Aula 13 - Arquivologia - Aula 02

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES AULA 02 Gesto de Documentos
os Salve, concurseiros! Tudo bem com vocs? Vamos continuar nossos estudos para o concurso do TRE-MS. Espero que estejam gostando das aulas e do contedo, pois tenho certeza que os ajudar muito. Na ltima aula ns aprendemos os conceitos e definies de Arquivologia. Nesta aula vamos aprender sobre a Gesto de Documentos, e algumas de suas atividades. Em uma comparao simples, na primeira aula aprendemos o que o arquivo, e nesta aula vamos aprender o que faz o arquivo. De acordo com nosso programa, vamos estudar: Protocolo; Classificao de Documentos; Arquivamento e Ordenao de Documentos; Tabela de Temporalidade.
Aproveito para corrigir um pequeno contratempo: ao que parece, apesar de ser o Cespe/UnB a banca do nosso concurso, o seu padro de avaliao sero as questes de mltipla escolha, e infelizmente no dispomos de muitas sobre Arquivologia. Ento, para nos ajudar nos estudos, vamos contar tambm com a resoluo de questes de outras bancas. Ainda, como parece que na primeira aula ficamos com a modalidade certo/errado, teremos nesta aula tambm questes sobre o contedo da aula anterior na lista de exerccios. Sempre estarei disponvel no email para ajud-los no que for possvel: mayko@pontodosconcursos.com.br. Contm tambm com o frum do curso para ajudar nos seus estudos. Ento vamos comear!
Prof. Mayko Gomes Novembro/2012
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Gesto de Documentos Vamos recordar o funcionamento da Teoria das Trs Idades, pois fundamental o seu entendimento. A Teoria das Trs Idades, Ciclo Vital dos Documentos ou Estgio de Evoluo dos Arquivos (lembrem-se dessas expresses) afirma que os arquivos podem ser divididos e tratados em trs fases distintas e complementares, que so a corrente, a intermediria e a permanente. Todos os documentos, quando so criados ou recebidos por uma instituio, podem possuir dois valores distintos: o valor primrio, que dizemos ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram criao do documento; e o valor secundrio, que mediato, acessrio e no est ligado diretamente aos objetivos que levaram sua criao. Todo documento, quando criado ou recebido, possui o valor primrio; se no fosse assim, no seria sequer criado. Esse valor temporrio, ou seja, quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perder esse valor. Mas ao contrrio, nem todo documento possui valor secundrio. Este valor depende de muita coisa para ser atribudo a um documento, e permanente, ou seja, uma vez que o documento possua valor secundrio, vai durar para sempre (o valor). Assim, quando um documento nasce (j provido de valor primrio) ele est inserido no arquivo corrente, que como vimos, aquele que guarda documentos frequentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo principal, o documento vai para o arquivo intermedirio, que aquele que guarda documentos no utilizados frequentemente, e que aguardam destinao: eliminao ou guarda permanente. Caso o documento no possua o valor secundrio, ser descartado; caso possua, ser preservado permanentemente. Uma vez no arquivo permanente o documento ter outros objetivos, diferente daquele para o qual foi criado. Vamos ilustrar por um grfico: Corrente Intermedirio Permanente
Descarte
Transferncia Recolhimento Descarte
Dica de prova: Notem que uma vez que o documento recolhido ao arquivo permanente, ele no pode ser descartado.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Dica de prova: Notem tambm que a passagem do documento de um arquivo a outro recebe nomes especficos. As bancas tentam constantemente confundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um item correto ficar errado. Assim, a passagem para o arquivo intermedirio sempre se chama transferncia, e a passagem para o arquivo permanente sempre se chama recolhimento. Ento, numa questo pode no aparecer o nome do arquivo, mas se aparecer algum desses termos, o candidato deve ficar atento para saber a qual arquivo se refere. (TRT-11/2012 FCC) O recolhimento a operao que viabiliza a passagem de documentos para o a) arquivo corrente. b) arquivo central. c) arquivo intermedirio. d) arquivo permanente. e) centro de informao. Resoluo O recolhimento a operao de passagem dos documentos para a fase permanente. Portanto a alternativa correta a de letra D.
(TRF-2/2012 FCC) Transferncia o termo que designa a passagem de documentos para o arquivo a) corrente. b) central. c) setorial. d) permanente. e) intermedirio. Resoluo A transferncia a operao de passagem dos documentos para a fase intermediria. Portanto a alternativa correta a de letra E. Dica de prova: Notem ainda que no h obrigao de o documento passar pelas trs fases, nessa ordem. Alguns documentos so recolhidos do arquivo corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados sem mesmo passar pelo arquivo intermedirio. Ainda, h casos em que o documento correr em fluxo contrrio, passando do arquivo permanente ou intermedirio de volta para o corrente. Esse caso no comum em provas, mas pode ser pedido, ento no custa saber.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Para ilustrar a explicao sobre valores de documentos e Teoria das Trs Idades, vamos tomar como exemplo dois documentos simples. O primeiro o Termo de Posse da atual Presidenta da Repblica. O documento tem sempre valor primrio, valor imediato e ligado ao objetivo da instituio: dar posse Presidenta. Quando o documento cumpriu sua finalidade, ele perdeu seu valor primrio. No entanto, ele ainda possui o valor secundrio, que permanente. Esse valor est ligado a outras finalidades, como por exemplo, servir de fonte para pesquisas histricas ou culturais. O segundo documento uma requisio de transporte para um funcionrio se deslocar para trabalho externo ao ambiente convencional. A referida requisio possui valor primrio, ligado ao objetivo de sua criao: possibilitar o deslocamento do funcionrio. Quando cumprido esse objetivo, perder seu valor primrio. Mas esse documento no possui valor secundrio, no serve para pesquisa histrica ou cultural, nem parte importante da histria da instituio ou da sociedade. Portanto ele pode at ser transferido para fins de prestao de contas, mas no ser recolhido por falta de valor secundrio: ser descartado. Lgico, os documentos tm seu valor atribudo pela Tabela de Temporalidade, mas mesmo sem ela possvel determinar quais documentos tero valor secundrio. So documentos relativos criao de entidades (leis, estatutos, contratos sociais), sobre seu funcionamento (organogramas, projetos de alteraes, regimentos), e outros que se relacionem a fatos importantes em sua histria. (Senado/2008 FGV) Segundo Schellenberg (1973), os documentos compreendidos na expresso documentos de diretrizes (policy documents) devem ser preservados. Documentos de diretrizes, em seu sentido estrito, referem-se a: a) relatrios anuais das realizaes de um rgo. b) relatrios anuais de programas substantivos. c) documentos especiais que registram as atividades-meio ou fim de um rgo. d) documentos especiais que servem para comunicar diretrizes e normas de procedimentos aos vrios setores de um rgo. e) documentos especiais que servem para comunicar as polticas arquivsticas de um rgo a todos os setores subordinados. Resoluo Os documentos de diretrizes so aqueles que devem orientar todos os procedimentos, comportamentos, normas e ferramentas de uma instituio. Eles so o guia pelo caminho que uma instituio toma para atingir seus objetivos. Portanto, a alternativa correta a de letra D.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES A Gesto de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessa teoria. Contudo, essas atividades buscam gerenciar o fluxo de documentos enquanto o mesmo possui valor primrio, ou seja, tem utilidade administrativa. Assim, somente se fala em Gesto de Documentos nos arquivos corrente e intermedirio, onde os documentos tm finalidades meramente administrativas. No arquivo permanente os documentos possuem outras utilidades, como servir de fonte de pesquisa histrica, por exemplo. A Lei (8.159/91) define a Gesto de Documentos como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Reparem que a Gesto de Documentos PRA, TERMINA, TEM SEU LIMITE DE ATUAO no arquivo intermedirio, pois quando o documento sofre sua destinao (eliminao ou guarda permanente), a Gesto de Documentos j cumpriu seu objetivo. (TRE-PI/2009 FCC) A gesto de documentos, de acordo com a legislao brasileira, um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas aplicveis aos arquivos a) intermedirios e permanentes. b) correntes e intermedirios. c) intermedirios, apenas. d) permanentes, apenas. e) correntes, apenas. Resoluo Como a Gesto de Documentos controla o fluxo de produo at a destinao, ela no est presente no arquivo permanente, uma vez que seus documentos j esto destinados. Portanto, a alternativa correta a letra B. A sua aplicao somente aos arquivos corrente e intermedirio se justifica pelos seus objetivos: nesses arquivos que os documentos so mais utilizados, e por diferentes pessoas. O problema advindo desse excesso em seu uso acarreta problemas como o acmulo desordenado de documentos (massa documental acumulada), a perda e extravio dos mesmos, e a responsabilizao dos usurios. Ainda, como objetivos secundrios, procura reduzir os espaos ocupados pelos arquivos, o emprego de recursos humanos e materiais, facilitar e agilizar o acesso e a recuperao da informao quando necessrio. A Gesto de Documentos passa pelo controle em trs fases: a produo, a utilizao e a destinao. Produo: onde os documentos so criados/confeccionados/recebidos e so inseridos nos sistemas de controle da instituio. Aqui so exercidas atividades que controlam a produo de documentos, como a elaborao de
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES formulrios, estabelecimento de padres, verificao da necessidade do documento, etc. Utilizao: a onde os documentos so utilizados com a finalidade principal para que foram criados (valor primrio). Os documentos tramitam (se movimentam) internamente na instituio, percorrendo todo o caminho necessrio para que se cumpra uma atividade especfica. As atividades so de busca e localizao (protocolo), de anlise da importncia do documento (avaliao), de consulta e emprstimo, entre outras. Destinao: onde os documentos sofrem o fim que lhes determinado pelo processo de avaliao. Os destinos geralmente so sofridos quando os documentos cumprem seu prazo de reteno no arquivo intermedirio. Pode, contudo, ocorrer de o documento no precisar estar neste arquivo para sofrer a destinao; isto ser determinado pela Tabela de Temporalidade e Destinao, que estudaremos mais adiante. Somente dois destinos so possveis para os documentos: a eliminao ou o recolhimento para o arquivo permanente. (TRE-MT/2010 Cespe/UnB) A gesto de documentos engloba, entre outras, as fases de a) produo e destinao. b) emulao e migrao. c) conservao e restaurao. d) eliminao e preservao. e) criao e aquisio. Resoluo Uma questo sem dificuldades. Pelo que estudamos, as fases da Gesto de Documentos so a de produo, utilizao e destinao. A nica alternativa que apresenta alguma dessas a de letra A, sendo esta a correta.
Protocolo O protocolo o conjunto de atividades que tem por objetivo controlar o trmite, isto , a movimentao interna do documento no ambiente interno da instituio. O protocolo um conjunto de atividades que est inserido na fase de utilizao da Gesto de Documentos. Entende-se por protocolo o conjunto de operaes tcnicas que visam controlar o trmite de documentos dentro de uma instituio. A palavra protocolo, assim como arquivo, um termo polissmico, e pode significar:
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES O nmero atribudo ao documento quando capturado pelo sistema da instituio. Neste caso chamamos de protocolo o nmero de registro que o documento recebe. Este nmero ser a identificao do documento dentro da instituio. muito utilizado em processos.
Documento com n de protocolo
Protocolo para recebimento e envio de documentos
O caderno, ou outro equivalente, onde se registra as movimentaes internas do documento. Neste caso o protocolo o caderno onde so feitas as anotaes sobre a movimentao do documento. O espao destinado para anotaes como o nmero do documento, a data de recebimento e a assinatura do destinatrio.
A unidade ou setor responsvel pela distribuio e movimentao de documentos dentro da instituio. O protocolo a porta de entrada e sada de documentos da instituio. Todos os documentos so recebidos, registrados e distribudos aos destinatrios. O mesmo Setor de Protocolo: ocorre com as movimentaes internas: responsvel pelo recebimento, distribuio e antes de seguir de um setor a outro, o envio de documentos. documento deve passar pelo protocolo antes. E ainda, o documento deve passar pelo protocolo tambm antes de ser enviado a outra instituio ou pessoa. As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e classificao, registro e movimentao. Algumas bancas ainda consideram a expedio como atividade de protocolo. Mesmo assim, quando uma banca considera a expedio como atividade de protocolo, ela a menciona nas questes. Caso no considere, no mencionar tal atividade.
So atividades de recebimento e classificao: Recebe o documento; Separa os documentos oficiais dos particulares; Envia os documentos particulares aos seus destinatrios; Separa os documentos ostensivos dos sigilosos; Envia os documentos sigilosos aos seus destinatrios; Interpreta e classifica os documentos ostensivos; Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentao.
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES As atividades de registro e movimentao so as que tratam da distribuio, redistribuio e entrega dos documentos dentro da instituio. As atividades de expedio tratam da sada de documentos e correspondncias da instituio. Todos os documentos de carter oficial, mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo deve cuidar de envi-los para o ambiente externo instituio. Dica de prova: As atividades de protocolo esto associadas s funes de arquivo corrente! Pelas suas caractersticas, os arquivos correntes guardam documentos que esto em uso frequente ou constantemente consultados. Assim, o protocolo tem o objetivo de controlar o fluxo desses documentos. Constantemente as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que as atividades de protocolo tambm so realizadas nos arquivos intermedirio e permanente. Ento, para no esquecer ou confundir: as atividades de protocolo somente so realizadas no arquivo corrente; e esto ligadas entrada e controle de documentos dentro da instituio. Os setores de protocolo podem receber vrias denominaes: Protocolo, Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentao, etc. Ento importante ter em mente que protocolo a atividade de controle! O nome do setor pode coincidir, mas devemos considerar a atividade. (DPU/2011 Cespe/UnB) Acerca das atividades de protocolo, assinale a opo correta. a) Somente os processos recebem um nmero de protocolo. b) A atividade de registro consiste na identificao de pontos de acesso aos documentos. c) O curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo conhecido como distribuio. d) A expedio de documentos no necessita de registro. e) Todos os setores de um rgo pblico podem autuar e abrir um processo. Resoluo Esta questo j apresenta alguma dificuldade, especialmente para aqueles que no estudaram. O protocolo tem a funo de fazer o registro do documento, que a identificao de seus dados (assunto, data, remetente, destinatrio, nmero, etc.) para anotar em sistema prprio que permita o rastreamento e localizao do mesmo. Portanto, a alternativa correta a de letra B.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (CVM/2010 Esaf) Constituem atividades de protocolo, exceto: a) separar a correspondncia oficial da particular e distribuir a correspondncia particular, sem submet-la s demais rotinas de controle. b) separar a correspondncia ostensiva da sigilosa e encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios. c) interpretar e classificar a correspondncia, com base no plano de classificao da instituio, se existente. d) ler a correspondncia ostensiva e verificar a existncia de antecedentes. e) atender aos pedidos de emprstimo de documentos das unidades administrativas. Resoluo O protocolo no guarda documentos, e sim os distribui dentro da instituio. E se no guarda documentos, tambm no tem porque autorizar ou no emprstimos e/ou consultas a documentos. Portanto a alternativa correta a de letra E.
(TRT-8/2010 FCC) O setor de protocolo recebe os documentos de uma instituio, encarregando-se de a) sua descrio e difuso. b) sua avaliao e digitalizao. c) seu diagnstico e planejamento. d) seu descarte e acondicionamento. e) sua distribuio e tramitao. Resoluo O setor de protocolo deve controlar o trmite de todos os documentos de uma instituio. responsvel por receb-lo, registr-lo, distribu-lo e recuper-lo. Ento a alternativa correta a de letra E.
Classificao de Documentos de Arquivo No confundam a Classificao dos Documentos de Arquivo, estudada na aula 01, com esta que vamos estudar agora. O que vamos estudar agora so as atividades de Classificao de Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao documento um cdigo que corresponda ao seu ingresso no sistema de documentos de uma instituio.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Alm disso, a atividade de Classificao, assim como o protocolo, uma das atividades de Gesto de Documentos, inserida na fase de utilizao. A classificao do documento feita no momento em que este chega ao protocolo e pelo profissional que o recebeu. A Classificao de Documentos o ato de atribuir um cdigo ao documento de acordo com o assunto de que ele trate. O cdigo dever ser aquele em vigor na instituio, e estabelecido pela Comisso Permanente de Avaliao. Esta comisso deve ser formada por profissionais das diversas reas do conhecimento e de atuao da instituio. Quando se tratar de documento ou correspondncia de carter ostensivo, a classificao deve ser realizada no setor de protocolo. Este deve abrir a correspondncia ou documento, tomar conhecimento de seu contedo e de seu destinatrio, proceder classificao e encaminhar os documentos ao destinatrio. Dica de prova: As bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que a atribuio de classificar os documentos do arquivista, como na questo acima, o que no verdade: responsabilidade do setor de protocolo. O Plano de Classificao deve orientar os mtodos de arquivamento a serem utilizados pela instituio. Todos os documentos sero arquivados e ordenados seguindo a lgica e a orientao do Plano. Portanto, este deve ser o mais abrangente possvel, sempre abarcando todos os assuntos que interessam instituio. Ainda, este deve ser flexvel, capaz de atender as necessidades de mudanas das instituies, e sempre reservar espaos para assuntos e situaes que so desconhecidos das instituies, mas podem ocorrer. Os Planos ou Cdigos de Classificao so elaborados por uma comisso constituda exclusivamente para este fim, chamada Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Os planos podem seguir dois critrios: o estrutural, ou organizacional, que classifica os documentos de acordo com a estrutura da instituio; e o funcional, que classifica os documentos de acordo com as atividades desenvolvidas pela instituio. Atualmente, de modo geral, mais recomendado que se utilize o critrio de classificao funcional, por ser mais flexvel. Caso uma instituio tenha optado por utilizar o critrio estrutural, ter que fazer mudanas no plano toda vez que se criar, extinguir, fundir ou dividir algum de seus setores, por exemplo. Quando se utiliza o critrio funcional, por mais que se modifique a estrutura de uma instituio, suas atividades permanecem as mesmas, pois seu objetivo foi definido no momento de sua criao.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Abaixo esto dois exemplos de Cdigo de Classificao. O primeiro classifica os documentos de acordo com as funes da instituio que os produziu, e o segundo classifica os documentos de acordo com o assunto de que tratam, independente da rea de atuao da instituio.
Como podem perceber, os documentos recebem cdigos de acordo com a funo da instituio. Esta funo dividida em subfunes, atividades e tarefas. Sempre se vai do geral para o especfico.
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Reparem que os assuntos so subdivididos do geral para o particular. (CVM/2010 Esaf) Quais so os trs tipos de mtodo de classificao? a) Funcional, organizacional e por assuntos. b) Funcional, numrico e alfabtico. c) Por assunto, numrico e automtico. d) Cronolgico, organizacional e por assunto. e) Estrutural, por assunto e cronolgico.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Resoluo As trs formas de classificar os documentos de uma instituio so pela estrutura organizacional desta, pelo assunto de que tratam os documentos ou pela funo e atividades que so de competncia da instituio produtora. Portanto a alternativa correta a de letra A. A exceo dessas trs formas, todas as demais apresentadas so mtodos de arquivamento, que estudaremos mais adiante. Dica de prova: Por fora da Resoluo CONARQ n 14, todas as entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) devem adotar o Cdigo de Classificao para documentos da atividade meio, institudo para eles, e ainda elaborar um cdigo para documentos das atividades fim nos mesmos moldes daquele adotado para a atividade meio. Simplificando: todos os entes integrantes do SINAR (rgos e entidades pblicas federais, estaduais, municipais, do DF e algumas instituies privadas que integram o sistema) devem adotar, para os documentos relativos atividade meio, o Cdigo elaborado pelo CONARQ; e para os documentos da atividade fim, cada uma dessas instituies tem autonomia para elaborar um cdigo prprio, contanto que este siga o mesmo padro do cdigo adotado para os documentos da atividade meio. o caso da ANAC. A classificao deve ser realizada por profissional habilitado para este fim, e seguir algumas operaes e rotinas. As operaes so: ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero. A referncia cruzada um mecanismo adotado quando o contedo do documento se refere a dois ou mais assuntos. CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata o documento. E as rotinas de classificao so as seguintes: 1. Receber o documento para classificao; 2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo com seu contedo (estudo); 3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de arquivo, utilizando o ndice, quando necessrio; 4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento (codificao); 5. Preencher a(s) folha(s) de referncia, para os assuntos secundrios. Lembrando que estas diretrizes so estabelecidas pelo documento anexo Resoluo CONARQ n 14. Portanto importante conhecer um pouco mais o seu contedo: mesmo que no tenha sido pedido no edital, pode ajudar a todos a responder muitos itens sobre o assunto.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES A Resoluo n 14 do CONARQ estabelece que a classificao dos documentos seguir o mtodo decimal. Assim, o sistema dividido em dez classes, sendo nove especficas e uma para generalidades. Ento temos, segundo a resoluo: Classe Classe Classe Classe Classe Classe Classe Classe Classe Classe 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900
As classes 000 e 900 j foram destinadas aos documentos da atividade meio, cabendo a cada rgo e entidade desenvolver as demais classes (de 100 a 800) de acordo com suas atividades fim.
Arquivamento e Ordenao de Documentos de Arquivo O arquivamento o conjunto de tcnicas e procedimentos que visa ao acondicionamento e armazenamento dos documentos no arquivo. Devemos considerar duas formas de arquivamento: A horizontal e a vertical. Arquivamento Horizontal: os documentos so dispostos uns sobre os outros, deitados, dentro do mobilirio (pilha). indicado para arquivos permanentes e para documentos de grandes dimenses, pois evitam marcas e dobras nos mesmos. Arquivamento Vertical: os documentos so dispostos uns atrs dos outros dentro do mobilirio (fileira). indicado para arquivos correntes, pois facilita a busca pela mobilidade na disposio dos documentos. Para o arquivamento e ordenao dos documentos no arquivo, devemos considerar tantos os mtodos quanto os sistemas. Os Sistemas de Arquivamento nada mais so do que a possibilidade ou no de recuperao da informao sem o uso de instrumentos. Quando NO H essa necessidade, dizemos que um sistema direto de busca e/ou recuperao, como por exemplo, os mtodos alfabtico e geogrfico.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Quando H essa necessidade, dizemos que um sistema indireto de busca e/ou recuperao, como so os mtodos numricos. Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que serve apenas para agregar o mtodo alfanumrico. Este mtodo se caracteriza pela necessidade parcial da utilizao de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos de uma tabela para localizar uma estante, mas no para localizar uma gaveta ou prateleira: a partir da localizao da estante, a prateleira ser localizada de forma direta. Os mtodos de Arquivamento so os CRITRIOS que determinam o modo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca dos mesmos (recuperao da informao). Esses mtodos de arquivamento so divididos em duas classes, os bsicos e os padronizados (no confundir com a diviso em dois sistemas, o direto e o indireto). Pertencem classe dos bsicos quatro mtodos: alfabtico, numrico, geogrfico e ideogrfico. classe dos padronizados pertencem outros cinco mtodos: variadex, automtico, soundex, mnemnico e rneo. Vamos observar (e guardar) os esquemas:
(Senado/2008 FGV) Acerca dos mtodos de arquivamento, assinale a afirmativa correta. a) Os mtodos de arquivamento podem ser divididos em duas classes: alfabticos e numricos. b) Os mtodos de arquivamento podem ser divididos em dois grandes sistemas: o geogrfico e o ideogrfico. c) O mtodo alfanumrico considerado do sistema semi- indireto. d) Variadex e soundex so considerados mtodos dgito-terminais. e) O sistema direto aquele em que, para se localizar o documento, preciso apenas consultar o ndice.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Resoluo Um exemplo de como esse assunto pode confundir o candidato. Apesar da simplicidade, perceba que no possvel deduzir uma resposta sem um conhecimento prvio do assunto. Se no soubermos que as classes so bsico e padronizado, e que os sistemas so direto, indireto e semidireto, no h muitas chances de acerto. Vamos nos aprofundar mais no assunto, mas o mtodo alfanumrico pertence ao sistema semidireto. Portanto a alternativa correta a de letra C.
MTODOS BSICOS
MTODO ALFABTICO O candidato deve prestar especial ateno a este mtodo, pois o mais pedido em provas! Esse mtodo consiste em simplesmente organizar um arquivo considerando o nome dos seus correspondentes. Contudo, necessrio seguir um conjunto de regras para a organizao de um arquivo com esse mtodo. exatamente esse o motivo que o torna o mais cobrado em provas: o examinador procura saber se o candidato tem o domnio dessas regras. Vantagens: agilidade na recuperao da informao/documento, custo baixo, de fcil implantao e assimilao. Desvantagens: apresenta mais ocorrncias de erros no momento do arquivamento. Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa uso de ferramentas para recuperao da informao/documento. A princpio, pode-se escolher entre dois critrios: letra por letra ou palavra por palavra. A escolha de um implica na excluso do outro. Vamos, no exemplo, arquivar os documentos para os nomes Alfredo Del Frete e Carlos De Penedo. Na ordenao alfabtica, o sobrenome sempre vem antes do nome e preferencialmente em CAIXA ALTA. Vamos arquivar utilizando os dois critrios:
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Com essas orientaes iniciais, vamos s regras desse mtodo. Todas as regras de alfabetao so muito fceis. Isso mais um motivo para que vocs as tenham decorado. Vamos a elas: Regra 01: Em nomes de pessoas fsicas considera o ltimo sobrenome e depois o prenome. Ex: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabtica considera-se a ordem do sobrenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vem antes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem antes do O de SOUZA Dica de prova: Quando os sobrenomes so iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Ex: Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, Diogo Gabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel Como os sobrenomes so iguais, devemos considerar que o C de CARLOS vem antes do D de DIOGO, que por sua vez vem antes do G de GABRIEL. Regra 02: Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo, ou ligados por hfen no se separam. Ex: Henrique Boa Morte ---------------------------- BOA MORTE, Henrique Artur Castelo Branco --------------------------- CASTELO BRANCO, Artur Heitor Villa-Lobos ------------------------------- VILLA-LOBOS, Heitor Regra 03: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou So no se separam. Ex: Sidney Santa F ------------------------SANTA F, Sidney Marcos Santo Cristo ------------------- SANTO CRISTO, Marcos Pedro Carlos So Domingos ----------- SO DOMINGOS, Pedro Carlos Regra 04: As iniciais abreviativas de prenomes tem precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Ex: S. Ferreira ----------------------------- FERREIRA, S. Sandro Ferreira ------------------------ FERREIRA, Sandro Saulo Eduardo Ferreira ---------------- FERREIRA, Saulo Eduardo Regra 05: Os artigos e preposies a, o, de, d, da, do, e, um, uma NO SO considerados parte integrante do ltimo nome. Ex: Joo dAlencar ------------------------------ ALENCAR, Joo d Silveira dAlmeida -------------------------- ALMEIDA, Silveira d Jos de Oliveira ---------------------------- OLIVEIRA, Jos de
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Regra 06: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Jnior, Neto e Sobrinho, so considerados parte integrante do ltimo nome, mas NO SO considerados na ordenao alfabtica. Ex: Laura Barros Neto --------------------- BARROS NETO, Laura Ricardo Barros Filho ------------------- BARROS FILHO, Ricardo Alencar Manfredo Sobrinho ------------ MANFREDO SOBRINHO, Alencar Camila Pitanga Jnior ------------------ PITANGA JNIOR, Camila Como os nomes que indicam grau de parentesco no so considerados na ordenao analisamos o prenome, e temos que o L de LAURA vem antes do R de RICARDO. Assim, ignoramos que o F de FILHO vem antes do N de NETO. Dica de prova: A exceo a esta regra se d quando no h outro elemento para fazer a ordenao alfabtica. Ex: Nonato Barbosa Filho ----------------- BARBOSA FILHO, Nonato Nonato Barbosa Neto ----------------- BARBOSA NETO, Nonato Nonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato Como os prenomes e sobrenomes so iguais, devemos considerar que o F de FILHO vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S de SOBRINHO. Regra 07: Os ttulos no so considerados na ordenao alfabtica. Eles devem ficar entre parnteses aps o nome completo. Ex: Ministro Guido Mntega ----------------- MNTEGA, Guido (Ministro) Professor Renato Praia ------------------ PRAIA, Renato (Professor) Coronel Sandro Rangel ------------------ RANGEL, Sandro (Coronel) Regra 08: Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHIS E ORIENTAIS, so considerados pelo ltimo sobrenome. Ex: Charles Albert -------------------------------- ALBERT, Charles John Kenedy --------------------------------- KENEDY, John Jill Valentine --------------------------------- VALENTINE, Jill Regra 09: As partculas de nomes estrangeiros PODEM OU NO ser consideradas. O mais comum consider-las parte integrante do sobrenome quando comeadas com letra maiscula. Ex: Pepino di Capri -------------------------------- CAPRI, Pepino di Sandra De Penedo ---------------------------- DE PENEDO, Sandra Antonieta Di Capri ---------------------------- DI CAPRI, Antonieta July OBrien ----------------------------------- OBRIEN, July Regra 10: Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que indica a famlia do pai. Ex: Sanches Camacho Guerra ------------ CAMACHO GUERRA, Sanches Maria Diaz Herrera --------------------DIAZ HERRERA, Maria Mercedez Lopez Hernandes ----------- LOPEZ HERNANDES, Mercedez
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Regra 11: Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e rabes) so registrados exatamente como se apresentam. Ex: Ali Mohamed ----------------------- ALI MOHAMED Deng Yutang ----------------------- DENG YUTANG Omar Saad ------------------------- OMAR SAAD Regra 12: Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser registrados como se apresentam. No entanto os ARTIGOS E PREPOSIES NO SO CONSIDERADOS NA ALFABETAO. Estes devem ficar aps o nome, entre parnteses, para facilitar a ordenao. Ex: Correio Braziliense ----------------------- CORREIO BRAZILIENSE Fundao So Martinho ------------------ FUNDAO SO MARTINHO O Globo ----------------------------------- GLOBO (O) The New York Times --------------------- NEW YORK TIMES (The) El Pas ------------------------------------ PAS (El) Regra 13: Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, encontros e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devem aparecer no fim, entre parnteses. Ex: 3 Congresso de Arquivistas -- CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3) XIII Encontro de Jornalistas --- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII) Nona Reunio de Veteranos --- REUNIO DE VETERANOS (Nona) Essas regras no so absolutas. Elas podem ser modificadas para melhor atender as necessidades do usurio. No caso de pessoas fsicas ou jurdicas, registram-se por seus nomes mais conhecidos fazendo a devida remissiva. Isso significa que devemos registrar o nome e fazer a ligao a outro termo. Ex: Artur Antunes Coimbra --- COIMBRA, Artur Antunes (ver ZICO) Edson Arantes do Nascimento --- NASCIMENTO, Edson Arantes (ver PEL) (BNDES/2010 Cesgranrio) Considerando o mtodo alfabtico e as regras de alfabetao utilizadas nesse mtodo, analise os nomes a seguir. 1 2 3 4 5 Luis Otvio Teixeira Amaral Filho Vinicius Cerqueira Santo Aleixo Pedro Augusto Rocha Alonso Antonio Henrique de Amaral Neto Paulo Ricardo da Costa Almeida
A ordem correta de arquivamento desses nomes : a) 2 - 3 - 1 - 4 - 5 b) 2 - 5 - 4 - 1 3 c) 5 - 1 - 4 - 3 2 d) 5 - 3 - 4 - 1 2 e) 5 - 4 - 1 - 2 - 3

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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Resoluo Quando se trata de regras de alfabetao, esse tipo de questo muito comum. A primeira coisa a ser feita e colocar os nomes segundo as regras, para depois orden-los. Nesse caso ficaria: 1 2 3 4 5 Amaral Filho, Luis Otvio Teixeira (regra 06) Santo Aleixo, Vincius Cerqueira (regra 03) Alonso, Pedro Augusto Rocha (regra 01) Amaral Neto, Antnio Henrique de (regra 06) Almeida, Paulo Ricardo da Costa (regra 01)
Em seguida devemos ordenar alfabeticamente pelos sobrenomes: 5 3 4 1 2 Almeida, Paulo Ricardo da Costa (regra 01) Alonso, Pedro Augusto Rocha (regra 01) Amaral Neto, Antnio Henrique de (regra 06) Amaral Filho, Luis Otvio Teixeira (regra 06) Santo Aleixo, Vincius Cerqueira (regra 03)
E colocando os nomes em sua devida ordem, temos tambm a ordem da numerao, e a resposta da pergunta, sendo a alternativa D a correta. Vejam que no difcil, mas um pouco trabalhoso. necessrio conhecer as regras e ter uma certa habilidade com as palavras para no perder tempo em responder. Alm disso, muito cuidado, pois errando alguma das regras, errar tambm a ordenao dos nomes, e consequentemente a questo.
MTODO GEOGRFICO Este mtodo considera como elemento principal para recuperao da informao o LOCAL do documento. Em prova, o examinador poder optar por usar o termo arquivstico PROCEDNCIA, que significa tambm o local; portanto, caso se deparem com esse termo numa prova, no se preocupem. Vantagens: ordenao alfabtica, fcil de usar. Desvantagens: uso de duas classificaes, o que pode gerar confuses. Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa o uso de ferramentas para busca e recuperao. Existem trs formas de ordenao. Vamos a elas. Forma 1: Estado Cidade Correspondente: considera a ordenao por estados. Ao se utilizar esta forma, a capital destes deve vir primeiro, e as cidades seguintes devem vir em rigorosa ordem alfabtica. Ex: Acre Rio Branco ANGELIM, Raimundo Acre Assis Brasil SILVRIO, Jorge
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Acre Capixaba SANTANA, Joo Acre Porto Acre ARAGO, Vilas Boas Bahia Salvador SANGALO, Ivete Bahia gua Fria AMADEO, Srgio So Paulo Campinas DOLORES, Maria Como no exemplo acima, devemos colocar primeiro os estados em ordem alfabtica, depois suas cidades, priorizando as capitais. Rio Branco vem em primeiro lugar por ser a capital do estado, e Salvador vem antes das demais pelo mesmo motivo. Dica de prova: Caso o estado e a cidade sejam iguais, prevalecer a ordem dos nomes, comeando pelo sobrenome e depois pelo prenome. Ex: Bahia Salvador GIL, Gilberto Bahia Salvador GIL, Preta Bahia Salvador VELOSO, Caetano Forma 2: Cidade Estado Correspondente: considera a ordenao por cidades. Nesta forma de ordenao, no h necessidade de priorizar as capitais. Ex: Areal Rondnia VALENTIN, Mrcio Diadema So Paulo CAVALCANTI, Roberto Ilhus Bahia SILVA, Joo So Paulo So Paulo ALEXANDRINO, Marcelo Forma 3: Pas Cidade Correspondente: prioriza a ordem alfabtica dos pases. Nesta forma tambm obrigatria a prevalncia da capital sobre as demais cidades. Ex: Brasil Rio de Janeiro GLOBO (O) Portugal Lisboa FERREIRA, Manoel Portugal Coimbra VAZ, Joaquim (IBGE/2010 Cesgranrio) A organizao de documentos em arquivos pode obedecer a uma variedade de mtodos. Quando o elemento principal a ser considerado a procedncia ou o local, o melhor mtodo para organizao o geogrfico. A esse respeito, nas correspondncias trocadas com outros pases, como Portugal, aparecem os seguintes nomes: 1 2 3 4 Jos de Oliveira - Lisboa Maria Albuquerque Coimbra Manoel Ferreira Aveiros Augusto Silveira - Porto
Por meio do mtodo geogrfico, ficam eles organizados na seguinte ordem: a) 1 , 2 , 3 , 4

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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES b) 1 , 3 , 2 , 4 c) 2 , 3 , 1 , 4 d) 3 , 1 , 2 , 4 e) 3 , 2 , 1 , 4 Resoluo Mesmo no contendo o elemento estado, perceptvel que se trata de uma ordenao que inicia pela cidade. O que devemos fazer organizar as nomenclaturas de acordo com as regras: 1 2 3 4 Lisboa Oliveira, Jos de Coimbra Albuquerque, Maria Aveiros Ferreira, Manoel Porto Silveira, Augusto
Ento em seguida devemos colocar as cidades em estrita ordem alfabtica: 3 2 1 4 Aveiros Ferreira, Manoel Coimbra Albuquerque, Maria Lisboa Oliveira, Jos de Porto Silveira, Augusto
A sequncia correta 3,2,1 e 4, tornando a alternativa de letra E a correta.
MTODO NUMRICO Considera como elemento principal o nmero para busca e recuperao da informao/documento. Vantagens: diminui os erros de arquivamento. Desvantagens: exige pesquisa em ndices ou tabelas, o que diminui a agilidade na busca e recuperao da informao. Sistema: pertence ao sistema indireto, pois requer o uso de ferramentas para recuperao da informao (tabela ou ndice). Est dividido em trs formas: numrico simples, numrico cronolgico e dgito terminal. Vamos a eles. Numrico Simples: no requer qualquer planejamento inicial, bastando arquivar os documentos em ordem numrica. Deve-se apenas cuidar de elaborar um registro para evitar criar duas ou mais pastas com o mesmo nmero. O documento receber um nmero da pasta + um nmero sequencial (ou tambm nmero de entrada, como pode vir na prova), o que facilita seu
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES rearquivmento, evita extravios e possibilita a utilizao de pastas que venham a vagar (ficar sem uso). Ex: 1026 518 (o primeiro conjunto indica em que pasta se encontra, e o segundo o sequencial dentro da pasta). Numrico Cronolgico: considera a data como principal elemento de busca e recuperao. Aqui se numera o documento, e no a pasta. mais utilizado em sistemas de protocolos. Os documentos so ordenados em seqncia cronolgica, do mais antigo ao mais recente, podendo aproveitar o registro que venha a ser desocupado somente se houver coincidncia de data. Ex: 01-02-2001/027 (o primeiro conjunto indica a data e o segundo a ordem do documento. O formato pode variar, sendo a data colocada depois do seqencial ou de forma reduzida, por exemplo) Numrico Dgito-Terminal: considera o nmero do prprio documento como elemento principal de ordenao. usado principalmente quando h grande volume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua recuperao. Diferente dos outros mtodos numricos, que atribuem um nmero ao documento (cronolgico) ou pasta (simples), este mtodo, como j dito, utiliza o nmero do prprio documento, fazendo apenas uma releitura. O nmero dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura feita da direita para a esquerda. Ex: Circular n 256.741 (mtodo numrico simples). O nmero de arquivamento ser: 25-67-41 41 grupo primrio ou inicial, indicando a gaveta 67 grupo secundrio, indicando a guia 25 grupo tercirio, atribudo ao documento na guia (posio). Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primrio. Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo secundrio e tambm ordenamos do menor para o maior. Se tambm for repetido, devemos observar o grupo tercirio e repetir o procedimento. Ex: O GP 95 SE REPETE, ENTO CONSIDERAMOS QUE O GT GS GP GS 85 MENOR DO QUE O GS 92, E POR ISSO VEM 25 85 95 PRIMEIRO. APRESAR DO GT 06 E DO GS 07 SEREM OS MENORES, 86 92 95 DEVEMOS PRIORIZAR O GP 98, QUE O MAIOR E POR 06 07 98
ESSA RAZO EST POSTERIOR AOS DEMAIS.
(MPE-GO/2010 Funiversa) A atribuio de um nmero a cada cliente (pessoa fsica ou jurdica), por exemplo, obedecendo ordem de entrada ou de 23 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES registro, sem preocupao alguma com a ordem alfabtica caracterstica do mtodo a) numrico cronolgico. b) numrico alfabtico. c) numrico simples. d) dgito-terminal. e) variadex-cronolgico. Resoluo Tambm uma questo sem muitos mistrios e dvidas. Sabendo que os mtodo numrico cronolgico considera a data, e que o mtodo dgito-terminal considera o nmero do prprio documento, resta-nos considerar certa a alternativa de letra C, uma vez que alfabtico e variadex no esto certos.
MTODO IDEOGRFICO Este mtodo tambm requer uma ateno especial do concursando. No to freqente em provas quanto o mtodo alfabtico, mas possui muitas subdivises, o que facilita sua confuso e induo ao erro por falta de ateno. Vantagens: pode ser usado em qualquer tipo de arquivo, mas usado principalmente em arquivos especializados. Desvantagens: muitas subdivises Sistema: Como possui muitas subdivises, pode pertencer aos dois sistemas. Isso vai depender de qual das suas formas est sendo utilizada. O mtodo ideogrfico est dividido em duas classes, quais sejam a alfabtica e a numrica. A numrica, por sua vez, est dividida em duas subclasses, quais sejam: o dicionrio e a enciclopdica; e a classe numrica est dividida em trs subclasses, quais sejam: a decimal, a duplex e a unitermo. Vamos observar o esquema:
Mtodo alfabtico dicionrio: nesse mtodo, os documentos so colocados em rgida ordem alfabtica CONSIDERANDO O ASSUNTO como elemento principal a ser ordenado. Essa a principal diferena entre este e mtodo alfabtico: aquele considera o correspondente como principal elemento de ordenao, enquanto este considera o assunto.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Ex: Arquivo Corrente Arquivo Intermedirio Arquivo Permanente Compras Distribuio Estoque Informtica Livros Manuais Manuteno de Computadores Protocolo Publicaes
Os temas esto divididos em ordem alfabtica por assunto. Esses assuntos so colocados na guia que separa os documentos. Mtodo alfabtico enciclopdico: esse mtodo similar ao alfabtico, com a diferena de que este AGRUPA OS ASSUNTOS DO GERAL PARA O ESPECFICO! Nesse caso, no basta classificar os assuntos em ordem alfabtica, mas tambm haver uma subclassificao. Ex: ARQUIVO CORRENTE Protocolos ARQUIVO INTERMEDIRIO ARQUIVO PERMANENTE ESTOQUE Compras Distribuio INFORMTICA Manuteno de computadores PUBLICAES Livros Manuais Vocs devem ter uma ateno especial a esse mtodo, pois pode ser difcil realizar essa atividade. A ideia escolher uma classe que seja comum a outras. No exemplo, tanto as compras quanto a distribuio, que se referem a materiais, so comuns em estoque. Por isso, considera-se o estoque como a classe comum s outras. Mtodo numrico duplex: esse mtodo uma variao do enciclopdico. No apresenta grandes novidades, apenas acrescentando um ndice numrico antes das classificaes. Tem a vantagem de possibilitar a abertura ilimitada de classes. Ex: 1. ARQUIVO CORRENTE 25 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES 2. 3. 4. 5. 6. 1-1. Protocolos ARQUIVO INTERMEDIRIO ARQUIVO PERMANENTE ESTOQUE 4-1. Compras 4-2. Distribuio INFORMTICA 5-1. Manuteno de computadores PUBLICAES 6-1. Livros 6-2. Manuais
Vocs devem se atentar para o acrscimo da notao numrica. Os nmeros com traos indicam que o assunto se trata de uma subclasse, pertencendo a uma classe maior. Mtodo numrico decimal: baseia-se no sistema decimal de Dewey. Melvil Dewey foi um bibliotecrio dos Estados Unidos que viveu no sculo XIX. conhecido nas cincias da documentao e informao por dividir o saber humano em nove classes principais e uma dcima, que de conhecimento geral. Essas classes so divididas em subclasses, que por sua vez so divididas em grupos, subgrupos, etc. A classe principal composta por trs algarismos e se separa das subclasses por um ponto. Quanto parte decimal (subdiviso), ela pode ou no existir. Ex: Classes 0 Geral 1 Departamento Pessoal 2 - Arquivo Com as divises das classes (no exemplo, a classe 1), ficaria: 100 DEPARTAMENTO PESSOAL 110 Admisso 111 Exame mdico 112 Documentos 112.1 Documentos recebidos 112.2 Documentos pendentes 113 Assinatura do contrato 120 Frias 130 Demisso 200 ARQUIVO => Subdiviso da classe 2 Esse mtodo apresenta grandes desvantagens, como a limitao a apenas dez classes e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades das instituies, o que pode gerar muito trabalho.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Vocs tambm devem saber que esse o mtodo adotado em TODA A ADMINISTRAO PBLICA E ENTIDADES DO SINAR, por fora da Resoluo n 14 do Conselho Nacional de Arquivo CONARQ. Mtodo numrico unitermo: tambm conhecido como indexao coordenada, esse mtodo tem como base a analogia, e usado em arquivos especiais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vo de 0 a 9, e atribui assuntos (descritores) de um nico termo. Para cada documento temos uma ficha-ndice que fornece uma descrio minuciosa do documento a que se refere.
So Paulo
0 15
2 24
4 55
5 18
6 26
7 32 7
8 26 14 8 47
9 05 23 9
RAMOS, Edson, Carvalho
0 07 0
1 55
2 25 48 2 95
4 17
Admisso
5 33
6 95
1 58
4 12
6 06
7 01
9 15 82
Dica de prova: Vocs no devem se aprofundar muito no estudo desse mtodo, pois muito difcil de aparecer em prova. Mas, caso aparea, a dica muito simples: basta observar quais os nmeros se repetem nas fichas. Eles sero a resposta do item. No nosso exemplo, so os nmeros 55 e 95 (destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento tem relao com outros assuntos. Dica de prova: Vocs tambm devem ter em mente que, devido ao tamanho do nome, os mtodos ideogrficos costumam vir com seus nomes mais simples (dicionrio, enciclopdico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o mtodo duplex consiste em... Assim, cuidado para no confundir com outros mtodos, como quando, por exemplo, o examinador afirmar que o mtodo unitermo pertence ao numrico, quando na verdade pertence ao ideogrfico. (AL-SP/2010 FCC) O mtodo arquivamento ideogrfico denomina-se a) por assunto. b) ordem alfabtica. c) ordem numrica duplex. d) ordem mnemnica. e) ordem geogrfica.
de
se
arquivar
documento
pelo
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Resoluo Podemos perceber que o mtodo ideogrfico de arquivamento agrupa os documentos considerando os assuntos de que eles tratam. Assim, a alternativa correta a de letra A.
MTODO ALFANUMRICO O mtodo alfanumrico surgiu para combinar a simplicidade do mtodo alfabtico com a rapidez do mtodo numrico. Como o mtodo alfabtico pertence ao sistema direto e o mtodo numrico pertence ao sistema indireto, o mtodo alfanumrico pertence ao sistema semidireto. Quanto sua aplicao e funcionamento, no h com o que se preocupar, pois as bancas no costumam pedir nada que v alm das informaes acima. Basta que o candidato saiba que um mtodo que combina letras e nmeros, e pertence ao sistema semidireto.
MTODOS PADRONIZADOS
Os mtodos padronizados no devem ser objeto de preocupao do concursando, pois eles raramente caem em concursos. So cinco tipos que se enquadram. Vamos a eles; Mtodo Variadex: extremamente simples, tratando apenas de se acrescentar CORES ordenao alfabtica. Contudo, devemos observar alguns procedimentos: as cores devem ser atribudas em relao segunda letra do nome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas guias. Ex: MIRANDA JNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor VERDE No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser da cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARQ: A D e abreviaes = ouro ou laranja E H e abreviaes = rosa ou amarelo I N e abreviaes = verde O Q e abreviaes = azul R Z e abreviaes = palha ou violeta
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES No precisam decorar essa tabela. Alm dessas definies de cores no serem definitivas (so cambiveis de acordo com as convenincias da instituio), elas aparecero na prova, caso tenha alguma questo que trate desse assunto. Retomando, esse mtodo um complemento do mtodo alfabtico, apenas acrescentando cores. Mtodo Automtico: utilizado para arquivar nomes, fazendo uma combinao de letras, nmeros e cores para evitar o acmulo de pastas com sobrenomes iguais. muito utilizado em empresas que possuem vrios fornecedores e clientes. Mtodo Soundex: utilizado tambm para arquivar nomes, mas se utiliza da semelhana sonora entre eles. Ex: FERREIRA, Paulo Duque. PEREIRA, Ricardo Santos. Como se pode observar, os nomes possuem semelhana sonora (rima). Por isso ficam arquivados prximos. Mtodo Mnemnico: funciona fazendo uma codificao do assunto por combinao de letras e nmeros. Aqui, as letras so consideradas smbolos, cada uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse mtodo tem o objetivo de auxiliar a memria do arquivista para agilizar a recuperao da informao. Mtodo Rneo: uma verso mais antiga do mtodo automtico. Funciona da mesma forma, fazendo uma combinao de letras, nmeros e cores. Dica de prova: a razo para falar to pouco sobre os mtodos padronizados que no so comuns em provas de concursos. O mtodo automtico, apesar de muito eficiente, no usando na Administrao Pblica, somente em empresas privadas. O mtodo soundex no aplicado no Brasil, apenas nos Estados Unidos e alguns pases da Europa. Os mtodos mnemnico e rneo eram usados com frequncia, mas ficaram obsoletos com os avanos tecnolgicos. Ento para concursos de nvel mdio, A NO SER QUE SE CONCORRA PARA UM CARGO ESPECFICO NA REA DE ARQUIVO, OU PARA UM CARGO EM RGO DE ARQUIVO, OS MTODOS PADRONIZADOS NO APARECEM! Mas essa no uma afirmao to concreta. O que quero com isso chamar a ateno do concursando para mostrar que O NICO MTODO PADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO O VARIADEX. Caso os outros apaream em algum item, suficiente que o concursando saiba seu nome, sua definio (como funciona) e a que classe pertence (padronizados) para no confundi-los com os mtodos bsicos.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (MPE-GO/2010 Funiversa) A respeito do mtodo variadex, assinale a alternativa correta. a) um tipo de mtodo cronolgico. b) Utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar arquivamento e a localizao dos documentos. c) baseado no sistema decimal. d) Agrupa os assuntos, permitindo uma abertura ilimitada de classes. e) Dispe os documentos na ordem dicionria. Resoluo O mtodo variadex uma tcnica que utiliza cores para auxiliar o arquivamento. Portanto pode ser considerado como um mtodo acessrio, uma vez que para sua aplicao deve existir outro mtodo e arquivamento j aplicado. No h nada de mais a saber sobre, pois somente aparece questes como esta, perguntando sobre sua aplicao. A alternativa correta a de letra B. o
Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo Na fase de destinao de documentos realizada a mais complexa das atividades: a Avaliao de Documentos. Essa atividade tambm realizada pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. A comisso deve ser formada por arquivistas, profissionais da rea de contabilidade, direito, administrao, por representantes da direo e profissionais que trabalham diretamente com as atividades fim da instituio. Ela deve ser convocada quando da elaborao da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificao, assim como quando for necessrio programar mudanas nessas ferramentas. Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificao so resultado direto dos trabalhos da Comisso Permanente de Avaliao. Ento, por definio, a Tabela de Temporalidade a ferramenta da Gesto de Documentos resultante da atividade de avaliao documental. Ela determina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo, assim como sua destinao final (se sero eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente). Para tanto, necessrio que vocs observem mais uma vez o esquema grfico da Teoria das Trs Idades, apresentado no incio da aula. Voltando Resoluo CONARQ n 14, a Tabela de Temporalidade para os documentos da atividade meio j est definida, cabendo aos rgos e entidades elaborar a tabela para os documentos da atividade fim. Vamos ver uma parte da Tabela de Temporalidade do CONARQ
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Observem que a Tabela traz o assunto, o cdigo de classificao, o prazo de guarda nos arquivos corrente e intermedirio, e sua destinao final. (TRF-2/2012 FCC) O mais completo instrumento de destinao de documentos de arquivo a) a tabela de equivalncia. b) o inventrio topogrfico. c) o edital de eliminao. d) o diagnstico do acervo. e) a tabela de temporalidade. Resoluo O instrumento de destinao de documentos Temporalidade. Portanto a alternativa correta a de letra E. a Tabela de
O prazo de guarda dos documentos comea a contar da data da sua produo. No arquivo corrente, que onde o documento criado, o prazo de guarda comea a contar de sua produo, mesmo que ainda no tenha sido utilizado para cumprir sua finalidade administrativa. No arquivo intermedirio, o prazo de guarda comea a contar do momento da sua transferncia. Dica de prova: No se esqueam que a Tabela no define prazos de guarda no arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entram devero ser retidos indefinidamente, pelo mximo de tempo possvel. Alm disso, sabemos que a Tabela de Temporalidade resultado da Avaliao de Documentos, que atividade da Gesto de Documentos; e a Gesto de Documentos pra no arquivo intermedirio.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Exerccios
01 - (TRT-23/2011 FCC) O perodo durante o qual os documentos permanecem no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, de acordo com a tabela de temporalidade, constitui o chamado prazo de a) prescrio. b) recolhimento. c) transferncia. d) reteno. e) destinao. 02 - (ANEEL/2004 Esaf) De acordo com o conhecimento arquivstico sistematizado, nas organizaes, os documentos mais recentes e frequentemente consultados localizam-se nos a) arquivos permanentes. b) arquivos histricos. c) arquivos correntes. d) arquivos intermedirios. e) arquivos de segurana. 03 - (TRT-8/2010 FCC) As atividades tcnicas ligadas ao processo de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento corrente e intermedirio, com vistas ao recolhimento, guarda ou eliminao, definem, de acordo com a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a) o sistema nacional de arquivos. b) a poltica nacional de arquivos. c) a competncia dos arquivos pblicos. d) a gesto de documentos. e) a misso do Conselho Nacional de Arquivos. 04 - (CVM/2010 Esaf) Com relao s vantagens do arquivamento intermedirio, analise os itens a seguir: I. Evita a acumulao de documentos pouco consultados nas unidades administrativas. II. Faculta, a todos os interessados, o acesso aos documentos sob sua guarda. III. Reduz os custos de manuteno de documentos com prazo de guarda no concludo. IV. Evita o recolhimento de documentos destitudos de valor primrio. A quantidade de itens corretos igual a: a) 0 b) 1
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES c) 2 d) 3 e) 4 05 - (TRT-8/2010 FCC) O mtodo estrutural usado no processo de a) descarte. b) restauro. c) classificao. d) digitalizao. e) atendimento ao pblico. 06 - (CVM/2010 Esaf) A teoria das trs idades tem uma aplicao direta nas estratgias de qual funo arquivstica? a) Classificao. b) Descrio. c) Criao. d) Preservao. e) Avaliao. 07 - (TRE-PI/2009 FCC) Dentre as atividades rotineiras do servio de protocolo de documentos est a) o controle de tramitao. b) a conservao preventiva. c) o programa educativo. d) a avaliao. e) a elaborao de instrumentos de pesquisa. 08 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Assinale a opo correta a respeito da avaliao de documentos. a) O processo de avaliao, de acordo com a literatura da rea, precedido pela classificao dos documentos, isto , no se avaliam documentos que no esto organizados. b) A macroavaliao, proposta pelos canadenses, est fundamentada na teoria dos valores de Schellenberg. c) Hilary Jenkinson era um dos grandes defensores da avaliao de documentos de arquivo e via no arquivista o sujeito dessa importante operao. d) A principal funo da avaliao a eliminao de documentos. e) O princpio da pertinncia fundamenta o processo de avaliao. 09 - (AL-SP/2010 FCC) O instrumento de destinao que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes, denomina-se a) tabela mnemnica.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES b) lista de eliminao. c) tabela de eliminao. d) termo de encerramento. e) tabela de temporalidade. 10 - (Senado/2008 FGV) Acerca do mtodo decimal de arquivamento, assinale a alternativa correta. a) A diviso dos assuntos sempre do particular para o geral. b) A Classificao Decimal de Dewey, publicada em 1876, constava de uma tabela com dez assuntos e um ndice. c) Apenas as nove primeiras divises so chamadas de classe, uma vez que a dcima diviso destinada a generalidades. d) Como no h uma classificao universal para os arquivos, cada arquivo poder adotar a sua prpria classificao. e) O esquema com a classificao adotada tem o nome de classificador ou cdigo, o que dispensa um ndice alfabtico. 11 - (BNDES/2010 Cesgranrio) O mtodo ideogrfico numrico, no qual a documentao dividida em classes conforme os assuntos, partindo do gnero para a espcie e permitindo a abertura ilimitada de classes, denominase a) duplex b) decimal c) unitermo d) cronolgico e) dgito-terminal
12 - (IBGE/2010 Cesgranrio) A organizao de documentos de arquivo de primeira idade requer a escolha racional do melhor mtodo para uma eficiente e posterior recuperao da informao. Nesse sentido, considerandose o agrupamento de assuntos correlatos por entradas gerais que subordinam entradas secundrias, e que so organizados de acordo com a rigorosa sequncia das letras, a ordem utilizada a a) automtica b) decimal c) dicionria d) enciclopdica e) duplex 13 - (ANA/2009 Esaf) Os arquivos correntes tm as seguintes caractersticas: I. documentos com pequena possibilidade de uso. II. documentos com valor primrio elevado.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES III. documentos que ficam prximos aos usurios diretos. IV. documentos com valor informativo. Os itens corretos so a) I e II b) I e III c) I e IV d) II e III e) II e IV 14 - (BNDES/2010 Cesgranrio) Em mtodo por assunto alfabtico, no qual os assuntos correlatos so grupados sob ttulos gerais e dispostos alfabeticamente, os assuntos seguem a ordem a) enciclopdica b) dicionria c) duplex d) variadex e) decimal 15 - (TRE-PI/2009 FCC) O cdigo adotado pelo Conselho Nacional de Arquivos no processo de classificao dos documentos resultantes das atividades-meio da Administrao Pblica foi criticado pelos profissionais da rea, por impor limitaes expanso das classes hierarquicamente distribudas. Trata-se do cdigo a) decimal. b) dgito-terminal. c) variadex. d) unitermo. e) duplex. 16 - (TJ-CE/2002 Esaf) O setor de expedio de documentos tem por funo: a) arquivar os documentos. b) encaminhar os documentos acompanhados dos respectivos anexos. c) desmembrar os processos realizando a juntada, quando necessrio. d) classificar os documentos de acordo com a procedncia. e) ter acesso aos documentos sigilosos. 17 - (DPU/2010 Cespe/UnB) No que concerne o valor secundrio, assinale a opo correta. a) O valor secundrio identificado naqueles documentos que so usados pelos motivos que permitiram o seu aparecimento. b) o valor que um documento possui para a atividade cultural que representa. 35 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES c) o valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. d) O valor secundrio dividido em duas categorias: valor informativo e valor probatrio. e) A existncia do valor secundrio em um documento o caracteriza como pertencente ao arquivo intermedirio. 18 - (DPU/2010 Cespe/UnB) O valor primrio de um documento de arquivo a) o valor do documento para referncia e informao. b) proporciona provas das origens, das funes, dos procedimentos e das transaes importantes de uma organizao. c) o valor que o documento possui em virtude de seu assunto. d) a qualidade do documento embasada nas utilizaes no imediatas ou cientficas. e) a qualidade de um documento embasada nas utilizaes imediatas e administrativas fornecidas pelos seus criadores. 19 - (TRT-23/2011 FCC) Quando um documento passa a servir a fins distintos daqueles para os quais foi originalmente produzido, o processo de avaliao lhe atribui valor a) informativo b) probatrio c) intrnseco d) legal. e) secundrio 20 (TJ-CE/2002 Esaf) Alm da fase intermediria, em que no so muito consultados, os documentos de arquivo passam pela fase: a) de organizao, em que so arrumados. b) de seleo, em que so descartados. c) corrente, em que no podem ser eliminados. d) temporria, em que no podem ser consultados. e) permanente, em que so abertos consulta pblica. 21 - (TRT-8/2010 FCC) O setor de protocolo recebe os documentos de uma instituio, encarregando-se de a) sua descrio e difuso. b) sua avaliao e digitalizao. c) seu diagnstico e planejamento. d) seu descarte e acondicionamento. e) sua distribuio e tramitao.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES 22 - (TRT-23/2011 Cespe/UnB) Ao ordenar os documentos de acordo com a disposio numrica atribuda aos documentos em sua sucesso temporal, adota-se o sistema a) dgito-terminal. b) dicionrio. c) numrico cronolgico. d) decimal. e) enciclopdico. 23 - (Fiocruz/2010 FGV) O cdigo de classificao de documentos de arquivo utilizado para classificar os documentos com o objetivo de reun-los sob um mesmo tema, para facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos. Assinale a afirmativa que apresenta o critrio de realizao desse trabalho arquivstico. a) estabelecido com base no gnero do documento. b) estabelecido com base na espcie do documento. c) estabelecido com base no contedo do documento. d) estabelecido com base no suporte do documento. e) estabelecido com base na forma do documento. 24 - (ANEEL/2006 Esaf) Quanto ao arquivo intermedirio podemos afirmar que a) subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo corrente. b) a economia a razo principal para sua criao. c) os documentos nessa fase tm uma classificao diferente da que lhes foi dada nos arquivos correntes d) armazenam, principalmente, documentos de valor histrico e secundrio. e) o acesso aos documentos pblico, no havendo nenhuma restrio ao seu uso. 25 - (Fiocruz/2010 FGV) Segundo GONALVES, tanto a classificao quanto a ordenao esto a servio da organizao dos documentos. Para compreender tal afirmativa correto considerar que: a) o objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade s funes e s atividades do organismo produtor do arquivo e da ordenao facilitar e agilizar a consulta aos documentos. b) o objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade e s funes e atividades do organismo produtor do arquivo e da ordenao estabelecer a ordem original dos documentos.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES c) o objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade estrutura e s atividades do organismo produtor do arquivo e da ordenao estabelecer a lgica da classificao. d) o objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade estrutura e s atividades do organismo produtor do arquivo e da ordenao de facilitar e agilizar a consulta aos documentos. e) o objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade estrutura e s atividades do organismo produtor e da ordenao estabelecer a ordem original dos documentos. 26 - (MPE-GO/2010 Funiversa) Assinale a alternativa que apresenta o mtodo de arquivamento em que a documentao dividida em classes, conforme os assuntos, partindo-se do gnero para a espcie e desta para a mincia. a) Mtodo dgito-terminal b) Mtodo decimal c) Mtodo variadex d) Mtodo alfanumrico e) Mtodo numrico duplex 27 - (TRE-PI/2009 FCC) Uma avaliao bem sucedida no pode prescindir de outra importante funo arquivstica, que deve necessariamente anteced-la. Trata-se a) da difuso. b) da informatizao. c) da classificao. d) do tombamento. e) da conservao. 28 - (BNDES/2009 Cesgranrio) A necessidade de reduzir erros, no arquivamento de grande volume documental que utiliza o nmero como elemento principal, orientou o surgimento do mtodo dgito terminal, em que os documentos so numerados sequencialmente, e os nmeros dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um (grupos: primrio, secundrio e tercirio). Nesse mtodo, os dossis com os nmeros (1) 034899, (2) 306218, (3) 482920, (4) 557718 e (5) 513120 ficam organizados na ordem a) 1,3,4,2 b) 2,4,3,5,1 c) 3,2,1,5,4 d) 3,5,4,2,1 e) 4,5,3,1,2 29 - (MPU/2007 FCC) No mtodo dgito-terminal,
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES a) as unidades de arquivamento so divididas em grande classes temticas numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas mediante o uso de nmeros justapostos aos dos assuntos principais. b) cada documento recebe um nmero de ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo, reproduzido em tantas fichas quantos forem os descritores ou palavras-chave a ele relacionados. c) os assuntos secundrios ficam subordinados aos assuntos principais, distribudos ambos conforme a seqncia das letras do alfabeto. d) cada nmero de ordem atribudo aos documentos decomposto em pequenos grupos de dois ou trs dgitos que, lidos da direita para a esquerda, passam a constituir chaves para sua localizao fsica. e) as letras correspondem s classes principais dos documentos, reservando-se os nmeros s suas subdivises temticas. 30 - (TRE-SE/2007 FCC) Considerando as caractersticas dos arquivos em cada etapa de seu ciclo vital, pode-se afirmar que a) os documentos da fase intermediria correspondem aos que foram gerados no desempenho das atividades- fim da instituio de origem. b) a freqncia de uso e a validade das disposies contidas nos documentos constituem critrios para a configurao dos depsitos de primeira e segunda idades. c) o processo de avaliao decorre da transferncia, isto , da passagem dos documentos da fase intermediria para a permanente, depois de cumpridos os prazos estabelecidos nas tabelas de temporalidade. d) o instrumento de pesquisa tpico da fase corrente o guia, por oferecer uma viso panormica das principais sries documentais que integram o acervo. e) os critrios de classificao dos documentos correntes devem ser substitudos, nas instituies de custdia permanente, por aqueles que privilegiam temas ligados pesquisa histrica. 31 - (TRT-17/2004 FCC) Consideram-se pblicos os documentos: a) produzidos, recebidos, e acumulados pelos rgos do poder pblico no desempenho de suas atividades. b) cujo contedo no seja de conhecimento das pessoas jurdicas de direito privado. c) reproduzidos por instituies do poder pblico. d) fiscalizados pelo Ministrio Pblico, no mbito de suas atribuies. e) submetidos a venda pblica, em favor de uma entidade estatal.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES 32 - (TRT-11/2012 FCC) O arquivo corrente distingue-se dos arquivos das demais fases por a) contar com maiores recursos de automao. b) ser essencial ao funcionamento cotidiano da instituio. c) ficar sob o controle da alta cpula administrativa. d) dispor de documentos em melhor estado de conservao. e) desfrutar de maior prestgio na hierarquia institucional. 33 - (TRT-11/2012 FCC) Os arquivos originrios de uma instituio ou pessoa devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem diversa, conforme estabelece o princpio da a) integridade. b) inalienabilidade. c) provenincia. d) autonomia. e) reintegrao. 34 - (TRT-3/2009 FCC) Os documentos que apresentam valor primrio e que so indispensveis manuteno das atividades cotidianas de uma pessoa fsica ou jurdica constituem, segundo Jean- Yves Rousseau e Carol Couture, os chamados a) arquivos intermedirios. b) sistemas de protocolo. c) arquivos correntes. d) processos e expedientes. e) sistemas de gesto informacional. 35 - (TRT-11/2012 FCC) Diapositivo, datilografia, contrato, pasta e ata de reunio so exemplos, respectivamente, de a) espcie, gnero, tipo, suporte e forma. b) tcnica de registro, formato, forma, tipo e espcie. c) invlucro, formato, forma, espcie e tcnica de registro. d) gnero, forma, formato, tipo e suporte. e) formato, tcnica de registro, espcie, invlucro e tipo. 36 - (TJ-PI/2009 FCC) Numa cidade do interior, sede de comarca, os documentos acumulados pelo Poder Judicirio so entregues custdia do arquivo pblico municipal, com a anuncia do Tribunal de Justia. O princpio que justifica o fato de tais documentos permanecerem fora de seu domiclio legal o da a) unicidade. b) territorialidade. c) integridade.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES d) autenticidade. e) provenincia. 37 - (TJ-PI/2009 FCC) Os documentos pertencentes a um determinado fundo tm como caracterstica essencial o fato de a) guardarem relaes orgnicas entre si. b) apresentarem-se sob um nico gnero. c) perderem rapidamente seu valor informativo. d) no possurem instrumentos de busca. e) serem todos da mesma espcie e tipo. 38 - (TRT-23/2011 FCC) Um enorme cartaz emoldurado (pster), cujo contedo, em letras garrafais, reproduz dispositivo legal a ser cumprido por todos, documento do gnero a) iconogrfico. b) audiovisual. c) cartogrfico. d) textual. e) tridimensional. 39 (TRT-23/2011 Cespe/UnB) A propsito do paralelismo entre as diferentes instituies de custdia de documentos, considere as afirmativas abaixo. I. A diferena entre o material de biblioteca e o de arquivo independe de tcnica de registro, suporte ou formato. II. Ao museu histrico devem ser recolhidos os documentos de arquivo de valor permanente. III. Ao contrrio dos arquivos, museus e centros de documentao formam seus acervos por meio de colees. Est correto o que se afirma em a) I, apenas. b) I e II, apenas. c) I, II e III. d) II e III, apenas. e) I e III, apenas. 40 - (TJ-PI/2009 FCC) Numa cidade do interior, sede de comarca, os documentos acumulados pelo Poder Judicirio so entregues custdia do arquivo pblico municipal, com a anuncia do Tribunal de Justia. O princpio que justifica o fato de tais documentos permanecerem fora de seu domiclio legal o da a) unicidade. b) territorialidade.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES c) integridade. d) autenticidade. e) provenincia. 41 - (TRE-PI/2009 FCC) Considera-se interveno adequada, do ponto de vista da conservao dos documentos, a) manter as janelas abertas, para que a luz natural do sol ilumine e aquea o ambiente. b) permitir que o dixido de enxofre e os xidos de nitrognio criem uma pelcula de proteo nos papis. c) estabelecer poltica de controle ambiental da temperatura e da umidade, evitando oscilaes acentuadas. d) aumentar os nveis de acidez e oxidao da celulose, a fim de proteger a documentao textual. e) expor os documentos em suporte-papel radiao ultravioleta, tanto natural quanto artificial. 42 - (TRF-2/2012 FCC) Sobre os procedimentos de conservao preventiva em arquivos, correto afirmar que a) a higienizao de manuscritos e impressos, para retirada de poeira e outros resduos slidos, deve ser efetuada por meio de aspirador eltrico. b) presilhas metlicas, fitas adesivas, grampos e clipes devem ser sistematicamente removidos dos documentos em suporte-papel. c) as luvas de borracha so responsveis por manchas indelveis nos diferentes suportes documentais, devendo ser usadas apenas por pessoas alrgicas. d) a temperatura ambiental nos depsitos de documentos de diferentes suportes deve oscilar entre 12 e 24 C, com umidade relativa entre 70 e 80%. e) as fileiras de estantes devem ser dispostas no sentido contrrio ao da circulao de ar, de modo a impedir a proliferao de fungos nos documentos.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Gabarito Comentado
Item Resposta Letra D Letra C Letra D Letra C Letra C Letra E Letra A Letra A Letra E Letra D Letra A Letra D Letra D Letra B Letra A Letra B Letra D Letra E Letra E Letra E Letra E Letra C Letra C Letra B Letra A Letra B Letra C Letra B Letra D Letra B Letra A Letra B Letra C Letra C Letra E Letra B Letra E Letra E Comentrio
A Tabela de Temporalidade, alm de definir o destino dos documentos, tambm determina os prazos em que os mesmos ficaro retidos em cada fase do arquivo. Os documentos frequentemente consultados esto nesta fase do arquivo. Segundo a Lei 8.159/91, a gesto de documentos o conjunto de atividades que monitora todo o fluxo documental em uma instituio, at sua destinao.
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38
Esto corretos os itens II e IV, pois a justificativa dessa fase a economia. Estrutural, funcional e temtico ou por assunto so formas de classificaes. A avaliao considera a aplicao prtica da teoria das trs idades.
O protocolo tem a funo de controlar o trmite de documentos dentro de uma instituio at a sua destinao ou remessa para fora.
Como dito na aula, avaliao e classificao andam sempre de mos dadas.

A tabela de temporalidade deve indicar o tempo em que os documentos ficaro retidos em cada arquivo, exceto o arquivo permanente.
As instituies so diferentes, ento seus arquivos tambm sero diferentes. Quando falar em abertura ilimitada de classes, sempre ser duplex. Esse mtodo agrupa os assuntos do geral para o particular, em ordem alfabtica. Esses documentos tem alta importncia administrativa e esto perto do produtor. Esse mtodo ordena os assuntos em estrita ordem alfabtica.
J mencionado na aula, o cdigo adotado pelo CONARQ o decimal, limitado a apenas 10 classes, sendo uma delas reservada a generalidades.
Esse setor tem a funo de enviar os documentos para fora da instituio. O valor secundrio pode provar sobre uma ao ou informar sobre o produtor. O valor primrio est ligado sua utilidade para a administrao. E valor secundrio a utilidade do documento para outros fins. Os documentos permanentes devem ser abertos a todos os interessados.
As atividades de protocolo so responsveis por controlar o trmite dos documentos dentro de uma instituio. O mtodo numrico cronolgico registra e arquiva o documento considerando a sua data de produo ou recebimento.
A classificao deve considerar a informao que o documento contm. Essa fase existe para desafogar o fluxo de documentos no arquivo corrente. A classificao deve facilitar a localizao do documento e refletir o seu produtor. Esse mtodo divide os documentos em dez grandes classes e suas subclasses.
A classificao e a avaliao so as duas atividades realizadas peal Comisso Permanente. Elas devem sempre ser consideradas juntas.
Essa a sequencia correta para a ordenao segundo o mtodo dgito-terminal. Os nmeros dos documentos so decompostos em grupos de 2 algarismos.
Os documentos de arquivo existem para atender s necessidades de seus produtores. Ento o arquivo deve ter configurao que permita a melhor utilizao dos documentos. Os arquivos podem ser classificados seguindo as caractersticas das instituies que os produzem, sendo pblicos aqueles que so produzidos por entidades pblicas. Os documentos correntes, devido ao seu alto valor administrativo, so ferramentas essenciais para o funcionamento rotineiro da mquina administrativa. O princpio da Provenincia, o mais importante de todos, determina que os documentos sejam mantidos unidos de acordo com o produtor.
Os arquivos correntes so aqueles formados por documentos que esto em constante utilizao, sendo indispensveis para as atividades administrativas. So exemplos que necessitam da observao das definies para que no sejam feitas confuses. Tambm podemos utilizar o mtodo eliminatrio para responder. Os documentos devem permanecer na cidade pois ali est sua jurisdio arquivstica, seu contedo est ligado quele lugar. O documento produzido com finalidade puramente administrativa. No entanto, caso seja muito importante, dever se avaliado e ter identificado o valor secundrio. Esta a opo determinada pelo CONARQ. Todas as demais, como vimos, contribuem
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para a deteriorao dos documentos. Os museus em nada tm relao com os documentos de arquivo. O arquivo permanente deve ser mantido como uma instituio slida e autnoma. Apesar da no observncia Territorialidade, a Provenincia est sendo mantida, pois o fundo no deve ser misturado de forma alguma. A poltica de controle ambiental deve existir antes mesmo da implantao do arquivo. Todos as demais alternativas apresentam aes prejudiciais sua conservao. Esses materiais devem ser evitados ou removidos dos documentos, pois contribuem com a formao de manchas e processos qumicos de deteriorao.
Letra E Letra E Letra C Letra B
E assim terminamos esta segunda aula. Conclumos muita parte do edital, e nossa ltima aula ser mais tranquila. Espero que tenham gostado e principalmente que tenham aprendido muito!!! Espero receber suas crticas e sugestes, e principalmente suas dvidas. Estarei disponvel no frum e no e-mail: mayko@pontodosconcursos.com.br. Forte abrao a todos, paz, felicidade e sucesso! Bons estudos e at a prxima aula!
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Exerccios Resolvidos na Aula
(TRT-11/2012 FCC) O recolhimento a operao que viabiliza a passagem de documentos para o a) arquivo corrente. b) arquivo central. c) arquivo intermedirio. d) arquivo permanente. e) centro de informao. (TRF-2/2012 FCC) Transferncia o termo que designa a passagem de documentos para o arquivo a) corrente. b) central. c) setorial. d) permanente. e) intermedirio. (Senado/2008 FGV) Segundo Schellenberg (1973), os documentos compreendidos na expresso documentos de diretrizes (policy documents) devem ser preservados. Documentos de diretrizes, em seu sentido estrito, referem-se a: a) relatrios anuais das realizaes de um rgo. b) relatrios anuais de programas substantivos. c) documentos especiais que registram as atividades-meio ou fim de um rgo. d) documentos especiais que servem para comunicar diretrizes e normas de procedimentos aos vrios setores de um rgo. e) documentos especiais que servem para comunicar as polticas arquivsticas de um rgo a todos os setores subordinados. (TRE-PI/2009 FCC) A gesto de documentos, de acordo com a legislao brasileira, um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas aplicveis aos arquivos a) intermedirios e permanentes. b) correntes e intermedirios. c) intermedirios, apenas. d) permanentes, apenas. e) correntes, apenas. (TRE-MT/2010 Cespe/UnB) A gesto de documentos engloba, entre outras, as fases de
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES a) produo e destinao. b) emulao e migrao. c) conservao e restaurao. d) eliminao e preservao. e) criao e aquisio. (DPU/2011 Cespe/UnB) Acerca das atividades de protocolo, assinale a opo correta. a) Somente os processos recebem um nmero de protocolo. b) A atividade de registro consiste na identificao de pontos de acesso aos documentos. c) O curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo conhecido como distribuio. d) A expedio de documentos no necessita de registro. e) Todos os setores de um rgo pblico podem autuar e abrir um processo. (CVM/2010 Esaf) Constituem atividades de protocolo, exceto: a) separar a correspondncia oficial da particular e distribuir a correspondncia particular, sem submet-la s demais rotinas de controle. b) separar a correspondncia ostensiva da sigilosa e encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios. c) interpretar e classificar a correspondncia, com base no plano de classificao da instituio, se existente. d) ler a correspondncia ostensiva e verificar a existncia de antecedentes. e) atender aos pedidos de emprstimo de documentos das unidades administrativas. (TRT-8/2010 FCC) O setor de protocolo recebe os documentos de uma instituio, encarregando-se de a) sua descrio e difuso. b) sua avaliao e digitalizao. c) seu diagnstico e planejamento. d) seu descarte e acondicionamento. e) sua distribuio e tramitao. (CVM/2010 Esaf) Quais so os trs tipos de mtodo de classificao? a) Funcional, organizacional e por assuntos. b) Funcional, numrico e alfabtico. c) Por assunto, numrico e automtico. d) Cronolgico, organizacional e por assunto. e) Estrutural, por assunto e cronolgico.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (Senado/2008 FGV) Acerca dos mtodos de arquivamento, assinale a afirmativa correta. a) Os mtodos de arquivamento podem ser divididos em duas classes: alfabticos e numricos. b) Os mtodos de arquivamento podem ser divididos em dois grandes sistemas: o geogrfico e o ideogrfico. c) O mtodo alfanumrico considerado do sistema semi- indireto. d) Variadex e soundex so considerados mtodos dgito-terminais. e) O sistema direto aquele em que, para se localizar o documento, preciso apenas consultar o ndice. (BNDES/2010 Cesgranrio) Considerando o mtodo alfabtico e as regras de alfabetao utilizadas nesse mtodo, analise os nomes a seguir. 1 2 3 4 5 Luis Otvio Teixeira Amaral Filho Vinicius Cerqueira Santo Aleixo Pedro Augusto Rocha Alonso Antonio Henrique de Amaral Neto Paulo Ricardo da Costa Almeida
A ordem correta de arquivamento desses nomes : a) 2 - 3 - 1 - 4 - 5 b) 2 - 5 - 4 - 1 3 c) 5 - 1 - 4 - 3 2 d) 5 - 3 - 4 - 1 2 e) 5 - 4 - 1 - 2 - 3 (IBGE/2010 Cesgranrio) A organizao de documentos em arquivos pode obedecer a uma variedade de mtodos. Quando o elemento principal a ser considerado a procedncia ou o local, o melhor mtodo para organizao o geogrfico. A esse respeito, nas correspondncias trocadas com outros pases, como Portugal, aparecem os seguintes nomes: 1 2 3 4 Jos de Oliveira - Lisboa Maria Albuquerque Coimbra Manoel Ferreira Aveiros Augusto Silveira - Porto
Por meio do mtodo geogrfico, ficam eles organizados na seguinte ordem: a) 1 , 2 , 3 , 4 b) 1 , 3 , 2 , 4 c) 2 , 3 , 1 , 4 d) 3 , 1 , 2 , 4 e) 3 , 2 , 1 , 4

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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (MPE-GO/2010 Funiversa) A atribuio de um nmero a cada cliente (pessoa fsica ou jurdica), por exemplo, obedecendo ordem de entrada ou de registro, sem preocupao alguma com a ordem alfabtica caracterstica do mtodo a) numrico cronolgico. b) numrico alfabtico. c) numrico simples. d) dgito-terminal. e) variadex-cronolgico. (AL-SP/2010 FCC) O mtodo arquivamento ideogrfico denomina-se a) por assunto. b) ordem alfabtica. c) ordem numrica duplex. d) ordem mnemnica. e) ordem geogrfica. (MPE-GO/2010 Funiversa) A respeito do mtodo variadex, assinale a alternativa correta. a) um tipo de mtodo cronolgico. b) Utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar arquivamento e a localizao dos documentos. c) baseado no sistema decimal. d) Agrupa os assuntos, permitindo uma abertura ilimitada de classes. e) Dispe os documentos na ordem dicionria. o de se arquivar documento pelo
(TRF-2/2012 FCC) O mais completo instrumento de destinao de documentos de arquivo a) a tabela de equivalncia. b) o inventrio topogrfico. c) o edital de eliminao. d) o diagnstico do acervo. e) a tabela de temporalidade. (TRF-2/2012 FCC) O mais completo instrumento de destinao de documentos de arquivo a) a tabela de equivalncia. b) o inventrio topogrfico. c) o edital de eliminao. d) o diagnstico do acervo. e) a tabela de temporalidade.
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Aula 13 - Arquivologia - Aula 02

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Aula 13 - Arquivologia - Aula 02

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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES AULA 02 Gesto de Documentos

Prof. Mayko Gomes Novembro/2012

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Protocolo para recebimento e envio de documentos

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A ordem correta de arquivamento desses nomes : a) 2 - 3 - 1 - 4 - 5 b) 2 - 5 - 4 - 1 3 c) 5 - 1 - 4 - 3 2 d) 5 - 3 - 4 - 1 2 e) 5 - 4 - 1 - 2 - 3

Por meio do mtodo geogrfico, ficam eles organizados na seguinte ordem: a) 1 , 2 , 3 , 4

A sequncia correta 3,2,1 e 4, tornando a alternativa de letra E a correta.

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RAMOS, Edson, Carvalho

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Como dito na aula, avaliao e classificao andam sempre de mos dadas.

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Letra E Letra E Letra C Letra B

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Por meio do mtodo geogrfico, ficam eles organizados na seguinte ordem: a) 1 , 2 , 3 , 4 b) 1 , 3 , 2 , 4 c) 2 , 3 , 1 , 4 d) 3 , 1 , 2 , 4 e) 3 , 2 , 1 , 4

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