Divisin Administrativa-Financiera
Oficina de Recursos Humanos
Manual de Procedimientos
Para Uso General de la Institucin
Manual de Procedimientos
Para Uso General de la Institucin
Aprobado por el Consejo Directivo en Sesin del da XX de XXXXX del 20YY Acta No. 00000 Tercera Edicin
Edicin Revisada y Aprobada por el Consejo Directivo mediante Acuerdo No. 00000 Del da XX de XXXXXX del 20XX
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INDICE DEL DOCUMENTO 1. Procedimiento: Capacitacin ____________________________________________________________6 Generalidades y supuestos................................................................................................................6 Generalidades y supuestos________________________________________________________________6 Requisitos del Procedimiento.............................................................................................................7 Requisitos del Procedimiento_______________________________________________________________7 Descripcin del Procedimiento...........................................................................................................9 Descripcin del Procedimiento______________________________________________________________9 Diagramacin del Procedimiento......................................................................................................12 Diagramacin del Procedimiento___________________________________________________________12 2. Procedimiento: Compras y Contrataciones de Bienes, Obras y Servicios __________________________14 Generalidades y Supuestos.............................................................................................................14 Generalidades y Supuestos_______________________________________________________________14 Requisitos del Procedimiento...........................................................................................................15 Requisitos del Procedimiento______________________________________________________________15 Descripcin del Procedimiento.........................................................................................................16 Descripcin del Procedimiento_____________________________________________________________16 Diagramacin del Procedimiento......................................................................................................20 Diagramacin del Procedimiento___________________________________________________________20 3. Procedimiento: Elaboracin y Pago de Nmina _____________________________________________23 Generalidades y Supuestos.............................................................................................................23 Generalidades y Supuestos_______________________________________________________________23 Requisitos del Procedimiento...........................................................................................................23 Requisitos del Procedimiento______________________________________________________________23 Descripcin del Procedimiento.........................................................................................................24 Descripcin del Procedimiento_____________________________________________________________24 Diagramacin del Procedimiento......................................................................................................27 Diagramacin del Procedimiento___________________________________________________________27 4. Proceso: Emisin y control de pagos______________________________________________________29 Generalidades y Supuestos.............................................................................................................29 Generalidades y Supuestos_______________________________________________________________29 Requisitos del Procedimiento:..........................................................................................................31 Requisitos del Procedimiento:_____________________________________________________________31 Transferencia Electrnica de Fondos (TEF).....................................................................................32 Transferencia Electrnica de Fondos (TEF)___________________________________________________32 Conciliacin Bancaria.......................................................................................................................33 Conciliacin Bancaria____________________________________________________________________33 Procedimiento de Egresos por Emisin de Cheques u rdenes de Pago.......................................35 Procedimiento de Egresos por Emisin de Cheques u rdenes de Pago____________________________35 Procedimiento de Conciliacin Bancaria..........................................................................................38 Procedimiento de Conciliacin Bancaria_____________________________________________________38 Diagramacin de Ambos Procedimientos........................................................................................40 Diagramacin de Ambos Procedimientos____________________________________________________40 5. Procedimiento: Evaluacin del Desempeo ________________________________________________43 Generalidades y supuestos..............................................................................................................43 Generalidades y supuestos_______________________________________________________________43 Requisitos del Procedimiento:..........................................................................................................44 Requisitos del Procedimiento:_____________________________________________________________44 Descripcin de los Procedimientos..................................................................................................45 MGA/Jul07
Descripcin de los Procedimientos_________________________________________________________45 Diagramacin del Procedimiento......................................................................................................47 Diagramacin del Procedimiento___________________________________________________________47 6. Procedimiento: Pagos por Caja Chica (Menores a C$ 5,000.00)_________________________________49 Generalidades y supuestos..............................................................................................................49 Generalidades y supuestos_______________________________________________________________49 Requisitos del Procedimiento:..........................................................................................................50 Requisitos del Procedimiento:_____________________________________________________________50 Procedimiento para el Trmite de Apertura, Reembolsos y Anticipos.............................................52 Procedimiento para el Trmite de Apertura, Reembolsos y Anticipos_______________________________52 Diagramacin del Procedimiento......................................................................................................55 Diagramacin del Procedimiento___________________________________________________________55 7. Procedimiento: Adquisicin por Licitacin___________________________________________________57 Generalidades y supuestos..............................................................................................................57 Generalidades y supuestos_______________________________________________________________57 Requisitos del Procedimiento:..........................................................................................................58 Requisitos del Procedimiento:_____________________________________________________________58 Descripcin del Procedimiento.........................................................................................................62 Descripcin del Procedimiento_____________________________________________________________62 Diagramacin del Procedimiento......................................................................................................65 Diagramacin del Procedimiento___________________________________________________________65 8. COMPRAS Y CONTRATACIONES_______________________________________________________67 Normas Tcnicas de Control Interno especficas relacionadas con: Adquisiciones y Contrataciones............................................................................................................................................67 Normas Tcnicas de Control Interno especficas relacionadas con: Adquisiciones y Contrataciones._____67 Base Legal........................................................................................................................................69 Base Legal____________________________________________________________________________69 9. ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS HUMANOS________________________________________70 10. Procedimiento: Estructuracin del Presupuesto y su Programacin Operativa Anual________________74 Generalidades y supuestos..............................................................................................................74 Generalidades y supuestos_______________________________________________________________74 Requisitos del Procedimiento:..........................................................................................................76 Requisitos del Procedimiento:_____________________________________________________________76 Descripcin Procedimiento de Formulacin.....................................................................................81 Descripcin Procedimiento de Formulacin___________________________________________________81 Descripcin del Procedimiento Ejecucin, Evaluacin y Seguimiento.............................................83 Descripcin del Procedimiento Ejecucin, Evaluacin y Seguimiento_______________________________83 Diagramacin de Ambos Procedimientos........................................................................................86 Diagramacin de Ambos Procedimientos____________________________________________________86 11. Procedimiento: Mantenimiento Vial_______________________________________________________90 Generalidades y supuestos..............................................................................................................90 Generalidades y supuestos_______________________________________________________________90 Requisitos del Procedimiento:..........................................................................................................95 Requisitos del Procedimiento:_____________________________________________________________95 Diagramacin del Procedimiento....................................................................................................100 Diagramacin del Procedimiento__________________________________________________________100 12. Procedimiento: Seleccin y Contratacin de Personal ______________________________________103 Generalidades y Supuestos...........................................................................................................103 Generalidades y Supuestos______________________________________________________________103 Requisitos del Procedimiento.........................................................................................................104 Requisitos del Procedimiento_____________________________________________________________104
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Descripcin Procedimiento Seleccin de Personal........................................................................105 Descripcin Procedimiento Seleccin de Personal____________________________________________105 Diagramacin del Procedimiento....................................................................................................109 Diagramacin del Procedimiento__________________________________________________________109 13. Procedimiento: Auditora Interna_______________________________________________________112 Generalidades y Supuestos...........................................................................................................112 Generalidades y Supuestos______________________________________________________________112 Requisitos del Procedimiento:........................................................................................................113 Requisitos del Procedimiento:____________________________________________________________113 Descripcin Procedimiento Auditora.............................................................................................117 Descripcin Procedimiento Auditora_______________________________________________________117 Diagramacin del Procedimiento....................................................................................................119 Diagramacin del Procedimiento__________________________________________________________119 14. Procedimiento: Divulgacin, Informacin y asistencia al Usuario_______________________________121 Generalidades y Supuestos...........................................................................................................121 Generalidades y Supuestos______________________________________________________________121 Descripcin de los Procesos de Divulgacin de la Informacin.....................................................124 Descripcin de los Procesos de Divulgacin de la Informacin___________________________________124 Diagramacin del Procedimiento....................................................................................................125 Diagramacin del Procedimiento__________________________________________________________125
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1.
Procedimiento:
O
Capacitacin
GENERALIDADES Y SUPUESTOS
Definicin: La capacitacin es un proceso sistemtico, continuo y organizado que la Institucin realiza en base a las necesidades y particularidades del quehacer institucional y de los recursos presupuestarios disponibles, con el propsito de desarrollar las capacidades, habilidades, destrezas, valores y actitudes de los funcionarios y empleados, las cuales una vez obtenidas propicien un desempeo eficiente y el mejoramiento de la calidad de los servicios prestados. Supuestos Bsicos: La capacitacin es el proceso formal mediante el cual el FOMAV se asegura de que sus autoridades, funcionarios y empleados actualicen, mejoren y perfeccionen sus conocimientos y habilidades para el desempeo de las funciones correspondientes al puesto que ocupan, con base a los intereses de la organizacin y brindar un mejor servicio. Sirve de apoyo a la promocin laboral y el desarrollo de la Carrera de Servicio Civil. La capacitacin no substituye, ni obstaculiza a la educacin formal que el individuo a modo propio y por esfuerzo privado puede estar tomando para lograr su desarrollo profesional. En ese sentido, bajo condiciones particulares y en aspectos que beneficien la prctica profesional, la institucin fomentar la educacin formal, como un mecanismo adjunto a la capacitacin. La institucin crear un programa para aquellos individuos que mediante su educacin formal est colaborando con el desarrollo profesional de los mismos y mejoran su desempeo profesional. El Sistema de Capacitacin, es el conjunto de procesos que el FOMAV en su calidad de institucin de la Administracin del Estado, desarrolla de forma organizada y sistemtica con el propsito de capacitar a los funcionarios y empleados de Carrera, potenciando su desarrollo personal y profesional. Este sistema comprende los siguientes procesos: 1. Deteccin de necesidades: identifica las reas a fortalecer, con base a deficiencias identificadas en la evaluacin del cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y/o individuales. 2. Planificacin: Consiste en la definicin de las acciones a desarrollar y el establecimiento de los periodos de ejecucin, en correspondencia con las necesidades identificadas, las prioridades de capacitacin definidas y la disponibilidad de recursos con base a lo cual se formula la estrategia para su efectiva ejecucin. 3. Desarrollo: Es el cumplimiento de las acciones de capacitacin planificadas. MGA/Jul07
4. Informacin y Registro: Consiste en la sistematizacin y registro de la informacin relativa a la ejecucin de la capacitacin incluyendo la evaluacin del plan, de las acciones de capacitacin y de los resultados obtenidos por las personas capacitadas. 5. Seguimiento y Evaluacin: Verificando la efectividad y el impacto de la capacitacin en el desempeo laboral de las personas capacitadas y en la calidad de los servicios que presta el FOMAV, responsabilidad que es compartida entre la Oficina de RRHH y el Personal Directivo de la Institucin. La institucin se ha asegurado de seleccionar y contratar personal con niveles de formacin tcnico-profesional adecuados a las exigencias del puesto. Por lo cual, desarrolla acciones conducentes a detectar sistemticamente necesidades de capacitacin de los empleados y funcionarios de acuerdo a cambios tecnolgicos, necesidades de la propia organizacin y aspectos tcnicos que la educacin formal no cubre. Aspectos que surgen del anlisis del desempeo del personal y de la organizacin en su totalidad. Hay disponibilidad de informacin sobre la oferta de servicios de capacitacin y formacin profesional a nivel local. Para los casos en que se requiere capacitacin no disponible en el pas, se cuenta al menos con instituciones de educacin tcnica o superior que pueden desarrollar contactos para la obtencin de tales capacitaciones. De igual manera es posible contar con instituciones extranjeras que pueden asistir al FOMAV en la consecucin de tales servicios. Las mximas autoridades y los ejecutivos de la institucin planifican bien las operaciones a realizar. Bajo este supuesto la optimizacin en las operaciones no se alcanza por razones de necesidades o debilidades propias del personal, de tal forma que si la capacitacin supera estas debilidades se alcanza la competencia necesaria para que todas las operaciones puedan llevarse a cabo exitosamente.
O
Haber formulado y puesto en ejecucin la Evaluacin Anual de Desempeo que responde a los objetivos y metas del Plan Operativo Anual, la descripcin de funciones del Manual de Organizacin y Funciones, y el cumplimiento del Reglamento Interno de Personal. Existe el apoyo necesario a la Oficina de Recursos Humanos para que participen en los programas de formacin y capacitacin que requieren last distintas reas de la institucin. Cada empleado del FOMAV reconoce y ejerce su derecho a participar en el desarrollo de la Carrera Administrativa, mejorar sus capacidades profesionales, tcnicas y acadmicas mediante la asistencia a cursos de capacitacin y actualizacin profesional. Asimismo, cumple con su deber de asistir y realizar las actividades de capacitacin destinadas a incrementar su nivel tcnico o profesional. La competencia debe reflejar el conocimiento y las habilidades necesarias para realizar las tareas que definen los trabajos individuales. Es generalmente una decisin de la Administracin valorar el grado de ptimo de desempeo que demanda del personal, partiendo para su valoracin de los objetivos institucionales, sus metas, los indicadores
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de desempeo, la planificacin y programacin institucional, as como las estrategias de implementacin. Hay un Manual de Organizacin y Funciones vigente, el cual gua a los directivos y ejecutivos en la especificacin de los niveles de competencia requeridos para los trabajos propios de la institucin, traducidos estos niveles de competencia en requisitos de conocimientos y habilidades para cada cargo. Los conocimientos y las habilidades necesarias dependen en todo momento de la inteligencia, entrenamiento y experiencia de los individuos. Para medir adecuadamente la competencia mostrada por el personal, el FOMAV debe disponer de: 1. Planes de Desarrollo del Personal 2. Manual de Organizacin y Funciones en el cual se explica los requerimientos de cada cargo y las funciones y responsabilidades individuales 3. Programas de entrenamiento y capacitacin 4. Metodologa apropiada de supervisin 5. Metodologa apropiada para la evaluacin del desempeo
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NPaso
Descripcin de la Accin
Tiempo Estimado T
Prerrequisito
1. Definir en base a los resultados de la Evaluacin Anual de Desempeo las necesidades de capacitacin, asistindose tambin por la demanda presentada por los responsables de las distintas dependencias. 2. Elaborar un Plan Anual de Capacitacin, definiendo y estableciendo las prioridades en atencin a las funciones 1 crticas, los cargos responsables y las disponibilidades presupuestarias. Definir en el Plan aquellos tpicos que pueden ser solicitados a INATEC y aquellos que requieren fuentes externas o recursos adicionales 3. Incorporarle al Plan Anual de Capacitacin un Anexo con los estimados de costo de ejecucin del plan. 1. Presentar el Plan Anual de Capacitacin y Anexo para anlisis de la Direccin Ejecutiva 2. Solicitar aclaraciones y ampliaciones de parte de RRHH y de la Oficina de Presupuestos en materia de disponibilidades 2 previstas 3. Hacer los ajustes correspondientes en materia de contenido y costo 4. Aprobar el Plan Anual de Capacitacin 3 1. Presentar el Plan Anual de Capacitacin y sus costos ante el Consejo Directivo para su aceptacin y aprobacin de la inclusin del mismo en el presupuesto general del FOMAV 2. Realizar ajustes y cambios al Plan Anual de Capacitacin de acuerdo a las orientaciones del Consejo Directivo 3. Remitir el Plan Anual de Capacitacin aprobado por el Consejo Directivo a la Oficina de RRHH para su implementacin y a la
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Oficina de RRHH Direccin Ejecutiva Oficina de Presupuestos Direccin Ejecutiva Consejo Directivo Oficina de Presupuestos Oficina de RRHH
Este punto presupone la existencia de los criterios de evaluacin y el levantamiento de la informacin para el diagnstico de las necesidades
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NPaso
Descripcin de la Accin
Tiempo Estimado T
Prerrequisito
Oficina de Presupuestos para su inclusin en el presupuesto de gastos asignado a la Oficina de RRHH 1. Gestionar ante INATEC el programa de capacitacin disponible 2. Gestionar ante la Divisin de Adquisiciones la obtencin de los servicios de capacitacin no ofertados o cubiertos por INATEC 3. Administrar los recursos de capacitacin que no estn siendo manejados va instituciones, sino va programas individuales 1. Programar las acciones de capacitacin a ejecutarse en el perodo de acuerdo al Plan aprobado, las prioridades definidas y los lmites presupuestarios. 2. Comunicar a las unidades ejecutoras y a los individuos beneficiados 3. Solicitar la informacin y documentacin soporte para los casos del programa individual 4. Hacer la verificacin correspondiente de los casos del programa individual 1. Gestionar los desembolsos ante la Direccin Administrativa Financiera 2. Inscribir a los beneficiarios en los eventos correspondientes segn programa aprobado 3. Transferir los recursos a los beneficiarios del Programa Individual 1. Establecer e implementar mecanismos de monitoreo del desempeo del capacitando 2. Elaborar informes desempeo y resultados post-eventos al Director Ejecutivo y a los Responsables Inmediatos. 3. Elaborar informes trimestrales de desempeo y avance al Director Ejecutivo y a los Jefes Inmediatos de aquellos casos ubicados en el Programa Individual Oficina de RRHH INATEC Divisin de Adquisiciones Individuos El Plan Anual de Capacitacin ha sido aprobado por el Consejo Directivo Las gestiones ante los proveedores han sido realizadas satisfactoriamente
Oficina de RRHH DAF Proveedor Individuos Oficina de RRHH Direccin Ejecutiva Proveedor Dependencia Requirente
El Plan y sus componentes estn validados y verificados Los participantes han sido inscritos y los recursos se han canalizado adecuadamente
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NPaso
Descripcin de la Accin
Tiempo Estimado T
Prerrequisito
1. Consolidar los informes de actividades de capacitacin. 2. Elaborar el informe semestral de avance y ejecucin del Plan Anual de Capacitacin y remitirlo a la Direccin Ejecutiva Incorporar al informe semestral las observaciones, comentarios, 8 conclusiones y recomendaciones, que muestren los logros obtenidos, los cambios o ajustes necesarios y las acciones correctivas a implementar para corregir el rumbo del Plan en sus partes crticas 1. Analizar el Informe Semestral y presentarlo ante el Consejo Directivo 2. Reunir las observaciones y sugerencias del Consejo Directivo 9 3. Incorporar cambios y/o ajustes al Plan Anual de Capacitacin y remitirlo a la Oficina de Recursos Humanos y a la Oficina de Presupuestos 1. Revisar los cambios y/o ajustes presentados por la Direccin Ejecutiva al Plan Anual de Capacitacin 10 2. Implementar los Cambios 3. Notificar a la Direccin Ejecutiva de la implementacin ordenada
Direccin Ejecutiva Consejo Directivo Oficina de Presupuestos Oficina de RRHH Oficina de RRHH Direccin Ejecutiva Oficina de Presupuestos
Los avances del Plan han sido valorados, analizados e informados Se recibieron las rdenes de cambio de la Direccin Superior
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Claves:
Paso
Actividad
Subactividades
DR
DE DA RH AD CD ID OP IN PR AF
Tiempo (da)
Definicin de las necesidades de Elaboracin del Plan capacitacin 1 Anual de Capacitacin Elaborar el PAC (PAC) Incorporar al PAC el anexo de costos Anlisis del PAC y su anexo Anlisis y Aprobacin Aclaraciones y ampliaciones del PAC 2 del PAC Ajustes de contenido y costos del PAC Aprobacin del PAC modificado Presentacin del PAC Presentacin del PAC 3 ante el Consejo Propuesta de Ajustes o Cambios Directivo Aprobacin y remisin del PAC Gestin ante INATEC Gestiones pre4 Gestin ante la Divisin de Adquisiciones implementacin Administracin del Programa Individual Programacin de actividades Comunicacin a unidades ejecutoras e individuos beneficiados Notificacin y 5 Verificacin Solicitud de informacin ltima de los miembros del Programa Individual Verificacin del Programa Individual 6 Inicio del PAC Gestin de fondos Inscripcin de beneficiarios
X X X
X X X X X X
X X X X X X X X X X
X X
X X X X X X X X X X X
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X X
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Paso
Actividad
Subactividades
DR
DE DA RH AD CD ID OP IN PR AF X X X X X X X X
Tiempo (da)
Transferencia de recursos a beneficiarios Establecimiento e implementacin del Monitoreo y Evaluacin mecanismo de M&E 7 del PAC Elaboracin de informes post-eventos Elaboracin de informes del Prog. Ind. Consolidacin de los informes de actividades Consolidacin de la 8 Informacin de M&E Estructurar el Informe Semestral y remitirlo a la Direccin Ejecutiva Analizar el Informe Semestral y presentarlo al Consejo Directivo Anlisis del Avance del 9 Reunir las observaciones del CD PAC Incorporar cambios al PAC y notificar a las dependencias correspondientes Revisar los cambios y/o ajustes al PAC 1 Implementar los Ajustes Implementar los cambios 0 al PAC Notificar sobre el grado de implementacin alcanzado TIEMPOS ACUMULADOS POR DEPENDENCIA/ AGENTE INTERVINIENDO
X X X X X
X X X X
X X X X X X
X X X X X X X X X X X X
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2.
Procedimiento:
O
GENERALIDADES Y SUPUESTOS
Definicin: Es el proceso administrativo mediante el cual se elige entre distintos oferentes de bienes, obras y servicios a aquel que ofrezca las condiciones de mayor ventaja para la institucin. La seleccin del oferente es el resultado del anlisis de aquellos criterios y condiciones que fueron establecidos en los Pliegos de Base y Condiciones, o en su defecto, los Trminos de Referencia. En el proceso de anlisis se utilizan tcnicas como: revisin documental, entrevistas, llamadas de solicitud de informacin y verificacin de costos, comparacin entre iguales (benchmarking) y otras que se estimen convenientes. Las modalidades varan de acuerdo a la tipologa del bien o servicio a adquirir. Supuestos Bsicos La institucin cuenta para la evaluacin de oferentes con informacin suficiente y acceso a informacin externa, las personas responsables tienen conocimiento y dominan la aplicacin de mtodos y tcnicas eficaces para evaluar ofertas tcnicas y financieras. Toda persona natural o jurdica que se presente a los procesos de adquisicin est sujeta a brindar informacin y anuente a someterse a los procesos de evaluacin y verificacin correspondiente, as como a los bienes y servicios que brinda. La contratacin es un proceso de formalizacin de una relacin comercial, laboral, profesional o entre el oferente seleccionado y el FOMAV; esta relacin tiene carcter temporal, no establece compromisos ms all de los definidos en si mismo y su cumplimiento satisfactorio responde a los alcances y requerimientos previamente acordados. Todo bien, obra o servicio a ser adquirido ha sido incluido en el Plan Anual de Adquisiciones2, o en su defecto responde a una necesidad justificada por una dependencia del FOMAV. Para la evaluacin de las compras y contratos siempre estar presente un representante de la dependencia responsable del recibo del bien, obra o servicio, el cual, dada sus calificaciones tcnicas, orientar hacia la mejor opcin para la institucin. El proceso de compra y contratacin est planificado y no es espontneo. Anualmente el FOMAV durante el proceso de formulacin del presupuesto, determina
Por simplicidad se habla de Plan Anual de Adquisiciones (PAA), aunque se puede usar como trmino apropiado el Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC).
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sus requerimientos de bienes y servicios, as como el de inversiones para el ao subsiguiente, definiendo los tiempos de adquisicin. La dependencia solicitante debe haber cubierto de manera satisfactoria todo el proceso de solicitud de adquisicin, por lo que los pasos previos, pertinentes a este resultado, estn omitidos de este procedimiento.
Existencia del Plan Anual de Adquisiciones. Haber estructurado la Solicitud de Compra o Adquisicin conteniendo: a) Hoja de Descripcin de la Adquisicin; b) Expectativas de costos; c) Especificaciones Tcnicas requeridas (bsicas y alternativas). Observar que el Comit de Compras estar integrado por al menos tres personas representantes de las siguientes dependencias: a) Dependencia Solicitante; b) Divisin de Adquisiciones; c) Oficina de Contabilidad o Presupuesto. En los casos en que se requiere adquirir un bien, obra o servicio, del cual no hay mucha experiencia previa, se puede agregar al Comit de Compras a un Experto que asistir en la definicin y de especificaciones tcnicas propias del bien, obra o servicio a adquirir. Para las compras y contrataciones cuyos montos estn entre C$ 133,200.00, hasta C$ 934,400.00 se debe utilizar la Licitacin Restringida, en la que igualmente se utiliza el registro de proveedores para seleccionar un grupo de oferentes para invitarles a ofertar en las mismas condiciones y procedimientos para la licitacin por registro. Si el nmero de oferentes es menor a 3, debe procederse a realizar una Licitacin Pblica. Para las compras y contrataciones mayores de C$ 934,000.00, hasta C$ 3,300,000.00 se puede utilizar la Licitacin por Registro, para lo cual el FOMAV invitar a participar a todos los proveedores de bienes, servicios u obras, acreditados en el Registro de Proveedores correspondiente, mediante comunicacin dirigida a la direccin indicada por el respectivo proveedor, adjuntando el pliego de condiciones y especificaciones del concurso o indicar cmo podr obtenerlo el invitado. En el expediente del concurso se dejar constancia de que las invitaciones hayan llegado a su destino. El plazo para recibir ofertas se indicar en el pliego de bases y condiciones y no podr se inferior a veinticinco ni superior a treinta das hbiles, contados desde la fecha de la ltima invitacin. Con las excepciones ya sealadas se aplicarn los principios y normas de la Licitacin Pblica, particularmente en lo que concierna a la preparacin del pliego de condiciones, los requisitos de la oferta y las condiciones de seleccin y adjudicacin.
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Paso N
1. Verificar si lo requerido esta integrado en el PAA, de no estarlo solicitar la modificacin al PACC, justificando su necesidad y procurando la aprobacin de la instancia superior 2. Llenar el formato de Solicitud de Compra por Cotizacin (Forma 01), adjuntando las especificaciones tcnicas y/o condiciones de contratacin 3. Remitir la Solicitud de Compra por Cotizacin a la DAF para su verificacin y procesamiento, as como copia a la Divisin de Adquisiciones para su procesamiento preliminar 1. Verificar disponibilidades presupuestarias 2. Verificar disponibilidades de inventario 3. En caso de necesidades de cambios hacer consultas con la Dependencia Solicitante, requerir la aprobacin de los cambios y una nueva Solicitud de Compra por Cotizacin ajustada 4. Remitir la Solicitud de Compra por Cotizacin con el aprobado respectivo a la Divisin de Adquisiciones 1. Recibir la Solicitud de Compra por Cotizacin de la DAF, cotejar con la copia recibida de la Dependencia Solicitante, verificar la ocurrencia de cambios y si los hay solicitar el soporte respectivo 2. Designar al funcionario a cargo de la ejecucin de la compra, quien verificar y corroborar nuevamente el contenido de la solicitud. 3. Solicitar la aprobacin de la DAF para la ejecucin de compras menores y para mayores la aprobacin de la Direccin Ejecutiva. 4. Definir el mecanismo a utilizar: Compras por Cotizacin (compras menores) o Licitacin (compras mayores)
Oficina de Contabilidad Oficina de Presupuesto Div. Adquisiciones Dependencia Solicitante DAF Direccin Ejecutiva Div. Adquisiciones
Estructuracin de la Solicitud de Compra por Cotizacin Haber sido verificada y revisada la solicitud por Contabilidad y Presupuesto
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Manual de Procedimientos del FOMAV Tiempo Estimado T. Agentes o Dependencias que Intervienen
Paso N
Descripcin de la Accin 5. Notificar a la DAF y a la Dependencia Solicitante el mecanismo de adquisicin a utilizar 1. Estructurar un expediente particular para la adquisicin, mantenindolo constantemente actualizado y a buen resguardo 2. Formular, ajustar y firmar las bases de contratacin, las cuales debern contener toda la informacin necesaria para que los proveedores oferten en igualdad de condiciones. 3. Convocar a presentar ofertas segn la modalidad determinada (Aviso Pblico o Invitacin por Registro) 4. Recibir y canalizar las solicitudes de aclaracin presentadas por los proveedores 1. Recibir y custodiar las ofertas segn las bases del concurso 2. Abrir las ofertas, en el lugar y la hora sealada, elaborando el Acta respectiva, segn el caso. 1. Analizar las Ofertas, seleccionando por criterios de precio, calidad y oportunidad, usando para ello la Matriz de Evaluacin de Ofertas. 2. Verificar las Garantas (si aplica) 3. Seleccionar la mejor oferta 4. Remitir a la DAF la(s) oferta(s) seleccionada(s) con su respectiva Acta de Adjudicacin y borrador de Contrato (si aplica), el cual expresa los trminos y condiciones que regirn la adquisicin. A la Divisin de Adquisiciones se le remite copia del Acta de Adjudicacin para proceder a notificar a los oferentes 5. Notificar a los Oferentes 1. Revisar el archivo de adquisicin y el borrador de Contrato (si aplica). 2. Remitir el borrador de Contrato a Asesora Legal (si aplica) 3. Revisar el borrador de Contrato y adecuarlo si es
Prerrequisito
Dependencia Haber ingresado Solicitante la documentacin a la DAF Div. de Adquisiciones Div. Adquisiciones con sus respectivos Proveedores soportes
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Manual de Procedimientos del FOMAV Tiempo Estimado T. Agentes o Dependencias que Intervienen
Paso N
Descripcin de la Accin necesario (si aplica) 4. Contactar al Proveedor para explicarle el Contrato y solicitar su firma (si aplica) 5. Emitir la Orden de Compra y Contactar al Proveedor 6. Notificar a la Divisin de Adquisiciones y a la Dependencia Solicitante 1. Remitir el Contrato Firmado a la DAF y copia a la Divisin de Adquisiciones para su expediente 2. Recepcin de garantas y custodia de las mismas cuando aplica 3. Notificar a la Dependencia Solicitante la plena disponibilidad para la ejecucin de la adquisicin 1. Verificar cumplimiento de trminos y condiciones de contratacin (si aplica) 2. Realizar el control de entrada y salida de los bienes adquiridos o servicios contratados. 3. Determinar la continuacin o paralizacin del proceso de adquisicin de acuerdo a lo solicitado versus lo recibido. 4. Solicitar la rescisin de Contrato (si aplica) o de Compra y remitirla a la DAF, con copia a la Divisin de Adquisiciones. 5. Emitir el Acta de Aceptacin por bienes o servicios contratados (avance o finiquito), o el Recibo Provisional de Bienes o Servicios y remitirlas a la DAF 6. Solicitar el Trmite de Pago (con respecto a avance o definitivo). 1. Verificar el cumplimiento de los valores presupuestados 2. Revisar la correspondencia entre lo recibido y lo solicitado en el proceso de compra o licitacin 3. Conciliacin y ajustes (si es necesario) entre lo presupuestado y lo recibido. 4. Tramitar el pago segn modalidad y con documentos soportes 5. Autorizar pago al proveedor de bienes o servicios por las
Prerrequisito
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Manual de Procedimientos del FOMAV Tiempo Estimado T. Agentes o Dependencias que Intervienen Tesorera Proveedor Direccin Ejecutiva Div. de Adquisiciones Dependencia Solicitante Haber finiquitado el Contrato o la Orden de Compra, sea por aceptacin o por rescisin
Paso N
Descripcin de la Accin entregas recibidas, segn comprobantes, modalidad de pago y trminos y condiciones del contrato Ejecutar el Pago al Proveedor Elaborar informe a la Direccin Ejecutiva (si aplica) y a la Divisin de Adquisiciones para dar por concluida la adquisicin Archivar expediente Recomendar a la Dependencia Solicitante reevaluar necesidad de adquisicin / contratacin para hacer trmites pertinentes y reiniciar proceso (caso de haber solicitado Rescisin de Compra / Contrato).
Prerrequisito
6. 7. 1. 2. 11
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Claves:
Paso
Subactividades Verificar existencia en el PAA o justificar la necesidad de hacerlo Llenar el formato correspondiente y adjuntas especificaciones Remitir la Solicitud a la DAF y la Div. de Adquisiciones Verificar disponibilidad presupuestaria Verificar disponibilidades de inventario Consultas y cambios a la Solicitud Remitir la Solicitud aprobada a la Div. de Adquisiciones Recibir la Solicitud de parte de la DAF y cotejar posibles cambios Designar al funcionario a cargo Solicitar la aprobacin correspondiente de acuerdo a montos Definir el mecanismo a utilizar Notificar a la DAF y a la Dependencia Solicitante el mecanismo a utilizar Estructurar el expediente Formular las bases de la adquisicin Convocar a presentar ofertas Recibir y canalizar las aclaraciones Recibir y custodiar las ofertas Abrir las ofertas
X X X X X X X X X X X X X X X
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso Actividad Subactividades Analizar las Ofertas Verificar las garantas (si aplica) Seleccionar la mejor oferta Remitir el Acta de Adjudicacin Notificacin a los Oferentes Revisar el archivo de oferta y el borrador del Contrato (si aplica) Remitir el borrador del Contrato a la Asesora Legal (si aplica) Revisar y adecuar el borrador del Contrato (si aplica) Explicar el Contrato y solicitar la firma (si aplica) Emitir la Orden de Compra y Contactar al Proveedor Notificar a la Divisin de Adquisiciones y a la Dependencia Solicitante Remitir el Contrato a la DAF y copia a la Divisin de Adquisiciones Recepcin y custodia de garantas Notificacin a la Dependencia Solicitante para proceder a recibir Verificar el cumplimiento del contrato (si aplica) Realizar el control de entrada y salida de los bienes adquiridos o la recepcin de los servicios Determinar la continuacin o paralizacin del proceso de adquisicin Solicitar a la DAF rescisin de Contrato (si aplica) o de Orden de Compra Emitir documentos de Aceptacin o Recibo de los bienes o servicios Solicitar el Trmite de Pago Verificar el cumplimiento presupuestal D S D E D A D D X X X A L C C X X X X P R C O O P O T Tiempo (da)
X X X
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X X X X X X X X X X X X X X X X X
X X
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Verificar correspondencia entre lo recibido y lo solicitado en el proceso Conciliacin y ajustes (si es necesario) Tramitar el pago segn modalidad Autorizar el pago al proveedor Ejecutar el pago al proveedor Elaborar informe a la Direccin Ejecutiva (si aplica) y a la Divisin de Adquisiciones Archivar el expediente de la adquisicin Cierre del Proceso de Recomendar a la Dependencia Solicitante Adquisicin reevaluar su necesidad de adquisicin (caso de haber rescindido la operacin) TIEMPOS ACUMULADOS POR DEPENDENCIA/ AGENTE INTERVINIENDO
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3.
GENERALIDADES Y SUPUESTOS
Definicin: Se entender por Pago de Nmina al conjunto de actividades que se ejecutan para reunir la informacin, obtener los recursos y pagar los adeudos que en concepto de salarios la institucin debe realizar peridicamente con su personal. Supuestos Bsicos: La Oficina de Recursos Humanos cuenta con controles bsicos para la asistencia y permanencia en los puestos de trabajo de los empleados de la institucin; cuenta con mecanismos y procedimientos establecidos para la generacin, procesamiento y archivo de informacin sobre: las remuneraciones contractuales, los permisos, las vacaciones y las deducciones que por ley corresponden hacerse. La institucin cuenta con una Poltica de Sueldos y Salarios, autorizada por el Consejo Directivo, con la cual se orienta la Oficina de Recursos Humanos en la negociacin contractual y la aplicacin y control de aquellos elementos que inciden en la generacin de la remuneracin del personal. Los responsables de las distintas reas organizacionales, en cumplimiento de las directrices de Poltica, realizan los presupuestos de gastos del personal correspondiente a sus reas y proporcionan esa informacin de manera programada a la Oficina de Recursos Humanos. La institucin cuenta con una programacin de actividades del personal, que incluye su programacin de vacaciones, de tal manera que existe plena correspondencia entre la informacin del personal laborante, la programacin de recursos para pagos de salarios y las fechas de corte a efectos de pagos y compensaciones al personal.
O
En primera instancia la Oficina de Contabilidad y luego las Oficinas de Presupuesto y Tesorera revisan en detalle todos los clculos de la nmina, antes de autorizarse la emisin del trmite de depsito bancario y el pago a los empleados. La Oficina de Contabilidad realizar un anlisis mensual de las variaciones en el importe total de la nmina y explicar las diferencias. Los empleados deben firmar un documento de nmina que evidencie el recibo del salario a conformidad. Este documento debe detallar en su contenido los elementos de informacin que se utilizan para generar los ingresos, as como la informacin utilizada en el clculo de las deducciones realizadas.
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Paso N
1. Notificar a las dependencias de la institucin de la proximidad de la fecha de corte y el contenido de la informacin para fines de estructuracin de la nmina. 10 das 2. Recibir, revisar y comparar la informacin de las unidades antes de la ejecutoras con respecto a la informacin generada por los fecha de controles implementados pago 3. Transferir la informacin revisada a la Oficina de Contabilidad para su procesamiento 1. Hacer los clculos del pago de nmina con respecto a la informacin disponible, organizndolos por unidad ejecutora. 2. Realizar los clculos de las deducciones de salario a ser aplicadas en el perodo. 5 das antes 3. Procesar la informacin pertinente al Seguro Social y de la fecha dems retenedores (INATEC, DGI) para su inclusin en la de pago planilla. 4. Remitir a la Oficina de Recursos Humanos el reporte de deducciones que se aplicar a los salarios de personal en el perodo correspondiente, para su revisin y aprobacin 1. Preparar y remitir al personal un reporte de las deducciones que sern aplicadas a sus sueldos y salarios 2. Recibir las observaciones o confirmaciones de los montos 4 das antes de las deducciones y saldos de los sueldos y salarios por de la fecha parte de los empleados de pago 3. Remitir a la Oficina de Contabilidad la versin revisada y aprobada de las deducciones 1. Estructurar la planilla de pago final 3 das antes 2. Remitir la planilla de pago a la Oficina de Presupuesto para de la fecha su verificacin presupuestal de pago
Haber realizado los clculos sobre salario bruto, deducciones y salario neto Haber confirmado el monto a deducir
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso N Descripcin de la Accin Tiempo Estimado T Agentes o Dependencias que Intervienen Oficina de Presupuestos Oficina de Tesorera DAF Oficina de RRHH Oficina de Tesorera DAF Disponer de la planilla de pago final Prerrequisito
3. Solicitar confirmacin de disponibilidades por parte de la Oficina de Tesorera 4. Gestionar la colocacin de recursos para cubrir el pago de la planilla de acuerdo al mecanismo de pago vigente 1. Imprimir las colillas de pago (original y copia) 2 das antes 2. Verificar la disponibilidad de recursos 5 de la fecha 3. Enviar a la DAF la solicitud de pago de la nmina, con las de pago colillas de pago adjuntas, para su procesamiento y ejecucin 1. Recibir la solicitud de pago de la nmina, revisarla, contabilizarla (codificar) y firmarla. 2. Trasladar la solicitud firmada a la Oficina de Tesorera para procesar el depsito o generacin de cheques. 3. Solicitar a la Direccin Ejecutiva la confirmacin del pago y 1 da antes la firma de autorizacin del depsito o generacin de 6 de la fecha cheque de pago 4. Remitir al Director Administrativo Financiero la confirmacin del pago por la Direccin Ejecutiva y requerir la firma libradora 5. Tramitar la colocacin de fondos en la cuentas de ahorro de los empleados 1. Notificar a la Oficina de Recursos Humanos la disponibilidad para efectos de pago al personal 2. Notificar a la Oficina de Contabilidad para efectos de registro 7 Da de Pago de la transaccin y a la Oficina de Presupuesto para efectos de afectacin presupuestaria 3. Solicitar a los empleados la firma de las colillas de pago 1. Solicitar el trmite de pagos al INSS e INATEC 8 2. Tramitar los pagos al INSS e INATEC 3. Tramitar los pagos a la DGI Da posterior al pago
Oficina de RRHH Oficina de Contabilidad Oficina de Presupuestos Oficina de Tesorera Oficina de RRHH Oficina de Contabilidad Entidades Retenedoras
Obtener las firmas de autorizacin de la DAF y la Direccin Ejecutiva Haber colocado los fondos en las cuentas de los empleados y que ellos hayan firmado las colillas
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso N Descripcin de la Accin Tiempo Estimado T Das posteriores al pago Agentes o Dependencias que Intervienen Oficina de RRHH Oficina de Contabilidad Prerrequisito Haber solicitado los pagos del INSS, INATEC y la DGI
1. Solicitar confirmacin y envo de documentacin de retenciones 9 2. Remitir a la Oficina de Recursos Humanos los comprobantes de retencin oficiales 3. Entregar los comprobantes a los empleados
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Claves:
Paso 1
Notificacin de Deducciones
Trmite en la DAF
Procesamiento de Firmas
Notificaciones y Pago
Notificacin a las dependencias Comparacin de la informacin Transferencia de la informacin Calcular la nmina Calcular las deducciones Calcular las retenciones legales Remitir el Reporte de Deducciones Notificar al personal Obtener respuestas del personal Remitir la versin definitiva de la planilla Estructurar la Planilla Final Verificacin Presupuestal Confirmacin de Disponibilidades Gestionar la colocacin de recursos Impresin de las Colillas Verificacin de las Disponibilidades Remisin de la Planilla y Colillas Recibir la Planilla, revisar y firmar Trasladar Planilla firmada a Tesorera Solicitar a la DE la confirmacin de pago y firma Remitir a la DAF para firma Transferencia de recursos a cuentas de beneficiarios Notificacin a RRHH y empleados
X X X X
X X
X X X X X
X X X X X X X X X X X X
X X
X X X X X
X X X X
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Notificacin a Contabilidad y Presupuesto Solicitud de firmas de empleados Solicitud de pago al INSS e INATEC Trmites de pagos a entes con 8 Trmite de pagos al INSS e INATEC retencin legal Trmite de pagos a la DGI Solicitud de envo de documentacin Confirmacin de recepcin de Envo a RRHH de documentos 9 retenciones legales Entrega de documentos a los empleados TIEMPOS ACUMULADOS POR DEPENDENCIA/ AGENTE INTERVINIENDO
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4.
Proceso:
O
Definicin: Este procedimiento es un acto administrativo que constituye el desembolso de recursos para sufragar (pagar) obligaciones derivados de los procesos de compras y contracciones de bienes y servicios que afecta el presupuesto formulado para el cumplimiento de los fines de la institucin. Supuestos Bsicos: El FOMAV lleva un sistema de registro apropiado para el control de la ejecucin presupuestaria, para lo cual existe una Oficina responsable, que controlar el comportamiento de la ejecucin financiera del Presupuesto. Para proceder a pagar slo se le da curso a gastos con la certificacin del rea de control presupuestario, la cual ratifica de que existe la partida correspondiente y con saldo presupuestario suficiente al momento de la operacin. Todo desembolso por gastos viene con la documentacin de respaldo suficiente y la informacin que permite su registro de acuerdo al clasificador de gastos vigente. Dichos documentos de respaldo se inutilizan con un sello fechador de "cancelado" al momento de efectuarse el desembolso o pago. Cada desembolso por gastos es autorizado por un funcionario independiente tanto de las actividades de manejo o custodia de los fondos y valores, como de las actividades contables o de registro. El FOMAV utiliza la transferencia electrnica de fondos como forma de pago equivalente a la emisin de cheques, para lo cual cumple con los requisitos del proceso que se expresan en el apartado respectivo. Existe un fondo fijo de caja chica para hacer frente a desembolsos en efectivo destinados a gastos menores regulares o corrientes, de acuerdo con las polticas establecidas por la Institucin. Los funcionarios designados para decidir la realizacin de un gasto y aquellos que conceden la autorizacin respectiva, antes de ejercer la responsabilidad respectiva realizan el Control previo al compromiso, acto en el que verifican previamente que: 1. La transaccin corresponda al giro o actividad de la Entidad y conforme el presupuesto, planes y programas; 2. El procedimiento de ejecucin es el autorizado; MGA/Jul07
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3. La Entidad est facultada para llevarla a cabo y no existan impedimentos legales sobre la misma; 4. En el presupuesto existan las disponibilidades correspondientes. Los funcionarios designados para aceptar una obligacin como resultado de la recepcin de bienes, servicios u obras, realizan el control previo a la obligacin, acto en el que verifican previamente a este reconocimiento y autorizacin que: 1. La documentacin cumple los requisitos legales; 2. La autenticidad del documento o factura y que no contenga errores aritmticos o datos falsos; 3. La cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras recibidos corresponden a las que se autorizaron y sean los mismos que se describen en el documento que evidencia la obligacin; 4. La transaccin no vare significativamente con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto definido al momento del control previo al compromiso. Toda cuenta bancaria es abierta exclusivamente a nombre del FOMAV y en nmero limitado a lo estrictamente necesario, en los bancos y mediante la autorizacin que dispongan las normas legales vigentes. La apertura y cierre de toda cuenta corriente bancaria es autorizada formalmente por el Director Ejecutivo. Se efectan mensualmente conciliaciones a los estados de cuenta bancaria, en la que se hacen anlisis y aclaraciones de las diferencias entre los registros contables de las Cuentas Bancarias y de Ahorros y los estados de cuenta enviados por los Bancos. No permanecen en las conciliaciones bancarias partidas sin aclarar y ajustar por ms de treinta (30) das despus de haber sido incluida dentro de una conciliacin. Las conciliaciones bancarias estn bajo la responsabilidad de personas que no tienen responsabilidad por el manejo de efectivo o la emisin de cheques y la autorizacin de transferencias electrnicas. Los ajustes provenientes de conciliaciones bancarias que afectan los resultados son autorizados por escrito por el Director Administrativo Financiero. Las conciliaciones bancarias se documentan y se deja constancia en ellas claramente de los responsables por prepararlas y revisarlas. Para mantener la confiabilidad de la informacin un funcionario autorizado e independiente del manejo de ingresos y egresos, confirma peridicamente (semanalmente) con los Bancos el movimiento y saldo de las cuentas bancarias existentes. Este procedimiento deber quedar constando por escrito.
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Todo pago superior a los C$ 500.00 debe efectuarse mediante cheque. Antes de tramitar la emisin de un cheque la DAF deber confirmar la disponibilidad presupuestaria a travs de la Oficina de Presupuesto y de fondos a travs de la Oficina de Tesorera, verificar la respectiva autorizacin previa de la autoridad superior para contratar y ejecutar la operacin y la autenticidad de la documentacin soporte. Los funcionarios que autorizan pagos y los que libran el cheque debern, preferiblemente, ser personas distintas. Al menos uno de los funcionarios autorizados para librar cheques deber responsabilizarse de la comprobacin del control previo al desembolso y la revisin exhaustiva de la documentacin soporte, antes de librar el cheque. Los funcionarios autorizados para librar cheques no podrn actuar como cajero, preparar conciliaciones bancarias, ni preparar cheques o Comprobantes de Pago. La documentacin soporte de un cheque debe cancelarse (sellndola) al momento de elaborar el Comprobante de Pago respectivo, a fin de evitar duplicidad en el pago. Nunca deben librarse cheques soportados por copias o fotocopias. No deben emitirse cheque al portador, ni en blanco, ni posdatados. Las chequeras no utilizadas debern guardarse en archivos o muebles bajo llave. Los cheques anulados debern incluirse en el legajo de comprobantes de pago. Los cheques pagados ya devueltos por el Banco debern permanecer archivados con el Estado de Cuenta respectivo Los funcionarios titulares y suplentes, designados para el manejo de fondos de la Institucin, deben ser acreditados legalmente ante las instituciones bancarias depositarias. Los cheques que se expidan llevarn firmas mancomunadas tipo A y B de los funcionarios acreditados. Las expresiones tipo A y B se utilizan para indicar que son firmas de diferentes funcionarios, los cuales no deben depender directamente el uno del otro, excepto en los casos en que la firma tipo A sea la del Director Ejecutivo. Los funcionarios que tengan asignada la responsabilidad de firmar cheques, indistintamente del tipo de firma, sern responsables por cerciorarse antes de firmar, del cumplimiento de las normas de control relativas a los pagos.
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Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera de los funcionarios acreditados para firmar cheques, se deber notificar por escrito en forma inmediata la cancelacin de las firmas autorizadas en los respectivos Bancos y proceder a un nuevo registro para mantener la condicin de firmas mancomunadas. La DAF debe realizar la programacin de sus flujos financieros, tendiente a optimizar la utilizacin y productividad de los recursos. La Oficina de Tesorera es responsable de integrar las necesidades de efectivo de las dems unidades ejecutoras y preparar la programacin de caja. La periodicidad del flujo de caja, ser definida en funcin de las necesidades y las caractersticas de la operatividad aprobada para el perodo presupuestario. Los perodos de programacin se establecern, controlarn y reprogramarn en funcin de la cantidad y cuanta de las transacciones que involucren movimientos de fondos. Mensual y trimestralmente se deber fijar el nivel requerido de fondos disponibles para atender los gastos devengados y pagar las obligaciones contradas y vencidas. A excepcin de los pagos por Caja Chica y de los casos en que la ley y/o las normas internas exijan el pago a travs de transferencias electrnicas, todos los desembolsos se efectuarn mediante cheque a nombre del beneficiario y expedido contra las cuentas bancarias de la Institucin.
O
Las condiciones legales aplicables Las responsabilidades de los funcionarios involucrados Las actividades y tareas de control que aseguren el procedimiento Los lmites mximos de autorizacin para cada operacin y Las prohibiciones de fraccionar montos mximos de TEF y usar horarios o Cuentas bancarias diferentes a los autorizados.
b. Contratos o convenios firmados con las partes que intervienen en las operaciones
(Beneficiarios, Bancos y FOMAV).
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2. Toda TEF deber estar respaldada por documentos originales que demuestren:
a. Como requisito para realizar la transferencia: i. La pertinencia, autorizacin, registro y validacin de la operacin de acuerdo a
las normas de tesorera, presupuesto y contabilidad ii. La legalidad de la operacin, en virtud del convenio vigente para el tiempo de la operacin, firmado por las partes que intervienen en la TEF. b. Como requisititos adicionales para validar la transferencia:
CONCILIACIN BANCARIA
Mensualmente deben realizarse las Conciliaciones Bancarias en la que el objetivo es confrontar los saldos y justificar las posibles diferencias entre los registros contables de la institucin financiera y los del FOMAV, relacionados con las cuentas que ste haya confiado a la entidad financiera.
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Generalmente, los bancos comerciales entregan un Estado de Cuenta en los primeros diez das del mes subsiguiente, pero en todo caso el funcionario encargado debe gestionarlo, al igual que la confirmacin semanal de movimientos y saldos de cada cuenta bancaria. El Estado de Cuenta deber entregarse en sobre cerrado al funcionario encargado de elaborar la correspondiente conciliacin. Las conciliaciones bancarias debern elaborarse mensualmente y debe corresponder a un funcionario (s) que no tengan responsabilidad sobre el manejo del efectivo, la emisin de cheques, ni el registro contable de los egresos. La Conciliacin Bancaria debe incluir la revisin, cotejo y justificacin de las posibles diferencias relacionadas con: a. Los movimientos de las cuentas bancarias registradas y controladas en los libros auxiliares respectivos. b. La secuencia numrica de los cheques emitidos por la institucin. c. Investigacin de las partidas de dbito o crdito registradas por el Banco y no registradas en el libro auxiliar de bancos, y viceversa. d. Los cheques con ms de seis meses de haber sido emitidos y an no presentados a cobro al Banco, para determinar las causas y decidir su anulacin y la reversin contable cuando corresponda. e. Los ajustes contables por partidas de conciliacin deben ser aprobados por el Director Administrativo Financiero (Contabilidad). f. La Conciliacin Bancaria debe ser verificada y firmada a conformidad por el Responsable de la Oficina de Contabilidad y autorizada por el Director Administrativo Financiero.
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Paso N 1. 2. 3. 4. 5. 1 6.
Descripcin de la Accin Preparar la confirmacin de programacin fsica y financiera mensual Remitir las prioridades de pago contenidas en la programacin financiera a la Oficina de Tesorera Recibir las programaciones de pago de las Unidades Ejecutoras Evaluar las programaciones de cada Unidad Ejecutora Preparar un programa de desembolsos del mes Revisar, ajustar y autorizar el programa de desembolsos con respecto al pago de obligaciones vencidas y pagos programados, remitir a la Oficina de Tesorera Notificar a las Unidades Ejecutoras para que conozcan el monto de la reserva aprobada y a la Oficina de Presupuesto Registrar el programa de desembolsos en el sistema de precompromisos presupuestarios. Iniciar los procesos de compra y contrataciones Autorizar las ordenes de compra Recibir a conformidad los bienes y servicios adquiridos Solicitar la emisin de cheque o medio de pago y adjuntar la documentacin de soporte Verificar de orden de compra u orden de pago, as como la documentacin de soporte Solicitar la verificacin de disponibilidad de efectivo
Prerrequisito
7. 8. 1. 2. 3. 1. 2. 3.
2 3
Divisin de Adquisiciones Unidades Ejecutoras DAF Proveedor Unidades Ejecutoras Oficina de Tesorera Oficina de Presupuesto DAF
Contar con el Programa de Desembolsos Autorizado Haber recibido a conformidad los bienes y servicios adquiridos o contar con Contratos u Obligaciones vigentes
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso N 4. 5. 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. Tiempo Estimado T. Agentes o Dependencias que Intervienen
Descripcin de la Accin Autorizar la elaboracin del cheque o medio de pago Elaborar el cheque o medio de pago y remisin a la oficina del Director Administrativo Financiero Revisar los soportes del cheque o medio de pago Autorizacin del cheque o medio de pago Solicitar la Firma del Director Ejecutivo Firma de funcionarios libradores de cheques o medio de pago Remitir el cheque o medio de pago a la Oficina de Tesorera Revisar los soportes del cheque o medio de pago a entregar y preparar un Recibo de Pago Solicitar firma de recibido por el beneficiario Entregar el Cheque o Medio de Pago Registrar la entrega en el control de cheques y/o medios de pago, as como tambin en los sistemas de informacin o de registro3. Sellar los soportes con la leyenda de Pagado Archivar la copia de comprobantes y/o medios de pago Remitir los comprobantes originales a la Oficina de Contabilidad Notificar para registro de la ejecucin del presupuestaria y contable Archivar los comprobantes en legajos por nmero de cheques o medios de pago consecutivos
Prerrequisito
4.
5. 6. 7. 8. 9.
Contar con el Cheque Firmado u otro Medio de Pago listo para entrega
A efectos de control la entrega de cheques, especialmente aquellos relacionados a pagos de Proyectos, deben quedar registrados en el Sistema Contable y en el Sistema de Informacin Gerencial Ciclo de Proyectos, dado que el atraso en los pagos de avalos u otros compromisos contractuales generan penalidades, por lo que hay un seguimiento continuo a este proceso.
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso N Tiempo Estimado T. Agentes o Dependencias que Intervienen
Descripcin de la Accin 1. Confirmar con el banco la realizacin del pago efectivo 2. Registrar el cobro en el control de cheques y/o medios de pago y en los sistemas de informacin o control. 3. Recibir los cheques o medios de pago cobrados y remitir los cheques al Encargado de Conciliacin4 4. Sellar los cheques o medios de pago con la divisa Cobrado 5. Remitir los cheques originales ya sellados como Cobrado a la Oficina de Contabilidad 6. Notificar para registro de la ejecucin de presupuestaria 7. Adjuntar el cheque o medio de pago cobrado al archivo de comprobantes previamente establecido
Prerrequisito
Oficina de Tesorera DAF Oficina de Presupuesto Oficina de Contabilidad Proveedor o Beneficiario Banco Encargado de Conciliacin
La persona Encargada de la Conciliacin Bancaria puede ser un funcionario de la Oficina de Tesorera, pero debe ser distinta del funcionario que entrega o controla los cheques, por nmero de personal podra tambin estar en la Oficina de Contabilidad, pero igualmente no debe intervenir en la generacin de los cheques.
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Paso N
Descripcin de la Accin
Tiempo Estimado T.
Agentes o Dependencias que Intervienen Oficina de Tesorera DAF Banco Encargado de Conciliacin
1. Recibir de los bancos en sobre cerrado el Estado de Cuenta mensual correspondiente a cada una de las cuentas bancarias 1 2. Remitir al funcionario encargado de controlar esas cuentas 3. Organizar la informacin para la conciliacin. 1. Corroborar la secuencia numrica de cheques o medios de pago emitidos y los reportados como pagados por el Banco en el perodo 2. Confirmar el valor y concepto de las Notas de Crdito y Dbito recibidas; las TEF realizadas, el valor de los cheques emitidos y todava no pagados por el Banco; el monto de los depsitos recibidos y de los depsitos 2 en Trnsito mediante los registros propios 3. Verificar el saldo de la Cuenta, segn los registros contables del Banco. 4. Determinar y justificar las diferencias entre los registros de los auxiliares o libro de bancos y los estados de cuenta emitidos por el banco. 5. Conciliar ambos registros y entregar las conciliaciones al Tesorero.
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso N Tiempo Estimado T. Agentes o Dependencias que Intervienen
Descripcin de la Accin
Prerrequisito
1. Revisar y remitir las conciliaciones a Oficina de Contabilidad en original y 2 copias. 2. Determinar la antigedad de los cheques an no presentados a cobro ante el Banco por los beneficiarios, para proceder a la anulacin (por caducidad) de aquellos con ms de seis meses de haber sido emitidos. 3. Revisar y aprobar las conciliaciones 3 4. Preparar los Comprobantes Diarios de Ajuste, derivados de las conciliaciones bancarias. 5. Remitir los Comprobantes al Director Administrativo Financiero para su autorizacin. 6. Registrar y actualizar las operaciones contables, documentando las operaciones para efectos de soporte de Informes y Estados Financieros 7. Remitir informe al Director Administrativo Financiero para Control y a Tesorera para Archivo Cronolgico
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Claves:
Paso
Actividad
Subactividades Preparar la confirmacin de programacin fsica y financiera mensual Remitir las prioridades y la programacin financiera a la Oficina de Tesorera Recibir las programaciones financieras
U E X X
E C
D E
O P
O T
D D
D A
C O
P R
B A
Tiempo (da)
X X X X X X
Evaluar las programaciones de cada Unidad Ejecutora Preparar el programa de desembolsos del mes Revisar, ajustar y autorizar el programa de desembolsos, remitir a la Oficina de Tesorera Notificar a las Unidades Ejecutoras y a la Oficina de Presupuesto sobre el programa aprobado de desembolsos Registrar en el sistema de precompromisos presupuestarios el programa aprobado de desembolsos Iniciar los procesos de compras y contrataciones Autorizacin de las Ordenes de Compra Recibir a conformidad los bienes y servicios adquiridos Solicitar la emisin de cheque o medio de pago Verificacin de orden de compra u orden de pago y la documentacin de soporte
X X
2 3
X X X X
X X
X X X X
Debe notarse que los pagos no solamente se realizan por adquisiciones, sino que tambin por razn de gastos programados con anticipacin (i.e. Contratos en vigencia, Sueldos, etc.), los cuales ya tienen que estar incluidos en el Programa de Desembolsos y no requieren mostrarse en su ejecucin.
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso Actividad Subactividades Verificacin de disponibilidad de efectivo Autorizacin para la elaboracin del cheque o medio de pago Elaboracin del cheque o medio de pago y remisin del conjunto a la DAF Validacin de la correspondencia del cheque/ pago con respecto a sus soportes Autorizacin del cheque o medio de pago Solicitud de Firma del Director Ejecutivo Firma de funcionarios libradores de cheques o medio de pago Remisin del cheque o medio de pago a tesorera Revisar los soportes del cheque o medio de pago y preparar el Recibo de Pago Firma de recibido por el beneficiario Entregar el Cheque o Medio de Pago Registrar la entrega en el control de cheques y/o medios de pago y en los sistemas de control Sellar los soportes con la leyenda de Pagado Archivar copia de comprobantes y/o medios de Pago entregados Remitir los comprobantes originales a la Oficina de Contabilidad Notificar para registro de la ejecucin del presupuestaria Archivar comprobantes en legajos por nmero de cheques o medios de pago consecutivos Confirmar con el banco la realizacin del pago efectivo Registrar el cobro en el control de cheques y/o medios de pago y en los sistemas de control Recibir los cheques o medios de pago cobrados y remitirlos al Encargado de Conciliacin Sellar los cheques o medios de pago con la divisa Cobrado Remitir los cheques originales ya sellados Notificar para registro de la ejecucin de presupuestaria U E E C D E O P O T X D D D A X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X C O P R B A Tiempo (da)
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso Actividad Subactividades Adjuntar el cheque o medio de pago cobrado al archivo CONCILIACION BANCARIA 1 Recibir los Estados de Cuenta y soportes de cheques o medios de pago de los bancos Remitir al funcionario responsable de Conciliacin Organizar la informacin para la Conciliacin 1. Corroborar la secuencia numrica de cheques o medios de pago emitidos y los reportados como pagados por el Banco 2. Confirmar los montos y conceptos de las Notas de Dbito y Crdito recibidas; TEF realizadas, cheques Conciliacin Bancaria flotantes y saldos de cuentas 3. Verificar los saldos segn el Banco 4. Determinar y justificar las diferencias 5. Conciliar los registros propios con los datos del Banco y entregar las conciliaciones al Tesorero Revisar y remitir las conciliaciones a Contabilidad 1. Determinar la antigedad de cheques flotantes y anular aquellos con ms de seis meses 2. Revisar y aprobar las conciliaciones 3. Preparar Comprobantes Diarios de Ajustes Revisin y Ajuste Remitir al Director Administrativo Financiero los Contable a partir de Comprobantes Diarios de Ajuste para aprobacin las Conciliaciones 4. Registrar y actualizar las Operaciones Contables, documentando las operaciones para efectos de soporte de Informes y Estados Financieros Remitir Informe correspondiente al Director Administrativo Financiero y a Tesorera para Archivo Cronolgico TIEMPOS ACUMULADOS POR DEPENDENCIA/ AGENTE INTERVINIENDO Recibo de Documentos y Conciliacin Previa X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X U E E C D E O P O T D D D A C O X P R B A Tiempo (da)
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5.
Procedimiento:
O
GENERALIDADES Y SUPUESTOS
Definicin: La Evaluacin del Desempeo es un proceso sostenido orientado a identificar y corregir los factores que afectan la motivacin y conducta laboral, as como la productividad y calidad del trabajo de los empleados y funcionarios de la Institucin. Supuestos Bsicos El procedimiento de evaluacin del desempeo relaciona de manera efectiva el perfil laboral de un cargo con los patrones de desempeo obtenidos, para lo cual se asiste de criterios de evaluacin y metodologas cientficas de aplicacin. Todos los empleados y funcionarios, an aquellos en proceso de induccin y entrenamiento, han recibido informacin sobre los criterios de evaluacin de su desempeo y de las metodologas a ser empleadas para medirlo. El personal directivo designado por el Consejo Directivo podr tener modalidades de evaluacin que estn ms acordes a criterios propuestos y aceptados por el Consejo Directivo, en sustitucin de los aplicados al resto del personal. Las partes directamente involucradas en administrar de manera individual la Evaluacin del Desempeo es la Oficina de Recursos Humanos, el empleado o funcionario evaluado y su jefe inmediato. Todos aquellos funcionarios pblicos que tienen personal bajo su responsabilidad son responsables directos de gestionar el desempeo del personal subordinado y colaborar en la elaboracin de los planes de desarrollo con base a los resultados obtenidos por el mismo. La Oficina de Recursos Humanos es responsable de administrar el procedimiento de Evaluacin del Desempeo en su forma general. Cuando la aplicacin del procedimiento requiere la participacin de agentes externos, corresponde a la Oficina de Recursos Humanos el solicitar a la Divisin de Adquisiciones la cobertura y ejecucin del proceso formal de concurso y contratacin del servicio. Asimismo la Oficina de Recursos Humanos debe elaborar las convocatorias, definir criterios y puntuaciones para la seleccin del agente externo. An cuando sea un agente externo el que aplique la Evaluacin, sigue siendo responsabilidad de la Oficina de Recursos Humanos el participar en el diseo y aplicacin de las pruebas en coordinacin con los superiores inmediatos de los funcionarios evaluados.
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Los resultados de la evaluacin al desempeo sirven para la aplicacin de reconocimientos, premios, incentivos, sanciones; as como para corregir situaciones problemticas, recomendar capacitaciones, garantizar la permanencia en el puesto, definir promociones, mejorar el salario o recomendar la democin o retiro de los empleados y funcionarios. No es til usar la informacin de este procedimiento para fines distintos de los mencionados.
Previo a la realizacin de la evaluacin debe asegurarse que los evaluados han recibido, al menos con seis meses de anticipacin, una definicin clara de los criterios que se utilizarn para medir su desempeo, as como el procedimiento que ser utilizado. Independientemente de la tcnica que se utilice para evaluar el desempeo, la efectividad de esta depende de la creacin de un clima adecuado. El empleado evaluado debe percibir que la evaluacin no es una medicin fra de su conducta laboral y la productividad, sino un mecanismo para mejorar estos aspectos, y que l es parte activa de ese proceso. Tanto el instrumento de evaluacin, as como su contenido, una vez lleno, tienen carcter confidencial y no podrn ser divulgados o expuestos a vista pblica, sin el consentimiento del empleado evaluado. El evaluado debe recibir una explicacin clara y precisa respecto de los resultados de su evaluacin. Para garantizar la sistematizacin, continuidad y validez del procedimiento, se debe establecer un archivo propio de las evaluaciones, el cual deber tener vnculo directo con el archivo de personal. A este archivo nicamente tendrn acceso los jefes inmediatos, Directores de rea, Direccin Ejecutiva y la Oficina de Recursos Humanos. La evaluacin del desempeo de los funcionarios pblicos se realiza conforme las directrices generales que emanan de la Direccin General de Funcin Pblica del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.
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Paso N
Descripcin de la Accin 1. Definir los criterios y lineamientos generales que regirn el proceso de Evaluacin del Personal 2. Preparar un programa de evaluacin anual del desempeo de los empleados y funcionarios de cada rea organizativa, en coordinacin con los jefes inmediatos y directores de rea. 3. Definir la necesidad de intervencin externa en el proceso de evaluacin del desempeo 1. Analizar con cada Jefe Inmediato los criterios de evaluacin y los instrumentos a aplicarse (guas de entrevista personal, cuestionarios, etc.) para cada dependencia en particular. 2. Revisar los aspectos crticos de conducta, motivacin, productividad y resultados obtenidos en la dependencia, los cuales tienen estrecha relacin con el personal y pueden ser evaluados de manera cualitativa y cuantitativa. 1. Preparar los Trminos de Referencia para la intervencin de un agente externo, en caso necesario. 2. Presentar la solicitud de contratacin a la Direccin Ejecutiva 3. Aprobar, denegar o postergar la contratacin del agente externo 4. Proceder a la contratacin del agente externo de acuerdo a los procedimientos establecidos 1. Dar a conocer el programa de Evaluacin del Desempeo a los empleados. 2. Integrar al Agente Externo (si es necesario) 3. Convocar a entrevista al personal sujeto a evaluacin y aplicar los instrumentos autorizados.
Tiempo Agentes o Dependencias Estimado T que Intervienen Oficina de Recursos Humanos Direcciones de rea Jefes Inmediatos
Prerrequisito
Se tiene un programa de evaluacin que ser implementado Tanto el programa como las guas de evaluacin han sido discutidas y consensuadas El evaluado ha sido notificado debidamente del proceso
Oficina de RRHH Direccin Ejecutiva Divisin de Adquisiciones Oficina de RRHH Agente Externo Empleado Evaluado Jefes Inmediatos
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso N Descripcin de la Accin Tiempo Agentes o Dependencias Estimado T que Intervienen Agente Externo Empleado Evaluado Jefes Inmediatos Prerrequisito Se han aplicado los instrumentos diseados a partir de los criterios presentados
1. Revisin de los instrumentos aplicados y los resultados obtenidos 5 2. Discusin de los resultados obtenidos con el empleado 3. Consolidacin de los resultados por dependencia 1. Discusin de los resultados con cada empleado que solicite una revisin del proceso 2. Discusin de los casos sujetos a revisin con el Jefe Inmediato y el Agente Externo (si aplica) 3. Consenso y dictamen de los casos sujetos a revisin 6 4. Anlisis de los resultados por individuo, dependencia, rea e institucin 5. Estructuracin del Informe de Evaluacin del Desempeo conteniendo datos, observaciones, anlisis, conclusiones y recomendaciones. 1. Remisin del Informe de Evaluacin del Desempeo al Director Ejecutivo para su presentacin al Consejo Directivo 2. Presentacin al Consejo Directivo y anlisis de las recomendaciones 7 3. Procesamiento de las observaciones del Consejo Directivo e incorporacin a los Planes institucionales 4. Notificacin a las instancias respectivas de los resultados del proceso y de las acciones, medidas y planes aprobados por el Consejo Directivo para mejorar los resultados obtenidos
Oficina de RRHH Direccin Ejecutiva Consejo Directivo Direcciones de rea Jefes Inmediatos
Informe ha sido discutido y aceptado por las partes que han intervenido en la evaluacin
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Claves:
Paso 1 2
Preparacin del Programa de Evaluacin Anual Anlisis de Criterios y Aspectos de Evaluacin Contratacin del Agente Externo (si es necesario)
Difusin del Programa e Inicio del Mismo Revisin y Consolidacin de los Resultados Revisin de Casos y Estructuracin de Informe del Procedimiento
5 6
Definir los criterios y lineamientos generales que conducen la Evaluacin Preparacin del Programa Anual Definir la necesidad del agente externo Analizar los criterios y los instrumentos Revisar los aspectos a ser evaluados Preparar los TDR para el agente externo (si es necesario) Presentar la solicitud de contrato del agente a la Direccin Ejecutiva Aprobar, denegar o postergar la solicitud Proceder a la contratacin del agente Difusin del Programa de Evaluacin Integracin del Agente Externo (si es requerido) Convocar a entrevistas al personal y aplicacin de instrumentos Revisin de los instrumentos aplicados Discusin de los resultados Consolidacin de resultados por dependencia Discusin con empleados que someten su caso a revisin Discusin conjunta de los casos de revisin Consenso y dictamen de los casos de revisin Anlisis de resultados individuales, por dependencia, reas e institucin Estructuracin del Informe de Evaluacin del
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Desempeo Remisin del Informe a la Direccin Ejecutiva Presentacin al Consejo Directivo Presentacin y Divulgacin del Procesamiento de las observaciones del Consejo Informe de Evaluacin del Directivo Desempeo Notificacin a las instancias del mandato del Consejo Directivo TIEMPOS ACUMULADOS POR DEPENDENCIA/ AGENTE INTERVINIENDO
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6.
GENERALIDADES Y SUPUESTOS
Definicin: La modalidad de pago por Caja Chica resulta de procurar agilizar pagos que por su monto o cuanta, el realizarlos por los mecanismos normales de proceso resultan demasiado burocrticos y administrativamente costosos. La relacin beneficio-costo de procesar estos pagos orienta a una consolidacin de los mismos y a la utilizacin de un mecanismo de registro menos estricto que el utilizado en las operaciones contables corrientes. Supuestos Bsicos: Se atienden gastos y pagos de menor cuanta, para los cuales no resulte prctico ni econmico la emisin de un cheque. El destino de los pagos son exclusivamente compras y servicios menores 6 con un valor mximo de C$ 5,000.00) previamente autorizados por el Jefe Inmediato Superior del responsable del resguardo de la Caja Chica. El fondo de Caja Chica es un fondo rotativo, basado en el reembolso de saldos cubiertos. El monto del fondo se establece a partir del anlisis de la frecuencia de este tipo de gastos, la frecuencia de reembolso deseable y el lmite de responsabilidad que se desea otorgar al funcionario responsable de la Caja Chica. El fondo se crea y sostiene mediante emisin de cheques a nombre de la persona designada para su manejo, quien firma un pagar en concepto de garanta a favor del FOMAV, por el monto total del Fondo. La responsabilidad administrativa del Fondo de Caja Chica no es delegable, ni transferible sin el debido proceso de establecimiento de garantas particulares. Hay separacin efectiva de funciones contables, el responsable del Fondo no puede delegar su manejo ni custodia, ni puede tener acceso a los registros contables relacionados una vez reembolsados, ni puede aprobar desembolsos de este fondo. El nivel de reembolso es de 75% del monto autorizado, una vez que los gastos autorizados, debidamente soportados con documentos, hallan alcanzado o pasado este lmite el reembolso por el saldo ejecutado procede de manera automtica. A excepcin de los funcionarios facultados para efectuar arqueos (Contabilidad y Auditora), ninguna otra persona podr tener acceso a los documentos y valores que estn bajo la responsabilidad de la persona encargada del fondo.
Por ejemplo, tiles de oficina, accesorios de reparacin, servicios de mantenimiento y reparacin, acarreos y envos, tiles de limpieza, gastos logsticos, etc.
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Resolucin Administrativa del Consejo Directivo que establece lo siguiente: o Nmero de Fondos de Caja Chica autorizados. o Ubicacin de los Fondos. o Montos Autorizados para cada Fondo. o Cargo Responsable de cada Fondo. o Nivel de Reembolso Autorizado para cada Fondo. Observar el pleno cumplimiento de los siguientes puntos de control: 1. Uso y Destino Especfico. El fondo debe utilizarse exclusivamente para cubrir gastos soportables y/o justificables colateralmente7. El fondo de caja chica no debe ser utilizado para cambiar cheques ni para prstamos o anticipos a empleados. El(la) funcionario(a) encargado(a) del fondo no podr hacer pagos a nombre propio con los recursos bajo su responsabilidad. 2. Coordinacin de los Fondos. Para cualquier Fondo, su seguimiento y control est en la DAF y sus dependencias, as como la coordinacin para su manejo administrativo. 3. Lmite de Erogacin. El fondo no podr utilizarse para pagar o efectuar desembolsos que excedan el monto mximo autorizado, ni podr realizarse la erogacin de manera fraccionada para evadir la condicin del lmite. 4. Documentacin. Cada erogacin se documentar conforme a documentacin propia del gasto, registros en las Hojas de Balance de Caja Chica y/o reportes en la Bitcora de Actividades y Gastos. 5. Designacin de Propiedad. Todo gasto o compra pagada con el fondo deber estar soportado con documentos (facturas, recibos) a nombre del FOMAV. En el caso de gastos consolidados y/o no respaldados con documentos, se demandar la firma del funcionario responsable de ejecutar el gasto y el Visto Bueno de su Jefe Inmediato en los documentos de soporte (Hojas de Balance de Caja Chica y/o Bitcora de Actividades y Gastos) 6. Tipos de Desembolsos. En el fondo de Caja Chica slo pueden tramitarse pagos para gastos ya realizados (reembolsos) o pagos para gastos cuyo monto es estimado (anticipos). No son autorizados los pagos de cuotas, letras, pagars u otra forma de cobro donde el adeudo no implique el recibo inmediato del bien o servicio solicitado, o en un plazo mximo de 72 horas. 7. Anticipos. Los anticipos de fondos se amparan con Vales que tienen carcter transitorio y deben presentarse para rendicin de cuentas en un plazo mximo de 72 horas. El (la) funcionario(a) encargado(a) del fondo ser responsable de solicitar la justificacin de los anticipos en el plazo establecido. Si no es rendido en el tiempo sealado deber pasarse el trmite a la DAF quien
Hay algunos casos en que resulta difcil obtener un recibo, ya sea porque el emisor no cuenta con el mismo o porque el monto no es muy alto (i.e. taxis), sin embargo, el responsable del Fondo puede llevar una Bitcora de Gastos y asociarla a actividades especficas que cuentan con respaldo documental y a las personas que ejecutan las actividades, este es un mecanismo de control colateral.
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mediante la Oficina de Contabilidad proceder a requerir el reembolso o rendicin inmediata y pasarlo a cuentas por cobrar a cargo del emisor y signatario del vale. 8. Auditora. El fondo es auditable y est sujeto a arqueos peridicos (anunciados o sorpresivos) de parte de la Oficina de Contabilidad de la DAF. 9. Reembolsos. En ningn caso se tramitarn reembolsos en los que no estn soportados todos los gastos efectuados o no se haya alcanzado o sobrepasado el lmite definido por el Consejo Directivo. 10. Control Numrico. Los comprobantes de Caja Chica deben ser prenumerados y archivarse en secuencia cronolgica; si por alguna razn debe anularse alguno, debe ponerse el sello de ANULADO y archivarlo en el orden correspondiente.
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Paso N 1. 1 2. 3. 1. 2. 3. 2 4. 5. 6. 3 1.
Descripcin de la Accin Validar el Monto y caractersticas del Fondo con respecto a la Resolucin Administrativa del Consejo Directivo Presentar ante el Jefe Inmediato la solicitud de Apertura o Reposicin de Fondos de Caja Chica para su aprobacin. Adjuntar documentos de soporte y/o comprobacin colateral. Recibir la solicitud aprobada y presentarla a trmite ante la DAF. Remitir a la Oficina de Contabilidad la solicitud de Apertura o Reposicin de Fondos de Caja Chica para la revisin de documentos de soporte y validar el Monto y Caractersticas del Fondo. Validar los soportes documentales y registrarlos contablemente. Solicitar aclaraciones pertinentes y realizar los cambios que sean convenientes. Solicitar a la Oficina de Presupuesto la existencia de partidas presupuestarias correspondientes. Solicitar a la Oficina de Tesorera la verificacin de existencias de recursos para cobertura del Fondo. Tramitar la emisin de cheque de reembolso o apertura para el Fondo. Recibir el cheque y cambiarlo
Prerrequisito Existencia de una Resolucin Administrativa del Consejo Directivo que establece y ubica las Cajas Chicas
Encargado del Fondo Jefe Inmediato DAF Oficina de Contabilidad Oficina de Presupuesto Oficina de Tesorera
Haber recibido la solicitud de reembolso o apertura con los comprobantes documentales correspondientes
8 Para facilitar los trmites los soportes pueden solicitarse con el endoso correspondiente del ID - Empleado Individual (quien ejecut el gasto) y su Jefe Inmediato (quien reconoce la justificacin del gasto o autoriz su ejecucin). 9 Los Comprobantes de Caja Chica deben contener y describir las cuentas contables o de Proyecto que resultan afectadas por la ejecucin del gasto, a efectos de facilitar la trayectoria y registro contable.
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso N Descripcin de la Accin Tiempo Estimado T. Agentes o Dependencias que Intervienen Prerrequisito
El sello puede ser de Cancelado, Pagado, Reembolsado u otro apropiado, junto al sello debe ponerse la fecha de sellado, la cual puede tambin ser colocada con un sello fechador y la rbrica del Encargado del Fondo. En el caso de que el gasto se anule durante la ejecucin de la solicitud o haya ocurrido un error irremediable en el llenado del Comprobante de Caja Chica se proceder a sellarlo con la palabra Anulado. 11 En este caso los soportes documentales pueden ser: Facturas Pro forma, Cotizaciones o la Bitcora de Actividades y Gastos, endosadas por el ID - Empleado Individual (quien ejecutar el gasto) y su Jefe Inmediato (quien reconoce la justificacin del gasto o autoriz su ejecucin). 12 En determinados casos o condiciones la Hoja de Balance del Anticipo puede ser sustituida con la Bitcora de Actividades y Gastos, por ejemplo, para el desarrollo de eventos donde hay muchos proveedores temporales y con bajos montos asociados, que generalmente no emiten recibos. 13 No es permisible emitir un nuevo Vale de Caja Chica a favor del ID - Empleado Individual por esta diferencia, ya que esto otorgara un nuevo plazo y condiciones. En caso de que el ID - Empleado Individual no disponga de la diferencia de Anticipo, se proceder a realizar un Cobro Administrativo a travs de la Oficina de Contabilidad. Esta solicitud quedar en resguardo por parte del Encargado del Fondo y funciona como un Crdito Contable a favor de Caja Chica. 14 El sello puede ser de Pagado u otro apropiado, junto al sello debe ponerse la fecha de sellado, la cual puede tambin ser colocada con un sello fechador y la rbrica del Encargado del Fondo. En el caso de no ejecutarse el gasto previsto y recibir de nuevo el anticipo, el sello dir Cancelado; en el caso de que el gasto se anule durante la
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso N Descripcin de la Accin Tiempo Estimado T. Agentes o Dependencias que Intervienen Prerrequisito
12. Archivar los Vales de Caja Chica y sus documentos de soporte 1. Verificar los saldos del Fondo de Caja Chica para determinar si se alcanz o sobrepas el lmite para reembolso del Fondo (75%). 2. Ordenar cronolgicamente y clasificar adecuadamente los Comprobantes, Vales y Hoja de Balance de Caja Chica, as como los respectivos documentos de soporte (facturas, facturas pro forma, cotizaciones, recibos, 5 bitcoras, etc.). 3. Llenar la Solicitud de Apertura o Reposicin de Fondos de Caja Chica 4. Presentar la Solicitud ante su Jefe Inmediato para su aprobacin, adjuntando los documentos soportes de los gastos efectuados. 5. Recibir y presentar la Solicitud aprobada ante la DAF para la restitucin de los fondos.
ejecucin de la solicitud o haya ocurrido un error irremediable en el llenado del Vale de Caja Chica se proceder a sellarlo con Anulado.
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Claves:
CO Oficina de Contabilidad
Pa so 1
JI
DA
EF X
ID
OP
OT
CO
Tiempo (da)
Validar el Monto del Fondo Presentar ante el Jefe Inmediato la Solicitud de Apertura o Reposicin de Fondos de Caja Chica Recibir la Solicitud aprobada y presentarla a trmite ante la DAF Remitir la Solicitud a Contabilidad Validar los soportes documentales y registrarlos contablemente Solicitar las aclaraciones pertinentes y hacer ajustes Solicitar la existencia de partidas presupuestarias correspondientes Solicitar la verificacin de disponibilidades Tramitar la emisin de cheque de reembolso o de apertura Recibir el cheque y cambiarlo Recibir solicitud de reembolso Preparar el Comprobante de Caja Chica Solicitar la firma y reembolsar los fondos al Funcionario solicitante Sellar los Comprobantes y sus soportes Archivar la documentacin correspondiente Recibir solicitud de anticipo Preparar el Vale de Caja Chica Solicitar la firma y entregar los fondos al Funcionario solicitante Ejecutar o no el gasto Requerir la redencin del Vale de Caja Chica Estructurar la Hoja de Balance del Anticipo y presentarla al JI Recibir la Hoja de Balance del Anticipo Solicitar el reintegro de diferencias de efectivo del Anticipo
X X X X
X X X X X X X X X X X
X X X X X X X X X X
X X X X X X X X X X
X X X
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Preparar el Comprobante de Pago de Caja Chica Solicitar la firma del Comprobante de Pago al Funcionario solicitante Sellar el Vale de Caja Chica, los Comprobantes y sus soportes Archivar la documentacin correspondiente Verificar los saldos de Caja Chica y el lmite para reembolso Ordenar y clasificar la documentacin de soporte de Caja Chica Llenar la Solicitud de Reposicin de Fondos Rellenar los Fondos de Caja Chica Presentar la Solicitud ante el JI para su aprobacin Recibir y presentar la solicitud de Reposicin de Fondos ante la DAF TIEMPOS ACUMULADOS POR DEPENDENCIA/ AGENTE INTERVINIENDO
X X
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7.
GENERALIDADES Y SUPUESTOS
Definicin: La Licitacin es un mecanismo de adquisicin dispuesto por la ley y el cual se aplica a travs de modalidades dependiendo de los montos o valores de los bienes, obras o servicios a ser adquiridos. De acuerdo a las normas vigentes las licitaciones en razn de su cuanta o el procedimiento seleccionado pueden ser: Licitacin Restringida. Adquisiciones por montos entre C$ 132,000.00 y C$ 934,000.00 Licitacin por Registro. Adquisiciones por montos entre C$ 934,000.01 y C$ 3,300,000.00 Licitacin Pblica. Adquisiciones mayores de C$ 3,300,000.00
En todos los casos se aplicar el proceso de Licitacin que se expresa en el presente procedimiento, considerando las siguientes excepciones: Para compras y contrataciones en el rango comprendido entre los C$ 934,000.01 hasta C$ 3,300,000.00 se puede utilizar la Licitacin por Registro, por lo cual el FOMAV invitar a participar a todos los proveedores de bienes, servicios u obras, acreditados en el registro de proveedores correspondiente, mediante comunicacin dirigida a la direccin indicada por el respectivo proveedor, adjuntando el pliego de condiciones y especificaciones del concurso o indicar cmo podr obtenerlo el invitado. En el expediente del concurso se dejar constancia de que las invitaciones hayan llegado a su destino. El plazo para recibir ofertas se indicar en el pliego de bases y condiciones y no podr se inferior a veinticinco ni superior a treinta das hbiles, contados desde la fecha de la ltima invitacin. Con las excepciones ya sealadas se aplicaran los principios y normas de la Licitacin Pblica, particularmente en lo que concierna a la preparacin del Pliego Base y Condiciones, los requisitos de la oferta y las condiciones de seleccin y adjudicacin. Igualmente, para las compras y contrataciones cuyos montos estn entre C$ 133,200.00 hasta C$ 934,400.00 es posible utilizar la Licitacin Restringida, en la que igualmente se utiliza el registro de proveedores para seleccionar un grupo de oferentes para invitarles a ofertar en las mismas condiciones y procedimientos para la licitacin por registro. Si el nmero de oferentes es menor a 3, debe procederse a realizar una Licitacin Pblica.
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Supuestos Bsicos: Hay una Planificacin integral (operativa y estratgica) que integra y orienta las adquisiciones de cualquiera de las reas funcionales de la institucin, para el logro de sus objetivos particulares. Existen y se mantienen controles en los Sistemas de Administracin Financiera y Presupuestaria, a fin de asegurar el cumplimiento de las normas y procedimientos legales requeridos en la fase de ejecucin del presupuesto donde las adquisiciones son actividades crticas. El Presupuesto incluye el Plan Anual de Adquisiciones en el que se contiene de forma detallada los bienes, obras y servicios a adquirirse, sus costos proyectados, las dependencias solicitantes, las fuentes de financiamiento y su programacin de ejecucin. El seguimiento y evaluacin de programa de adquisiciones, consiste en el acompaamiento tcnico y la revisin sistemtica de los procedimientos que permiten el avance fsico y financiero del programa, los problemas y ajustes realizados en el proceso de ejecucin. Esta labor es fundamentalmente una responsabilidad de la Divisin de Adquisiciones en coordinacin con la Oficina de Presupuesto, apoyados por Director Administrativo Financiero y dems titulares de las Unidades Ejecutoras. Al momento que se van ejecutando las adquisiciones los resultados se ordenan y controlan en forma peridica (mensual, trimestral, semestral, etc.) para conocer la forma en que se van cumpliendo las metas.
O
Verificar el rango de ubicacin de la adquisicin para determinar el procedimiento a seguir: Compras y contrataciones cuyos montos estn entre C$ 133,200.00, hasta C$ 934,400.00, Licitacin Restringida. Si el nmero de oferentes es menor a 3, entonces se realiza una Licitacin Pblica. Compras y contrataciones mayores de C$ 934,000.00, hasta C$ 3,300,000.00, Licitacin por Registro. Compras y contrataciones mayores de C$ 3,300,000.00, Licitacin Pblica. Existencia del Plan Anual de Adquisiciones. Haberse estructurado la Solicitud de Adquisicin conteniendo: a) Hoja de Descripcin de la Adquisicin; b) Expectativas de costos; c) Requerimientos Tcnicos especficos para la adquisicin en particular.
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Observar que el Comit de Licitaciones estar integrado por al menos cinco funcionarios del FOMAV y un externo: a) Responsable de la Divisin de Adquisiciones; b) Director Administrativo Financiero; c) Director Tcnico de Mantenimiento Vial; d) Asesor Legal del FOMAV; e) Experto en la Materia relevante de la adquisicin (Dependencia Solicitante); f) Asesor Ad Hoc para esa adquisicin. El Comit ser presidido por uno de los primeros tres funcionarios enumerados. Estructurar un Pliego de Base y Condiciones, el cual deber contener lo siguiente: 1. Instrucciones para preparar la oferta 2. Calendario de la contratacin 3. Criterios y procedimientos aplicables a la evaluacin de la idoneidad de los proveedores o contratistas 4. Requisitos documentales probatorios de la capacidad de contratacin de los oferentes 5. ndole y caractersticas tcnicas de los bienes, obras o trminos de referencia de los servicios a adquirir 6. Criterios para seleccionar a un oferente ganador 7. Clusulas y condiciones de la contratacin 8. De estar permitido, descripcin de las partes que pueden ser licitadas por separado a la obra total 9. Forma y moneda que se expresarn los precios de las ofertas 10. Indicacin de que las ofertas deben presentarse en idioma espaol 11. Declaracin de que los oferentes no podrn retirar o modificar su oferta 12. Plazo, forma y lugar para la presentacin de ofertas 13. Plazo de la validez de la oferta 14. Lugar, fecha y hora para la apertura de ofertas 15. Los trmites para la apertura de oferta 16. Nombre y cargo de los funcionarios que tendrn comunicacin directa con los oferentes 17. Obligaciones con terceros que debe asumir el oferente 18. Notificacin del derecho de recursos contra actos o decisiones ilcitas. 19. Declaracin de reserva del derecho a rechazar todas las ofertas 20. Las formalidades que sean necesarias una vez aceptada la oferta 21. Otras exigencias y requisitos para garantizar la correcta adjudicacin de la contratacin. La Convocatoria a Licitacin deber contener como mnimo lo siguiente: 1. Nombre de la Institucin y procedimiento de contratacin a seguir 2. Invita la los oferentes a participar en la reunin de homologacin, definiendo fecha y hora. Prepara acta de homologacin. 3. Fecha, lugar y forma para obtener el pliego de condiciones 4. Origen de los fondos con que se financia la obra 5. Lugar y plazo para la presentacin de ofertas. El plazo con indicacin de fecha y hora lmite para la presentacin de ofertas en licitaciones por bienes, obras o servicios es de treinta (30) a cuarenta y cinco (45) das hbiles. Las causas para declarar desierto un proceso de Licitacin son las siguientes:
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1. Cuando por razones de fuerza mayor deba suspenderse el proceso 2. Cuando no se haya recibido ninguna oferta 3. Cuando se hayan rechazado todas las ofertas recibidas 4. Cuando se haya recibido una nica oferta no satisfactoria Observar las siguientes disposiciones legales pertinentes a la Licitacin Pblica: 1. Publicar en La Gaceta la convocatoria de Licitacin Pblica o en dos diarios de circulacin nacional por el trmino de dos das hbiles, con intervalo mnimo de un da calendario. Sin perjuicio de la publicacin en los diarios, tambin podr realizarse por correspondencia electrnica. 2. Poner a disposicin de los interesados el pliego de bases y condiciones y sus anexos, al menos desde el da en que se publique la invitacin por cualquier medio de comunicacin. 3. Brindar aclaraciones acerca del pliego de condiciones a los proveedores o contratistas, con una anticipacin mnima de diez das calendario a la apertura de ofertas. Las aclaraciones sern presentadas a la Divisin de Adquisiciones, la cual dar respuesta en coordinacin con otras dependencias. 4. El pliego de condiciones podr modificarse siempre que no cambie el objeto de la transaccin en concurso, ni se produzca una variacin fundamental en la concepcin original. 5. Los oferentes deben presentar sus ofertas en original y con el nmero de copias indicado en el Pliego de Bases y Condiciones. 6. Las ofertas deben cumplir con los requisitos y adjuntar la documentacin y anexos relacionados; se presentarn por escrito, personalmente o por correo. 7. Las ofertas debern ser vlidas durante un perodo tal que permita a la FOMAV comparar y evaluar todas las ofertas en concurso. 8. Los precios contenidos en las ofertas deben ser invariables, sin perjuicio de las previsiones fijadas para su revisin y ajuste. 9. Las ofertas deben entregarse al funcionario facultado por la Divisin de Adquisiciones para recibirlas, a ms tardar en la fecha, hora y lugar indicados. No deben aceptarse ofertas presentadas despus de la hora estipulada. 10. Las ofertas sern abiertas inmediatamente despus de cumplida la hora lmite para su recepcin. 11. A partir del momento de apertura de las ofertas, ningn oferente podr comunicarse con el FOMAV sobre ningn aspecto de su oferta. Cualquier intento de influir en la evaluacin y comparacin de las ofertas causar el rechazo de la oferta que corresponda. MGA/Jul07
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12. Al analizar y comparar las ofertas el FOMAV determinar si las mismas cumplen con los trminos y condiciones estipulados y fijar el valor de ponderacin de cada oferta. 13. El FOMAV descalificar las ofertas que incumplan prohibiciones expresas, presenten un precio excesivo o ruinoso, incurran en prcticas de comercio desleal u ofertas colusorias, o excedan la disponibilidad presupuestaria y no se disponga de medios de financiamiento complementario. 14. Para la evaluacin de las ofertas el FOMAV dispondr de un plazo mximo de diez das, para bienes y servicios, y de veinte das para la contratacin de obras. 15. El Comit de Licitaciones preparar un informe detallado sobre el anlisis y comparacin de las ofertas, exponiendo las razones que fundamentan la escogencia de la oferta evaluada como la ms favorable. 16. La licitacin debe adjudicarse mediante resolucin del Director Ejecutivo y debe ser comunicada a los oferentes por el mismo medio empleado para la convocatoria. 17. Cuando el adjudicatario no otorgue la garanta de cumplimiento a satisfaccin o no comparezca a la formalizacin del contrato se tendr por insubsistente y El FOMAV podr readjudicar a la segunda oferta mejor posicionada si sta resultare conveniente a sus intereses
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Pa so N
Descripcin de la Accin
Prerrequisito
Divisin de Adquisiciones Haber atendido Comit de Licitaciones y aclarado Oferentes eficientemente a los Oferentes
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El PAA se estructura a partir del POA y Presupuesto aprobado, guiado por el PAT en lo que respecta a las adquisiciones e inversiones de la DTMV
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Manual de Procedimientos del FOMAV Pa so N Tiempo Estimado T. Agentes o Dependencias que Intervienen
Descripcin de la Accin determinados y conocidos por los oferentes. Constatar y dejar constancia del cumplimiento de las formalidades en la presentacin de cada una de las ofertas. Revisar la fianza o garanta de mantenimiento de oferta por un valor equivalente entre el 1% y el 3% del valor de la oferta, segn lo haya establecido el Pliego de Bases. Preparar el Acta de Apertura, obtener la firma de los participantes y entregar una copia del Acta. Revisar las ofertas respecto del cumplimiento de las especificaciones tcnicas del Pliego de Bases y Condiciones. Evaluar las ofertas aplicando los criterios y parmetros establecidos. Elaborar acta de cada reunin. Solicitar a los oferentes las aclaraciones tcnicas que sobre sus ofertas estimen necesarias. Decidir si contina o no el proceso de Licitacin16. Ordenar las Ofertas conforme a los criterios de evaluacin autorizados y definir si hay oferta ganadora Si hay oferta ganadora redactar el Acta de Adjudicacin, con tres posibles variantes explicativas: a) Adjudicar por mejor calificacin de Oferta; b) Adjudicar recomendando una Orden de Prelacin; o c) Adjudicar por ser la nica Oferta recibida. Remitir el Acta a la Direccin Ejecutiva y a la Divisin de Adquisiciones Si no hay oferta ganadora declarar desierta la Licitacin, solicitar al Director Ejecutivo la notificacin a los Oferentes, adjudicando copia del Dictamen del Comit de Licitaciones. Notificar a la Divisin de Adquisiciones. Comunicar a los Oferentes el Dictamen del Comit de Licitaciones, ratificando la Adjudicacin o Declaracin de Licitacin Desierta adjudicando copia del Dictamen Comunicar a las Unidades Ejecutoras los resultados del proceso y en caso de adjudicacin requerir preparacin para el proceso de
Prerrequisito
3. 1. 2. 3.
4.
5 5. 6.
7.
1. 2.
Existen casos fortuitos o de fuerza mayor donde puede suspenderse el proceso de licitacin antes de la adjudicacin, en estos casos, se le comunica a los interesados mediante una resolucin, firmada por el Director Ejecutivo.
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Manual de Procedimientos del FOMAV Pa so N Tiempo Estimado T. Agentes o Dependencias que Intervienen
Descripcin de la Accin negociacin de Contrato. 3. Recibir las posibles impugnaciones al Proceso de Licitacin 4. Recibir al Oferente ganador para iniciar el trmite de Contrato
Prerrequisito
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Claves:
Paso
X X
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso Actividad Proceso Subactividades Recibir las posibles impugnaciones Recibir la Oferente ganador para iniciar el trmite de Contrato TIEMPOS ACUMULADOS POR DEPENDENCIA/ AGENTE INTERVINIENDO D E X D A U E X O F X X A L C L M V D D X X Tiempo (da)
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8.
COMPRAS Y CONTRATACIONES
O
1. Compras y Contrataciones Normadas. Todas las compras y contrataciones se ajustarn a las normas y disposiciones generales y particulares que sean aplicables. En particular, previo al llamado a licitacin o concurso, o a la formalizacin de un contrato, debe verificarse que el bien o el servicio requerido haya sido previsto en el Plan Anual de Compras, o en su defecto justificar fehacientemente la necesidad. 2. Separacin de Funciones. En el proceso de adquisiciones se deben diferenciar las atribuciones de solicitar, autorizar el trmite y formalizar la compra o contratacin. 3. Decisiones Soportadas. Debe identificarse a los responsables de la decisin de contratacin con relacin a la calidad, oportunidad y competitividad del precio. Los procedimientos administrativos de la adquisicin o contratacin se sujetarn a las disposiciones legales vigentes. 4. Solicitudes Soportadas. Toda solicitud de adquisicin o contratacin deber estar debidamente fundamentada en el Plan Anual de Compras o Adquisiciones, o en su defecto, en el pedido justificado del responsable del rea o unidad ejecutora respectiva. 5. Soporte Presupuestario. Toda solicitud deber ser aprobada por el funcionario designado para ello nicamente cuando exista disponibilidad en la respectiva partida presupuestaria o cuando se hayan definido las condiciones de financiamiento, incluyendo los efectos de los trminos de pago. 6. Procesos ptimos de Licitacin. La adjudicacin de todas las adquisiciones de bienes y servicios mediante el procedimiento de Licitacin Por Registro podr efectuarse total o parcialmente a los oferentes que ajustndose a los requisitos exigidos en la invitacin a licitar presentan la oferta ms idnea en trminos de precios ms bajos, plazo de entrega ms corto y mejor calidad. 7. Aviso de Convocatoria de Ofertas. La convocatoria a presentar ofertas se realizar mediante aviso pblico, el cual se efectuar mediante publicacin en por lo menos dos (2) diarios de circulacin nacional, cuando menos en dos fechas y con al menos un da de intervalo. 8. Bases de Licitacin. Las bases de licitacin debern llevar la firma del titular de la Institucin o la del funcionario a quien se delegue la facultad para autorizar las compras y contendrn la informacin necesaria para facilitar a todos los oferentes la preparacin de
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sus ofertas en igualdad de condiciones. Las ofertas debern presentarse en sobre cerrado, acompaadas de los documentos que se indiquen en los pliegos de condiciones. 9. Garantas de Mantenimiento de Oferta. Para todas las licitaciones pblicas y privadas, se exigir de los licitantes presentacin de garanta de mantenimiento de la oferta y garanta de cumplimiento del convenio de compra o suministro. 10. Apertura de Ofertas. El acto de apertura de ofertas de la licitacin pblica, tiene como propsito principal que las partes interesadas puedan corroborar cules ofertas se recibieron y si cumplen con los requisitos preestablecidos, conocer los precios cotizados o el monto de las ofertas y cuando se necesite, los modelos o marcas de los equipos o bienes licitados. 11. Formalidad del Acto de Apertura. La apertura de las ofertas se realizar en el lugar y hora sealada y a ella podrn asistir las partes interesadas; el acto ser presidido por el Presidente del comit de licitacin o el funcionario designado y se levantar acta. 12. Evaluacin de Ofertas Asistida. Para la evaluacin de ofertas la Institucin podr apoyarse en asesores tcnicos ad-hoc, sin perjuicio de que las decisiones corresponden al Comit de Licitacin. 13. Ajuste Reglamentario de la Adjudicacin. Los responsables del anlisis de ofertas, debern recomendar las ofertas que podrn ser consideradas para adjudicacin tomando en cuenta los requisitos reglamentarios. 14. Recomendaciones para la Adjudicacin. Se recomendar la oferta cuyo precio sea el ms bajo, siempre que cumpla con las especificaciones, trminos y condiciones de las bases de licitacin. Cuando la licitacin est referida a la adquisicin de equipo se deber tomar en consideracin por lo menos los siguientes criterios: a. b. c. d. Frecuencia de reparacin de equipo Facilidades locales para el mantenimiento Costo de las piezas de repuestos. Perodo de garanta ofrecido por el suplidor.
15. Especificaciones del Contrato. El FOMAV podr celebrar todos los contratos que fueran necesarios para asegurar su funcionamiento sostenido y la ejecucin de obras, tomando siempre en cuenta que los mismos deben atender al marco jurdico vigente. Todo contrato de bienes y servicios deber especificar, al menos: a. b. c. d. e. f. Datos generales sobre las partes contratantes. Descripcin de las caractersticas, especificaciones, marcas y cantidades de bienes, servicios u obras objeto del contrato, cuando se trate de servicios deber indicarse claramente su contenido y alcance, identificando a los responsables. Monto del contrato indicando precio unitario. Lugar y el tiempo de entrega o de vigencia del contrato. Forma de pago (contado, crdito, pago parcial, carta de crdito) Garanta(s) que debe presentar el contratista.
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De ser necesario, clusula de variacin del monto del contrato, considerando un incremento o disminucin hasta un techo mximo del (10%) diez por ciento. Clusula de sancin, por retraso en la entrega o terminacin de la obra pactado. Clusula sobre terminacin anticipada del contrato y la forma de dirimir las controversias entre las partes contratantes.
BASE LEGAL
LA GACETA DIARIO OFICIAL N FECHA
BASE LEGAL LEYES Ley 323 "Ley de Contrataciones del Estado" (LCE). Ley 349 "Ley de Reforma a la Ley 323 - Ley de Contrataciones del Estado". Ley 427 Ley de Reforma a la Ley 323. Ley 290 "Ley de Organizacin, Competencia y Procedimientos del Poder Ejecutivo". Decreto No. 625, Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema de Control Gubernamental y sus reformas. REGLAMENTOS Decreto 21-2000 "Reglamento General de la Ley de Contrataciones del Estado". Decreto 118-2002 Reformas e Incorporaciones al Reglamento de la Ley No. 290; Ley de Organizacin, Competencia y Procedimientos del Poder Ejecutivo. Normas Tcnicas de Control Interno (NTCI) dictadas por el Consejo Superior de la Contralora General de la Repblica. 46 1 2
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servidores pblicos en todos los niveles, en funcin de las reas de especializacin y del cargo que ocupan. 9. Reglamento de Capacitacin. El FOMAV dispondr de un reglamento que contenga todos los aspectos inherentes a la capacitacin y entrenamiento, y a las obligaciones asociadas al mismo que asumirn los servidores pblicos capacitados. Retribucin de Acuerdo a Esfuerzo y Responsabilidad . Se retribuir a los servidores pblicos con un adecuado sueldo, de tal forma que sea una justa compensacin a su esfuerzo en las funciones realizadas y de acuerdo con la responsabilidad de cada cargo y su nivel de complejidad. ptimo Desempeo. Con base al sueldo, salario o cualquier otra forma de retribucin acordada con el FOMAV, el servidor pblico est obligado a cumplir sus funciones con oportunidad, honradez y rectitud sin buscar o recibir otros beneficios personales vinculados con el desempeo de sus funciones. Trato Justo. No se podrn desempear cargos sin percibir la remuneracin pactada o la oficial que corresponde al empleo, ni recibir asignaciones por cargos no desempeados. Duplicidad de Cargos o Remuneraciones. Ningn Servidor Pblico podr ejercer dos o ms cargos pblicos ni percibir dos o ms remuneraciones del Presupuesto Pblico. Obligacin Laboral. Todo servidor pblico del FOMAV est obligado a cumplir sus deberes con responsabilidad, diligencia, honestidad, rectitud y tica, de tal manera que su actuacin mantenga o mejore el prestigio del FOMAV. Conducta Idnea. La actuacin significa que el Servidor Pblico deber estar apegado a las disposiciones legales establecidas y a los cdigos de tica, normas y reglamentos que su profesin o especialidad demanden. El Servidor Pblico no podr recibir ningn beneficio ajeno a los brindados por el FOMAV, que pueda vincularse con el hecho de cumplir sus funciones. Puntualidad. Se establecern procedimientos para el control de asistencia, que aseguren la puntualidad y permanencia en los sitios de trabajo de todos los servidores municipales. El control se ejercer por el jefe inmediato superior y por la Oficina de Recursos Humanos. Vacaciones. Los Jefes de las Unidades Sustantivas y de Apoyo del FOMAV, en concordancia con la Oficina de Recursos Humanos, deben elaborar cada ao un rol de vacaciones para todos los servidores pblicos de la institucin y, una vez aprobado, exigir su cumplimiento. El derecho a las vacaciones no admite compensacin monetaria, excepto cuando el Servidor Pblico se retire definitivamente del FOMAV.
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Rotacin Funcional del Personal. Cada rea institucional (sustantiva o de apoyo) establecer en forma sistemtica, la rotacin de los servidores vinculados con las reas de administracin, registro y custodia de bienes y recursos. Dicha rotacin deber consultar la capacitacin necesaria de los empleados rotados para que puedan desempearse con eficiencia en los nuevos cargos. Fianzas. El FOMAV definir, de conformidad con el anlisis de riesgos, las actividades que requieran ser garantizadas con una caucin (fianza) para la proteccin de los recursos bajo la responsabilidad de los servidores pblicos. Para el efecto, en cada caso, fijar el monto adecuado de la misma que deber contratarse con una Compaa de Seguros y asignar los recursos necesarios para su ejecucin. Seguridad Social. El FOMAV est obligado a cumplir las disposiciones legales vigentes en materia de Seguridad Social, en los riesgos a corto y largo plazo. Evaluacin del Personal. La evaluacin del recurso humano debe ser un proceso y no un evento particular en el tiempo. Sin embargo, peridicamente deber evaluarse el trabajo de los servidores pblicos y exigirse que su rendimiento sea igual o mayor a los niveles de eficiencia previamente establecidos para cada funcin, tarea o actividad. Cada Jefe de Unidad es responsable de la evaluacin del rendimiento del personal a su cargo. Para el proceso de evaluacin debern usarse tcnicas y metodologas adecuadas. Los mtodos de evaluacin de desempeo del personal deben estar definidos, comunicados y establecida la periodicidad de su aplicacin. Estos mtodos debern establecer los niveles jerrquicos evaluadores y a cargo de qu funcionarios quedar el proceso de discusin previa y evaluacin final. La evaluacin deber ser la base de las promociones, traslados y remociones. Para un correcto proceso de evaluacin, deber tenerse en cuenta al inicio de la contratacin: i. ii. Enterar a las personas de sus funciones y los objetivos y metas por los cuales trabajar. Explicar y cuando aplique entregar las herramientas que el superior jerrquico le aporta al servidor Pblico para un cabal desempeo de sus funciones, incluido el entrenamiento y la capacitacin si son necesarios. Definicin de fechas en las cuales se revisar el avance en el cumplimiento de objetivos y metas para tomar correctivos conjuntos y mejorar la probabilidad de buen desempeo. Durante la gestin cumplir con los cronogramas para evaluar el desempeo, teniendo cuidado de escuchar al Servidor Pblico y considerar sus puntos de vista para el mejoramiento del desempeo.
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Todo el proceso, incluyendo una reunin al final de cada ao o perodo anual de gestin concertado con el servidor pblico, deber documentarse, obtenindose la conformidad del empleado y dejando evidencia de las distintas reuniones que se cumplieron durante el ao para mejorar la calidad del desempeo y los resultados obtenidos.
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GENERALIDADES Y SUPUESTOS
Definicin: El Presupuesto es la expresin cuantitativa del Plan Operativo Anual que el FOMAV proyecta ejecutar en el perodo presupuestario que inicia cada 1ro. de Enero y termina el 31 de Diciembre de cada ao. El Presupuesto anual es soportado por la planeacin estratgica, el presupuesto multianual y mantiene concordancia con los objetivos, planes y programas econmicos del Gobierno Central, as como hacia los municipales en una visin de conjunto, como elementos bsicos para la formulacin de la poltica presupuestaria Supuestos Bsicos: Hay una Planificacin integral (operativa y estratgica) que integra y orienta las acciones de la institucin, para el logro de sus objetivos institucionales. Esta Planificacin est soportada por mecanismos de recaudacin, anlisis y procesamiento de informacin, as como de herramientas tcnicas adecuadas, ambos guiados por el marco legal pertinente a la labor del FOMAV. La Planificacin tiene su respaldo en los ejercicios histricos de la institucin, la negociacin participativa y concertada con aquellos agentes institucionales (MTI, AMUNIC) con intereses reales en el mantenimiento de la red vial y la capacidad institucional disponible y previsible. La Planificacin abarca el uso, conservacin y custodia de los recursos humanos, materiales y financieros requeridos para ejecutar las operaciones. En los aspectos particulares de los recursos financieros, la planificacin se asiste de la presupuestacin anual para llevar a cabo la programacin de acciones administrativas, tcnicas y financieras que deben ser objeto de evaluacin y auditora. El FOMAV cuenta con planes estratgicos para su desarrollo institucional por perodos quinquenales, basados en el anlisis de sus debilidades y oportunidades, amenazas y fortalezas para el cumplimiento de su misin. Tanto la Planificacin Estratgica como la programacin de operaciones deben resultar del trabajo conjunto de las autoridades, los funcionarios y colaboradores de todos los niveles y unidades organizativas. Existen y se mantienen controles en los Sistemas de Administracin Financiera y Presupuestaria, a fin de asegurar el cumplimiento de las normas y procedimientos legales requeridos en todas las fases del presupuesto (programacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin), establecidas por el Organismo Rector correspondiente.
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El Presupuesto expresa cuantitativamente el Plan Operativo en el que contiene en forma detallada los objetivos y metas proyectadas, las actividades y costos de su ejecucin, as como las dependencias responsables de su ejecucin, las fuentes de financiamiento y la programacin de la ejecucin mensual de su presupuesto anual financiero y fsico. El Presupuesto precisa las distintas fuentes de ingresos programadas, lo mismo que la totalidad de los egresos, as como el detalle de metas a ejecutar. El Seguimiento y Evaluacin del Presupuesto, consiste en el acompaamiento tcnico y la aplicacin sistemtica de instrumentos que registren el nivel de avance fsico y financiero, los problemas y xitos alcanzados en el proceso de ejecucin. Esta labor es fundamentalmente una responsabilidad del Departamento de Planificacin Tcnica 17 en coordinacin con la Oficina de Presupuesto, apoyados por Director Administrativo Financiero y dems titulares de las Unidades Ejecutoras. Al tiempo que se van ejecutando las acciones incluidas en cada Unidad Ejecutora es necesario controlar los resultados en forma peridica (semanal, mensual, trimestral, semestral, etc.) para conocer la forma en que se van cumpliendo las metas. En el FOMAV la Evaluacin Presupuestal es un proceso integral y continuo que permite determinar el nivel de cumplimiento de los objetivos y metas aprobados. Es un instrumento de gestin y de rendicin de cuentas que proporciona a los administradores, a todos los niveles, una base mejorada de conocimientos y una valoracin fundamental para su desempeo. Sus fines principales son: a. Estimular en la planificacin general y en la seleccin y formulacin de programas, mejoras a su utilidad, eficiencia, eficacia y repercusin. b. Apoyar la adopcin de decisiones sobre gestin, para introducir correcciones sobre la marcha y mejorar la ejecucin. c. Realizar aportaciones a la adopcin de mejores decisiones relacionadas con la continuacin de los programas al trmino de su perodo de ejecucin. d. Promover el aprendizaje institucional sobre cuestiones fundamentales. e. Contribuir a la rendicin de cuentas sobre la gestin y transparencia en la presentacin de informes, a los rganos Rectores y otras partes interesadas. En el proceso de Evaluacin Presupuestal se considera el relativizar las actuaciones de los funcionarios, es decir ponerlas en su contexto adecuado, en este sentido, la Evaluacin se centra en aquellos aspectos que constituyen la esencia del programa, enfocndose en lo ms relevante, en la propia naturaleza de las acciones a llevar a cabo y en la forma de gestionar los recursos disponibles. La Programacin Operativa resulta de la disponibilidad de informacin sobre la red vial mantenible, los Convenios institucionales de mantenimiento de la red vial (MTI, AMUNIC) y el anlisis de capacidades, requerimientos y disponibilidades que tiene la institucin.
En realidad esta funcin correspondera a una Oficina de Planificacin Institucional, pero al no contar con ella a la fecha, tal responsabilidad tendra que recaer parcialmente en el Depto. de Planificacin Tcnica, ya que la parte significativa del Presupuesto corresponde a las inversiones que realiza el rea tcnica.
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La Programacin Operativa anual se deriva del Plan Tcnico Multianual (PTM) y se expresa en el Plan Anual de Trabajo (PAT) que es responsabilidad de la Direccin General de Mantenimiento Vial.
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Generales La formulacin presupuestaria es piramidal, es decir, se genera desde cada una de las unidades operativas hacia la Direccin Superior. Por lo anterior, la responsabilidad de la formulacin es del Director Ejecutivo y debe ser aprobado por el Consejo Directivo del FOMAV. Previo a su aprobacin definitiva, debe ser sometido al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico (MHCP); rgano con el que se debern coordinar los ajustes a los mismos que garanticen su armonizacin con el Plan Nacional de Desarrollo, el Programa Econmico Financiero, el Marco Presupuestario de Mediano Plazo, la Poltica de Endeudamiento y el Programa de Inversiones Pblicas. El FOMAV puede modificar su presupuesto, sin embargo, con el objeto de garantizar la necesaria armonizacin con las polticas fiscales nacionales, cualquier enmienda presupuestaria deber regirse por lo establecido en sus Leyes normativas internas, e informar al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico a ms tardar quince das despus de realizadas las modificaciones. El Presupuesto aprobado debe remitirse al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico a ms tardar el 31 de agosto de cada ao, este procedimiento es con el nico propsito de informar a esta instancia y no constituye aprobacin implcita o explcita del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. El FOMAV debe remitir al MHCP informes trimestrales de la ejecucin financiera y fsica de su respectivo presupuesto. La remisin de los informes deber realizarse por Direccin Ejecutiva a ms tardar treinta das de finalizado el trimestre. As mismo debe remitir el informe final de cierre de su presupuesto ejecutado a ms tardar el 15 de febrero del ao subsiguiente al ejecutado: La estructura organizacional se pone en funcionamiento mediante el uso y observancia de manuales tcnicos de procedimientos y de administracin que regulen la ejecucin de las operaciones. Toda operacin debe contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde y demuestre. Se usan de manera permanente formularios prenumerados al momento de su impresin, para todas las operaciones ordinarias.
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La documentacin de respaldo de las operaciones es archivada siguiendo un orden lgico, de fcil acceso y utilizacin. Se conserva adecuadamente, preservndola de contingencias durante el tiempo mnimo que sealan las disposiciones legales vigentes.
Para la Planificacin La planificacin estratgica y la programacin de operaciones deben ser concordantes con las estrategias y polticas definidas por los sistemas nacionales de planificacin e inversin. La programacin de operaciones debe ser integral e incluir las operaciones de funcionamiento (administrativas), de preinversin y de inversin. La programacin de inversiones debe responder a los objetivos de la institucin y de las instituciones con quienes se suscriben los Convenios (MTI, AMUNIC), y sus proyectos deben ser compatibilizados con las polticas sectoriales y regionales, de acuerdo con las normas del Sistema Nacional de Inversin Pblica (SNIP). Los resultados esperados del perodo, en correspondencia con las operaciones que se programen en atencin a los objetivos de la Institucin, se expresarn en metas cuantitativas o cualitativas, segn corresponda. As mismo se debe de indicar con claridad los medios de verificacin de los resultados deseados. Cuando existan condicionantes externas o riesgos que se estime que podrn afectar el logro de los resultados deseados, debern indicarse con claridad en la programacin de operaciones, relacionndolas con el correspondiente resultado. La programacin de operaciones debe contemplar los requerimientos de recursos humanos, materiales y financieros necesarios para alcanzar las metas previstas, identificar la dependencia ejecutora, a los funcionarios responsables de cada una de las metas o resultados deseados y las fuentes de financiamiento. Deben documentarse explcitamente las polticas a aplicarse en la ejecucin de las operaciones programadas, a efecto de permitir el desarrollo de los procedimientos a emplear y la evaluacin interna, incluyendo los estndares planeados de gestin o eficiencia.
Para el Presupuesto El Presupuesto incluye los objetivos y polticas presupuestarias, y los ingresos y egresos previstos para el ejercicio presupuestario. Los mismos deben reflejar todas las fuentes de ingresos y la totalidad de los egresos con sus respectivas desagregaciones. El Presupuesto de Ingresos contendr las estimaciones de todos los recursos a percibir durante el ejercicio presupuestario, distinguiendo segn sus distintas fuentes: ingresos propios (T. FOMAV) y de gestin del patrimonio, ingresos financieros, transferencias, prstamos, donaciones, otros. Los presupuestos de ingresos debern incluir las
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existencias o saldos no comprometidos estimados al 31 de Diciembre del ejercicio presupuestario vigente. El Presupuesto de Egresos contendr todos los gastos a realizarse durante el ejercicio presupuestario, cualesquiera que sea su fuente de financiamiento, enumerando: Gastos corrientes (distinguiendo en estos la partida de salarios y remuneraciones), gastos de capital, gastos financieros, servicio de la deuda, transferencias, adquisiciones de activos no financieros, transacciones de activos y pasivos financieros si los hubiere. En rigor tcnico, independientemente de los medios empleados para el registro contable y presupuestario (puede ser manual o computarizado), el registro de la ejecucin presupuestaria se inicia desde el momento mismo en que se codifica la operacin (momento en que se define el programa, unidad ejecutora, finalidad funcin, fuente de financiamiento, sector del gasto, clasificacin de la inversin y concepto especfico del gasto) en el Comprobante en que se evidencia su realizacin. Anlogamente para los egresos. Al emitirse un cheque debe elaborarse un Comprobante de Egreso en el que debe anotarse el cdigo correspondiente a la cuenta especfica que debe afectarse, tanto en el presupuesto como en la contabilidad. Corresponde al Director Ejecutivo y/o al funcionario a quien delegue esta responsabilidad el reconocimiento de obligaciones, la disposicin de gastos y la autorizacin de pagos, atendiendo al lmite de los crditos aprobados y a la disponibilidad presupuestaria. El Director Ejecutivo o el funcionario delegado, podr abarcar en un mismo acto administrativo dos o ms momentos de la afectacin presupuestaria durante la ejecucin, en dependencia del desarrollo particular de la transaccin de que se trate. Se considerar gastado un crdito presupuestario, y por lo tanto ejecutado el presupuesto de dicho concepto, cuando quede afectado definitivamente al devengarse un gasto, segn los criterios que se establecen en el artculo 21 de la Ley No. 550, segn el cual existen tres momentos de afectacin presupuestaria para lo cual deben llevarse los registros de ejecucin presupuestaria en las siguientes condiciones: a) En relacin a los Ingresos. - Ingreso percibido. Es el momento de registro en el cual se hace efectiva la percepcin del derecho o ingreso recaudado y transferido por la DGI. b) En relacin a los Egresos. - Egreso comprendido. Es el momento de registro, en el cual se afecta la disponibilidad de los crditos presupuestarios por el monto contratado para la adquisicin de bienes y servicios. Implica el origen de una relacin jurdica con terceros, que dar lugar, en el futuro, a una eventual salida de fondos, as como la
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aprobacin, por parte de un funcionario con autoridad para ello, de la aplicacin de los recursos por un concepto o importe determinado. - Egreso devengado. Es el momento de registro en el cual se da por gastado un crdito y, por tanto, ejecutado el presupuesto de dicho concepto. Implica una modificacin cualitativa y cuantitativa en la composicin del patrimonio de la respectiva entidad u organismo y el nacimiento de una obligacin de pagar, en forma inmediata o diferida, por la recepcin de bienes o servicios oportunamente contratados o por haberse cumplido los requisitos administrativos para los casos de gastos sin contraprestacin. - Egreso pagado. Es el momento del gasto que ejecuta el cumplimiento financiero de la obligacin contrada, mediante cualquier forma de pago efectivo. El Proceso Presupuestario se regir por las metodologas, normativas y procedimientos presupuestarios, clasificadores de ingresos y egresos, soportes electrnicos compatibles y formatos que establezca y divulgue el MHCP a travs de la Direccin General de Presupuesto. Los funcionarios designados para decidir la realizacin de un gasto y aquellos a los que les deleguen la autorizacin respectiva, verificarn previamente que: o o o o La transaccin corresponda al giro o actividad de la Institucin y conforme el presupuesto, planes y programas aprobados para el perodo. El procedimiento propuesto para su ejecucin sea el apropiado, en correspondencia con las normas tcnicas de control interno. La Institucin est facultada para llevarla a cabo la operacin que genera el gasto y no existan impedimentos legales sobre la misma. En el presupuesto existan las disponibilidades correspondientes.
El FOMAV utiliza un sistema de registro apropiado para el control de la ejecucin presupuestaria, para lo cual existe un cargo responsable de tales registros, el que controla el comportamiento de la ejecucin financiera del Presupuesto. Slo podr darse curso a gastos con la certificacin del responsable de control presupuestario de que existe la partida correspondiente y con saldo suficiente al momento de la operacin de solicitud del compromiso y la aprobacin del compromiso del gasto respectivo. Los encargados del manejo de la ejecucin presupuestaria efectan evaluaciones constantes sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, con relacin a los fondos previstos y los gastos ejecutados, a fin de evitar que estos ltimos excedan las asignaciones presupuestarias, e informar a las autoridades superiores. Se debern preparar Estados Mensuales, Trimestrales y Anuales de ejecucin presupuestaria que incluyan informacin sobre las partidas asignadas inicialmente (Presupuesto inicial) en el Presupuesto, los ajustes por adiciones o disminuciones autorizadas (Modificaciones), los saldos ajustados (Presupuesto Actualizado), los
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recurso (ingresos) devengados o liquidados, los gastos comprometidos, devengados y pagados, los saldos por ejecutar. Se evaluar la ejecucin del Presupuesto tanto en forma peridica, durante la ejecucin, como al cierre del ejercicio, y se informarn los resultados de la ejecucin fsicofinanciera.
Para Programar los Ingresos y Egresos Las cuentas del Presupuesto de recursos y gastos se cerrarn al 31 de Diciembre de cada ao y con posterioridad a esta fecha no se podrn asumir compromisos ni devengarse gastos con cargo a las apropiaciones presupuestarias del ejercicio que se cierra. Es necesario elaborar un Flujo de Caja, el que comprende la proyeccin de ingresos a percibir y los gastos a pagar del ejercicio fiscal presupuestado, en el que se identifican las necesidades de financiamiento en diferentes perodos del ejercicio. En el flujo de caja tambin se proyectan los saldos de efectivo para cada perodo, as como los saldos de efectivo del inicio y cierre del ejercicio presupuestario. La Programacin Presupuestaria, comprende las estimaciones de ingresos y egresos que ocurrirn en diferentes perodos del ejercicio presupuestario (mensual, trimestral, semestral), preparada para cada uno de los momentos de afectacin presupuestaria, y que sirve de base para la asignacin de cuotas de pagos segn los montos asignados en los presupuestos.
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Paso N
Descripcin de la Accin 1. Definir las lneas de accin y polticas presupuestarias del perodo 2. Revisar las Polticas presupuestarias y comunicarlas a las reas sustantivas y de apoyo del FOMAV 3. Revisar y validar el Listado de tramos propuestos para los Convenios recibidos de parte del MTI y AMUNIC 4. Seleccionar los tramos a ser incluidos en los Convenios 1. Preparar una estimacin de los ingresos proyectados para el ao presupuestado (Octubre Ao anterior a Septiembre ao presupuestado 2. Definicin de los techos presupuestarios en razn de rea, dependencia y unidad ejecutora, de acuerdo a las lnea y polticas aprobadas 3. Informar a los titulares de las unidades ejecutoras los techos presupuestarios disponibles y las polticas y lneas de accin priorizadas 1. Cada Unidad Ejecutora formula su plan de accin, definiendo objetivos, metas, medios de verificacin, presupuesto y la programacin fsica y financiera de la ejecucin prevista, con base en las polticas definidas y los techos aprobados. 2. Conciliar los Planes y Presupuestos formulados por las Unidades en razn de dependencia y luego reas. 1. Remitir los presupuestos desglosados y consolidados por rea a la Oficina de Presupuesto 2. En coordinacin con la Oficina de Tesorera, la DAF y el Depto. de Planificacin Tcnica consolidar y realizar la programacin fsica y financiera del POA, el Presupuesto y el Plan Anual de Trabajo
Prerrequisito Plan Estratgico o Quinquenal. Propuesta de vas a ser mantenidas, priorizadas por el MTI
Primer Semestre
Primer Trimestre
Segundo Trimestre
Al 31 de Julio
Unidades Ejecutoras Planificacin Tcnica18 DAF19 Oficina de Presupuesto Oficina de Tesorera Directores de rea Planificacin Tcnica DAF Oficina de Presupuesto Oficina de Tesorera Directores de rea
Las Lneas de Accin y las Polticas son de conocimiento general y han sido asimiladas
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El Depto de Planificacin Tcnica coordina con las Unidades Ejecutoras Sustantivas (Operativas) La DAF coordina con las Unidades Ejecutoras de Apoyo (Administrativas)
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso N Tiempo Estimado T. Agentes o Dependencias que Intervienen
Descripcin de la Accin
Prerrequisito
1. Revisar el POA, el Presupuesto y el PAT antes de someterlo al Consejo Directivo, con la clara definicin de las metas fsicas y financieras, as como los funcionarios responsables de cada resultado esperado. 2. Verificar la correspondencia de metas entre el POA, el Presupuesto y el PAT con respecto a los Convenios institucionales. A ms tardar 3. Realizar los ajustes que sean necesarios 31 de julio en el marco de los Convenios suscritos. 4. Coordinar con el MHCP los ajustes al POA, Presupuesto y PAT de tal manera que se garantice su armona con el Plan Nacional de Desarrollo, el Programa Econmico Financiero, el Marco Presupuestario de Mediano Plazo, la Poltica de Endeudamiento y el Programa de Inversiones Pblicas. 1. Remitir el Plan Operativo Anual, el Presupuesto y el PAT para conocimiento y aprobacin del Consejo Directivo. 2. Analizar los Planes y el Presupuesto, discutir los cambios que sean propuestos por el Consejo Directivo, aprobarlos una Antes del 31 vez que se est conforme con los de Agosto mismos. 3. Remitir el POA, el Presupuesto y el PAT aprobados a la Direccin Ejecutiva para su presentacin ante el MHCP 4. Presentar el Presupuesto al MHCP 1. Recibir el Presupuesto aprobado por el MHCP 2. Revisar y Analizar la correspondencia del Presupuesto aprobado con respecto al POA y al PAT 3. Realizar los ajustes necesarios al POA y Finales de al PAT Noviembre 4. Notificar de los cambios o ajustes realizados a las instituciones convenientes 5. Distribuir el POA, PAT y el Presupuesto aprobado a las Unidades Ejecutoras por rea sustantiva o de apoyo
Haber discutido los Planes y Presupuestos revisados con las instituciones conveniantes
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Pa so N
Descripcin de la Accin
Prerrequisito
2. 3. 4. 1.
Unidades Ejecutoras Oficina de Partida Presupuesto presupuestari Divisin de a aprobada Adquisiciones DAF
2 2. 3. 4. 1.
Unidades Ejecutoras Oficina de Presupuesto Divisin de Adquisiciones DAF Oficina de Contabilidad Oficina de Tesorera Direccin Ejecutiva
2.
4 1.
2.
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Oficina de Haber Presupuesto registrado Primeros DAF adecuadamen 15 das Oficina de te todos los de cada Contabilidad momentos de mes Oficina de Tesorera afectacin Direccin Ejecutiva presupuestari Consejo Directivo a A ms Oficina de Mantenimient tardar 30 Presupuesto o adecuado das DAF de la luego de Oficina de informacin cada Contabilidad presupuestal Trimestre Oficina de Tesorera y sus vencido Direccin Ejecutiva afectaciones
Cuando la operacin requiere ms de un perodo de operacin (mes) se debe hacer una reserva de presupuesto, que aunque no es un compromiso con terceros asegura la disponibilidad presupuestaria al momento de la adjudicacin o autorizacin de la orden de compra. 21 Comprobante nico de Contable 22 En algunos casos se da simultneamente los momentos de comprometido y devengado como en el pago de los servicios bsicos, por ejemplo.
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Manual de Procedimientos del FOMAV Pa so N 3. Tiempo Estimado T. Agentes o Dependencias que Intervienen
Descripcin de la Accin
Prerrequisito
1. 2.
5 3. 4.
1.
2. 6 3. 4. 7 1. 2. 3.
4.
23 24
y aprobacin, reflejando la ejecucin fsica y financiera Remisin del informe trimestral aprobado Consejo Directivo por el Consejo Directivo al MHCP MHCP reflejando la ejecucin fsica y financiera del perodo Realizar la evaluacin de la ejecucin presupuestaria trimestral Unidades Ejecutoras Solicitar las respectivas Oficina de reprogramaciones y modificaciones al Presupuesto presupuesto, lo que puede suponer Divisin de traslado entre partidas (Aumentos o Adquisiciones disminuciones), dotacin de partidas DAF (Creacin de nueva partidas) Direccin Ejecutiva Consolidar las reprogramaciones y Oficina de Tesorera modificaciones al presupuesto por rea Planificacin de trabajo institucional Tcnica23 Presentar ante el Consejo Directivo las DAF24 reprogramaciones y modificaciones Directores de rea solicitadas al presupuesto para su Consejo Directivo revisin, anlisis y aprobacin Revisar, analizar, ajustar y aprobar/denegar las reprogramaciones y modificaciones presupuestales solicitadas Remitir las decisiones del Consejo Unidades Ejecutoras Directivo sobre las modificaciones Oficina de presupuestales solicitadas a la Direccin Presupuesto Ejecutiva Direccin Ejecutiva Transmitir para su registro e Directores de rea implementacin efectiva las decisiones Consejo Directivo del Consejo Directivo Comunicar a las Unidades Ejecutoras las modificaciones al presupuesto y su programacin Remitir el Informe al MHCP sobre las Antes de Oficina de modificaciones y reprogramaciones finalizar Presupuesto aprobadas la DAF Elaborar el Informe de Cierre y primera Oficina de Liquidacin del Plan Operativo Anual y el semana Contabilidad Presupuesto de Oficina de Tesorera Transferir el Informe de Cierre y Febrero Direccin Ejecutiva Liquidacin para su presentacin al de cada Consejo Directivo Consejo Directivo para su conocimiento ao MHCP y aprobacin Presentar el Informe de Cierre y Liquidacin al Consejo Directivo
Realizar los ajustes y registros trimestrales de acuerdo a las normas y procesos establecidos
El Depto de Planificacin Tcnica coordina con las Unidades Ejecutoras Sustantivas (Operativas) La DAF coordina con las Unidades Ejecutoras de Apoyo (Administrativas)
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Manual de Procedimientos del FOMAV Pa so N Tiempo Estimado T. Agentes o Dependencias que Intervienen
Descripcin de la Accin 5. Revisar, analizar, ajustar y aprobar el Informe de Cierre y Liquidacin, remitindolo a la Direccin Ejecutiva 6. Remitir el Informe de Cierre y Liquidacin del Presupuesto al MHCP
Prerrequisito
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Claves:
DA Divisin Admva. Financiera CD Consejo Directivo DP Depto. Admn. Proyectos DI Directores de rea
O P D I D P M O V T M D H D C O Tiempo (da)
Paso
Subactividades
4 5
Formulacin del Presupuesto Definir lneas de accin y de poltica Transmitir las lneas y las polticas a las reas Definicin de Polticas y Cobertura de los Revisar y validar el listado de tramos Convenios propuestos para los Convenios Seleccionar los tramos a incluir en los Convenios Estimar los ingresos proyectados Proyectar Definir los techos presupuestarios Disponibilidades Informar de los techos a las unidades ejecutoras Formulacin de los planes de accin y su Formulacin de Planes y presupuesto correspondiente Presupuestos a Nivel de Conciliacin de los planes de accin de la Estructura base de la institucin y sus presupuestos Remitir los presupuestos desglosados y consolidados Consolidacin de los Consolidar los planes y presupuestos Planes y Presupuestos para generar el POA, el Presupuesto y el PAT Ajuste a los Planes y Revisar el POA, Presupuesto y el PAT Presupuestos con los Verificar la correspondencia de metas Agentes Externos entre los instrumentos y los Convenios
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
X X X
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Realizar los ajustes que sean necesarios Coordinar con el MHCP los ajustes al POA, Presupuesto y PAT para que armonicen con los planes nacionales Remitir y presentar el POA, Presupuesto y PAT al Consejo Directivo Anlisis, discusin, cambios y aprobacin Inclusin Presupuestal Remitir el POA, Presupuesto y PAT a la Direccin Ejecutiva Presentar el Presupuesto aprobado al MHCP Recibir el Presupuesto aprobado por el MCHP Verificar la correspondencia entre el Presupuesto aprobado y el POA y el PAT Preparar la Ejecucin de Realizar los ajustes al POA y al PAT los Proyectos Notificar a las instituciones convenientes sobre los cambios Distribuir el POA, Presupuesto y PAT a las Unidades Ejecutoras TIEMPOS ACUMULADOS POR DEPENDENCIA/ AGENTE INTERVINIENDO Fase de Ejecucin, Evaluacin y Seguimiento del Presupuesto Solicitar el inicio de los procesos de adquisicin Notificar los trmites para efectos de Ejecutar los procesos de previsin adquisicin Ejecutar los procesos de adquisicin Registrar la afectacin presupuestaria comprometida Afectacin Recibir los bienes o servicios a Presupuestaria satisfaccin Registrar la afectacin presupuestaria del devengado
X X X X X X
X X
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso Actividad Subactividades Solicitar la emisin de cheque Realizar el pago y registrar la afectacin presupuestaria del pagado Realizar el Informe Mensual de la ejecucin presupuestaria Presentar el Informe Mensual al Consejo Directivo Elaborar el Informe Trimestral de la ejecucin presupuestaria Presentar el Informe Trimestral al Consejo Directivo para su conocimiento y aprobacin Remitir el Informe Trimestral al MHCP Realizar la evaluacin presupuestaria trimestral Solicitar las reprogramaciones y modificaciones al Presupuesto Consolidar las reprogramaciones y modificaciones al Presupuesto por rea Presentar al Consejo Directivo las reprogramacin y modificaciones presupuestales para su anlisis y aprobacin Revisar, analizar, ajustar y aprobar/rechazar los cambios solicitados Remitir las decisiones del Consejo Directivo en materia presupuestal Transmitir para su registro e implementacin las decisiones del Consejo Directivo Comunicar a las Unidades Ejecutoras las modificaciones presupuestales aprobadas Remitir el Informe al MHCP sobre modificaciones y reprogramaciones al M D T E D A U E X A C M D O P X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X D I X D P M O V T X X X M D H D C O X X X Tiempo (da)
Informe Mensual
Informe Trimestral
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Presupuesto Elaborar el Informe de Cierre y Liquidacin del POA y su Presupuesto Transferir el Informe de Cierre y Liquidacin del POA y su Presupuesto al Consejo Directivo para su conocimiento y aprobacin Presentar el Informe de Cierre y Liquidacin del POA y su Presupuesto al Consejo Directivo Revisar, analizar, ajustar y aprobar el Informe de Cierre y Liquidacin y remitirlo a la Direccin Ejecutiva Remitir el Informe de Cierre y Liquidacin del Presupuesto al MHCP TIEMPOS ACUMULADOS POR DEPENDENCIA/ AGENTE INTERVINIENDO
X X X
X X X
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11.
GENERALIDADES Y SUPUESTOS
Definicin: El proceso de ejecucin del Mantenimiento vial involucra todas las actividades que desarrolla la institucin en las distintas etapas de desarrollo de la inversin, tales como: la formulacin y evaluacin ex ante de los proyectos de inversin de acuerdo a los Convenios anuales suscritos (MTI, AMUNIC); la priorizacin y seleccin de los proyectos que ejecutaran con los recursos propios (Tributo FOMAV); y los que se propondrn para gestin de recursos externos o en colaboracin con otras instituciones; formando parte, todos en conjunto, de los programas plurianuales y anuales de inversin. Se define como Ciclo de Proyecto al conjunto de etapas sucesivas que debe cumplir todo proyecto de inversin pblica en mantenimiento vial, desde el momento en que se identifica la necesidad de atender una va o resolver un problema vial, pasando por las distintas fases de estudio en las cuales se efecta el anlisis tcnico, la identificacin y evaluacin de las alternativas de solucin, finalizando en la seleccin de la solucin ms eficiente a propuesta del equipo tcnico del FOMAV y sus contrapartes del Ministerio de Transporte e Infraestructura (MTI) y la Asociacin de Municipios de Nicaragua (AMUNIC). Luego, los proyectos identificados e incluidos en los Convenios son priorizados para la localizacin y gestin de los recursos necesarios para materializarlos. Dentro del Ciclo de Proyecto se distinguen tres Fases: Preinversin, Ejecucin y Evaluacin, cada una con etapas claramente definidas, las que se identifican y definen a continuacin. 1. LA FASE DE PREINVERSIN: Esta fase abarca todas las actividades previas a iniciar la ejecucin de los proyectos de mantenimiento. Contempla las diferentes etapas de estudio de un proyecto, a partir de la identificacin de necesidades de mantenimiento y de las obras en la carretera o va calificada como mantenible. Incluye el estudio de las alternativas de solucin y la evaluacin tcnicoeconmica para seleccionar aquella alternativa que maximice los beneficios del mantenimiento al menor costo posible. La fase de preinversin considera las siguientes etapas: a. Propuesta b. Perfil c. Prefactibilidad / Factibilidad Las principales actividades a desarrollar en cada una de las etapas de la preinversin, as como las instancias responsables de realizarlas se especifican a continuacin. a. La Etapa de Propuesta de Proyecto:
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La responsabilidad de mantener el inventario de la red vial es del MTI, asimismo es tambin el de generar y proponer la lista de vas y/o carreteras priorizadas para recibir mantenimiento por parte del FOMAV a partir de la cual se definir la cartera de inversin en mantenimiento vial por parte de la Direccin Tcnica de Mantenimiento Vial (DTMV) del FOMAV, a ser incluida en el Convenio FOMAV-MTI. Por otro lado, las Alcaldas tambin tienen responsabilidades sobre las redes viales municipales, no atendidas por el MTI, ante ello el FOMAV suscribe con AMUNIC un Convenio anual, en el cual se definen los proyectos de mantenimiento vial que sern realizados en conjunto con las autoridades municipales. i. Registro de Propuestas en el Banco de Proyectos El MTI tiene la competencia del manejo del inventario de la red vial, a partir de la cual define que tramos requieren mantenimiento, y lo comunica al FOMAV que lo incorpora como su meta previa o indicativa. En trabajo conjunto con AMUNIC se define tambin la lista de tramos mantenibles que proponen sern atendidos en el siguiente ao. Ambas listas deben ser comunicadas al FOMAV a ms tardar el 30 de junio de cada ao. ii. Anlisis y decisin sobre las Propuestas de Proyecto El FOMAV a travs de la Direccin Tcnica de Mantenimiento Vial, debe proceder a analizar las propuestas de tramos del MTI y AMUNIC, mediante una inspeccin ocular para cada una de las vas que componen las propuestas. Todas aquellas que son consistentes con las polticas y prioridades bsicas que el FOMAV ha definido, se constituyen en posibles proyectos y pasan a la Etapa de Perfil para completar los estudios tcnico-econmicos previos a su aprobacin como proyectos a ejecutar. Esta actividad la debe realizar el FOMAV en un perodo mximo de 45 das calendarios. b. La Etapa de Perfil. La realizacin de los estudios de los proyectos a nivel de perfil es responsabilidad del FOMAV. En esta etapa las propuestas son analizadas bajo el criterio de mantenibilidad, es decir, los tramos son calificados como mantenibles 25 y se elabora un perfil para cada tramo mantenible, el cual se incorporar al Banco de Proyectos del FOMAV que sirve de base para la firma anual de los convenios con el MTI y AMUNIC. c. La Etapa de Prefactibilidad / Factibilidad En esta etapa se realiza la priorizacin de los perfiles de acuerdo a criterios sociales, econmicos, financieros y tcnicos. Aquellos perfiles ya evaluados pasan a ser clasificados como financiables con fondos propios (presupuesto proyectado por la recaudacin del impuesto al combustible) y aquellos que requieren la gestin de recursos externos para su ejecucin. Para los casos de proyectos que requieren financiamiento externo, se realizarn los contactos preliminares para determinar con un alto grado de seguridad la disponibilidad de
Los tramos mantenibles son aquellos que no requieren reparaciones o restauraciones en cualquier parte de su estructura.
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fuentes o recursos externos. En los casos que no exista suficiente seguridad del financiamiento, los proyectos quedarn en un estado de revisin hasta determinar la fuente de financiamiento. Los proyectos del periodo anterior que hayan quedado en estado de revisin se incorporan cada ao a la evaluacin. Cuando un proyecto haya pasado ms de tres aos en estado de revisin se proceder a remitirlo nuevamente a una posicin de propuesta para volver a realizar todos los anlisis correspondientes. Los proyectos que superan la etapa de prefactibilidad se consideran como tcnicamente aprobados y con financiamiento asegurado. Estos se someten a la aprobacin del Consejo Directivo para luego ser incorporados en los Convenios. Luego de ser aprobados por el Consejo Directivo los Proyectos cuentan ya un Dictamen Tcnico favorable. Esta actividad debe estar completada antes de la fecha de presentacin y aprobacin del presupuesto por la Direccin Ejecutiva y el Consejo Directivo (15 de septiembre de cada ao). 2. LA FASE DE EJECUCIN: Ingresarn a la Fase de Ejecucin todos aquellos proyectos que cuenten con un Dictamen Tcnico favorable, lo que implica que han sido priorizados para su inclusin en el Plan de Inversin anual y cuentan con financiamiento, ya sea proveniente de recursos propios, recursos del Tesoro o recursos externos, sean donaciones o prstamos. La responsabilidad de la ejecucin de las inversiones recae en la DTMV y ms especficamente en los Departamentos de Planificacin Tcnica (DPT) y el Departamento de Administracin de Proyectos (DAP). En esta Fase, los tcnicos de la DPT realizan la programacin de la ejecucin de los proyectos y los Administradores de Proyectos de la DAP asumen las funciones de seguimiento y supervisin de la ejecucin de los proyectos. Las principales actividades a desarrollar durante esta fase son las siguientes: i. ii. iii. Programacin anual de la ejecucin e incorporacin de la informacin fsica y financiera al Plan de Inversin anual contemplado en el presupuesto. Contratacin de la ejecucin, a travs de la Divisin de Adquisiciones. Seguimiento fsico y financiero de los proyectos y elaboracin de informes peridicos. Esta actividad es de responsabilidad de la DTMV, para lo cual debe contar con informacin sobre los desembolsos y los resultados fsicos de cada uno de los proyectos en ejecucin. Con estos antecedentes, a travs del Departamento de Planificacin Tcnica (DPT) elaborar un informe mensual, trimestral y anual, que someter a consideracin de la Direccin Ejecutiva quien a su vez lo elevar al Consejo Directivo. En dicho informe se dejar constancia del estado de ejecucin de cada uno de los proyectos y se propondrn medidas para corregir los eventuales problemas. Este informe una vez aprobado por la Direccin Ejecutiva se enva a la Unidad de Vialidad del MTI, el cual sirve de fuente de informacin estadstica fsicas y financieras, tanto para el MTI como para el FOMAV. Este informe debe estar aprobado antes de los 15 das posteriores al perodo correspondiente (mensual, trimestral, anual).
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iv.
Ajustes a la programacin anual. A partir del anlisis y seguimiento a la ejecucin del Plan de Inversin del perodo, la DTMV podr recomendar ajustes a la programacin durante el ao a fin de optimizar la ejecucin del Plan y el uso de los recursos disponibles. Las recomendaciones de ajuste presupuestario sern sometidas al Consejo Directivo y una vez aprobadas debern ser informadas a la Unidad de Presupuesto para la actualizacin de la programacin presupuestaria. Reprogramacin de la ejecucin del Proyecto. Una vez autorizada la reasignacin presupuestaria, la DAF a travs de la Unidad de Presupuestos de la Oficina de Finanzas proceder a reprogramar la ejecucin de los respectivos proyectos y continuar el seguimiento fsico y financiero respectivo. Finalizacin del Proyecto y notificacin. Una vez finalizada la ejecucin del Proyecto, la DTMV hace una notificacin formal de la finalizacin del proyecto al MTI y AMUNIC. En las estadsticas debe registrarse este hecho verificando que se ha completado toda la informacin sobre la ejecucin del Proyecto respectivo.
v.
vi.
3. LA FASE DE EVALUACIN: La Fase de Evaluacin de los Proyectos la ejecuta el Departamento de Seguimiento y Control (DSC) de la DTMV. Esta fase no inicia con la finalizacin del Proyecto sino que inicia de manera simultnea al inicio del Proyecto, se ejecuta de manera intermitente y se extiende ms all de la fase de Ejecucin. Por ello, de forma aleatoria deben ser seleccionados Proyectos para ser sometidos a evaluaciones en ejecucin y ex post, para verificar si los costos y beneficios que se estimaron en la Fase de Preinversin se estn alcanzando en la realidad, lo mismo que detectar vicios ocultos que pueden darse o haberse dado durante la etapa de ejecucin por parte de los contratistas y poder aplicar las garantas establecidas en los pliegos de base y contratos suscritos, antes del vencimiento de las mismas.
i.
Anlisis y seguimiento de las evaluaciones peridicas al sitio de la ejecucin de los proyectos. La DTMV dar seguimiento a la ejecucin de los proyectos peridicamente, a travs de visitas al sitio del proyecto. Para la realizacin de estas evaluaciones, las empresas encargadas de la Supervisin y el Administrador de Proyectos respectivo entregarn todos los antecedentes que le sean solicitados al DSC. En base al trabajo del DSC, los informes del DAP y el trabajo del DPT, la DTMV preparar un informe para la Direccin Ejecutiva resumiendo los avances sobre planificacin, los niveles de ejecucin, el seguimiento y control aplicado, as como la implementacin de las recomendaciones surgidas del trabajo interactivo de las dependencias de la DTMV. Seleccin de Proyectos para Evaluacin Ex-Post. La DTMV seleccionar los proyectos que sern sometidos a evaluacin ex -post cada ao. Dentro de stos, seleccionar una muestra aleatoria entre aquellos proyectos finalizados que estn registrados como Proyectos finiquitados. Esta muestra aleatoria de proyectos finalizados se propondr a la Direccin Ejecutiva para ser sometida a aprobacin de la evaluacin ex-post. La Direccin Ejecutiva ratificar o modificar la propuesta,
ii.
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para lo cual se deben aportar antecedentes adicionales y se puede proceder su realizacin por el propio FOMAV o a travs de contratacin de terceros.
iii.
Anlisis y decisin sobre los resultados de la Evaluacin Ex-Post. El estudio de evaluacin ex-post deber recomendar modificaciones a los diseos, a los aspectos operativos u otros aspectos de los proyectos, a fin de retroalimentar la pre inversin y la formulacin futura de proyectos similares. Igualmente proveer elementos a considerar en los mecanismos de seguimiento y evaluacin utilizados, lo mismo que buscar identificar vicios ocultos y proponer sanciones cuando corresponda. Con base en estas recomendaciones, la DTMV adoptar las medidas para mejorar la calidad de la preinversin y pondr en funcin las readecuaciones necesarias a fin de optimizar el funcionamiento del Proyecto y mejorar su impacto, as como proteger los recursos pblicos ejecutados por el FOMAV.
Supuestos Bsicos: El desarrollo de proyectos de mantenimiento vial responde a la siguiente jerarqua de conceptos y planes: Propuesta Anual de Tramos Viales a ser Integrados en los Convenios con el MTI y AMUNIC Plan Quinquenal de mantenimiento vial del FOMAV Plan de Inversin anual de mantenimiento vial Presupuesto multianual (quinquenal) Plan Operativo Anual aprobado Presupuesto anual aprobado
El FOMAV cuenta con personal suficiente y tcnicamente calificado para desempear las funciones formulacin, administracin y supervisin de proyectos viales. Hay un registro sistemtico de los proyectos en cada una de las etapas de sus ciclos de vida. Este registro contiene, para cada proyecto (por ejecutarse, en ejecucin o ejecutado), un expediente o "Carpeta Tcnica de Proyecto", con toda la documentacin soporte, como por ejemplo: documentos contractuales, bitcora, correspondencia, comprobantes de pago, informes de avance de los proyectos asignados, etc.; incluyendo tanto la informacin del contratista como la del supervisor respectivo. Administrativamente, la ejecucin de un proyecto puede analizarse y controlarse a partir de considerar tres condiciones: i) se cuenta con un plazo determinado para alcanzar el objetivo propuesto, ii) se dispone de un presupuesto preestablecido, y iii) en el proceso las actividades van ligadas a requerimientos de secuencia lgica y en cada etapa las actividades son diferentes. Si el proyecto se atrasa respecto a la programacin convenida es de esperar que aumente su costo, por ello, los responsables (Unidad de Administracin de Proyectos) tiene la responsabilidad directa de su finalizacin en el plazo, la calidad y al costo predeterminados. El costo total del proyecto se determina en funcin de los materiales, mano de obra, recursos
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administrativos y de capital, etc. necesarios, por tanto, es tcnicamente posible estimar costos parciales de ejecucin en funcin del avance de las obras. El control de la ejecucin de un proyecto comprende dos aspectos indisolublemente relacionados: el avance fsico y el avance financiero. Los pagos parciales dependern de los avances fsicos. Para efectos ilustrativos en esta descripcin procedimental, ambos aspectos se presentan por separado, se presume la existencia de contratos separados para la ejecucin y la supervisin de las obras, y se entiende que la entidad administradora es la DTMV a travs de sus dependencias.
Recepcin de las propuestas de tramos viales, por parte del MTI y AMUNIC, para ser evaluados por el FOMAV y posteriormente ser incorporados en los respectivos Convenios. Firma de los Convenios anuales con el MTI y AMUNIC conteniendo la red vial que a criterio del FOMAV requiere mantenimiento y cuenta con recursos para ejecutarse. Se conoce la disponibilidad financiera para el perodo presupuestario, la programacin de los ingresos, las polticas propuestas y los criterios de priorizacin de inversiones definidos. Los ingresos26 proyectados y programados, corresponden al perodo que inicia en el mes de octubre del ao anterior y concluye en el mes de septiembre del ao que se presupuesta. La proyeccin y programacin presupuestaria de los gastos corresponden al perodo presupuestario, el que debe iniciar en el mes de Enero y finalizar en el mes de Diciembre. El rea tcnica del FOMAV realiza los estudios correspondientes a la red vial propuesta por el MTI y AMUNIC, define prioridades y recomienda la ejecucin con base en la factibilidad tcnica y financiera disponible para el perodo. El FOMAV lleva un control particular de la ejecucin financiera de cada proyecto en correspondencia con los avances fsicos. El control fsico-financiero de cada proyecto es resultado de la estrecha coordinacin a nivel central entre las dependencias de la DAF y la DTMV encargadas de controlar los pagos parciales y su evolucin respecto del presupuesto general de las obras, y la ltima a su vez a nivel de escritorio y campo con la planificacin, administracin y supervisin de cada proyecto.
Debido al desfase en que se reciben los recursos con respecto al perodo en que son recaudados y el efecto que esto provoca en la programacin de las inversiones y el cierre presupuestario.
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1. Identificar los tramos a ser propuestos al FOMAV Antes del 2. Comunicar al FOMAV los tramos 30 de Abril propuestos para su evaluacin 1. Recibir los listados de propuestas e ingreso al Banco de Proyectos del FOMAV Antes del 2. Inspeccionar ocularmente cada va 31 de propuesta en los listados y determinacin Mayo de su concordancia a las polticas y prioridades del FOMAV 1. Clasificar los tramos como mantenibles y elaboracin de un perfil del mismo 2. Realizar los anlisis tcnicos, sociales y Antes del econmicos orientados a la priorizacin 30 de de cada tramo Junio 3. Clasificar los tramos en razn de los recursos financieros disponibles 1. Identificar las fuentes de financiamiento para tramos que no seran cubiertos con los recursos propios 2. Contactar o sondear las fuentes posibles de financiamiento 3. Determinar los proyectos que quedarn en estado de revisin (postergados) por financiamiento insuficiente 4. Remitir los casos tcnicamente Antes de aprobados y con financiamiento 31 de Julio asegurado a la Direccin Ejecutiva para su aprobacin y presentacin al Consejo Directivo 5. Presentar ante el Consejo Directivo los casos tcnicamente aprobados solicitando su anlisis y aprobacin 6. Notificar al MTI y AMUNIC de los tramos que sern incorporados a los respectivos convenios 1. Realizar el anlisis y evaluacin de los tramos presentados por el FOMAV (Dictamen Tcnico favorable) y que sern Antes del incluidos en los convenios 15 de 2. Hacer contactos de intercambio de Agosto informacin previos a la firma del Convenio 3. Firmar los Convenios
DTMV
DTMV
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Manual de Procedimientos del FOMAV Tiempo Estimado T A ms tardar el 15 de Septiembre Agentes o Dependencias que Intervienen Direccin Ejecutiva Consejo Directivo
Paso N
Descripcin de la Accin 1. Incluir los proyectos enumerados en los Convenios en el Presupuesto del FOMAV para el siguiente ao operativo 2. Aprobar el Consejo Directivo el Presupuesto Institucional 1. Estructurar el Plan Anual de Trabajo (Inversin anual) 2. Programar la Ejecucin de los Proyectos 3. Realizar la contratacin para la Ejecucin de los Proyectos 4. Ejecutar los Proyectos 1. Realizar el seguimiento fsico y financiero de los Proyectos 2. Elaborar los informes peridicos y remisin a la Direccin Ejecutiva para su envo a las instituciones participantes en los Convenios 3. Hacer ajustes a la programacin en la ejecucin de los Proyectos y a sus respectivos presupuestos 1. Hacer el finiquito formal de aquellos proyectos terminados 2. Valorar las actividades de seguimiento y evaluacin de los Proyectos
Prerrequisito
Macro DTMV actividad Divisin de desglosada Adquisiciones por aparte MTI/Vialidad AMUNIC DTMV Direccin Ejecutiva Consejo Directivo DAF DTMV DAF
Presupuesto Aprobado
Proyectos contratados
Los Proyectos a ser evaluados ex post son aquellos que finalizan en el ao corriente, por tanto se evalan en el siguiente perodo.
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso N Tiempo Estimado T Agentes o Dependencias que Intervienen
Descripcin de la Accin
Prerrequisito
1. Programacin de las visitas ordinarias de supervisin a los Proyectos y las evaluaciones ex post Al 30 de 2. Programacin del flujo de los Noviembre recursos necesarios para la de cada ao realizacin de las labores de administracin, seguimiento y evaluacin de Proyectos 1. Realizar la supervisin permanente de los Proyectos 2. Elaborar y remitir los informes de trabajo (mensual, trimestral, anual) Tiempo 3. Presentar los informes a la de duracin Direccin Ejecutiva para su de la obra valoracin 4. Remitir los informes a las instituciones participantes de los Convenios 1. Recibir las observaciones a los informes por parte de las instituciones participantes en los convenios 2. Integrar las observaciones recibidas y analizar la necesidad Un mes de cambios o ajustes a los posterior a Planes y Programas cada perodo establecidos de 3. Presentar ante la Direccin evaluacin Ejecutiva el anlisis del Informe correspondiente y las solicitudes de cambios necesarios, incluyendo los presupuestos 4. Aprobar, postergar o rechazar los cambios propuestos 5. Implementar los cambios 1. Realizar las evaluaciones ex De post y hacer un informe al acuerdo a respecto con conclusiones y programacin recomendaciones 2. Discutir los hallazgos de las evaluaciones ex post y brindar soluciones a problemas o encontrar mecanismos de mejorar el desempeo a partir de la informacin reunida 3. Presentar mecanismos de solucin o de mejoramiento del desempeo a la Direccin
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso N Tiempo Estimado T Agentes o Dependencias que Intervienen
Descripcin de la Accin Ejecutiva para su revisin, modificacin y aprobacin Implementar los mecanismos aprobados por la Direccin Ejecutiva Reunir y ordenar la informacin tcnica para el finiquito de cada Proyecto Evaluar el cumplimiento de los Contratos de Construccin y de Supervisin en relacin a los bienes y servicios obtenidos Redactar un Acta de Finiquito del Proyecto que debe ser rubricada por los proveedores Trasladar toda la informacin disponible y actualizar el Registro de Proyectos de la institucin para su uso posterior
Prerrequisito
4. 1. 2.
3. 4.
DPT Haber DSC cubierto DAP satisfactoriamente Asesora todas las etapas Legal de cada Proyecto Proveedores
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Claves:
DA Divisin Admva. Financiera CD Consejo Directivo DP Depto. Admn. Proyectos AL Asesora Legal
D D D P P T D C A L P R Tiempo (da)
Paso 1 2
Ciclo Completo de los Proyectos Identificar los tramos a proponer Propuesta de Tramos Comunicar los tramos propuestos Recibir los listados e integrarlos al Anlisis de las Banco de Proyectos Propuestas Realizar la inspeccin ocular Clasificacin de tramos mantenibles Anlisis Tcnico y Hacer anlisis tcnicos y Socioeconmicos socioeconmicos Clasificar en base a disponibilidades Identificar fuentes de financiamiento Contactar o sondear las fuentes Definir los Proyectos que quedarn postergados Seleccin de Tramos que Integraran los Remitir los casos tcnicamente Convenios aprobados Presentar los casos ante el Consejo Directivo para anlisis y aprobacin Notificar al MTI y AMUNIC Analizar los tramos tcnicamente aprobados por FOMAV Firma de Convenios Hacer contactos de intercambio de informacin Firmar los Convenios
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1 2 3 4
Incluir los tramos en el Presupuesto del FOMAV Inclusin Presupestal Solicitar la aprobacin del Presupuesto al Consejo Directivo Estructurar el Plan de Trabajo Anual Programar la ejecutoria de Proyectos Preparar la Ejecucin Realizar la Contratacin de de los Proyectos Proveedores Ejecutar los Proyectos Realizar el seguimiento fsico y financiero a los Proyectos Realizar el Seguimiento a la Elaborar informes peridicos Ejecucin Hacer ajustes a la programacin en la ejecucin y a los presupuestos Finiquitar cada Proyecto Cerrar los Proyectos Valorar las labores de seguimiento y evaluacin de los Proyectos TIEMPOS ACUMULADOS POR DEPENDENCIA/ AGENTE INTERVINIENDO Fase de Ejecucin y Evaluacin Combinadas Contratacin de la Supervisin Inicio de los Proyectos Contratacin de la Ejecucin Inicio de las Operaciones Seleccin de Proyectos a evaluar Inicio de la Evaluacin Someter la lista a aprobacin Ex - Post Remitir el listado a las dependencias Programacin de la Programacin de Visitas Ordinarias Evaluacin de Programacin del Flujo de Recursos Proyectos Evaluacin Supervisar permanentemente los Sistemtica de los Proyectos Proyectos Elaborar Informes Presentar los Informes a la Direccin Ejecutiva
X X X X X X X
X X X X X X X X X
X X X X X X X X X X X X X X X X X
X X
X X X
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Remitir los Informes a las instituciones participantes en los Convenios Recibir las observaciones de los participantes en los Convenios Integrar las observaciones y analizar los cambios y ajustes posibles Revisin del Contrato Presentar a la Direccin Ejecutiva el de Trabajo anlisis de cambios y ajustes Aprobar, postergar o rechazar los cambios propuestos Implementar los cambios Realizar las evaluaciones Discutir los hallazgos de las evaluaciones y plantear mecanismos Ejecutar las Presentar los mecanismos de solucin Evaluaciones Ex Post o mejoramiento a la Direccin Ejecutiva para su aprobacin Implementar los mecanismos aprobados Reunir y ordenar la informacin tcnica til para el finiquito Evaluar el cumplimiento de los Cierre o Finiquito del Contratos Proyecto Redactar y firma el Acta de Finiquito del Proyecto Actualizar el Registro de Proyectos TIEMPOS ACUMULADOS POR DEPENDENCIA/ AGENTE INTERVINIENDO
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12.
Procedimiento:
O
GENERALIDADES Y SUPUESTOS
Definicin: Es el proceso administrativo mediante el cual se elige entre distintos candidatos a la persona ms idnea para desempear un puesto vacante o una nueva plaza dentro de la institucin. La seleccin de la persona es el resultado del anlisis de adecuacin y la verificacin de informacin de los candidatos, de acuerdo a requisitos ya establecidos. En el proceso se utilizan tcnicas como: revisin documental, entrevistas, llamadas de solicitud de informacin, aplicacin de pruebas tcnicas y psicotcnicas que se estimen convenientes, as como contactos a otros agentes que faciliten completar el perfil del candidato. Las modalidades varan de acuerdo a la tipologa del puesto a ocupar. Supuestos Bsicos La seleccin del personal en la institucin requiere la aplicacin de mtodos y tcnicas eficaces para evaluar la aptitud de los candidatos, la cual incluye (como mnimo): a) El anlisis del perfil del candidato (antecedentes personales, formacin y capacitacin y experiencia laboral); b) La entrevista personal; y c) La aplicacin de pruebas de conocimientos y habilidades. Toda persona que brindar sus servicios de manera temporal o permanente a la institucin requiere formalizar su situacin de empleado. La contratacin es el proceso de formalizacin de una relacin laboral entre el candidato seleccionado y el FOMAV; esta relacin en sus inicios puede condicionarse a los resultados de un perodo de prueba. La Oficina de Recursos Humanos de la institucin ha brindado asesora y asistencia a la dependencia que requiere cubrir el puesto, en la definicin de sus necesidades de personal y en el perfil del personal que es necesario para cubrir de manera ptima tales necesidades. Para ello, se auxilia del Manual de Organizacin y Funciones en la seccin de Descripcin de Cargos, o en el caso de ser completamente nuevo, la Oficina de Recursos Humanos ha estructurado la Hoja de Descripcin de Cargo correspondiente. En todo caso, a todo cargo le corresponde un perfil ya establecido y contenido en una Hoja de Descripcin de Cargo. El proceso de seleccin y contratacin de personal est planificado y no es espontneo. Anualmente el FOMAV durante el proceso de formulacin del presupuesto, determina sus requerimientos de personal para el ao subsiguiente, definiendo los nuevos cargos a crear y/o nuevos puestos a llenar. La dependencia solicitante debe haber cubierto de manera satisfactoria todo el proceso de solicitud de llenado o apertura del puesto, por lo que los pasos previos, pertinentes a este resultado, estn omitidos de este procedimiento. En cualquier llamado a Concurso abierto, se debe haber cubierto la etapa de anlisis de opciones internas, pero esto no inhibe que otros empleados no valorados por omisin participen en el Concurso. Estos empleados participando entrarn en igualdad de condiciones que los aspirantes externos, cuando la labor que realizan o han realizado no est directamente vinculada a las funciones que se demandan en el
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puesto vacante. Slo en los casos en que por progreso acadmico personal 28, el empleado-candidato tendr un trato preferencial con respecto a los candidatos externos, la cual no ser aplicable a la evaluacin de la experiencia directa. Una vez que el servidor pblico ha sido contratado o nombrado mediante acto administrativo realizado por la autoridad competente, la Oficina de Recursos Humanos abre y administra un expediente con toda la documentacin provista por el contratado, as como los registros generados en la evaluacin y verificacin en su caso particular. Dependiendo del tipo de contrato a realizar (temporal o permanente), esta dependencia alimentar y mantendr actualizado dicho expediente, incorporando la documentacin generada durante su relacin laboral con la institucin. Creando con lo anterior antecedentes particulares, archivos del desarrollo e incidencias de su gestin, as como registros de las condiciones de retiro y cancelacin del contrato. La induccin del nuevo empleado se realiza en las tres fases que establece el Reglamento a la Ley del Servicio civil y de la Carrera Administrativa.
Existencia de aprobacin previa para la apertura de nuevos puestos o llenado de vacante por parte de la Direccin Superior. Esta aprobacin puede devenir del Plan Anual o de una resolucin del Consejo Directivo. Haber estructurado la Solicitud de Contratacin conteniendo: a) Hoja de Descripcin del Cargo (siguiendo la estructura del Manual de Organizacin y Funciones); b) Expectativas de costos en materia de salarios y requerimientos propios del cargo de acuerdo a sus funciones y responsabilidades; c) Perfil deseable (educacin y capacitacin, habilidades, experiencia laboral, edad, sexo, condiciones fsicas, personalidad, y otras caractersticas). Observar que el Comit de Seleccin estar integrado por al menos tres personas representantes de las siguientes dependencias: a) Dependencia Solicitante; b) Oficina de Recursos Humanos; c) Asesora Legal. En los casos en que se abre un puesto nuevo para la institucin, del cual no hay mucha experiencia previa, se puede agregar al Comit de Seleccin a un Experto que asistir en la definicin de funciones y la elaboracin de las pruebas de aptitud para los candidatos.
El empleado ha realizado estudios profesionales o particulares que le permiten aspirar a una posicin distinta de la que haba estado desempeando.
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Paso N 1
Descripcin de la Accin Presentar la Solicitud ante la Direccin Ejecutiva 1. Analizar la solicitud, valorar la justificacin, verificar disponibilidades presupuestales 2. Solicitar validacin tcnica del perfil por parte de RRHH y Director de rea 1. Verificar correspondencia entre la Hoja de Descripcin de Cargos, las expectativas de costos presentados y el perfil deseable del candidato. De ser necesario hacer consulta legal. 2. Solicitar aclaraciones o ampliaciones a la documentacin provista. 3. De ser necesario proponer ajustes o cambios a la Solicitud de Contratacin. 4. Redactar un Dictamen de Apertura de Contratacin donde se exponen los criterios tcnicos, legales y administrativos que permiten, dificultan o impiden iniciar el proceso de contratacin de personal, remitindolo a la Direccin Ejecutiva. 1. Analizar la solicitud, valorar la justificacin, verificar necesidades tcnicas de la dependencia solicitante 2. Emitir una Aprobacin, Postergacin o Rechazo a la apertura del proceso de Contratacin comunicndola a la Direccin Ejecutiva. 1. Aprobar, Postergar o Rechazar la apertura del proceso de contratacin, comunicndolo a la Dependencia Solicitante y la Oficina de Recursos Humanos 1. Preparar Trminos de Referencia de ser necesario para las caractersticas del cargo o concurso. 2. Evaluar la posibilidad de realizar rotaciones internas que puedan favorecer a empleados de la institucin y mejoren
Ninguno
Ninguno
Dictamen de Apertura de Direccin Contratacin y Ejecutiva Aprobacin, Dependencia Postergacin o Solicitante Rechazo del Oficina de RRHH Director del rea Oficina de RRHH Aprobacin del Dependencia Director Solicitante Ejecutivo Direccin de rea
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso N Tiempo Estimado T. Agentes o Dependencias que Intervienen
Descripcin de la Accin la insercin de nuevo personal. De ser necesario, contactar con otros Directores de rea para evaluar la posibilidad de rotaciones o promociones. 3. Rotacin o Promocin de personal interno. De no encontrarse personal idneo o condiciones favorables para rotaciones o promociones, se emite un Acta de Declaracin de Apertura de Concurso Laboral, justificada por no encontrar candidatos internos. 4. Publicar la convocatoria a Concurso abierto (de ser requerido).
Prerrequisito
1. Conformar el Comit de Seleccin 1. Analizar la Hoja de Descripcin del Puesto y el perfil deseado del postulante 2. Preparar las pruebas de aptitud (conocimientos y habilidades) 3. Preparar las entrevistas de conocimiento y medicin de la actitud (carcter y voluntad) de los postulantes 1. Recibir las postulaciones de los interesados en aplicar a la vacante ofertada 2. Analizar y verificar de manera simple la informacin provista por los postulantes (CV, Cartas, Ttulos, Record de Polica, etc.) 3. Seleccin de candidatos a la ronda de pruebas y entrevistas 1. Verificar en detalle los antecedentes de los candidatos seleccionados 2. Convocar a entrevistas y pruebas a los postulantes seleccionados. En las entrevistas se busca determinar la actitud (carcter, temperamento, disposicin al trabajo). En las pruebas su aptitud (conocimiento, habilidades) 1. Entrevistar a los candidatos preseleccionados. En la entrevista se busca indagar sobre aspectos que definen la personalidad del individuo y tambin sobre algunos aspectos tcnicos del trabajo que deber realizar y sus calificaciones para el puesto
Declaracin de Apertura de Oficina de RRHH Concurso Laboral Conformacin del Comit de Seleccin
Comit de Seleccin
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Comit de Seleccin
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso N Tiempo Estimado T. Agentes o Dependencias que Intervienen
Descripcin de la Accin 1. Aplicar las pruebas de aptitud, que muestren el conocimiento y dominio de habilidades necesarias para aspirar al cargo ofertado. Evaluando y clasificando los resultados de los candidatos segn criterios tcnicos, trasladados a puntajes que faciliten la comparacin entre ellos. 1. Conforme resultados de las pruebas y las entrevistas, seleccionar a tres candidatos con los puntajes ms altos 2. Realizar una ltima ronda de entrevistas presidida por quien sera el Jefe Inmediato superior, solicitndole luego por escrito el nombre del candidato que mejor rene sus requerimientos tcnicos y personales 3. Redactar el Acta de Seleccin de Candidato y remitir copia a la Oficina de Recursos Humanos para proceder a la estructuracin del Contrato respectivo que remite a Asesora Legal para proceder a firma de contrato. 1. Llenar el Contrato de Trabajo respectivo 2. Remitir el Contrato de Trabajo a la Asesora Legal para su revisin, acompaarlo con el Acta de Seleccin de Candidato 1. Recibir y revisar el Acta de Seleccin de Candidato. Revisando los resultados de las pruebas aplicadas y el puntaje alcanzado por los candidatos (trada) y el resultado de las entrevistas del Jefe Inmediato Superior requirente. 2. Revisar el Contrato de Trabajo estructurado por la Oficina de Recursos Humanos; hacer correcciones en caso de ser necesario 3. Remitir el Contrato de Trabajo revisado, corregido y aprobado a la Oficina de Recursos Humanos 1. Comunicar a los postulantes el resultado del proceso de Seleccin, indicando la decisin final. 2. Esperar el tiempo estipulado por la ley a efectos de impugnacin. Hay impugnacin se sigue el trmite correspondiente. No la hay, se procede a la ejecucin de la contratacin
Prerrequisito
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso N Tiempo Estimado T. Agentes o Dependencias que Intervienen Direccin Ejecutiva Oficina de RRHH
Descripcin de la Accin 1. Remitir el Contrato de Trabajo aprobado por Asesora Legal a la Direccin Ejecutiva para su aceptacin y firma 2. Remitir el nombramiento del Candidato Seleccionado para firma del Director Ejecutivo 1. Firmar el Contrato de Trabajo en conjunto con el Candidato. 2. Firmar el Nombramiento del empleado. 3. Remitir el Nombramiento y Contrato de Trabajo firmados a la Oficina de Recursos Humanos. 1. Integrar el Nombramiento y Contrato de Trabajo al expediente del nuevo empleado. 2. Notificar a la Oficina de Contabilidad para la apertura de cuentas y registros del nuevo empleado. 3. Explicar al empleado contratado sobre las condicionalidades contempladas en el Perodo de Prueba legal 1. Iniciar el proceso de induccin del nuevo empleado. 2. Dar seguimiento y asistencia al empleado en su perodo de prueba. 3. Evaluar el desempeo del empleado en el perodo de prueba. 4. Extender o rescindir el contrato de acuerdo a los resultados del perodo de prueba. 5. Notificar a la Direccin Ejecutiva y a la Oficina de Contabilidad sobre la decisin tomada mediante un Memorndum.
Prerrequisito
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Direccin Contrato de Ejecutiva Trabajo y Postulante Nombramiento Oficina de RRHH listo para firma
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Oficina de RRHH Firma conjunta Dependencia del Contrato Solicitante de Trabajo y Oficina de Nombramiento Contabilidad del Empleado
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Direccin Ejecutiva Oficina de RRHH Integracin del Dependencia Empleado a Solicitante sus labores Oficina de Contabilidad
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Claves:
Paso 1 2 3 4 5
Presentar la Solicitud de Contratacin Anlisis de la Solicitud Anlisis y Validacin de RRHH Anlisis de la Direccin de rea Toma de Decisin sobre la Solicitud Preparacin del Concurso Conformacin del Comit de Seleccin Preparacin del Comit de Seleccin Recepcin y Evaluacin de Aplicaciones
7 8
Presentar la Solicitud de Contratacin ante el Director Ejecutivo Anlisis, valoracin y verificacin Solicitar validacin tcnica Anlisis de Correspondencia Solicitud de Aclaraciones Propuesta de Ajustes o Cambios Redaccin del Dictamen y remisin Anlisis, valoracin y verificacin Notificacin de la decisin Aprobacin, Postergacin o Rechazo y comunicacin a la Dependencia Solicitante y la Oficina de RRHH Preparacin de TDR (si aplica) Evaluacin de Rotacin o Promocin Interna Llenado interno de la vacante o Declaracin de Apertura de Concurso Publicar la convocatoria a Concurso abierto (si aplica) Convocar a los miembros base del Comit definidos por la ley. Anlisis de la Hoja de Descripcin del Puesto y el Perfil deseado Preparacin de las pruebas de aptitud Preparacin de las entrevistas Recepcin de documentacin Anlisis y verificacin bsica de documentos Seleccin de Candidatos a pruebas
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso 10 11 12 13 Actividad Seleccin de Candidatos a Entrevistar y Probar Entrevista de los candidatos Medicin de conocimiento y habilidades de los candidatos Seleccin Definitiva Subactividades Verificar en detalle los antecedentes de los candidatos seleccionados Convocar a entrevistas y pruebas a los postulantes seleccionados Entrevistar a los postulantes al puesto Aplicar las pruebas de aptitud Seleccionar una trada de candidatos Realizar la ltima ronda de entrevistas Redactar el Acta de Seleccin de Candidato y remitirla a RRHH Llenar el Contrato de Trabajo respectivo Remitir el Contrato a la Asesora Legal para revisin con el Acta de Seleccin Revisar el Acta de Seleccin de Candidato Revisar el Borrador de Contrato de Trabajo remitido por la Oficina de Recursos Humanos Remitir el Contrato de Trabajo revisado, corregido y aprobado Comunicar el resultado a los Postulantes Esperar el tiempo de impugnacin Remitir Contrato de Trabajo para Firma Remitir Nombramiento del candidato para firma Firma del Contrato de Trabajo por las partes Firma del Nombramiento del empleado Remisin del Nombramiento y Contrato a la Oficina de Recursos Humanos Integracin del Nombramiento y Contrato de Trabajo al expediente Notificacin a la Oficina de Contabilidad Explicacin del Perodo de Prueba Realizar el proceso de induccin Seguimiento y asistencia al empleado Evaluar el desempeo en el perodo de prueba X X X X X X X X X X X X X X X D S D E D A R H A L C S X X X X X X X X P O C O Tiempo (da)
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Revisin del Contrato de Trabajo Comunicacin de los Resultados a los Postulantes Remisin de Contrato y Nombramiento Firma de Contrato y Nombramiento Integracin Bsica del Empleado Valoracin de la Integracin del Nuevo Empleado
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X X X X X
X X X X X X X X X X
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Definir la extensin o rescisin del Contrato de acuerdo a la evaluacin Notificar a la Direccin Ejecutiva y a la Oficina de Contabilidad acerca de la decisin tomada con respecto al Contrato TIEMPOS ACUMULADOS POR DEPENDENCIA/ AGENTE INTERVINIENDO
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13.
GENERALIDADES Y SUPUESTOS
Definicin: Se entender por Auditora Interna a los procesos encaminados desde la institucin para ejecutar y validar la aplicacin efectiva de las normas, procedimientos y mecanismos de control establecidos para el uso de los recursos institucionales en las actividades y funciones para los cuales fueron destinados por las instancias correspondientes. Supuestos Bsicos: Se ha establecido un Sistema de Administracin y Control a fin de asegurar el cumplimiento de requerimientos tales como polticas, procedimientos, leyes y regulaciones aplicables. Se ha conformado el Comit de Auditora y definido sus funciones. La Oficina de Auditoria Interna (OAI) es una instancia administrativa, asesora del Consejo Directivo y de la Direccin Ejecutiva, responsable por la evaluacin independiente del diseo y funcionamiento del Control Interno. Esta Oficina se organiza y funciona conforme a lo previsto en la Seccin II de la Ley Orgnica de la CGR.
La OAI es parte integral del Sistema de Control Interno (SCI) del FOMAV y cumple con los objetivos especficos que las Normas Tcnicas de Control Interno (NTCI) establecen, tales como: o o Establecer que el SCI cumple con los lineamientos de las NTCI, suministrando, cuando aplique, las sugerencias necesarias para que exista concordancia. Confirmar el funcionamiento del SCI, verificando que las normas y componentes del Sistema en la prctica se cumplen, suministrando, cuando aplique, las sugerencias necesarias para que se tomen los correctivos relacionados con los incumplimientos identificados. La OAI, no reemplaza las responsabilidades de la Mxima Autoridad y sus Ejecutivos, pero contribuye a que el SCI no pierda vigencia y contine en el tiempo, cumpliendo sus objetivos.
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La Auditora Interna incluye el examen y la evaluacin de lo adecuado y efectivo del Sistema de Control Interno (SCI) y la calidad del desempeo de las responsabilidades asignadas para las dependencias del FOMAV. La Auditora Interna incluye qu trabajo deber ser realizado. La Auditores Internos deben obtener y analizar informacin para formarse conclusiones y formular recomendaciones constructivas para el mejoramiento de la administracin. La obtencin de informacin se hace con un enfoque selectivo y rara vez extendido a la totalidad de operaciones. Debido a que el trabajo de auditora consiste en examinar o evaluar menos de la totalidad de la informacin para proyectar una conclusin sobre el comportamiento de toda ella, no se debe considerar que dicho trabajo y sus conclusiones son infalibles y suficientes para sacar a la luz todos los posibles errores e irregularidades que hayan ocurrido en una entidad. La Auditora Interna debe entenderse como un esfuerzo de la Administracin para verificar y mantener razonablemente la calidad del SCI. El objetivo de la revisin de lo adecuado del SCI es determinar si el sistema establecido provee razonable seguridad de que los objetivos y metas de la organizacin sern alcanzados eficiente y econmicamente. El propsito de la revisin de la efectividad del SCI es determinar si los sistemas estn funcionando como se espera que funcionen. El propsito de la revisin de la calidad de ejecucin es determinar si los objetivos y metas han sido alcanzados. La Auditora Interna en relacin con los objetivos del SCI deber tener los siguientes alcances: o Eficiencia de las operaciones: La Auditora Interna evala la eficiencia con la cual son administrados los recursos pblicos, para lo cual debe determinar s: Se han establecido normas operacionales para medir la eficiencia. Las normas operacionales establecidas son entendibles y estn siendo alcanzadas. Las desviaciones de las normas operacionales son identificadas, analizadas y comunicadas a aquellos responsables de la accin correctiva. Las acciones correctivas han sido tomadas.
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Las auditoras relacionadas con el uso eficiente de los recursos deben identificar entre otras, condiciones tales como: Subutilizacin de recursos. Trabajo improductivo. Procedimientos cuyos costos no son justificados. Sobre o subempleo de personal. Eficacia de las operaciones: La Auditora Interna evala si los objetivos o programas formulados y en ejecucin son compatibles con los fines de la Institucin y si se cumplen. Para tal propsito debe: Proveer asistencia a los Ejecutivos que estn desarrollando objetivos, metas y sistemas, a determinar si las suposiciones hechas son apropiadas, si estn utilizando la informacin precisa, segura, actualizada y relevante y si se han incorporado controles adecuados en las operaciones o programas Verificar que las operaciones o programas estn siendo llevados a cabo como se planearon. Establecer que los resultados de las operaciones o programas son consistentes con los objetivos y metas establecidas.
La evaluacin de la eficiencia y eficacia debe estar ntimamente relacionada con la proteccin de los activos del FOMAV y de terceros que puedan estar en su poder. Por consiguiente la Auditora Interna debe: o Revisar las medidas utilizadas para proteger los activos de los diferentes tipos de riesgo tales como aquellos que resultan de robo, incendio, actividades impropias o ilegales y exposicin al medio ambiente. o Verificar la existencia fsica y condicin de los mismos. La Auditora Interna debe determinar la confiabilidad e integridad de la informacin financiera y operacional y de los medios usados para identificar, medir, clasificar y reportar tal informacin. Sus evaluaciones contribuirn a la calidad y transparencia de la rendicin de cuentas. Los sistemas de informacin proveen datos para toma de decisiones, y para el control y cumplimiento de los requerimientos externos. Por lo tanto, la Auditora Interna debe examinar los sistemas de informacin y en forma apropiada cerciorarse si: i. Los registros y reportes financieros y operacionales contienen informacin segura, confiable, oportuna, completa, benfica y concordante con las disposiciones existentes para su preparacin. ii. Los controles sobre los registros y reportes son adecuados y efectivos. La Auditora Interna debe comprobar el cumplimiento de las Leyes y regulaciones aplicables a las operaciones de la Institucin, por lo que es responsable de: o Determinar si los sistemas son adecuados en su diseo. o Revisar los sistemas establecidos para establecer el cumplimiento de las polticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones, que podran tener un
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impacto significativo sobre las operaciones e informes y determinar si la organizacin est cumplindolas. Las deficiencias encontradas durante el monitoreo sobre la marcha o a travs de evaluaciones, deben ser comunicadas a los individuos responsables por las reas o procesos examinados y al nivel a que stos reportan. Los asuntos materiales debern ser informados a la Direccin Ejecutiva. El monitoreo debe incluir polticas y procedimientos para asegurar que los hallazgos de auditora y otras revisiones son resueltos oportunamente, sin perjuicio de las funciones del Comit de Auditoria. La Direccin Ejecutiva o sus Ejecutivos debern: i) Evaluar oportunamente los hallazgos de auditora y otras revisiones incluidos aquellas deficiencias y recomendaciones reportados por Auditores y otros que hayan evaluado las operaciones de la Institucin. ii) Determinar acciones apropiadas en respuesta a los hallazgos y recomendaciones mencionados. iii) Cumplir y hacer cumplir los programas o planes de correccin. El FOMAV debe constituir el Comit de Auditoria, de acuerdo con los siguientes requerimientos bsicos, sin perjuicio de la reglamentacin separada que emita la CGR para la constitucin y funcionamiento de los mismos: o El Comit de Auditora depende directamente del Consejo Directivo como mxima autoridad. o Estar integrado por el Presidente del Consejo Directivo quien actuar como Presidente del Comit y dos Miembros de la Junta Directiva, elegidos por un perodo mnimo de un ao y el Auditor Interno quin no tendr derecho a voto y actuar como Asesor Tcnico del Comit, as como cualquier otra persona que en opinin del Presidente del Comit deba formar parte del mismo, en calidad de invitado, sin derecho a voto y tendiendo en cuenta las necesidades surgidas de las funciones del Comit. El Comit de Auditoria tendr las siguientes funciones principales: o Recomendar pautas para la determinacin, implantacin, adaptacin, complementacin y mejoramiento permanente de conformidad con las NTCI y las caractersticas propias de la institucin. o Evaluar la pertinencia de las certificaciones peridicas que debe enviar el FOMAV a la CGR para informar que ha incorporado las NTCI a los Sistemas Administrativos y a la OAI y que stos funcionan apropiadamente. o Supervisar las funciones y actividades de Auditoria Interna con el objeto de verificar su alcance e independencia. o Verificar que las observaciones y recomendaciones provenientes de la CGR, Auditora Interna y otros entes de control sean tenidas en cuenta en forma correcta y oportuna. o Solicitar los informes necesarios para el cumplimiento de sus funciones.
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Para el adecuado cumplimiento de sus funciones el Comit de Auditoria deber conocer o evaluar: o El Control Interno formalizado en sus Manuales e instructivos. o Los informes de la CGR, los Auditores Internos, sugerencias de las Unidades Organizacionales y otros informes. o Los Planes de Auditoria Interna. o Los Estados Financieros. o Los Planes Estratgicos e informes de desempeo o Otros que estime conveniente a sus funciones y objetivos El Comit deber reunirse como mnimo seis (6) veces al ao en forma bimensual y adicionalmente cuantas veces sea necesario, cuando se identifiquen deficiencias materiales en la estructura y funcionamiento del Control Interno. Las observaciones e informes del Comit debern quedar consignados en Actas que sern presentadas al Consejo Directivo y enviadas a la CGR, a ms tardar diez (10) das calendario despus de la fecha de reunin del Comit.
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Paso N
Descripcin de la Accin 1. Detectar las reas crticas objeto de auditora 2. Fijar los criterios guas de las auditoras 3. Realizar el Diagnstico General del SCI 4. Estructurar el Informe del Diagnstico y remitirlo al Consejo Directivo va Direccin Ejecutiva para su conocimiento 5. Remitir el Diagnstico a la CGR 1. Definir los procedimientos de auditora y los criterios de evaluacin 2. Estimar los recursos necesarios para las auditoras 3. Elaborar un cronograma de ejecucin de las auditoras 4. Elaborar el Plan Anual de Auditoras 5. Enviar el Plan Anual a la Direccin Ejecutiva para presentacin y aprobacin del Consejo Directivo 6. Remitir el Plan Anual aprobado a la Oficina de Auditora Interna va Direccin Ejecutiva 7. Remitir el Plan Anual aprobado a la CGR 1. Notificar a la Dependencia a Auditar y requiere la preparacin de la informacin requerida 2. Recopilar informacin especfica al control interno 3. Evaluar todo lo relativo a los SCI en que tiene incidencia la Dependencia auditada 4. Verificar la suficiencia y razonabilidad del funcionamiento del SCI en base a la informacin disponible 5. Verificar la aplicacin de la normativa vigente aplicable 1. Elaborar el Informe de Auditora 2. Presentar el informe al Responsable de la Dependencia Auditada 3. Recibir y analizar las observaciones u objeciones al informe haciendo las correcciones o aclaraciones correspondientes 4. Enviar el Informe de Auditora a la Direccin Ejecutiva para presentacin y anlisis del Consejo Directivo, remitir copia a la Dependencia Auditada
Tiempo Estimado T
Prerrequisito
Auditora Interna Dependencias Certificacin SCI Auditadas ante CGR Direccin Ejecutiva Disponibilidad de Consejo Directivo informacin CGR
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso N Tiempo Estimado T Agentes o Dependencias que Intervienen
Descripcin de la Accin
Prerrequisito
5. Remitir el Informe de Auditora con las observaciones del Consejo Directivo a la Oficina de Auditora Interna va Direccin Ejecutiva 6. Remitir el Informe de Auditora a la CGR y a la Dependencia Auditada 1. Ejecutar las recomendaciones del Informe en su mbito 2. Brindar seguimiento a las recomendaciones incluidas en el Informe de Auditora 3. Comprobar si se adoptaron las medidas 5 correctivas recomendadas 4. Elaborar el Informe de Seguimiento a las recomendaciones remitindolo a responsables de las Dependencias Auditadas, al Consejo Directivo va la Direccin Ejecutiva y a la CGR.
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Claves:
Paso
Detectar las reas crticas Fijar criterios de Auditoria Realizar el Diagnstico General del SCI Remitir el Informe del Diagnstico al Consejo Directivo va Direccin Ejecutiva Remitir el Informe del Diagnstico a la CGR Definir los procedimientos de Auditora a utilizar y los criterios de evaluacin Estimar los recursos a utilizar Elaborar el cronograma de ejecucin Estructurar el Plan Anual de Auditora Remitir el Plan a la Direccin Ejecutiva para presentacin y aprobacin del Consejo Directivo Remitir el Plan aprobado a Auditora Interna Remitir el Plan aprobado a la CGR Notifica a la Dependencia a ser auditada y transmite la necesidad de informacin Recopilar informacin especfica al control interno, sobre el rea objeto de estudio Evaluar todo lo relativo a los SCI en que tiene incidencia la Dependencia auditada Verificar la suficiencia y razonabilidad del sistema de informacin Verificar la aplicacin de la normativa vigente aplicable Elaborar el Informe de Auditora Presentar el informe al Responsable de la Dependencia Auditada Recibir y analizar las observaciones u objeciones al informe haciendo las correcciones o aclaraciones correspondiente
X X
X X
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Manual de Procedimientos del FOMAV Paso Actividad Subactividades Enviar el Informe de Auditora a la Direccin Ejecutiva para presentacin y anlisis del Consejo Directivo, remitir copia a la Dependencia Auditada Remitir el Informe de Auditora con las observaciones del Consejo Directivo a la Oficina de Auditora Interna va Direccin Ejecutiva Remitir el Informe de Auditora a la CGR y a la Dependencia Auditad Ejecutar las recomendaciones del Informe en su mbito Brindar seguimiento a las recomendaciones incluidas en el Informe Comprobar si se adoptaron las medidas correctivas recomendadas 5 Seguimiento a las recomendaciones Elaborar el Informe de Seguimiento a las recomendaciones remitindolo a responsables de las Dependencias Auditadas, al Consejo Directivo va la Direccin Ejecutiva y a la CGR TIEMPOS ACUMULADOS POR DEPENDENCIA/ AGENTE INTERVINIENDO D U X A I X X X X X X X X D E X X X C D X C G Tiempo (da)
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14.
GENERALIDADES Y SUPUESTOS
Definicin: Mecanismos de publicidad a travs de los cuales el FOMAV brindar servicios de informacin a los usarios de las vas en forma sistemtica Supuestos Bsicos: La informacin deber ser registrada y comunicada a la Mxima Autoridad y a otros dentro de la Entidad, en la forma y oportunidad que les permita cumplir con sus responsabilidades, incluyendo las relacionadas con el Control Interno. El sistema de informacin produce documentos que contienen informacin operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, la cual hace posible operar y controlar la Institucin. Dicha informacin se relaciona no solamente con los datos generados internamente, sino tambin sobre sucesos, actividades y condiciones externas necesarios para la toma de decisiones. Tambin debe darse una comunicacin efectiva en un sentido amplio, que fluya en todas las direcciones de la Organizacin. Todo el personal debe recibir un mensaje claro por parte de las Mximas Autoridades y sus Ejecutivos respecto a que las actividades de control deben asumirse seriamente. El personal debe entender su propio papel en el CI, as como la relacin de sus actividades individuales con las de los dems.
Para cumplir con esta Norma la Mxima Autoridad debe asegurarse que se disponga de un sistema de informacin integrado para el desarrollo correcto y oportuno de las operaciones y la rendicin de cuenta mediante informes apropiados que permitan revelar la situacin financiera, el desempeo, el cumplimiento de las Normas y otros asuntos al interior de la Entidad y cuando aplique para terceros interesados.
La informacin deber planificarse de tal forma que se dispongan mecanismos para su calidad, seguridad, utilizacin y conservacin.
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o o
La calidad se refiere al contenido apropiado, la oportunidad, la actualidad y la exactitud. La seguridad se refiere a la importancia o prioridad, privacidad o confidencialidad, las cuales debern ser analizadas, a fin de clasificar la informacin segn su sensibilidad y los riesgos involucrados s hay acceso indiscriminado tanto a la preparacin, lectura, toma de decisiones y conservacin. La utilizacin se refiere a quienes prepararn y manejarn la informacin. El objetivo es lograr eficiencia en los recursos que se emplean para el proceso de informacin, evitando desperdicio y aprovechando al mximo el talento y experiencia de aquellos individuos que estn en condiciones obtener, relacionar los datos, interpretarlos y utilizar la informacin resultante para mejorar la calidad y oportunidad de las decisiones y por consiguiente el control interno relacionado. La conservacin se refiere a las medidas para proteger la informacin tanto del acceso no autorizado como de la influencia de las condiciones ambientales. En este campo deben integrarse los esfuerzos previstos en los planes de contingencias provenientes de las actividades de control para la informacin computarizada.
La comunicacin es inherente a los sistemas de informacin, los sistemas de informacin sirven como medio de comunicacin al personal para que pueda cumplir sus responsabilidades de operacin, informacin financiera y cumplimiento. Pero las comunicaciones tambin deben darse en un sentido amplio, relacionndose con las expectativas, las responsabilidades de los individuos y de los grupos y otros asuntos importantes. Internamente adems de recibir datos relevantes para desarrollar sus actividades, todo el personal, particularmente aquel que tiene responsabilidades importantes, debe recibir un mensaje claro de parte de la Mxima Autoridad respecto a la seriedad del Control Interno. En este caso, la claridad con la cual se comunique el mensaje es clave para la eficacia. El significado de la comunicacin va ms all de la existencia de Manuales o instrucciones formales. La comunicacin implica un ejercicio activo conducente a verificar o convalidar que los individuos han entendido sus responsabilidades, no estn limitados para cumplirlas y estn en condiciones de confirmar explcitamente tal situacin. Debe proveerse al personal de medios para comunicar informacin significativa hacia arriba, de tal manera que no se aslen los distintos niveles de la Organizacin. Lo anterior supone una disposicin abierta para escuchar y el suministro de apoyo y soluciones cuando sea necesario. A pesar de que la tecnologa puede suministrar herramientas giles de comunicacin como el intranet, no debe perderse de vista el uso racional de mecanismos de participacin
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las reuniones de grupo primario y los comits con clara definicin de propsitos y resultados. Tambin es necesario que se diseen y ejecuten mecanismos de comunicacin apropiada hacia el exterior. Mediante canales de comunicacin abiertos, dirigidos a los usuarios, clientes, proveedores y otros pueden proporcionar datos de entrada altamente significativos que lleguen a influir positivamente en los objetivos de la organizacin. El Consejo Directivo deber informar peridicamente al pblico, por medio de publicaciones en campos pagados en los diarios de circulacin nacional, un reporte completo donde se incluya entre otras informaciones, el monto total de los ingresos obtenidos durante el ao fiscal, lo invertido en el servicio de mantenimiento vial y los distintos proyectos que fueron atendidos, con sus respectivas caractersticas fsicas y ubicacin geogrfica. Los informes pblicos sern trimestrales y sern actualizados y complementados con campaas informativas divulgando ampliamente los logros obtenidos durante el perodo reportado. Los boletines semestrales publicados para informar sobre las actividades financieras y ejecucin de obras, sern distribuidos ampliamente a la ciudadana. Especficamente el FOMAV debe utilizar 3 mecanismos para informar de su gestin segn su Ley Creadora: o Informe Trimestral, por medio de publicaciones en campos pagados en los diarios de circulacin nacional, el que debe contener como mnimo; i) Ingresos obtenidos en el perodo, ii) Inversin en mantenimiento vial iii) Proyectos atendidos con sus respectivas caractersticas fsicas y ubicacin geogrfica Campaas informativas, en calidad de complemento de los informes trimestrales durante el perodo, a travs de afiches, cuas radiales, spot`s televisivos, pgina Web y volantes. Informe Semestral a travs de la publicacin de un boletn impreso y electrnico, los que deben distribuirse ampliamente. El Boletn electrnico debe distribuirse a travs de la red de Internet y estar disponible en la Web del FOMAV. Este Boletn contendra informe sobre la actividad financiera y de ejecucin de obras.
o o
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Paso N
1. Solicitud de informacin 2. Recepcin de informacin 1 solicitada 3. Seleccin de informacin relevante 1. Propuesta de diseo del Instrumento 2. Aprobacin del diseo del 2 instrumento 3. Diagramacin del instrumento 4. Remisin del Instrumento para su aprobacin final y envo a publicacin 1. Inicia proceso de contratacin de servicios de publicacin 3 2. Publicacin del Instrumento 3. Distribucin del instrumento en Web y medios de difusin.
UP DT DAF
Sistema de informacin
UP DE CD
UP DA PS
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Claves:
DT Direccin Tcnica DE Direccin Ejecutiva DA Direccin Administrativa Financiera PR Proveedor del servicios
Subactividades U P X X X X X X X X X X X X X X X D T X X D E C D D A X X D D P R Tiempo (da)
Paso 1
Solicitud de informacin
Recepcin de informacin solicitada Seleccin de informacin relevante Propuesta de diseo del Instrumento Aprobacin del diseo del instrumento Elaboracin del instrumento Diagramacin del instrumento de informacin Remisin del Instrumento para su aprobacin final y envo a publicacin Inicia proceso de contratacin de servicios de publicacin Publicacin y distribucin del instrumento de Publicacin del Instrumento publicidad Distribucin del instrumento en Web y medios de difusin. TIEMPOS ACUMULADOS POR DEPENDENCIA/ AGENTE INTERVINIENDO
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