Guiaorga2010 Sonora 2

GUIA PARA LA ELABORACIN DE
ORGANIGRAMAS

DA-04-V04

FEBRERO DE 2010

Secretara de la Contralora General

Coordinacin Ejecutiva de Gestin de Tecnologa Administrativa y Digital

Gua para la Elaboracin de Organigramas

P0BER E}EC0TIv0

LIC u0ILLERN0 PABRES ELAS
u0BERNAB0R C0NSTIT0CI0NAL BEL ESTAB0 BE S0N0RA

LIC CARL0S TAPIA ASTIAZARAN
SECRETARI0 BE LA C0NTRAL0RA uENERAL

INu RAN0N AC0STA RAN0S
C00RBINAB0R E}EC0TIv0 BE uESTI0N BE TECN0L0uA
ABNINISTRATIvA Y BIuITAL



NDICE

No. de Pgina
Presentacin 5
1.- Concepto... 6
2.- Finalidad 6
3.-Requisitos Fundamentales.. 7
3.1. Precisin. 7
3.2. Vigencia.. 7
3.3 Uniformidad... 7
4.- Limitaciones.. 7
5.- Clasificacin.. 8
5.1. Por su Contenido. 8
5.1.1. Generales. 8
5.1.2. Especficos... 9
5.1.3. Analticos. 9
5.1.4. Funcionales.. 10
5.1.5. De Integracin de Puestos, Plazas y Unidades 10
5.2. Por su Representacin. 10
5.2.1. Verticales. 10
5.2.2. Horizontales................................................................................................. 10
5.2.3. Mixtos.. 11
5.2.4. De Bloque 11
5.2.5. Circulares. 11
6.- Proceso para la Elaboracin de Organigramas.. 11
6.1. Autorizacin y Apoyo de los Niveles Superiores... 12
6.2. Recopilacin de la Informacin...... 12
6.2.1. Informacin Bsica.. 13
6.2.2. Fuentes de Informacin... 13
6.2.3. Mtodos de Recoleccin.. 13
6.3. Clasificacin y Registro de la Informacin 14
6.4. Anlisis de la Informacin.. 14
6.5. Diseo del Organigrama. 15
7.- Recomendaciones para el Diseo. 15
7.1. Figuras 15
7.1.1. Forma... 15
7.1.2. Dimensin 16
7.1.3. Colocacin de las Figuras 16
7.2. Lneas de Conexin 17
7.2.1. Relacin Principal de Autoridad (relacin lineal)... 17
7.2.2. Relacin de Autoridad Funcional 18
7.2.3. Relacin de Asesora o Staff... 18
7.2.4. Relacin de Coordinacin... 18
7.2.5. Relacin con los rganos Desconcentrados 19

7.2.6. Relacin con los rganos Descentralizados...... 19
7.2.7. Relacin de las Comisiones... 19
7.2.8. Comisin Interna de Administracin. 20
8.- Revisin y Actualizacin. 20
9.- Divulgacin.. 20
10.- Glosario de Trminos 21
Bibliografa... 24
Anexos (grficos del No.1 al 26) . 26

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1. C O N C E P T O

El organigrama se define como la representacin grfica de la estructura orgnica de una
institucin o de una de sus reas y debe reflejar en forma esquemtica la descripcin de las
unidades que la integran, su respectiva relacin, niveles jerrquicos y canales formales de
comunicacin.

2. F I N A L I D A D

Un organigrama es el instrumento que proporciona la representacin grfica de los
aspectos fundamentales de una organizacin, y permite entender un esquema general, as
como el grado de diferenciacin e integracin funcional de los elementos que lo componen.

En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una organi-
zacin, sus relaciones, las caractersticas de la dependencia o entidad y sus funciones bsi-
cas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas:

Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de informacin.

Indican la relacin de jerarqua que guardan entre s los principales rganos que integran
una dependencia o entidad.

Facilitan al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la organiza-
cin.

Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, mltiples
relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisin
y control.

3. R E Q U I S I T O S F U N D A M E N T A L E S

3.1. Precisin.

En los organigramas, los rganos de la dependencia y sus interrelaciones deben aparecer
perfectamente definidos, destacando sus niveles jerrquicos y mostrando las relaciones de
dependencia entre ellos.

3.2. Vigencia.

Es importante que reflejen la situacin presente y por ello sean constantemente actualizados;
por lo que se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de actualizacin, as
como tambin el nombre de la unidad responsable de su elaboracin.

3.3. Uniformidad.

Para facilitar la interpretacin de un organigrama, referido a cualquier dependencia o unidad
administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo de las lneas y figuras utilizadas en
el diseo.

4. L I M I T A C I O N E S:

Si bien es cierto que uno de los elementos mas importantes de la organizacin lo constituyen
sus recursos humanos y las relaciones informales que entre individuos y grupos se producen,
el intentar la representacin grfica de dichas relaciones, dinmicas y subjetivas, forzara a
que los organigramas se tornaran complejos, de aqu que una de las limitaciones de stos es
que expresan nicamente las relaciones formales entre los rganos que integran las depen-
dencias o entidades.

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Tampoco puede representarse en los organigramas el flujo y las cargas de trabajo y mucho
menos las relaciones de comunicacin que existen entre los diversos rganos que componen
la dependencia.

Al plasmar tan solo la estructura formal de la dependencia pueden los organigramas presen-
tar informacin incompleta en cuanto a la realidad, por lo que resulta conveniente sealar
que, si lo que se requiere realizar es un anlisis minucioso, debe recurrirse siempre al auxilio
de informacin en instrumentos complementarios.

5. C L A S I F I C A C I N:

Los organigramas pueden ser clasificados en dos grandes grupos de acuerdo con su:

Contenido
Presentacin

5.1.- Por su contenido:

Este primer grupo a su vez se subdivide en organigramas generales, especficos, analticos,
funcionales y de integracin de puestos, plazas y unidades.

5.1.1.- Generales:

El Organigrama General consiste en presentar la estructura organizacional de una Depen-
dencia o Entidad hasta Direccin General o equivalente. (Fig. 1).


5.1.2.- Especficos:

El Organigrama Especfico consiste en presentar la estructura organizacional de una Unidad
Administrativa hasta jefatura de Departamento o equivalente.
(Fig. 2).

5.1.3.- Analticos:

El Organigrama Analtico se emplea para mostrar una parte de la estructura organizacional
en forma ms detallada. Por ejemplo, dentro de una unidad administrativa pueden tener va-
rias reas como Direccin de rea, Subdireccin o Departamento, en donde todas ellas de-
bern representarse a travs de sus respectivos organigramas, que muestren las relaciones
hasta el ltimo nivel de la organizacin.

Adems, para lograr identificar la composicin de los puestos y tener claramente las funcio-
nes que desarrollan se deber citar el puesto funcional, de tal forma que si en un rgano
Administrativo existe un coordinador tcnico, que realiza funciones de chofer, en el puesto
deber citarse chofer; un jefe de departamento, que realiza funciones secretariales, en el
puesto deber citarse secretaria; un analista tcnico, que realiza funciones de limpieza de
oficina, en el puesto deber citarse intendente; y as sucesivamente.
Adems, debern definirse las lneas de mando de forma analtica para cada uno de los dife-
rentes puestos funcionales, con su correspondiente nivel jerrquico. (Fig. 3). Es sumamente
importante destacar la relevancia de plasmar mediante este medio a toda la organizacin,
incluyendo los rganos desconcentrados, y en su caso, se deber determinar la conveniencia
de acuerdo a la complejidad de una unidad administrativa u rgano desconcentrado de des-
agregar los organigramas de las reas que lo ameriten.

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5.1.4.- Funcionales:

Indican, adems de las unidades y sus interrelaciones, las funciones principales que realizan
los rganos representados (Fig. 4) estos pueden citarse con arreglo a su orden de importancia
o al lugar que ocupan dentro de un proceso.

5.1.5.- De integracin de puestos, plazas y unidades:

Sealan, dentro del marco de cada unidad administrativa, los diferentes puestos establecidos
para la ejecucin de las funciones asignadas, as como el nmero de plazas ocupadas, vacan-
tes y en su caso las que se cubren por honorarios. (Fig. 5)

5.2. Por su Presentacin:

Se subdividen en verticales, horizontales, mixtos, de bloque y circulares.

5.2.1.- Verticales:

En este tipo de organigrama, la ramificacin de los rganos representa de arriba hacia abajo,
colocando al titular en el nivel superior, en tanto que las dems jerarquas de la organiza-
cin, se ubican en renglones cuyo distinto nivel traduce diferenciacin en sus rangos. Las
lneas que representan las relaciones entre las unidades, se disponen verticalmente (Fig. 6).

Por la facilidad de su interpretacin y por ser los ms generalizados se recomienda el uso de
este tipo de organigrama en los manuales de organizacin.

5.2.2.- Horizontales:

Representan las unidades ramificadas de izquierda a derecha, colocando el rgano superior
al extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ubican en columnas y las relaciones entre

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las unidades se representan por lneas dispuestas horizontales (Fig. 7). Este tipo de organi-
grama resulta de utilidad en el caso de estructuras con un gran nmero de rganos de igual
jerarqua en la base.

5.2.3.- Mixtos:

Se representa la estructura de una organizacin utilizando combinaciones verticales y hori-
zontales, con el objeto de superar las limitaciones que la utilizacin de un solo tipo trae con-
sigo.

Este tipo de organigramas es recomendable en organizaciones que cuentan con un gran n-
mero de unidades en la base, pues nos permite representarlas en poco espacio y en la medida
que el nmero de estas aumentan se puede replegar su diseo (Fig. 8) y (Fig. 8 A).

5.2.4.- De Bloque:

Son una variante de los organigramas verticales y tienen la particularidad de representar un
mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos, permitiendo as la aparicin en el
grfico de los rganos ubicados en los ltimos niveles (Fig. 9).

5.2.5.- Circulares:

Son los organigramas que encierran la ms alta autoridad en el centro de la globalidad de la
grfica, y sus relaciones parten del centro hacia fuera, de igual forma sus unidades, es decir,
los diferentes niveles forman crculos concntricos a la ms alta jerarqua (Fig. 10).

6.- PROCESO PARA LA ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS:

Se conocen cinco pasos bsicos que se han de seguir en el procedimiento para la elaboracin
de los organigramas:

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Autorizacin y apoyo de los niveles superiores.
Acopio de la informacin.
Clasificacin y registro de la informacin.
Anlisis de la informacin.
Diseo del organigrama.

6.1. Autorizacin y Apoyo de los Niveles Superiores.

La unidad encargada de elaborar los organigramas, podr intervenir por propia iniciativa, a
peticin de parte o por rdenes superiores; sin embargo, la autorizacin que debe obtenerse
de los niveles superiores representa el punto de partida de este procedimiento. La autoriza-
cin traduce tambin el apoyo con que debe contar la unidad que realice el acopio de la in-
formacin bsica para el diseo del organigrama.

Por otra parte, es importante sealar que cuando los titulares de las dependencias y/o entida-
des, propongan modificaciones en su organigrama, como resultado de una propuesta de
cambio en su estructura orgnica, derivada esta de exigencias sociales y a objetivos contem-
plados en el Plan Estatal de Desarrollo; se har necesario adecuar o ajustarse a la Ley Org-
nica y al Reglamento Interior, con el fin de que exista congruencia entre su estructura y las
disposiciones legales que rigen el funcionamiento de la dependencia en cuestin.

Para esto habr que apegarse a lo estipulado en la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, en lo
concerniente a las atribuciones y obligaciones que dicha ley le confiere a las Dependencias y
Entidades de la Administracin Pblica Estatal; as como las modificaciones que se realicen
a los decretos de creacin, en el caso de las Entidades.

6.2.- Recopilacin de la Informacin:

Deber especificarse la informacin bsica que se requiere y seguidamente establecerse los
medios para su acopio, identificando sus fuentes.


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6.2.1.- Informacin Bsica:

Los datos que se han de reunir estn en funcin directa de las reas que se desea representar,
as como del contenido especfico del organigrama.

Determinando lo anterior, se realizar el acopio de la informacin correspondiente a:

Los rganos que integran dicha (s) rea (s).
El nivel jerrquico que ocupan en la estructura orgnica.
Las relaciones que guardan entre ellos.
La naturaleza de estas relaciones.
Las funciones que realizan y, en su caso,

Los puestos y el nmero de plazas que los integran.

6.2.2.- Fuentes de Informacin:

Para elaborar el organigrama de una dependencia o entidad, se tendrn como principales
fuentes:

Los archivos y centros de documentacin, que concentren la informacin requerida (leyes,
reglamentos, manuales administrativos, etc).

Los funcionarios y empleados responsables de la instancia de estudio.

6.2.3.- Mtodos de Recoleccin:

A continuacin se sealan los principales mtodos para reunir la informacin bsica ya des-
crita:

Investigacin Documental:


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La investigacin proveniente de este mtodo, es producto de la consulta bibliogrfica y en el
caso particular que nos ocupa, las principales fuentes de consulta pueden ser las leyes y re-
glamentos que citan las atribuciones y obligaciones de la Dependencia o Entidad, el Plan
Estatal de Desarrollo y el Plan Operativo Anual, que establece el compromiso de metas y
programas a cumplir, as como los manuales administrativos que hacen referencia a las fun-
ciones y procedimientos a desarrollar por el objeto de estudio, etc.

Investigacin de Campo:
Se lleva a cabo mediante la entrevista con funcionarios de los distintos niveles de la unidad
sujeta a investigacin, aplicando cuestionarios, o bien, celebrando con ellos entrevistas que
permitan obtener la informacin requerida.

La investigacin de campo, permite tambin verificar la informacin documental o comple-
mentaria con datos proporcionados por los titulares de las diversas unidades.

6.3.- Clasificacin y Registro de la Informacin:
Este paso es de vital importancia ya que es la instancia en la que organiza, clasifica y selec-
ciona la informacin recopilada, de forma tal que los posteriores pasos encuentren dicha
observacin adecuadamente presentada y concentrada para lo cual debern elaborarse for-
matos que permitan su manejo gil y claro.

6.4.- Anlisis de la Informacin:
La informacin que ha sido recopilada, clasificada y registrada, deber someterse a un anli-
sis para detectar, entre otros aspectos, posibles lagunas y contradicciones en la misma.

Antes de dar una interpretacin personal aclaratoria, deber buscarse la confirmacin de los
datos que as lo requieran, por parte de los responsables de las reas sometidas a estudio.

Una vez que la informacin haya sido analizada, interpretada y confirmada, se proceder al
diseo del organigrama.


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6.5.-Diseo del Organigrama:
Los elementos grficos que se utilizan para representar a las unidades que componen la es-
tructura orgnica, as como las relaciones existentes entre ellos, son:

Figuras para representar los rganos.

Lneas de conexin para indicar las relaciones existentes entre ellos.

El elemento grfico esencial en el diseo del organigrama son las lneas de conexin, ya
que representan las relaciones entre los rganos y la naturaleza de stas.

En el siguiente apartado, se sealan algunas de las principales reglas para el diseo de los
organigramas, debindose tener siempre encuentra que no existen normas rgidas, puesto
que el propsito, el contenido y el mbito de cada organigrama, influyen de manera signifi-
cativa en la representacin grfica.

7.- R E C O M E N D A C I O N E S P A R A E L D I S E O:

7.1.-Figuras:
Las Figuras se utilizan para representar los rganos, pueden ser: directivos, operativos o
sustantivos, de apoyo, de asesora, desconcentrados y descentralizados.

7.1.1.-Forma:
Como regla general se recomienda, usar un solo tipo de figura para simbolizar a cada uno de
los elementos que integran el organigrama.

Debido a la facilidad de lecturas que ofrecen los ttulos escritos horizontalmente, as como
por ser una figura de trazo ms sencillo, es recomendable utilizarla para representar los dife-
rentes tipos de rganos (fig. 11 y 12).


7.1.2.-Dimensin:
Aunque existe la tendencia a relacionar el tamao de las figuras con la importancia del rga-
no, no deben reducirse progresivamente sus dimensiones para establecer diferencias de nivel
jerrquico, ya que estas se establecen por la posicin de las unidades en el grfico (fig. 13 y
14).

7.1.3.- Colocacin de las Figuras:
La ubicacin de las figuras en el grfico debe atender los siguientes aspectos:

A).- Diferente Nivel Jerrquico.

La colocacin se dar con arreglo a los diferentes niveles jerrquicos de la organizacin.

En la Administracin Pblica Estatal, refirindonos a una dependencia, estos niveles nor-
malmente son:

Primer nivel: Secretara.
Segundo nivel Subsecretaria, o equivalente.
Tercer nivel: Direccin General o equivalente.
Cuarto nivel: Direccin de rea.
Quinto nivel: Subdireccin General.
Sexto nivel: Subdireccin.
Sptimo nivel: Departamento.

Por la numeracin utilizada en la estructura orgnica debern aparecer en primer lugar las
unidades operativas o sustantivas y a continuacin las de apoyo (fig. 15) y (fig. 15 A).

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B).- Dentro del mismo nivel jerrquico:

Para la posicin de las distintas figuras que hayan de aparecer en el organigrama dentro de
un mismo nivel jerrquico, se recomienda que la organizacin aparezca estructurada de
acuerdo a la participacin o secuencia de actividades (fig. 16).

7.2.- Lneas de Conexin:
Las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura orgnica, se
presentan por lneas. A continuacin, se proporcionan criterios especficos con el objeto de
uniformar su presentacin.

7.2.1.-Relacin Principal de Autoridad, (relacin lineal).

Es aquello que implica una relacin de subordinacin entre los responsables de las unidades
y subalternos.

Recomendaciones:

Las lneas de conexin no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, ya que en
este caso se pone de relieve solo uno de los componentes de la relacin de autoridad,
descuidndose el elemento ascendente o sea la relacin de responsabilidad (fig. 17 A y
B).

El diseo debe disponerse de modo que todas las unidades orgnicas que dependen de un
superior, queden ligadas a el por una sola lnea (fig.17 C y D).

Deben rechazarse las ramificaciones que incluyan tramos injustificados (fig. 17 E y F).

No deben adelgazarse las lneas de autoridad a medida que se descienda a los sucesivos
niveles ya que no es necesario proporcionar una visin cuantitativa de la autoridad por
medio de dicho procedimiento ( fig. 17 G y H).


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Para evitar el cruce de dos lneas, se recomienda ensayar diferentes colocaciones hasta
encontrar la que permita suprimir los cruces, o por lo menos reducirlos al mnimo.

7.2.2.-Relacin de Autoridad Funcional:

Es aquella que representa la relacin de mando especializado, no la de dependencia jerrqui-
ca. La autoridad funcional esta limitada al mtodo especifico de ejecucin de una actividad y
puede existir en forma paralela a la autoridad de lnea, o entre un rgano especializado en
determinada funcin y los subordinados de otros jefes de lnea (como personal, programa-
cin y presupuesto, etc. ).

Se puede representar este tipo de vnculo por medio de lneas cortas de trazo discontinuo
(fig. 18).

7.2.3.-Relacin de Asesora o Staff:

Es la relacin que se da entre los rganos que proporcionan informacin tcnica o conoci-
mientos especializados a los rganos de mando de lnea y suelen representarse por medio de
lneas de trazo discontinuo, colocadas perpendicularmente a la autoridad principal del rga-
no al que asesoran (fig. 19).

7.2.4.-Relacin de Coordinacin:

La relacin de coordinacin (colaboracin) es aquella que tiene por objeto interrelacionar las
actividades que realizan diversas unidades de la organizacin, podr darse entre unidades de
mismo nivel jerrquico, o entre unidades del rgano central y las de unidades tcnico-
administrativas desconcentradas.

Este tipo de relaciones suele representarse por medio de lneas largas de trazo discontinuo
(fig. 20). y ( Fig. 20 A).


Pagina 19

7.2.5.-Relacin con los rganos Desconcentrados:

Es conveniente disponer los rganos desconcentrados en el ltimo nivel del organigrama.
Entre esta ltima representacin y el grfico de la dependencia, deber trazarse una lnea de
eje que permita establecer la distincin entre ambos (fig. 21). y (fig. 21 A).

En caso de que se desee especificar las diferentes relaciones que guardan los rganos des-
concentrados con el resto de las unidades centrales, se deber representar un tipo general de
organizacin de las unidades desconcentradas, en el ltimo nivel grfico (fig. 22).

7.2.6.-Relacin con los Organismos Pblicos Descentralizados:

La relacin de este tipo de rganos, es una relacin de autoridad de lnea o directa, ya que
dependen de las ms alta jerarqua, su colocacin se plasma al final de los niveles jerrqui-
cos, despus de anotar una lnea discontinua ( Fig. 23). Se caracterizan por contar con perso-
nalidad jurdica y patrimonio propio.

7.2.7.-Relacin de las Comisiones:

Por la relacin que guardan las comisiones con el rgano central, pueden ser clasificados en:

Comisiones Interinstitucionales:

Son aquellas integradas por los representantes de las diversas instituciones gubernamentales
y que tienen por objeto coordinar determinadas acciones de dos o ms organismos.

Cuando quieran incluirse estas comisiones en el organigrama de la dependencia que los en-
globa, debern colocarse en un recuadro general de trazo discontinuo, que estar ligado por
una lnea de coordinacin, dispuesta perpendicularmente a la autoridad de la misma (fig.
24).
Comisiones Desconcentradas:


Estas tienen facultades de decisin, pero siguen sujetas a la planeacin y control que de sus
actividades realice el rgano superior, cuentan con cierta autonoma: la relacin de autoridad
de lnea no desaparece, por lo que debern colocarse en el ltimo nivel de grfico de la mis-
ma manera en que fueron situados los rganos desconcentrados (fig. 25).

7.2.8.-Comisin Interna de Administracin y Programacin:
Dado que esta comisin o unidad depende directamente del titular de la dependencia, apare-
cer inmediatamente despus del mismo utilizando rectngulo de trazo discontinuo.
( Fig. 26).

8-.- REVISIN Y ACTUALIZACIN

La revisin de los organigramas habr de realizarse de manera continua y en funcin de los
cambios que sufra la dependencia o entidad en su estructura orgnica.
El titular de cada rgano ser responsable de sealar los cambios correspondientes a su rea,
reportndolos al rea administrativa, o personas de la misma dependencia, encargadas de
actualizar los organigramas especficos y generales.

9.- DIVULGACIN :

Los organigramas constituyen un instrumento de orientacin e informacin para el personal
de la dependencia o entidad, y para aquellas personas o instituciones con los que se guarda
alguna relacin.Tambin, las unidades de orientacin e informacin y quejas (mdulo de
informacin y atencin al pblico), deben contar con esta informacin lo cual facilitar la
identificacin y ubicacin de las unidades a que debe acudir el pblico.

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10.- GLOSARIO DE TRMINOS:

Organizacin:

Es el arreglo de las distintas unidades de que se compone un organismo administrativo y la
relacin que guardan estas unidades entre s, as como la forma en que estn repartidas las
actividades de ese organismo entre sus unidades. Por eso se dice que el organigrama es el
retrato o la representacin grfica de la organizacin.

Por lo tanto, la organizacin supone:

A).- Una estructura, y

B).-Un conjunto de actividades o funciones asignadas a los rganos.

Estructura Orgnica:
Es la organizacin formal en la que se establecen los niveles jerrquicos y se especfica la
divisin de funciones, la interrelacin y coordinacin que deben existir entre las diferentes
unidades organizacionales, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos.
Es igualmente un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de
decisiones.

Es igualmente un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de
decisiones.

Unidad Administrativa:
Es el rgano que tiene funciones y actividades al interior de la dependencia o entidad, que la
distinguen y diferencian de las dems dependencias / entidades, conformndose a travs de
una infraestructura organizacional especfica y propia, denominadas reas administrativas.

Puesto:

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Es la unidad impersonal de trabajo integrada por un conjunto homogneo de tareas, respon-
sabilidades y requisitos para el cumplimiento de una o varias funciones y el logro de los ob-
jetivos de una o varias reas administrativas.

Plaza:
Posicin individual de trabajo que no puede ser ocupada por ms de un servidor pblico a la
vez, que tiene una adscripcin determinada y debe respaldarse presupuestalmente.

Nivel Jerrquico:

Es la divisin de la estructura orgnica administrativa para asignar un grado determinado a
las unidades internas definiendo rangos, o autoridad y responsabilidad; independientemente
de la clase de funcin que se les encomiende.

Autoridad de Lnea:

Se genera en la realizacin de subordinacin, que existe entre jefes y subalternos directos.

Autoridad Funcional:

Se genera en la relacin de mando especializado que es la que existe entre un rgano espe-
cializado y en determinada funcin y los subordinados de otros jefes de lnea.

Relacin de Asesora:

Es conocida tambin como de Staff y existe entre los rganos que tienen por objeto acon-
sejar e informar a los rganos de lnea, sus opiniones no requieren obediencia, sino son sim-
ples consejos que pueden ser aceptados o no por el jefe de lnea a quien aconsejan.

rgano Administrativo Desconcentrado:

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Son instancias jerrquicamente subordinadas a las dependencias o entidades, con facultades
especficas para resolver asuntos en la materia encomendada de conformidad con las dispo-
siciones legales aplicables. Los rganos Desconcentrados cuentan con autonoma adminis-
trativa, pero no tienen personalidad jurdica ni patrimonio propio.
Entre sus caractersticas principales tenemos:
Creados por una ley o reglamento.
Dependen siempre del ejecutivo, de una secretara o direccin
Su competencia deriva de las facultades del rgano superior.
Su patrimonio es el mismo que el del Estado, aunque tambin puede tener presupuesto
propio.
Las decisiones ms importantes requieren de la aprobacin del rgano del cual depen-
den.
No pueden tratarse de un rgano superior, siempre dependen de otro.

Organismo Pblico Descentralizado:

Es creado invariablemente por un acto legislativo y por decreto del Ejecutivo Estatal.
Tienen rgimen jurdico propio.
Tienen personalidad jurdica propia, que les otorga ese acto legislativo.
Tienen rganos de direccin, administracin y representacin.
Cuentan con una estructura administrativa interna.
Cuentan con patrimonio propio.
Objeto propio.
Rgimen fiscal.


BIBLIOGRAFA:

x Los Manuales de Procedimientos en las Oficinas Pblicas.
Miguel Duahalt Krauss.
Facultad de Ciencias Polticas y Sociales.
Textos Universitarios
Segunda edicin 1977.

x Gua Tcnica para la elaboracin de Organogramas.
Coordinacin General de Estudios Administrativos de la Presidencia de la Repblica (1973-
1974).

x Gua Tcnica para la Elaboracin de Organogramas.
Gobierno del Estado de Mxico.
Secretara de Administracin.
Direccin de Organizacin y Documentacin.

Pagina 24

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ARA EFECT0S BE C0NS0LTA Y ASES0R A C0N0NI CARSE A LA SI u0I ENTE I NSTANCI A

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EN www.cgeson.gob.mx
SECCI 0N BI BLI 0TECAINSTR0NENT0S BE BESARR0LL0 ABNI NI STRATI v0

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ANEXOS

Pagina 26

FIG. 1
SECRETARA DE LA CONTRALORA GENERAL
ORGANIGRAMA GENERAL

SECRETARA
DE LA CONTRALORA
GENERAL

DIRECCIN GENERAL
DE LICITACIONES Y
CONTRATOS

DIRECCIN GENERAL
DE AUDITORA
GUBERNAMENTAL

DIRECCIN GENERAL
DE SEGUIMIENTO Y
CONTROL DE OBRA
PBLICA

DIRECCIN GENERAL
DE DESARROLLO
ADMINISTRATIVO

DIRECCIN GENERAL
DE CONTRALORA
SOCIAL

DIRECCIN GENERAL
DE
RESPONSABILIDADES
Y SIT. PATRIMONIAL

DIRECCIN GENERAL
DE ADMINISTRACIN Y
CONTROL
PRESUPUESTAL
DIRECCIN GENERAL
DE ASUNTOS
JURDICOS Y
NORMATIVIDAD

DIRECCIN GENERAL
DE TECNOLOGA
INFORMTICA
rganos Desconcentrados
RGANOS DE
CONTROL Y
DESARROLLO
ADMINISTRATIVO

Pagina 27

FIG. 2

DIRECCIN GENERAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
ORGANIGRAMA ESPECFICO

Pagina 28

Direccin General

Direccin de Mejora Ope-
rativa
Direccin de Mejora de
Trmites y Servicios

Subdireccin de Evalua-
cin Operativa

Departamento de Regla-
mentos Interiores

Departamento de Organi-
zacin

Departamento de Anlisis
y Mejora de Procesos
Subdireccin de Mejora de
Trmites y Servicios
Departamento de Estndares
de Trmites y Servicios
FIG. 3
ORGANIGRAMA ANALTICO

Coordinacin Ejecutiva de Gestin de Tecnologa Administrativa y Digital Pagina 29

N
10
Subdireccin de Evaluacin
Operativa

N
8B
Auditor

N
09
Jefe de Departamento de Anli-
sis y Mejora de Procesos
N
09
Jefe de Departamento de Orga-
nizacin
N
8A
Auditor
N
7B
Coordinador de Proyectos Pro-
grama de Innovacin y Calidad

N
8B
Secretaria
N
11
Director de Mejora de Trmites y
Servicios

N
09
Jefe de Departamento de Re-
glamentos Interiores
N
12
rrollo Administrativo
Director General de Desa-
N
11
Director de Mejora Operativa
N
9A
Analista de Documentos Admi-
nistrativos (2 plazas)
N
9A
Recopilador de Informacin
N
10
Subdirector de Mejora de Trmites y
Servicios
N
9
Recopilador de Informacin

N
09
Jefe de Departamento de Estndares
de Trmites y Servicios
N
8B
Analista de Informacin
(2 plazas)

N
8A
Capturista
N
7B
Analista y Control de Informacin
Estadstica y Documental
N
5
Recopilador de Informacin y
Capturista


FIG. 4
ORGANIGRAMA FUNCIONAL

SECRETARA DE LA CONTRALORA GENERAL

1.- FIJAR, DIRIGIR Y CONTROLAR LA POLTICA DE LA
SECRETARA, AS COMO PLANEAR, COORDINAR Y
EVALUAR EN LOS TRMINOS DE LA LEGISLACIN
APLICABLE LOS OBJETIVOS Y METAS DE LA MISMA.

2.- PRESENTAR ANTE EL GOBERNADOR DEL
ESTADO TODOS LOS ANTEPROYECTOS DE LEYES,
REGLAMENTOS, DECRETAOSACUERDOS Y
REDENES QUE PROCEDERN PARA EL
DESEMPEO DE LAS FUNCIONES ENCOMENDADAS
A LA SECRETARA.

3.- APROBAR LA ORGANIZACIN Y
FUNCIONAMIENTO DE LA SECRETARA,
ADSCRIBIENDO ORGNICAMENTE LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS QUE SE REQUIERAN PARA EL
DESPACHO DE SUS FUNCIONES.

Pagina 30

DIRECCIN GRAL. DE NORMATIVIDAD,
RESPONSABILIDADES Y SITUACIN PATRIMONIAL

1.- INSTRUMENTAR NORMAS COMPLEMENTARIAS
QUE REGULEN EN FUNCIONAMIENTO DE LOS
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA ESTATAL.

2.- MANTENER PERMANENTEMENTE
ACTUALIZADAS LAS BASES GENERALES QUE
REGULEN LA PRCTICA DE AUDITORAS POR
PARTE DE LOS RGANOS DE CONTROL INTERNO
EN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES ESTATALES.

3.- ANALIZAR LOS INFORMES DE LAS AUDITORAS
PRESENTADAS Y REMITIR EN SU CASO, NORMAS
COMPLEMENTARIAS DE CONTROL QUE SE
REQUIERAN EN LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES.
DIRECCIN GENERAL DE AUDITORA
GUBERNAMENTAL

1.- ELABORAR EL PROGRAMA ANUAL DE
AUDITORA, EN BASE A UN ANLISIS PREVIO DE
LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES SUJETAS A
REVISIN.

2.- ELABORAR Y ANALIZAR LOS INFORMES
PARCIALESY FINALES DE LAS AUDITORAS
PRACTICADAS Y PROPONER LAS ACCIONES QUE
FUEREN NECESARIAS PARA EL MEJORAMIENTO
DE LA EFICIENCIA, AS COMO ORDENAR LA
AMPLIACIN DE PRUEBAS EN AQUELLAS REAS,
OPERACIONES O RUBROS QUE CONSIDERE
NECESARIO.

DIRECCIN GENERAL DE DESARROLLO
ADMINISTRATIVO

1.- PLANEAR, PROGRAMAR Y REALIZAR ACCIONES
QUE COADYUVEN A LA INTEGRACIN DE LOS
PROGRAMAS DE SIMPLIFICACIN ADMINISTRATIVA
QUE SE EMPRENDAN EN EL MARCO DEL SISTEMA
INTEGRAL DE MODERNIZACIN Y SIMPLIFICACIN
ADMINISTRATIVA.

2.- EVALUAR LAS ACCIONES QUE SOBRE
SIMPLIFICACIN ADMINISTRATIVA EMPRENDAN
LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA ESTATAL DE ACUERDO
AL PROGRAMA DE SIMPLIFICACIN E INFORMAR
AL SECRETARIO SOBRE SU AVANCE.

3.- INSTRUMENTAR Y SOMETER A
CONSIDERACIN DEL SECRETARIO ACCIONES
TENDIENTES A DIFUNDIR LOS RESULTADOS QUE
SOBRE LOS PROGRAMAS DE SIMPLIFICACIN
ADMINISTRACIN SE OBTENGAN.

Pagina 31
FIG. 5
ORGANIGRAMA POR PUESTOS PLAZAS Y UNIDADES

PLAZAS OCUPADAS 22
PLAZAS VACANTES 0
TOTAL DE PLAZAS 22

PLAZAS
NIVEL
DIRECCIN
GENERAL
O V H
12 DIRECTOR GENERAL 1
8 COORD. TECNICO 1
7 JEFE DE OFICINA 1
PLAZAS
NIVEL
SUBDIRECTOR DE
MEJORA DE T y S
O V H
10 SUBDIRECTOR 1
9
COORDINADOR DE
AREA
2
7 JEFE DE OFICINA 1
5
ANALISTA TCN.
AUX.
1
PLAZAS
NIVEL
DIRECCIN DE
MEJORA DE T y S
O V H
11 DIRECTOR 1
PLAZAS
NIVEL
DEPARTAMENTO
DE ESTANDARES
DE T y S O V H
9
JEFE DE
DEPARTAMENTO
1
8
COORDINADOR
TECNICO
3
PLAZAS
NIVEL
DIRECCIN DE
MEJORA
OPERATIVA O V H
11 DIRECTOR 1
10 SUBDIRECTOR 1
PLAZAS
NIVEL
DEPARTAMENTO
DE ORGANIZACIN
O V H
9
JEFE DE
DEPARTAMENTO
1
9
COORDINADOR DE
AREA
2
PLAZAS
NIVEL
DEPARTAMENTO
DE REGLAMENTOS
INTERIORES O V H
9
JEFE DE
DEPARTAMENTO
1
PLAZAS
NIVEL
DEPARTAMENTO
DE ANALISIS Y
MEJORA DE
PROCESOS
O V H
9
JEFE DE
DEPARTAMENTO
1
8
COORDINADOR
TCNICO
2


FIG. 6
ORGANIGRAMA VERTICAL

Pagina 32

SECRETARA

SUBSECRETARA

SUBSECRETARA
SUBSECRETARA

DIRECCIN
GENERAL

DIRECCIN
GENERAL

DIRECCIN
GENERAL

DIRECCIN
GENERAL

DIRECCIN
GENERAL

DIRECCIN
GENERAL

DIRECCIN
GENERAL

DIRECCIN DIRECCIN

DIRECCIN DIRECCIN DIRECCIN

DEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO

FIG. 7

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

Pagina 33

DIRECCIN
GENERAL
DIRECCIN

DIRECCIN
GENERAL
SUBSECRETARA

SUBSECRETARA

SECRETARA

SUBSECRETARA

SUBSECRETARA

DIRECCIN
GENERAL

DIRECCIN
GENERAL

DIRECCIN
GENERAL

DIRECCIN
GENERAL

DIRECCIN
GENERAL

DIRECCIN
GENERAL

DIRECCIN
GENERAL

DIRECCIN

DIRECCIN

DIRECCIN

DIRECCIN

DIRECCIN

DIRECCIN

FIG. 8

ORGANIGRAMA MIXTO
VERTICAL HORIZONTAL

Pagina 34

DIRECCIN
GENERAL

DIRECCIN A

DIRECCIN B

DIRECCIN C

DIRECCIN D

DIRECCIN E

DEPARTAMENTO
A

DEPARTAMENTO
A

DEPARTAMENTO
B

DEPARTAMENTO
C

DEPARTAMENTO
B

DEPARTAMENTO
C

DEPARTAMENTO
D

DEPARTAMENTO
A

DEPARTAMENTO
B

DEPARTAMENTO
C

DEPARTAMENTO
D

DEPARTAMENTO
A

DEPARTAMENTO
B

DEPARTAMENTO
C

DEPARTAMENTO
D

DEPARTAMENTO
E

DEPARTAMENTO
A

DEPARTAMENTO
B

DEPARTAMENTO
C

DEPARTAMENTO
D

FIG. (8-A) DISEO REPLEGADO

Pagina 35

DIRECCIN
GENERAL

DIRECCIN A

DIRECCIN C DIRECCIN B

DEPARTAMENTO
A

OFICINA A

OFICINA A

DEPARTAMENTO
A

OFICINA A

OFICINA B

DEPARTAMENTO
A

OFICINA A

OFICINA A

DEPARTAMENTO
A

OFICINA A

OFICINA B

DEPARTAMENTO
A

OFICINA A

OFICINA A

DEPARTAMENTO
A

OFICINA A

OFICINA B


Pagina 36
FIG. 9

ORGANIGRAMA DE BLOQUE

3. DIRECCIN

3.1 DEPARTAMENTO
3.1.1 OFICINA
3.1.2 OFICINA
3.1.3 OFICINA

3.2 DEPARTAMENTO
3.2.1 OFICINA
3.2.2 OFICINA
3.2.3 OFICINA

4. DIRECCIN

4.1 DEPARTAMENTO
4.1.1 OFICINA
4.1.2 OFICINA
4.1.3 OFICINA

4.2 DEPARTAMENTO
4.2.1 OFICINA
4.2.2 OFICINA
4.2.3 OFICINA

SECRETARIO

SUBSECRETARIA

SUBSECRETARIA SUBSECRETARIA
1. DIRECCIN

1.1 DEPARTAMENTO
1.1.1 OFICINA
1.1.2 OFICINA
1.1.3 OFICINA

1.2 DEPARTAMENTO
1.2.1 OFICINA
1.2.2 OFICINA
1.2.3 OFICINA

2. DIRECCIN

2.1 DEPARTAMENTO
2.1.1 OFICINA
2.1.2 OFICINA
2.1.3 OFICINA

2.2 DEPARTAMENTO
2.2.1 OFICINA
2.2.2 OFICINA
2.2.3 OFICINA
5. DIRECCIN

5.1 DEPARTAMENTO
5.1.1 OFICINA
5.1.2 OFICINA
5.1.3 OFICINA

5.2 DEPARTAMENTO
5.2.1 OFICINA
5.2.2 OFICINA
5.2.3 OFICINA

6. DIRECCIN

6.1 DEPARTAMENTO
6.1.1 OFICINA
6.1.2 OFICINA
6.1.3 OFICINA

6.2 DEPARTAMENTO
6.2.1 OFICINA
6.2.2 OFICINA
6.2.3 OFICINA


Pagina 37
FIG. 10

ORGANIGRAMA CIRCULAR

DIRECCIN

DIRECCIN

SUBSECRETARA
A

SECRETARA
1

SUBSECRETARA
C

DIRECCIN

DIRECCIN

SUBSECRETARA
D

DIRECCIN

DIRECCIN

SUBSECRETARA
D

DIRECCIN

DIRECCIN


Pagina 38
FIG. 11

FORMA DE LAS FIGURAS

SECRETARIO

SUBSECRETARA

SUBSECRETARA

SUBSECRETARA

UNIDAD

UNIDAD

UNIDAD

FIG.12

FORMA DE LAS FIGURAS

Pagina 39

SECRETARA

SUBSECRETARA

SUBSECRETARA

SUBSECRETARA

SUBSECRETARA


Pagina 40
FIG. 13

DIMENSIN DE LAS FIGURAS

INCORRECTO

FIG. 14

EMPLEO DE RECTNGULOS DE DIMENSIONES SEMEJANTES

INCORRECTO

Pagina 41

DIRECTOR
GENERAL

DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR

CORRECTO

SECRETARIO

SUBSECRETARIO

DIRECTOR
GENERAL


Pagina 42
FIG. 15

COLOCACIN DE LAS FIGURAS EN EL GRFICO

1.1.1

1.1.2

1.2.1

1.2.2

1.2.3

1.3.1

1.3.2
Subsecretara

1.2
Subsecretara

1.1
Subsecretara

1.3

1.1.0.1
Secretario
1.0

1 0 1

FIG. 15 A

COLOCACIN DE LAS FIGURAS EN EL GRFICO

1.1.0.1

Pagina 43

1.1.1
SUBSECRETARIO

1.1.2

1.1.3

1.2.1

1.2.2

1.3.1

1.3.2

1.4.1

1.4.2
SUBSECRETARIO
D 1.4
SUBSECRETARIO
C 1.3
A 1.1

1.0.1
SUBSECRETARIO
B 1.2
SECRETARIO
1.0

FIG. 16
COLOCACIN DE UNIDADES EN EL GRFICO

GOBIERNO
DEL
ESTADO DE
SONORA

Secretara de
Gobierno

Secretara de
Hacienda

Secretara de
la Contralora
General

Secretara de
Educacin y
Cultura

SAGARHPA
Procuradura
Gral. de
Justicia del
Estado
Secretara de
Infraestructura
Urbana y
Ecologa
Secretara de
Salud Pblica
Secretara de
Economa
Secretara de
Desarrollo
Social
Pagina 44

FIG. 17

REPRESENTACIN DE LA RELACIN
PRINCIPAL DE AUTORIDAD

INCORRECTO A CORRECTO B

INCORRECTO C CORRECTO D

INCORRECTO E CORRECTO F

INCORRECTO G CORRECTO H

Pagina 45


Pagina 46
FIG. 18

REPRESENTACIN DE LA RELACIN DE AUTORIDAD FUNCIONAL


Pagina 47
FIG. 19

REPRESENTACIN DE LA RELACIN DE ASESORA


Pagina 48
FIG. 20

REPRESENTACIN DE LA RELACIN DE COORDINACIN O
COLABORACIN


Pagina 49
FIG. 20- A

REPRESENTACIN DE LA RELACIN DE COORDINACIN O
COLABORACIN

FIG. 21

REPRESENTACIN DE LA RELACIN CON LOS RGANOS
DESCONCENTRADOS

Pagina 50

SECRETARA
DIRECCIN
GENERAL
DIRECCIN
GENERAL
DIRECCIN
GENERAL
DIRECCIN
GENERAL
DIRECCIN
GENERAL
DIRECCIN
GENERAL

SUBSECRETARA

SUBSECRETARA SUBSECRETARA
DIRECCIN
GENERAL
DIRECCIN

DIRECCIN DIRECCIN
DIRECCIN
DIRECCIN

RGANOS
DESCONCENTRADOS

FIG. (21- A)

RELACIN CON LOS RGANOS DESCONCENTRADOS

DIRECCIN GENERAL

DIRECCIN GENERAL
SUBSECRETARA
Pagina 51

DIRECCIN GENERAL
DIRECCIN GENERAL

DIRECCIN GENERAL

DIRECCIN GENERAL
DIRECCIN GENERAL
DIRECCIN GENERAL
DIRECCIN GENERAL
SUBSECRETARA
SUBSECRETARA

SECRETARA
RGANOS
DESCONCENTRADOS

SUBSECRETARA

FIG. 22

Pagina 52

RELACIN DE AUTORIDAD

RELACIN DE COORDINACIN Y / O COLABORACIN


SECRETARA
DIRECCIN
GENERAL
DIRECCIN
GENERAL
DIRECCIN
GENERAL
DIRECCIN
GENERAL
DIRECCIN
GENERAL
DIRECCIN
GENERAL

SUBSECRETARA

SUBSECRETARA SUBSECRETARA
DIRECCIN
GENERAL

RGANO
DESCONCENTRADO


SEPARACIN ENTRE LOS RGANOS CENTRALES Y DESCONCENTRADOS
FIG. 23

REPRESENTACIN DE LA RELACIN CON
LOS ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS

Pagina 53

SECRETARA

DIRECCIN DIRECCIN

DIRECCIN DIRECCIN DIRECCIN DIRECCIN
DIRECCIN
GENERAL
DIRECCIN
GENERAL
DIRECCIN
GENERAL

DIRECCIN
RGANISMOS
DESCENTRALIZADOS


Pagina 54
FIG. 24

COMISIONES INTERINSTITUCIONALES

SECRETARIO
INCORRECTO

COMISIN A
COMISIN B
COMISIN C

SECRETARIO
CORRECTO
COMISIN A
COMISIN B
COMISIN C

FIG. 25
COMISIONES DESCONCENTRADAS

Pagina 55

UNID.TCNICO
ADMINISTRATIVAS
DESCONCENTRADAS
COMISIN Y
COMISIN X
COMISIN Z

FIG. 26

COMISIN INTERNA DE ADMINISTRACIN Y PROGRAMACIN

Pagina 56

SECRETARIO
CIDAP
DIRECTOR
GENERAL
CIDAP

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