Mcanismes comptables.

Chapitre 4 : L0RGANISATION COMPTABLE

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Chapitre 4 : LORGANISATIO N COMPTABLE

1. Les rgles fondamentales de lorganisation comptable 2. Les supports de lenregistrement comptable 3. Le systme classique

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La comptabilit doit tre absolument fiable, non seulement pour informer correctement le chef dentreprise, mais aussi, et cest primordial, parce quelle est toute sa force probante et sa valeur juridique vis vis de tous les tiers avec qui lentreprise est en relation. Elle est donc soumise des obligations lgales strictes, et elle doit tre organise de faon faciliter le travail denregistrement, dtablissement des tats annuels de synthse et de contrle. Il en rsulte : sur le plan juridique : lobligation de tenir certains livres et dappuyer justificatives sur le plan organisationnel : de prvoir une organisation et des procdures permettant de respecter les rgles juridiques. les critures comptables sur des pices

1. Les rgles fondamentales de lorganisation comptable

Toute entreprise doit satisfaire aux conditions fondamentales suivantes de tenue de sa comptabilit: Tenir la comptabilit en monnaie nationale (Dirham); Employer la technique de la partie double garantissant l'galit arithmtique des mouvements "dbit" et des mouvements "crdit" des comptes et des quilibres qui en dcoulent; S'appuyer sur des pices justificatives dates, conserves, classes dans un ordre dfini, susceptibles de servir de moyen de preuve et portant les rfrences de leur enregistrement en comptabilit; Respecter l'enregistrement chronologique des oprations;

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Tenir des livres et supports permettant de gnrer les tats de synthse prvus par le C.G.N.C.; Permettre un contrle comptable fiable et prventif des erreurs et des fraudes afin de protger le patrimoine; Contrler par inventaire l'existence de la valeur des lments actifs et passifs; Permette pour chaque enregistrement comptable d'en connatre l'origine, le contenu, l'imputation du mouvement, la qualification sommaire ainsi que les rfrences de la pice justificative qui l'appuie.

2. Les supports de lenregistrement comptable

Le systme denregistrement de base de la comptabilit est constitu par : Un manuel dorganisation comptable dcrivant les procdures et lorganisation comptable lorsquil est ncessaire la comprhension du systme de traitement et la ralisation des

contrles. Ce document est conserv aussi longtemps quest exige la prsentation des documents comptables auxquels il se rapporte. A partir des objectifs assigns au MOC par la loi n9-88, la structure de ce manuel peut se prsenter de la manire suivante : La premire partie portant sur ltablissement et mise jour du MOC 1- Dsignation des responsables de ltablissement du MOC 2- Date dtablissement 3- Mise jour. La deuxime partie portant sur lOrganisation Comptable. 1- Service comptable. Organigramme du service ;

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Fiches des postes de travail. Plan de compte ; Livres et autres supports comptables ; Procdures denregistrement ; Pices justificatives (nature, classement et archivage) ; Procdures de traitement ; Ralisation du contrle.

2- Description de lorganisation comptable

NB : Le manuel dorganisation comptable est obligatoire pour les entreprises dont le chiffre daffaires annuel est suprieur 7.500.000 DH. Le livre journal qui est un registre ct et paraph, par le greffier du tribunal de premire instance, dans lequel les oprations effectues par les entreprises sont enregistres chronologiquement. Le grand-livre qui est constitu par lensemble des comptes individuels et collectifs. Chaque compte fait apparatre distinctement le solde au dbut de lexercice, le cumul des mouvements dbits , celui des mouvements crdits depuis le dbut de lexercice (non compris le solde initial) et le solde la fin de priode. La balance, tat rcapitulatif faisant apparatre pour chaque compte, le solde dbiteur ou le solde crditeur au dbut de lexercice, le cumul des mouvements dbiteurs et le cumul des mouvements crditeurs depuis le dbut de lexercice, le solde dbiteur ou le solde crditeur calculs en fin de priode. Elle constitue un instrument indispensable du contrle comptable. Le livre dinventaire qui est un support dans lequel sont transcrits le bilan et le compte des produits et charge de chaque exercice. Il est ct et paraph par le greffier du tribunal de premire instance.

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3. Le systme classique
Certes ce systme, traditionnel, est, par maints cts,

archaque car il repose sur une conception lie ltat antrieur de lavnement de la technologie. Malgr son caractre archaque, le procd est connatre pour les raisons suivantes : Il met en vidence trois types de documents comptables diffrents et intressants savoir : le journal, le grand livre et la balance ; Il est toujours la base des systme actuels, plus modernes et permet den comprendre les avantages et lvolution ; Dun point de vue pdagogique, son utilisation reste importante ; La comptabilit manuelle traditionnelle ne permet pas

dinscrire les mouvements directement dans les comptes car les risques derreur seraient considrables (multitudes de comptes) : elle utilise un relais qui est le journal. On enregistre dabord les oprations, jour par jour, dans ce journal tabli partir des document de base (factures, pices de caisse, bordereaux et avis bancaires,). Labsence ou linsuffisance de pices justificatives peut faire mettre en doute la valeur probante de la comptabilit.

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Ensuite (chaque jour ou chaque semaine), les oprations sont reports dans les comptes dont lensemble forme le grand livre. A partir de ce dernier sont tablies, priodiquement (mois, trimestre, semestre,), des balances qui ont surtout un rle de contrle et de vrification.

SCHEMA DU SYSTEME CLASSIQUE

Documents de base

Comptabilisation
JOURNAL GRAND LIVRE BALANCE

Reports Travail comptable quotidien

Les contrles fournis par le systme classique Totalisation du journal : lanalyse des oprations dans le journal comportant tous les mouvements DBITS ET CRDITS, il est facile de faire systmatiquement le total des mouvements dbits et crdits dans le journal et de sassurer de leur galit. TOTAL DEBITS = TOTAL CREDITS Comptes du Grand Livre : ces compte sont tenus en DBITS,
CRDITS ET SOLDES.

Travail priodique

Vu le nombre des oprations comptables, il nest

pas facile de vrifier lgalit des totaux des dbits et des crdits, en revanche, cela est fait dans la balance gnrale.

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Balance gnrale : ds lors que tous les comptes ouverts dans lentreprise y figurent. La vrification porte sur deux galits (balance 4 colonnes), ou sur trois galits (balances 6 colonnes). En outre la balance fournit un contrle supplmentaire : le total des mouvements figurant dans la balance doit tre gal celui du journal (colonne des mouvements). TOTAUX MOUVEMENTS BALANCE = TOTAUX JOURNAL
Documents de base (Facture, chque, reus,..) JOURNAL D C Reports GRAND LIVRE

Pices justificatives BALANCE

EGALITE

comptesDCDCDC-TOTAUX

1- LE LIVRE JOURNAL 1.1-Le livre journal : une obligation pour les entreprises Le livre journal est un document dont la tenue est obligatoire. La loi n9-88 vote par a chambre des reprsentants, le 4 Aot 92 stipule : Article 1 : que toute personne physique ou morale ayant la qualit de commerant au sens du code de commerce est tenue de tenir une comptabilit, elle doit procder lenregistrement comptable des mouvements affectant les actifs et les passifs de son entreprise. Article 2 : les enregistrements viss larticle premier sont ports sous forme dcriture sur un registre dnomm livre journal .

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Article 8 : le livre journal et le livre dinventaire son cts et paraphs, dans la forme ordinaire et sans frais, par le greffier du tribunal de premire instance du sige de lentreprise. Chaque livre reoit un numro rpertori par le greffier sur un registre spcial. Article 22 : les documents comptables sont tablis en monnaie nationale. Les documents comptables et les pices justificatives sont conservs pendant 10ans. Les documents comptables relatifs lenregistrement des oprations et linventaire sont tablis et tenus sans blanc ni altration daucune sorte. 1.2- Le livre-journal : une mmoire comptable pour les entreprises Le livre-journal constitue la mmoire comptable de lentreprise. Il est riche en informations relatives la vie de lentreprise. Chaque article du journal inscrit les oprations effectues et donne les indications suivantes : La date de lopration ; Le numro et le nom du compte dbit ; Le numro et le nom du compte crdit ; La rfrence aux documents de base (appele libell) ; Le montant de lopration ; A la fin de chaque page, on additionne les montants dbits et les montants crdits qui doivent tre gaux. Les totaux obtenus sont reports en haut de la page suivante.

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1.3- Prsentation du journal

Numro de la page

Folio N10
Montant cumul de page N et intitul des comptes utiliss Date de lopration prcdente

Report
5141 Banque

20/07
Clients

10.000 1000

10.000 1000

3421

Encaissement chque n X du client A

Libell et renvoi au document justifiant lopration Trait sparant chaque opration

Montant de lopration comptabilis

2- LE GRAND LIVRE La loi n 9-88 prcise dans son article 2 que les critures du livre journal sont reportes sur un registre dnomm grand livre ayant pour objet de les enregistrer selon le plan de comptes du commerant.

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Le plan de comptes doit comprendre les classes de comptes de situation, les classes de comptes de gestion et les classes de comptes spciaux. . Le grand livre est, donc, un registre o sont enregistres toutes les critures du livre journal dans les comptes tels quils sont dfinis par le plan de comptes. Les comptes du Grand livre portent des numros et sont classs selon lordre du PCGE (comptes de la classe 1 .comptes de la classe 8). Le Grand livre peut se prsenter sous forme : De fiches cartonnes dans un bac ou dans un classeur. De feuillets mobiles insrs dans une reliure : chaque compte est tenu sur un feuillet indpendant. Dun registre : pour chaque compte sont rservs quelques feuillets. 2.1- Reports Chaque criture au journal est reporte dans les comptes du GL de manire quotidienne si possible. Les mentions devant apparatre au GL sont les suivantes : La date ; Le folio du journal o figure lcriture reporte; Le nom du compte de contrepartie ou son numro ; Le libell explicatif : La somme. Aucune inscription ne doit tre porte sur un compte au grand livre avant dtre enregistre au livre journal. 2.2- Trac des comptes

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La tenue des comptes dans le grand livre doit seffectuer selon lun des tracs prsents ci-aprs :

Compte colonnes jumeles (ou maries) : Dat e Folio Contre partie Libell Dbit Crdit

Compte colonnes jumeles avec soldes : Sommes Date Folio Contre partie Libell Dbit Soldes Crdit

Crdit Dbit

3- LA BALANCE La balance des comptes constitue le prolongement du grand livre. Elle est en quelque sorte un rsum de ce dernier. Les informations du Grand livre sont reprises, selon un classement ordonn, en fonction de la numrotation du plan comptable, de tous les comptes qui figurent au Grand livre. Pour chaque compte sont repris les soldes de dbut de priode, les mouvements de la priode et le solde de fin de priode. Le bilan, la fin dune priode, est dress en partant des soldes de fin de priode des comptes de situation (classes de 1 5) de la balance tablie la fin de cette priode. La balance comporte tous les comptes, y compris ceux qui sont solds en fin de priode. 3-1- Balance 4 colonnes Balance au . (fin de la priode) comptes Totaux
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Soldes

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Intitul

Dbiteur Crditeur Dbiteur Crditeur

Totaux Td Tc Sd Sc Le total de la colonne solde dbiteur est gal celui de la colonne solde crditeur. Lalignement des soldes de chacun des comptes donne une vue synthtique de la vie de lentreprise.

Td = Tc & Sd = Sc
3-2- Balance 6 colonnes Il est souvent intressant, sous langle de la gestion de pouvoir comparer deux ou trois priodes identiques. Il est ncessaire de faire, pour chaque compte, un tri selon la date dcriture ; cest une des possibilits de la comptabilit informatise. La balance est alors prsente en 6 colonnes, telle que prsente cidessous : comptes Balance au . (fin de la priode) Soldes de Mouvements Soldes de fin de dbut de la priode
N Intitul Dbiteur Crditeu r Dbiteur Crditeur Dbiteur Crditeu r
DC

de la priode

priode

Totaux

Total
DD

Total

Total MD

Total MC Total FD

Total FC

Dans ce cas on doit vrifier 3 galits : IMPORATNT

TDD = TDC, TMD = TMC et TFD = TFC

IL FAUT TOUJOURS SASSURER DE LGALIT SUIVANTE :

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Totaux du journal = totaux du grand livre = totaux des mouvements de la balance

Le principe de la partie double ressort au niveau des galits suivantes : 1er contrle : Total des soldes dbiteurs de dbut de priode = Total des soldes crditeurs de dbut de la priode. 2me contrle :

Total des mouvements dbits de la priode = Total des mouvements crdits de la priode

3me contrle :

Total des soldes dbiteurs de fin de priode = Total des soldes crditeurs de fin de la priode.
Une comptabilit tenue selon le systme classique prsente les caractristiques suivantes : Enregistrement chronologique des oprations dans le livre journal ; Report quotidien des critures du livre journal dans les comptes du grand livre ; Etablissement priodique de la balance des comptes.

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APPLICATION
Au 02/01/2003, le bilan de lentreprise ABC se prsente comme suit :

ACTIF IMMOBILISATIONS Immob. Incorporelles - Fonds commercial Immob. Corporelles - Constructions - Inst. Mat de bureau et outillage ACTIF CIRCULANTS Stocks - Marchandises Crances de lactif circulant Clients et comptes rattachs TRESORERIE ACTIF Banque Caisses TOTAL
Au cours de la

Montants Nets

PASSIF FINANCEMENT PERMANANT

Montants Nets

13000 30000 10000

Capitaux Propres - Capital social Dettes de financement - Emprunt auprs des tab. Bancaires. PASSIF CIRCULANTS 20000 60000

18000 7000

Dettes du passif circulant Fournisseurs et comptes rattaches TRESORERIE PASSIF 30000

23000 9000 110 000

premire

TOTAL
de janvier

110 000
2003,

quinzaine

lentreprise ABC a effectu les oprations dcrites ciaprs :

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DATE 02/01/2003 08/01/2003 10/01/2003 12/01/2003 13/01/2003 14/01/2003 15/01/2003 -

OPERATIONS Vente de marchandises 12000dh, facture n V-130, rgl en espces ; Achat dune voiture doccasion 25000dh, la moiti est rgle par Vente de marchandises 6500dh, facture n V-131 payable : 3000dh en Rglement au fournisseur de marchandises dune somme de 5000dh Achat de marchandises 4000dh, facture A-100 paye par chque Vente de marchandise 4200dh, facture n V132 : 1000dh rgle en Recouvrement dune crance sur un client de 5100dh en espces ; Rglement dune dette au fournisseur de marchandise de 1000dh par Vente de marchandises 2200dh, facture n V-133 rgle en espces ; Versement de 18540dh despces au compte bancaire de lentreprise ; Vente de marchandises 2200dh, facture n V-134 : 1500dh rgle en Achat dun micro-ordinateur 6500dh rgl par chque bancaire n Vente de marchandises 4100dh, facture nV-135, 1100 dh rgle en Recouvrement de crances clients de 7500 dh en espces.

03/01/2003 chque n 125250 et la moiti en espces ; 04/01/2003 espces, le reste crdit ; par chque bancaire n 125251 ; 06/01/2003 bancaire n 125252 ; 07/01/2003 espce et 3200dh crdit ;

09/01/2003 chque bancaire n 125253 ;

espces, le reste crdit ; 125254 ; espce et le reste crdit ;

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Exemple : Livre journal de lentreprise ABC : N de

compte

2-janv.03 Fonds commercial Construction Matriel de bureau Marchandises Clients Banque Caisse

Dbit
13 000 30 000 10 000 18 000 7 000 23 000 9 000

Crdit

2230 2320 2352 3111 3421 5141 5161 1117 1481 4411

Capital personnel Emprunt auprs des tab de crdit. Fournisseurs de M/ses Rouverture des comptes du bilan 2-janv.03 Clients Vente de marchandise Facture N V-130 2-janv.03 Caisse Clients . Facture N V-130 rgle en espces 3-janv.03 Matriel de Transport Frs dimmob. Voiture doccasion, facture n.. 3-janv.03 Frs dimmob. Banque Chque n 125250 Caisse 4-janv.03

60 000 20 000 30 000

3421

12 000 12 000

5161 3421

12 000 12 000

2340 1486

25 000 25 000

1486 5141 5161

25 000 12 500 12 500

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3421 7111

Clients Vente de marchandise Facture N V-131, Client X

6 500 500 6

A reporter

190 500 190 500

A reporter
4-janv.03 5161 Caisses Clients et comptes 3421 ratt. Facture N V-131, Client X d 4411 Fournisseurs de marchandises 5141 Chque n 125251 Banque

190500

190500

3 000 3 000

5 000 000 5

6111 4411

6-janv.03 Achat de marchandises Frs de marchandises Facture nA 100, rgle par chq n 125252 6-janv.03 Frs de marchandises Banque Facture nA 100, rgle par chq n 125252 7-janv.03 Clients

4 000 000

4411 5141

4 000 000 4

3421 7111

4 200 200

Vente de marchandise Facture N V-132, Client Y 7-janv.03 5161 Caisses 3421 Clients Facture N V-132, Client Y 8-janv.17

1 000 1 000

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03 5161 3421 Caisses Clients Recouvrement crance, pice de caisse n 9-janv.03 Fournisseurs Banques Rglement par chque n125253 10-janv.03 Clients Vente de marchandise Facture n V-133 rgle en espces
5 100 100 5

4411 5141

1 000 000 1

3421 7111

3 250 250 3

221 300 221 300

10-janv.03

221 300 221 300

5161 3421 5141 5161

Caisses Clients Facture n V-133 rgle en espces d Banques Caisses Bordereau de versement la Bque N 12-janv.03 Clients Vente de marchandise Facture N V-134 12-janv.03

18 540

18 540

3421 7111

2 200 200

5161 3421

Caisses Clients Facture N V-134 13-janv.03 Matriel informatique 1486 Frs dimmob
18

1 500 500

2355

6 500 500

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Facture n 13-janv.03 1486 5141 3421 7111 Frs dimmob Banque chque n125254 14-janv.-03 Clients Facture N V135 Caisse Clients Facture N V-135. Bon de caisse N... 15-janv.03 Caisse Clients Recouvrement crance, pice de caisse n
Total A reporter 272 240 6 500 500 6

4 100 100 4

Vente de marchandise 14-janv.-03

5161

342 1

1 100 100 1

5161 3421

7 500 500 7

272 240

Le Grand livre de lentreprise ABC : COMPTE DE LA CLASSE 1 1117 Capital personnel Dbit Crdit SC 60 000 60 000 1481 Emprunt auprs des Etab.crdit Dbit Crdit
A nouveau

20 000

A nouveau

SC 20 000 1486 Frs dimmob 25000 25000 6500 6500 31 500 3 1500

03/01 14/01

03/01 17/01

COMPTE DE LA CLASSE 2
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2230 Fonds commercial Dbit Crdit

A nouveau

2321 Btiments Dbit

A nouveau

Crdit

13 000

SD 13 000

30 000

SD 30 000

2340 Matriel de transport 2352 Matriel de bureau Dbit Crdit Dbit Crdit 03/01 25 000 A nouveau 10 000 SD 25 000 SD 10 000

2355 Matriel informatique Dbit Crdit 13/01 6 500 SD 6 500

COMPTE DE LA CLASSE 3 3111 Marchandises 3421 Clients Dbit Crdit Dbit Crdit A nouveau 18 000 A nouveau 7 000 3 500 5 100 04/01
SD 18 000
07/01 12/01 14/01

08/01 15/01

3200 700 3000 17 400

7 500

12 600 4 800 SD

COMPTE DE LA CLASSE 4 4411 FOURNISSEUR

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Dbit 5 000 09/01 1 000 6 000 SC 24 000

04/01

Crdit 30 000 30 000

A nouveau

COMPTES DE LA CLASSE 5 5141 BANQUES Dbit Crdit

A nouveau 23 000 10/01/03 18 540 12 500 5 000 4 000 1 000 6 500 29 000 03/01 04/01 06/01 09/01 13/01 A nouveau 02/01 04/01 07/01 08/01 10/01 12/01 14/01 15/01

5161 CAISSES Dbit Crdit

9 12 3 1 5 3 000 000 000 000 100 250 12 500 18 540 03/01 10/01

41 540

12 540

SD

1 500
1 100 7 500 43 450 31 040 12 410

SD

COMPTES DE LA CLASSE 6

COMPTES DE LA CLASSE 7

7111 VENTES DE 6111 ACHATS DE MARCHANDISES MARCHANDISES Dbit Crdit Dbit Crdit 12 000 06/01/03 4 000 6 500
4200 4 000 4 000 SD 3 250 2 200 4 100 SC 32 250 32 250

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Exemple : La balance de lentreprise ABC :

N de compte s Intituls de Comptes Soldes de dbut de la priode
Dbiteurs Crditeurs

Mouvements de la priode
Dbiteurs Crditeurs

Dbiteu r

Solde de fin de priode

Crditeur

1117 1481

Capital social Emprunt auprs de la BCM Frs dimmob Fonds commercial Constructions Matriel de transport Matriel de bureau Matriel informatique Stocks de Marchandises Clients Fournisseurs Banque Caisse Achats de Marchandises Ventes de Marchandises Totaux
23 000 9 000

000 000

60 20 31 500 31 500 13 000 30 000 25 000 25 000 10 000 6 500 6 500 18 000 10 400 30 12 600 4 800

60 000 20 000

1486
2230 2320 2340 2352 2355 3111 3421 4411 5141 5161 6111 7111

13 000 30 000

10 000

18 000 7 000 000

6 000 18 540 34 450 4 000 32 250 29 000 31 040 12 540 12 410 4 000

24 000

32 250 136 250 136 250

110 000

110 000

136390

136390

22