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PROCEDIMIENTO JEFE DE COMPRAS Y VENTAS

REA: OPERATIVA DEPARTAMENTO DE MERCADOTECNIA CARGO: JEFE DE COMPRAS Y VENTAS CDIGO: Op-DM-JCV-34

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PROCEDIMIENTO: Registro de proveedores y clientes. CD: PR-Op-DM-JCV-34-01 1. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es definir y establecer una base de datos con la informacin completa y actualizada, de los proveedores y clientes relacionados con la empresa: Registrar en forma eficaz la informacin sobre los proveedores y clientes de la empresa, as como la de sus productos y servicios. Optimizar el proceso de clasificacin, bsqueda y seleccin de proveedores y clientes en cuanto a las necesidades de la empresa para su funcionamiento.

2. ALCANCE Este procedimiento permite la coordinacin y el control de la adquisicin de materiales y materia prima que necesita la empresa para su funcionamiento, velando porque dichas adquisiciones se redicen en el momento justo, las cantidades necesarias, con la calidad adecuada y el precio ms conveniente. 3. DOCUMENTACIN DE REFERENCIA Norma NTC ISO 14001:2004 Decreto 410 de 1971, Cdigo de Comercio Definiciones WordPress 4. REALIZACION 4.1 DEFINICIONES Proveedor: Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras empresas con existencias (artculos), los cuales sern transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta. Cliente: Persona que habitualmente compra en un establecimiento o requiere sus servicios. Calidad: Los productos y servicios a adquirir debern cumplir con los estndares determinados por las mejores prcticas de la industria.

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Idoneidad del Proveedor: Proveedores legalmente constituidos, ntegros, formales y ticos en su accionar, sin ningn tipo de inhabilidad. Competitividad: Ofrecer los productos y servicios en las condiciones ms competitivas del mercado a los intereses de la empresa. Capacidad Tcnica y Logstica: Tener la capacidad tcnica, administrativa, logstica y financiera para entregar los bienes y servicios en las condiciones negociadas. Registro: Conjunto de informaciones relacionadas entre s que constituyen la unidad de tratamiento lgico de ficheros o memoria. Base de datos: es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso. 4.2 GENERALIDADES 4.2.1 TIPO DE PROCESO: OPERATIVO

Esta base de datos facilitara la administracin de la cartera de clientes, contactos y proveedores, as como sus relaciones hacia los procesos internos de la empresa. Permitiendo tener informacin precisa acerca de personas fsicas como jurdicas, tanto prospectos como clientes reales, de forma actualizada y al alcance de toda la compaa en todo momento. Toda interaccin que se tenga con un cliente o proveedor, ya sean reuniones, llamadas telefnicas, correos electrnicos y otros podrn ser registradas para posterior seguimiento y medicin lo que permitir dar seguimiento a cada caso de forma organizada. As mismo se podrn programar agendas de reuniones, programar un pago o varios a futuro, programar una alerta o recordatorio y muchos otros eventos en los que sea necesario el seguimiento. 4.2.1.1 Condiciones generales: Ser persona natural o jurdica que posea la calidad de comerciante conforme a la definicin del Cdigo de Comercio en sus artculos 10 y 13. Debe contar con un representante legal, facultado en el registro de Cmara de Comercio. Debe estar organizado y funcionando bajo la legislacin colombiana vigente, y que dentro de su objeto social contenga la actividad de ofrecer los bienes y servicios. Deber aceptar las condiciones y requerimientos para el funcionamiento de la empresa. Debe garantizar la existencia de stocks o inventarios de los bienes que ofrece o

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suministra. 4.2.1.2 Condiciones especficas: En cuanto a la informacin del proveedor y el cliente, en este mismo se deber anexar documentos exigidos, los cuales son: - Catlogo o carta de presentacin de los servicios y productos que ofrece. - Certificado de Existencia y Representacin Legal, expedido recientemente (mximo 30 das y original). - Copia del Registro nico Tributario RUT. - Certificacin bancaria con expedicin menor a 30 das, en la cual se confirme la informacin suministrada en el formulario (nmero de la cuenta, tipo de cuenta, documento de identificacin, y nombre). - Estados Financieros certificados y dictaminados de acuerdo con las normas legales vigentes al ltimo cierre del ejercicio. Las personas jurdicas que en la fecha de la solicitud no cuenten con un ao a partir de su constitucin, presentarn Estados Financieros correspondientes al tiempo de su existencia. - Tres referencias de proveedores o clientes, donde certifiquen el despachado de productos o prestacin de servicios durante los dos ltimos aos. 4.2.2 DIAGRAMA OPERATIVO (FLUJOGRAMA) ANEXO NO. 1

4.3 SISTEMA DE REGISTRO DE PROVEEDORES Y CLIENTES La empresa dispone de un sistema en lnea de registro y clasificacin de proveedores y clientes. El proveedor y/o el cliente, deber diligenciar los formularios y enviar la informacin solicitada en forma electrnica. Este sistema en lnea permitir un registro a travs de un sencillo cuestionario informtico el cual se podr acceder a travs de nuestro portal o pgina web, optimizando el proceso de clasificacin, bsqueda y seleccin proveedores y clientes. Sistema de registro de proveedores y clientes (Formulario en lnea) - ANEXO NO. 2 Este registro es concluido con un posterior formulario con la informacin completa de cada proveedor y cliente elegidos, facilitando la organizacin de la informacin, la generacin de reportes y permitiendo consultar una informacin actualizada, centralizada y completa.

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4.4 EVALUACIN DE DESEMPEO

La base de datos cuenta con un proceso de evaluacin de los proveedores que se enfoca en identificar el grado de confiabilidad de los mismos, en cuanto a su desempeo respecto a los servicios o materiales proporcionados y as mismo de los clientes en cuanto al inters y preferencias para el manejo de buenas relaciones. Este proceso se basa en cuatro criterios bsicos: Servicio, Calidad, Cumplimento y Ambiental, los cuales determinan las acciones a seguir con los proveedores y clientes, en cuanto a su realimentacin y mejoramiento. Evaluacin de desempeo (Tabla)- ANEXO NO. 3 4.5 ACTUALIZACIN Y ACCESIBILIDAD DE LOS REGISTROS Los registros y copias de informes entregados deben estar archivados y disponibles para los departamentos que deseen tener acceso a alguno de estos documentos. Los registros deben mantenerse en soporte papel como electrnico. En condiciones adecuadas, ordenadas y limpias; en un lugar de fcil acceso y localizacin. Los registros se actualizarn anualmente agilizando e incrementando los procesos de negocio. ANEXO NO. 1- FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO

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ANEXO NO. 2- FORMULARIO EN LNEA

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ANEXO NO. 3- TABLAS PARA REGISTRO ARCHIVADOS

N 1 2 3 Registro Cliente/Proveedor Insumo Razn Social Tipo de persona Numero de Documento Departamento Municipio Localidad

N Razon Social Representante Legal

Registro Cliente

Informacin del contacto Contacto Principal 1 Contacto Contable 2 3 Telfono: Email: Telfono: Email: Contacto Ambiental Telfono: Email:

ANEXO NO. 4- TABLAS PARA EVALUACIN DE DESEMPEO CRITERIO Servicio Calidad Cumplimento Ambiental Total PONDERACIN 30% 30% 30% 10% 100% RANGO 90 -100 70 -89 50 -69 0 - 49 CALIFICACIN Altamente confiable confiable Regular confiabilidad No confiable

Fuente: http://www.epsa.com.co/Default.aspx?tabid=726 http://www.celsia.com/site/Proveedoresyclientes/Requisitosparaserproveedor.aspx

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PROCEDIMIENTO: Manejo aspecto ambiental: Consumo de papel CD: PR-Op-DM-JCV-34-01 1. ACTIVIDAD PROCESO Generacin de informes, comunicaciones y documentos en general ACTIVIDAD ELEMENTO AFECTADO Recursos naturales ASPECTO AMBIENTAL

TIPO
Consumo de papel

DESCRIPCIN
Compra y uso de papel de oficina

Impresin de documentos

2. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es realizar un control del consumo de papel que se utiliza para la generacin de documentos. Promover buenas prcticas para reducir el consumo de papel. Fomentar el uso de papel de forma racional.

3. ALCANCE Este procedimiento es aplicado tanto para el rea de compras y ventas como para las reas que usen papel, en el que se pretende reducir el consumo de este mediante la formacin de nuevos hbitos en los empleados dando un uso racional de este, con el fin de reducir la generacin de residuos, el consumo de los recursos naturales (madera, agua energa) y los problemas de contaminacin que conlleva la produccin y el uso de papel. 4. DOCUMENTACIN DE REFERENCIA Norma NTC ISO 14001:2004 Buenas Practicas para reducir el consumo de papel Definiciones WordPress 5. REALIZACION

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5.1 DEFINICIONES Aspecto ambiental: elemento de las actividades, productos o servicios de una organizacin que puede interactuar con el medio ambiente. Papel: es un material constituido por una delgada lmina elaborada a partir de pulpa de celulosa, una pasta de fibras vegetales molidas y diluidas en agua, generalmente blanqueada, y posteriormente secada y endurecida, a la que normalmente se le aaden sustancias como polipropileno o polietileno con el fin de proporcionarle caractersticas especiales. Reducir: Transformar una cosa en otra, particularmente si es ms pequea o menos importante. Reciclar: Consiste en fabricar nuevos productos utilizando materiales obtenidos de otros viejos. Si no es posible reducir el consumo de algo ni reutilizarlo intentar que al menos sea reciclable. Reutilizar: Se trata de reutilizar el mayor nmero posible de objetos con el fin de producir menos basura y gastar la menor cantidad posible de recursos en fabricar otros nuevos. Residuo: Son materiales o sustancias sobrantes que pueden clasificarse de dos formas: residuos no peligrosos y residuos peligrosos. Correo electrnico: Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos rpidamente (tambin denominados mensajes electrnicos o cartas electrnicas) mediante sistemas de comunicacin electrnicos. Tecnologa: Es el conjunto de conocimientos tcnicos, ordenados cientficamente, que permiten disear y crear bienes y servicios que facilitan la adaptacin al medio ambiente y satisfacer tanto las necesidades esenciales como los deseos de la humanidad. 5.2 GENERALIDADES 5.2.1 TIPO DE PROCESO: OPERATIVO El procedimiento promueve la reduccin del consumo, el reciclaje y reutilizacin del papel empleado en las actividades administrativas, esta campaa busca sensibilizar al personal administrativo respecto a la actitud responsable que debemos tener frente a la conservacin del medio ambiente e incentivar a implementar las buenas prcticas definidas en el Programa de Reduccin, Reutilizacin y Reciclaje para el uso racional del papel.

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5.2.1.1. Condiciones generales: Se desarrolla mediante tres fases planeacin, operacin y seguimiento. En la primera fase, se realizar la identificacin del consumo mensual de papel y se platearn estrategias para el uso eficiente de este recurso. La segunda fase se refiere a la parte operativa, es decir a la implementacin de las acciones y la tercera fase hace referencia al control y debido cumplimiento. Fases

Tabla 1. Fases para el ahorro y uso eficiente de papel y fotocopias. PLANEACIN OPERACIN Secretaria General Grupo Administrativo Coordinadora Grupo Operativo RESPONSABLE SISOMA 1. Actualizar y mantener el uso eficiente del papel y 1. Implementacin del ACTIVIDADES fotocopias uso racional del papel 2. Verificar que este implementado en la empresa. ECONMICO HUMANO Papel reciclable, impresoras de alta Funcionamiento y RECURSO gama, recarga de contratistas cartuchos

SEGUIMIENTO Coordinadora SISOMA

1. Hacer seguimiento y establecer acciones de mejora en caso de ser necesario. LOGSTICA

Identificacin

Tabla 2. Identificacin zonas de consumo de papel y fotocopias. ACTIVIDADES USOS Oficinas Uso en computadores, impresoras escner, fotocopiadores, fax.

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5.2.2

DIAGRAMA OPERATIVO (FLUJOGRAMA) - ANEXO NO 1

5.3 DESARROLLO Actividades de ahorro y uso eficiente de papel y fotocopias: 1. Sacar lnea base del consumo de papel para evidenciar la efectividad del uso racional del papel. 2. Llevar un registro mensual de la entrega de resmas de papel, fotocopias, papel reciclado e impresiones, con el fin de medir consumo de papel. 3. Informe de la Gestin de consumo de papel (resmas de papel, fotocopias e impresiones y papel reciclado entregado. 4. Reglamentar el uso de medios de comunicacin electrnica en lo posible, para evitar el uso de impresoras, faxes y papel. 5. Oficializar el uso de Impresiones y fotocopias de documentos finales a doble cara en la empresa. 6. Promover los documentos a diferentes tamaos y el elegir fuentes pequeas. 7. Dotar a las Direcciones y Oficinas con escner para que los documentos puedan ser manejados digitalmente. 8. Implementar el sistema de gestin documental digital. 9. Revisar las tablas de retencin. 10. Aprovechar al mximo sus servicios de red interna y sus portales de Intranet. 5.4 SEGUIMIENTO Los registros son revisados por el departamento administrativo, SISO y direccin general posteriormente. PAPEL CANTIDAD PAPEL PROMEDIO REGISTRO CONSUMO DE PAPEL META DE CONSUMO Papel para resmas Mes Cantidad Diferencia Reducir en un % el impresin resmas (promedio consumo de resmas utilizadas lnea de base de papel con relacin promedio a la lnea base de consumo consumo. meses mes) =ahorro (resma)

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5.5 CONSERVACION Y ACCESIBILIDAD DE LOS REGISTROS Los registros y copias de informes entregados deben estar archivados y disponibles para los departamentos que deseen tener acceso a alguno de estos documentos. Los registros deben mantenerse en condiciones adecuadas, ordenadas y limpias; en un lugar de fcil acceso y localizacin. Los registros se conservaran mnimo 3 aos tanto en soporte electrnico. ANEXO NO. 1- FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO

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