ALCALDIA DE ZAMBRANO PRIMER INFORME CUATRIMESTRAL DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO LEY 1474-2011 JEFE DE CONTROL INTERNO

NORELYS MADERA RAMIREZ PERIODO EVALUADO ENERO ABRIL 2013

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO AVANCES Lo que a muchas entidades les ha llevado aos realizar, Zambrano lo ha realizado en pocos meses, ya que no se encontraron evidencias documentales de la adopcin del Modelo, se procedi a hacer lo siguiente: Se realiz Socializacin a todos los funcionarios de la alcalda concientizndolos sobre la importancia de implementar el Modelo Estndar de Control Interno MECI en toda las reas de la administracin en pro de buscar el mejoramiento continuo y as satisfacer a los usuarios. Se adopt el Modelo Estndar de Control Interno en la Alcalda de Zambrano mediante la Resolucin No 0545 del 24 de Julio de 2012. Cdigo de tica Institucional con la participacin de todos los funcionarios de la Administracin Municipal resultado de la tabulacin de encuesta de priorizacin de valores, se cre el Documento de Valores y compromisos ticos Institucionales, aprobado y adoptado mediante resolucin No 641, del (8) Ocho de Agosto de 2012, se firm acta de compromiso expresando que los valores relacionados guiaran el desarrollo de sus funciones y el quehacer cotidiano de la administracin Municipal. Se realiz compromiso por cada una de las dependencias de resaltar un valor mensual, para as interiorizar estos compromisos ticos. Mediante Resolucin No 0553 del 26 de Julio del 2012 se constituy el Comit de tica en la Alcalda Municipal. En mesa de concertacin con los empleados se cre el Plan Institucional de capacitacin, aprobado y adoptado mediante resolucin No 0644, del (8) Ocho de Agosto de 2012, de all se han gestionado Capacitaciones con la ESAP para la capacitacin a los funcionarios de las cuales ya se han realizado dos: Contratacin Estatal, Formulacin y Evaluacin de proyectos. Se adopt y aprob el Programa de Induccin y Re induccin mediante resolucin No 643, del (8) Ocho de Agosto de 2012.

Se aprob y adopto el programa de Bienestar Social Laboral e incentivos mediante Resolucin No 640, del (8) Ocho de Agosto de 2012. Se aprob y adopto el Sistema tipo de Evaluacin de Desempeo con sus respectivos formularios para la concertacin de objetivos y calificacin del desempeo, mediante resolucin No 0758, del (13) Trece de Septiembre de 2012. La Administracin se encuentra altamente comprometida con la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno, para ello se suscribi acta de compromiso para la implementacin del Modelo suscrita por el Alcalde y sus secretarios de despacho, de fecha (26) Veintisis de Julio del 2012 . Se adopt el Sistema de Control Interno y se reglament el Comit de Control Interno Mediante Resolucin No 0550 del 25 de Julio del 2012. En cuanto a planes y programas, la elaboracin del plan de Desarrollo Pa Lante por el progreso de Zambrano se realiz de manera consensual y participativa con la comunidad de Zambrano, realizando mesas de concertacin y estudiando las necesidades reales de los ciudadanos. Se realiz identificacin, anlisis y valoracin del riesgo resultando de este proceso las polticas de administracin del riesgo y los mapas de riesgos aprobado y adoptado mediante Resolucin No 052 del (22) de Enero de 2013. Dificultades Desconocimiento total previo a la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno en la mayora de los funcionarios de la administracin Municipal. Desactualizacin del Manual de funciones SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION AVANCES Se adopt mediante Resolucin No 1077 del (5) Cinco de Diciembre del 2012 las polticas de operacin por procesos al igual que se elabor el

mapa de procesos en el que se establecieron los procesos estratgicos, misionales de apoyo y de evaluacin. Se reglament el trmite interno del Derecho de peticin mediante Resolucin No 1069 del (4) cuatro de Diciembre del 2012 el cual fue publicado en la pgina Web de la Alcalda. Se crearon mecanismos de recepcin de informacin primaria con los usuarios y grupos de inters (Buzn de peticiones quejas y reclamos en la pgina Web). Se coloc el buzn de sugerencias en la entrada de la entidad. Mediante acuerdo se cre el archivo Municipal y mediante Decreto se cre el consejo Municipal de Archivo de Zambrano Bolvar al cual se les brindo capacitacin y orientaciones sobre este tema. Se est utilizando el servicio de telefona mvil y mdems de baja velocidad en algunas dependencias, se dispone de algunos medios tecnolgicos como equipos de cmputo a travs de los cuales se sistematiza y se socializa la informacin en la pgina web, lo que facilita la informacin documental a travs de todas las dependencias de la administracin. Mediante Resolucin No 138 del (16) Diecisis de Enero del 2013 se aprob y adopto el plan de comunicacin Municipal. Se cuentan con mecanismos para obtener la informacin de la ciudadana mediante los canales de informacin establecidos. Se divulga la informacin institucional a travs de la pgina web de la entidad, a travs de los medios de comunicacin y carteleras. Se facilita la participacin ciudadana, para el control en la toma de decisiones, la implementacin de programas, ejecucin de contratos y manejo de recursos independiente del grado de participacin. Se ha venido actualizando la pgina web en la medida en que se van dando los procesos y se van generando actos administrativos. Para los informes de gestin se utilizan los medios de informacin escritos, impresos y electrnicos y se divulga la gestin, a travs de

audiencias pblicas y los medios con los medios con los que cuenta el municipio. Se realiz la audiencia pblica de rendicin de cuentas a la comunidad, organismos sociales y grupos de inters, tomando listados de asistencia. Se public en la pgina Web la gua de trmites y servicios q presta la entidad. Dificultades Dificultades Los computadores, impresoras y fotocopiadoras son insuficientes generndose acumulacin en los centros de informacin que gira a travs de Hacienda y el despacho del Alcalde. Dificultades para convocar el nivel directivo en pleno. No se han socializado los mecanismos base para evaluar la gestin, los resultados del desempeo de cada uno de los responsables de procesos. No se estn realizando las copias de seguridad de la base de datos para el registro y seguimiento de la correspondencia y documentacin, porque los responsables no estn concientizados de la importancia del manejo de la documentacin. Dificultades en la elaboracin de las tablas de retencin documental No se ha realizado aun la evaluacin mediante encuesta a la atencin del usuario. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION AVANCES La entidad utiliza herramientas y mecanismos de autoevaluacin a los procesos mediante socializaciones, charlas, mesas de trabajo a fin de medir la efectividad del sistema de control interno y como elemento fundamental para de la planeacin, para promover acciones de mejoramiento en la obtencin de resultados. Mediante Resolucin del (8) ocho de febrero del 2013 se aprob el plan anual de auditoras el cual se est ejecutando.

Se encuentra en elaboracin el manual de procesos y procedimientos de la oficina de Control Interno. Se encuentran en elaboracin los planes de mejoramiento Institucional, por procesos e individual. Dificultades Dificultades No hay oficina, jefe o asesor de Control Interno con dedicacin exclusiva. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Se present por primera vez la encuesta de evaluacin del Modelo Estndar de Control Interno ante el Departamento administrativo de la Funcin Pblica. De acuerdo a los resultados de la evaluacin del sistema de Control Interno vigencia 2012, se obtuvo un puntaje de evaluacin del 64.5% cuyo rango determina que se debe crear un mayor compromiso con la implementacin del modelo para as lograr un 100% en el transcurso de la vigencia 2013.

RECOMENDACIONES Mejorar los avances obtenidos en materia de socializacin y conformar las evidencias de sus realizaciones por los responsables de sus procesos, en las reuniones, talleres, inducciones y capacitaciones, mediante actas de asistencias, fotografas y evaluacin de la capacitacin. Elaborar las tablas de retencin documental para as dar aplicacin a la Ley de archivo y generar una mayor organizacin a nivel documental en cada una de las dependencias. Se sugiere crear la oficina o unidad o nombrar a un jefe de control Interno y colocar al frente el personal necesario que se responsabilice del seguimiento y evaluacin de los procesos de control interno.