Anda di halaman 1dari 18

1) Manajemen informasi (Information Management) Proses Perencanaan untuk pembaharuan atau peninjauan kembali sistem suplai obat termasuk

dalam a drug manjemen information system (DMIS) yang merupakan sistem pengatuaran untuk mengumpulkan, memproses,

melaporkan, dan menggunakan sistem informasi untuk membuat keputusan. Koordinasi dari setiap elemen pada sistem suplai obat membutuhkan keakuratan dan sistem informasi yang tepat waktu. DMIS mampu secara

efektif mensisntesis data dalam jumlah yang sangat banyak dalam manajemen obat. Data-data obat tersebut digunakan sebagai informasi untuk perencanaan, aktivitas, memperkirakan permintaan, pengalokasian, sumber daya, monitoring dan evaluasi manajemen obat (Quick et.al., 1997).

Pengelolaan Perbekalan Farmasi Sub Instalasi Perbekalan Farmasi merupakan bagian dari Instalasi Farmasi di RSD Dr. Soebandi yang bertanggung jawab dalam pengelolaan obat, bahan baku, Alat Medis Habis Pakai (AMHP), dan Bahan Medis Habis Pakai (BMHP). Untuk menjalankan tugas dan fungsinya, Gudang IFRS Dr. Soebandi dipimpin oleh seorang Apoteker dan dibantu oleh 2 orang Asisten Apoteker, 2 tenaga administrasi, dan 2 tenaga transportasi perbekalan. Sub Instalasi Perbekalan mempunyai tugas pokok mengkoordinasi kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi di RSD Dr. Soebandi. Farmasis berperan dalam pengelolaan perbekalan farmasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan meliputi seleksi, perencanaan dan pengadaan, pendistribusian, dan penggunaan termasuk evaluasi sampai pelaporan. Proses tersebut difasilitasi oleh PFT yang berperan dalam menentukan formularium obat yang digunakan RSD Dr. Soebandi. Dokter yang mewakili masing-masing satuan medis fungsional (SMF) memberikan usulan obat yang digunakan di RS. PFT kemudian mendiskusikan dan menyeleksi usulan obat yang ada untuk menghasilkan formularium obat yang akan menjadi dasar pengadaan obat di RS. a. Seleksi (Selection) Seleksi merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis obat,

menentukan

kriteria

pemilihan

dengan

memprioritaskan

obat

esensial,

standarisasi, sampai menjaga dan memperbaharui standar obat. Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) mempunyai peran aktif dalam penentuan seleksi obat di RSD Dr. Soebandi untuk menetapkan kualitas dan efektifitas, serta jaminan purna transaksi pembelian. Seleksi obat dilakukan berdasarkan kebutuhan obat masing-masing SMF yang disesuaikan dengan siklus penyakit yang biasa ditangani oleh RSD Dr. Soebandi. Dimana masing-masing SMF mengusulkan kebutuhan obat ke PFT, kemudian diseleksi oleh PFT untuk menyusun atau merevisi formularium dan tata laksana penggunaannya di RSD Dr. Soebandi. Penyusunan formularium di RSD Dr. Soebandi dilakukan dengan metode bottom up dan metode top down untuk formularium lainnya. Metode bottom up

dilakukan berdasarkan konsumsi penggunaan obat oleh dokter/SMF. Oleh karena itu metode bottom up memiliki kekurangan yaitu waktu penyusunan yang relatif lama, tetapi memiliki keuntungan dalam hal kepatuhan dokter dalam menggunakan obat-obat di formularium sangat tinggi. b. Procurement Merupakan proses kegiatan yang meliputi perencanaan dan pengadaan perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan merupakan proses perencanaan. 1) Perencanaan Dalam melaksanakan suatu kegiatan, perlu dilakukan perencanaan tentang kebutuhan obat, bahan baku, dan perbekalan farmasi lainnya. Perencanaan dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi pengadaan barang dan tercipta keseimbangan antara persediaan dan permintaan. Perencanaan perbekalan farmasi menjadi salah satu faktor yang menentukan keberhasilan pelayanan farmasi. Perencanaan perbekalan farmasi merupakan proses kegiatan pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi dengan tujuan untuk mendapatkan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan anggaran serta menghindari kekosongan. Perencanaan di RSD Dr. Soebandi dilakukan oleh suatu tim perencanaan yang dipimpin Kepala Instalasi Farmasi. Perencanaan perbekalan farmasi RSD

Dr. Soebandi menggunakan metode konsumsi dan epidemiologi. Metode ini berdasarkan pada data konsumsi bulan sebelumnya. Untuk melaksanakan metode ini maka data yang diperlukan adalah daftar obat, stok awal, stok akhir, jumlah penerimaan, jumlah pengeluaran, purata pemakaian tiap bulan, waktu kekosongan barang, stok pengaman, waktu tunggu, pemakaiaan nyata per tahun, serta dana yang tersedia. Perencanaan di RSD Dr. Soebandi, meliputi: perencanaan obat untuk pelayanan pasien askes, pasien reguler, dan pasien maskin (obat untuk pelayanan di depo farmasi), AMHP dan BMHP. Prosentase untuk stock pengamanan 10% untuk perbekalan farmasi yang sifatnya fast moving. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi penumpukan barang di gudang farmasi yang dapat menimbulkan kerugian. Dengan terbatasnya dana, maka prioritas perencanaan disusun berdasarkan analisa VEN dan ABC. Analisa ABC ini juga menjadi acuan perbekalan farmasi yang perlu pengawasan lebih terkait besarnya dana yang terserap. Perencanaan yang telah dibuat perlu dievaluasi sebelum diusulkan oleh panitia perencanaan ke bagian perencanaan rumah sakit. Untuk pengadaan dilakukan oleh tim / panitia pengadaan rumah sakit yang mengadakan kebutuhan berdasarkan pada rencana yang telah disetujui oleh Direktur Rumah Sakit. Perencanaan obat golongan psikotropika dan narkotika dibuat menggunakan formulir pesanan khusus psikotropika dan narkotika. Surat pesanan ditandatangani oleh apoteker penanggungjawab gudang perbekalan diketahui oleh Kepala Instalasi Farmasi. 2) Pengadaan Pengadaan perbekalan farmasi di rumah sakit dapat dilakukan secara produksi, pembelian, Dropping atau bantuan. Pembelian sendiri dapat dilakukan secara tunai (cash) atau kredit tergantung kesepakatan dengan distributor terkait. Pendanaan pengadaan perbekalan farmasi di rumah sakit dr. Soebandi dikelola secara intern oleh rumah sakit, karena rumah sakit dr. Soebandi sudah

menggunakan sistem BLU (Badan Layanan Umum). Sistem pengadaan untuk obat-obatan dan alat kesehatan di RSD Dr. Soebandi dilakukan dengan cara pembelian baik kredit, tunai, maupun konsiyasi. Selain itu ada beberapa perbekalan farmasi yang merupakan bantuan/hibah dari

instansi lain. Sedangkan untuk pengadaan dengan cara produksi tidak dilakukan karena terbatasnya fasilitas dan SDM yang ada. Alur pengadaan Obat dan Alkes di gudang IFRS RSD Dr. Soebandi adalah sebagai berikut : i. Gudang mengajukan usulan tentang perencanaan kebutuhan sisa barang, obat dan alat berdasarkan permintaan depo-depo farmasi setiap minggu kepada Kepala Instalasi Farmasi. ii. Instalasi Farmasi menyampaikan surat pemesanan melalui PPK sesuai rencana kebutuhan yang telah ditetapkan. iii. Dengan persetujuan PPK maka obat dan BHP (bahan habis Pakai) kebutuhan farmasi diadakan oleh ketua panitia pengadaan Rumah Sakit. Ketua panitia pengadaan ini merencanakan tentang kebutuhan Obat dan Alkes yang akan dipesan serta menunjuk distributor yang sesuai dengan kriteria. iv. Selanjutnya bagian gudang IFRS RSD Dr. Soebandi (dalam hal ini apoteker sebagai penanggung jawab gudang IFRS RSD Dr. Soebandi) melakukan pemesanan Obat dan Alkes kepada distributor yang ditunjuk. v. Distributor yang ditunjuk selanjutnya mengirimkan barang ke Rumah Sakit kemudian diterima bendahara barang medis, dicek kesesuaiannya,

kelengkapannya seperti pemeriksaan kondisi barang (kemasan barang baik atau rusak), Expire date, jumlah dan jenisnya. vi. Faktur asli yang menyertai barang selanjutnya dikembalikan kepada distributor untuk kepentingan penagihan dan salinanya disimpan di gudang sebagai arsip dan diberi nomor daftar penerimaan barang. vii. Sebelum barang disimpan di ruang penyimpanan terlebih dahulu dicatat di buku penerimaan barang dan kartu stock. viii. Barang yang diterima selanjutnya disimpan sesuai dengan jenis barang serta peruntukkannya dan dilengkapi dokumen administrasinya. ix. Gudang IFRS RSD Dr. Soebandi mendistribusikan barang ke tiap depo farmasi berdasarkan permintaan depo melalui buku defecta. Penerimaan dan pemeriksaan barang merupakan proses lanjutan setelah pengadaan. Rekanan mengirimkan barang yang telah dipesan selanjutnya diterima oleh bagian gudang dan dilakukan pemeriksaan barang. Pemeriksaan barang

bertujuan untuk mengetahui kesesuaian barang yang diterima (sesuai dengan spesifikasi obat) dengan SP. Selain itu dengan pemeriksaan dapat diketahui kondisi barang yang diterima dan batas Expired Date (ED). Prosedur penerimaan barang : i. Barang yang telah dikirim oleh rekanan atau distributor diterima dan dicocokkan kesesuaian antara faktur barang dengan SP mengenai jumlah, jenis, dan keterangan lain yang menyertai. Setelah sesuai dibuat Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB) yang diketahui dan disetujui oleh Direktur Rumah sakit. ii. Barang yang telah diterima diserahkan ke gudang perbekalan farmasi disertai dengan berita acara serah terima barang yang disetujui oleh Kepala Gudang dan Bendahara Material Bahan Medis yang diketahui oleh Kepala Instalasi Farmasi dan Kuasa barang RS Dr. Soebandi. Faktur asli diserahkan kepada rekanan untuk penagihan ke kasir sentral dan salinannya disimpan digudang sebagai arsip setelah dilegalisir dan diberi nomor daftar penerimaan barang. iii. Barang yang diterima di bagian gudang diperiksa kembali kesesuaiannya, kemudian dicatat pada buku penerimaan, kartu stok, dan kemudian disimpan (sesuai dengan kriteria peruntukan yaitu askes, reguler, dan maskin). Barang yang telah diterima dan diserahkan ke Gudang Perbekalan Farmasi selanjutnya disimpan sesuai dengan ketentuan dan aturan penyimpanan. Tujuan penyimpanan adalah memelihara mutu barang, menjaga kelangsungan persediaan, memudahkan pencarian, dan pengawasan serta menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab. Kegiatan-kegiatan penyimpanan meliputi pengaturan tata ruang dan penyusunan stok, pengamanan mutu obat, pencatatan mutu obat, dan ED. Tata ruang merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi efisiensi dan efektifitas kegiatan-kegiatan di Gudang Perbekalan Farmasi.

3) Distribusi (distribution) Pendistribusian perbekalan farmasi dilakukan oleh gudang farmasi. Pengeluaran perbekalan farmasi dilakukan gudang dengan sistem FIFO (First In First Out) yaitu barang yang masuk paling awal dikeluarkan terlebih dahulu.

Sistem lain yang digunakan yaitu berdasarkan pertimbangan waktu kadaluwarsa atau dikenal dengan sistem FEFO (First Expired Date First Out). Pendistribusian barang-barang dari gudang perbekalan farmasi dilakukan berdasarkan permintaan dari depo farmasi (rawat jalan, rawat inap, operasi dan gawat darurat), laboratorium klinik, dan ruangan/poliklinik. Setiap permintaan yang masuk harus menggunakan buku permintaan barang (buku de fecta) diserta bon permintaan barang dan barang-barang yang keluar dicatat dalam buku rekap pengeluaran barang. Perbekalan farmasi di RSD Dr. Soebandi Jember didistribusikan melalui dua metode yaitu distribusi dari gudang ke masing-masing depo dan dispensing dari tiap depo ke pasien. Distribusi dari gudang ke depo dilaksanakan berdasarkan permintaan dari tiap depo yang diajukan melalui buku de fecta. Dispensing dari depo ke pasien dilaksanakan sesuai dengan pelayanan farmasi yang ada di RSD Dr. Soebandi Jember. c. Penggunaan (use) Bagian ini meliputi dispensing dan evaluasi penggunaan obat. Dispensing merupakan kegiatan pelayanan yang dimulai dari tahap validasi, interpretasi, menyiapkan atau meracik obat, memberikan label atau etiket, penyerahan obat dengan pemberian informasi obat yang memadai disertai sistem dokumentasi. Pada proses dispensing inilah yang merupakan kegiatan pelayanan farmasi pada pasien. Dispensing dilakukan oleh Apoteker yang didelegasikan pada Asisten Apoteker (AA). Apoteker bertugas memantau pelaksanaan proses dispensing tersebut. Pendelegasian ini disebabkan karena terbatasnya jumlah Apoteker di rumah sakit ini.
Terima resep

Penyerahan obat disertai KIE

Skrining resep dan cek kelengkapan administrasi sesuai status pasien

Penyiapan obat sesuai resep, pemberian etiket, dan pembuatan dokumentasi resep

Cek ketersediaan obat dan alat, serta menghitung harga

Gambar 7. Siklus dispensing obat di RSD dr Soebandi Jember Berdasarkan gambar di atas secara umum siklus dispensing obat di RSD. Soebandi Jember meliputi : 1) Terima resep Resep yang diterima disetiap depo pelayanan berasal dari berbagai macam poli rawat jalan dan bangsal rawat inap yang ada di RSD dr. Soebandi Jember. Resep yang diterima di bagian rawat jalan diserahkan ke depo rawat jalan untuk diproses selanjutnya. Sedangkan resep dari bangsal rawat inap dapat diserahkan ke depo UDD atau depo Jamkesmas. 2) Skrining resep dan cek kelengkapan administrasi sesuai status pasien Tahapan selanjutnya setelah penerimaan resep dari pasien maka dilakukan skrining resep oleh Asisten Apoteker (AA) meliputi kelengkapan resep. Pasien di RSD. dr Soebandi Jember dibagi berdasarakan status pasien yaitu pasien askes, pasien jamkesmas, dan pasien umum. Persyaratan administrasi dari masingmasing pasien berbeda tergantung dari statusnya. Adapun persyaratan administrasi pasien askes meliputi kartu askes dan surat jaminan pelayanan (SJP) sedangkan pasien jamkesmas harus memiliki kartu jamkesmas, surat keterangan miskin serta rujukan dari puskemas dan untuk pasien umum hanya mengisi surat keterangan kesanggupan bayar. 3) Cek ketersediaan obat dan alat, serta menghitung harga Tahapan selanjutnya setelah pengecekan kelengkapan administrasi yaitu melihat ketersediaan obat yang dibutuhkan oleh pasien sesuai resep dan menghitung jumlah harga obat yang akan dibayar oleh pasien khusus untuk pasien umum. 4) Penyiapan obat sesuai resep, pemberian etiket, dan pembuatan dokumentasi resep Setelah perhitungan harga, dilakukan penyiapan obat dan alat sesuai resep yang ada. Etiket juga dibuat sesuai ketentuan yang ada, warna putih untuk obat oral dan warna biru untuk obat non oral. Dokumentasi juga dibuat untuk

kepentingan data dan administrasi rumah sakit serta bisa menjadi bahan rujukan untuk meninjau kembali resep sebelumnya.

5) Penyerahan obat disertai dengan KIE Dalam penyerahan obat juga dilakukan pemberian informasi meliputi nama obat, kegunaan obat, aturan pakai, dan edukasi non farmakologi. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker langsung atau asisten apoteker yang memang cakap dalam berkomunikasi dan memiliki pengetahuan tentang obat.

5. Gudang Farmasi Gudang Farmasi Rumah Sakit merupakan suatu bagian di rumah sakit yang kegiatannya dibawah manajemen departemen Instalasi Farmasi. Departemen Instalasi Farmasi dipimpin oleh seorang apoteker dan dibantu beberapa orang apoteker yang bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian yang mencakup pelayanan perencanaan, pengadaan, produksi, penyimpanan, perbekalan kesehatan atau persediaan farmasi, pengendalian mutu dan pengendalian distribusi penggunaan seluruh perbekalan kesehatan di rumah sakit. Gudang farmasi mempunyai fungsi sebagai tempat penyimpanan yang merupakan kegiatan dan usaha untuk mengelola barang persediaan farmasi yang dilakukan sedemikian rupa agar kualitas dapat diperhatikan, barang terhindar dari kerusakan fisik, pencarian barang mudah dan cepat, barang aman dari pencuri dan mempermudah pengawasan stok. Gudang farmasi berperan sebagai jantung dari menjemen logistik karena sangat menetukan kelancaran dari pendistribusian. Oleh karena itu, maka metode pengendalian persediaan atau inventory control diperlukan, dipahami dan diketahui secara baik. Indikator penyimpanan obat yaitu: 1) Kecocokan antara barang dan kartu stok, indikator ini digunakan untuk mengetahui ketelitian petugas gudang dan mempermudah dalam pengecekan obat, membantu dalam perencanaan dan pengadaan obat sehingga tidak menyebabkan terjadinya akumulasi obat dan kekosongan obat, 2) Turn Over Ratio, indikator ini digunakan untuk mengetahui kecepatan perputaran obat, yaitu seberapa cepat obat dibeli, didistribusi, sampai dipesan kembali, dengan demikian nilai TOR akan berpengaruh pada ketersediaan

obat. TOR yang tinggi berarti mempunyai pengendalian persediaan yang baik, demikian pula sebaliknya, sehingga biaya penyimpanan akan menjadi minimal, 3) Persentase obat yang sampai kadaluwarsa dan atau rusak, indikator ini digunakan untuk menilai kerugian rumah sakit, 4) Sistem penataan gudang, indikator ini digunakan untuk menilai sistem penataan gudang standar adalah FIFO dan FEFO, 5) Persentase stok mati, stok mati merupakan istilah yang digunakan untuk menunjukkan item persediaan obat di gudang yang tidak mengalami transaksi dalam waktu minimal 3 bulan, 6) Persentase nilai stok akhir, nilai stok akhir adalah nilai yang menunjukkan berapa besar persentase jumlah barang yang tersisa pada periode tertentu, nilai persentese stok akhir berbanding terbalik dengan nilai TOR. Depo Gudang Farmasi RSD. Dr. Soebandi merupakan depo yang bertanggung jawab dalam pengelolaan perbekalan farmasi baik berupa alat kesehatan, barang habis pakai (BHP) maupun obat-obatan, dimana kegiatan pengelolaannya meliputi dari penerimaan, penyimpanan, pemusnahan dan pendistribusian. Alat kesehatan (Alkes), BHP dan Obat-obatan di Depo Gudang Farmasi dibedakan berdasarkan status pasien antara lain Regular, Askes, dan JAMKESMAS. Depo Gudang Farmasi sendiri terbagi atas dua yaitu Gudang 1 khusus untuk Alkes dan BHP, dan Gudang 2 untuk Obat-obatan. Kegiatan di depo Gudang Farmasi di dukung beberapa tenaga kerja yaitu 1 orang Apoteker sebagai penanggung jawab, 1 orang Asisten Apoteker (sebagai Penanggung jawab obat-obatan), 1 orang Bendaharawan Barang Medis (BBM) yang dalam hal ini bertanggung jawab pula dalam pengelolaan Alkes dan BHP (barang habis pakai), 2 tenaga administrasi (SIM) yang terbagi dua yaitu admin penerimaan dan admin pengeluaran dan 2 orang pembantu umum dalam ini terbagi atas dua juga yaitu alkes dan BHP serta obat-obatan. Kegiatan depo Gudang farmasi antara lain : 1. Penerimaan Penerimaan obat di Gudang Farmasi hampir setiap hari dilakukan. Dimana, penerimaan sendiri dilakukan oleh Bendaharawan Barang Medis (BBM) sebagai yang bertanggungjawab atas penyerahan perbekalan farmasi dari distributor kepada Instalasi Farmasi. Penerimaan perbekalan sendiri harus sesuai prosedur

untuk menjamin ketertiban administrasi penerimaan barang dan menjamin jenis dan jumlah, serta mutu barang yang diterima. Prosedur tetap (Protap) penerimaan obat di gudang farmasi adalah sebagai berikut. a. Perbekalam farmasi yang datang diterima oleh BBM dan dilakukan pengecekan secara fisik. b. Pastikan kesesuaian antara pesanan dengan barang yang meliputi: c. Kebenaran jumlah kemasan Kebesaran jumlah satuan dalam kemasan Kebenaran jenis barang yang diterima Kebenaran identitas produk Kebenaran kondisi kemasan seperti yang disarankan

Pastikan ketiadaan hal-hal sebagai berikut : Tanda-tanda kerusakan Kelainan warna, bentuk dan kerusakan Terlihat partikel/benda asing dalam cairan/kemasan Terlihat kebocoran

d. e.

Waktu kadaluarsa memadai Pastikan adanya dokumentasi penerimaan, meliputi : Faktur/surat penyerahan barang Kartu stok Buku pembelian Pengarsipan faktur

f.

Tim pemeriksa barang melakukan recek perbekalan farmasi yang datang. Pemeriksaan barang bertujuan untuk mengetahui kesesuaian barang yang

diterima (sesuai dengan spesifikasi obat) dengan SP. Selain itu dengan pemeriksaan dapat diketahui kondisi barang yang diterima dan batas Expired Date (ED). 2. Penyimpanan Penyimpanan perbekalan farmasi di depo Gudang Farmasi dilakukan sesuai prosedur untuk menjamin mutu obat dan pelayanan yang optimal. Adapun protap perbekalan farmasi yaitu:

1. Barang datang setelah dilakukan recek oleh BBM, kemudian disimpan ditempatnya masing-masing, disertai dengan pencatatan penerimaan pada kartu stok meliputi tanggal, jumlah serta nama distributor yang mengirim. 2. Alat kesehatan, reagen dan BHP disimpan di gudang 1 3. Obat askes, jamkesmas, reguler disimpan di gudang 2 4. Obat narkotika dan psikotropika disimpan dalam almari tersendiri. 5. Semua barang disusun berdasarkan urutan nama alphabetisnya. 6. Obat yang perlu suhu 2-8oC, disimpan pada lemari es. 7. Semua barang yang ditata dicatat pada pada kartu stock dan kartu diletakkan disamping barang. 8. Alur keluar masuknya barang harus dicatat pada kartu stock Barang yang telah diterima dan diserahkan ke Gudang Farmasi selanjutnya disimpan sesuai dengan ketentuan dan aturan penyimpanan. Tujuan penyimpanan adalah memelihara mutu barang, menjaga kelangsungan persediaan, memudahkan pencarian dan pengawasan serta menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab. Kegiatan-kegiatan penyimpanan meliputi pengaturan tata ruang dan penyusunan stok, pengamanan mutu obat, pencatatan mutu obat, dan ED. Penyimpanan perbekalan farmasi di depo gudang farmasi khusus obatobatan ditata berdasarkan bentuk sediaan dan juga secara alphabetis. Sedangkan untuk obat-obatan askes dilakukan penataan secara alphabetis pada kadungan zat berkhasiatnya. 3. Pemusnahan Untuk kegiatan pemusnahan pada depo gudang farmasi sendiri baru sekali dilakukan pada tahun 2012 oleh tim yang telah dibentuk. Obat-obatan dan alkes yang telah kadaluwarsa dari setiap depo maupun gudang sendiri dikumpulkan untuk selanjutnya dilakukan pemusnahan. 4. Pendistribusian Distribusi perbekalan farmasi dilakukan secara sentralisasi dari gudang

farmasi untuk menjamin tercapainya layanan farmasi yang optimal. Gudang Farmasi RSD Dr. Soebandi Jember melayani permintaan obat dan alat-alat kesehatan dari berbagai depo farmasi yang ada di rumah sakit, antara lain Instalasi Rawat jalan, Instalasi rawat inap (UDD Barat dan UDD Timur), IBS

(Instalasi Bedah sentral), dan IGD (Instalasi Gawat Darurat). Pelayanan dilakukan sesuai dengan permintaan masing-masing depo farmasi melalui buku defecta yang dikirim ke gudang farmasi. Obat yang diserahkan dibedakan sesuai dengan status pasien (reguler/umum, askes, dan jamkesmas). Secara garis besar alur distribusi depo gudang farmasi dapat dilihat PROTAP Distribusi berikut ini. a. Petugas gudang mencatat kebutuhan masing-masing unit layanan berdasarkan permintaan sesuai ketersediaan barang di gudang b. Perbekalan farmasi yang tidak ada ketersediaanya di gudang, direncanakan untuk pembelian secara UP/tunai tergantung kebutuhan (mendesak atau tidak). Perbekalan farmasi yang sudah disiapkan, dicatat pada masingmasing pada buku bon permintaan unit layanan sesuai keperuntukkannya. c. Pendistibusian perbekalan farmasi harus dalam kemasan primerya, kecuali bila permintaan kurang dari isi perkamen d. Perbekalan farmasi yang perlu penanganan khusus harus diserahkan dalam keadaan yang terkondisikan e. Perbekalan farmasi yang akan didistribusikan ke unit layanan dengan menyertakan buku permintaan untuk ditandatangani. f. g. Pendistribusian juga mengacu pada FEFO (First expired, First Out). Pengeluaran barang dari gudang harus selalu dicatat pada kartu stock Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pelayanan perbekalan farmasi antara lain penulisan kartu stock tiap masing-masing obat/alat kesehatan setelah diambil, pencatatan perbekalan farmasi di buku penerimaan obat dan alat kesehatan, dan pengecekan ulang kesesuaian pengambilan obat/alat kesehatan dengan buku defecta dari tiap-tiap depo farmasi. Tiap 3 bulan dilakukan pemeriksaan Stock Opname untuk mengetahui sisa stok obat dan alkes yang ada di rumah sakit. Hal ini penting untuk proses pengadaan obat dan alkes periode berikutnya.

Alur pelayanan distribusi perbekalan farmasi di depo Gudang Farmasi RSD. Dr. Soebandi dapat digambarkan secara singkat sebagai berikut: Catat di buku penerimaan masing-masing Depo Farmasi
Kirim beserta buku penerima an

Dilayani

Catat di kartu stock

Ada

Di input komputer

Cek ulang

Gudang Farmasi

Permintaan Depo Farmasi

Simpan kartu stok

Tidak ada

Perencanaan secara UP

Barang datang

Depo yang membutukan

Gambar 17. Skema Alur Distribusi Perbekalan Farmasi


Selain melakukan pendistribusian ke tiap-tiap depo, gudang farmasi juga melakukan pendistribusian ke ruangan-ruangan (yang dilakukan setiap 1 bulan sekali). Tiap awal bulan petugas dari ruangan yang bersangkutan menulis pada buku bon ruangan, selanjutnya dilakukan sesuai dengan permintaan ruangan. Komoditi-

komoditi yang biasanya diminta adalah kassa, reagen, BHP (alkohol 96%, alkohol 70%, povidon, kertas perkamen).

Berdasarkan indikator penyimpanan obat terdapat permasalahan yang muncul yaitu 1) Turn Over Ratio merupakan indikator untuk mengetahui apakah pengendalian persedian sudah efektif atau belum. Namun di Gudang farmasi sendiri belum melakukan perhitungan TOR tersebut sehingga belum dapat diketahui apakah pengelolaan persediaan obatnya sudah efektif dan efisien atau belum. 2) Persentase obat yang sampai kadaluwarsa dan atau rusak, indikator ini digunakan untuk menilai kerugian rumah sakit belum dihitung dan dilakukan oleh Gudang farmasi. 3) Persentase stok mati, stok mati merupakan istilah yang digunakan untuk menunjukkan item persediaan obat di gudang yang tidak mengalami transaksi dalam waktu minimal 3 bulan belum dihitung dan dilakukan oleh Gudang farmasi. 4) Persentase nilai stok akhir juga belum dihitung dan dilakukan oleh Gudang farmasi, nilai stok akhir adalah nilai yang menunjukkan berapa besar persentase jumlah barang yang tersisa pada periode tertentu, nilai persentese stok akhir berbanding terbalik dengan nilai TOR . Selain indikator terebut juga ditemukan beberapa masalah terkait Gudang Farmasi RS Dr. Soebandi Jember antara lain : 1. Suhu ruangan penyimpanan obat 2. Ukuran gudang 3. Penyimpanan reagen 4. Sarana dan fasilitas gudang 5. Hewan pengganggu Adapun penjelasan tentang masalah diatas dapat dilihat berikut ini. 1. Suhu ruangan di gudang farmasi belum terkontrol dengan baik, ditandai

dengan tidak adanya pengukur suhu (thermometer) di setiap ruangan sehingga jika masalah ini tetap berlangsung maka akan mempengaruhi kualitas dan khasiat dari obat tersebut, sehingga nantinya juga akan mempengaruhi pengobatan dan tujuan terapi pada pasien. 2. Untuk sekelas RSD Dr. Soebandi yang terakreditasi B Pendidikan, ukuran bangunan gudang farmasi yang sekarang masih terlalu kecil untuk menampung

seluruh perbekalan farmasi sehingga masih banyak obat dan alkes yang masih tidak teratur penyimpanannya. 3. Penyimpanan reagen di gudang farmasi masih tercampur dengan alat kesehatan sehingga hal-hal yang tidak diinginkan mungkin bisa terjadi seperti kebakaran atau kontamiasi dari reagen tersebut. Penyimpanan obat sitostatika juga diletakkan di tempat yang sama (digabung) dengan obat-obatan yang lain. 4. Sarana dan fasilitas yang ada di gudang masih kurang memadai seperti lemari narkotik dan psikotropik yang ukurannya tidak mencukupi sehingga ada obat golongan psikotrotik yang diletakkan di luar lemari. Rak penyimpanan yang juga kurang memadai sehingga masih banyak sediaan farmasi yang langsung diletakkan di atas lantai tanpa menggunakan alas. Hal tersebut tentu akan mempengaruhi kelembaban serta keamanan dari sediaan farmasi. Pendingin ruangan yang tidak berfungsi dengan baik terutama pada ruang penyimpanan obat ASKES dan JAMKESMAS sehingga dikhawatirkan akan mempengaruhi kualitas dan khasiat dari obat tersebut. Alarm yang berfungsi sebagai bunyi peringatan misalnya jika terjadi kebakaran juga tidak tersedia di gudang farmasi. 5. Hewan pengganggu yang dimaksud adalah tikus. Keberadaan tikus yang populasinya terbilang banyak sangat mengganggu pada penyimpanan sediaan farmasi. Ada beberapa sedian farmasi yang telah dirusak oleh binatang pengerat tersebut. Selain dapat merusak sediaan farmasi yang ada di gudang, keberadaan tikus juga dikhawatirkan dapat membantu dalam penyebaran penyakit yang ada di rumah sakit. Adapun saran/solusi yang bisa diberikan terkait permasalahan diatas adalah 1. Sebaiknya dilakukan pengontrolan terhadap suhu ruangan sehingga kualitas dan khasiat obat tetap terjaga 2. Sekiranya agar dilakukan perluasan terhadap ukuran Gudang Farmasi sehingga obat-obatan, alkes dan BHMP dapat tersusun rapi dan tidak terjadi penumpukan barang. 3. Untuk penyimpanan reagen sebaiknya dilakukan pemisahan dengan alkes atau dibuat tempat penyimpanan khusus sehingga hal-hal yang tidak diinginkan tidak terjadi. Penyimpanan obat sitostatika juga seharusnya

harus terpisah dari obat yang lain dan harus dengan ditangani secara khusus karena memiliki resiko yang besar terhadap kesehatan. 4. Melengkapai sarana dan fasilitas gudang farmasi agar terjaganya kualitas sediaan farmasi serta keamanan gudang. Membersihkan dan merapikan gudang serta membasmi seluruh hewan penggangu dari gudang farmasi.

Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) Di suatu rumah sakit diperlukan suatu fungsi pemantauan terapi yang mencakup pengembangan kebijakan dan prosedur mengenai pengelolaan pemeliharaan obat dan bahan obat, uji diagnostik, evaluasi yang pengembangan berkaitan dan

formularium

dengan

penggunaan obat investigasi atau obat percobaan, serta penetapan dan pengkajian semua reaksi obat yang merugikan. Fungsi pemantauan dan terapi tersebut dapat dilakukan oleh suatu komite. Akan tetapi, disebabkan kerumitan dan kepekaan kebijakan dari tugas tersebut, maka dalam pelaksanaannya selalu diberikan kepada suatu staf medik yang biasa disebut Panitia Farmasi dan Terapi. Jadi Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) adalah organisasi yang berfungsi menjembatani hubungan antara staf medik dan Instalasi Farmasi melalui garis organisatoris, dimana memiliki tujuan membantu pimpinan rumah sakit dalam meningkatkan mutu pelayanan obat terutama dalam hal rasionalitas penggunaan obat di rumah sakit. Tujuan umum dari Panitia Farmasi dan Terapi adalah : 1. Memberi nasehat Memberikan usulan penggunaan atau membantu dalam merumuskan kebijaksanaan atau cara-cara untuk evaluasi, pemilihan dan pemakaian obat-obatan di rumah sakit. 2. Bidang pendidikan Memberikan usulan atau membantu dalam merumuskan programprogram yang dibuat guna memenuhi kebutuhan staf profesional (dokter, farmasis, perawat, dan tenaga kesehatan lainnya) akan pengetahuan terbaru dan lengkap berkenaan dengan obat-obatan dan penggunaannya.

Tugas dan tanggung jawab dari Panitia Farmasi dan Terapi ini adalah : 1. Membantu pimpinan rumah sakit melalui komite medik untuk meningkatkan pengelolaan dan penggunaan obat. 2. Menyusun formularium rumah sakit dan tata laksana penggunaannya. 3. Memantau serta menganalisis kerasionalan penggunaan obat di rumah sakit. 4. Melakukan analisis efektifitas dan efisiensi penggunaan obat di rumah sakit. 5. Revisi formularium sesuai kemajuan. 6. Mengkoordinir uji klinik obat. 7. Mengkoordinir monitoring efek samping obat. 8. Menjalin kerjasama dengan panitia sejenis baik secara horisontal maupun vertikal dengan instansi kesehatan lain di luar rumah sakit. 9. Menampung, memberi saran dan ikut memecahkan masalah lain dalam pengelolaan barang farmasi. Organisasi dan tata kerja Panitia Farmasi dan Terapi diselenggarakan berdasarkan pedoman yang berlaku secara umum : 1. Panitia Farmasi dan Terapi sekurangnya terdiri dari 3 dokter, apoteker, perawat dan seorang tenaga administrasi. 2. Ketua Panitia Farmasi dan Terapi adalah dokter, idealnya dokter ahli farmakologi klinik, sedang farmasis disini berperan sebagai sekretaris, dan harus menjadi seorang anggota yang mempunyai hak suara dalam panitia ini. 3. Panitia Farmasi dan Terapi harus mengadakan pertemuan/ rapat rutin minimal 2 bulan sekali. 4. Panitia tersebut harus mengundang orang-orang, baik dari dalam maupun luar rumah sakit yang dapat memberikan sumbangan pengetahuan, keterampilan, dan pendapat khusus, serta penilaian ke dalam rapat mereka. 5. Jadwal rapat harus disiapkan oleh sekretaris (farmasis) dan disimpan dalam notulen rapat rumah sakit tersebut. 6. Usulan-usulan dari Panitia Farmasi dan Terapi harus disampaikan kepada staf medis dan atau kepada direktur rumah sakit, untuk kemudian diterima dan mendapatkan rekomendasi.

7. Hubungan dengan panitia lain di rumah sakit yang berkaitan dengan penggunaan obat-obatan harus tetap dipelihara dalam bentuk terselenggaranya semacam rapat koordinasi periodik termasuk di dalamnya ialah Panitia Pengendalian Infeksi. Untuk kepentingan perawatan penderita yang lebih baik, rumah sakit harus mempunyai suatu program evaluasi pemilihan dan penggunaan obat yang tepat dan ekonomis. Konsep sistem formularium ini adalah suatu metode untuk mengadakan program yang digunakan oleh berbagai rumah sakit baik rumah sakit umum maupun swasta. Formularium rumah sakit adalah daftar obat baku yang dipakai oleh rumah sakit yang dipilih secara rasional dan dilengkapi dengan penjelasan sehingga merupakaan informasi obat yang lengkap untuk pelayanan medik di rumah sakit. Pada umumnya formularium rumah sakit berisi : 1. Uraian singkat tentang Panitia Farmasi dan Terapi termasuk keanggotaan, tugas dan tanggung jawab. 2. Informasi tentang obat : kelas terapi, dosis, bentuk sediaan. 3. Informasi tentang pengobatan dasar. 4. Informasi tentang kebijakan dan prosedur di rumah sakit yang berkaitan dengan penggunaan obat-obatan. 5. Informasi tentang pelayanan farmasi.