REGIONAL DISTRITO CAPITAL CENTRO DE GESTIN DE MERCADEO, LOGSTICA Y TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN ANLISIS Y DISEO DE SISTEMAS DE INFORMACIN. RECOLECCIN DE DATOS.

1er ENTREGABLE DE PROYECTO

Presentado Al Profesor: Henry Garzn Por: Claudia Johana Gallego Torres Jos Quintana Norberto Rodrguez Steven Sanchez

Bogot DC Abril del 2013

Contenido
CONTENIDO 1 1.1 1.2 1.3 1.4 2 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 5 6 ALCANCE Identificacin [*] Visin general del documento [*] Visin general del sistema [*] Personal involucrado [*] DOCUMENTOS REFERENCIADOS SITUACIN ACTUAL Antecedentes Polticas y restricciones operacionales Descripcin del sistema o situacin actual [*] Tipos de usuarios Mantenimiento / soporte Necesidad y naturaleza de los cambios Descripcin de los cambios deseados SISTEMA PROPUESTO Antecedentes [*] Polticas y restricciones operacionales [*] Descripcin del sistema propuesto [*] Tipos de usuarios [*] Mantenimiento / soporte [*] Escenarios operacionales Futuras evoluciones Cambios considerados pero no incluidos RESUMEN DE MEJORAS INFORMACIN ADICIONAL 2 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4

ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

1 Alcance Las agencias de carga se identifican por ser las encargadas de facilitar las importaciones y exportaciones de cualquier ndole, teniendo en cuenta lo anterior es necesario garantizar la calidad de sus operaciones para favorecer el comercio exterior. La calidad de estas operaciones se ve seriamente afectada por la perdida y reproceso de informacin entre las diferentes reas de la compaa; reas a saber. 1.1 Aplicativo Identificacin

1.2 Visin general del documento El propsito del proyecto encierra la necesidad de implementar un sistema que permita generar registros de la informacin en diferentes reas de la empresa la cual se ve afectada por la carencia de informacin unificada de los procesos. *Garantizar al cliente la unificacin de la informacin en sus operaciones. *Realizar consultas sobre la informacin que se necesita para generar el sistema 1.3 Visin general del sistema

[Inserte aqu el texto] Resumen del propsito del sistema o subsistema propuesto (al cual se aplica la descripcin del sistema).

1.4

Personal involucrado
[Inserte aqu el texto] [Inserte aqu el texto] [Inserte aqu el texto] [Inserte aqu el texto] [Inserte aqu el texto] [Inserte aqu el texto]

Nombre Rol Categora profesional Responsabilidades Informacin de contacto Aprobacin

2 Documentos referenciados
N [Ttulo] Ttulo [Ruta] Ruta Versin Fecha [Rev] [Fecha] Autor [Autor]

Relacin de los documentos a los que se hace referencia en los requisitos del sistema, indicando, segn proceda: el cdigo del documento, ttulo, ruta, revisin, fecha y origen 3 Situacin actual rea Comercial Encargada de ofertar los servicios prestados por la compaa y sus tarifas, son quienes finiquitan los negocios y responden por las ventas, trabajan de la mano con el rea de pricing a quienes transmiten la informacin del negocio para que procedan con las cotizaciones. rea de pricing Es el rea encarga de negociar con los diferentes proveedores (navieras, aerolneas, transportadoras, terrestres etc.) para conseguir las mejores tarifas de costo en las operaciones, trabajan de la mano con las reas de Comercial a quienes proporciona las cotizaciones con la venta de las operaciones y con el rea de los Inside Sales a quien transmiten la informacin de las operaciones para que inicien con la trazabilidad de las mismas y puedan ofrecer servicio al cliente con informacin verdica y actual. Inside Sales rea encargada de centralizar la informacin para ofrecer status actuales a los clientes, son quienes instruyen al departamento operativo para que procedan con la evolucin de las operaciones (reservas, tracking navieras y aerolneas, control facturas etc). rea Operaciones rea encargada de coordinar la operacin de principio a fin, requiere informacin de Comercial: (venta de la operacin) Pricing (Costo de las operaciones), inside (instruccin de la operacin), es el rea encargada de definir la rentabilidad de las operaciones y transmite la informacin a los inside para que puedan actualizar a los clientes. No existen documentos registrados que garanticen una la relacin entre estas partes. La calidad de estas operaciones se ve seriamente afectada por la perdida y reproceso de informacin entre las diferentes reas de la compaa. Problemtica actual: 1. Reproceso de informacin entre las diferentes reas. 2. Perdida de informacin ya que se maneja todo por medio de e-mails. 3. Alteracin de informacin ya que no existe una herramienta confiable para dejar la trazabilidad de los diferentes usuarios. 4. Lentitud en los estatus enviados al cliente. 5. Falta de base de datos para reportes estadsticos. 6. Falta de consolidacin de informacin para consultas posteriores sobre los diferentes registros.

3.1 Antecedentes Se espera obtener por medio de este sistema una compilacin de informacin que permita optimizar los procesos de la compaa, generando un alcance que permita dar seguridad y cumplimiento a los clientes. Su uso se realizara por medio de una herramienta la cual ser clasificada por sus diferentes reas que generara registros segn su requerimiento. 3.2 Polticas y restricciones operacionales El sistema ser utilizado para almacenamiento de registros de cada rea, tendr una restriccin para cada rea de querer modificar la informacin. Existir un administrador el cual tendr la opcin de permitir el acceso de modificacin segn criterios de la empresa. Las reas comercial e Iside Sales, estarn inhabilitadas de conocer el registro de las cotizaciones. Solo las reas pricing y operativa tendr el acceso a esta informacin. 3.3 Descripcin del sistema o situacin actual

1. Crear una herramienta que permita la trazabilidad y control de las operaciones La herramienta se caracterizara por poder generar un control de informacin a travs de los registros que se generen por el personal de operaciones. 2. Crear una base de datos que permita generar reportes estadsticos y diferentes consultas por rango de fechas o criterios. La base de datos ser la encargada de guardar los datos que le permitir al personal generar o buscar informacin de una forma organizada. 3. Crear que una herramienta que elimine el reproceso de informacin y permita la consolidacin de la misma bajo un solo patrono creando la diferencia entre las diferentes modalidades de transporte. 4. Elaborar un sistema que permita segn el tipo de usuario mostrar los avances de la operacin 5. Una herramienta que permita la interaccin de todas las areas pero con restriccin segn usuario para ver ciertos procesos ejemplo: el costo de las operaciones. 3.4 Tipos de usuarios
comercial Dar un buen uso al sistema y generando reportes en el mismo. Orientacin del manejo de sistema Conocimiento sistemtico esencial [Inserte aqu el texto] Ingresar registro, sistema genera reportes.

Tipo de usuario Responsabilidad Formacin Habilidades Actividades Interaccin con el sistema

3.5 Mantenimiento / soporte Este sistema cuenta con la las normas de calidad que permiten los cambios continuos a la hora de necesitarse, realizara copias de seguridad de informacin diaria. 3.6 Necesidad y naturaleza de los cambios

[Inserte aqu el texto] Descripcin de las carencias, defectos o debilidades del sistema o situacin actual y que motivan al desarrollo de un nuevo sistema o, a una modificacin del existente. De no existir un sistema anterior (ni tan siquiera manual), en este apartado y subapartados deben quedar reflejadas las justificaciones que llevan al cambio.

3.7

Descripcin de los cambios deseados

[Inserte aqu el texto] Enumeracin de las capacidades, funciones, procesos, etc. que deben generarse o modificarse para satisfacer las nuevas necesidades. Los cambios deben basarse en el sistema descrito en el punto 3.3. Si no existe un sistema anterior, en este apartado se enumeran las capacidades requeridas del nuevo sistema. De forma apropiada podr hacerse referencia a: Cambios en la capacidad. Descripcin de las funciones y caractersticas que deben aadirse, eliminarse o modificarse para conseguir los objetivos y requisitos del nuevo sistema. Cambios en el proceso del sistema. Descripcin de los cambios en el proceso o procesos de transformacin de datos que darn lugar a nuevos resultados con los mismos datos, mismos resultados con nuevos datos o ambos. Cambios de interfaces. Descripcin de los cambios en el sistema que provocan cambios en los interfaces y cambios en los interfaces que causan cambios en el sistema. Cambios de personal. Descripcin de cambios en personal causados por nuevos requisitos, cambios en tipos de usuarios o ambos. Cambios de entorno. Descripcin de cambios en el entorno operacional que causan cambios en las funciones, procesos, interfaces, o personal del sistema y/o cambios que deben realizarse en el entorno por causa de cambios de las funciones, procesos, interfaces, o personal del sistema. Cambios operacionales. Descripcin de cambios a procedimientos, mtodos, rutinas de trabajo del usuario causados por los cambios mencionados.

Cambios de soporte. Cambios en los requisitos de soporte causados por cambios en las funciones, procesos, interfaces o personal del sistema y/o