOS DO MS PROJECT......................................................................................77 10.1.ACESSANDO OS RELATRIOS.....................................................................................................77 10.2.RELATRIOS..........................................................................................................................78 10.2.1.VISO GERAL......................................................................................................................78 10.2.2.ATIVIDADES ATUAIS.............................................................................................................79 10.2.3.CUSTOS.............................................................................................................................79 10.2.4.ATRIBUIES......................................................................................................................79 10.2.5.CARGA DE TRABALHO..........................................................................................................80 10.2.6.PERSONALIZADOS................................................................................................................80
Tempo
Satisfao do cliente
A qualidade do projeto freqentemente afetada se um dos fatores: custo, tempo ou escopo for alterado. Para que o projeto seja entregue com qualidade e, conseqentemente, atenda as necessidades do cliente, o gerente do projeto precisa estar sempre atento a esses fatores. Projetos de alta qualidade normalmente so entregues dentro do custo, tempo e escopo definidos com o cliente. 5
2.2.Iniciando o MS Project
Para iniciar o MS Project, clique em Iniciar > Programas > Microsoft Project, conforme figura abaixo.
2.3.Tela inicial
O MS Project normalmente iniciado com a visualizao das colunas Nome da tarefa e Durao, e datas do Grfico de Gantt, conforme figura abaixo.
Para visualizar outras colunas, clique em cima da barra que separa a coluna Durao das datas e arraste para a direita at aparecer a coluna Nomes de recursos. Aps essa operao, estaro disponveis as 7
colunas: Nome da tarefa, Durao, Incio, Trmino, Predecessoras e Nomes de recursos, conforme figura abaixo.
Ao iniciar a ferramenta, na Barra de Ttulo aparecer escrito Projeto1. Quando salvar o seu projeto, na Barra de Ttulo aparecer o nome do arquivo. A Barra de Menu composta pelos seguintes itens: Arquivo; Editar; Exibir; Inserir; Formatar; Ferramentas; Projeto; Janela; e Ajuda. Para acionar qualquer um dos menus da lista acima, basta clicar sobre o menu, que aparecer a lista de comandos a ele relacionado.
2.6.Barra de Modos
A Barra de Modos est localizada no lado esquerdo da tela do MS Project e apresenta diversas formas de exibio das informaes referentes ao projeto, conforme apresentado na figura abaixo.
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A tabela abaixo mostra os itens da Barra de Modos e suas respectivas descries. cone Modo Calendrio Descrio Apresenta um calendrio mensal que mostra as tarefas e suas duraes. Use este modo para mostrar as tarefas agendadas em uma semana especfica ou em um intervalo de semanas.
Apresenta um diagrama de rede que mostra Diagrama de todas as tarefas e suas dependncias. Use rede este modo para criar e otimizar suas tarefas em um formato de fluxograma. Apresenta uma lista de tarefas e informaes relacionadas, e um grfico que mostra a linha de base e barras de Gantt agendadas para cada tarefa. Use este modo para comparar a linha de base planejada com a real. Apresenta uma lista de tarefas e informaes relacionadas, e um grfico que mostra tarefas e suas duraes no decorrer do tempo. Use este modo para planejar as tarefas do projeto. Apresenta uma lista de tarefas com seus recursos atribudos e agrupados sob cada tarefa. Use este modo para visualizar quais os recursos esto atribudos a tarefas especficas e para ver os perfis de cada recurso. Apresenta um grfico que mostra alocao de recursos, custos ou emprego. Use este modo para apresentar informaes sobre um recurso ou um grupo de recursos com o decorrer do tempo. Apresenta uma lista de recursos e suas informaes. Use este modo para inserir e editar as informaes dos recursos. Apresenta uma lista com os recursos e suas atribuies com as tarefas agrupadas sob cada recurso. Use este modo para exibir informaes de custo ou alocao de trabalho de um determinado perodo e para definir perfis de trabalho de cada recurso. Abre a caixa de dilogo Mais modos de exibio. Essa caixa de dilogo apresenta uma lista de todos os modos disponveis. 11
Gantt de controle
Grfico de Gantt
Uso da tarefa
Grfico de recursos
Planilha de recursos
Uso do recurso
3. Projetos
3.1.Iniciando um projeto
Para iniciar um projeto, clique no menu Arquivo, comando Novo, conforme figura abaixo.
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Ao realizar a operao acima, a caixa Informaes sobre o projeto se abrir contendo os seguintes campos: Data de incio, Agendar a partir de, Data atual, Data de status, Calendrio, Prioridade, conforme figura abaixo.
Observao: Normalmente, neste momento so preenchidos apenas os campos Data de incio e Data atual.
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Ao realizar essa operao, a caixa Propriedades ser aberta e na guia Resumo, podero ser preenchidas as informaes adicionais conforme necessidade.
4. Tarefas
4.1.Inserindo tarefas
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Para inserir as tarefas utilizaremos o modo de exibio Grfico de Gantt. Para selecion-lo, basta clicar no cone Grfico de Gantt contido na Barra de modos conforme figura abaixo.
Para inserir as tarefas, clique nos campos da coluna Nome da tarefa, insira o nome da tarefa e tecle ENTER. Outra forma de inserir as tarefas dando um duplo clique na linha na qual deseja inserir a tarefa. Ao realizar essa operao a caixa Informaes sobre a tarefa ser aberta, na guia Geral, preencha o campo Nome e clique no boto OK.
Observao: Ao realizar as operaes acima as colunas Durao, Incio e Trmino so preenchidas automaticamente.
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Ao realizar essa operao, aparecer uma linha em branco acima da linha selecionada. Outra forma de realizar essa operao selecionando a linha a qual deseja inserir uma linha acima e apertando o boto Insert do teclado.
Ao inserir uma tarefa com durao zero, ou seja, um marco, ela ser representada no Grfico de Gantt por um losango preto, conforme a figura acima. 17
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4.4.Tarefas recorrentes
Para inserir uma tarefa que seja recorrente durante o projeto, clique no menu Inserir, comando Tarefa recorrente, conforme figura abaixo.
Ao realizar a operao acima, ser aberta a caixa Informaes sobre tarefas recorrentes, nela defina o Nome da tarefa, Durao, o Padro de recorrncia e o Intervalo da recorrncia.
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As reunies de acompanhamento de um projeto, que devem acontecer periodicamente, so exemplos de tarefas recorrentes.
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4.6.Vinculando tarefas
Para estabelecer vnculos de dependncia entre as tarefas, primeiramente selecione as tarefas que deseja vincular, conforme a figura abaixo.
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Outra forma de vincular as tarefas, criando suas relaes de dependncia, utilizando o cone Vincular tarefas da Barra de Ferramentas Padro.
Ao vincular as tarefas, criando suas relaes de dependncia, elas passaro a ter uma seqncia de realizao e esses vnculos sero apresentados no Grfico de Gantt atravs de uma linha que ligar as tarefas. Os tipos de dependncias possveis entre as tarefas so: Trmino-a-Incio (TI) Quando termina a tarefa predecessora, inicia a tarefa sucessora. o Exemplo: A definio do programa executada antes dos testes do mesmo programa. Incio-a-Incio (II) A tarefa predecessora e a sucessora iniciam ao mesmo tempo. o Exemplo: A preparao dos testes e a codificao podem ser executadas durante o mesmo perodo de tempo. Trmino-a-Trmino (TT) - A tarefa predecessora e a sucessora terminam ao mesmo tempo. 22
o Exemplo: A preparao dos testes deve terminar quando terminar a codificao do programa. Incio-a-Trmino (IT) A tarefa sucessora deve iniciar para a tarefa predecessora terminar. o Exemplo: A execuo do sistema antigo no pararia at que a execuo do novo comeasse.
4.7.Desvinculando tarefas
Para desvincular tarefas, ou seja, retirar os vnculos criados para as tarefas, selecione as tarefas as quais deseja retirar os vnculos.
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Outra forma de desvincular as tarefas , aps selecion-las, clicar no cone Desvincular tarefas da Barra de Ferramentas Padro.
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Ao realizar essa operao, a caixa Dependncia entre tarefas ser aberta com as opes de alterar o Tipo da dependncia, o Retardo ou 25
excluir a dependncia, atravs do boto Excluir. Caso altere algum dos campos, clique no boto OK para que a operao seja concluda.
Ao realizar essa operao, a caixa Informaes sobre a tarefa ser aberta. Nesta caixa, altere o campo Tipo de restrio conforme a necessidade.
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Os tipos de restries so: Mais Tarde Possvel - a restrio padro quando um projeto estiver programado do fim para o incio. As tarefas so deslocadas dentro de suas respectivas folgas, para a data de incio, o mais tarde possvel, sem alterar as datas das demais tarefas. Mais Breve Possvel - a restrio padro quando um projeto estiver programado do incio para o fim. As tarefas so deslocadas dentro de suas respectivas folgas, para a data de incio, o mais cedo possvel, sem alterar as datas das demais tarefas. Deve terminar em - Restrio onde se deve informar a data na qual a tarefa deve terminar. Deve iniciar em - Restrio onde se deve informar a data na qual a tarefa deve iniciar. No iniciar antes de - Restrio onde se deve informar a data antes da qual a tarefa no deve iniciar.
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No terminar antes de - Restrio onde se deve informar a data antes da qual a tarefa no deve terminar. No iniciar depois de - Restrio onde se deve informar a data depois da qual a tarefa no deve iniciar. No finalizar depois de - Restrio onde se deve informar a data depois da qual a tarefa no deve terminar.
Ao determinar uma restrio para uma tarefa aparecer um cone na coluna ao lado do Nome da tarefa. Se parar com o mouse sobre esse cone, as informaes sobre a restrio sero exibidas, conforme figura abaixo.
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4.11.Estruturando as tarefas
Algumas tarefas so compostas por subtarefas organizadas hierarquicamente. Essas tarefas so chamadas tarefa resumo e assumem a data de incio da subtarefa que tenha incio mais cedo e a data de trmino da subtarefa que tenha o trmino mais tarde.
Tarefa resumo
Observao: As tarefas resumo, no Grfico de Gantt, so representadas por um colchete preto. Para fazer com que uma tarefa se torne uma subtarefa, selecione-a e utilize o cone Recuo na Barra de Ferramentas Padro. Caso uma tarefa necessite retornar na hierarquia, utilize o cone Recuo para esquerda na mesma barra.
Recuo
Desta forma possvel organizar a hierarquia entre as tarefas. A operao de transformar tarefas em subtarefas tambm conhecida como rebaixamento de tarefas. Observao: Caso uma tarefa resumo seja excluda, a ao tambm afeta suas subtarefas.
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Caso queira visualizar novamente as subtarefas da tarefa resumo, selecione a tarefa resumo e clique no cone Mostrar subtarefas da Barra de Ferramentas Padro, conforme figura abaixo.
4.13.Numerando as tarefas
Caso ache interessante ou se torne necessrio visualizar a numerao de tpicos das tarefas, selecione no menu Ferramentas o comando Opes.
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Com isso, a caixa Opes ser aberta. Nela, marque a caixa de seleo Mostrar nmero da estrutura de tpicos e clique no boto OK, conforme figura abaixo.
Ao realizar essa operao, aparecer a numerao de tpicos das tarefas, conforme figura abaixo.
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5. Recursos
5.1.Criando recursos
Recursos so as pessoas ou itens necessrios para completar uma tarefa. Ao atribu-los s tarefas, o gerente de projetos poder controlar melhor a quantidade de trabalho em uma tarefa, o custo do trabalho e o andamento do projeto. Para criar os recursos que sero alocados s tarefas, devemos abrir o modo de exibio Planilha de recursos atravs do menu Exibir, comando Planilha de recursos, ou atravs da Barra de modos, selecionando o cone Planilha de recursos.
Na Planilha de recursos, preencher as colunas Nome do recurso e Tipo. Caso o tipo do recurso seja Trabalho, preencher a coluna Grupo.
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5.2.Alocando os recursos
Para alocar os recursos criados na Planilha de recursos s tarefas, necessrio selecionar o modo de exibio Grfico de Gantt atravs do menu Exibir, comando Grfico de Gantt, ou atravs da Barra de Modos, selecionando o cone Grfico de Gantt.
No Grfico de Gantt, selecione a tarefa a qual deseja alocar o recurso e clique no cone Atribuir recursos da Barra de Ferramentas Padro. A caixa Atribuir recursos ser aberta, ento selecione o recurso para a tarefa e clique no boto Atribuir, conforme figura abaixo.
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Observao: Mais de um recurso pode ser atribudo a uma tarefa. Outra forma de se atribuir os recursos s tarefas dando um duplo-clique sobre a tarefa para abrir a caixa Informaes sobre a tarefa. Na guia Recursos, preencha o campo Recursos, selecionando os recursos conforme figura abaixo.
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6. Prazos
6.1.Informando a durao das tarefas
Ao serem inseridas no cronograma, normalmente as tarefas so criadas com uma durao estimada de um dia. Esta estimativa representada por um ponto de interrogao ao lado da durao das tarefas. Como mencionado anteriormente, as tarefas resumo so automaticamente definidas para terem incio na data da subtarefa que inicia mais cedo e trmino na data de trmino da sua ltima subtarefa. Para informar a durao de uma tarefa, necessrio dar um duplo-clique na tarefa desejada para abrir a caixa Informaes sobre a tarefa e preencher o campo Durao com a durao desejada, conforme figura abaixo.
Outra forma de informar a durao de uma tarefa clicando na coluna Durao e alterando seu valor.
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Na caixa Opes, selecione a opo desejada para o campo A durao inserida em, conforme figura abaixo.
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Observao: Normalmente, essa ao realizada logo aps a criao de um novo projeto para que as tarefas ao serem inseridas no cronograma j apaream com a unidade de tempo desejada. Outra forma de alterar a unidade de tempo , na coluna Durao, digitar aps o nmero da durao: d para dia, h para hora, m para minuto.
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Outra forma de realizar essa atribuio , no Grfico de Gantt, dando um duplo-clique na linha que vincula as duas tarefas. Dessa forma aparecer a caixa Dependncia entre as tarefas e, da mesma maneira como descrito na situao acima, preencher o campo Retardo e, se necessrio, alterar o campo Tipo.
Observao: Para Antecipao, usar tempo negativo, e para Atraso, usar tempo positivo.
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7. Calendrio
7.1.Selecionando o calendrio base do projeto
O MS Project possui trs tipos de Calendrios de Projetos j configurados e que podem ser escolhidos como Calendrio Base do Projeto atravs do menu Projeto, comando Informaes sobre o projeto.
Na caixa Informaes sobre o projeto, selecione o Calendrio Base do Projeto no campo Calendrio.
Os trs Calendrios de Projetos j existentes so: Padro - um calendrio comercial tpico, com o dia iniciando s 9:00 horas e terminando s 18:00 horas, com uma hora de intervalo. Dessa forma, o dia tem 8 horas e a semana 40 horas (de segunda sexta-feira). Os finais de semana so dias de folga. 24 horas - um calendrio ininterrupto. Dessa forma, o dia tem 24 horas e a semana 168 horas. Turno da Noite - um calendrio tpico de turnos noturnos, onde o expediente iniciado s 23:00 horas e encerrado s 8 horas do dia seguinte, tambm com uma hora de intervalo. 44
Na caixa Alterar o perodo de trabalho, clique no boto Novo para abrir a caixa Criar novo calendrio base.
Na caixa Criar novo calendrio base, preencha o campo Nome e selecione um Calendrio de Projetos para servir de base para o novo calendrio, conforme figura abaixo.
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7.3.Alterando um calendrio
Para alterar um calendrio, selecione no menu Ferramentas, o comando Alterar perodo de trabalho.
Na caixa Alterar perodo de trabalho, selecione o calendrio a ser alterado no campo Para, no campo Data(s) selecionada(s), role o calendrio at o ms desejado, selecione o(s) dia(s) e realize as alteraes necessrias.
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7.3.1.Inserindo um feriado
Para inserir um feriado, abra a caixa Alterar perodo de trabalho, conforme explicado anteriormente, selecione a data que ser alterada para feriado no campo Data(s) selecionada(s) e selecione a opo Perodo de folga em Definir a(s) data(s) selecionada(s) como, conforme figura abaixo.
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Na Planilha de recursos, selecione o recurso e no menu Projeto, selecione o comando Informaes sobre o recurso, ou d um duploclique sobre o recurso para que a caixa Informaes sobre o recurso seja aberta.
ou
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Na caixa Informaes sobre o recurso, selecione o calendrio base no campo Calendrio base, conforme figura abaixo.
Aps ter atribudo o calendrio par ao recurso, clique no boto OK. Outra forma de se atribuir um calendrio a um recurso , na Planilha de recursos, selecionar o calendrio base, clicando na coluna Calendrio base, conforme figura abaixo.
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No modo de exibio Grfico de Gantt, marque a tarefa desejada e, no menu Projeto, selecione o comando Informaes sobre a tarefa, conforme figura abaixo.
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Na caixa Informaes sobra a tarefa, selecione o calendrio desejado para a tarefa no campo Calendrio, conforme figura abaixo.
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8. Custos
8.1.Atribuindo custo ao recurso
Para atribuir custo ao recurso, necessrio abrir o modo de exibio Planilha de recursos atravs do menu Exibir, comando Planilha de recursos, ou atravs do cone Planilha de recursos na Barra de Modos.
Na Planilha de recursos, selecione o recurso ao qual sero atribudos os custos e, no menu Projeto, selecione o comando Informaes sobre o recurso, ou d um duplo-clique sobre o recurso para que a caixa Informaes sobre o recurso seja aberta.
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ou
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Na caixa Informaes sobre o recurso, preencha os campos Taxa padro e Taxa de hora extra, ou o campo Custo por uso, na guia Custos, conforme figura abaixo.
Observao: O campo Custo por uso utilizado quando os custos associados a um recurso ou a uma tarefa, independem da durao da tarefa ou do nmero de unidades de um recurso atribudo a uma tarefa. Aps atribuir os custos aos recursos, clique no boto OK.
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ou
Na caixa Informaes sobre o recurso, preencha os campos Taxa padro e Taxa de hora extra, ou o campo Custo por uso, na guia Custos. Porm, ao invs de preencher na guia A (padro) que j foi preenchida anteriormente, devem ser preenchidas as outras guias de Tabelas de taxas de custo, conforme figura abaixo.
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No modo de exibio Uso da tarefa, marque o recurso que est alocado na tarefa, ao qual deseja atribuir seus custos variveis, e selecione no menu Projeto, o comando Informaes sobre a atribuio, conforme figura abaixo.
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Na caixa Informaes sobre a atribuio, selecione a taxa de custo do recurso selecionado que deseja atribuir tarefa atravs do campo Tabela de taxas de custo, conforme figura abaixo.
Observaes: Caso no selecione nenhuma taxa de custo, a que ser atribuda tarefa ser a taxa de custo A (padro). No campo custo aparece o custo da tarefa depois de atribuda a taxa. Aps realizar as alteraes, clique no boto OK.
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Na caixa Assistente de planejamento, selecione <nomedoarquivo> com linha de base e clique no boto OK.
Salvar
Observao: A linha de base de um projeto deve ser vista como uma ferramenta de aprendizado. As informaes reunidas pela comparao da linha de base com o andamento real de um projeto podem ser usadas para identificar futuros problemas, para estabelecer melhores estimativas de durao de tarefa ou para fazer atribuies de recurso mais precisas.
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Na caixa Salvar linha de base, selecione a opo Salvar linha de base e clique no boto OK.
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9.3.Atualizando o projeto
Para atualizar as informaes do projeto, no menu Ferramentas, submenu Controle, selecione o comando Atualizar projeto.
Na caixa Atualizar projeto, selecione at que data todas as tarefas esto concludas e clique no boto OK.
9.4.Atualizando tarefas
Existem algumas formas para atualizar as tarefas que esto sendo realizadas conforme planejado. Nesta apostila veremos algumas delas. A primeira forma atravs do cone Atualizar como agendado da Barra de Ferramentas Padro. Para visualiza-lo, clique com o boto direito do mouse na Barra de Ferramentas Padro e selecione o comando Controle. 64
Aps realizar a operao acima, marque a tarefa que deseja atualizar e clique no cone Atualizar como agendado.
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Outra forma de atualizar a tarefa: Marque a tarefa que deseja atualizar e, no menu Ferramentas, submenu Controle, selecione o comando Atualizar tarefa.
Outra forma para atualizar uma tarefa dando um duplo-clique na tarefa que deseja atualizar. Na caixa Informaes sobre a tarefa, guia Geral, preencha o campo Porcentagem concluda e clique no boto OK.
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Na caixa Atualizar tarefas, preencha os campos Incio e/ou Trmino do quadro Real. Aps o preenchimento, clique no boto OK.
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ou
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Na caixa Assistente de grficos de Gantt Etapa 2, selecione a opo Linha de base e clique no boto Concluir. Caso o boto Concluir no esteja habilitado, clique no boto Avanar at que o habilite.
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Ao ser finalizada a operao acima, aparecer no Grfico de Gantt, a linha de base sendo representada pode barras na cor cinza, conforme figura abaixo. O que permitir, de forma visual e rpida, uma comparao entre como o projeto foi planejado e como ele est evoluindo.
9.8.Avaliando resultados
O MS Project fornece vrias formas de visualizar dados reais x dados planejados. Essas formas de visualizao so acessadas atravs do menu Exibir, submenu Tabela.
9.8.1.Tabela de variao
A tabela de variao uma das tabelas mais acessadas pelo gerente de projetos, pois exibe a diferena entre as datas planejada e real. Para acessar essa tabela, no menu Exibir, submenu Tabela, selecione o comando Variao.
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Ao realizar a operao acima, ser apresentada uma tabela com as seguintes colunas: Nome da tarefa, Incio, Trmino, Incio da linha de base, Trmino da linha de base, Variao inicial e Variao do Trmino, conforme figura abaixo.
9.8.2.Outras tabelas
As outras tabelas que mais auxiliam o acompanhamento e controle por parte do gerente de projetos, so acessadas da mesma forma que a tabela de variao, atravs do menu Exibir, submenu Tabela. So elas: Gantt de Controle - Permite comparar o planejamento com o progresso realizado, nas barras de Gantt. Trabalho - Permite comparar as horas de trabalho planejadas (linha de base), programadas (atual) e realizadas (real), para as tarefas e recursos.
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Custo - Permite comparar custos planejados x custos atuais, para tarefas e recursos, possibilitando a verificao das necessidades de ajustes.
9.8.3.Caixa de estatsticas
Outra forma que o gerente de projetos tem para comparar dados planejados x reais atravs da Caixa de estatsticas. Para acess-la, selecione no menu Projeto, o comando Informaes sobre o projeto.
Na caixa Informaes sobre o projeto, clique no boto Estatsticas, conforme figura abaixo.
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Ao ser aberta, a Caixa de estatsticas trar informaes que permitiro comparar o custo, durao, trabalho, incio e trmino originais do projeto com o custo, durao, trabalho, incio e trmino do projeto atual e o custo, durao, trabalho, incio e trmino que j foi realizado.
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10.Relatrios do MS Project
10.1.Acessando os relatrios
O MS Project oferece modelos de relatrios voltados a diferentes interesses. Para acess-los, no menu Exibir, selecione o comando Relatrios.
Ao realizar a operao acima, ser aberta a caixa Relatrios com as seguintes opes: Viso Geral, Atividades atuais, Custos, Atribuies, Carga de trabalho e Personalizados.
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10.2.2.Atividades atuais
Ao selecionar a opo Atividades atuais na caixa Relatrios, sero oferecidos relatrios que fornecem informaes relativas ao andamento do projeto: Tarefas no iniciadas - Fornece as tarefas no iniciadas, seu cronograma planejado e recursos envolvidos. Tarefas com incio breve - Fornece as tarefas prestes a serem executadas. Tarefas em andamento - Fornece as informaes a respeito das tarefas j iniciadas. Tarefas concludas - Informa sobre as tarefas j executadas. Tarefas que j deveriam ter iniciado - Fornece todas as tarefas com planejamento de incio anterior a esta data. Tarefas adiadas - Informa sobre as tarefas que no esto sendo cumpridas conforme o planejamento original.
10.2.3.Custos
Ao selecionar a opo Custos na caixa Relatrios, sero oferecidos relatrios que fornecem informaes referentes a custos: Fluxo de Caixa - Fornece os custos dirios de cada etapa e cada tarefa, bem como os custos totais de cada semana. Oramento - Fornece as informaes sobre os custos planejados (oramento) e o custo efetivo. Tarefas com oramento estourado - Apresenta apenas as tarefas em que o custo efetivo superou o planejado. Recursos com oramento estourado - Apresenta os recursos que oneraram o oramento. Valor acumulado - Apresenta os custos economizados em relao ao projeto inicial.
10.2.4.Atribuies
Ao selecionar a opo Atribuies na caixa Relatrios, sero oferecidos relatrios que direcionam as informaes no sentido de distribuir responsabilidades: Funes - Informa qual a atribuio de cada responsvel. Funes e prazos - Informa qual a atribuio de cada responsvel e o cronograma de execuo. Lista de tarefas pendentes - Fornece o relatrio das tarefas semanais para um dos recursos utilizados no projeto. Recursos superalocados - Fornece o relatrio dos recursos com sobre-uso (horas extras).
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10.2.5.Carga de trabalho
Ao selecionar a opo Carga de trabalho na caixa Relatrios, sero oferecidos relatrios que direcionam as informaes alocao: Uso da tarefa - Indica qual tarefa utiliza qual recurso, em horas dirias e totais. Uso do recurso - Indica qual recurso utilizado em qual tarefa, em horas dirias e total de horas.
10.2.6.Personalizados
Ao selecionar a opo Personalizados na caixa Relatrios, sero oferecidas vrias opes de relatrio que o usurio pode vir a utilizar, com a possibilidade de formatao personalizada.
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