Gestion de Proyectos Informaticos - PMI

DIRECCION Y GESTION DE
PROYECTOS INFORMATICOS
Gestin de Proyectos
1
Lic. Jorge Alejandro Perdiguero
jperdiguero@gmail.com
Lic. Jorge A. Perdiguero
Gestin de Proyectos
La gestin de proyectos es una disciplina nueva
Las tcnicas se aplican a cualquier proyecto
No se aplican de forma exacta a diferentes proyectos
Cada proyecto posee sus propias particularidades
El equipo de desarrollo de proyecto es responsable
Gestin de Proyectos
Lic. Jorge A. Perdiguero 2
El director de proyectos es una pieza clave: debe coordinar al sponsor, al
equipo del proyecto, al cliente y al resto de las personas involucradas en
conseguir los objetivos.
Necesidad de la gestin de proyectos
En 1995 el Standish Group publico un estudio titulado Chaos!: el
porcentaje de xito de un proyecto en los 90 es del 16.2 %.
(http://www.standishgroup.com/chaos_resources/chronicles.php).
Los proyectos no cumplen los objetivos o no se ajustan al presupuesto.
Proyectos cada ves mas complejos.
El 31% de los proyectos se cancelan antes de su finalizacin.
Gestin de Proyectos
El 31% de los proyectos se cancelan antes de su finalizacin.
La gestin de proyectos asegura las siguientes ventajas:
Mayor control financiero, fsico y de recursos humanos
Mejora de las relaciones con el cliente
Tiempos de desarrollo mas cortos
Menor costo
Mayor calidad
Mayores beneficios
Mejora de la productividad
Mejora de la moral de los trabajadores
Que es un Proyecto?
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Definicin de Proyecto
Son desarrollados por personas.
Estn restringidos por recursos limitados. Debe haber un sponsor o
patrocinador que proporcione los fondos y dirija el desarrollo.
Estn planificados, controlados y ejecutados.
Llevan a cabo la planificacin estratgica de la organizacin.
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Un proyecto es un desarrollo progresivo llevado a cabo en un intervalo
de tiempo para crear un nuevo producto o servicio.
Tiempo: los proyectos tienen y un fin.
Nuevo: el producto o servicio que se crea es diferente de forma sustancial
a los ya existentes.
Desarrollo: los proyectos responden a las necesidades de una
organizacin que no pueden ser satisfechas con su actividad cotidiana.
Cada proyecto es nico: incertidumbre
Dificultad en la definicin de objetivos.
Dificultad en la estimacin del tiempo de duracin.
Dificultad en la estimacin del costo.
Especialmente importante en proyectos que involucran a las TI.
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Principales restricciones de un proyecto
Son tres: el alcance del proyecto, tiempo y el costo.
Alcance: Qu se espera obtener del proyecto? Cul es el servicio o
producto nico que debe proporcionar?
Tiempo: Cul es la planificacin del proyecto
Costo: Cul es el presupuesto para completar el proyecto?
Gestin de Proyectos
Es necesario conseguir un equilibrio: existen diferentes visiones del
mismo mientras avanza el tiempo.
La calidad puede ser un cuarto eje
Otros autores consideran que la calidad forma parte de la consecucin del
alcance, costo y tiempo (www.pmi.org).
Que es la gestin (direccin) de Proyectos?
Gestin de Proyectos
Definicin: gestin de Proyectos
La aplicacin del conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a las
actividades de desarrollo de un proyecto para conseguir los requisitos
establecidos.
Los elementos claves en la gestin de proyectos son:
Interesados: las personas involucradas o afectadas por las actividades del
proyecto: sponsor, el equipo del proyecto, clientes, usuarios, proveedores y las
Gestin de Proyectos
proyecto: sponsor, el equipo del proyecto, clientes, usuarios, proveedores y las
personas que se oponen al proyecto.
Areas de conocimiento: describen las competencias que deben desarrollar los
directores de proyectos: gestin del alcance, tiempo, costo, calidad, integracin,
recursos humanos, comunicacin, riesgo y abastecimiento.
Herramientas y tcnicas de gestin de proyectos: ayudan al equipo de
desarrollo del proyecto en la gestin del alcance, costo, tiempo y calidad:
diagramas de gantt, diagramas de pert, anlisis del camino crtico. Software de
gestin de proyectos.
Elementos claves en la gestin de proyectos
Gestin de Proyectos
Areas de conocimiento
Son nueve. Se dividen en tres grupos:
Areas principales:
Alcance: definicin y gestin del trabajo necesario para completar el
proyecto adecuadamente. Asegura que el proyecto satisface el QUE.
Gestin de Proyectos
proyecto adecuadamente. Asegura que el proyecto satisface el QUE.
Tiempo: estimacin de la duracin del proyecto, construccin de una
planificacin temporal y aseguramiento de su cumplimiento.
Costo: preparacin, gestin y aseguramiento del presupuesto del
proyecto.
Calidad: aseguramiento de que el proyecto satisface las necesidades
para las cuales se desarrolla.
Areas de conocimiento
Areas de soporte:
Recursos humanos: consiste en gestionar a las personas que
intervienen en el proyecto.
Comunicacin: incluye actividades tales como la generacin,
recoleccin, difusin y almacenamiento de la informacin del
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recoleccin, difusin y almacenamiento de la informacin del
proyecto.
Riesgo: identificar, analizar y actuar ante los riesgos del proyecto.
Contratacin: adquisicin de bienes y servicios que son necesarios
para el proyecto. Subcontratacin.
Integracin: afecta y es afectada por las otras ocho reas de
conocimiento. Se encarga de coordinar todas las actividades del proyecto.
Procesos de gestin de proyectos
Gestin de Proyectos
La gestin de proyectos como sistemas
La idea de resolver los problemas complejos como si estos fueran
sistemas requiere un proceso de anlisis y uno de gestin.
El anlisis de sistemas define el alcance del problema, lo divide en partes
y finalmente evala cada parte identificando sus problemas,
oportunidades y necesidades.
Gestin de Proyectos
oportunidades y necesidades.
La gestin de sistemas estudia los aspectos tecnolgicos, organizativos y
de negocio asociados con la realizacin de un cambio.
Es muy importante ver un proyecto como un sistema (problema) que hay
que analizar para resolver y satisfacer las necesidades de todos los
implicados.
Ciclo de vida de un proyecto
Los proyectos poseen incertidumbre. Por eso es necesario dividir su
ejecucin en fases. Permiten mejorar la gestin.
El ciclo de vida de un proyecto es el conjunto de sus fases.
Las fases que posee todo proyecto son: concepto, desarrollo,
implementacin y finalizacin.
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implementacin y finalizacin.
Concepto y desarrollo se centran en la planificacin. Conforman el
estudio de viabilidad del proyecto.
Implementacin y finalizacin se centran en realizar el trabajo.
Conforman la ejecucin del proyecto.
No se debe comenzar un fase hasta que no se termina la anterior con la
aceptacin por parte del cliente o responsable de la fase.
Fases del Ciclo de vida
La fase de concepto describe someramente el proyecto, la necesidad de
llevarlo a cabo, una estimacin del costo y un resumen de las tareas
(alcance) a realizar. Se forma el equipo de trabajo.
La fase de desarrollo crea un plan detallado del proyecto, un anlisis del
costo (presupuesto) y las tareas organizativas.
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costo (presupuesto) y las tareas organizativas.
El equipo del proyecto desarrolla el trabajo en la implementacin y
proporciona un anlisis de rendimiento.
La fase de finalizacin termina el trabajo, se obtiene la aceptacin del
cliente, se documentan las dificultades encontradas y como se han
resuelto.
Los entregables
La finalizacin de una fase proporciona un entregable y establece un
punto de finalizacin.
Un entregable es un producto verificable y tangible. Por ejemplo un
documento o un prototipo.
Gestin de Proyectos
La divisin en fases y entregables permiten conocer si el proyecto
contina en la lnea del plan estratgico de la organizacin en la que esta
inmerso.
Es muy importante detectar y abandonar un proyecto si deja de satisfacer
las necesidades de la organizacin. Ahorra mucho tiempo y dinero
Factores que influyen en los proyectos
Gestin de Proyectos
Proyecto y organizacin
Las proyectos se desarrollan en el seno de una organizacin.
Es importante conocer las personas afectadas, la poltica organizativa y
sobre todo aquellas que se oponen al desarrollo del proyecto.
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Tipos de estructuras organizativas
Existen bsicamente tres.
Estructura funcional:
Existe una jerarqua de mando
Cada empleado conoce exactamente quien es su superior
La plantilla se agrupa en unidades funcionales.
Cada dpto. es independiente de los dems.
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Cada dpto. es independiente de los dems.
Es difcil ejecutar proyectos que transgreden los lmites de un dpto.
Estructura de proyecto:
Posee tambin una jerarqua de mando.
Las personas no pertenecen a unidades funcionales sino que son
realojados en los diferentes proyectos que se desarrollan.
Es ineficiente ya que puede haber personas que o trabajen en ningn
proyecto.
Tipos de estructuras organizativas
Estructura matricial:
Son una mezcla de las dos anteriores. Posee una estructura dividida
en unidades funcionales, pero los proyectos se desarrollan por
personas que pertenecen a diferentes dptos.
Hay un director de departamento y un director de proyectos.
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Un director de proyecto posee mucha autoridad es una estructura de
proyectos, pero no ocurre lo mismo en una estructura funcional.
Se debe tener en cuenta en la gestin de proyectos.
Gestin de las partes interesadas
Las partes interesadas son todas aquellas personas afectadas positiva o
negativamente por el proyecto, tanto externas o internas a la
organizacin:
Alta direccin
Sponsor
Equipo de proyecto
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Equipo de proyecto
Clientes
Proveedores de recursos
Competidores
Es imprescindible identificar a los interesados con el fin de identificar sus
necesidades y como se ven afectados.
Conocimientos de un director de proyectos
Los directores de proyectos deben poseer conocimientos en diferentes
disciplinas que afectan a un proyecto:
Finanzas, ventas, marketing, I+D y produccin
Planificacin estratgica de la organizacin
Gestin de personal: tcnicas de motivacin, delegacin,
supervisin.
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supervisin.
Gestin de uno mismo
Habilidades de un director de proyectos
Liderazgo:
Establecer una direccin: tener visin de futuro y desarrollar
estrategias para producir los cambio necesarios que los dirijan.
Motivar e inspirar a las personas necesarias para alcanzar los
objetivos.
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Comunicacin:
Capacidad para escuchar
Empata
Capacidad de transmisin en forma clara y sin ambigedades.
Negociacin:
Capacidad para alcanzar acuerdos
Habilidades de un director de proyectos
Capacidad para solucionar problemas:
Anlisis de problemas: distinguir causas y sntomas.
Toma de decisiones.
Capacidad de influencia:
Habilidad para que se realicen los trabajos.
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Habilidad para que se realicen los trabajos.
Conocimientos de la estructura organizativa.
Procesos de gestin de proyectos
Gestin de Proyectos
Procesos
La gestin de proyectos es una actividad integrada. Una modificacin en
alguna de las reas de conocimiento puede afectar al resto.
Los proyectos estn compuestos de procesos. Las reas de conocimiento
poseen procesos para conseguir los entregables.
Un proceso es un conjunto de acciones que proporcionan un resultado.
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Un proceso es un conjunto de acciones que proporcionan un resultado.
Existen dos tipos de procesos:
Procesos de gestin de proyectos: describen, organizan y completan
el trabajo del proyecto. Son los mismos para todos los proyectos.
Procesos orientados al producto: crean el producto. Estos procesos
estn definidos en el ciclo de vida del proyecto. Son diferentes segn
el dominio del que se trate.
Grupos de procesos de gestin de proyectos
Los procesos de gestin se clasifican en cinco grupo:
Procesos de iniciacin: autorizan el comienzo de una fase o del
proyecto entero.
Procesos de planificacin: definen y modifican los objetivos del
proyecto. Asimismo, seleccionan y controlan la ejecucin del curso de
acciones para conseguir los resultados esperados. Los procesos de
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acciones para conseguir los resultados esperados. Los procesos de
planificacin se ejecutan al principio de cada rea de conocimiento
para definirla.
Procesos de ejecucin: coordinan las personas y los dems recursos
para llevar a cabo el plan y producir los entregables.
Procesos de supervisin y control: Aseguran que se cumplen los
objetivos del proyecto. Identifican desviaciones con respecto a la
planificacin y ponen en marchas acciones correctivas.
Procesos de cierre o finalizacin: formalizan la aceptacin de cada
fase o del proyecto.
Interrelacin entre procesos
Los grupos de procesos se relacionan entre si porque los productos de
uno se convierten en las entradas de otro
Procesos
de iniciacin
Procesos
de planificacin
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de planificacin
Procesos
de ejecucin
Procesos
de control
Procesos
de cierre
Iniciacin Planificacin Ejecucin Control Cierre
Integracin Proyecto Ejecutar plan Cambios
Alcance Iniciacin Alcance Alcance
Tiempo Actividades Ejecucin
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Grupos de procesos y reas de conocimiento
Las diferentes reas de conocimiento ejecutan 39 procesos.
Tiempo Actividades Ejecucin
Costo Presupuestos Costo
Calidad Calidad Aseguramiento Calidad
RR HH Adquisicin Formacin
Comunicac. Comunicacin Distribucin Rendimiento Administrativo
Riesgo Riesgo Riesgo
Contratacin Abastecim. Proveedores Contratos
Ciclo de vida, reas de conocimiento y procesos
Los ciclos de vida estn compuestos por fases, cada una de las cuales
genera unos entregables.
Hay dos ciclos de vida:
Proyecto: describe las fases y su secuencia para completar un
proyecto.
Producto: describe las fases y su secuencia para la construccin de
Gestin de Proyectos
Producto: describe las fases y su secuencia para la construccin de
un producto.
El ciclo de vida del producto se ejecuta dentro del ciclo de vida del
proyecto.
Las nueve reas de conocimiento describen las competencias que deben
desarrollar los directores de proyectos.
Las reas de conocimiento se llevan a cabo a travs de la ejecucin de
procesos.
Se han descrito 39 procesos para desarrollar las 9 reas de conocimiento
que competen a un proyecto.
Gestin de la integracin
Gestin de Proyectos
Gestin de la Integracin. Procesos
La gestin de la integracin del proyecto implica coordinar todas las
dems reas de conocimiento de la gestin a lo largo del ciclo de vida del
proyecto.
Desarrollo del Plan del Proyecto: recoger los resultados de la
planificacin de las dems reas de conocimiento y crear un
documento estndar.
Gestin de Proyectos
documento estndar.
Ejecucin del Plan de Proyecto: llevar a cabo las actividades
planificadas.
Control de cambios: coordinacin de los cambios de la planificacin
Relacin con otras reas y ciclo de vida
La gestin de la integracin esta relacionada con las otras ocho reas de
conocimiento y con el ciclo de vida.
La gestin de la integracin es la clave del xito. Un director de
proyectos debe:
Coordinar personas, planificacin y trabajo
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Coordinar personas, planificacin y trabajo
Dirigir el equipo de proyecto
Resolver conflictos entre los objetivos del proyecto
Comunicar los resultados a la alta direccin.
Adaptar los objetivos del proyecto para responder a la planificacin
estratgica del organizacin.
El plan del proyecto
El plan del proyecto es un documento que se utiliza para coordinar las
planificaciones de las diferentes reas de conocimiento, ejecutar el
proyecto y controlar las desviaciones.
La planificacin debe ser flexible, dinmica y sujeta a cambios.
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Incluye los siguientes puntos:
Introduccin acerca del proyecto
Descripcin de la organizacin del proyecto.
Procesos tcnicos empleados en la ejecucin.
Descripcin del trabajo a realizar.
Un plan de tiempos y un presupuesto.
Plan del proyecto: introduccin
Nombre del proyecto: debe ser nico
Descripcin y necesidades que cubre
Nombre de los patrocinadores y forma de contacto.
Director del proyecto y miembros clave.
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Lic. Jorge A. Perdiguero - 2006 36
Lista y descripcin de los entregables.
Referencias a la documentacin adicional.
Lista de definiciones y acrnimos empleados.
Plan del proyecto: organizacin
Diagramas de organizacin: para sponsor y cliente y equipo del proyecto.
Personas responsables de las actividades del proyecto.
Procesos de alto nivel a llevar a cabo.
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Plan del proyecto: procesos tcnicos
Objetivos, prioridades y restricciones para la alta direccin.
Procesos e intervalos de seguimiento del proyecto.
Identificacin de riesgos y plan de contingencia (referido al documento
de gestin del riesgo).
Personas requeridas (referido al plan de gestin de RR HH).
Metodologa empleada, ciclo de vida de los productos y procesos
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Metodologa empleada, ciclo de vida de los productos y procesos
tcnicos que se emplean.
Plan del proyecto: descripcin del trabajo
Debe referenciar el plan de gestin del alcance del proyecto.
Describir las tareas de alto nivel: paquetes de trabajo utilizando un
diagrama de trabajo.
Entregables clave y nivel de calidad requerido.
Informacin relacionada con las tareas del proyecto: HW y SW a
emplear, especificaciones a seguir, etc.
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emplear, especificaciones a seguir, etc.
Plan del proyecto: tiempo y presupuesto
Resumen del plan de tiempos del proyecto en una pgina: diagrama de
Gantt.
Plan de tiempo detallado: dependencias entre actividades.
Referencia al plan de gestin del tiempo.
Resumen del presupuesto: total proyecto, totales mensuales y anuales.
Gestin de Proyectos
Resumen del presupuesto: total proyecto, totales mensuales y anuales.
Presupuesto detallado: costos fijos, retorno de la inversin, beneficios del
proyecto, costo del personal y de bienes.
Referencia al plan de gestin del costo.
Plan del proyecto: anlisis de las partes implicadas
Como anexo privado al proyecto, se debe incluir informacin acerca de
las partes implicadas en el proyecto:
Nombres de las personas clave.
Roles de las diferentes partes implicadas en el proyecto.
Caractersticas particulares de cada uno.
Nivel de inters en el proyecto.
Gestin de Proyectos
Nivel de inters en el proyecto.
Influencia.
Procesos de gestin de relaciones con las partes implicadas.
Ejecucin del plan del proyecto
La ejecucin del plan consiste en realizar las actividades descritas en la
planificacin.
La ejecucin es lo que mas tiempo consume.
La planificacin y la ejecucin son dos procesos inseparables: la
planificacin gua la ejecucin.
El personal del proyecto que ejecuta tambin debe planificar.
Gestin de Proyectos
El personal del proyecto que ejecuta tambin debe planificar.
Control de cambios
El control de cambio identifica, evala y gestiona los cambios en el
proyecto que se producen a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Los objetivos de este proceso son:
Asegurar que los cambios son beneficiosos. Es necesario conseguir
un equilibrio entre los objetivos del proyecto: tiempo, costo, alcance
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un equilibrio entre los objetivos del proyecto: tiempo, costo, alcance
y calidad.
Confirmar que ha ocurrido un cambio por una desviacin en el plan:
hay que informar a las partes implicadas y la alta direccin.
Gestionar las desviaciones del plan: importante minimizar los
cambios o desviaciones en el plan.
Sistema de control de cambios
El sistema de control de cambios debe documentar formalmente los
cambios ocurridos en el proyecto. Esta formado por:
Grupo de control de cambios: personal responsable de aceptar o
rechazar cambios.
Gestin de la configuracin: asegura que la descripcin de los
productos generados es correcta y completa. Comprueba las cambios
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productos generados es correcta y completa. Comprueba las cambios
en el producto y asegura que se cumplen los requisitos.
Comunicacin de cambios: generacin de informes de progreso y
establecimiento de reuniones peridicas de progreso.
Sistema de control de cambios
El sistema de control de cambios debe:
Ver la gestin de un proyecto como una actividad de negociacin y
comunicacin constantes.
Planificar los cambios y gestionar la configuracin.
Organizar un grupo de control de cambios.
Definir un procedimiento para la toma de decisiones rpidas en
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Definir un procedimiento para la toma de decisiones rpidas en
pequeos cambios.
Utilizar herramientas (sw) para gestionar y comunicar los cambios.
Gestin del alcance
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Gestin de Alcance. Procesos
El alcance de un producto o servicio es el conjunto de caractersticas, funciones y
requisitos del producto o servicio.
El alcance de un proyecto se refiere a todo el trabajo a realizar para crear los
productos o servicios del proyecto y que procesos se utilizan para llevarlos a
cabo (como) define que hay que hacer y que no hay que hacer.
Iniciacin: proceso encargado de acordar el comienzo del proyecto o de
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Iniciacin: proceso encargado de acordar el comienzo del proyecto o de
cada una de las fases del ciclo de vida. Produce como salida un documento
de iniciacin del proyecto.
Plan: establece el criterio para saber si se ha completado una fase. Produce
el documento de descripcin del alcance.
Definicin: divide los entregables del producto en componentes ms
pequeos. Produce una jerarqua de trabajos a realizar.
Verificacin: acuerda con las partes implicadas la aceptacin de los
entregables.
Control de cambios: controla los cambios en el alcance del proyecto.
Iniciacin
Puede ser un contrato o un breve documento firmado por las partes
implicadas que incluya:
Titulo del proyecto
Director del proyecto y forma de contacto
Objetivos del proyecto
Roles y responsabilidades.
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Roles y responsabilidades.
Este documento permite que todas las partes interesadas sepan que
ha comenzado el proyecto.
Planificacin del alcance
Documento de descripcin del alcance
Se emplea para que todas las partes interesadas conozcan el alcance del
proyecto.
Sus puntos fundamentales son:
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Sus puntos fundamentales son:
Justificacin: describe las necesidades de negocios a cubrir.
Descripcin de productos: resume las caractersticas de los productos
o servicios que se van a generar.
Entregables: la lista de entregables que se generan a lo largo del
proyecto.
Plan de gestin del alcance: establece los criterios cuantitativos para
conocer el grado de xito de un proyecto: costo, medidas de calidad,
tiempos de ejecucin, etc.
Definicin del alcance
La definicin del alcance de un proyecto consiste en definir el trabajo a
realizar y dividirlo en partes.
La divisin en partes permite ser mas exacto a la hora de estimar
tiempos, costos, recursos. Adems, define una forma de comunicacin y
permite conocer el progreso y estado de proyecto.
Gestin de Proyectos
permite conocer el progreso y estado de proyecto.
Su salida es la estructura jerrquica del trabajo (WBS).
Salida: la estructura jerrquica del trabajo (Work Breakdown Structure -
WBS).
Es un documento bsico en la gestin de proyectos.
Describe todo el trabajo a realizar en un proyecto.
Se organiza como un rbol de actividades en niveles por productos a
Gestin de Proyectos
Se organiza como un rbol de actividades en niveles por productos a
desarrollar o por fases del ciclo de vida.
El nivel 0 de la jerarqua es el proyecto entero, los sucesivos niveles
bajan de detalle en las tareas o productos a desarrollar.
El nivel mas bajo representan paquetes de trabajo que no deben durar
mas de 80 horas.
REQUERIMIENTOS DISEO DESARROLLO PRUEBAS FINALIZACIN
CURSO GESTIN DE PROYECTOS
SOFTWARE
Estructura jerrquica del trabajo (WBS):
Implementacin del curso gestin de proyectos a travs de Internet
Gestin de Proyectos
Objetivos Pedaggicos
Integracin en plataforma LMS
Documentacin
Unidades Didcticas
Evaluacin-Exmenes
Comunicacin con Alumnos
Gestin Alumnos
Documentacin
Control de Calidad
Estructura Base de Datos
Pginas de U.Didcticas
Pginas de Evaluacin
Foro - Chat
Gestin de Alumnos
Documentacin
Control de Calidad
Pruebas Funcionamiento
Integracin plataforma LMS
Control de calidad
Puesta en Explotacin
Presentacin a la direccin
Desarrollo de una estructura jerrquica del trabajo
Crear un WBS a realizar en un proyecto no es fcil. Generalmente
requiere de varias iteraciones y la participacin de todas las partes
implicadas.
Gestin de Proyectos
Existen diferentes formas de realizarlo:
Usar guas de desarrollo: existen organizaciones que tienen sus
propias plantillas o guas de desarrollo del WBS.
Utilizar proyectos anlogos.
Tcnica Top-down: comenzar por las tareas ms grandes.
Tcnica Bottom-up: el equipo de desarrollo del proyecto identifica
tareas especficas a realizar. Posteriormente se agrupan para ir
subiendo de nivel.
Principios de desarrollo de una estructura jerrquica del trabajo
Una unidad de trabajo debe aparecer en un nico sitio.
La unidad de trabajo en un nivel, es la suma de las unidades de trabajo
inferiores.
En una unidad de trabajo pueden trabajar muchas personas.
Gestin de Proyectos
En una unidad de trabajo pueden trabajar muchas personas.
Debe seguir la forma de trabajo que se va a llevar a cabo.
Debe implicar a los miembros del equipo del proyecto.
Cada unidad de trabajo debe estar documentada para asegurar la
precisin del alcance del trabajo a realizar.
Debe se flexible para acomodar los cambios que seguro se van a
producir.
Control de cambios
Es muy difcil mantener constante el alcance de un proyecto,
especialmente en proyectos TIC.
Hay que evitar la tendencia en hacer que el proyecto sea cada vez ms
ambicioso y no acabe nunca.
El control de cambios incluye la verificacin y la gestin del alcance.
Gestin de Proyectos
El control de cambios incluye la verificacin y la gestin del alcance.
La verificacin del alcance consiste en asegurar su aceptacin y crear los
documentos que permitan comprobar que se cumple.
Una de las mayores causas de problemas en un proyecto se deben al mal
control de cambios en un proyecto:
Falta de informacin de parte del usuario del proyecto.
Requisitos cambiantes e incompletos.
Tener en cuenta a los usuarios
Todos los proyectos deben tener un patrocinador perteneciente a la
organizacin donde se desarrolla.
El patrocinador no debe pertenecer al equipo de trabajo ni ser director del
proyecto.
Tener usuarios en el equipo del proyecto.
Tener reuniones regularmente.
Gestin de Proyectos
Tener reuniones regularmente.
Realizar entregas de productos del proyecto a los usuarios.
Situar a los desarrolladores y usuarios tan cerca como sea posible
(fsicamente).
Evitar los requisitos incompletos
Establecer procesos de gestin de requisitos.
Usar tcnicas como el prototipado o el modelado de casos para
entenderlos bien.
Documentar los requisitos en forma actualizada.
Realizar pruebas para comprobar que los productos satisfacen los
requisitos.
Gestin de Proyectos
requisitos.
No olvidar que los cambios en los requisitos afectan al resto del
proyecto: costo, tiempo, etc.
Resumen:
La gestin del alcance incluye:
Establecer y planificar el trabajo a realizar para llevar a cabo un
proyecto en base a los requisitos y funcionalidades de los productos
o servicios a desarrollar.
Detallar el trabajo a realizar mediante una jerarqua de trabajo
estructurada (WBS).
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estructurada (WBS).
Conseguir la aceptacin del alcance del proyecto con todas las partes
interesadas (incluido el equipo de desarrollo).
Verificar y gestionar los cambios en el alcance del proyecto.
Gestin del costo
Gestin de Proyectos
Gestin del costo
El costo es sacrificar recursos para conseguir fines: se expresa
generalmente como dinero.
Los proyectos TIC suelen costar entre un 145% y un 189% mas de lo
inicialmente presupuestado.
Gestin de Proyectos
Causas:
Presupuestos poco realistas.
El proyecto posee riesgos difcilmente medibles.
Requisitos poco claros: alcance poco claro: mas costo del previsto.
Estimacin de costos en proyectos TIC
Las estimaciones de costos en proyectos TIC son muy inexactos debido a
cuatro razones:
1. Muchas estimaciones se realizan antes de cerrar los requisitos.
2. Las personas que desarrollan software no conocen tcnicas de
estimacin de costos.
Gestin de Proyectos
3. Las estimaciones se realizan en base a la experiencia de las personas
que estiman. No se tiene en cuenta el equipo de trabajo. Se olvidan las
los costos de integracin y pruebas.
4. Existen presiones de los sponsor y clientes por mejorar el precio. Es
necesario recurrir a la capacidad de negociacin del director de
proyectos.
Presupuesto de costos
El presupuesto asigna los costos estimados a cada uno de los trabajos
descriptos en el WBS.
El objetivo es tener una estimacin adecuada del costo total del proyecto
a lo largo del tiempo.
Gestin de Proyectos
Es importante para la alta direccin, los costos de las actividades de alto
nivel en el WBS.
Control de costos
Es necesario hacer un seguimiento de los costos del proyecto en ejecucin
para saber si se cumple lo presupuestado.
Se necesitan mecanismos que permitan aceptar cambios en el
presupuesto.
Gestin de Proyectos
El control de costos necesita (entradas): estimaciones de costos,
presupuesto, peticiones de cambio y el plan de gestin del costo.
Se generan (salidas) modificaciones en el presupuesto o acciones
correctivas.
Son necesarias tcnicas de medicin del rendimiento del dinero: anlisis
del valor adquirido.
Gestin de la calidad
Gestin de Proyectos
La calidad en los sistemas de informacin
La calidad en un grave problema en los sistemas de informacin.
No se aceptan errores de funcionamiento en sistemas fsicos: coches,
cmaras, etc.
Pero, est comnmente aceptado que el software tenga defectos de
Gestin de Proyectos
Pero, est comnmente aceptado que el software tenga defectos de
funcionamiento.
Los errores en el software pueden causar la muerte.
El concepto de gestin de la calidad
ISO define calidad como la totalidad de las caractersticas que
conforman un sistema, satisfacen las necesidades para las que se
construyo.
Otra posible definicin es que la calidad de un sistema se mide por cuanto
se adecuan a los requisitos establecidos.
Gestin de Proyectos
se adecuan a los requisitos establecidos.
El problema aqu es que los requisitos sean correctos y representen las
necesidades del cliente. De esto se encarga la gestin del alcance.
El cliente es quien decide si la calidad es aceptable. Es ms, la calidad
depende de todas las partes implicadas (usuario, sponsor, alta direccin,
etc.).
El concepto de gestin de la calidad
La calidad depende de una buena gestin en: alcance, tiempo y costo.
La gestin de las calidad incluye tres procesos:
Planificacin de la calidad: identificar que estndares de calidad son
relevantes para el proyecto y como satisfacerlos.
Aseguramiento de la calidad: peridicamente es necesario constatar
Gestin de Proyectos
Aseguramiento de la calidad: peridicamente es necesario constatar
que el proyecto satisface los requisitos y estndares de calidad
impuestos en el plan.
Control de calidad: monitorizacin de los entregables del proyecto
para corroborar que cumplen los requisitos y llevar a cabo mejoras de
calidad
Dimensiones de la calidad
La gestin de la calidad debe tener en cuenta tanto el producto o servicio
como el proceso llevado a cabo.
La direccin del proyecto incluye la gestin de la calidad que debe
buscar:
Satisfacer al cliente. Entender, manejar e influenciar las necesidades
Gestin de Proyectos
Satisfacer al cliente. Entender, manejar e influenciar las necesidades
y plasmarlas en los requisitos. Conformidad con estos y adecuacin
al uso.
Priorizar la prevencin sobre la inspeccin. ( implicacin de la alta
direccin: debe proporcionar recursos para el aseguramiento de la
calidad).
Fases confirmadas por procesos de validacin y verificacin:
planificar, ejecutar, controlar y actuar. Se incluyen dentro de los
procesos de la direccin de proyectos.
Planificacin de la calidad
Tener en cuenta los aspectos del alcance que mas afectan a la calidad:
Funcionalidad: en que grado el sistema atiende a la funcin para la
que se ha concebido. Funcionalidad requerida y funcionalidad
opcional.
Salida del sistema: aspecto de la interfaz, facilidad de interpretacin
de resultados.
Gestin de Proyectos
de resultados.
Rendimiento: el producto maneja convenientemente la cantidad de
informacin para la que fue concebido. Se adapta al crecimiento.
Velocidad de respuesta.
Mantenibilidad.
Muchos de los aspectos de la calidad y de alcance son contrapuestos a las
restricciones de tiempo y calidad.
Control de la calidad
Los objetivos de este proceso son:
Aceptacin: decidir si los productos o servicios que se desarrollan
son aceptables o no. Si alguna de las partes implicadas rechaza un
subproducto, hay que rehacer el trabajo.
Gestin de Proyectos
Rehacer el trabajo: las actividades a realizar para que un subproducto
cumpla con las expectativas de todas las partes implicadas.
Ajustes del proceso de control: corregir y prevenir posibles
problemas debidos a una mala seleccin de medidas de calidad.
Gestin del tiempo
Gestin de Proyectos
Importancia de la gestin del tiempo
Adems del alcance y el costo, el tiempo es uno de los aspectos mas
delicados de un proyecto.
En proyectos mal planificados, se tarda un 63% - 220% mas de lo
inicialmente previsto.
Gestin de Proyectos
La finalizacin de las tareas en el tiempo previsto es lo que mas
conflictos provoca en un proyecto.
La gestin del tiempo es el conjunto de procesos necesarios para asegurar
la ejecucin del proyecto en el tiempo planificado.
Gestin del Tiempo.
Definicin de actividades: identificar las actividades a desarrollar para
generar los entregables (en base al WBS).
Secuenciamiento de actividades: identificar y documentar las relaciones
de dependencia entre las actividades del proyecto.
Gestin de Proyectos
Estimacin de duracin de las actividades: estimar el numero de
jornadas de trabajo necesarias para completar cada actividad.
Desarrollo del cronograma (plan de tiempos): analizar el
secuenciamiento, estimacin de duracin y recursos necesarios para cada
actividad, para crear un cronograma.
Control del programa: controlar y gestionar los cambios en el
cronograma.
Gestin de Recursos Humanos
Gestin de Proyectos
Gestin de Recursos Humanos
Las personas determinan el xito o fracaso de un proyecto. Especialmente
cuando se requiere cualificacin.
La gestin de recursos humanos permiten un uso mas efectivo de las
personas implicadas en un proyecto.
Gestin de Proyectos
Los procesos son:
Planificacin de la organizacin: asignacin de roles y
responsabilidades.
Adquisicin de personal: conseguir las personas adecuadas para el
proyecto.
Construir un equipo de trabajo: construccin de grupos de trabajo
que incrementen el rendimiento.
Planificacin de la organizacin
Consiste en asignar y documentar responsabilidades y roles.
Es necesario identificar las necesidades de personal y su cualificacin.
Generalmente se crea una matriz de asignacin de responsabilidades.
Las columnas representan las actividades del WBS.
Gestin de Proyectos
Las columnas representan las actividades del WBS.
Las filas representan las unidades organizativas que se encargan del
trabajo.
Las celdas asignan las responsabilidades de las actividades a las
unidades organizativas.
Fase / Unidad Direccin del
Proyecto
Departamento de
Formacin
Departamento de
Comunicacin
Unidad de
Informtica
ROLES
1.- Requerimientos P R O O P=Participante
Planificacin de la organizacin
Matriz de asignacin de responsabilidades (fases)
Gestin de Proyectos
2.- Diseo P R O O R=Responsable
3.- Desarrollo R V O R V=Revisin Requerida
4.- Pruebas V V V R O=Opinin Requerida
5.- Finalizacin V V V P F=Firma Requerida
Unidades Organizativas / Actividades del
WBS
1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 3.1 3.2 3.3
Jefe Depto. Sistemas de Informacin V R R O O V V V V R R R
Asesor Tcnico R P P R R R R R V O O O
Documentador 1 P O P P P P P P
Documentador 2 P O P P P P P P
Pplanificacin de la organizacin
Matriz de asignacin de responsabilidades (actividades)
Gestin de Proyectos
Responsable Calidad 1 R
Responsable Calidad 2 P
Programador 1 P O O O O P P P
Bibliografa:
[PMBOK] A guide to the project management body of knowledge, Project
Management Institute, 2000.
Information Technology Project Management, Kathy Schwalbe, Thomsom
Learning, 2002 .
www.pmi.org
www.standishgroup.org
Gestin de Proyectos
www.standishgroup.org

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