AcceleratedSAP

ASAP es un acrnimo para la metodologa Accelerated SAP, desarrollada por SAP AG para la ejecucin de proyectos de implementacin de sus soluciones de software. Inicialmente fue creada para lograr una prctica estndar en las actividades tanto de consultora como de logstica y otros aspectos necesarios para que los proyectos de implementacin del ERP de la compaa (llamado incialmente SAP R/3) se realizaran con el menor riesgo posible. Con el tiempo fue evolucionando para abarcar la implementacin de las diferentes soluciones de negocios que SAP ha ido desarrollando, como por ejemplo mySAP CRM, PLM, SCM, SRM, Enterprise Portals, y otras.

El nombre "AcceleratedSAP" pretende dar a entender la posibilidad de realizar implementaciones en tiempos cortos (por el juego de palabras con "As Soon As Possible"), a diferencia de lo que haba estado sucediendo cuando las implementaciones se realizaban sin una metodologa estndar, cuando se dibujaban proyectos que abarcaban aos de trabajo, sin entregables definidos, dejando sin cubrir las expectativas de los clientes o empresas que adoptaban las soluciones, lo cual generaba un ambiente adverso en los proyectos en cuestin.

La metodologa propone la implementacin de un proyecto de la mayora de las soluciones de negocios basados en actividades definidas en un Roadmap (Hoja de ruta). El roadmap de implementacin (o Implementation Roadmap) es el ms comn de todos, y divide las actividades y tareas en cinco fases principales:

Fase 1: Preparacin Inicial (Initial Preparation).

Durante esta fase, el equipo del proyecto se entrenar en los fundamentos de mySAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP, se completar el plan del proyecto de alto nivel y se revisar el esquema del hardware necesario. El proyecto se iniciar oficialmente con una reunin de lanzamiento. Esta reunin no es exclusiva del equipo del proyecto y los consultores del implantador, sino que tambin para otros miembros clave de la empresa. Este arranque preparar un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de ste con los objetivos futuros de la compaa.

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Fase 2: Mapa de procesos (Business Blueprint).

El propsito de la fase de Planos del Negocio (Business Blueprint) es entender las metas de el cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas. En una reunin de Revisin Ejecutiva, se discutirn las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel. Otros requerimientos ms detallados sern discutidos durante reuniones de trabajo de revisin de cada uno de los procesos de negocio. Las reuniones de Revisin Ejecutiva y de los procesos de negocio sern conducidas por los consultores del implantador. Para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y que se incluy a todos los involucrados en el proyecto, se preparar un Plano del estado futuro y ser presentado a sus ejecutivos para la aprobacin del mismo. Este Plano consistir en un diagrama de la estructura de la empresa, adems del primer borrador de la definicin de los procesos de negocio que se utilizar en su compaa; los dos se presentarn en forma escrita y de diagrama. Con la elaboracin de los Planos se finalizar el alcance detallado del proyecto.

Fase 3: Realizacin (Realization).

Durante esta fase, el equipo del proyecto de su empresa y los consultores del implantador se separarn para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistir al entrenamiento de SAP de nivel 2 y 3. El entrenamiento de SAP se ha organizado alrededor de procesos de negocios. Durante el entrenamiento de nivel 2, el equipo del proyecto se har ms competente, y comenzar a modelar al sistema mySAP ERP con base en los requerimientos de una compaa caso. El entrenamiento, tambin, proporcionar un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema; de igual manera, se realizar la integracin de sus componentes. El entrenamiento de nivel 3 ayudar al equipo del proyecto a adquirir conocimientos en tpicos detallados dentro de los procesos de negocio. Mientras que el equipo del proyecto est en entrenamiento, los consultores del implantador configurarn los procesos de negocio definidos en los planos aprobados. El sistema configurado reflejar la organizacin de el cliente y los catlogos maestros; y deber soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema. Una revisin de los procesos de negocio de su empresa con el equipo del proyecto y con otros usuarios clave de cada uno de los procesos de negocio permitir la retroalimentacin y confirmacin de los planos aprobados. Un sistema que refleje los catlogos maestros y la organizacin de su empresa proporcionar un beneficio adicional al equipo del proyecto en el refuerzo del entrenamiento tomado. La configuracin de cada proceso de negocio medular ser dividida en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados. Los flujos de procesos de negocios son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y

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perfiles de seguridad. Los ciclos no slo proporcionan indicadores para el equipo del proyecto, sino que tambin proveen puntos claves para probar y simular partes especficas del proceso global de negocios. Este enfoque proporciona retroalimentacin inmediata, as como el involucramiento de toda la organizacin a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Durante los ciclos, el equipo del proyecto de el cliente estar trabajando estrechamente con los consultores del implantador para definir los escenarios especficos de negocios y las condiciones de excepcin. Este enfoque cuenta con la mxima transferencia de conocimientos permitiendo al equipo de trabajo repetir la configuracin de los procesos medulares del negocio mientras pone a punto el sistema para tomar en cuenta procesos comunes de negocios. El equipo del proyecto de el cliente completar el entrenamiento detallado de Nivel 3 durante los ciclos. Como una actividad paralela, son desarrollados y probados los programas de interfaz y conversin, as como los reportes especiales.

Fase 4: Preparacin final (Final preparation).

El propsito bsico de la fase de Preparacin Final es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar los datos y el sistema a un ambiente productivo. Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos y programas de conversin y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interfaz a los sistemas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrs, as como las pruebas de aceptacin del usuario final. Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto entrenar usuarios clave utilizando un mtodo de entrenar al entrenador. Este mtodo ayudar a ganar la aceptacin de los usuarios finales, as como a la construccin de una base de conocimiento para soporte propio de los reportes en lnea y futuras mejoras al sistema. Otro propsito de esta fase es crear una estrategia para la Puesta en Marcha. Este plan especficamente identifica la estrategia de conversin de datos, procedimientos iniciales de auditoria y una estructura de soporte al equipo del proyecto. El ltimo paso en esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente est listo para la puesta en marcha del Sistema mySAP ERP.

Fase 5: Inicio y soporte post-productivo (Go Live and Support).

Inmediatamente despus de la puesta en marcha, el sistema deber ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio est completamente soportado. Este proceso involucra no solamente el verificar la precisin de las transacciones del negocio, sino tambin, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.