BPMN1013 PENGANTAR PENGURUSAN

PENGENALAN Secara amnya, pengurusan merupakan keupayaan mempengaruhi, memotivasi, mengubah sikap dan tingkah laku orang bawahan supaya bersetuju untuk melaksanakan program-program dan melakukan perubahan-perubahan ke arah pencapaian matlamat organisasi. Pemimpin sesuatu organisasi pendidikan selalu dikatakan sebagai seorang yang bertanggungjawab mengurus terhadap semua aktiviti yang berlaku serta pengurusannya akan menetapkan hala tuju organisasi dan kepentingan pendidikan pada pelajar. Walau bagaimanapun, seseorang pemimpin tidak dapat mengelakkan diri daripada isu-isu yang wujud dalam pengurusan kerana kita sedar bahawa di dunia ini tiada seorang insan yang sempurna. Dalam penulisan ini, kita akan membincangkan pendekatan-pendekatan yang sesuai digunakan untuk mengupas isu-isu pengurusan cara-cara untuk menyelesaikan isu-isu tersebut. Isu dan cabaran pengurusan sebuah organisasi sekolah dalam melahirkan guru yang cemerlang telah menerima liputan meluas di media massa dan media cetak pada masa kini. Mengikut Kamus Dewan (2007) ia menerangkan bahawa isu ialah perkara atau persoalan pokok sesuatu perkara. Isu menampilkan suatu tajuk atau fokus perbincangan yang menjadi buah mulut atau tajuk utama khususnya pihak media massa. Antara isu dan cabaran yang diperkatakan adalah seperti berikut:1. Isu kepimpinan 2. Isu komunikasi dalam organisasi 3. Isu dalam membuat keputusan dalam organisasi 4. Isu team work atau kerja berpasukan

BPMN1013 PENGANTAR PENGURUSAN

1.

ISU KEPIMPINAN Bagi mewujudkan guru yang cemerlang, isu kepemimpinan di dalam organisasi sekolah

memainkan peranan yang sangat penting kerana terdapat beberapa cabaran yang perlu dihadapi oleh organisasi sekolah. Pengurusan yang baik bermula daripada pemimpin yang bijak merancang, melaksana, mengurus dan mengawal atau memantau pengimplementasian sesuatu yang telah dirancang dan sumber-sumber di bawah kawalannya. Corak kepemimpinan haruslah menjurus kepada usaha meningkatkan produktiviti kecemerlangan sehingga akhirnya mencapai zero defect. Seperti yang telah dikatakam, seorang pemimpin yang berkesan adalah jinak seperti kucing dan garang seperti harimau. Oleh itu, seseorang pemimpin perlu mempunyai keseimbangan emosi dan perasaan. Hal ini selaras dengan Wawasan Pendidikan yang mahu mencapai empowerment dengan tujuan mengubah cara berfikir, bekerja, mengurus, menyelia, berhubung dan bertindak. Dalam mengurus sumber tenaga guru, pemimpin mempunyai cabaran dimana ia harus memberikan tumpuan kepada matlamat sekolah, mengatur dan menyelenggara tugasan, menugaskan kerja, menjalinkan saluran komunikasi, menggariskan hubungan dengan orang bawahan dan menilai prestasi kumpulan kerja. Pemimpin akan menugaskan pekerja dengan tugasan tertentu, mengekalkan piawai prestasi yang jelas, menekankan had waktu perjumpaan, menggalakkan penggunaan langkahlangkah yang serupa, memberitahu pekerja apa yang diharapkan daripada mereka, dan memastikan guru bekerja mengikut kebolehan. Berdasarkan Koontz & Weilhrivh (1992), cabaran yang kuat kepada corak kepimpinan adalah sejauh mana kemampuan dan kebolehan kepimpinan tersebut untuk mengubah sikap dan tindakan subordinat yang berada di bawah pengaruhnya.

BPMN1013 PENGANTAR PENGURUSAN

Cabaran ini merangkumi semua aktiviti, perlakuan, kemahiran, sikap dan pengetahuan yang mencerminkan kebolehan dan kesediaan untuk mempengaruhi, menggerakkan, membimbing dan melatih individu ke arah mencapai objektif warga yang cemerlang di dalam organisasinya. Kepemimpinan sekolah, menurut Omardin Ashaari (1996) adalah proses pengetua mendapatkan kerjasama individu yang bertugas di bawah arahannya dalam menuju ke arah penyempurnaan matlamat. Kejayaan sekolah banyak bergantung pada kepemimpinan pengetuanya. Pengetua yang cemerlang perlu bijak mengarah dan mengurus guru yang berada di bawah tanggungjawabnya. Kegagalan mengurus guru dengan baik akan membangkitkan pelbagai isu, antaranya: (i) Persekitaran tempat kerja yang tidak kondusif ; (ii) Proses pembelajaran dan pengajaran yang sering terganggu ; (iii)Senggaraan infrastruktur fizikal dan bukan fizikal yang tidak teratur ; (iv) Penggunaan dan pengagihan sumber yang tidak optimum ; dan (v) Masalah etika dan integriti. Oleh itu, kegagalan menguruskan isu ini ia akan mendatangkan pelbagai implikasi negatif yang dalam jangka masa panjang dan bakal menggugat usaha di dalam melahirkan guru yang cemerlang serta pengurusan yang cemerlang.

BPMN1013 PENGANTAR PENGURUSAN

2.

ISU KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Memang tidak dinafikan, perhubungan komunikasi dalam mana-mana organisasi sangat

penting. Kajian menyeluruh telah dibuat dalam bidang ini. Mengikut Koontz, perhubungan dalam organisasi merupakan Transfer of Information from one person to another. Manakala Thomas R. Tortoriello berkata Communication is an interactional process in which meaning is stimulated through the sending and receiving the messages. Justeru itu, komunikasi sangat penting dalam sesebuah sekolah bagi bertujuan untuk menyampaikan maklumat yang benar dan tepat kepada guru-guru, kakitangan pentadbiran dan sokongan, mahupun pelajar di sekolah supaya mencapai matlamat yang ditetapkan oleh sekolah itu. Komunikasi yang berkesan juga mampu merapatkan perhubungan diantara individu dengan yang lain, individu dengan kumpulan dan kumpulan dengan kumpulan di dalam sesebuah sekolah atau organisasi. Dengan kata lain, seseorang guru atau kakitangan bahagian pentadbiran, baik di peringkat mana sekalipun akan membuat keputusan yang bergantung rapat dengan perhubungannya di antara satu sama lain. Dalam sesebuah sekolah atau mana-mana organisasi, komunikasi ke bawah diperlukan oleh superior iaitu pihak atasan (Pengetua/Guru-Guru Penolong Kanan) supaya pengaliran mesej atau maklumat dapat disampaikan kepada subordinat, iaitu guru-guru, sejurus dengan itu dapat membantu mereka mencapai objektif sekolah. Komunikasi ke atas pula merupakan aliran maklumat dari subordinat, iaitu para guru kepada superior iaitu pihak atasan (Pengetua/Guru-Guru Penolong Kanan). Komunikasi begini penting supaya para guru dapat menyampaikan sebarang idea atau persoalan kepada pihak atasan. Namun seringkali terjadi dimana pihak atasan tidak gemar mendengar atau memandang

BPMN1013 PENGANTAR PENGURUSAN

remeh apa yang disampaikan oleh para guru, mereka pihak atasan ini lebih cenderung memberi arahan sahaja . Lantas para guru merasakan tugas mereka hanya menerima arahan dari pihak atasan sahaja. Kesan dari situ, maka wujudlah komunikasi sehala yang akan memberi kesan buruk kepada perjalanan kerja. Pada umumnya, maklumat yang dikehendaki oleh superior dan subordinat adalah tidak sama. Apa yang superior ingin ketahui bukanlah apa yang subordinat ingin beritahu atau sebaliknya. Lebih banyak berlaku konflik dalam kehendak maklumat antara kedua-dua pihak ini, maka komunikasi mendatar (horizontal) akan makin bertambah dimana subordinat iaitu para guru lebih cenderung untuk berinteraksi dengan sesama teman sekerja yang berada di peringkat hierarki yang sama untuk mengatasi masalah. Masalah tidak akan selesai sekiranya isu itu menjadi bualan di peringkat bawahan, hanya akan menjadi lebih parah sekiranya berlainan pendapat dan menjuruskan kepada perbualan yang membazirkan masa sekiranya isu itu menyeleweng ke arah yang lain. Oleh itu, jalan penyelesaian yang betul ialah dengan membuat kata sepakat bersama teman sekerja di peringkat hierarki yang sama itu, untuk mendapatkan kata putus dan membentangkan isu tersebut dalam mesyuarat bersama-sama dengan pihak atasan dengan hujah hujah yang realistik dan padat supaya peringkat atasan dapat mencari jalan penyelesaian dalam membuat keputusan yang sewajarnya.

BPMN1013 PENGANTAR PENGURUSAN

Rujukan: (a) Harold Koontz & Cyril ODonnel. (1976). Management: A System and Contigency Analysis of Management Function. South Edition, Kagakusha Ltd. m/s 611

(b)

D.Katz & R.L Kahn. (1965). The Social Psychology of Organization. John Wiley & Sons Inc. New York, USA.

Disediakan oleh: Nurul Iman Binti Azilan (223772) Isu Komunikasi dalam Organisasi

BPMN1013 PENGANTAR PENGURUSAN

3.

ISU DALAM MEMBUAT KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI

Proses membuat keputusan merupakan proses yang paling penting untuk kesempurnaan dalam bidang pengurusan untuk semua organisasi. Proses membuat keputusan bukan hanya wujud dalam bidang pengurusan tetapi juga dihadapi oleh setiap individu, baik keputusan tentang diri sendiri, keluarga, di rumah dan di tempat kerja. Kadang-kala kehidupan kita boleh dirasakan terdiri daripada beribu-ribu keputusan, baik kecil mahupun yang besar. Terdapat enam langkah yang penting dan terlibat dalam proses pembuatan keputusan yang efektif iaitu kenalpasti keperluan, situasi dan masalah, diagnosis dan analisis sebab, pembentukan alternatif, pemilihan alternatif, pelaksanaan alternatif dan penilaian dan maklum balas. Mengenalpasti keperluan, situasi dan masalah merupakan langkah pertama dalam membuat sesuatu keputusan. Keperluan ini selalunya dalam bentuk masalah atau peluang. Dalam memilih sesuatu masalah dan peluang, kita boleh menggunakan kriteria berikut:

a) Kawalan Sejauh manakah kita boleh mengawal masalah tersebut dan penyelesainnya? b) Kepentingan Darjah kepentingan masalah tersebut. c) Kerumitan Bagaimanakah rumitnya untuk mencari penyelesaian? d) Masa Jangka masa yang akan didapati daripada menyelesaikan masalah tersebut. e) Sumber Sumber-sumber yang akan diperlukan bagi menyelesaikan masalah tersebut. Mengenalpasti masalah yang betul adalah penting kerana mengenalpastikan masalah yang salah akan mempengaruhi proses membuat keputusan yang selanjutnya. Diagnosis dan analisis data dalam menganalisis sesuatu masalah, kita boleh mengumpulkan semua data dan mempamerkan maklumat yang berkaitan supaya membantu dalam membuat keputusan. Pembentukan alternattif adalah dimana kita boleh mengembang atau

BPMN1013 PENGANTAR PENGURUSAN

satukan alternatif atau menciptakan alternatif baru. Kita perlu berwaspada dengan alternatif yang tersedia dan juga pertimbangan dibuat tentang batasan dan peluang dalam membincangkan setiap idea dan juga pertimbangkan alternatif lama kepada masalah yang sama. Di bahagian pemilihan alternatif kita perlu pertimbangkan kriteria berikut: a) Kawalan : Adakah pelaksanaan alternative ini dalam kawalan anda / kita? b) Kesesuaian : Adakah alternatif ini menyelesaikan masalah tersebut? c) Keperluan Sumber : Mampukah kita melaksanakannya (manusia, wang, peralatan, dsb)? d) Faedah : Adakah ia berfaedah? e) Masa : Berapa lama sebelum kita dapat lihat hasilnya? f) Kebolehterimaan : Adakah ahli dalam oraganisasi akan menerimanya?

Pelaksanaan alternatif yang terpilih memerlukan perancangan yang terperinci. Ini boleh dilakukan dengan memikirkan strategi pelaksanaan. Soalan-soalan berikut boleh digunakan untuk membentuk strategi pelaksanaan:

a) Kobolehterimaan : Bagaimanakah kita boleh mendapatkan peneriman dari orang lain? Apakah faedah yang boleh kita tonjolkan dari alternatif ini? Bagaimana kita boleh tunjukkan faedah tersebut? b) Jangkaan : Apakah tentangan yang kita boleh jangka kepada alternatif ini? c) Bantuan : Bagaimana kita boleh dapat bantuan dari orang atau kumpulan lain? d) Lokasi : Di manakah patut kita laksanakan alternatif ini?

e) Masa : Bagaimanakah kita boleh mengambil kesempatan hari, masa dan tarikh tertentu untuk

BPMN1013 PENGANTAR PENGURUSAN

melaksanakan alternatif ini? f) Berhati-hati : Bagaimanakah boleh kita uji keberkesanan alternatif ini?

Semasa pelaksanaan, kita patut memastikan bahawa alternatif yang dipilih itu merupakan alternatif yang paling berkesan. Untuk mengukur keberkesanan alternatif tersebut, kita haruslah fikirkan :

a) Ukuran : Maklumat apakah yang perlu dikumpulkan? b) Alat analisis : Alat apakah yang akan digunakan untuk menganalisis dan mempamerkan maklumat? c) Ujian : Apakah ujian atau trial run yang akan kita awasi untuk melihat keberkesanan alternatif itu? Bagaimanakah akan kita menilai keputusannya? d) Keputusan : Apakah kriteria yang akan kita gunakan? Bilakah kita menjalankan penilaian terakhir? Apakah bukti alternatif kita berkesan? Ini adalah satu konsep ataupun cara yang dapat digunakan di bahagian pengurusan sekolah untuk memastikan semua keputusan adalah betul dan sesuai untuk semua guru di sekolah. Sebagai pentadbir, mengambil keputusan yang betul adalah sangat penting untuk memastikan prestasi kerja dan prestasi sekolah dapat dikekalkan dengan baik.

BPMN1013 PENGANTAR PENGURUSAN

4.

ISU TEAM WORK ATAU KERJA BERPASUKAN Kerja berkumpulan boleh lebih dikenali sebagai Team Work adalah salah satu aspek

yang penting dalam pengurusan sesuatu organisasi sekolah. Dengan adanya Team Work atau kerja berkumpulan, serta beretika dalam pekerjaan, seseorang itu dapat atau lebih mudah memenuhi keperluan organisasi sekolah serta mencapai matlamat hidup. Dengan adanya kerjasama antara guru-guru dan pentadbir, maka suatu organisasi sekolah akan dapat pelbagai faedah seperti banyak maklumat dan idea dapat didengar serta bertukar-tukar pandangan. Sesuatu sekolah yang mempunyai kerjasama semua orang mempunyai daya kreatif yang lebih berrbanding dengan daya kreatif perseorangan. Antara punca yang boleh menyebabkan sesuatu pengurusan sekolah terjejas akibat daripada tiada kerja berpasukan antara guru adalah: a) Guru-guru mungkin didesak atau terdorong untuk mengikut pendapat majoriti. Femonomena ini dikenali sebagai pemikiran kelompok. Masalah pemikiran ini boleh menjejaskan proses pembuatan keputusan dan kualiti keputusan. b) Ada kemungkinan guru mendominasikan perbincangan atau kumpulan bagi tujuan tertentu. c) Wujud sikap bergantung kepada guru lain dengan anggapan semua guru lain juga akan berbuat demikian. Terdapat beberapa perkara yang perlu diambil kira dalam pengurusan yang melibatkan kerja berpasukan seperti guru-guru di dalam sekolah tersebut mesti boleh menyumbang dan mempunyai pengetahuan dan mempunyai pengetahuan serta kemahiran untuk menjayakan pengurusan sekolah, kepimpinan pentadbir sekolah tersebut perlu diterima sebulat suara dan iltizam dari semua yang terbabit adalah sangat diperlukan. Selain itu sikap tanggungjawab perlu

BPMN1013 PENGANTAR PENGURUSAN

ada pada setiap guru. Hal ini dapat diperluaskan apabila pembahagian kerja dibahagikan sama rata dapat ditunaikan. Di samping itu setiap guru hendaklah menyampaikan idea yang dimiliki. Setiap idea itu boleh dimanfaatkan oleh setiap guru dan bukan hanya bertujuan untuk diri sendiri sahaja. Konsep kerja berpasukan membolehkan ahli-ahli pasukan untuk merancang, mengatur dan mengkoordinasikan aktiviti-aktiviti pasukan untuk mencapai matlamat yang ditetapkan (Pineda & Lerner, 2006). Menurut Mohamad Najib (2007), sistem sekolah mempunyai fungsifungsi yang terarah ke satu matlamat yang telah ditentu oleh pemimpin dan pentadbirnya. Matlamat sistem tersebut bertujuan untuk mencapai kecemerlangan pendidikan negara agar dapat melahirkan para pemimpin dan tenaga pakar untuk membangunkan negara. Di sekolah, kerja berpasukan dilaksanakan dalam bentuk jawatankuasa yang terdiri daripada guru penolong, guruguru kanan mata pelajaran dan ketua panitia bagi membantu pengetua. Ketua panitia terdiri daripada guru-guru yang berpengetahuan dan berpengalaman dalam mata pelajaran yang dipertanggungjawab kepadanya.

BPMN1013 PENGANTAR PENGURUSAN

KESIMPULAN

Pengurusan merupakan aset terpenting dalam sesebuah organisasi. Dalam era globalisasi, persoalan daya saing dan daya tahan sesebuah organisasi menjadi fokus masa kini. Sesungguhnya pengurusan berupaya memastikan kelestarian sesebuah organisasi itu. Namun kepincangan pengurusan telah membangkitkan pelbagai isu. Isu-isu sedia ada dalam pengurusan pendidikan termasuklah isu kepimpinan, isu komunikasi dalam organisasi, isu team work atau kerja berpasukan dan juaga isu membuat keputusan dalam organisasi. Beberapa tahun kebelakangan menyaksikan pelbagai isu pengurusan dalam pendidikan menerima liputan meluas media massa. Dalam industri pendidikan, isu-isu berbangkit ini perlu ditangani secara sistematik dengan penggemblengan usaha pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders).

BPMN1013 PENGANTAR PENGURUSAN

RUJUKAN (c) Ab. Aziz Yusof. (2006). Pengurusan sumber manusia: Konsep, isu dan pelaksanaan. Ed ke-3. Petaling Jaya: Pearson.

(d)

Abd. Rahim Abd. Rashid. (2005). Profesionalisme Keguruan Prospek dan Cabaran Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

(e)

Azamri Husin (2007), Gaya Kepimpinan Dalam Pendidikan. 2008 dari http://ppdmanjung.edu.my/portal/modules.php?name=Forums&file=viewtopic&t=50 &sid=de77d8b24afe9504be9ee9e9c667df84

(f)

Azman Bin Dolah (2008) Kepimpinan. Retrieved January 20 2013 dari http://juicthazman.zoom- a.com/kepimpinan1.html

(g)

Noordin Yahya dan Shariffudin Ismail (2004), Tingkah laku Kepimpinan Pengetua Dan Hubungannya Dengan tekanan Kerja dan Keberkesanan Organisasi, Di Beberapa Buah sekolah Terpilih. Kertas kerja yang dibentangkan dalam Seminar Nasional Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan Ke-12 pada 6-9 Disember 2004.