GASTOS DE PRE OPERACION En la Etapa Pre-Operativa se calcula los intereses derivados de aquella parte de la Inversin que se financia mediante

prstamo o deuda. Estos intereses pre-operativos se Capitalizan y se recuperan a lo largo de la etapa operativa del Proyecto a travs del rubro denominado "Amortizacin Diferida". Las Inversiones no se desembolsan en conjunto en el momento cero ( ao 0 ), fecha de inicio de la operacin del Proyecto. De acuerdo a las necesidades, los desembolsos se efectan en diferentes periodos de tiempo, ante esto, es recomendable identificar el momento en que el desembolso se realizara (cada mes, cada tres meses, etc.), para ello se deber elaborar un Cronograma desagregado de las Inversiones Pre-Operativas identificando el momento de la Inversin (mes cero, trimestre cero, etc.). Para fines de anlisis, las Inversiones realizadas a lo largo del periodo de instalacin del Proyecto, generalmente, se consolidan en el ao cero, siempre y cuando el periodo de pre-operacin solo se de ese ao, no olvidemos que dependiendo de la naturaleza del producto del Proyecto, el periodo de Pre-Inversin puede abarcar ms all del ao cero. Los gastos pre operativos es un concepto que se utiliza cuando se crea un nueva empresa, cuando apenas se est poniendo en marcha, de all que este tipo de gastos se conocen como pre operativos, puesto que corresponde a las erogaciones en que se debe incurrir en la etapa previa al inicio de las operaciones, pero en ocasiones quienes apenas se inician en el mundo de la contabilidad, suelen confundir los gastos pre operativos con otro tipo de gastos, o incluso con compra de activos fijos. Todo lo que se compre al montar una empresa, no es gasto pre operativo, aunque dicha compra lgicamente se haga en la etapa previa al inicio de las operaciones. En el montaje de una empresa o cualquier negocio, existen dos conceptos claramente definidos: inversin y gasto. Inversin es la compra que se hace de elementos necesarios para el montaje y puesta en marcha y que se considera como activo de la empresa, como puede ser el caso de la maquinaria, equipo de oficina, edificaciones, terrenos, vehculos o incluso inventarios. Gasto es la compra de elementos que aunque necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa, se consumen o se utilizan ordinariamente, y no se puede esperar de ellos una utilidad futura, y es en ese grupo donde se ubican los gastos pre operativo. Toda compra que se haga en la etapa previa al inicio de operaciones de la empresa, debe ser clasificada segn sea un activo o un gasto. Una vez identificado el gasto, hay que determinar si ese gasto se puede tratar como un activo diferido o no. Si el gasto es susceptible de tratarse como activo diferido, hay que determinar si dentro del activo diferido se puede considerar como un gasto puramente pre operativo o no, puesto que no todos son clasificables como tal, segn nuestra normatividad contable.

Caractersticas: Los costos de los estudios de pre-inversin (tcnicos, comerciales o factibilidad). Gastos de experimentacin para el desarrollo del producto o pago de patentes. Gastos de puesta en marcha (pruebas de equipo, capacitacin, etc.). Gastos de constitucin y obtencin de permisos (concesiones). Todos los gastos pre-operativos (administracin, telfono, papelera, etc.). Derecho de uso de franquicias. Contrato de telfono, electricidad, etc. Intereses pre-operativos.

Ejm. Definicin de Gastos pre - operativos del sistema de cmputo Se denomina inversin porque el cliente va a obtener algo de ese gasto, como puede ser aumentar productividad, disminuir costos de produccin, aumentar produccin, ser ms competitivo, etc. Si el software, hardware, equipo de comunicaciones y equipo de oficina puede est disponible en la empresa, ser necesario el asignarlo al rea de operacin o del usuario Quiz sea necesario el adquirir nuevo software, equipo de cmputo u oficina, para tal actividad ser necesario aplicar el anlisis de Bench Mark (visto en temas anteriores), y determinar la mejor alternativa y su costo de adquisicin Como ya se ha mencionado el gasto por la adquisicin de nuevo software, hardware, equipo de comunicaciones y equipo de oficina se considera Inversin A continuacin se muestra un ejemplo.

Ejemplo de tabla de Costos pre-operativos

Ejm

ACTIVO FIJO Los activos fijos son aqullos que no varan durante el ciclo de explotacin de la empresa (o el ao fiscal), son los bienes de la empresa dedicados a la produccin y distribucin de los productos o servicios ofrecidos por la misma, que se utilizan de manera continua en el curso normal de sus operaciones. Segn Kerrenbrock y Simons, dice: ... estos activos pueden tomarse en el sentido ms amplio para aplicarlos a todas las partidas que no sean de activo circulante, incluyendo inversiones, intangibles y cargos diferidos, que adems existen para el adecuado desarrollo de la organizacin... La proporcin del activo fijo con relacin al capital no es el mismo en todas las empresas comerciales, mientras unas necesitan emplear la mayor parte del mismo en maquinaras, instalaciones, herramientas, etc. (empresas industriales, de servicios, etc.) otras apenas precisan activos fijos para definir sus actividades (empresas distribuidoras) por cuyo motivo antes de decir si el activo fijo es grande o pequeo debemos conocer las caractersticas y el objeto fundamental de la empresa. Los activos fijos son poco lquidos, dado que se tardara mucho en venderlos para conseguir dinero. Lo normal es que perduren durante mucho tiempo en la empresa. Si bien son duraderos, no siempre son eternos. Por ello, la contabilidad obliga a depreciar los bienes a medida que transcurre su vida normal, debido a que stos lo hacen de forma

natural por el paso del tiempo, por su uso, por el desgaste propio del tiempo que se use se activo y por obsolescencia, de forma que se refleje su valor ms ajustado posible, o a amortizar los gastos a largo plazo (activo diferido). Para ello existen tablas y mtodos de depreciacin y de amortizacin. Mediante la depreciacin y la amortizacin, se reduce el valor del bien y se refleja como un gasto (menor valor del bien) y se aplica el gasto pagado adelantado en el periodo que le corresponde. (Cabe mencionar que los activos son los derechos de la empresa) Tienen por objeto: El uso de los mismos para beneficio de la entidad La produccin de artculos para su venta o para el uso de la propia entidad La prestacin de servicios a la entidad, a los clientes o al pblico en general Para que un bien sea considerado activo fijo debe cumplir las siguientes caractersticas: Ser fsicamente tangible. Tener una vida til relativamente larga (por lo menos mayor a un ao o a un ciclo normal de operaciones, el que sea mayor). Que no se adquieran con el propsito de venderlos. Que sean empleados sobre una base continua. Sus beneficios deben extenderse, por lo menos, ms de un ao o un ciclo normal de operaciones, el que sea mayor. En este sentido, el activo fijo se distingue de otros activos (tiles de escritorio, por ejemplo) que son consumidos dentro del ao o ciclo operativo de la empresa. Ser utilizado en la produccin o comercializacin de bienes y servicios, para ser alquilado a terceros, o para fines administrativos. En otras palabras, el bien existe con la intencin de ser usado en las operaciones de la empresa de manera continua y no para ser destinado a la venta en el curso normal del negocio. Es importante aclarar que la clasificacin de un bien como activo fijo no es nica y que depende del tipo de negocio de la empresa; es decir, algunos bienes pueden ser considerados como activos fijos en una empresa y como inventarios en otra. Por ejemplo, un camin es considerado como activo fijo para una empresa que vende artefactos elctricos si es que lo usa para entregas de mercadera; pero es considerado como un inventario (para ser destinado a la venta) en una empresa distribuidora de camiones. La vida til de un activo fijo: Es la extensin del servicio que la empresa espera obtener del activo. La vida til puede ser expresada en aos, unidades de produccin, kilmetros, horas, o cualquier otra medida.

Por ejemplo, para un inmueble, su vida til suele estimarse en aos; para un vehculo, en kilmetros o millas; para una mquina, de acuerdo con las unidades de produccin; para las turbinas de un avin, las horas de vuelo. Factores que limitan la vida til de los activos: Factores fsicos: desgaste producido por el uso del activo y el deterioro causado por otros motivos distintos del uso y relacionado con el tiempo. Factores Funcionales: obsolescencia tecnolgica, incapacidad para producir eficientemente. Insuficiencia para la capacidad actual de la empresa (expansin del negocio) La estimacin de la vida til de un activo fijo debe ser realizada tomando en cuenta dos aspectos: el desgaste fsico producido por el uso del activo y el desgaste funcional. El primero es producido por el uso de los activos y el deterioro ocasionado por motivos distintos a su uso como aquellos relacionados con el factor tiempo (xido y corrosin de la maquinaria). Los factores funcionales se relacionan con la obsolescencia tecnolgica y con la incapacidad del activo para operar con eficiencia. En muchos casos, como las computadoras por ejemplo, los activos pueden quedar obsoletos antes de su desgaste fsico, por lo que su vida til puede haber terminado a pesar de que se sepa que todava permanecen en condiciones de trabajar por mucho ms tiempo. Otro caso es el de una expansin del negocio, lo que origina que el activo actual no sea capaz de satisfacer en forma eficiente las necesidades de la empresa, an cuando est en buenas condiciones operativas. La vida til constituye una estimacin contable y por lo tanto est sujeta a valores subjetivos; su estimacin es probablemente la parte ms difcil de la contabilidad para depreciacin. En general, las empresas suelen basar sus estimaciones en experiencias anteriores, referencias de especialistas, revistas especializadas y otro tipo de publicaciones. Con el tiempo, es posible revisar la vida til de los activos dado que ningn negocio tiene un pronstico perfecto. Sin embargo, en el caso de que se modifique la vida til de un activo (se denomina como " cambio en el estimado contable"), los principios contables establecen que se informe la naturaleza, razn y efecto del cambio sobre la utilidad neta. En nuestro medio existen dispositivos legales que establecen los perodos de vida til aceptables para efectos tributarios a los cuales las empresas deben ceirse para el clculo de los impuestos correspondientes. Generalmente, para evitar una doble forma en la presentacin de la informacin financiera, las empresas a veces deciden tomar como perodos de vida til de los activos fijos a los legalmente establecidos; pero es importante, para una adecuada presentacin de la informacin financiera, que los negocios estimen los perodos de vida til para efectos de la preparacin de informacin gerencial indistintamente de las normas establecidas. Si la vida til tributaria no coincide con la vida til prevista tcnicamente por la empresa, sta puede solicitar autorizacin para reducirla, a travs de un trmite administrativo,

presentando las justificaciones tcnicas necesarias. Un ejemplo se produce en la minera, donde un camin transportador minero de 50 toneladas, sometido a tres turnos de trabajo diario, es posible que extienda su vida til a slo dos o tres aos para que requiera una reparacin mayor. Como ejemplos de este tipo de activos tenemos: Terrenos Edificios Equipo de oficina Equipo de cmputo Equipo de transporte Maquinaria y equipo de fbrica

Normas de control interno de los activos fijos Existen normar para el control de los activos fijos que tienen como objeto, mantener el control, guarda y custodia del activo fijo, as como su distribucin eficiente y racional a las reas solicitantes, procurando un mejor aprovechamiento de los bienes. Esta instruccin de trabajo aplica desde la recepcin del activo fijo, su registro y su distribucin. Del Registro de los Activos Se mantendr un archivo actualizado de registro y control de activos fijos muebles, el cual estar conformado con toda la documentacin legal, financiera y administrativa que demuestre propiedad, costo, ubicacin, reparaciones, mantenimiento, factores y mtodo de depreciacin, cobertura de seguros, cdigo de identificacin y traslado. Se llevar un registro auxiliar de control de los activos fijos muebles, el cual deber compararse frecuentemente con el Mayor General de la Contabilidad a objeto de corregir errores y desviaciones. El registr auxiliar control de los activos fijos muebles presentar en detalle su composicin, agrupados conforme al orden de la cuenta de Mayor General de la Contabilidad y contemplar como informacin: Fecha de Compra, valor de adquisicin, vida til, valor residual, valor depreciacin acumulada y mensual, totalizado a nivel de grupo y rubro. El gasto por depreciacin aplicado a los activos fijos muebles debe ser razonable y en todo caso obedecer al mtodo de depreciacin establecido, el cual deber distribuir de manera consistente y uniforme el valor del costo en los perodos de la vida til estimada en concordancia con la poltica contable vigente. Para la definicin y aplicacin de los factores y mtodos de depreciacin de los activos fijos Muebles, se deber considerar su naturaleza y uso, las polticas de mantenimiento, tendencia a la obsolescencia y ambiente econmico imperante

Los desembolsos o erogaciones que incrementen la capacidad de produccin o alargue la vida til de un activo fijo mueble, si son substanciales, deben capitalizarse, los desembolsos menores, aun cuando tengan caractersticas de capitalizables se deben llevar a gastos o costos del perodo. De la Identificacin de los Activos La Gerencia de Administracin y Finanzas, establecer y mantendr un sistema de identificacin por cdigo para los activos fijos muebles, dicha identificacin informar sobre la propiedad, clase o naturaleza, ubicacin, y orden correlativo de cada activo fijo. En la oportunidad, de levantar el Acta de Recepcin por la adquisicin de un activo fijo mueble, se proceder a su identificacin. De la toma Fsica del Inventario y Movilizacin de los Activos Se efectuarn inventarios fsicos peridicos a objeto de verificar la existencia, localizacin y condicin fsica de todos los activos existentes de conformidad con los registros auxiliares. Para ello, la Gerencia de Administracin y Finanzas, planificar y llevar a cabo la toma fsica del Inventario de activos fijos muebles. Los cambios de ubicacin o reubicacin interna de los activos fijos muebles, deben ser autorizados y realizados por el Departamento de Bienes y Servicios, el cual proceder a efectuar los registros correspondientes en el Auxiliar de Control y la Contabilidad. Se deber mantener un control adecuado de los activos fijos muebles despus de haber sido totalmente depreciados y se encuentren aun prestando servicios. La desincorporacin de activos fijos muebles, debe obedecer a razones plenamente justificadas. El control de los activos fijos El control de estos activos es sumamente importante, por ello, las empresas inmersas en su trabajo rutinario, le han dado siempre importancia a controlar fsicamente sus principales activos como son: los inventarios y cuentas por cobrar, de quienes dependen para el funcionamiento normal de la empresa. No obstante, una empresa cuenta con una inversin que sin ella sera imposible operar normalmente y sta es: los Activos Fijos, pero que, sin embargo, no se le ha prestado la debida atencin en su control fsico. Responsabilidad del control de activos fijos Histricamente, siempre se pens que la responsabilidad del Control Fsico de los Activos Fijos deba recaer en el Departamento Contable, quien no respondi adecuadamente a la importancia que tiene un control de los mismos, limitndose a un registro contable global de las adquisiciones y a la proporcin contable de las depreciaciones para efectos del clculo aproximado de sus costos.

Hoy, el avance de los negocios y de la competitividad de los precios hace que el Control de los Activos Fijos salga de su destino slo contable y pase a la Gerencia de Administracin y Finanzas como encargada y responsable de un control fsico y contables, pues con ello podr: Tener el control del Activo Fijo en el lugar que lo destin y asignar la responsabilidad de su custodia a un puesto o persona determinada. Calcular mejor los precios de venta por producto o servicio, pues sus costos de depreciacin al estar focalizados individualmente, se pueden asignar a cada producto o servicio. Mejorar la negociacin de sus primas de riesgo con Compaas de Seguros, al conocer el estado real actual de los Activos Fijos. Conocer perfectamente la necesidad de inversin que se necesita en Activos Fijos, para iniciar o continuar una operacin sin problemas. Inicio del control El control de los activos fijos se inicia a partir de un inventario fsico; es decir, tomando todo lo existente, durante el cual se identifica fsicamente cada activo fijo con una etiqueta, placa u otro medio que ser su identificacin definitiva. La identificacin se hace en el lugar donde se encuentre el activo, asignndole de este modo el rea usuaria y el centro de costo contable al que pertenece. Adicionalmente se consignar tambin el estado fsico en que se encuentra cada activo fijo. Este primer inventario servir para la elaboracin de la base de datos inicial de los activos fijos existentes en la empresa. Conciliacin con libros contables La base de datos inicial resultante del inventario fsico no es suficiente, pues debe relacionarse a los costos de adquisicin de acuerdo al documento contable con que se haya adquirido el activo fijo. A esta fase se le llama conciliacin y el objetivo final es asignarle un valor contable a cada activo inventariado fsicamente. Contenido de una base de datos de un sistema de control de activos fijos La base de datos de un buen sistema de control de activos fijos, debe contener la siguiente informacin: Cdigo de Identificacin fsica de cada activo Cdigo de Equipo y Modelo Descripcin amplia del activo Fecha de adquisicin Documento contable de adquisicin y nmero de registro contable rea Usuaria a la que pertenece Centro de Costo Contable al que pertenece Costo de adquisicin Depreciacin anual y acumulada Valor neto del activo

 Estado actual Vida til estimada Con estos datos, se podr iniciar el sistema de control de activos fijos, el cual normalmente se carga en un sistema computarizado, aunque tambin se puede llevar en forma manual. Mantenimiento del sistema de control de activos fijos Como es normal, los activos fijos tendrn movimiento futuro por: Nuevas adquisiciones Retiros por ventas Retiros por bajas Donaciones Transferencias a otros departamentos Retiros y posteriores ingresos por reparaciones

Por lo que, para tener actualizado el sistema de control de activos fijos, se debera efectuar los debidos registros de las operaciones en el sistema, cualquiera fuera l. Para tener un control del sistema de activos fijos, todo movimiento de los registros en el sistema, deber realizarse dentro de un procedimiento definido, que indique: Los documentos a utilizar a cada movimiento Las rutas que debe seguir el documento Las autorizaciones que debe tener el documento Ahora bien, como los Activos Fijos tienen una razonable permanencia en una empresa y que con toda seguridad, diversas personas manejarn el sistema, la Administracin moderna ha compilado cada movimiento, llevando un Manual de Procedimientos, que contiene el diseo tanto de los documentos como del flujo diagramado de cada uno de los movimientos de los activos. Sistema computarizado de control de activos fijos En la actualidad, existen muchos software que permiten un control individual del activo fijo, el cual contempla todas las opciones descritas en el manual de procedimientos. Dada la agilidad y la rapidez del software, la gerencia administrativa y/o la gerencia contable podran mantener actualizado el sistema computarizado, el cual podran consultar en cualquier momento. Inventarios permanentes Si bien como se ha descrito: Un Inventario Un Manual de Procedimientos

 Un Software Son la base de un buen sistema de control de activos fijos, es imprescindible que cada cierto tiempo, la gerencia administrativa y la gerencia de contabilidad ambas involucradas, revisen cada cierto tiempo la validez del sistema de control de activos fijos, mediante: Inventarios peridicos rotativos parciales Inventarios totales cada cierto tiempo Estos controles adecuados permitirn efectuar los ajustes necesarios y conseguir que el Sistema de Control de Activos Fijos est siempre actualizado. Reglas de presentacin del activo fijo Bajo el grupo de activos fijos tangibles deben presentarse en el balance los bienes tangibles destinados a la produccin y venta de mercancas o servicios propios del giro del negocio, de los cuales se estime que su tiempo de uso o consumo sea prolongado Con la excepcin de los terrenos, estos activos tienen la caracterstica comn de estar sujetos a la baja paulatina de su valor, a causa de la depreciacin. Como regla general estos activos se valorizan a su costo de adquisicin menos su depreciacin o agotamiento. Reglas de presentacin de los activos fijos tangibles. Los activos fijos deben mostrarse en el balance indicando la naturaleza de los bienes que los constituyen. Generalmente se presenta como sigue: No depreciables: Terrenos. Depreciables: Edificios, maquinaria, muebles, herramienta, vehculos. Agotables: Bosques, fondos mineros, mantos petrolferos. Fondos para reposicin de activos fijos.

Clasificacin del activo fijo 1.- Activos Fijos tangibles: el trmino tangible denota sustancia fsica como es el caso de un terreno, un edificio o una mquina. Esta categora se puede subdividir en dos clasificaciones claramente diferenciales: A. Propiedad de planta sujeta a depreciacin. Se incluyen los activos fijos de vida til limitada, tales como los edificios y equipos de oficinas. B. Terrenos. El nico activo fijo que no est sujeto a depreciacin es la tierra, que tiene un trmino limitado de existencia. Estos se dividen en:

A) No depreciable: son aquellos que no estn sujetos a una depreciacin es decir no sufren un desgaste o agotamiento, tales como la cuenta Terrenos que son una propiedad rstica urbana o destinada a ser empleadas en las operaciones y actividades normales de la entidad. B) Depreciable: Est constituido por aquel grupo de activos que a causa de su deterioro natural o por caer en desuso pierden su valor con el tiempo, tales como: maquinaria, edificios, muebles, computadoras, vehculos, etc. C) Agotable: estos son activos que tienen relacin en el terreno, tales como petrleo, madera, minerales, etc., y que disminuyen en valor a medida que se extraen. *Se contabilizan en forma completamente separada de la cuenta Terreno. 2.- Activos intangibles: El termino activos intangibles se usa para describir activos que se utilizan en la operacin del negocio pero que no tiene sustancia fsica y no son corrientes. Los activos intangibles de carcter legal representan el costo de adquisicin, ya sea comprado o desarrollado, para tener derecho al uso o explotacin de patentes, marcas, franquicias, procesos industriales, etc. El intangible de carcter econmico llamado crdito mercantil, se justifica cuando existen rendimientos favorables en una empresa en relacin con el promedio de su giro, por los cuales se logra una sobre productividad en relacin con otros negocios de este tipo. El valor del crdito mercantil puede determinarse por el exceso de utilidades o sobre productividad. Capitalizando sta a las tasas de inters promedio en el tipo de empresa que corresponda. Como ejemplo estn las patentes, los derechos del autor, las marcas registradas, las franquicias. Los activos corrientes tales como las cuentas por cobrar o el arrendamiento pre pagado, no estn incluidos en la clasificacin de intangibles, aunque carezcan de sustancia fsica. 3.- Recursos Naturales: Un lugar adquirido con el fin de extraer o remover parte de un recurso valioso tal como el petrleo, minerales o madera se clasifica como un recurso natural, no como terreno. Este tipo de activo se convierte gradualmente en inventario a medida que el recurso natural se extrae del lugar. El Reglamento para la Preparacin de Informacin Financiera (CONASEV) plantea la utilizacin de diversas cuentas para el control del activo fijo. De acuerdo con este esquema, los activos fijos pueden ser clasificados en: terrenos; edificios y otras construcciones; maquinaria y equipo; unidades de transporte; muebles y enseres; equipos diversos; unidades de reemplazo; unidades por recibir; trabajos en curso. Adicionalmente a estas cuentas es posible incluir otras especficas para el negocio, como por ejemplo, Inmovilizaciones Agropecuarias (para empresas agrcolas o pecuarias), Reservas Mineras (por el costo de la concesin de las empresas mineras), Inmovilizaciones Forestales (para empresas del sector maderero).

En nuestro medio, las normas tributarias no permiten la contabilizacin de los recursos naturales como es el caso de las reservas mineras o petroleras, por considerarse que el suelo y el subsuelo pertenecen al Estado, quien otorga licencia para su explotacin. Contabilizacin del activo fijo Costo original: De acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, el activo fijo debe ser contabilizado a su costo y ser incluido como activo de la empresa en su fecha de compra. El costo original del activo fijo incluye su precio de compra ms todos aquellos importes razonables y necesarios que se pagaron para tenerlo listo para su propsito de uso. Debido a que estos costos varan de acuerdo a cada tipo de activo fijo, a continuacin se presentan algunos ejemplos y problemas que se suelen presentar en su contabilizacin: Edificaciones: Las edificaciones pueden ser construidas o comprados en estado acabado (nuevos o usados). En el primer caso, el costo original del edificio incluye todos aquellos costos en los que se incurre para su construccin, desde el pago a los arquitectos, permisos y licencias de construccin, hasta los cargos de los contratistas, materiales, mano de obra y gastos generales. Terrenos: El costo original de un terreno incluye tres grupos de desembolsos: precio de compra, costos relacionados con el cierre de la transaccin (ver en el cuadro adjunto algunos ejemplos); y costos relacionados con preparar el terreno para el uso que se le desee destinar. En este ltimo grupo se incluye, por ejemplo, el costo de limpiar y nivelar el terreno, el costo de demoler y quitar cualquier edificio no deseado. El costo que se incluye como parte del terreno debe ser neto de cualquier valor que se recupere en la demolicin (venta de puertas, rejas, etc.). Es importante tener claro que no forma parte del costo del terreno el costo de cercar, pavimentar la vereda, ni los sistemas de agua y alumbrado puesto que estos activos, a diferencia del terreno, sufren un desgaste en el tiempo y deben ser contabilizados por separado. En el caso que se adquiera un edificio ya existente, nuevo o viejo, su costo original incluye, al igual que los terrenos, todos los costos de transferencia y las mejoras que se realizan para reparar y renovar el edificio para su propsito original. Algunos costos no previstos como una huelga de obreros de construccin civil deben ser incluidos como gastos y no como parte del costo del edificio, debido a que son costos evitables e innecesarios para completar la construccin.

Mejoras y reparaciones A lo largo de la vida til de un activo se suelen realizar desembolsos relacionados con los mismos, los cuales pueden ir desde el cambio de aceite, el silenciador o la batera de un vehculo, hasta la modernizacin completa de una planta concentradora, por ejemplo. El problema contable que presentan estos desembolsos es si deben o no ser incluidos como parte del costo del activo (capitalizarse) o si deben considerarse como gastos del periodo. La regla general al respecto es que deben ser activados todos aquellos desembolsos relacionados con el activo fijo que incrementen los beneficios futuros del mismo. Estos beneficios pueden ser expresados como un incremento de la vida til, por una mejora sustancial en la calidad de los productos manufacturados por el activo, por una reduccin en los costos de operacin3, o por un aumento de la capacidad productiva. A continuacin se presentan algunas de las principales situaciones sobre estos desembolsos. Reparaciones y mantenimiento. Las reparaciones y mantenimiento comprenden aquellos gastos que no amplan la capacidad o eficiencia del activo y que simplemente mantienen el activo en su condicin ya existente o que restablecen el activo para que trabaje bien. Por ejemplo, son reparaciones el costo de pintar un auto, la reparacin de un choque, el afinamiento y el cambio de llantas. En todos estos casos, los desembolsos realizados deben ser cargados a gastos contra los resultados del periodo en el que se efectuaron. Reparaciones extraordinarias. Comprenden aquellas reparaciones que no se realizan de manera frecuente, implican un desembolso significativo por lo general, e incrementan el valor de uso (eficiencia) o la vida til del activo fijo. Por ejemplo, es el caso del cambio de motor de un vehculo, la renovacin del sistema elctrico de la planta, y el cambio del sistema de agua y desage en un edificio. Las reparaciones de carcter extraordinario deben ser cargadas al costo del activo, incrementndolo. De esta manera, el valor neto en libros ahora resulta mayor y debe ser depreciado en los aos de vida til remanente del activo. Si la reparacin ha incrementado la vida til del activo, debe recalcularse el cronograma de depreciacin para los siguientes periodos. Adiciones. Las adiciones representan nuevos activos que se aaden al activo original, como por ejemplo, la construccin de pisos adicionales en un edificio, la instalacin de una cisterna para un edificio de departamentos o la construccin de un nuevo pabelln en un centro mdico. En estos casos, los costos que han generado las adiciones deben ser capitalizados, incrementando el costo original del activo. Mejoras y reemplazos. Las mejoras y reemplazos representan la sustitucin de partes del activo original por otras nuevas que van a incrementar el beneficio futuro del activo.

La mejora es un gasto originado por la sustitucin del activo original por uno mejor que aumenta la capacidad o eficiencia de un activo o que ampla su vida til. Por ejemplo, el cambio del motor de gasolina a petrolero de un automvil es considerado como una mejora. Igualmente lo es una reparacin mayor del motor, que permite usar el vehculo 150,000 kilmetros adicionales. Depreciacin Es la reduccin del valor histrico de las propiedades, planta y equipo por su uso o cada en desuso. La contribucin de estos activos a la generacin de ingresos del ente econmico debe reconocerse peridicamente a travs de la depreciacin de su valor histrico ajustado. Con el fin de calcular la depreciacin de las propiedades, planta y equipo es necesario estimar su vida til y, cuando sea significativo, su valor residual. La depreciacin peridica se debe determinar en forma sistemtica y por mtodos de reconocido valor tcnico como el de lnea recta, suma de los dgitos de los aos, unidades de produccin o aquel que mejor cumpla con la norma bsica de asociacin. Causas de la depreciacin: 1.- La duracin fsica del activo; se incluyen las causas por: Agotamiento Desgaste Envejecimiento 2.- La duracin econmica del activo; se incluyen las causas por: Explotacin por tiempo limitado Envejecimiento tcnico Envejecimiento econmico 3.- La duracin del activo segn la contabilidad; se incluyen las causas por: Consolidacin Poltica de dividendos Polticas tributarias El activo se retira por dos razones: factores fsicos (como siniestros o terminacin de la vida til) y factores econmicos (obsolescencia). Los factores fsicos son desgaste, deterioro, rotura y accidentes que impiden que el activo funcione indefinidamente. Los factores econmicos o funcionales se pueden clasificar en tres categoras: insuficiencia (el activo deja de serle til a la empresa), sustitucin (reemplazo del activo por otro ms eficiente) y la obsolescencia del activo.

Clculo de la depreciacin Para poder calcular la depreciacin hay que tener en cuenta: El valor a depreciar El valor de residual o de salvamento La vida til El mtodo a aplicar

Valor a depreciar: Es bsicamente el costo de adquisicin, pero no se debe ignorar, el valor que el bien pueda tener para la empresa al dejar de ser til en su actividad (posible valor de recupero). El valor a depreciar surge de la siguiente operacin: Costo de adquisicin del bien Valor de desecho Valor a depreciar Amortizacin La amortizacin es un trmino econmico y contable, referido al proceso de distribucin en el tiempo de un valor duradero. Adicionalmente se utiliza como sinnimo de depreciacin en cualquiera de sus mtodos. Se emplea referido a dos mbitos diferentes casi opuestos: la amortizacin de un activo o la amortizacin de un pasivo. En ambos casos se trata de un valor, habitualmente grande, con una duracin que se extiende a varios periodos o ejercicios, para cada uno de los cuales se calculan una amortizacin, de modo que se reparte ese valor entre todos los periodos en los que permanece. Amortizar es el proceso financiero mediante el cual se extingue, gradualmente, una deuda por medio de pagos peridicos, que pueden ser iguales o diferentes. En las amortizaciones de una deuda, cada pago o cuota que se entrega sirve para pagar los intereses y reducir el importe de la deuda. Amortizacin anual: Se determina dividendo su valor original entre el nmero de ejercicios que se le estima de vida probable, siempre y cuando se considere que al concluir su vida probable no tenga ningn valor de desecho. Clasificacin de la amortizacin Amortizacin ordinaria: es la desvalorizacin sistemtica del bien, determinada previamente por la empresa. Amortizacin extraordinaria: es la desvalorizacin imprevista total o parcial del bien, por ejemplo, provocada por un siniestro.

Algunas formas de amortizacin son: Pago de una deuda mediante pagos consecutivos al acreedor. Extincin gradual en libros de una prima de seguros o bonos. Reduccin al valor en libros de una partida de activo fijo. Depreciacin o agotamiento Baja en libros

Amortizacin desde el punto de vista contable Amortizar significa considerar que un determinado elemento del activo fijo empresarial ha perdido, por el mero paso del tiempo, parte de su valor. Para reflejar contablemente este hecho, y en atencin al mtodo contable de partida doble, hay que: 1 Dotar una amortizacin, es decir, considerar como prdida del ejercicio la disminucin del valor experimentado. 2 Crear una cuenta negativa en el activo del balance, que anualmente vera incrementado su saldo con la indicada disminucin del valor del bien. De esta forma todo elemento del activo fijo de la empresa vendra reflejado por dos cuentas, una positiva, que recogera el valor de su adquisicin u obtencin, y otra negativa (llamada de Amortizacin Acumulada), en la cual se indica lo que vale de menos como consecuencia del paso del tiempo. Se trata de un artificio contable tendiente a conseguir una mayor aproximacin a la realidad econmica y financiera de la empresa, y no un fondo de dinero reservado de alguna forma para reponer el inmovilizado al finalizar su vida til. Para calcular la cuota de amortizacin para un periodo determinado existen diferentes mtodos: a) b) c) d) e) f) g) h) i) Amortizacin segn tablas Amortizacin constante, lineal o de cuota fija Amortizacin degresiva con porcentaje constante Amortizacin degresiva por suma de dgitos Amortizacin degresiva por progresin aritmtica decreciente Amortizacin progresiva Amortizacin variable Amortizacin acelerada Amortizacin libre

Establezca las principales diferencias entre depreciacin y amortizacin Activos que se deprecian: equipos, mobiliarios, enseres, maquinarias, edificios, muebles, computadoras, vehculos, etc.

1.- ACTIVOS FIJOS TANGIBLES: tipo no depreciable: Terrenos tipo agotable : tienen relacin en el terreno, tales como petrleo, madera, minerales, etc., y que disminuyen en valor a medida que se extraen.

2.- ACTIVOS FIJOS INTANGIBLES : las patentes, derechos de autor y las marcas registradas Las inversiones en valores a ms de un ao se deben clasificar como activos fijos

CAPITAL DE TRABAJO Concepto: El capital de trabajo es la inversin de una empresa en activos a corto plazo (efectivo, valores negociables, cuentas por cobrar e inventarios). El capital de trabajo neto se define como los activos circulantes menos los pasivos circulantes; estos ltimos incluyen prstamos bancarios, papel comercial y salarios e impuestos acumulados. Siempre que los activos superen a los pasivos, la empresa tendr capital neto de trabajo, casi todas las compaas actan con un monto de capital neto de trabajo, el cual depende en gran medida del tipo de industria a la que pertenezca; las empresas con flujo de efectivo predecibles, como los servicios elctricos, pueden operar con un capital neto de trabajo negativo, si bien la mayora de las empresas deben mantener niveles positivos de este tipo de capital. Importancia: La administracin del capital de trabajo, es importante por varias razones ya que los activos circulantes de una empresa tpica industrial representan ms de la mitad de sus activos totales. En el caso de una empresa distribuidora representan an ms. Para que una empresa opere con eficiencia es necesario supervisar y controlar con cuidado las cuentas por cobrar y los inventarios. Para una empresa de rpido crecimiento, esto es muy importante debido a la que la inversin en estos activos puede fcilmente quedar fuera de control. Niveles excesivos de activos circulantes pueden propiciar que la empresa obtenga un rendimiento por debajo del estndar sobre la inversin. Sin embargo las empresas con niveles bajos de activos circulantes pueden incurrir en dficit y dificultades para mantener operaciones estables. En el caso de las empresas ms pequeas, los pasivos circulantes son la principal fuente de financiamiento externo. Estas empresas simplemente no tienen acceso a los mercados de capital a ms largo plazo, con la excepcin de hipotecas sobre edificios. Las decisiones del capital de trabajo tienen sobre la naturaleza global de riesgo- rendimiento y el precio de las acciones de la empresa.

Caractersticas: La definicin ms bsica de capital de trabajo lo considera como aquellos recursos que requiere la empresa para poder operar. En este sentido el capital de trabajo es lo que comnmente conocemos activo corriente. (Efectivo, inversiones a corto plazo, cartera e inventarios). La empresa para poder operar, requiere de recursos para cubrir necesidades de insumos, materia prima, mano de obra, reposicin de activos fijos, etc. Estos recursos deben estar disponibles a corto plazo para cubrir las necesidades de la empresa a tiempo. Para determinar el capital de trabajo de una forma ms objetiva, se debe restar de los Activos corrientes, los pasivos corrientes. De esta forma obtenemos lo que se llama el capital de trabajo neto contable. Esto supone determinar con cuantos recursos cuenta la empresa para operar si se pagan todos los pasivos a corto plazo. La frmula para determinar el capital de trabajo neto contable, tiene gran relacin con una de las razones de liquidez llamada razn corriente, la cual se determina dividiendo el activo corriente entre el pasivo corriente, y se busca que la relacin como mnimo sea de 1:1, puesto que significa que por cada peso que tiene la empresa debe un peso. El capital de trabajo tiene relacin directa con la capacidad de la empresa de genera flujo de caja. El flujo de caja o efectivo, que la empresa genere ser el que se encargue de mantener o de incrementar el capital de trabajo. La capacidad que tenga la empresa de generar efectivo con una menor inversin o u una menor utilizacin de activos, tiene gran efecto en el capital de trabajo. Es el flujo de caja generado por la empresa el que genera los recursos para operar la empresa, para reponer los activos, para pagar la deuda y para distribuir utilidades a los socios.

Financiamiento del capital de trabajo Cuando le preguntamos a un contador por el capital de trabajo (CT), l nos dir que es la suma del activo corriente, para despus agregar, que el capital de trabajo neto (CTN), es el activo corriente menos el pasivo corriente. Tomar en cuenta la diferenciacin entre CT y CTN. El capital de Trabajo Neto( CTN ) positivo, significa que la empresa tiene activos de corto plazo (activo corriente) suficientes para cubrir sus deudas de corto plazo (pasivo corriente). Esta definicin contable del CTN, hace que mucha gente, confunda la manera como deben financiarse estos recursos. Al enfatizar el corto plazo, nos hace pensar que debe sustentarse con financiamientos de corto plazo. Nada ms lejos de la verdad! y permtanme explicarlo a continuacin.

Si se da cuenta, esto representa exactamente la definicin contable del CTN. Si a los activos corrientes les resto los pasivos corrientes, me quedar el CTN. Es decir, el recuadro sombreado. El mismo que se est financiando con recursos permanentes o, lo que es lo mismo, pasivo no corriente (deudas a plazos mayores de un ao) y patrimonio (que son fondos que no tienen fecha de devolucin). En corto entonces, el CTN debe financiarse con recursos (o fuentes) de largo plazo. Ejemplo: Imaginemos que hoy es 02 de enero. Usted es propietario de una planta de confecciones, que tiene una capacidad de produccin de 100,000 t-shirts mensuales. Asimismo, usted sabe que, a lo largo de los prximos 36 meses, tiene pedidos confirmados por el 80% de la capacidad instalada. Qu significa eso?, simple, usted tendr que financiar la produccin y venta de 80,000 unidades todos los meses (se acuerda del concepto de Ciclo Productivo?, sino, entonces le pido que revise el post anterior) Es decir debe tener caja, cuentas por cobrar e inventarios, que deber obtener con recursos propios o de terceros (proveedores e instituciones financieras, en ese orden). Asumamos, que consigue crditos con proveedores por un equivalente a 20,000 unidades, eso le deja con la necesidad de financiar TODOS (as en mayscula) los meses el saldo (60,000 unidades). Vale la pena hacerlo con recursos de corto plazo, cuando sabe que durante 3 aos necesitar el financiamiento?, pues la respuesta es un rotundo no! Usted requerir recursos permanentes (as en negrita y subrayado), o sea, financiamiento a plazos mayores de un ao para financiar esa produccin, que ser continua y constante en el tiempo. Es decir, usted necesitar financiar Capital de Trabajo Neto Estructural (CTNE).

Los recursos de Corto Plazo se utilizan para financiar lotes de produccin adicionales, que no forman parte del plan de produccin permanente. Retomemos el ejemplo anterior: Usted ya saba que tena que financiar las 60,000 unidades mensuales por 36 meses; ahora imagine, que en el mes de abril lo contacta un nuevo cliente y le pide que le venda 15,000 polos mensuales; pero slo durante tres meses. Dado que tiene capacidad instalada no utilizada, aceptar el pedido con mucho agrado. Obviamente, necesitar ms recursos para invertir en caja, cuentas por cobrar e inventarios (o sea CT), cmo los financiar? Es fcil entender, que no requiere recursos de largo plazo, pues slo los necesitar para cubrir los costos y venta de una produccin adicional por 90 das. En ese sentido, usted acudir a instituciones financieras y solicitar crditos (descuento de pagars) a ese plazo. Cuando se cobre esas ventas, se proceder a cancelar las facilidades crediticias solicitadas y se acab, pues, ya no necesitar financiar esa produccin adicional. Eso significa que el CTNE no puede financiarse con recursos de corto plazo?, no, de hecho, adrede, puse la frase "debe financiarse" y no "slo se puede financiar". En realidad, muchas empresas financian su CTNE con financiamientos de corto plazo. Pero, debe tener en cuenta, que eso es peligroso (no, peligrossimo es un mejor trmino). Le hago recordar que, en la crisis del 97-98, los bancos cesaron de prestar dinero (de ah que se acu el trmino "rompimiento de la cadena de pagos") y las empresas experimentaron serios problemas de liquidez, pues no tenan quien les financiara sus necesidades de CT. Ejemplo: Imagine, que el gerente financiero de su empresa, financia el CTNE con pagars a 90 das. Que no se paralice la produccin depende que, cada 90 das pague, y, el banco le renueve la lnea de crdito. Cuando no hay problemas econmicos en el horizonte, esto funciona sin ninguna friccin; pero si se avizoran nubarrones en la economa local o mundial, los bancos, automticamente, adoptarn una actitud ms cautelosa en el desembolso de los crditos. Resultado?, el gerente financiero de nuestro ejemplo, puede encontrarse en la situacin que, a pesar de ser un cliente A-1, (cumplimiento irreprochable en el pago de sus obligaciones), el banco se niegue a renovar sus lneas de crdito (en cristiano, se rehse a desembolsar el dinero), con lo que la empresa, no podr pagar a sus proveedores, a sus trabajadores, a las empresas de servicios, a la SUNAT; en resumen, paralizar sus actividades y estar al borde de la quiebra. El ciclo productivo y el capital de trabajo En la entrega anterior, definimos al Capital de Trabajo (CT), como las inversiones en activos corrientes, que deba realizar una empresa para financiar un ciclo productivo. Dijimos, tambin, que los activos corrientes, para efectos del CT, estaban constituidos por la sumatoria de caja, cuentas por cobrar e inventarios. Ahora, toca explicar el concepto de Ciclo Productivo (CP) para tener una cabal comprensin de lo que significa el CT, para luego proceder a explicar cmo se puede estimar. Un aparte, al CP tambin se le conoce en algunos textos como Ciclo Operativo.

El CP, es el nmero de das que va desde el momento que se compra insumos, hasta el momento que se recibe el pago por la venta del producto que se elabor con estos insumos. Si usted fabrica bicicletas, por ejemplo, el CP es el nmero de das que toma desde que compra los insumos para manufacturar una bicicleta, hasta que le pagan la venta de la misma. A su vez, el CP est compuesto por la suma del Ciclo de Produccin (CProd), ms el Ciclo de Cobranza (CC). Segundo aparte, al CC tambin se le conoce como Ciclo de Venta. El CProd, es el nmero de das que toma producir, siguiendo con el ejemplo anterior, la bicicleta y venderla en tanto, que el CC, comprende los das que toma, desde el momento que la vende hasta el da que le pagan esa venta. Grficamente, podemos ver al CP de esta manera:

Ahora, s tenemos la definicin completa y en trminos simples del CT: Son las inversiones que, en forma de caja, cuentas por cobrar e inventarios, tiene que realizar una empresa para financiar el nmero de das, que van desde que compra insumos, hasta que recibe la venta de sus productos. Aprovechemos esta definicin, para aclarar un error comn en cuanto al manejo de CT. Se dice que una empresa que vende al contado, no necesita CT. Esta afirmacin es falsa. Veamos el grfico de arriba para entenderlo mejor: si una firma vende al contado, no tiene CC; pero s CProd. Es decir, de todas maneras, necesitar financiar el nmero de das que le toma comprar los insumos y vender el producto. Otro punto que es til resaltar: si su empresa est considerando otorgar un mayor nmero de das de crdito a sus clientes, entonces es fcil ver que su CP, se incrementar al aumentar el CC, ergo su empresa requerir ms CT. No es difcil de entender, que las necesidades de CT y el CP, estn directamente relacionadas (a mayor CP, entonces mayor necesidad de CT). Regresemos al ejemplo anterior, si su empresa demora 15 das en fabricar y vender una bicicleta y, 30 das ms para cobrar esa venta, entonces, es claro que el CP de su negocio es 45 das. Siguiendo con la definicin de CT, podramos entonces concluir que necesita financiar caja, cuentas por cobrar e inventarios por ese nmero de das, no?. Efectivamente es as; salvo, que no estamos incluyendo un elemento que nos ayuda a disminuir esos 45 das. Aja!, no nos olvidemos de los proveedores. Estos, al darle crdito, reducen la necesidad de financiar los 45 das que tarda en producir, vender y cobrar su

producto. Mrelo as, supongamos que ha conseguido que sus proveedores le otorguen un plazo de pago que, en promedio, suma 30 das. Cambia en algo su percepcin de los das que debe financiar? As es, pues ahora, slo necesita recursos para slo 15 das, los otros 30, se los financiaron los proveedores. En trminos de la ecuacin del CP:

No olvidar que tiene que financiar; esto es, conseguir recursos de bancos o accionistas que cuestan, o de proveedores que no cuestan, caja, cuentas por cobrar e inventarios, que le permitir seguir produciendo y vendiendo, mientras cobra a sus clientes. Con todo lo desarrollado en este post, usted convendr conmigo, que seguir estos cinco consejos, har su poltica de administracin del CT de su negocio ms eficiente, pues apuntan a reducir la cuanta de la inversin que debe realizar: Otorgue crdito slo a los buenos clientes. Acelere las cobranzas. No dude, si la situacin lo amerita, en dar descuentos por pronto pago. Mantenga sus inventarios al mnimo. Cambie stocks de mercadera "por si acaso me la pidan" a aquella de alta rotacin. Tome crdito de proveedores al plazo ms largo posible, siempre y cuando no le genere costos financieros. Pero; por favor, no abuse! acurdese que, as como usted puede imponer condiciones a sus proveedores, sus clientes tambin lo pueden hacer con usted. Pero sobretodo, cuide que el plazo de los crditos que otorga a sus clientes, sea menor que el de los crditos que tome de los proveedores. Mtodos para hallar su determinacin: Son tres los mtodos que se utilizan para determinar las necesidades de capital de trabajo de la firma, a saber, el contable, el del ciclo de conversin en efectivo y el de porcentaje de cambio en las ventas. Para mejorar la comprensin de estos mtodos, vamos a suponer que estamos evaluando un proyecto de inversin y toca saber ahora cul ser la inversin de capital de trabajo que se necesitar efectuar a lo largo de sus cuatro aos (uno de inversin y tres de operacin) Para efectos del clculo se han planificado las polticas financieras siguientes:

Acurdese, usted debe controlar las principales variables de su negocio. As, por ejemplo, se ha previsto que en promedio se mantendr caja por el equivalente a dos das de venta (esto es la caja mnima), de igual manera, se espera que el plazo promedio de pago del crdito otorgado a los clientes sea de 30 das, en tanto que a los proveedores se espera pagarles en 35 das y como mantener inventarios por 45 das. No olvide: siempre debe pedir ms plazo a los proveedores que el que se otorga a los clientes. Por otro lado, se han proyectado las ventas y los costos y gastos del proyecto de la manera siguiente:

Tomar en cuenta que el costo de ventas no incluye la depreciacin. Con todo lo anterior, ya se puede estimar el capital de trabajo del proyecto. POR EL MTODO CONTABLE: Concepto: Cualquier empresa, para llevar a cabo su actividad, realiza operaciones con el mundo exterior: compra, vende, etc.; como consecuencia de estas actuaciones, su patrimonio se ve alterado y obtiene resultados: beneficios o prdidas. La contabilidad financiera es el rea contable que se ocupa de emitir informacin relativa a este tipo de transacciones, proporcionando datos que se refieren, principalmente, al patrimonio posedo por la empresa en un momento dado y a los resultados generados en cierto perodo de tiempo. A lo largo de todo este libro, se har referencia a la contabilidad financiera de las empresas. Caractersticas: Para elaborar esta informacin, se sigue y aplica un mtodo especfico, que engloba y rene una serie de postulados e hiptesis concernientes a cmo:

Se captan o perciben los hechos econmicos que la entidad realiza. En la observacin de la realidad econmica prima el principio de dualidad. Se valoran las operaciones. Se traducen stas a un lenguaje contable, es decir, cmo se registran contablemente.

Se obtienen, tras la contabilizacin de estas transacciones, unos estados sintticos que contengan, de manera ordenada, datos significativos, que muestren adecuada y fielmente la realidad econmica de la empresa. A este proceso se le conoce con el nombre de agregacin.

Ahora toca estimar los componentes de esta ecuacin: CAJA: Para el ao 1, la caja mnima viene dada por esta expresin:

Reemplazando con las cifras proyectadas:

La estimacin se hace de manera similar para los aos siguientes, para el ao 2 se necesitar S/. 5 y para el ao tres la caja ascender a S/.6.39. CUENTAS POR COBRAR: Para estimar las CxC debemos recurrir al ratio de rotacin de cuentas por cobrar, cuya frmula es la siguiente:

Un aparte, este ratio nos indica el promedio empresa. Para nuestro caso, se ha supuesto dejar de notar que este ratio equivale al Reemplazando las cifras y despejando

de das en que pagan los clientes de la que tardan 30 das en cancelar. No debe ciclo de cobranza del ciclo productivo. en esta ecuacin para el ao 1:

Se determina que se requieren S/.66.67 para ese ao. Operando de la misma manera para los aos 2 y 3 encontraremos que se necesitan S/.75 y S/.95.83 respectivamente. INVENTARIOS: Para encontrar el monto de inventarios necesario, debemos utilizar elratio de rotacin de inventarios. La frmula se detalla a continuacin:

Un segundo aparte, este ratio indica el nmero de das que en promedio toma pasar de materias primas a productos terminados. Si se fija bien es equivalente al ciclo de produccin. Utilizando esa ecuacin, reemplazando las cifras correspondientes y despejando se obtiene que el inventario requerido es de S/.65, S/.73.13 y S/.93.44 para los aos 1, 2 y 3 respectivamente. Un tercer aparte, el costo de ventas utilizado como denominador en la ecuacin no incluye la depreciacin. Por las siguientes razones: la depreciacin, por su naturaleza, no necesita ser financiada por lo que si la incluyramos estaramos incrementando innecesariamente las necesidades de CT del negocio. PROVEEDORES: Para estimar el importe que se adeudar a los proveedores se debe utilizar el ratio de rotacin de cuentas por pagar, cuya frmula es la siguiente:

Un cuarto aparte, este ratio nos indica el promedio de das en que se paga a los proveedores de la empresa. Para nuestro proyecto, se ha supuesto que tardaremos 35 das en cancelarles. Reemplazando las cifras y despejando en esta ecuacin para el ao 1:

Se proyecta que se requieren S/.50.56 para ese ao. Operando de la misma manera para los aos 2 y 3 encontraremos que se necesitan S/.56.88 y S/.72.67 respectivamente. Aqu tampoco se ha considerado la depreciacin dentro del costo de ventas. Solucin: Ya tenemos el CTN para cada uno de los tres aos del proyecto. Para que lo visualice mejor se lo presento en el formato del Balance General:

Para el ao 1 se requerir S/.85.86 en CTN. Se financiar con recursos de terceros (o sea deuda bancaria) o aporte de los accionistas. El CTN para el ao 2, por su parte, ascender a S/.96.25, de los cuales ya se financiaron S/.85.56 por lo que slo se necesitar adicionar S/.10.69 (es decir el CTN incremental). No pierda de vista que para el ao 1 se necesitar financiar la totalidad del CTN pues recin est empezando el proyecto.

En el ao 3, el CTN necesario ser S/.122.99, de los cuales ya se financiaron S/.96.25 (S/.85.86 el ao 1 y S/.10.69 el ao 2). Por lo que slo se requerir S/.26.74 de

financiamiento.

Esa

cifra

es

el

CTN

incremental

para

ese

ao.

La siguiente pregunta que debemos contestar es para cundo se necesitan esos recursos en el proyecto. Tal como se discuti en el post Metodologas para construir el FCL de un proyecto cuando se proyecta el flujo de caja (FC) se asume automticamente que los ingresos y gastos se realizan en el ltimo da del perodo de proyeccin (si este es de un ao entonces las cifras consignadas se asumen que se produjeron el 31 de diciembre) De ah que es fcil entender que si el CTN incremental se necesita en el ao 1 entonces este deber estar disponible en el ao 0 y as sucesivamente. Para entenderlo mejor se debe observar el cuadro siguiente:

Una ltima atingencia, cuando se evala un proyecto en el FC debe incluirse slo las necesidades incrementales. Esto es la primera lnea del cuadro anterior. Ojo!, no se incluye el stock de capital de trabajo. Si lo hiciera entonces estara contabilizando doble. Para el ao 2, por ejemplo, de consignarse S/.96.25 como las necesidades de CT estaramos perdiendo de vista que de esa cantidad ya se invirtieron S/.85.56 en el ao 0 y que solamente se requieren S/.10.69. En la entrega anterior se desarroll el mtodo contable para estimar el CTN de un proyecto. Se determin que se requera una inversin total en ese rubro de S/.122.99 dividido en tres partes: S/.85.56 (ao 0), S/.10.69 (ao 1) y S/.26.74 (ao 2). El cuadro siguiente lo presenta de una manera ms grfica:

Desventajas: Al finalizar cierto perodo de tiempo, para poder conocer la composicin y valoracin del patrimonio empresarial, no basta con saber las operaciones que la entidad ha realizado en ese plazo, tambin resulta indispensable que sea conocida la situacin patrimonial de la que parta. Adems, en el transcurso de ese tiempo, se habrn generado beneficios o prdidas, que incidirn en el patrimonio final, engrosndolo o mengundolo. Dadas estas circunstancias, hasta el momento, no se tienen los conocimientos precisos para obtener los estados contables, puesto que para su logro la empresa deber contabilizar las operaciones del perodo, pero, adems, tendr que manipular de una forma especfica ciertos datos. A tal efecto, la entidad, al llevar su contabilidad financiera, seguir un proceso, llamado ciclo contable, que se realizar durante un perodo de tiempo, que suele coincidir con el ao natural, al que se llama ejercicio contable.

EL MTODO O PERIODO DE DESFASE: DEL CICLO DE CONVERSIN EN EFECTIVO Concepto: El ciclo de conversin de efectivo es el plazo que transcurre desde que se paga la compra de materia prima necesaria para manufacturar un producto hasta la cobranza de la venta de dicho producto. Este ratio de medicin es tambin conocido como Ciclo de Caja y se calcula empleando la siguiente frmula: CCE= PCI + PCC PCP En donde: PCI = periodo de conversin de inventario. PCC = periodo de cobranza de las cuentas por cobrar. PCP = periodo en que se difieren las cuentas por pagar. El primer punto relacionado con el periodo de conversin de inventario, representa el tiempo promedio que se requiere para convertir la materia prima en producto terminado listo para su distribucin y posterior venta. Se calcula en base a la siguiente frmula: PCI = Inventario / Costo de ventas diario. El segundo componente de la frmula es el periodo de cobranza de las cuentas por cobrar, que equivale al tiempo promedio que se requiere para convertir las cuentas por cobrar producto de las actividades normales de operacin y que se relacionan

directamente con el giro del negocio en dinero efectivo. Este indicador es tambin conocido como das de venta pendientes de cobro y se calcula en base a la siguiente frmula: PCC = Cuentas por cobrar / Venta diaria a crdito. Por ltimo el periodo en que se difieren las cuentas por pagar, no es ms que el tiempo promedio que transcurre entre la compra de la materia prima, contratacin de mano de obra o adquisicin de bienes para la venta, y momento en que se ejecuta el pago correspondiente. PCP = Cuentas por Pagar / Compras diarias a crdito. Tomaremos el ejemplo hipottico en que nuestra ya conocida compaa Subprime desea calcular su ciclo de conversin en efectivo, para ello estima adquiere la materia prima con crdito a 35 das; por otro lado exige a sus clientes el pago de las facturas 70 das despus de efectuada la venta como mximo. Los analistas de Subprime han determinado adems que en promedio transcurren 85 das entre la compra de materia prima y la venta del bien terminado. Ahora para determinar el Ciclo de Caja de la empresa, procederemos a reemplazar los valores en la frmula: CCE = PCI + PCC PCP CCE = 85 + 70 - 35 CCE = 120 das.

Una aclaracin importante, el ciclo de conversin de efectivo es igual al plazo promedio de tiempo durante el cual un Euro queda invertido en activos circulantes, marcando la diferencia entre el periodo en que demoran en ingresar las entradas de efectivo (PCI y PCC) y la demora en el pago (PCP); esto significa que este ciclo de conversin no es ms que la demora neta representada en das. La empresa por tanto, persigue como objetivo acortar lo ms posible su ciclo de conversin de efectivo sin daar las operaciones normales. Si estos se logra de alguna forma se mejorara la capacidad de obtener utilidades, debido a que se reduce tambin la necesidad de requerir financiamiento externo, por lo que la compaa cuenta con dinero lquido ms rpidamente; dinero que por cierto no representa para la empresa costos de financiamiento ni gastos innecesarios. Caractersticas: Solo de consideran los costos efectivos de produccin No se considera depreciacin No se considera amortizacin No se considera costo financiero

Ecuacin:

Esta expresin nos da el nmero de das de operaciones del negocio que tenemos que financiar con deuda (aparte de la que nos proporcionaron los proveedores) o con el dinero de los accionistas. Asimismo, en el post anterior mencionamos que, en trminos aproximados, podemos hacer equivaler cada uno de estos componentes con un ratio financiero:

Dicho esto, regresemos a nuestro caso: de acuerdo a nuestros supuestos la rotacin de las cuentas por cobrar era de 30 das, la de inventarios 45 das y el plazo promedio de pago a los proveedores era de 35 das.

Reemplazando en la ecuacin: Ciclo de conversin en efectivo = 45 das + 30 das - 35 das = 40 das Esto significa que nuestro proyecto debe financiar 40 das de operacin con recursos de terceros (deudas bancarias) o aporte de accionistas. Ahora bien la inversin en CTN debe estar expresada en trminos monetarios. Cmo, entonces, convertir esos 40 das a soles? La solucin es sorprendentemente simple. Proyecte el estado de ganancias y prdidas del proyecto (en este caso o el de la empresa en cualquier otro) y calcule cuanto necesita gastar diariamente para operar el negocio. Un aparte, no pierda de vista que resultados ms confiables se pueden derivar utilizando la proyeccin de los egresos operativos del FC. En nuestro caso, siguiendo con la proyeccin del estado de prdidas y ganancias se obtienen estas cifras:

Para el ao 1 se necesitan anualmente S/.640 para operar el negocio. Esa cifra es producto de sumar el costo de ventas y los gastos operativos (S/.520 y S/.120 respectivamente) Siguiendo el mismo procedimiento para el ao 2 ese monto asciende a S/.720 y S/.920 para el ao 3. Note que no se ha incluido la depreciacin en el clculo. La razn ya fue explicada en la entrega anterior. Pasar las cifras anuales a trminos diarios implica dividir la cifra anual entre 360. As, entonces, para el ao 1 se necesita gastar S/.1.78 para solventar los gastos diarios del proyecto. El prximo paso es sencillo de entender: multiplique el ciclo de conversin en efectivo del ao 1 (recuerde que esta expresado en nmero de das) por el gasto diario de operar el negocio en ese mismo ao. Es decir, debe multiplicar 40 das x S/.1.78 por da obteniendo la cantidad de S/.71.11. Realizando similar procedimiento para los dos aos siguientes se obtiene estas cifras:

Esas cifras no representan el CTN para cada ao pues falta considerar las necesidades mnimas de caja para cada ao. Recuerde que el CTN es el resultado del activo corriente menos el pasivo corriente y que el primero, aparte de las cuentas por cobrar y del inventario, incluye la caja. Las necesidades de caja del proyecto ya las habamos obtenido (agradecer revise el post anterior). Por lo tanto, para el ao 1 a los S/.71.11 hay que adicionarle S/.4.44. La suma resultante, S/.75.55 s representa las necesidades de CTN del proyecto para el ao 1. En el cuadro siguiente se detalla el clculo para los aos siguientes:

En resumen, el proyecto necesitar una inversin total de S/.108.61 en CTN; pero en tres partes. El momento de la inversin se presenta a continuacin:

En otras palabras, se necesitarn S/.75.56 en al ao 1 (que tendrn que ser invertidos en el ao 0), S/.9.44 para el ao 2 (a financiarse en el ao 1) y S/.23.61 en el ao 3 (que debern ser conseguidos en el ao 2). Si usted compara las cifras que arrojan ambos mtodos observar que son diferentes; pero que tienden a converger (S/.85.56 frente a S/.75.56 para el ao 1, S/.96.25 frente a S/.85 en el ao 2 y para el ltimo ao S/.122.99 versus S/.108.61) Esta diferencia se debe a los supuestos asumidos. Sin embargo, la mayora de administradores financieros consideran al mtodo contable como el ms exacto.

Desventajas: La primera consideracin es, claro esta, disminuir el periodo de conversin de inventario. Esto se consigue analizando los procesos de produccin para determinar aquellos innecesarios con el fin de fabricar los productos ms rpidamente. En caso la empresa sea comercial se deber buscar reducir los tiempos de llegada de la nueva mercadera, efectuando los pedidos antes de que se agote el stock de acuerdo a la demanda del producto; otra forma es reducir el tiempo de almacenaje, y ello se consigue vendiendo ms rpido. Hay varias formas para vender ms rpido que se ajustan a las premisas anteriores y que se aplican tanto a empresas industriales como comerciales. Una de ellas es la tcnica de promociones y ofertas, otra manera es ofreciendo descuentos sean estos por pronto pago (fuera de factura o en factura). Tambin podemos adoptar la estrategia de ofrecer crdito con o sin restricciones, dependiendo del anlisis que hagamos del cliente. Como vemos la idea es no quedarnos con el inventario ms del tiempo necesario, hay que moverlo, ejecutarlo, venderlo, la empresa debe rotar el inventario lo ms posible y buscar siempre reducir los tiempos de conversin. La segunda forma es disminuir el periodo de cobranza de las cuentas por cobrar. Aqu se contemplan dos cosas: la primera se relaciona con los clientes al contado, en este caso debemos motivar a los equipos de cobranza y desarrollar una estrategia de cobranza geogrfica y segmentada. La segunda situacin a tener en cuenta se relaciona directamente con los clientes al crdito, en este caso hay que motivarlos a que paguen a tiempo y una de las formas es brindarles descuentos, con el fin de que cancelen incluso antes del vencimiento. Por otro lado las buenas relaciones con los clientes son el eje fundamental de los negocios y para disminuir el periodo de cobranza es indispensable mantenerlas. Ello podemos conseguirlo entregando productos de calidad y en el plazo establecido como tambin proporcionando un servicio post-venta adecuado y con canales accesibles. La tercera forma es aumentar el periodo en que se difieren las cuentas por pagar. Para ello debemos negociar ms das de crdito con proveedores, sin perjudicar la propia imagen y reputacin de crdito de la empresa. Las operaciones de negociacin deben ejecutarse de tal forma que se evite el incremento de costos o se limite la provisin de materias primas o mercadera retrasando el proceso de venta.

EL PORCENTAJE DE CAMBIO DE VENTAS: Concepto: El mtodo de porcentaje de ventas es un mtodo del pronstico financiero que consiste en expresar las necesidades de la empresa en trminos del porcentaje de ventas anuales invertidas en la partida del balance general con la finalidad de determinar las necesidades financieras a corto plazo. Se usa apropiadamente para pronosticar las necesidades financieras a corto plazo, para mediano o largo plazo se usan otros mtodos, como son: Mtodo de Diagrama de Dispersin Regresin Lineal Simple Regresin Mltiple

Se basa en las ventas del ao anterior y balance del ao anterior y muestra el financiamiento adicional que necesitar la empresa si sus ventas aumentan de un periodo a otro. Caractersticas: Se asla aquellas partidas del Balance General que posiblemente varan directamente con las ventas, tanto a nivel de activo, como a nivel de pasivo, y tomando en consideracin las ventas del ao anterior, se procede a dividir las partidas del Balance entre las Ventas. Resulta un factor que lo multiplicamos por 100, para ser expresados en porcentaje del Activo con el Pasivo, y as nos da el importe de financiamiento que necesita la empresa, ya sea de fondo generados internamente o de fuentes externas. El mtodo del Porcentaje de Ventas se aplica sobre el Activo Fijo Neto. El Pronstico Financiero nos muestra la necesidad de recursos cuando una empresa aumenta sus ventas; mientras que el Presupuesto de Caja nos muestra los ingresos y egresos de efectivo estimados para un periodo determinado Este Pronstico Financiero sirve despus para elaborar los planes estratgicos de financiamiento durante el periodo de planificacin empresarial.

Desventajas: Esta tcnica, aunque es la menos precisa es ampliamente utilizada cuando se evala un proyecto. Parte de un simple principio: cuando se incrementan las ventas tambin aumentan las necesidades de CTN (la razn es fcil de entender: se necesita financiar ms produccin). Teniendo en cuenta esto lo nico que hay que averiguar es cuanto se requiere de CTN adicional cuando se incrementan en S/.1.00 las ventas.

Para que lo tenga claro, hagamos ese clculo con las cifras que hallamos aplicando la metodologa contable.

El incremento en ventas para el ao1 se obtiene restando a las ventas de ese ao (S/.800) las del ao 0 (S/.0) y as sucesivamente, para financiar esa cantidad adicional de ventas (S/.800) se necesitan S/.85.56 de CTN (este dato lo obtuvimos aplicando la metodologa contable). Es decir por cada sol adicional de ventas se requieren S/.0.11 de CTN (S/.85.56/S/.800). Lo anterior sirvi para ensear cmo se obtiene el ratio porcentual (10.69% significa S/.0.1069 de capital de trabajo por cada sol de ventas). Sin embargo, no podemos utilizar esa cifra en nuestro proyecto pues estaramos aplicando un razonamiento circular. Lo que se estila es hallar este dato indirectamente. As si el proyecto consiste simplemente en una ampliacin de las actividades productivas del negocio (por ejemplo, adicionar una lnea de produccin de zapatos a una fbrica de calzado) entonces lo nico que se debe hacer es calcular el promedio histrico de este ratio tomando como referencia los estados financieros del negocio. Caso contrario (si se produce calzado; pero el proyecto es una fbrica de chocolates) se debe ubicar empresas parecidas al proyecto y obtener el promedio histrico con los datos contables de esa industria (benchmarking que le dicen). Regresemos a nuestro proyecto. Supongamos que se ha hallado que por cada sol de ventas adicionales se requiere S/.0.095 de CTN (es decir un ratio de 9.5%). Armado con ese dato elaboramos una tabla de este tipo:

Qu representa la cifra que se obtiene multiplicando (A)*(B)?, pues es la necesidad de CTN incremental que requiere el proyecto. En el ao 1, por ejemplo, se incrementarn las ventas en S/.800 y por cada sol de estas ventas se necesitarn S/.0.095 de CTN, es fcil entender que se requerirn S/.76 de CTN (S/.800 x S/.0.095) que debern ser financiadas en el ao 0 y as sucesivamente. La inversin total en este rubro ser de S/.109.25, repartido en tres desembolsos de S/.76 (ao 0), S/.9.50 (ao 1) y S/.23.75 (ao 2). Para visualizarlo mejor, le presento el cuadro siguiente:

Es pertinente, ahora, revisar la estimacin de CTN incremental del proyecto con los tres mtodos explicados: