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CONTROL Y COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Omar Ricardo Muoz Camargo

Corporacin Universitaria UNITEC Programa Gestin Hotelera y Turstica Bogot, 2011

TABLA DE CONTENIDO
1.
1.1. 1.2.

INTRODUCCION A LA TEORIA GENERAL DE LOS COSTOS


CONCEPTOS BASICOS DE LOS COSTOS PUNTO DE EQUILIBRIO 1.2.1 PARA UN SOLO PRODUCTO 1.2.2 PRA MULTIPRODUCTOS

2. CONTROL DE COMPRAS
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS METODOS DE COMPRA PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE LAS COMPRAS CLASIFICACION Y SELECCIN DE LOS PROVEEDORES FORMATOS 2.5.1 Especificaciones estndar de compra 2.5.2Control de proveedores por artculo 2.5.3 Listas de mercado (frutas y verduras) 2.5.3 Solicitud de compra 2.5.4 Orden de Compra

3.
3.1 3.2 3.3 3.4 2

CONTROL DE RECIBO
PRINCIPIOS GENERALES DEL RECIBO GESTION DE LA INFORMACION PROCEDIMIENTO CORRECTO PARA EL RECIBO DE LA MERCANCIA. FORMATOS

3.4.1 Meat tag 3.4.2 Mercanca recibida sin factura 3.4 3. Reporte diario de de recibo de mercancas

4. CONTROL DE ALMACENAMIENTO Y ENTREGAS


4.1 PRINCIPIOS GENERALES DE ALMACENAMIENTO 4.2 PROCESO PARA LA SOLICITUD Y EL DESPACHO DE LAS MERCANCAS 4.3 FORMATOS 4.3.1 Requisiciones de bar y cocina. 4.3.2 Bin card 4.3.3. Reporte de roturas

5. CONTROL DE LA PRODUCCION
5.1 PRINCIPIOS GENERALES 5.2 ANALISIS DE CARNICERIA 5.3 RECETA ESTNDAR 5.4 FORMATOS 5.4.1 Comanda 5.4.3 Memo de transferencia 5.4.4 Anlisis de carnicera 5.4.5 Receta estndar

6. DETERMINACION DEL COSTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS


6.1 CONTROL DE INVENTARIOS 6.1.1 sistemas de inventarios 3

6.1.2 toma de inventarios 6.1.3 Procesos 6.2 TALLER DE COSTOS DE ALIMENTOS 6.2 1 Inventarios estimados 6.2.2 Alimentacin de personal 6.2.3 Registro costo cocina y bar 6.2.4 Reporte diario de alimentos 6.2.5 Forecast (pronostico de cubiertos)

Introduccin
El aprendizaje sobre control y costos de alimentos y bebidas brinda al aprendiz las herramientas necesarias para ejercer un correcto control sobre el alto volumen de artculos que se procesan o comercializan en cualquier cocina o bar de restaurantes, hoteles, clnicas y similares; lo cual se ver reflejado en los resultados financieros del rea como resultado de la gestin operativa y gerencial de los encargados del rea. El control de los costos de alimentos y bebidas es una de las reas de responsabilidad de un hotel o restaurante en donde se requiere mayor atencin y rigurosidad en los controles ejercidos, por lo cual se debe establecer un sistema de informacin y gestin documental adecuado que permita realizar el seguimiento a la materia prima desde el momento de su adquisicin o compra por parte de la empresa, hasta que el cliente cancela su consumo generando ingresos para el establecimiento. Dicho seguimiento que se hace en las empresas hoteleras y de servicios a la materia prima es el mismo que se establece en la ruta curricular para este curso: COMPRA, RECIBO, ALMACENAMIENTO; ENTREGAS A CENTROS DE PRODUCCION, PRODUCCION, Y VENTA; de tal manera que el estudiante podr conocer paso a paso no solo la ruta de la materia prima, sino el control que sobre ella se ejerce en cada uno de estos procesos para evitar prdidas, deterioros, desperdicios o malos manejos que afectaran a corto, mediano o largo plazo los resultados financieros de la compaa. Cada uno de los procesos mencionados anteriormente, contara a lo largo del programa con toda la informacin que se requiere para conocer un buen sistema de control de los costos de Alimentos y Bebidas; adems se identificarn todos y cada uno de los procesos para el control de costos de acuerdo a las caractersticas de cada uno. Se tendrn definiciones claras de cada uno de los formatos o documentos utilizados para ejercer un buen control, junto a su utilidad y trmite documental tal como se realiza en la actualidad en las empresas del sector Este programa permitir adems al aprendiz, administrar eficientemente el departamento de alimentos y bebidas de un establecimiento para diferenciarse de la competencia, ofreciendo un alto valor de producto y servicio, asegurando la rentabilidad del negocio por medio de un bajo porcentaje de materia prima sobre las ventas totales de un periodo. Este curso desarrolla la habilidad para el anlisis de la conformacin y control de los costos de alimentos y bebidas mediante la aplicacin de mtodos y tcnicas de esta disciplina.

Mapa Conceptual del Curso

Justificacin
La importancia de este programa radica en la necesidad del sector gastronmico; hotelero o de servicios, de contar con personal competente capaz de optimizar los procesos de transformacin y comercializacin de las materias primas buscando obtener los mejores resultados financieros por medio de la obtencin de un bajo porcentaje de costo materia prima sobre las ventas. La utilidad esperada por el departamento de alimentos y bebidas de la mayora de las empresas hoteleras y de servicios est establecida en el orden del 30 al 35% en promedio sobre las ventas totales; al igual que el costo de la materia prima utilizada para la realizacin de dichas ventas no puede superar el 35% de las mismas. Esto representa una gran responsabilidad para las personas que administran o gestionan la operacin del rea; pues estos son los indicadores de la gestin por los cuales no se puede pretender lograr las metas establecidas sin implementar procesos claros y efectivos de control de las materias primas y de los procesos que estn involucrados en toda la produccin venta y comercializacin de alimentos y bebidas

Competencias
Se espera que al finalizar el curso el aprendiz desarrollar las siguientes competencias: Elabora listado de proveedores de acuerdo con las necesidades de operacin responsablemente. Elabora el listado de materias primas requeridas con base en el plan de produccin. Controla el manejo de las materias primas conforme a parmetros de calidad y rentabilidad. Organiza la produccin en la cantidad y con la calidad estipuladas Costea productos siguiendo directrices financieras establecidas en la empresa. Identifica y gestiona los programas de reduccin de costos Controla materias primas e inventarios con responsabilidad y honestidad. Controla costos con base en las polticas financieras de la empresa Administra recursos logrando la productividad del rea.

Objetivo General
Identificar e implementar los sistemas de control de costos de alimentos y bebidas existentes en empresas del sector hotelero.

Objetivos Especficos
Reconocer los procedimientos lgicos para el aprovisionamiento, almacenamiento, distribucin y transformacin de las materias primas de acuerdo a manuales de procedimientos y a polticas de costos de la compaa. Diligenciar de manera manual y digital, la documentacin establecida por el departamento de costos de un hotel, restaurante o empresa de servicios; tendiente a ejercer control y seguimiento a los insumos de produccin del restaurante o bar. Determinar el rendimiento de los productos crnicos a travs de la implementacin del meat tag y del anlisis de carnicera; y a su vez establecer los costos de para hallar su precio potencial y real de venta Establecer precios reales y potenciales de venta para los productos ofrecidos a los clientes en la carta o en los mens del restaurante o bar. Identificar los elementos incluidos en el precio de venta y controlar los porcentajes establecidos para cada uno de ellos por parte de la gerencia. Generar informes peridicos de costos de acuerdo a polticas financieras de la empresa. Proponer e implementar sistemas de reduccin de costos y de optimizacin de las materias primas tendientes a mantener el porcentaje de costo materia prima establecido por la gerencia; logrando con ello los resultados financieros esperados por la empresa.

Metodologa
La propuesta metodolgica del programa comprende las actividades necesarias para el desarrollo del aprendizaje que pueden ser de carcter sncrono (tutor y estudiante comunicndose en el mismo instante de tiempo) o asncrono (tutor y estudiante comunicndose en instantes de tiempo diferentes) a travs de las siguientes estrategias: Contextualizacin terica por medio de lecturas sugeridas. Ejercicios aplicados terico prcticos. Ejercicios simulados para el diligenciamiento de la documentacin utilizada en el departamento de costos. Participacin en foros propuestos cada semana. Evaluaciones semanales presentadas como actividades de aprendizaje o como pruebas de seleccin mltiple. Tutoras permanentes para resolucin de dudas e inquietudes de los estudiantes. Bibliografas y cibergrafias recomendadas para que el estudiante apoye su proceso de aprendizaje con otros textos o documentos relacionados.

Las actividades desarrolladas y enviadas por el aprendiz tendrn carcter de evaluacin formativa la cual tiene como caractersticas la valoracin de los avances, logros y obstculos durante todo el proceso de aprendizaje de un curso adems de evaluar los conocimientos de los estudiantes. La evaluacin final ser de carcter sumativo mediante la cual se concentra los productos o resultados del proceso de aprendizaje, y su funcin est orientada a la toma de decisiones en cuanto al grado de alcance de los objetivos propuestos.

UNIDAD 1 INTRODUCCIN A LA TEORA GENERAL DE LOS COSTOS

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UNIDAD 1 INTRODUCCION GENERAL A LA TEORIA DE LOS COSTOS Objetivo: Identificar y comprender los principios y conceptos bsicos que se deben tener en cuenta para el aprendizaje de los costos hoteleros. Para este fin se utilizaran definiciones muy simples, con la idea de que puedan ser entendidas por cualquier persona sin importar su formacin profesional. Competencias: Identifica los conceptos bsicos utilizados en el control de los costos de alimentos y bebidas. Conoce y entiende los fundamentos de los costos hoteleros.

FUNDAMENTACIN: Durante muchos aos hemos escuchado que tener un restaurante es un excelente negocio y la verdad es que es as; siempre y cuando las personas que se embarcan en este colosal proyecto tengan conocimiento sobre el manejo bsico de sus costos y gastos. Desafortunadamente para muchos de los nuevos restauranteros, la realidad del sector en la actualidad ha hecho que muchos de ellos se vean obligados a cerrar sus establecimientos antes de cumplir su primer ao de funcionamiento. La proliferacin de restaurantes de todo tipo, las crisis econmicas, el desconocimiento del manejo de este tipo de establecimientos, la creciente actividad informal y muchas otras razones hacen que un proyecto de negocio que en el papel era totalmente viable y rentable, se convierta en un total fracaso financiero para sus socios inversionistas o propietarios. Las razones principales de dichos fracasos, parten principalmente del desconocimiento de los principios bsicos de gestin de un restaurante o empresa de alimentos y especialmente en lo que hace referencia al manejo de los costos. Este curso entregara al estudiante de una manera sencilla y agradable una serie de sencillos procedimientos, polticas, normas que le permitan controlar los costos y gastos en los restaurantes o reas de alimentos de empresas de servicios pues la nica forma en que las empresas se puedan mantener en este sector tan competido y exigente es con la eficiencia en todos sus procesos. No basta con servir platos apetitosos, bien presentados, elegantes; si sus costos no estn dentro de unas polticas claras de rentabilidad, de costos y de gastos.

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1.1 CONCEPTOS BASICOS DE LOS COSTOS Costos: son todas aquellas salidas de mercanca, que en su momento fueron compradas con la intencin de procesarse y/o venderse. Los costos se recuperan inmediatamente se realiza una venta es decir que su recuperacin es a corto plazo. El costo de un bien lo constituye el conjunto de esfuerzos y recursos que se han invertido con el fin de producirlo. Clasificacin de los costos: -Costo variable: son aquellos cuya magnitud cambia en razn directa del volumen de las operaciones realizadas. Costos de materia prima o de produccin son aquellos que sufren aumentos o disminuciones proporcionales a los aumentos o disminuciones registrados en el volumen de produccin. Ejemplos de costo variable son la materia prima y la mano de obra directa (cuando se paga a destajo es decir en funcin de la produccin). Resultan de multiplicar el costo unitario de materia prima (CMPU) por el nmero de unidades vendidas o que se esperan vender. CV=CMPU*NU -Costo Fijo: son aquellos que en su magnitud permanecen constantes independientemente de las fluctuaciones en los volmenes de produccin y/o venta. Ejemplo de estos costos son los servicios pblicos y el arriendo de los locales o plantas de produccin. Resultan de sumar los costos de mano de obra (CMO) con los gastos indirectos de fabricacin (GIF) CF= CMO+GIF (arriendos, publicidad, promociones, servicios pblicos)

-Costo bruto: es el total de mercancas utilizadas en cierto departamento en un determinado lapso de tiempo. - Costo neto: es el total de mercancas utilizadas sin incluir los crditos al costo. - Crditos al costo: es el total de mercancas consumidas u ofrecidas a nuestros empleados para que su valor le sea descontado posteriormente por nomina. En algunas ocasiones no se cobra a los empleados estos consumos sino que se ofrecen a ellos como cortesas por su buen desempeo o por algn tipo de incentivo.

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Gastos: son todos aquellos pagos que tiene que realizar cualquier persona o empresa para poder operar. Su comportamiento es fijo, es decir, los gastos permanecen prcticamente constantes sin importar el nmero de clientes. Ejemplo de gastos son: servicios pblicos, arriendos, sueldos, impuestos, mantenimiento etc. Los gastos generalmente se recuperan a largo plazo cuando se analizan las utilidades del periodo en los estados financieros. Se pueden clasificar en: -Gastos Indirectos de Fabricacin: son todos aquellos gastos en los que incurre la empresa para que la produccin sea un xito pero que no estn directamente representados en el producto final. (Agua, luz, telfono, papelera etc.) -Gastos de administracin: son todos aquellos egresos relacionados con la gente que dirige u opera el negocio. -Gasto de ventas o generales: son todos aquellos gastos que realiza la empresa en el desarrollo normal de su actividad y que procuran incrementar las ventas en la compaa (publicidad, promociones, cafetera, cortesas, comisiones por ventas, gastos de reparto en el caso de existir domicilios etc.). - Gastos de operacin: son todos aquellos que se deben realizar para poder mantener las instalaciones administrativas y operativas en perfecto estado. - Gastos financieros: son aquellos egresos relacionados con transacciones financieras.

1.2 PUNTO DE EQUILIBRIO El punto de equilibrio es el nivel de ventas en el cual los ingresos (ventas) son exactamente iguales a los egresos (costos y gastos). Para todo negocio es fundamental conocer su punto de equilibrio para lograr hacer proyecciones, presupuestos, anlisis de ventas y estrategias para aumentarlas y adems para establecer metas de utilidades esperadas y nmero de unidades a vender para as lograr dicha utilidad. El punto de equilibrio ayuda a conocer el comportamiento de los costos y los gastos e indica cual debe ser el nivel de ventas en una empresa para que esta no pierda ni gane dinero, indicador que sirve tambin para conocer el tamao mnimo de un restaurante o negocio antes de construirlo. Las variables que integran la frmula del punto de equilibrio son: -Ventas totales o Ingresos: son todos los ingresos propios de la actividad que desarrolla la empresa. Resulta de multiplicar el precio de venta unitario (PVU) por el nmero de unidades vendidas o que se esperan vender. VT=PVU*NU 13

-Costos fijos CF= CMO+GIF (arriendos, publicidad, promociones, servicios pblicos) -Costos variables CV=CMPU*NU -Margen de contribucin (MC): es la parte del precio de venta que una vez recuperados los costos variables contribuye a recuperar los costos fijos y a generar utilidades MC= PVU-CVU

1.2.1 Punto de equilibrio para un solo producto Con los anteriores datos ya se pude plantear la siguiente frmula para hallar el punto de equilibrio para un solo producto en unidades: PE= CF MC Ejemplo Luis vende empanadas a un precio de $800 cada una, el costo de fabricacin de cada empanada es de $240. El arriendo mensual del local es de $600000, su salario mensual es de $400000 y por servicios pblicos paga mensualmente $100.000. Qu cantidad de empanadas debe vender Luis para estar en punto de equilibrio? Precio de venta unitario= Costo variable= Costos fijos= $800 $240 $1100.000

(Arriendo, nomina, servicios pblicos) PE= (CF) 1100.000 = 1964, 2 und /mes = aproximando 1965 und /mes MC (800-240)

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Luis debe vender 1965 empanadas al mes para estar en punto de equilibrio; ahora comprobemos la operacin. Ingresos Totales: -Costo variable Costos fijos 1965 und. * $800 1965 und. * $240 $1572.000 <$471.600> <1100.000> $400 Debido a la aproximacin que se hizo en el nmero de unidades a vender a Luis le sobraran $400 en el mes. Pero se puede observar como con este nmero de unidades cubrira sus costos y gastos. 1.2.2 Punto de equilibrio para multiproductos. Este es el mtodo mas utilizado en las empresas hoteleras debido a la gran cantidad de productos que se venden en estas empresas. Es aqu donde nace el ndice de popularidad de los productos, es decir, el grado de aceptacin que tienen las diferentes preparaciones del establecimiento. El ndice se halla tomando el total de los platos vendidos como el 100% y sacando el porcentaje que correspondi a cada preparacin. Se saca el margen de contribucin de cada producto y se multiplica por su correspondiente ndice de popularidad, estos resultados se suman y as hallamos el Margen de Contribucin Ponderado (MCP). Entonces el punto de equilibrio en nmero de unidades para multiproductos se halla as: PE= CF MCP Si se desea conocer el monto de ventas en el punto de equilibrio simplemente se multiplica el nmero de unidades encontradas por su ndice de popularidad y luego estas unidades de cada uno por el precio de venta de cada producto, esto da como resultado el total que vend o que debo vender de cada producto y la suma de estos resultados da el total de las ventas de dicho producto en punto de equilibrio. Estos resultados son la base para calcular el nmero de unidades que debo vender para loga una utilidad determinada antes o despus de impuestos.

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Ejemplo:

En el cuadro inferior se muestra un ejemplo de punto de equilibrio para multiproductos con la siguiente informacin: Ventas en el periodo anterior (histricas): es la sumatoria de las ventas en unidades de los productos A; B; C Y D para un periodo determinado que generalmente es anual para tener mayor exactitud en los resultados. Si el negocio es nuevo y se desea saber por anticipado el punto de equilibrio; esta informacin se saca del estudio realizado en el proyecto a la competencia directa, es decir se extrae de la proyeccin de ventas. Para este ejemplo solo hay tres productos pero es necesario listar todos los productos que se ofrezcan en el negocio. Participacin porcentual histrica: El ndice se halla tomando el total de los platos vendidos como el 100% y sacando el porcentaje que correspondi a cada preparacin.

Precio de venta unitario: el precio de venta de cada uno de los productos. Costo Materia prima unitario: se toma de la receta estndar de cada preparacin y es la suma de los ingredientes necesarios para realizar el plato ms un 10% de margen de error y para imprevistos. Margen de contribucin por producto: se obtiene de RESTAR al precio de venta unitario el costo de la materia prima. Margen de contribucin ponderado (MCP): ya hallado el margen de contribucin de cada producto; se multiplica por su correspondiente ndice de popularidad, estos resultados se suman obteniendo as el MCP. Costos fijos del periodo: estos se obtienen para un periodo mensual (arriendo, nomina, gastos generales o de venta etc.). Entonces el punto de equilibrio es: 23500.000 = 16.106 unidades /mes. 1459

ESTADO DE RESULTADOS Es la comprobacin de que el ejercicio es correcto, para lo cual los ingresos finales despus de descontar costos variables y costos fijos debe ser cero. Unidades que deben venderse por cada producto: se toma la participacin porcentual histrica de cada producto y se multiplica por el nmero de unidades totales a vender; esto es: 16

16106 und.* 22.88%= 3684 unidades 16106 und.* 44.44%= 7158 unidades 16106 und.* 32.68%= 5263 unidades 16105 und

Total ingresos punto de equilibrio de cada unidad : resulta de multiplicar el precio de venta unitario de cada producto, por el nmero de unidades a vender en el punto de equilibrio. Total costos de materias primas en punto de equilibrio: resulta de multiplicar el costo unitario de cada uno de los productos por el nmero de unidades a vender en el punto de equilibrio. Contribucin por cada producto: resulta de restar a los ingresos en punto de equilibrio, los costos de materia prima en punto de equilibrio. Total costos fijos del periodo: se debe multiplicar los costos totales por el porcentaje de participacin de cada producto. Utilidad o prdida del ejercicio: resulta de restar del margen de contribucin por cada producto el porcentaje de costo fijo de cada producto; luego se hace la suma de cada uno de estos valores y debe dar cero. Para este ejemplo sobran $22.34; esto se debe a la aproximacin en las unidades que se hizo cuando hallamos el punto de equilibrio.

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PUNTO DE EQUILIBRIO PARA MULTIPRODUCTOS


NOMBRE DEL PRODUCTO VENTAS EN EL PERIODO ANTERIOR (HISTORICAS) PARTICIPACION PORCENTUAL HISTORICA PRECIO DE VENTA UNITARIO COSTO MATERIA PRIMA UNITARIO MARGEN DE CONTRIBUCION POR PRODUCTO MARGEN DE CONTRIBUCION PONDERADO COSTOS FIJOS TOTALES DEL PERIODO PUNTO DE EQUILIBRIO EN UNIDADES APROXIMAR EL NUMERO DE UNIDADES A UN ENTERO A 35.000 22,88% 1.200,00 480,00 720,00 164,71 B 68.000 44,44% 2.800,00 770,00 2.030,00 902,22 C 50.000 32,68% 1.900,00 700,00 1.200,00 392,16 D 0 0,00% 0,00 0,00 0,00 0,00 TOTAL 153.000 100,00%

1.459,08 23.500.000,00 16.105,98 16.106

ESTADO DE RESULTADOS
UNIDADES QUE DEBEN VENDERSE DE CADA UNO EN PTO EQUIL. TOTAL INGRESOS PUNTO DE EQUILIBRIO DE CADA UNIDAD TOTAL COSTOS DE MATERIAS PRIMAS EN PUNTO DE EQUILIBRIO CONTRIBUCION POR CADA PRODUCTO TOTAL COSTOS FIJOS DEL PERIODO UTILIDAD O PERDIDA DEL EJERCICIO 3.684 4.421.254,80 (1.768.501,92) 2.652.752,88 (5.375.816,99) (2.723.064,11) 7.158 20.043.021,60 (5.511.830,94) 14.531.190,66 (10.444.444,44) 4.086.746,22 5.263 10.000.458,10 (3.684.379,30) 6.316.078,80 (7.679.738,56) (1.363.659,76) 0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 16.106 34.464.734,50 (10.964.712,16) 23.500.022,34 (23.500.000,00) 22,34

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UNIDAD 2 CONTROL DE COMPRAS

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UNIDAD 2 CONTROL DE LAS COMPRAS Objetivo:

Identificar y aplicar los procesos establecidos en las organizaciones hoteleras y gastronmicas para la correcta realizacin de las compras y abastecimientos de las materias primas, buscando optimizar los recursos y la reduccin de los costos de dichas empresas. El tratamiento correcto dado a las materias primas, en lo referente a cantidades a pedir, proveedores, negociacin de precios, plazos de entrega, transporte, recibo, almacenamiento y control de inventarios sern la base fundamental de esta unidad.
Competencias: Elabora responsablemente el listado de proveedores de acuerdo con las necesidades de operacin. Elabora el listado de materias primas requeridas con base en el plan de produccin. Controla el manejo de las materias primas conforme a parmetros de calidad y rentabilidad.

FUNDAMENTACIN: El departamento de compras de cualquier empresa es quizs el rea de responsabilidad que ms necesita controles y de la implementacin de un sistema para el manejo de la informacin adecuado, oportuno y claro para el correcto manejo de las materias primas e insumos requeridos por la organizacin para su correcto funcionamiento. El rea de compras no puede ser ajena a los procesos operativos que se realicen en la empresa, por el contrario, es necesario que l o los encargados de realizar el aprovisionamiento de la metera prima conozcan con claridad todos los procesos productivos, el men o la carta, los eventos a realizarse, la capacidad de pago, la capacidad de almacenamiento etc., para que de esta manera las compras estn de acuerdo con las necesidades generadas por la misma operacin del hotel o restaurante. El proceso de compras est directamente relacionado con parmetros no solo de costo sino tambin de calidad del producto terminado que determinan a su vez las caractersticas de las materias primas e insumos que deben llegar al establecimiento; es por esta razn que el departamento de compras adems de manejar conceptos financieros y de costos, tambin maneja conceptos de manipulacin higinica de 20

alimentos, establecimiento y aplicacin de estndares de calidad para alimentos y tcnicas de almacenamiento para los mismos. Este captulo establece la informacin que se requiere para conocer las necesidades de compra de alimentos y adems identifica los procesos para la gestin de las compras de acuerdo a la clasificacin de los alimentos. Se abordara el tema de los distintos mtodos para realizar las compras, as como la clasificacin de los proveedores para finalizar con un anexo con los formatos implementados en la actualidad en el departamento de compras de un hotel o restaurante.

CONTROL DE COMPRAS
2.1 ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. Se recomienda el uso de Compras Centralizadas, es decir se debe encargar solo a una persona de hacer las compras del establecimiento, esto facilita el control de la administracin sobre este proceso y adems del jefe de compras sobre los proveedores. Este proceso es importante porque por este departamento se presentan innumerables fugas o prdidas de dinero como por ejemplo la doble facturacin, las participaciones con los proveedores para salir favorecidos en la compra, etc. Para que el director del departamento de compras, est seguro sobre qu comprar, como comprar, caractersticas del producto, pocas de abundancia, etc., se deben disear unos formatos que recopilan toda esta informacin y que reciben el nombre de ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTNDAR. Estas especificaciones sirven para dar uniformidad y consistencia al recibo, ayudan a evitar prdidas y a mantener los costos. Las especificaciones deben ser realizadas por las personas que manejan o trabajan con los elementos que se van a comprar, para que orienten sobre la CALIDAD, el PESO, el TAMAO requerido, los FACTORES deseables y/o descartables, etc. En estas especificaciones nunca se trabajan los precios ni las cantidades, pues de hacerlo se tendran que cambiar cada vez que variemos las cantidades a comprar y cuando en el mercado cambien los precios, y en ese caso dejaran de ser estndar. Las especificaciones deben ser conocidas por el proveedor para que sepa como despacharnos los productos que le solicitamos, por el jefe de recibos para que sepa como aceptar el producto, y por supuesto por quienes colaboraron en su elaboracin Para comprar debe tener en cuenta lo siguiente: 21

Tamao del negocio Estructura del men Capacidad de almacenamiento Capacidad de pago Volumen de Ventas Condiciones o caractersticas del producto

2.2 MTODOS DE COMPRA. MERCADO ABIERTO Este mtodo ofrece las ventajas de un contacto con un nmero mayor de proveedores y para lograrlo se pueden utilizar los medios de comunicacin o se pueden visitar si es el caso. Se dividen en: COTIZACIONES: Se utilizan los medios de comunicacin para lograr el mayor nmero de ofertas, las cuales se analizan, se clasifican, se eligen por lo menos tres alternativas y se ponen a consideracin de la Junta de compras. Por lo general, en un cuadro de clasificacin que rene esta informacin: PROVEEDOR CALIDAD PRECIO CRDITO CANTIDAD SERVICIO MERCADO LIBRE: Se utiliza para aquellos productos que hay que adquirir directamente en plaza de mercado; en el mismo momento de la compra se puede escoger la calidad, el precio, el tamao, el peso por unidad y la presentacin del producto; como es lgico no se pueden cambiar las cantidades determinadas por el departamento de compras. CONTRATISTAS: Se usan para productos de alto consumo que no se pueden tener almacenados porque se corre el riesgo de perderlos, debido a sus caractersticas especiales, como por ejemplo: la leche, los bizcochos, los postres, etc. Con estos productos debemos fijar con anticipacin con el proveedor las cantidades normales que consumieron y la frecuencia con la que nos los deben entregar. 2.3 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE LAS COMPRA Lo primero que se debe detectar es la necesidad de la compra, la cual se determina a travs de los siguientes formatos: LISTA DE MERCADOS Se utiliza para los productos perecederos, de difcil almacenaje o tambin llamados de consumo diario o compras de cocina. 22

El chef debe tener en cuenta los eventos que estn pronosticados y en colaboracin con el almacenista determinar con base en el PAR STOCK de cada producto las cantidades que se deben comprar de ellos. Luego el encargado de compras ubica a los proveedores y diligencia en el formato los precios y marca cual de los tres es al que se le debe comprar. Este formato termina de llenarlo el encargado de recibos anotando en l las cantidades que realmente llegaron. SOLICITUD DE COMPRAS El almacenista est en la obligacin de detectar los puntos en los cuales debe hacer el pedido de mercanca, para evitar que se interrumpa la produccin y que le fallemos a los clientes. Por ello se elabora esta solicitud en la cual el almacenista registra la unidad de almacenaje, la existencia, el consumo en el periodo, la cantidad que requiere y el nombre del artculo y la enva al encargado de compras para que l llene los datos de la ltima compra y compare precios con las cotizaciones actualizadas que tiene. Este formato pasa luego al Gerente de Alimentos para que l marque la cotizacin que l autoriza y la devuelve al encargado de compras para que se elabore la orden de compra al proveedor. Una vez detectadas estas necesidades se realizan las compras, y para ello se usan dos formas ms: una que es el comprobante de compras para aquellos productos de los cuales el proveedor no da factura (frutas y hortalizas en plazas de mercado) y con ello se justifica el egreso. El otro formato ya mencionado que es la orden de compra, la cual se realiza para productos de fcil almacenaje a los conocidos como no perecederos.

2.4 CLASIFICACIN Y SELECCIN DE LOS PROVEEDORES Proveedores elegidos: Habituales Ocasionales Reserva

Proveedores obligados: 23 Monopolio Circunstancias del lugar

Desestimados: Potenciales: Supermercados Cooperativas Carniceras Tiendas Etc. No tenemos contactos comerciales

2.5 FORMATOS (ver anexo compras en Excel) ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTANDAR CONTROL DE PROVEEDORES POR ARTCULO LISTA DE MERCADO SOLICITUD DE COMPRA ORDEN DE COMPRA

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UNIDAD 3 CONTROL DE RECIBO

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UNIDAD 3 CONTROL DE RECIBO Objetivo Identificar las tcnicas implementadas por las organizaciones hoteleras y de servicio para recibir los productos que fueron comprados, garantizando que la calidad, la cantidad y los precios de los mismos correspondan a lo establecido por la empresa. Fundamentacin La actividad del recibo de materias primas, establece una serie de procesos rigurosos para la verificacin de las caractersticas de calidad de los productos respecto de las especificaciones estndar establecidas por la empresa. Adems de los aspectos de calidad, el recibo debe tener en cuenta aspectos tan importantes como la verificacin de precios, cantidades, formas de pago y condiciones de entrega de los productos por parte de los proveedores. Al momento de recibir los insumos necesarios para la correcta operacin de la empresa, se generan una serie de procesos de informacin que deben llevar a la empresa al control de las existencias y de su tratamiento, facilitando la medicin del costo, el manejo de inventarios y existencias y el pago a proveedores. Competencias Controla materias primas e inventarios con responsabilidad y honestidad. Controla costos con base en las polticas financieras de la empresa Administra recursos logrando la productividad del rea.

3.1 PRINCIPIOS GENERALES DEL RECIBO Mantener el equipo de pesas y medidas en perfecto estado. Mantener el rea de recibo limpia y ordenada. Haber recibido copias de la lista de mercado o de orden de compra, segn el caso, para conocer cuando llegar la mercanca. Realizar el conteo fsico de cada artculo que se reciba, verificar las cantidades con la copia de la orden de compra o la lista de mercado. Constatar que los precios de la orden de compra, y de la lista de mercado sean los mismos que el proveedor anot en la factura. Verificar la calidad de los productos contra las especificaciones de compra estndar. Pasar la mercanca al almacn una vez cumplido el proceso de informacin.

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3.2 GESTION DE LA INFORMACIN

Este tema hace referencia a lo que debe hacerse una vez recibida la mercanca, dentro del establecimiento. Todos los productos que se compren tienen una clasificacin especfica y un tratamiento de almacenaje o de inventario (no perecedero) o de directo (perecedero). Veamos esta clasificacin: TIPO GRUPO INVENTARIO Carnes y Salsamentara Pescados y Mariscos Aves y Caza Lcteos 1 Frutas y Verduras Lcteos 2 Enlatados y Envasados Granos CDIGO CS PM AC L1 FV L2 EE G TRATAMIENTO Inventario Inventario Inventario Directo Directo Inventario Inventario Inventario

Perecedero

No Perecederos

3.3 PROCEDIMIENTO CORRECTO PARA EL RECIBO DE LA MERCANCA Vamos a ver un procedimiento general para recibir mercanca. Tener lista la copia de la orden de compra o la lista de mercado para saber que va a llegar y as preparar la zona de recibo. Clasificar esta informacin por fecha de llegada. Seleccionar las especificaciones de compra estndar para hacer un correcto recibo. Verificar la orden de compra contra la factura del proveedor. Realizar el conteo fsico de la mercanca. Si hay alguna inexactitud entre la factura y el recibo o entre la factura y la orden de compra hacer un memo de correccin de factura. Aceptar la mercanca y formar la copia de la factura del proveedor. Colocarle al original de la factura el sello de recibos y llenar los datos correspondientes. En ausencia de la factura el sello de recibos y llenar los datos correspondientes. En ausencia de la factura del proveedor se debe llenar un formato llamado mercanca recibida sin factura. Llenar el comprobante de recibo de mercanca. Si se han recibido carnes elaborar el meat tag. Pasar la mercanca al almacn con su correspondiente documentacin. 27

Al finalizar el da recopilar toda la informacin en el reporte diario de recibo de mercancas. 3.4 FORMATOS ( ver anexo recibo en Excel) MERCANCA RECIBIDA SIN FACTURA MEAT TAG REPORTE DIARIO DE RECIBO DE MERCANCAS

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UNIDAD 4 CONTROL DE ALMACENAMIENTO Y ENTREGAS

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UNIDAD 4 CONTROL DE ALMACENAMIENTO Y ENTREGAS

Objetivo Reconocer y desarrollar los principios generales y consideraciones especificas para la gestin del almacenamiento de alimentos y bebidas (conservacin, control y despachos) y los procesos que se generan para el tratamiento de la informacin. Fundamentacin Despus de recibir las materias primas y haber realizado una verificacin de sus condiciones de calidad, precio y cantidad; para nada servira todos estos controles si los procesos de conservacin y almacenamiento son defectuosos. Un mal proceso o unas inadecuadas condiciones de almacenamiento pueden llevar a sobrecostos para las empresas hoteleras y de restauracin causadas por descomposicin, vencimiento, contaminacin, roturas o maltrato de la materia prima; por esta razn este captulo trata no solo el tema de la gestin documental y de la informacin necesaria para determinar el costo del almacn, sino que adems tiene en cuenta un factor fundamental para el control del costo de alimentos y bebidas como es el correcto manejo de las condiciones de almacenamiento en seco y en hmedo de las materias primas; la manipulacin higinica de los alimentos, las condiciones fsicas de las reas de almacenamiento y la rotacin de los inventarios . En relacin al proceso de entrega de mercancas a los diferentes centros de produccin o comercializacin de productos y servicios del hotel, se abordaran los diferentes procesos lgicos para la ejecucin efectiva de esta labor as como la documentacin necesaria y su diligenciamiento para el control de inventarios y determinacin del costo en el almacn.

Competencias Controla el manejo de las materias primas conforme a parmetros de calidad y rentabilidad. Controla materias primas e inventarios con responsabilidad y honestidad. Controla costos con base en las polticas financieras de la empresa Administra recursos logrando la productividad del rea.

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4.1 PRINCIPIOS GENERALES DE ALMACENAMIENTO Conocer el momento de entrada de la mercanca al almacn una vez recibida. Tener conocimientos de conservacin de alimentos. Conocer las normas de higiene para poder mantener el almacn y los cuartos fros en condiciones adecuadas de sanidad. Conocer el orden en que se deben acomodar los equipos para agilizar la entrega de productos a los departamentos. Dar a los departamentos horarios determinados para la elaboracin de pedidos y para la entrega de la mercanca solicitada. Conocer la informacin para el control de inventarios de cada grupo y la valorizacin de las requisiciones. Estar pendiente de los puntos de pedido para evitar que falte la mercanca en el almacn. Cuidar el saldo mnimo de inventarios para cada producto y hacer la solicitud a tiempo. 4.2 PROCESO PARA LA SOLICITUD Y EL DESPACHO DE LAS MERCANCAS Recibir de los departamentos de requisiciones Verificar si las cantidades pedidas son normales o se salen de lo comn, e investigar el porqu. Verificar la existencia de la mercanca solicitada. Alistar la mercanca e ir llenando la requisicin correspondiente en la casilla de cantidad despachada. Entregar la mercanca al solicitante verificando que sea un empleado autorizado para ello y hacerla firmar en seal de aceptacin.

4.3 FORMATOS (ver anexo almacenamiento en Excel ) REQUISICIONES BIN CARD REPORTE DE ROTURA DE MERCANCAS

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UNIDAD 5 CONTROL DE LA PRODUCCION

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UNIDAD 5 CONTROL DE PRODUCCIN Objetivo Establecer los instrumentos necesarios para realizar el control adecuado a las materias primas que salen del almacn para ser transformadas y posteriormente vendidas y facturadas a los clientes; proporcionando as la informacin necesaria para la medicin del costo diario de materia prima consumida. Fundamentacin Despus de ser recibida la materia prima por los centros de produccin; esta es transformada en las cocinas del hotel o restaurante elaborando as la oferta gastronmica correspondiente a los estndares de calidad y servicio de la empresa. El control de la produccin conducir a la generacin de procesos de informacin tendientes a controlar el manejo y la transformacin de las materias primas en las cocinas evitando de esta manera los desperdicios, las fugaz, el deterioro. Los robos, las degustaciones no autorizadas o los malos manejos que se le puedan dar a los insumos al interior de estos centros productivos. Uno de los objetivos especficos de estos controles, es verificar que la materia prima que se entrego del almacn a las cocinas, sea realmente transformada y vendida a los clientes, pues en este proceso la materia prima corre el riesgo de perderse por diferentes razones causando as las ms grandes desviaciones en el costo de alimentos y bebidas. No solo basta con verificar que la materia prima sea transformada y vendida, adems es necesario constatar que la calidad de los productos elaborados as como su cantidad sea por lo que en realidad est pagando nuestra clientelas, es decir que el cliente reciba en verdad el producto por el cual est pagando en cuanto a calidad, tamao de la porcin, numero de productos etc. Competencias Organiza la produccin en la cantidad y con la calidad estipuladas Costear productos siguiendo directrices financieras establecidas en la empresa. Identifica y gestiona los programas de reduccin de costos Controla materias primas e inventarios con responsabilidad y honestidad. Controla costos con base en las polticas financieras de la empresa Administra recursos logrando la productividad del rea.

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5.1

PRINCIPIOS GENERALES

El control de la produccin es una responsabilidad directa del jefe de cada cocina (chef); sin embargo, nosotros como encargados del manejo operativo y administrativo del costo, debemos disear el control de los centros de produccin y determinar unos parmetros sobre los cuales se debe guiar el directo responsable. Cabe anotar que esto no nos exime de la responsabilidad a nosotros, por el contrario, ante la administracin del establecimiento o sus dueos, somos nosotros los que debemos detectar y proponer las soluciones. Por ello debemos tener unos principios bsicos que son: Supervisar que los artculos producidos tengan la calidad, la cantidad y la presentacin que espera al cliente. Cuidar que el servicio que se preste a los clientes est de acuerdo con lo que ellos esperan de nuestro establecimiento. Vigilar que el tratamiento de la materia prima se efecte segn los parmetros del control, la higiene y la conservacin de alimentos. Verificar que los productos despachados segn la orden del cliente, sean verdaderamente consumidos por l y no que se desve la orden para otros fines, como por ejemplo para consumo de algunos empleados. Supervisar que las rdenes de produccin se originaron real, entre en la mesa del cliente. 5.2 ANLISIS DE LA CARNICERA Este se realiza con base en la informacin de la compra consignada en el meat tag. Consta de tres partes: La primera de ellas hace referencia al encabezado. All se consignan los datos del meat tag y es la base para el desarrollo de la segunda parte. La segunda es el anlisis de la compra donde se determinan los desperdicios y las mermas con el fin de encontrar el verdadero costo de kilo de la carne principal. La tercera es el anlisis de las porciones donde es importante resaltar la relacin que en este punto se tiene con la receta estndar, ya que la receta enva el peso de las porciones y aqu se determina el costo de esas porciones para que la receta pueda ser terminada. 5.3 RECETA ESTNDAR

Este formato se debe realizar por cada preparacin que se ofrezca en la carta, apoyado por recetas secundarias que pueden ser las utilizadas para varias preparaciones. 34

Existen recetas estndar de: Produccin, que se limitan a dar los ingredientes, la unidad, el valor unitario determinado segn la unidad, el valor total de cada ingrediente, la sumatoria de los valores totales para determinar el costo de los ingredientes, incrementa en un 10% este ltimo valor como provisin para aquellos ingredientes que no es posible valorizar o para un posible incremento en los precios de compra, y determina el costo total de la preparacin para poder luego determinar el costo de la porcin. La de costos tiene a misma informacin que la anterior, pero va mas all, pues debe determinar los porcentajes de materia prima con los que trabaja el establecimiento, los precios potenciales de venta, el precio real de venta, el costo real de la preparacin, el IVA que va a generar la venta de esta preparacin y por ltimo el precio carta para cada uno de los productos ofrecidos en la carta. Los que no son ofrecidos en la carta solo se trabajan en las recetas de produccin hasta la determinacin del costo porcin sin agregar el margen de error o variacin.

5.4 FORMATOS ( ver anexo produccin en Excel) COMANDA MEMOS DE TRANSFERENCIA ANALISIS CARNICO RECETA ESTANDAR

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UNIDAD 6 DETERMINACIN DEL COSTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

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UNIDAD 6 DETERMINACION DEL COSTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Objetivos Identificar el procedimiento por medio del cual se deben aplicar instrumentos de medicin necesarios para obtener la concentracin del inventario de alimentos y bebidas reflejado en el balance general. Ofrecer los instrumentos para llegar a la medicin del costo de venta como efecto de la utilizacin de un inventario disponible, necesario para el desarrollo de las operaciones normales de la empresa. Fundamentacin Despus de haber desarrollado todo el ciclo que sigue la materia prima en la empresa desde las compras pasando por el recibo, el almacenamiento, las entregas y la produccin y posterior facturacin con todas las normas de calidad y dentro de los parmetros de costo establecidos por la organizacin; esta materia prima debe ser sometida a instrumentos de medicin que concreticen su tratamiento generando los respectivos registros sobre existencias y rotaciones de dichos insumos, los cuales se vern posteriormente representados en cifras en los estados financieros. La importancia del control de inventarios radica en el hecho de poder analizar cul ha sido el comportamiento de los insumos o materias primas durante un periodo determinado, su tiempo de permanencia en la empresa y poder determinar el valor de las materias primas que se puedan encontrar disponibles en un momento dado para ser transformadas y vendidas a los clientes. Competencias Elabora el listado de materias primas requeridas con base en el plan de produccin. Controla el manejo de las materias primas conforme a parmetros de calidad y rentabilidad. Identifica y gestiona los programas de reduccin de costos Controla materias primas e inventarios con responsabilidad y honestidad.

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6.1 CONTROL DE INVENTARIOS QUE ES UN INVENTARIO? Es un conteo fsico de unidades existentes en almacenaje, y/o en proceso de produccin, y/o de productos terminados, para su posterior valorizacin, con el fin de determinar los costos o hacer los ajustes necesarios para poderlos determinar. 6.1.1. SISTEMAS DE INVENTARIOS Existen dos sistemas de inventarios: El inventario peridico: En este sistema solo se puede conocer el estado de resultados del negocio al finalizar un periodo determinado. Maneja la cuenta de compras y no la cuenta de costos de ventas: para conocer el costo de ventas se debe hacer un juego de inventarios as: INVENTARIO INICIAL DEL PERIODO + COMPRAS DE PERIODO = MERCANCA DISPONIBLE EN EL PERIODO -INVENTARIO FINAL DEL PERIODO (FISICO) = COSTO DE LA MERCANCA VENDIDA El inventario permanente: En este sistema puedo conocer el estado de resultados del negocio en cualquier momento, porque el control de costo de ventas se realiza al tiempo con el control de inventarios, pues al realizar las requisiciones, inmediatamente se est cargando el valor a los costos del negocio. No maneja la cuenta de compras dentro de los libros auxiliares, si no la de inventarios. Se trabajara as: INVENTARIO INICIAL + ENTRADAS DE ALMACN =MERCANCA das o por quien ejerza estas DISPONIBLE -COSTO DE VENTAS = INVENTARIO FINAL

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6.1.2. TOMA DE INVENTARIOS El establecimiento debe programar cuando se deben realizar los inventarios, horas de toma de inventarios, papelera para toma de inventario, personal, etc. Para lograr la credibilidad que requiere el establecimiento, el inventario debe ser realizado por el contralor de alimentos y bebidas o por quien ejerza estas funciones en cada negocio. El inventario debe realizarse con un conteo y con un reconteo de manera que si existen diferencias entre los dos, se realice un tercero en busca de la cifra de real. Las personas del primer y segundo conteo deben ser diferentes. La supervisin de la toma del inventario puede ser efectuada por una persona designada por contabilidad para este fin. La valorizacin del inventario la realiza el departamento de contabilidad. 6.1.3. PROCESOS Toma de inventario fsico Valorizacin del inventario Comparacin del inventario con los datos del kardex, bin car, etc. Determinar las diferencias e investigarlas Realizar los ajustes para dejar el inventario real Utilizar la valorizacin del inventario para elaborar estados financieros.

6.2.

TALLER DE COSTOS DE ALIMENTOS

6.2.1. INVENTARIOS ESTIMADOS El inventario inicial del primer da es igual al final del mes anterior. Las compras salen del reporte diario de recibo, all encontramos discriminado lo recibido como directo y como inventario. Luego estn las casillas para relacionar todos los despachos que realiz el almacn a los diferentes centros de produccin o trabajadores autorizados o para hacer atenciones o para dar de baja algn artculo daado. Con la sumatoria de los totales despachados a cada tem, determinamos el total despachos del da y con este dato se halla el inventario final. 6.2.2. ALIMENTACION DE PERSONAL (ver anexo personal Excel) En este punto debemos diferenciar los tres tipos de grupo de empleados que tenemos: 39

COCINEROS: Generalmente consumen en los mismos puestos de trabajo, preparaciones rpidas para no abandonar el control sobre la produccin. En este caso se emplea la frmula indicada en el formato comida empleados para determinar un consumo aproximado, y basados en ello determinar el consumo de cada da. FUNCIONARIOS: En este grupo estn los jefes de los departamentos quienes consumen en los puntos de venta, y a la carta, con algunas limitaciones, teniendo en cuenta el costo de fabricacin de las preparaciones. Tambin estn autorizados para consumir algunas bebidas alcohlicas. CAFETERA EMPLEADOS: En este formato se relacionan los costo de la alimentacin de empleados, se controla el nmero de platos despachados, se controlan las salidas de almacn para esta cocina y los mens vendidos al costo a personas autorizadas para ello, por ltimo se controla el costo por empleado para que permanezca dentro de los lmites establecidos. 6.2.3. REGISTROS DE COSTO (ver anexo reg. Costo Excel) Este formato se puede realizar por cada uno de los centros de produccin para ventas, o por todos al tiempo. El objetivo es controlar los porcentajes establecidos por la gerencia para cada seccin de produccin, y as evitar que se salgan de ellos para lograr la rentabilidad esperada. Tambin controla los consumos por crditos al costo que realiza el departamento de alimentos, a los funcionarios autorizados o al mismo establecimiento. 6.2.4. REPORTE DIARIO DE ALIMENTOS(ver anexo reporte diario Excel) Este reporte controla las ventas por cada seccin y por cada comida, controla las ventas de eventos, las ventas acumuladas, los costos de alimentos hoy a la fecha, compara datos de este ao con el anterior y determina el consumo promedio por cada cubierto en valores. En el reporte se une toda la informacin de alimentos con el objeto de analizar globalmente este departamento.

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BIBLIOGRAFA
Adolfo Scheel Mayenberger. Control de alimentos y bebidas. Universidad Externado de Colombia Gerardo Camacho. Formas para el control de alimentos y bebidas Carlos Alberto Trujillo Giraldo. Incidencia y manejo del IVA en alimentos y bebidas. UNITEC Cornell University. Control moderno de alimentos y bebidas. Adolfo Scheel Mayenberger. Evaluacin operacional y financiera. Universidad Externado de Colombia. Cornell University. Tcnicas de alimentos y bebidas.

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