El Documento Electronico

Concepto Jurdico de Documento Electrnico
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Ministerio Secretar Secretara General de la Presidencia - Proyecto de Reforma y Modernizaci Modernizacin del Estado
Documento electrnico (Ley 19.799, art. 2-d):

-
1. Concepto jurdico de documento electrnico
Toda representacin de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrnicos y almacenada de un modo idneo para permitir su uso posterior. 1. 2. 3. La representacin de un concepto, Recibida o enviada a travs de medios digitales, Almacenado digitalmente de forma reutilizable.
Es decir:
Por tanto, s son documentos electrnicos:
a. Un email almacenado en un mailbox, b. Uno o varios archivos en MS-Word, OpenOffice, PDF, etc., almacenados en algn medio permanente (siempre y cuando no estn corruptos y puedan abrirse con el programa adecuado), c. Una conversacin telefnica grabada en MP3, Wav u otro formato, d. Un flujo de paquetes TCP-IP almacenados en el punto de origen o destino (e.g., una transferencia de archivos por FTP).
Y no son documentos electrnicos:

a. Una videoconferencia que no est siendo grabada, b. Un documento digital impreso en papel (y para el cual se ha perdido el original), c. Un archivo cifrado para el cual se ha perdido la llave de descifrado.
La Ley establece plena equivalencia entre el

-
documento-papel firmado y el documento-digital firmado:

Art. 3: Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurdicas, suscritos por medio de firma electrnica, sern vlidos de la misma manera y producirn los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarn como escritos (...) La firma electrnica (...) se mirar como firma manuscrita para todos los efectos legales (...)
Dado lo anterior:
1. Para factibilizar un proceso digital, no debe considerarse un documento y su firma por separado. 2. La firma-digital presupone el documento-digital (lo que no ocurre en el mundo fsico).
S.P.
S.P. Ciudadano
El decreto supremo N77/2004 de MINSEGPRES:

- Fue generado por el Comit de Normas, - Norma las comunicaciones entre los servicios pblicos, y entre stos y las personas (naturales/jurdicas), - Es decir, norma los flujos de informacin norma las actividades relacionadas con la transmisin y recepcin de documentos-digitales!
S.P.
S.P. Ciudadano
El decreto 77 establece lo siguiente:

1. Compatibilidad! Imparcialidad tecnolgica informada:
Seguir la Gua Web (http://www.guiaweb.gob.cl) Desarrollar por lo menos para MSIE y Firefox.
2. Seguridad D.S. N83! 3. Repositorio:

6 aos de permanencia Acceso indexado con metadatos D.S. N81! Cierre diario y mensual con FEA Ley FE! Direcciones aptas Aviso disponibilidad respuesta confidencialidad (si es necesario) Si no se puede responder redirigir a otra autoridad Uno o ms funcionarios designados
4. Disponibilidad para el ciudadano:
XML
Bla bla bla bla ... Bla bla bla bla ...
S.P.
XML
El decreto supremo N81/2004 de MINSEGPRES:

- Fue generado por el Comit de Normas, - Establece los estndares mnimos que deben cumplir todas las implementaciones de documento electrnico que se intercambien al interior del sector pblico. - Es decir, norma los formatos y estndares usados norma la generacin de documentos-digitales!
XML
S.P.
XML
El decreto 81 establece que:

1. Los documentos electrnicos en gobierno deben cumplir las siguientes condiciones:
a. b. c. d. e. f. Deben ser estructurados en XML. Los esquemas deben ser en XML Schema. Deben ser autocontenido. Deben referenciar metadatos nicos. Deben soportar Firma y/o Cifrado (XML Signature). Deben poseer un identificador nico (URL?).
2. Su implementacin es gradual, dividida en tres niveles. 3. Existen dos documentos especiales:

a. Sobre Electrnico, b. Expediente Electrnico.
4. Existir un Administrador de Esquemas y Metadatos.

XML
S.P.
XML
El decreto supremo N26 de MINSEGPRES
establece tres alcances para los documentos:

a. Pblico: Es de conocimiento tanto de la institucin como del pblico general. b. Reservado: Es de conocimiento slo de la institucin, y dentro de ciertos mrgenes. c. Secreto: Es de conocimiento slo de los funcionarios competentes para dar respuesta al documento.
Concepto Tcnico de Documento Electrnico
2. Concepto tcnico de documento electrnico

Hemos dicho que el documento consta de tres elementos
que en su versin digital pueden ir separados: Estructura: XML Schema (.xsd)
XML
Contenido: XML (.xml) Visualizacin: XSLT (.xsl) o CSS (.css)
XSD
Validacin
XML
Transformacin
Doc. (XHTML)
Generacin Completacin Datos

Usuario
Form (XHTML)
XSL

Lo anterior nos sirve para cumplir el decreto 81 e interoperar con otros servicios. El decreto 81 genera la figura del Administrador de Esquemas y Metadatos:
a. Una instancia que permite inscribir de manera descentralizada y controlada esquemas por parte de los servicios pblicos que lo requieran. b. Un repositorio pblico de esquemas de documentos (de uso obligatorio), aceptados luego de un proceso de evaluacin. c. Un repositorio pblico de plantillas de visualizacin de documentos (de uso opcional pero fuertemente recomendado), generados por el Administrador.
Supongamos que dos instituciones quieren intercambiar

informacin: qu debe ocurrir para que entiendan lo mismo?
S.P. S.P.
XSL
XML
XML
XSL
XSD XSD XSD Resoluc. XSD Decreto

Oficio
Catlogo de Esquemas
AB XY ZW
Fecha: dd/mm/aa Autor: texto Ref.: texto Materia: texto Edad: Nmero
Administrador de Esquemas y Metadatos
Catlogo de Metadatos
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Para algunos tipos de documentos, existen normativas que
obligan a tener una forma de despliegue determinada:
S.P. S.P.
XML
XML
XSD XSD Resoluc. XSD Decreto

Oficio
Catlogo de Esquemas
XSD XSL AB
XY ZW
Fecha: dd/mm/aa Autor: texto Ref.: texto Materia: texto Edad: Nmero
Catlogo de Metadatos
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Requerimientos de los decretos (Qu necesito para su implementacin?)
Requerimientos de los decretos

Repositorio
- La normativa establece la necesidad de contar con un repositorio donde almacenar los documentos electrnicos que pueda ser accesible por medios electrnicos [81-24] - Se requiere realizar un cierre de registro diario manual o automtico del repositorio, a travs del Ministro de Fe [77-7:i2]. El cierre de registro mensual manual con FEA del repositorio, a travs del Ministro de Fe [777:i3]. - Los documentos almacenados dentro de un repositorio deben poder ser referenciados de manera electrnica a travs de este identificador nico. Se sugiere que el identificador sea una URL [81-14:i1, 81-27].
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Repositorio
- Debe permitir la realizacin de bsquedas de texto fijo, Xquery, navegacin y bsqueda avanzada [81-26]. - Las comunicaciones mantenidas con clientes deben ser almacenadas y cada cada una de ellas debe tener asociada metadatos de remitente, destinatario, fecha y hora [77-6:i1], los cuales deben estar en conformidad con [81-14:i3] [77-7:i1]. OAE debe almacenar las comunicaciones mantenidas por un mnimo de 6 aos en el repositorio [77-6:i2].
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Roles:
1. Encargado de comunicaciones:
(Uno o ms funcionarios) Debe recibir las comunicaciones electrnicas. Responsable del repositorio contenedor de las comunicaciones electrnicas. Debe efectuar un cierre de registro diario manual o automtico del repositorio. Debe efectuar un cierre de registro mensual manual con Firma Electrnica Avanzada del repositorio. Tiene la responsabilidad de asesorar al Jefe de Servicio correspondiente en las materias relativas a seguridad de los documentos electrnico.
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2. Encargado de repositorio:
3. Ministro de Fe:

4. Encargado de seguridad:

Encargado de seguridad:
Las funciones especficas del encargado de seguridad estarn en la resolucin que lo designe. En todo caso debern ser al menos las siguientes: 1. El desarrollo inicial de las polticas de seguridad de la organizacin y su implementacin y aplicacin. 2. Coordinar la respuesta a incidentes computacionales. 3. Comunicarse con encargados de seguridad de otros organismos pblicos. 4. Para cada clasificacin de documento, deber proponer los procedimientos requeridos para procesamiento del documento (copiado, almacenamiento, transmisin por correo electrnico y destruccin).
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Jefe de Servicio:
- Deber impartir instrucciones para la seguridad de los documentos electrnicos y los sistemas informticos, respecto de las siguientes materias:
a) Uso de sistemas informticos, con nfasis en prohibicin de instalacin de software no autorizado, documentos y archivos guardados en el computador. b) Uso de la red interna, uso de Internet, uso del correo electrnico, acceso a servicios pblicos, recursos compartidos, servicios de mensajera y comunicacin remota, y otros. c) Generacin, transmisin, recepcin, procesamiento y almacenamiento de documentos electrnicos. d) Procedimientos para reportar incidentes de seguridad.
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Procesos Clave:
1. El cumplimiento de los decretos involucra a los procesos dentro del servicio. 2. Los procesos que deben ser considerados son los asociados al giro o negocio de la institucin. 3. En este contexto, es recomendable hacer una identificacin de estos procesos y seleccionar algunos candidatos a comenzar gradualmente la implementacin de las exigencias de la normativa 4. El diagnstico es fundamental!
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Finalmente
Todo lo anterior es para cumplir con el nivel 2 del
decreto 81 (Dic/2006):
Mis documentos deben ser vlidos contra los esquemas del Administrador.
El AEM cuenta con:

1. Un Repositorio de Esquemas, 2. Un Esquema Cero, 3. Un Sitio Web que permite:
a. Inscribir esquemas para tipos especficos de documentos, b. Someter a la opinin de la comunidad un conjunto de esquemas, c. Obtener documentos tcnicos (Gua de Buenas Prcticas, Manual de Uso de Esquemas y Metadatos, etc.) d. Recibir ayuda tcnica pblica (a travs de foros especializados).

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Concepto Jurdico de Documento Electrnico

Documento electrnico (Ley 19.799, art. 2-d):

1. Concepto jurdico de documento electrnico

Por tanto, s son documentos electrnicos:

1. Concepto jurdico de documento electrnico

Y no son documentos electrnicos:

La Ley establece plena equivalencia entre el

1. Concepto jurdico de documento electrnico

documento-papel firmado y el documento-digital firmado:

1. Concepto jurdico de documento electrnico

El decreto supremo N77/2004 de MINSEGPRES:

1. Concepto jurdico de documento electrnico

El decreto 77 establece lo siguiente:

2. Seguridad D.S. N83! 3. Repositorio:

4. Disponibilidad para el ciudadano:

1. Concepto jurdico de documento electrnico

El decreto supremo N81/2004 de MINSEGPRES:

1. Concepto jurdico de documento electrnico

El decreto 81 establece que:

2. Su implementacin es gradual, dividida en tres niveles. 3. Existen dos documentos especiales:

4. Existir un Administrador de Esquemas y Metadatos.

1. Concepto jurdico de documento electrnico

El decreto supremo N26 de MINSEGPRES

establece tres alcances para los documentos:

Concepto Tcnico de Documento Electrnico

2. Concepto tcnico de documento electrnico

Contenido: XML (.xml) Visualizacin: XSLT (.xsl) o CSS (.css)

Generacin Completacin Datos

2. Concepto tcnico de documento electrnico

Supongamos que dos instituciones quieren intercambiar

2. Concepto tcnico de documento electrnico

XSD XSD XSD Resoluc. XSD Decreto

Administrador de Esquemas y Metadatos

2. Concepto tcnico de documento electrnico

XSD XSD Resoluc. XSD Decreto

Administrador de Esquemas y Metadatos

Requerimientos de los decretos (Qu necesito para su implementacin?)

Requerimientos de los decretos

Requerimientos de los decretos

Requerimientos de los decretos

Requerimientos de los decretos

Requerimientos de los decretos

Requerimientos de los decretos

El AEM cuenta con:

Administrador de Esquemas y Metadatos

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