MANAJEMEN PERGUDANGAN

JENIS-JENIS GUDANG
Gudang Pabrik | Gudang Pedagang Besar | Gudang Pengecer | Gudang Pemerintah | Gudang Umum
|

KAPASITAS GUDANG
|

Biasanya diukur dalam satuan volume. Kapasitas ini akan menempati sekitar 60% dari volume seluruh bangunan.

FUNGSI GUDANG
Menjaga kuantitas sediaan di tangan (stock on hand) yang optimum, melalui inventory control yang ketat. | Menjaga keamanan barang yang kita awasi | Mengirim barang tepat waktu.
|

HAL-HAL PENTING YANG PERLU DIPERHATIKAN

Hindari kondisi gudang yang becek, berasap dan berdebu. | Jauhkan gudang dari lokasi bahanbahan yang mudah terbakar. | Cari lokasi yang mudah dijangkau bila ada bahaya kebakaran, dan hindarkan dari kemungkinan bahaya banjir.
|

HAL-HAL PENTING YANG PERLU DIPERHATIKAN

Lokasi harus bebas dari kemungkinan masalah dalam hal transportasi, komunikasi, kesulitan sumber daya listrik, pengadaan air dsb. | Harus juga mempertimbangkan segi ekonomis dalam bidang transportasi. | Memiliki akses yang mudah ke pelabuhan udara dan laut.
|

KUALIFIKASI
|

Petugas gudang harus memiliki pengetahuan yang mendalam mengenai warehouse records, inventory, parts location dan working, health, environment and safety facilities.

PEMILIHAN LOKASI
|

Harus kompromi antara keamanan penyimpanan dan jarak pengiriman. Harus dilakukan studi lanjutan yang mencakup jarak dari dan ke titik-titik penerimaan dan pengiriman, pengaturan fasilitas dan metode pengiriman, dan rencana desain gudang jangka panjang. Perlu dipikirkan mengenai kemampuan pengelolaan Manajemen Gudang dan Sediaan yang berbasis Gudang Terpusat.

STRUKTUR GUDANG
Dibangun dari konstruksi yang tidak mudah terbakar, yakni steel frame dan asbestos-cement-board. | Disain harus sesuai dengan barang yang akan disimpan, meliputi jenis material, dan bentuk barang.
|

STRUKTUR GUDANG
Desain harus nyaman untuk melaksanakan penerimaan, pengiriman dan penyimpanan. | Tinggi atap, harus sesuai dengan jumlah barang yang akan disimpan, tidak bocor dan ventilasi dan penerangan harus baik. | Lantai harus kokoh dan datar dan harus ada perencanaan detail untuk peletakan racking sesuai disain.
|

STRUKTUR GUDANG
| | |

Disain harus memperhitungkan bahaya api, gempa, banjir, hujan dan badai. Harus bebas asap, debu, gas dan kotoran. Disain lantai gudang harus terbagi secara ekonomis. Alat bantu dan alat angkat harus diperhitungkan dapat beroperasi di gudang. Memiliki alat-alat keamanan kerja dan pemadam api.

PROSEDUR PENEMPATAN
Manfaatkan semaksimum mungkin lantai yang ada. | Tempatkan parts sehingga mudah diambil dan ditempatkan. | Siapkan akses yang mudah untuk pengiriman dan penyimpanan
|

PROSEDUR PENEMPATAN
Tempatkan barang sehingga penghitungan secara fisik mudah dilakukan. | Bila mungkin tempatkan barang tanpa alat bantu. | Tempatkan sedemikian rupa sehingga mudah diperiksa dan diidentifikasi. | Harus aman dari bahaya
|

IDENTIFIKASI DAN MARKING

Tempatkan barang pada group yang medium dan kecil. | Tempatkan barang secara sistematis sesuai dengan klasifikasi, spesifikasi dan ukuran | Hindarkan relokasi dari barang | Optimumkan penggunan racking, bins dan cabinet.
|

IDENTIFIKASI DAN MARKING

Yang tidak dapat dimasukkan rack, harus ditempatkan pada posisi yang tepat, dan diberi tanda garis pembatas putih untuk mencegah tercampur barang lain. | Harus ada nama barang dan nomor barang, pabrik pembuat bila ditaruh di bin atau box supaya tidak tercampur. Barang bisa sama tapi beda merek.
|

IDENTIFIKASI DAN MARKING

Harus ada catatan di lokasi yang menyatakan tanggal penerimaan, sehingga konsep FIFO (first in first out) dapat diterapkan. | Harus ada kode lokasi di rack maupun lokasi barang untuk memudahkan pencarian parts di lokasi penyimpanan. | Tempatkan secara terpisah barang yang tidak dibutuhkan, stok mati dengan tanda khusus.
|

TATA RUANG GUDANG

Gudang harus optimum dalam penggunaannya, karena besarnya modal, biaya dan tenaga kerja. | Rencana kapasitas gudang harus benar, disamping besarnya ruangan, tata letak barang sangat penting diperhatikan. | Jenis barang laku cepat dan laku lamban juga mempengaruhi tata ruang gudang
|

HAL-HAL PENTING YANG PERLU DIPERHATIKAN

o o o o o

Rintangan keluar masuknya barang. Lorong/ gang Letak tumpukan barang Gudang sementara Pintu darurat

1. RINTANGAN KELUAR MASUKNYA BARANG

|

Adanya rintangan dapat menyebabkan penundaan arus barang atau bahkan menghentikannya sama sekali

2. LORONG ATAU GANG

|

Lebar dari lorong hendaknya direncanakan dengan cermat dan setidaknya sedikit lebih lebar dari alat pemindah yang digunakan agar alat pemindah dapat leluasa bergerak.

3. LETAK TUMPUKAN BARANG

|

Tumpukan barang harus diletakkan pada tempatnya masing-masing agar loronglorongnya mudah di lalui. Jagalah jangan sampai tumpukannya menonjol sehingga menyempitkan lorong dan terlihat kurang rapi. Selain itu, apabila berbagai jenis barang ditumpuk tidak beraturan, makadiperlukan tenaga khusu untuk mencari barang yang dibutuhkan.

4. GUDANG SEMENTARA
|

Sangat disukai apabila tersedia gudang sementara, berupa tempat untuk meletakkan barang-barang sambil menunggu penempatan atau pengeluaran barang.

5. PINTU DARURAT
|

Dimaksudkan untuk jalan masuk apabila akan menanggulangi kebakaran ataupun musibah lainnya.

FAKTOR IKLIM DALAM PERENCANAAN GUDANG

o o o o Terik matahari Air hujan Kelembaban dan jamur Serangga

PENCEGAHAN DAN PERAWATAN GUDANG

o o o o o Kerapian kerja Keamanan kerja Pencegahan kebakaran Perawatan halaman Perawatan gudang

ALAT PEMINDAH
Alat pemindah manual atau semi
manual Ban berjalan (conveyor) Truk garpu angkat (fork lift truck) Pengangkat (lift) Kerekan (hoist) Derek (crane)

ALAT PEMINDAH MANUAL

BAN BERJALAN / CONVEYOR

FORKLIFT TRUCK

LIFT HOIST

CRANE

MANFAAT ALAT PEMINDAH

Dapat mengangkat barang yang berat Dapat menyelesaikan pekerjaan berulang dengan lebih cepat Dapat melakukan pekerjaan lebih teliti Mengurangi kelelahan manusia Keluarannya dapat diukur dengan tepat, dapat dikendalikan dengan ketat dan biaya operasinya dapat dihitung dengan teliti

KELEMAHAN ALAT PEMINDAH

Perlu keahlian khusus untuk mengoperasikan dan merawatnya. Tidak luwes, artinya jarang dapat dipakai untuk pekerjaan lain, selain yang dirancang. Harganya mahal, karena itu kalau dipakai beban biayanya besar.

HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN

Kecakapan Operator | Kesalahan Pakai | Perawatan
|

KECAKAPAN OPERATOR
Pengetahuan mengenai persiapan sebelum menjalankan peralatan. | Perlunya pelatihan dalam mengoperasikan | Perlunya pelatihan dalam keselamatan kerja
|

KESALAHAN PAKAI
Ukuran beban yang diangkat harus sesuai dengan beban maksimum kapasitas alat. | Beban maksimum harus ditempelkan di alat untuk mencegah salah pakai dan kecelakaan kerja.
|

TUJUAN PERAWATAN
Mempertahankan ketangguhan alat | Memberikan manfaat ekonomis secara optimal | Menjadikan alat pemindah aman dan dapat diandalkan | Memberikan rasa tenteram pada pemakai
|

PROGRAM PERAWATAN
Di buat label sebagai tanda monitor di alat. | Berisi jenis minyak pelumas dan bahan bakarnya, saat harus dirawat kembali, dan bagian-bagian yang harus dirawat. | Menggunakan dealer resmi dari manufacturer
|

WORK SAMPLING
Untuk mengukur produktivitas kerja dari karyawan atau alat yang diamati. | Produktivitas = keluaran/masukan x 100 % | Meningkat bila, masukan tetap keluaran bertambah, keluaran tetap masukan lebih kecil, keluaran bertambah, masukan berkurang
|

Contoh: Forklift 200 kali pengamatan dalam 5 hari

Jenis Kegiatan Frekwensi Persentase mengangkut barang 60 30.0% mengangkat barang 30 15.0% bergerak kosong 30 15.0% berhenti (menganggur) 65 32.5% direparasi 5 2.5% dirawat 10 5.0% 200 100.0%
Misal mengangkut 180 ton material per minggu (5 hari kerja). Per hari = 36 ton. Dan itu = 30% produktivitas. Harus dianalisa waktu menganggur untuk meningkatkan produktivitas

JENIS-JENIS FORKLIFT
MANUAL HAND PALLET | ELECTRIC PEDESTRIAN | ORDER PICKER | REACH TRUCK | VERY NARROW AISLE | COUNTER BALANCE
|

Wadah berdinding (BIN)

|

Bisa berupa bak kayu/logam, tangki atau bentuk kotak kecil yang digunakan untuk menyimpan barang curah atau barang yang kecil-kecil ukurannya.

Palet
|

Palet adalah alas penumpuk yang terbuat dari kayu/besi dengan permukaan atas dan bawah datar. Palet dapat menyangga barang dengan cukup kuat dan stabil, oleh sebab itu barang-barang dapat ditumpuk di atas dengan masingmasing barang bertumpu pada satu palet.

Nampan
|

Yaitu alas penumpuk yang terbuat dari kayu/ besi dengan satu permukaan datar dan dipinggirnya ditopang oleh kaki-kaki pendek. Nampan tidak bisa digunakan untuk menumpuk barang ke atas.

RACKING SYSTEM

CONVENTIONAL PALLET RACKING

DRIVEN RACKING

FLOW RACK STORAGE

MOBILE RACKING

NARROW AISLE RACKING

DRAWERS IN PALLET RACKING

HIGH DENSITY STORAGE SYSTEM

SHELF COMPARTMENT

PENERIMAAN BARANG
|

Untuk perusahaan berskala besar, bila perlu dibentuk beberapa seksi penerimaan, sesuai dengan jenis barang, yang di supervisi oleh seorang yang ahli.

PETUGAS PENERIMAAN
|

Surat pengiriman barang dari pemasok harus ditanda tangani dengan menyebutkan kondisi barang baik dalam segi jumlah maupun kualitas.

SIFAT BARANG
1.

2.

3.

Barang bersatuan, yakni barang yang bersifat komponen yang dapat dihitung satu persatu. Barang curah, apabila barang berbentuk relatif kecil sehingga sukar dihitung satu persatu. Barang cair dan gas, yakni bentuk barang sesuai dengan bentuk wadahnya.

PEMERIKSAAN KUANTITAS
Dilakukan dengan cara: 1. Menghitung satuan barang 2. Mengukur berat dan volume barang 3. Gabungan kedua cara tersebut di atas

PEMERIKSAAN KUALITAS

Tujuannya untuk memastikan kecocokan barang kiriman dengan barang pesanan semula. Digunakan alat ukur, yakni alat alamiah dan alat buatan.

ALAT ALAMIAH
|

Menggunakan indra kita, yakni mata, hidung, lidah, telinga dan ujung jari tangan. Misalnya: menguji tembakau dengan membakar dan mencium baunya, menguji mutu beras dengan melihat butir, mencium baunya. Bila kita kurang sehat, maka akan bermasalah.

ALAT BUATAN
|

Alat penyaring (go no go gauge), misal berupa cincin untuk menerima atau menolak produk bulat, stop kontak untuk alat-alat listrik. Alat penunjuk (indicating gauge), yakni meteran, jarum penunjung untuk sistem analog, atau angka untuk sistem digital. Alat pembanding (comparator), misal warna, kehalusan bahan, kelembutan serbuk.

KEBIJAKSANAAN INSPEKSI
|

Inspeksi 100 % (screening), artinya seluruh barang yang diterima diperiksa kualitasnya satu persatu. Hal ini dilakukan bila dituntut jaminan kualitas tinggi, misal komponen pesawat udara, komputer, jam dll. Inspeksi partai demi partai (lot by lot), artinya yang diperiksa hanya sampel (percontoh), dan diambil secara random (acak).

RENCANA PEMERCONTOH
Harus diketahui: 1. Banyak barang yang diterima di gudang (N). 2. Jumlah sampel yang akan diambil pada setiap pengiriman untuk diperiksa (n), disebut juga ukuran sampel. 3. Banyak barang cacat dari jumlah sampel yang membatasi diterima atau ditolaknya barang kiriman (c). Disebut juga angka cacat.

CONTOH
Rencana n=100, c=2, misal 1.000 barang tiba (N=1000), artinya sampel yang diperiksa adalah 100, dan bila cacatnya 2 atau kurang barang diterima, bila lebih besar barang ditolak. | Hukum dagang membatasi syarat penerimaan apabila angka cacat 2.5 %.
|

BERITA ACARA
Setelah kita memutuskan untuk menerima kiriman barang, kita harus membuat berita acara. | Berita acara berisi antara alain, tentang kuantitas dan kualitas barang, setelah diadakan pemeriksaan. Kalaupun ada yang ditolak karena rusak, hal tersebut juga disebutkan dalam berita acara.
|

BERITA ACARA
Sebaiknya dibuat rangkap 4 yaitu: 1. Pemasok 2. Bagian Gudang 3. Bagian Pembukuan 4. Bagian Pembelian

MATERIAL HANDLING

PENATAAN TUMPUKAN
Penataan tumpukan, harus memperhatikan a. Getaran (vibrasi) b. Lamanya penumpukan c. Tali pengikat d. Kemasan peti e. Saluran air

SUSUNAN TUMPUKAN
| | | | | | |

Susunan kolom Susunan balok persegi Susunan piramid Susunan tingkat Susunan segitiga Susunan miring Susunan spiral

PEMBONGKARAN TUMPUKAN
Harus memperhatikan susunan tumpukan Pembongkaran tumpukan dilakukan selapis demi selapis dan secara simetris. Diperhatikan kerapuhan peti Penggunaan derek harus pada pusat tumpukan

WAREHOUSE COST

KOMPONEN BIAYA
HARGA GEDUNG (DISUSUTKAN 1520 TAHUN) | BIAYA MATERIAL HANDLING | HARGA SEWA | BIAYA PBB | BIAYA ASURANSI KERUGIAN | BIAYA LISTRIK | BIAYA TILPON
|

KOMPONEN BIAYA
BIAYA PERWATAN GEDUNG | BIAYA KEAMANAN DAN KEBERSIHAN LINGKUNGAN | BIAYA AIR (BILA PAKAI PAM) | BIAYA ADMINISTRASI | BIAYA PEGAWAI GUDANG DILUAR DRIVER DAN HELPER | BIAYA LAIN-LAIN
|

MAN POWER PRODUCTIVITY

PEKERJAAN UTAMA
PENERIMAAN BARANG (BONGKAR) | PEMERIKSAAN | ALOKASI BARANG | PENGAMBILAN BARANG | PENYIAPAN BARANG UNTUK DIKIRIM
|

PERHITUNGAN
DIHITUNG TARGET VOLUME PEKERJAAN | SETIAP AKTIVITAS DIHITUNG BERAPA LAMA DAN BERAPA BANYAK BARANG YANG BERGERAK (PALLET/KARTON) | DI DAPATKAN KEBUTUHAN ORANG UNTUK OPERASI GUDANG
|

ADMINISTRASI

ADMINISTRASI
Administrasi Penerimaan Barang | Penyusunan Kode Barang | Adminsitrasi Penyerahan Barang | Penghitungan Biaya Penyimpanan | Pencacahan Sediaan (Stock Taking)
|

PENERIMAAN BARANG
Harus diperiksa kuantitas dan kualitas sesuai dengan permintaan barang. | Harus dibuat surat penerimaan barang | Dicantumkan banyaknya barang yang benar-benar dapat diterima (setelah dikurangi jumlah barang yang hilang/ rusak/ dan dikembalikan).
|

PENERIMAAN BARANG
|

Kita wajib memberitahukan kepada bagian-bagian yang berkepentingan seperti: - Bagian Pembelian/ Bagian Produksi - Bagian Pembukuan - Pemasok, melalui Bagian Pembelian - Arsip

PENYUSUNAN KODE
Ada 4 langkah menyusun kode: 1. Pengenalan barang 2. Penggolongan barang 3. Pemberian kode barang 4. Pembakuan kode barang.

1. Pengenalan Barang
Maksudnya kita mengetahui nama barang dan uraian barang, terutama mengenai ciri-ciri khususnya. Karena banyak nama yang sama tapi beda bentuk dan ukurannya. | Misal: Pipa PVC diameter 2, 3 dan 4, Shaft ukuran 180/20 mm, 200/30 mm
|

2. Penggolongan Barang
|

Tujuannya memisahkan barang menurut jenis-jenisnya. Contoh: Kelompok Spare Parts, Kelompok Komponen, Kelompok Bahan Baku dsb. Bila sudah dimasukkan dalam satu kelompok tidak boleh dimasukkan ke kelompok yang lain, yang dapat membingungkan dan bermakna rangkap (ambiguous).

3. Pemberian Kode Barang

Numerik, yakni angka-angka, Misal 100=engine, 200=undercarriage dsb. | Alphabet, yakni huruf. Misal A=Besi tuang, B=Aluminium | Alphanumerik, yakni gabungan angka dan huruf. Misal A100=engine yang dibuat dari besi tuang dsb.
|

4. Pembakuan Kode Barang

Mencantumkan kode tersebut pada barang, yakni di beri label. Juga dapat dikaitkan dengan dengan lokasi rak. | Misal A 100, huruf A menunjukkan rak A yang lokasinya telah diketahui.
|

PENYERAHAN BARANG
Merupakan kebalikan dari prinsip penerimaan barang. | Menggunakan Surat Penyerahan Barang
|

MENGHITUNG BIAYA PENYIMPANAN

Biaya bunga (9% - 12%) | Biaya Asuransi ( 0.2%) | Susut, rusak, kadaluwarsa (10%) | Karyawan, alat pemindah, administrasi (2.5%) | Sewa gudang (0.25%) | Rata-rata 20%-25%
|

PENCACAHAN SEDIAAN
Tujuannya untuk meneliti apakah jumlah barang yang benar-benar tersedia di dalam gudang sesuai dengan catatan jumlah barang. | Penyebab terjadinya perbedaan data adalah kesalahan fisik dan kesalahan pencatatan.
|

KESALAHAN FISIK
Barang diberi kode dan label yang tidak tepat, sehingga memungkinkan terjadi salah ambil. | Barang-barang diletakkan pada lokasi rak yang salah sehingga terlewatkan waktu dihitung. | Adanya pencurian di gudang
|

KESALAHAN PENCATATAN
Tulisan yang kurang jelas sehingga menyebabkan kesalahan penjumlahan. | Hilangnya tanda bukti atau laporan tertulis.
|

SAAT PENCACAHAN SEDIAAN

Setiap 3 bulan atau 6 bulan sekali kadang ada yang sebulan sekali. | Barang bernilai tinggi lebih sering dan dibuat random. | Tingkat keseringan tergantung: a. Kecepatan keluar masuknya barang b. Biaya pencacahan
|

ARUS INFORMASI
|

Informasi posisi sediaan menggunakan: a. Kartu Sediaan (bin card) b. Kartu gudang (stock card) c. Komputerisasi