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Buela, J.

Implantacin y desarrollo de un sistema

IMPLANTACIN Y DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL EN ENCE-PONTEVEDRA


JOSE BUELA FONTENLA Departamento de Calidad Ambiental ENCE-Pontevedra
Recibido: 20 marzo 2002 Aceptado: 25 noviembre 2002
Resumen: En el presente trabajo se exponen las distintas fases y etapas que transcurrieron durante el proceso de implantacin de un Sistema de Gestin Ambiental (SIGMA) en la fbrica de pasta de papel de ENCE en Pontevedra. Destacan las actividades referentes a la educacinsensibilizacin ambiental previa a la propia implantacin del sistema, por considerar que ha sido clave para la predisposicin del personal ante la instauracin de esta herramienta de trabajo que supone un SIGMA. Palabras clave: Sistemas de gestin ambiental / Formacin ambiental / SIGMA / Documentacin ambiental / Certificacin de sistemas ambientales. IMPLEMENTATION AND DEVELOPMENT OF A SYSTEM OF ENVIRONMENTAL MANAGEMENT IN ENCE-PONTEVEDRA Abstract: This project is a study of the different phases and stages undertaken during the implementation of an Environmental Management System (SIGMA) at the ENCE Pulp Mill in Pontevedra (Spain). Highlights include the activities carried out as part of the environmental training and awareness-building programme prior to system implementation, which is seen to have been instrumental in preparing all personnel for the arrival of a work tool such as SIGMA. Keywords: Environmental management system / Environmental training / SIGMA / Environmental documentation / Environmental system certificates.

1. EL PROYECTO SIGMA
En los principios de poltica ambiental suscritos por la entonces Empresa Nacional de Celulosas en junio de 1993 se hace mencin especfica a la gestin ambiental. El Sistema de Gestin Ambiental se integrar en la gestin global de la empresa. Dicho sistema contendr normas, manuales y guas, as como procedimientos de evaluacin y auditora comparables con los mejores en uso. La Asociacin Espaola de Normalizacin (AENOR) public en 1994 la Norma Espaola UNE-77-801 de Sistemas de Gestin Ambiental, que resultaba convergente con las ya publicadas en Gran Bretaa y en Irlanda y que, adems, tambin resultara y servira como norma base de adhesin al Reglamento n 1836/93 del Consejo de la Unin Europea sobre Sistema de Gestin y Auditora Ambiental (EMAS). Estas premisas aconsejaron a TENEO, entidad en aquel momento gestora de la mayora de las empresas estatales a la que perteneca la Empresa Nacional de Celulosas, impulsar y apoyar el Sistema de Gestin que emanaba de la Norma UNE--

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77-801 y an ms, seleccionar a ENCE como una de las empresas del grupo, destinada a obtener la certificacin de dicho sistema sobre la base de dicha norma. La implantacin de este Sistema de Gestin Ambiental (SIGMA) en ENCE vino a complementar las mejoras tecnolgicas y ambientales introducidas en su fbrica de Pontevedra desde 1988, que se han plasmado en las Mejoras Tecnolgicas Disponibles (BAT, Best Available Techniques) y en las Mejoras Prcticas Ambientales (BEP, Best Environmental Practices) definidas en aquel momento por el convenio internacional de Pars para la prevencin de la contaminacin marina desde fuentes terrestres (PARCOM) para el sector de la pasta de papel. El proceso de establecimiento del Sistema de Gestin Ambiental se realiz al unsono en las fbricas de ENCE en Pontevedra y de Huelva y se centr en dos grandes fases: Desarrollo de una accin formativa-informativa, que se dirigi a todos los niveles de la organizacin, que permiti el establecimiento de un entorno adecuado y el cambio de cultura requerido para la implantacin del sistema de gestin ambiental. Definicin e implantacin del Sistema de Gestin Ambiental que cumpliera los requisitos especificados en la Norma UNE-77-801-1994 y que permita, cuando se cumplan el resto de las exigencias establecidas en el Reglamento (CEE) n 1836/93, obtener la declaracin de participacin en el sistema de ecogestin-ecoauditora. Todas las actividades desarrolladas durante el ao 1995 estuvieron fundamentalmente encaminadas a la consecucin del mencionado primer hito, referente al Plan de Educacin Ambiental (PEM), constituido por las distintas fases que se mencionan ms adelante de manera desglosada.

2. OBJETIVO DEL PROYECTO


El objetivo del proyecto SIGMA fue la implantacin y el mantenimiento de un sistema de gestin ambiental integral en los centros de trabajo de la Empresa Nacional de Celulosas (ENCE). El modelo de gestin ambiental tena que cumplir con el siguiente principio de la poltica ambiental suscrito por la empresa: El sistema de gestin ambiental se integrar en la gestin global de la empresa. Dicho sistema contendr normas, manuales y guas, as como procedimientos de evaluacin y auditora comparables con los mejores en uso. Adems, el modelo de gestin ambiental deber permitir la adhesin al sistema voluntario del Reglamento de Ecogestin y Ecoauditora n1836/93 de la Unin Europea. Para ello se seleccion la norma de referencia UNE-77-801.

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El Sistema de Gestin Ambiental implantado debera soportar el proceso de certificacin por el organismo acreditado correspondiente.

3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Las actividades encaminadas a la consecucin de la implantacin de un Sistema de Gestin Ambiental (SIGMA) en las fbricas de la Empresa Nacional de Celulosas se centraron en tres etapas base: Educacin ambiental (PEM). Revisin ambiental inicial (RMI). Implantacin del Sistema de Gestin (SIGMA). Dada la novedad y dificultad que entraaba un proyecto de esta envergadura, se consider necesaria la contratacin de un colaborador externo de reconocida autoridad en el campo de la gestin ambiental que asesorara para llevarlo a cabo. La seleccin se realiz entre empresas de mbito nacional o internacional ms conocidas del sector. Las exigencias ms destacables que sirvieron de base para la eleccin fueron: Experiencia demostrada en el mbito de la educacin y sensibilizacin ambiental. Experiencia demostrada en la elaboracin de documentacin de los sistemas de gestin. Fuerte estructura de personal especializado. Implantacin en el mbito nacional. El desarrollo y ejecucin de cada una de las tres etapas mencionadas tuvo una dependencia absoluta de las peculiaridades de las fbricas de ENCE para dar una respuesta concreta a sus necesidades especficas.
3.1. A EDUCACIN AMBIENTAL 3.1.1. Planificacin y desarrollo de los programas de educacin

La educacin ambiental comenz con una planificacin y con el desarrollo de los programas de educacin que variaron en funcin del personal propio de la empresa al que iba destinado y tambin en funcin del personal de las empresas auxiliares que prestaban sus servicios en la factora. Personal propio. Para la planificacin y el desarrollo de los programas de educacin Ambiental difundido a todo el personal de la empresa se consideraron tres niveles: nivel directivo, mandos intermedios y personal de operacin. En el primer nivel se encuentran los directivos y los jefes de departamento que recibieron la formacin necesaria sobre los objetivos empresariales propuestos,
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las estrategias para su logro y las posibilidades de utilizar las tecnologas ambientales para realizar un uso ms eficaz y productivo de los recursos utilizados en las fbricas. Tambin se les inculc la necesidad de su implicacin personal convencida para el progreso del plan, la obligatoriedad de su difusin al resto de los colaboradores y las acciones tendentes a modificar el estilo de supervisin, para dar entrada en la gestin diaria y de forma ordenada a las nuevas exigencias que origina el Sistema de Gestin Ambiental. De este grupo se escogi un nmero de personas para que recibieran una formacin extra con el fin de constituir el grupo de formadores internos encargados de impartir los sucesivos cursos a los mandos intermedios y formar a algunos de stos para ser formadores de niveles sucesivos, integrando as en el sistema una formacin en cascada. Los mandos intermedios recibieron de este modo la educacin ambiental de sus jefes jerrquicos, quienes actuaron como transmisores de los objetivos de empresa depositados en el plan, y que siempre han estado apoyados por el grupo de formadores internos seleccionados dentro de cada rea para la difusin cultural ambiental comn para toda la empresa. Personal externo. Estos cursos han estado destinados a transmitir a responsables y a operarios de las empresas de servicios externos que desarrollaban su actividad laboral de manera habitual en las propias instalaciones de ENCE, una misma educacin y sensibilizacin con respecto al medio natural, comn con la formacin del resto del personal propio de la fbrica. Fueron impartidos por los formadores internos y fueron convocados de acuerdo con la naturaleza de las actividades o de los servicios que prestaban. Estos cursos estuvieron especialmente dedicados a sensibilizarlos del impacto ambiental que su actividad en ENCE ocasiona dentro y fuera de la fbrica. Al mismo tiempo se pretendi que adquirieran un mejor conocimiento de las instalaciones y de los procesos y que formasen un ncleo de comunicacin, ajeno a la fbrica, de las prcticas ambientales de ENCE.
3.1.2. Programa de educacin

La ejecucin de este programa se realiz en tres fases sucesivas: La creacin de la documentacin. Durante esta etapa se desarroll y elabor la documentacin formal de los distintos cursos que se iban a impartir a los niveles previstos y se desarrollaron los contenidos temticos de formacin del siguiente programa:

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Poltica ambiental de ENCE

Medio natural y seguridad. Impactos ambientales de ENCE. Marco legal. Situacin actual y previsiones. Estrategias. Ecoauditora.

Creacin de soportes de la educacin. Se desarrollaron y elaboraron los soportes de ayuda a la formacin, es decir, diapositivas, transparencias y vdeos ilustrativos de los distintos temas de los que constaba el programa expuesto anteriormente, as como tambin las guas de formadores, documentos que utilizaban los formadores en los que se especificaban tiempos de dedicacin a cada apartado, ejemplos posibles, ideas bsicas, etc., con lo que adems de ayudar al formador para la exposicin del tema correspondiente, se lograba que todos los formadores transmitieran los mismos mensajes y estimularan las mismas ideas en torno a la necesidad de implantar y de mantener un Sistema de Gestin Ambiental en la fbrica Desarrollo de los cursos de educacin. Consisti en materializar e impartir los diferentes cursos de educacin a distintos niveles, programados con una duracin distinta en cada caso, de acuerdo con los contenidos temticos y con su extensin.
3.2. REVISIN AMBIENTAL INICIAL

Con la realizacin de la revisin ambiental inicial (RMI) se estableci el punto de partida de la empresa respecto al medio natural a travs de una revisin. Con ello se pretenda atender todos los aspectos de la organizacin, identificar sus puntos fuertes, sus debilidades, sus riesgos y las oportunidades como base para la introduccin del Sistema de Gestin Ambiental. Se extendi a toda la organizacin y a todas las actividades, productos y servicios, ms all de la poltica, de los objetivos y de las metas ambientales existentes en la empresa. Se llev a cabo por miembros adecuados de la direccin de la organizacin y por personas independientes de la empresa, designados por ella. La revisin inicial cubri cinco reas clave: Los requisitos legislativos, reglamentarios y de otra ndole que son exigibles en la empresa. La evaluacin y el registro de todos los efectos ambientales, con la exposicin del grado de criticidad de cada uno de ellos.

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El examen de las prcticas y de los procedimientos existentes de gestin ambiental. Una valoracin del aprovechamiento de la investigacin de los anteriores incidentes y de las no conformidades que se hubieran producido en el pasado. Identificacin y cuantificacin de todas las actividades que la Norma UNE-77801 exige. En todos los casos se prest una especial atencin al funcionamiento normal o anormal de la organizacin y a las posibles situaciones de emergencia por cualquier causa. El primer resultado de la revisin inicial ambiental fue un informe a la direccin donde se reflejaban los impactos ambientales, las deficiencias del sistema actual y las recomendaciones para su eliminacin. Asimismo, y como consecuencia de las deficiencias declaradas en el informe, se pusieron en marcha acciones correctoras inmediatas con el objeto de cumplir las prescripciones legales, y diferidas con el objeto de minimizar los impactos declarados.
3.3. IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL (SIXMA)

La implantacin de Sistema de Gestin Ambiental (SIGMA) como herramienta de trabajo en todo el mbito de la fbrica se llev a cabo en las etapas que se especifican en los siguientes apartados.
3.3.1. Elaboracin de la documentacin

En esta etapa se trataba de generar y dejar escrito todo el soporte documental preciso para la implantacin y el mantenimiento efectivo del SIGMA. Las tres fases cumplidas fueron: Escritura de la documentacin. La escritura de la documentacin se realiz bajo la asesora de la entidad contratada. Cabe decir aqu que nunca debe ser la empresa asesora la que escriba la documentacin del sistema, sta debe limitarse a asesorar pues quien tiene los conocimientos ntimos para escribir la documentacin es el propio personal de la fbrica. En el caso de ENCE-Pontevedra se procedi a la escritura por parte del personal de ENCE de la siguiente documentacin: Manual de medio ambiente. Bajo la asesora de la entidad contratada, por parte de la direccin se culmin la redaccin del Manual Ambiental donde se fijaron, de acuerdo con la Norma UNE-77-801, los objetivos, las metas y los programas de actuacin, documentando las funciones y las responsabilidades y describiendo las interacciones con el resto de los sistemas de gestin de la empresa.

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El manual cubri las condiciones normales de funcionamiento y los incidentes, accidentes y las posibles situaciones de emergencia. Procedimientos operativos del SIGMA. Se procedi por grupos de trabajo especializados a redactar los procedimientos ejecutivos que desarrollan en detalle el manual de medio ambiente. En esencia se describieron armnicamente los objetivos de la empresa y los compromisos adquiridos y recogidos en cada uno de los captulos del manual y las actuaciones en cada rea de responsabilidad dentro de la organizacin de cada centro de trabajo. Se garantiz que todos los documentos fueran examinados y aprobados por las personas autorizadas antes de su edicin y que fueran fcilmente identificados por la organizacin, divisin, servicio o actividad pertinente y fueran examinados peridicamente y revisados cuando sea necesario y, tras comprobar su idoneidad, fueran aprobados por el personal competente. Se garantiz que todos los documentos vigentes estn disponibles en las zonas de trabajo donde se llevan a cabo las operaciones que afectan al medio natural y en todos los puntos donde su ausencia pudiera afectar gravemente al funcionamiento del sistema. Otra documentacin. Cada una de las reas de fabricacin afectadas por el SIGMA elabor el resto de la documentacin especfica, como instrucciones, normas, registros, etc., en las que se ajusta la sistemtica de control que deriva de los compromisos y responsabilidades recogidas en los distintos procedimientos. Verificacin y aprobacin. Finalmente como conclusin de la etapa de elaboracin de la documentacin se llev a cabo otra de verificacin y aprobacin de esa documentacin. Durante esta fase se procedi a la verificacin de toda la documentacin generada para garantizar su adecuacin al compromiso ambiental de ENCE, a los objetivos de la empresa, a los previstos en el manual de seguridad y a los impuestos por la norma. La aprobacin formal de toda la documentacin por parte de la direccin asegura la coherencia con el resto de los sistemas de gestin y su autorizacin para la puesta en marcha.
3.3.2. Puesta en marcha del SIGMA

En el tramo final de la puesta en marcha del SIGMA como herramienta imprescindible en cada puesto de trabajo y de la organizacin se realiz, en primer lugar, una fase de formacin de personal. Esta fase comprendi todas las actividades de formacin destinadas a dar a conocer al personal afectado por SIGMA, de las actividades de la organizacin y especialmente los temas ambientales.

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La direccin defini, adems de la asignacin de responsabilidades, el nivel de competencia, experiencia y cualificacin formal, la formacin necesaria para capacitar al personal que realizase funciones que tuvieran incidencia en el medio natural. Como punto final se realiz la puesta en marcha. Esta fase comprendi las actividades de puesta en marcha, o rodaje de toda la documentacin del SIGMA, en todos los puestos de trabajo afectados por el sistema. Las acciones giraron alrededor de las posibles discordancias que se podan producir como consecuencia de la colisin con el resto de los sistemas de gestin de la empresa ya implantados (calidad, costes, etc.). Durante la puesta en marcha se procedi a una adecuacin ordenada de este sistema de gestin, de forma que se garantizaran las exigencias conjuntas de todos los sistemas aplicados en la gestin de la empresa. Con el fin de comprobar el grado de implicacin del personal y de implantacin del sistema se realizaron las etapas siguientes: Verificacin interna. Durante esta fase se realiz la verificacin continua, por medio de una intensa supervisin de la implantacin de SIGMA, con nimo de detectar los desajustes que se produjeron durante la aplicacin prctica del sistema real, bajo la forma de incumplimientos de exigencias del SIGMA. Auditoras internas. En esta fase se procedi a elaborar las listas de chequeo y verificacin del SIGMA, la formacin de los auditores ambientales internos y la realizacin de las auditoras internas para evidenciar la eficacia y el grado de cumplimiento del sistema implantado.

4. CERTIFICACIN DEL SIGMA


El objetivo de la certificacin era evidenciar la idoneidad y la efectividad del Sistema de Gestin Ambiental implantado para alcanzar las metas y los objetivos propuestos por la organizacin. El proceso de certificacin se bas en la realizacin de una auditora externa en la que se recogieron las evidencias necesarias por el equipo auditor para asegurarse del cumplimiento de las exigencias impuestas por el sistema de gestin, mediante el anlisis de las no conformidades y contrastando de las observaciones fsicas, las mediciones y el examen de los registros generados. De este modo el Sistema de Gestin Ambiental de ENCE fue certificado por AENOR en octubre de 1997 segn los requisitos de las normas UNE-77-801:1994 y la UNE-EN ISO 14001:1996

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5. DECLARACIN AMBIENTAL
El objetivo de ENCE, como ya se dijo anteriormente, era conseguir el registro de su SIGMA en el Reglamento Europeo de Ecogestin y Ecoauditora, por lo que en 1997 confeccion su primera declaracin ambiental. Esta declaracin fue sometida para su validacin a un verificador externo de entre los acreditados en la UE, segn el Reglamento de ecogestin y ecoauditora, y una vez validada se present en la Direccin General de Calidad y Evaluacin Ambiental del Ministerio de Medio Ambiente para su adhesin al Sistema Comunitario de Ecogestin y Ecoauditora, habindose registrado con el n ES-SB-S-000008, lo que representaba ser la primera empresa del sector de la Pennsula Ibrica en obtener esta certificacin. Posteriormente, una vez asumidas las competencias por la Administracin gallega, ENCE solicit ante sta la misma adhesin correspondiente al ao 2000, obteniendo el nmero de registro ES-CAG-S-00001, lo que representa ser la primera empresa gallega en obtener este registro con la obligacin de renovarlo anualmente.

6. EVALUACIN Y REVISIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL


Para gestionar correctamente la adecuacin de las actividades, de los productos y de los servicios mediante la implantacin de un Sistema de Gestin Ambiental, es preciso evaluar su eficacia bajo el punto de vista de la relacin coste/beneficio de las intervenciones ms representativas, que tienen como nica finalidad una mejor actuacin ambiental. Se establecieron para ello los criterios necesarios de tipificacin y agrupacin por causa de los costes puramente ambientales. Anualmente por parte de la direccin de la fbrica se realiza la revisin del sistema de acuerdo con las exigencias establecidas en las normas ISO y EMAS.

7. RESULTADOS OBTENIDOS
De acuerdo con la actividad desarrollada, con la realizacin del programa de educacin ambiental se consiguieron los efectos esperados de conocimiento por parte de todo el personal de la situacin actual de la empresa, de su poltica ambiental y de su apuesta por el futuro integrado en un plan de gestin ambiental. Impartiendo el programa de educacin ambiental (PEM), considerado como primera fase del plan de implantacin de un Sistema de Gestin Ambiental (SIGMA), se consigui generar en todo el personal (mandos, operativo y adminis-

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trativo) un grado de sensibilizacin ambiental ptimo para poder acometer con xito la implantacin del Sistema de Gestin Ambiental (SIGMA). Actualmente los planes de gestin ambiental y de calidad de la fbrica de ENCE en Pontevedra se encuentran integrados y en fase de integracin o de prevencin de riesgos laborales.

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