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CONSIDERACIONES DE OBSERVANCIA OBLIGATORIA PARA LA UTILIZACION DE LOS MODELOS DE CONTRATOS DE JJC Los modelos de contratos que se distribuyen con

este documento se han elaborado como herramienta para la contratacin de bienes y servicios bajo las modalidades ms comunes utilizadas en las obras, tomando en consideracin los ltimos cambios efectuados en la legislacin tributaria sobre el tema de detracciones. De acuerdo al cuadro anexo, se han desarrollado los siguientes modelos de contratos segn el tipo de bienes que se requiere contratar: I. II. III. IV. V. VEHCULOS: Modelo 1: Contrato de Arrendamiento de Vehculo. Modelo 2: Contrato de Servicios de Transporte de Personal EQUIPOS Modelo 3: Contrato de Arrendamiento de Equipos sin Operador. Modelo 4: Contrato de Arrendamiento de Equipo de Construccin con Operador Modelo 5: Contrato de Servicios de Construccin con Equipo Pesado. INMUEBLES Modelo 6: Contrato de Arrendamiento de Inmuebles. SERVICIOS Modelo 7: Contrato de Servicios Menores de Construccin con Factura. Modelo 8: Contrato de Servicios Diversos con Factura. Modelo 9: Contrato de Locacin de Servicios por Honorarios. PARTIDAS DE OBRA Modelo 10: Subcontrato de Obra a Precios Unitarios. Modelo 11: Subcontrato de Obra a Suma Alzada.

Las caractersticas y condiciones para la utilizacin de cada contrato estn especificadas en el cuadro adjunto y en la introduccin de cada modelo de contrato, as como las indicaciones para el caso de las detracciones. Los contratos en obra debern celebrarse estrictamente de acuerdo a las clusulas y condiciones establecidas para cada tipo de contrato. Para ello, es importante conocer los modelos de contratos y las exigencias particulares de cada tipo para informarle al proveedor del servicio o subcontratista en la etapa de negociacin del contrato, en especial lo que se refiere a la exigencia de cartas fianza, fondos de garanta, responsabilidades y penalidades. Cualquier cambio que se desee introducir, deber ser especfico para cada proveedor y/o subcontratista, y no afectar la plantilla del contrato. No se podr introducir ningn cambio, por menor que sea, si no se cuenta con el visto bueno del Departamento Legal y la aprobacin de la Gerencia Administrativa. Los Ingenieros Residentes y Administradores asumirn la responsabilidad por las condiciones pactadas en cada contrato y respondern ante la Gerencia Administrativa por la trasgresin a las disposiciones establecidas en este documento. Se debe tener presente tambin que, de acuerdo a los poderes que JJC otorga para las obras, el importe mximo de cada contrato o subcontrato (de acuerdo a la retribucin total por los

trabajos a ejecutar) que se puede celebrar en obra es US$ 50,000.00. Para la celebracin de contratos que superen este importe, debern intervenir necesariamente el Gerente de Proyecto y un apoderado de obra (hasta US$ 100,000.00) o los apoderados generales de JJC (sobre US$ 100,000.00). Tambin se debe tener presente que los contratos y subcontratos deben ser celebrados necesariamente por los apoderados del Grupo 1 de cada obra, quienes intervendrn individualmente (hasta US$ 20,000.00) o conjuntamente con otro apoderado del Grupo 1 o con un apoderado del Grupo 2 (hasta US$ 50,000). DISPOSICIONES APLICABLES A TODOS LOS CONTRATOS: Antes de firmar cualquier contrato, JJC debe verificar que el representante de la otra parte tenga los poderes necesarios. Enviar al Departamento Legal copia de los poderes con constancia de inscripcin. Antes del inicio de los trabajos o servicios contratados y antes de efectuar cualquier pago, JJC debe cuidar que los contratos correspondientes hayan sido debidamente firmados, y, de ser el caso, haber recibido las garantas estipuladas. Los modelos de contratos tienen clusulas optativas que deben eliminarse del texto si no se emplean. Tambin incorporan notas en letras cursivas y/o de distinto color que tambin debern eliminarse. Se pueden incorporar clusulas con obligaciones o acuerdos especficos, cuidando que stas no se contradigan con otras clusulas y que guarden una redaccin precisa que no admita dobles interpretaciones. Debe cuidarse la correcta numeracin de las clusulas y contar previamente con el visto bueno del Departamento Legal y aprobacin de la Gerencia Administrativa. Todos los trabajos adicionales y los acuerdos que modifiquen los trminos del contrato deben constar por escrito y ser firmados por los representantes autorizados de ambas partes. Los contratos deben estar adecuadamente garantizados segn la naturaleza e importancia de los trabajos o servicios contratados. En los Subcontratos puede exigirse adicionalmente a la carta fianza de fiel cumplimiento, la retencin de un porcentaje de cada valorizacin para la constitucin de un fondo de garanta. Los adelantos de dinero se entregarn a solicitud del subcontratista siempre que se otorgue una carta fianza en garanta de su devolucin. El ingeniero residente de la obra debe exigir el estricto cumplimiento de las condiciones de los contratos. Previo pago de cada valorizacin, se debe exigir la presentacin de los documentos que acreditan el pago de remuneraciones y leyes sociales. Los contratos deben ser numerados de la siguiente manera: C.C. - N Gral. - Clase - N Cto. Donde: C.C. : Centro de costo de la obra. N Gral.: Nmero correlativo general del contrato originado por la obra. Clase: Sigla que corresponde a cada clase de contrato: ARV, LSTP, ARSO, AREO, LSCE, ARI, LSCF, LSDF, LSH, SPU o SSA (ver cuadro adjunto) N Cto.: Nmero correlativo del contrato segn la clase que corresponda.

Los administradores de obra llevarn un registro ordenado de los contratos celebrados en obra, siendo responsables de la asignacin de la numeracin de cada contrato de acuerdo a lo indicado en el prrafo precedente. Si el contrato es elaborado en la Oficina Principal, se coordinar con la Administracin de Obra para mantener la numeracin correlativa. Los contratos se firmarn en triplicado, debiendo ser entregada a la Gerencia Administrativa una copia original de cada contrato dentro de los cinco das calendario de suscrito. La segunda copia original quedar en poder del Administrador de Obra para su registro ordenado. La tercera copia original se entregar a la otra parte. Una fotocopia del contrato deber ser entregada al ingeniero residente o al responsable del sector (Jefe de Logstica, Jefe del DSG, Supervisor, etc.) bajo cuya responsabilidad y gestin se ha celebrado el contrato, para su administracin y control.

En general, se deber aclarar cualquier duda con el Departamento Legal o con la Gerencia Administrativa. Debe tenerse en cuenta que si el contrato suscrito con el propietario de la Obra exige que alguna condicin sea trasladada al proveedor o subcontratista, dicha condicin deber incluirse en los contratos que se celebre4n con dichos proveedores o subcontratistas.

DOCUMENTACION QUE SE DEBE EXIGIR A PROVEEDORES QUE PRESTEN SERVICIOS BAJO CUALQUIER MODALIDAD CONTRACTUAL (SUBCONTRATOS, LOCACION DE SERVICIOS, ARRENDAMIENTO) RUC o documento de identidad en caso de tratarse de persona natural. Documentos que acrediten el domicilio sealado (recibos de servicios, contratos de arrendamiento, etc.) Documento de identidad de los apoderados. Certificado de vigencia actualizado de los poderes de las personas que acten como representantes de la empresa, expedido por la Oficina Registral del lugar en que dichos poderes fueron inscritos. Esta certificacin acredita que el representante tiene facultades inscritas. Adicionalmente se debe exigir la escritura pblica de poderes del representante legal en la que conste claramente que el apoderado tiene facultades para celebrar en representacin de la empresa el tipo de contrato que se requiere. Dichos poderes pueden haber sido otorgados en la escritura de constitucin o en una escritura especfica de poderes. En cualquier caso, solicitar que en dichos documentos se resalten las partes en las que figure el nombramiento del apoderado y sus facultades para celebrar el contrato. Nmero de cuenta corriente en el Banco de la Nacin para el pago de las detracciones. Se debe exigir una carta fianza en garanta por la devolucin de los adelantos, en caso se entreguen, y una carta fianza en garanta del fiel cumplimiento. En ambos casos se debe verificar que la carta fianza rena las condiciones sealadas en nuestros contratos (irrevocable, incondicional, de realizacin automtica, etc.), que los dems datos estn correctos (plazo, montos, nombres, etc) y que la obligacin que garantizan est claramente sealada (devolucin del adelanto recibido o fiel cumplimiento del contrato). Las cartas fianzas deben ser aprobadas por el Departamento de Finanzas. En caso que la gerencia autorice por excepcin recibir algn otro documento que sirva de garanta (pliza de caucin, prenda, hipoteca, letra de cambio avalada por los representantes de la empresa, etc), se debe exigir los poderes del representante de la empresa en los que consten las facultades para realizar tales actos. Estas garantas deben ser constituidas con participacin del Departamento Legal. Para la celebracin de contratos de arrendamiento (inmuebles, vehculos, equipos) se debe exigir que se acredite documentariamente la propiedad de los bienes que queremos arrendar. En caso que el bien sea de propiedad de una tercera persona se debe exigir, por lo menos, una autorizacin escrita con firmas legalizadas notarialmente efectuada por el propietario a favor de la persona o empresa con la que vamos a contratar para que sta

pueda arrendar el bien y percibir la renta. Igual exigencia aplicar para los contratos cuya ejecucin requiere la utilizacin de vehculos o equipos. Previo a la firma del contrato se debe contar con todos los documentos que se anexarn a dicho contrato (expediente tcnico, presupuesto, cronograma).

Toda la documentacin que se exija debe ser recibida y evaluada antes de la celebracin del contrato. En caso necesario, dicha evaluacin puede ser hecha en coordinacin con el Departamento Legal. Asimismo, tener presente que la exigencia de la documentacin sealada en este documento se efectuar dentro de lo razonable atendiendo a la naturaleza e importancia del contrato.