Anda di halaman 1dari 30

AKUNTANSI BELANJA DANA-DANA PEMERINTAH

DEFINISI DAN PENGAKUAN BELANJA Sebagaimana disebutkan sebelumnya, belanja didefinisikan dalam akuntansi dana pemerintahan sebagai semua penurunan dalam aset bersih dana untuk operasi lancar, belanja modal, atau pelunasan hutang kecuali yang timbul dari tranfer ke dana-dana lainnya. Hanya pertukaran seperti hasil transaksi pembiayaan antardana dalam pengakuan belanja dana yang bukan merupakan belanja pemerintah secara keseluruhan. GASB Codification, menyatakan bahwa : Fokus pengukuran atas akuntansi dana pemerintahan berdasarkan pada belanja penurunan dalam sumber keuangan bersih- daripada beban. Codification tersebut mengobservasi bahwa sebagian besar belanja dan transfer keluar merupakan secara objektif dapat diukur dan seharusnya dicatat ketika kewajiban dana terkait terjadi. Tegasnya, ini memberikan agar: Belanja seharusnya diakui dalam periode akuntansi ketika kewajiban dana terjadi, jika dapat diukur, kecuali untuk bunga (dan pokoknya) yang belum jatuh tempo pada kewajiban jangka panjang, yang seharusnya diakui ketika jatuh tempo. Codification tersebut juga menetapkan bahwa belanja pokok dan bunga pada kewajiban jangka panjang biasanya tidak diakrualkan pada akhir tahun : Pengecualian utama pada aturan umum belanja akrual berhubungan dengan pokok dan bunga yang belum jatuh tempo pada kewajiban hutang jangka panjang. Sumber keuangan biasanya diapropiasikan dalam dana lain untuk transfer ke dana pelunasan hutang pada periode ketika pokok dan bunga hutang yang jatuh tempo harus dibayar. Besarannya itu bukan kewajiban lancar dari dana pelunasan hutang ketika pelunasannya tidak membutuhkan belanja dari aset dana yang tersedia. Kemudian, belanja pelunasan pokok GLTL dan belanja bunga terkait biasanya dicatat ketika pokok dan bunga tersebut jatuh tempo dan harus dibayar daripada diakrualkan pada akhir tahun. Tetapi, Codification menyusun 4 keadaan dimana pemerintah pusat dan daerah (SGLs) diijinkan untuk mengakrualkan belanja pelunasan hutang GLTL. Codification menyatakan bahwa : Di lain pihak, jika sumber dana pelunasan hutang (yang didedikasikan) telah disediakan selama tahun berjalan untuk pembayaran pokok dan bunga jatuh tempo sebelumnya (tidak lebih dari 1 bulan) di tahun berikutnya, belanja dan kewajiban terkait boleh diakui dalam dana pelunasan hutang (dan jumlah pokok hutang dikeluarkan dari akun kewajiban jangka panjang). Selanjutnya, Codification tersebut menyediakan 2 alternatif pengakuan belanja lainnya :

1. Item-item persediaan (contohnya, material dan perlengkapan) boleh dianggap sebagai belanja baik ketika pembelian (metode pembelian) atau ketika digunakan (metode konsumsi), tetapi jumlah signifikan persediaan seharusnya dilaporkan dalam neraca. 2. Belanja untuk asuransi dan jasa serupa yang melebihi satu periode akuntansi (pembayaran dimuka) tidak perlu dialokasikan antara periode akuntansi, tetapi boleh dicatat sebagai belanja pada periode perolehan.

Belanja Pengeluaran Modal (Capital Outlay) Akuntansi untuk belanja pengeluaran modal yang secara tipikal dibiayai dari dana umum dan dana pendapatan khusus seperti untuk peralatan, mesin, dan kendaraan - Satu tipe tambahan dari transaksi pengeluaran modal yang dapat dicatat dalam dana umum dan dana pendapatan khusus- perolehan aset modal dengan leasing modal (leasing modal) dibahas dan diilustrasikan pada makalah ini. Sebagian besar belanja pengeluaran modal pemerintahan umum utama biasanya dicatat melalui dana proyek modal, meskipun banyak setidaknya sebagian dibiayai oleh transfer antardana dari dana umum atau dana pendapatan khusus.

Belanja Pelunasan Hutang Belanja pelunasan hutang GLTD (general long term debt) utamanya diakui ketika jatuh tempo karena sebagian besar pajak pemerintah pusat dan daerah (SLGs) berhubungan dengan pajak properti dan anggaran pada basis ketika jatuh tempo. Kemudian, apropiasi untuk belanja pokok dan bunga GLTL setara dengan pembayaran yang dilakukan selama tahun tersebut, tanpa memperhatikan akrual apapun pada akhir tahun. Pengizinan pemerintah dalam menghitung dan melaporkan untuk tujuan GAAP pada basis dimana anggaran dipersiapkan untuk menghindari perbedaan signifikan anggaran GAAP yang akan telah dijelaskan dan direkonsiliasikan dalam hampir setiap laporan keuangan dana pemerintah. Ada juga alasan praktis dan teoritis lain untuk pendekatan ketika jatuh tempo ini. Sebagian besar pelunasan hutang GLTL dipertanggungjawabkan melalui dana pembiayaan hutang, meskipun: 1. Pelunasan hutang leasing modal (capital lease) mungkin dipertanggungjawabkan dalam dana umum dan dana pendapatan khusus. 2. Sumber daya keuangan mungkin ditransfer dari dana umum dan dana pendapatan khusus untuk membiayai pembayaran pelunasan hutang yang dipertanggungjawabkan dalam dana pelunasan hutang.

Belanja Intern Pemerintah Pemerintah pusat, pada khususnya, sering membuat belanja intern pemerintah yakni dalam pembagian pendapatan negara, hibah, dan program bantuan keuangan lain bagi desa, kota, distrik, dan pemerintah daerah lainnya. Pajak bahan bakar negara mungkin dapat dibagi dengan kota dan desa, sebagai contoh, dan hibah program dan bantuan lainnya mungkin

disediakan untuk sekolah distrik dalam negara. Klasifikasi belanja intern pemerintah mengisyaratkan bahwa merupakan belanja tingkat pemerintah pusat ini bukan untuk barang dan jasa pada level tersebut, tetapi merupakan pembayaran untuk pemerintah daerah untuk membiayai belanja tingkat daerah.

Belanja operasi lancar Seluruh belanja dana pemerintah selain untuk pengeluaran modal, pelunasan hutang, atau tujuan intern pemerintah diarahkan untuk sebagai belanja operasi sekarang atau sederhananya belanja operasional. Pembayaran gaji dan biaya pegawai terkait merupakan belanja operasi lancar terbesar bagi kebanyakan pemerintah pusat dan daerah. Memang, pembayaran gaji dan biaya terkait sering berkomposisi 65% - 75% dari belanja dana umum dan dana pendapatan khusus dari kota - kota, desa - desa dan pemerintah daerah lainnya dan 75% - 85% dari belanja sistem sekolah umum dari tipe dana ini. Oleh karena itu, prosedur akuntansi untuk belanja jasa pegawai didiskusikan pada makalah ini.

Persediaan dan Pembayaran Dimuka GASB mengizinkan persediaan dan pembayaran dimuka dibebankan sebagai belanja segera karena dari perspektif kas atau yang dapat dikonversi ke kas item demikian bukanlah sumber keuangan yang tersedia untuk belanja keuangan masa depan. Pada intinya, alternatif tersebut mengizinkan pemerintah yang ingin melakukan untuk mengikuti sebuah konsep aset cepat dari working capital dalam akuntansi untuk saldo dana dan perubahan dalam posisi keuangan dana. Juga, banyak pemerintah membuat apropiasi sesuai jangka waktu persediaan untuk diperoleh atau asuransi untuk dibeli selama satu tahun fiskal. Pengizinan mereka untuk melaporkan item tersebut dalam basis anggaran di Laporan Penerimaan, Belanja, Dan Perubahan Saldo Dana dana pemerintah menghindari konflik potensial antara prosedur akuntansi anggaran dan prinsip-pronsip akuntansi berterima umum (GAAP) yang akan telah dijelaskan dan direkonsiliasikan dalam catatan laporan keuangan. Prosedur akuntansi persediaan dana pemerintah dan pembayaran dimuka selanjutnya dibahas dan diilustrasikan nanti pada makalah ini.

PENGENDALIAN AKUNTANSI BELANJA Sistem akuntansi merupakan alat yang kuat untuk mengendalikan legalitas dan efisiensi belanja. Meskipun peran sesungguhnya adalah keuangan, system akuntansi mungkin juga digunakan untuk mencatat dan melaporkan dana kuantitatif dari semua jenis. Tentu saja, data statistik yang harus diestimasi dan diakumulasi untuk merencanakan dan mengendalikan secara virtual semua operasi pemerintah digunakan terbaik bersama dengan data finansial, dan secara berkala kedua jenis data dapat diakumulasikan secara simultan. Sistem akuntansi juga menjalankan peran penting manajerial dalam mengenai masalah dan kontrol berikut ini:

Penyalahgunaan aset Belanja ilegal Pengeluaran berlebihan dari apropriasi Pengeluaran untuk tujuan ilegal

Penggunaan metode dan prosedur yang tidak tepat Belanja yang tidak bijaksana atau tidak sesuai. Alokasi dan allotment dari aproproasi.

PROSEDUR AKUNTANSI BELANJA Belanja diklasifikasikan dan diberi kode selama tahap preaudit dari proses pengendalian belanja. Preaudit terdiri dari transaksi transaksi yang disetujui sebelum transksi tersebut terjadi, dalam hal pesanan pembelian encumbrances, atau sebelum transksi tersebut dicatat, dalam hal belanja. Tujuan dari preaudit belanja adalah untuk mengendalikan metode dan prosedur yang dilibatkan dalam proses belanja, sama halnya untuk untuk mencegah belanja ilegal. Kebanyakan unit pemerintahan menggunakan beberapa bentuk sistem voucher, yang menghendaki bahwa semua pengeluaran diotorisasi oleh sebuah voucher yang disetujui. Voucher tersebut mendasari sebuah skema dari tahap-tahap yang harus dilaksanakan dalam meyakinkan bahwa prosedur yang sesuai telah diikuti dalam proses permintaan, pembelian, penerimaan, dan invoice yang disetujui untuk pembayaran. Seluruh belanja dana pemerintahapakah operasi lancar, pengeluaran modal, pelunasan hutang, atau intern pemerintahseharusnya dikendalikan secara tepat melalui proses voucher dan preaudit dan termasuk dalam ruang lingkup postaudit. Karena kebanyakan prosedur akuntansi untuk pengeluaran modal dan belanja pelunasan hutang dibahas dalam makalah dana proyek modal dan dana pelunasan hutang, dalam makalah ini fokus utama pada akuntansi untuk belanjabelanja operasi lancar. Sisa bagian ini membahas akuntansi untuk jasa pegawai, material dan perlengkapan dan jasa-jasa dan biaya-biaya lainnya.

Jasa Pegawai Tahap dalam akuntansi untuk jasa pegawai adalah (1) memastikan apakah orang itu adalah pegawai jujur, (2) menentukan tingkat gaji, (3) menetapkan jumlah yang didapat oleh pegawai, (4) mencatat pembayaran yang dibuat untuk pegawai, (5) membebankan belanja-belanja yang diakibatkan pada akun yang sesuai. Belanja jasa pegawai yang dibebankan pada apropriasi departemen secara tepat memasukkan biaya tunjangan pegawaiseperti pajak penghasilan pegawai, biaya asuransi, pensiun dan biaya tunjangan purna tugas lainnya, dan biaya kompensasi absensi seperti liburan dan cuti sakitsama halnya dengan gaji dan upah pegawai. Bagaimanapun, banyak pemerintahan memisahkan apropriasi untuk belanja tunjangan dan membebankan belanja pada semacam apropriasi terpisah ketimbang sebagai belanja departemen. Walaupun belanja demikian lebih

disukai diapropriasikan dan dicatat sebagai biaya departemen atau kegiatan, penggunaan apropriasi tunjangan dan akun belanja terpisah diterima sebagai alternatif dalam praktiknya.

Pengakuan Belanja Biaya Pensiun Kebanyakan pemerintah pusat dan daerah berkontribusi untuk rencana pensiun atau purna tugas untuk keuntungan pegawainya. Beberapa berpartisipasi dalam rencana pemerintah atau kelompok lainnya, tetapi lainnya mengelola rencananya sendiri. Transaksi-transaksi antara pemerintah dan rencana pensiun yang dikelola sendiri dianggap pertukaran seperti transaksi pembiayaan antar dana. Oleh karena itu, kontribusi pensiun yang ditentukan dengan baik diakui sebagai belanja, bukan transfer, dalam dana pemberi kerja pemerintah. Pemerintah yang lebih kecil tidak memiliki rencana-rencana pensiun atau memiliki rencana informal dimana pegawai tertentu menerima tunjangan pensiun yang dibebankan sebagai belanja pada basis kas bayarsaat-kau-pergi (pay-as-you-go). Tetapi kebanyakan pemerintah memiliki atau berpartisipasi baik dalam rencana pensiun kontribusi yang ditetapkan atau rencana pensiun tunjangan yang ditetapkan .

Rencana-Rencana Kontribusi yang Ditetapkan Kewajiban pemberi kerja pemerintah dibawah rencana kontribusi pensiun dibatasi dalam membuat kontribusi yang diperlukan dalam rencana tersebut. Tunjangan pensiunan ditentukan oleh total kontribusi terhadap rencana kontribusi yang ditetapkan untuk kepentingan pensiunan dan oleh kinerja investasi rencana (kontribusi) sepanjang masa (investasi tersebut). Tunjangan tidak dijamin oleh pemberi kerja pemerintah. Pemerintah dengan rencana kontribusi yang ditetapkan seharusnya membebankan jumlah kontribusi yang dibutuhkantermasuk acrual lancar pada akhir tahununtuk belanja dalam tahun yang dihasilkan oleh pegawai pemerintah umum. Kewajiban tidak lancar untuk pembayaran yang lebih rendah (underpayment) dianggap sebagai kewajiban umum jangka panjang. Banyak pemerintah pusat dan daerah mematuhi persyaratan pengakuan belanja ini. Sepintas kontribusi yang sesuai dibayar, pemerintah ini tidak memiliki kewajiban lebih lanjut atas rencana pensiun kontribusi yang ditetapkan.

Rencana-Rencana Tunjangan yang Ditetapkan Kebanyakan rencana pensiun dan purna tugas pemerintah pusat dan daerah adalah rencana-rencana pensiun tunjangan yang ditetapkan. Dibawah rencana tunjangan yang ditetapkan, pemerintah menjamin pensiunan-pegawai tunjangan pensiun yang dapat ditentukan, yang biasanya didasarkan pada formula sebagai berikut :

1. Jumlah tahun kerja x 2. Rata-rata kompensasi selama 3 sampai 5 tahun tertinggi x 3. Persentase, seperti 1,5% - 2% = 4. Tunjangan pensiun dan purna tugas tahunan.

Tunjangan tahunan dibagi dengan 12 untuk menentukan tunjangan bulanan.

Kontribusi rencana pensiun tunjangan yang ditetapkan harus didasarkan pada estimasi sejumlah penilai. Perkiraan tersebut memasukkan jumlah tahun seorang pegawai akan bekerja; tingkat inflasi dan tarif gaji sepanjang tahun; perputaran pegawai; rentang hidup pensiunan dan tingkat kematian; dan rencana pendanaan, pengembalian investasi, dan biaya administrasi. Selanjutnya, rencana provisi mungkin berubah dimasa yang akan datang, atau peristiwa-peristiwa lain mungkin terjadi yang mengharuskan revisi besar dari estimasi penilaian kewajiban puncak pemberi kerja pemerintah di bawah rencana pensiun tunjangan yang ditetapkan. Jadi, jumlah yang seharusnya secara tepat diakui sebagai belanja dan kewajiban dana pemerintah (lancar dan tidak lancar) setiap tahunnya dibawah rencana pensiun tunjangan yang ditetapkan sulit untuk diestimasi. GASB Statement No. 27 menetapkan bahwa, konsisten dengan basis akrual yang dimodifikasi, apapun setiap kewajiban yang lebih rendah dibayar tidak lancar seharusnya dicatat sebagai kewajiban jangka panjang. Jumlah dari kewajiban yang lebih rendah dibayar tidak lancar ini tidak akan dilaporkan sebagai belanja periode lancar. Material dan perlengkapan Prosedur akuntansi untuk material dan perlengkapan, dapat dibagi ke dalam 2 bagian: (1) akuntansi untuk pembelian dan (2) akuntansi untuk penggunaan material dan perlengkapan. Akuntansi untuk pembelian Rincian dari beragam prosedur pembelian berdasarkan apakah : 1. Material dan perlengkapan dibeli secara langsung oleh departemen individual atau melalui agen pembelian pusat. 2. Material dan perlengkapan dibeli untuk gudang penyimpanan atau secara langsung untuk departemen.

Hampir seluruh kota, negara, dan pemerintah pusat, sama halnya dengan pemerintah federal, menggunakan beragam tingkat pusat pembelian. Diasumsikan pembelian dilakukan melalui agen pusat. Jika gudang pusat tidak digunakan, seluruh material dan perlengkapan dikirim secara langsung kepada departemen, dan bahkan jika gudang digunakan, banyak pengiriman akan dilakukan secara langsung ke departemen. Prosedur pembelian dan prosedur akuntansi terkait terdiri dari tahap-tahap berikut: 1. Mempersiapkan permintaan pembelian dan menempatkannya dengan agen pembelian. 2. Mengamankan harga dan penawaran. 3. Menempatkan pesanan. 4. Menerima material dan perlengkapan. 5. Menerima faktur dan menyetujui kewajiban. 6. Membayar kewajiban.

Akuntansi untuk Material dan Perlengkapan yang Digunakan Sebagaimana pada seluruh aktivitas pemerintahan, hukum mungkin pada beberapa tingkatan menentukan praktik pemakaian pemerintah untuk menyediakan dan menghitung material dan perlengkapan yang digunakan oleh departemen tersebut, tetapi hukum dan kebijakan mungkin mengizinkan ruang gerak yang substansial. Dua asumsi legal yang berkaitan dengan paragraf berikut: 1. Akun belanja dibebankan dengan jumlah material dan suplai yang dikonsumsi (metode konsumsi) 2. Akun belanja dibebankan dengan jumlah material dan suplai yang dibeli (metode pembelian) Keduanya diakui sebagai alternatif yang dapat diterima pada GASB Codification, dan pemerintah pusat dan daerah secara khusus memilih alternatif tersebut yang sesuai dengan metode apropriasi persediaan dalam anggaran operasional tahunannya supaya menghindari perbedaan basis anggaranGAAP. Selain itu, metode konsumsi dapat digunakan dengan baik sistem persediaan periodik atau perpetual. Inti dari akuntansi dan pelaporan persediaan dana pemerintah diikhtisarkan dalam gambar 6.1

Metode Konsumsi Ketika akuntansi penyimpanan dengan metode konsumsi, persediaanapropiasi terkait disediakan ke dalam basis pemakaian yang diestimasi dan akun belanja dibebankan dengan pemakaian aktual. Sebagaimana dicatat sebelumnya, persediaan boleh dipakai metode konsumsi baik dengan menggunakan sistem periodik atau perpetual. Sistem Periodik Ketika sistem persediaan periodik digunakan dalam metode konsumsi, jurnal khasnya (encumbrances dan jurnal buku besar pembantu dihilangkan) adalah sebagai berikut: Ketika dibeli (Pembelian= $ 850,000) Expenditures Vouchers Payable. Untuk mencatat pembelian selama tahun berjalan. $850,000 $850,000

Gambar 6.1 Ikhtisar Metode Akuntansi Persediaan(jumlah dalam $000)

Metode konsumsi Sistem periodik Ketika dibeli Expenditures Voucher payable Ketika ditebitkan Akhir tahun Inventory supplies Expenditures 73 of 73 Tidak ada jurnal Expenditurs Inventory of supplies Tidak ada jurnal yang diperlukan kecuali jika ada: Kekurangan belanja dan (peningkatan penurunan 774 774 850 850 Sistem perpetual Inventory of supplies Voucher payable 850 850

Metode pembelian

Expenditures Vouchers payable Tidak ada jurnal

850 850

Jika

tingkat

persediaan meningkat:

(untuk mencatat peningkatan selama tahun tersebut, jika persediaan akan dibalik.) menurun, akun

Inventory supplies

of

73 73

persediaan) atau Kelebihan belanja dan (penurunan peningkatan

OFS Inventory increase Unreserved balance Reserve inventory supplies for of fund 73 73

persediaan)

Jika berkurang: Expenditure

persediaan

Jika

tingkat

persediaan menurun: 3 OFU inventory decrease x

Inventory of suplies

Inventory supplies Reserve inventory supplies Unreserved balance

of

for of

fund

Cadangan persediaan perlengkapan

Tidak diperlukan optional

Tidak diperlukan optional

diperlukan seperti ditunjukkan diatas

Ketika diterbitkan : Tidak ada jurnal Akhir tahun (persediaan ditingkatkan $73,000): Inventory of supplies Expenditures.. $ 73,000 $ 73,000

Untuk mencatat peningkatan persediaan selama periode fiskal, atau untuk mencatat persediaan pada akhir tahun pertama dana yang ada, dan mengurangi penilaian belanja yang sesuai. Jurnal tersebut mungkin disandingkan dengan jurnal untuk menyesuaikan akun cadangan karena persediaan bukan merupakan sumber keuangan yang bersifat belanja meskipun perlengkapan tersedia untuk belanja keuangan periode setelahnya karena (1) memiliki persediaan yang menyingkirkan kebutuhan untuk membeli item selanjutnya, dan (2) biaya persediaan tidak dibebankan ke belanja sampai item tersebut digunakan. Jurnal untuk menyesuaikan cadangan persediaan perlengkapan yang untuk saldo dana cadangan seluruhnya untuk persediaan akan menjadi : Unreserved fund balance.. Reserve for inventory supplies $ 73,000 $ 73,000

Untuk menyesuaikan cadangan agar sesuai dengan penilaian atas perlengkapan di tangan. Debit dan kredit untuk kedua jurnal terakhir akan dibalik jika persediaan telah menurun. Beberapa akuntan tidak akan secara rutin mencadangkan saldo dana cadangan penuh untuk persediaan dengan menggunakan metode konsumsi. Mereka percaya bahwa persediaan yang tersedia untuk belanja keuangan yang akan datang adalah berupa kas- karena persediaan ditangan merupakan sebuah aset yang tidak dibiayakan ke belanja sampai diterbitkan, dan menyingkirkan belanja kas yang akan datang. Maka, mereka tidak mencadangkan saldo dana sampai beberapa dari persediaan tidak tersedia. Sebagai contoh jika dasar stok minimum $15.000 dari persediaan yang harus dikelola setiap saat, maka mereka dapat mencadangkan $15.000 saldo dana karea jumlah persediaan tersebut tidak tersedia untuk belanja belanja keuangan atau untuk menghindari belanja kas masa depan. Bermacam-macam praktek dalam mencadangkan saldo dana dengan metode konsumsi. Tentu saja, pencadangan penuh, tidak mencadangkan dan mencadangkan sebagian persediaan merupakan praktek yang biasa. Kita mempercayai bahwa pendekatan cadangan sebagian merupakan penerapan terbanyak dalam penyimpanan dengan teori yang melandasi metode konsumsi dari akuntansi persediaan. Sistem Perpetual ketika sistem persediaan yang digunakan dengan menggunakan metode konsumsi, jurnalnya adalah sebagai berikut ( encumbrances dan jurnal buku besar pembantu dihilangkan kembali):

Ketika dibeli Inventory of supplies.. Voucher Payable.. Untuk mencatat pembelian perlengkapan $ 850,000 $ 850,000

Ketika $774,000 persediaan diterbitkan Expenditures.. Inventory of Supplies Untuk membebankan belanja saat belanja perlengkapan Pada akhir tahun (kekurangan persediaan=$3,000) Expenditures.. Inventory of Supplies $ 774,000 $ 774,000 $ 774,000 $ 774,000

Untuk mencatat kekurangan persediaan, per fisik persediaan. (jika nanti ada kadaluarsa, akun debit dan kredit pada jurnal ini akan dibalik) Jika menggunakan persediaan cadangan penuh Unreserved fund balance.. Reserve for inventory supplies $ 73,000 $ 73,000

Untuk menyesuaikan cadangan untuk peningkatan persediaan sepanjang priode. (jika terdapat penurunan pada persediaan selama periode, jurnal ini akan dibalik.) Perhatikan bahwa jurnal yang mempengaruhi cadangan persedian Perlengkapan didasarkan pada asumsi bahwa cadangan ini harus dipertahankan pada jumlah yang sama dengan Persediaan. Sekali lagi, meskipun praktek Pencadangan Penuh ini biasa dilakukan, secara teori hanya jumlah minimum normal (stock dasar) dari Persediaan yang harus dicadangkan, karena dalam Akuntansi Metode Konsumsi Persediaan, Persediaan tidak dibebankan ke Belanja sebelum dikonsumsi dan, karenanya, boleh ditampilkan sebagai suatu sumber keuangan yang tersedia untuk membiayai belanja di masa depan. Keuntungan utama dari sistem perpetual adalah Pemerintah tahu tentang: 1) Persediaan yang harus ada pada akhir tahun, dan 2) Berdasarkan perbandingan dengan yang sebenarnya tersedia, jumlah kekurangan atau kelebihan persediaan di akhir tahun. Dalam sistem periodik, pemerintah hanya tahu Persediaan yang tersedia di akhir tahun dan tidak dapat membedakan antara apa yang telah digunakan dengan yang dicuri, rusak, atau tidak dapat dipertanggungjawabkan. Jadi, ketika dalam akuntansi bisnis dalam Sistem Persediaan Periodik yang disebut Harga Pokok Penjualan sebenarnya adalah Harga Pokok barang yang terjual, dicuri, atau kalau tidak hilang secara misterius atau tidak dipertanggungjawabkan sepantasnya. Karena itu, idealnya semua pemerintah (dan organisasi lainnya) seharusnya

menggunakan Sistem Persediaan Perpetual. Namun meskipun menyediakan informasi dan kontrol akuntansi yang lebih baik, Sistem Persediaan Perpetual juga menambah biaya operasi dan implementasi sistem akuntansi. Jadi, keputusan sistem akuntansi, seperti keputusankeputusan lain, harus dievaluasi dari perspektif cost-benefit-nya. Hasilnya biasanya: 1) Sistem persediaan perpetual digunakan untuk menerangkan jumlah besar perlengkapan dan persediaan lainnya yang menyeimbangkan biaya kontrol akuntansi yang terlibat dari perspektif akuntansi belanja dan/atau pengelolaan aset, namun 2) Jumlah kecil persediaan yang tidak memungkinkan untuk sistem perpetual (misalnya pasir dan kerikil), dan sebaliknya persediaan yang dapat dikontrol (misalnya oleh personil

10

departemen) diterangkan dengan sistem periodik baik metode konsumsi maupun pembelian.

Metode Pembelian Metode pembelian digunakan ketika pemberian terkait-persediaan didasarkan pada estimasi pembelian. Penggunaannya terbatas pada sistem periodik karena tidak sesuai dengan sistem perpetual. Dalam metode pembelian, akun belanja dibebankan dengan Pembelian persediaan selama tahun berjalan. Dengan asumsi jumlah dolar yang sama dengan yang digunakan dalam contoh basis konsumsi sebelumnya (dan juga mengabaikan jurnal buku besar tanbahan dan beban), jurnaljurnal tersebut dalam metode pembelian adalah: Ketika dibeli: Belanja . Utang Voucher Untuk mencatat pembelian perlengkapan Selama tahun berjalan: Tidak ada jurnal. Akhir tahun: a) Persediaan perlengkapan . .73.000 73.000 Sumber Pembiayaan Lain Penurunan Persediaan .. $850.000 850.000

Mencatat penurunan persediaan selama tahun berjalan atau mencatat persediaan pada akhir tahun pertama keberadaan dana. b) Saldo dana tidak dicadangkan .. . 73.000 73.000

Cadangan untuk persediaan perlengkapan Mencadangkan penuh persediaan Perlengkapan

Perhatikan bahwa dalam metode pembelian, seluruh pembelian persediaan dibebankan ke Belanja dan tak ada jurnal terkait-persediaan yang dibuat selama tahun berjalan. Dalam cara ini mirip dengan sistem konsumsi yang menggunakan sistem persediaan periodik. Tetapi pada akhir yahun, kenaikan persediaan didebit ke Persediaan Perlengkapan dalam kedua metode tersebut tapi: Dikreditkan ke Belanja dalam Metode Konsumsi, menyesuaikan akun itu ke Harga Pokok barang yang digunakan (asumsikan tak ada kelebihan atau kekurangan karena pencurian, kesalahan akuntansi, dst) Dikreditkan ke Sumber Pembiayaan Lainnya Kenaikan Persediaan, bukan ke Belanja dalam metode pembelian, membiarkan total biaya persediaan yang dibeli dibebankan ke Belanja. Kredit ke Sumber Pembiayaan Lainnya Kenaikan Persediaan dalam jurnal a) pada akhir tahun berasal dari fakta bahwa GAAP mengizinkan penggunaan metode pembelian hanya untuk akuntansi belanja. Suatu jumlah persediaan yang signifikan harus dilaporkan dalam Neraca dana pemerintah, karena, ketika dibandigkan dengan metode konsumsi kelebihan mencatat Belanja dalam kasus ini, sejumlah $73.000 akun saldo dana tidak dicadangkan akan kurang dicatat

11

$73.000 setelah akun Belanja ditutup. Jadi, pengkreditan $73.000 ke Sumber Pembiayaan Lain Kenaikan Persediaan, yang ditutup pada akhir tahun ke Saldo Dana tidak Dicadangkan, dapat ditampilkan sebagi koreksi untuk kekurangan pelaporan dari Saldo Dana tidak Dicadangkan yang disebabkan kelebihan melaporkan Belanja. Persediaan harus dicadangkan sepenuhnya dalam metode pembelian. Hal ini karena persediaan sudah dibebankan ke Belanja, meskipun dilaporkan sebagai suatu aset dalam neraca, dan karenanya tidak tersedia untuk membiayai belanja-belanja di masa depan. Karena itu, persediaan tidak dianggap sebagai suatu suatu sumber keuangan dalam metode pembelian dan selalu dicadangkan sepenuhnya. Perubahan dalam persediaan dan cadangan harus dilaporkan sebagai suatu sumber (pengunaan) pembiayaan lain dalam laporan dana pemerintah dari pendapatan, belanja,dan perubahan dalam saldo dana ketika metode pembelian digunakan. Ini penting karena kesalahan pelaporan belanja dan Saldo Dana tidak dicadangkan yang dicatat sebelumnya dikoreksi tidak hanya dengan mendebit akun persediaan perlengkapan tapi juga dengan mengkredit Sumber Pembiayaan Lain Kenaikan Persediaan, sehingga meningkatkan saldo dana total. Karena itu kenaikan dalam Saldo Dana tidak dicadangkan akibat Kenaikan Persediaan harus dilaporkan sebagai Sumber Pembiayaan Lain, dan penurunan persediaan dilaporkan sebagai Penggunaan Pembiayaan Laindalam metode pembelian sajadalam laporan Pendapatan, Belanja, dan Perubahan saldo dana. Lagipula, jumlah saldo awal dan akhir dana tidak akan sesuai kalau tidak demikian. Akhirnya, perhatikan bahwa jurnal (a) dan (b) terakhir tahun sebelumnya sering digabung: Persediaan Perlengkapan. Cadangan untuk Persediaan Perlengkapan $73.000 $73.000

Mencatat kenaikan dan pencadangan penuh Persediaan Perlengkapan. Ini mungkin jadi suatu alasan beberapa akuntan pemerintah menampilkan penyesuaian persediaan akhir-tahun metode pembelian sebagai penyumbat neraca dan tidak menyadari bahwa itu harus dilaporkan sebagai Sumber (Penggunaan) Pembiayaan Lain.

Jasa dan Biaya Lain Ketika jasa diperoleh dalam kontrak, suatu jurnal dibuat membebani appropriasi untuk jumlah estimasi kewajiban kontraktual terakhir pada saat kontrak diserahkan. Ketika jasa dan faktur terkait diterima, jurnal pembebanan dibalik dan belanja aktual dicatat.

Pembayaran dimuka Pemerintah dapat membayar dimuka biaya yang bermanfaat dua atau lebih periode akuntansi. Sebagai contoh, polis asuransi dua tahun dapat dibeli, atau sewa gedung dapat dibayar untuk setahun ke depan pada pertengahan tahun. Seperti dalam kasus persediaan, pemerintah diizinkan untuk mengunakan baik metode konsumsi ataupun metode pembelian dalam akuntansi untuk pembayaran dimuka. Selain itu, pemerintah yang menggunakan metode pembelian tidak perlu melaporkan pembayaran dimuka dalam neraca. Jadi, jika suatu polis

12

asuransi dua-tahun dibeli seharga $88.000 di awal 20X1, jurnalnya (mengabaikan jurnal-jurnal buku besar pembantu) adalah sebagai berikut. Saat pembelian: Belanja .. Voucher utang . a) Metode pembelian tidak ada jurnal b) Metode konsumsi Asuransi dibayar dimuka .. $44.000 $44.000 Belanja Mencatat Asuransi dibayar dimuka Awal 20X2 a) Metode pembelian tidak ada jurnal b) Metode konsumsi Asuransi dibayar dimuka.. Belanja. $44.000 $44.000 $88.000 $88.000

Untuk mencatat pembayaran polis asuransi dua tahun di awal 20X1

Untuk membalik jurnal penyesuaian 20X1 dan membebankan biaya Asuransi yang sesuai ke belanja 20X2.

Leasing Modal dan Sertifikat Partisipasi Banyak pemerintah meleasing asetseperti kendaraan, komputer, mesin fotokopi, peralatan lain, dan gedungdaripada membelinya. Jika leasing itu merupakan sewa biasa, sebagai contoh, sewa bulanan yang dapat dibatalkan dengan perhatian kecil, sewa yang telah dibayar atau terutang biasanya dicatat sebagai belanja sewa (pembayan sewa dimuka dapat dicatat awalnya sebagai pembayan dimuka, seperti dibahas sebelumnya). Akan tetapi, jika pemerintah sebenarnya membeli aset-aset tersebut atau menyewanya selama sebagian besar atau seluruh umur manfaat aset tersebut, GAAP mengharuskan akuntansi untuk leasing modal semacam itu menggambarkan substansinya daripada bentuk legalnya. Sepertinya, persyaratan GASB mengadaptasi Statement No. 13 FASB tentang syarat akuntansi leasing modal, sebagaimana telah dirubah dan diinterpretasikan, untuk akuntansi pemerintah. GASB Codification mewajibkan bahwa: Aset capital umum (GCA) yang diperoleh dalam perjanjian lease harus dikapitalisasikan dalam akun GCA pada permulaan leasing masa depan, seperti ditentukan dalam statement no. 13 FASB; dan suatu kewajiban jangka panjang dalam umlah yang sama (dikurangi pembayan awal) harus dicatat bersamaan dalamakun GLTL. Jika suatu asset modal diperoleh dengan leasing modal, perolehannya harus dilaporkan dalam Dana Pemerintah yang sesuai seperti (1) Belanja Capital Outlay dan (2) Sumber Pembiayaan Lain, seolah-olah hutang jangka panjang telah diterbitkan untuk membiayai perolehan asset modal itu.

13

Leasing modal yang sedang berlangsung tidak perlu dilaporkan melalui dana proyek modal (Capital Project Fund), demikian juga cicilan hutang leasing modal tidak harus dilaporkan melalui dana pelunasan hutang (Debt Service Fund), kecuali penggunaan dana itu dIperlukan secara hukum atau kontrak.

Gambar 6.2 menyajikan gambaran akuntansi leasing modal pemerintah secara umum. Jurnal General Capital Asset (GCA) dan General Long-Term Liabilities (GCTL) di ilustrasikan di ch 9. Point kunci disini adalah : 1. Belanja dana pemerintah dan sumber pembiayaan lain harus diakui di awal leasing. 2. Baik penggunaan dana proyek modal pada awal leasing modal maupun penggunaan dana pelunasan hutang untuk mencatat hutang leasing modal tidak dibutuhkan kecuali diharuskan secara hukum atau kontrak, yang jarang terjadi. 3. Belanja dana pemerintah dan sumber pembiayaan lain dan belanja jasa utang terkait pada leasing modal dapat dilaporkan dalam dana umum atau mungkin dana pendapatan khusus. Untuk mengilustrasikannya, asumsikan bahwa sebuah departemen pemerintah umum

mengadakan leasing modal peralatan. Biaya yang dapat dikapitalisasi dari peralatan itu (sesuai FASB Statement No. 13) adalah $ 900.000 dan pemerintah membayar uang muka $40.000 pada awal leasing. Pembayaran bulanan pertama setelah permulaan leasing adalah $ 18.000, termasuk bunga $ 5.000 Terlepas dari dana pemerintah dimana transaksi modal dan pelunasan utang di catat, jurnal dana pemerintah adalah Pada permulaan Leasing modal: Expenditure ................................................................... Other Financing Resource-Capital Lease... Cash ................................................................... Untuk mencatat belanja leasing modal dari sumber pembiayaan lain terkait Buku besar belanja (belanja) Capital Outlay................................................................... Pembayaran cicilan hutang pertama : Expenditure .................................................................. Cash .................................................................. mencatat pembayaran cicilan hutang leasing modal Buku besar belanja (expenditure): Pelunasan hutang bunga (leasing modal ) . $ 5.000 Pelunasan hutang pokok (leasing modal) . $ 13.000 $ 18.000 Perhatian bahwa selisih jurnal pada permulaan leasing terhadap saldo dana dari dana pemerintah adalah sama dengan pengurangan dalam sumber keuangan dana sebesar $40.000 ini merupakan selisih bersih dari $860.000 sumber pembiayaan lain dengan belanja $900.000. 18.000 18.000 $ 900.000 900.000 860.000 40.000

14

$900.000 juga merupakan nilai pasar wajar dari aset modal yang diperoleh. Perhatikan juga bahwa pembayaran pelunasan hutang leasing modal harus dialokasikan antara belanja bunga dan pembayaran pokok hutang berdasarkan tingkat bunga efektif dari perjanjian leasing modal. Jumlah bunga efektif untuk pembayaran pertama dihitung dengan mengalikan tingkat bunga efektif leasing dengan jumlah bawaan (nilai buku) kewajiban leasing sebesar $860.000 dan dibagi 12.

Gambar 6-2 Ikhtisar Akuntansi Leasing Modal (dalam jumlah $000) Dana umum dana (atau lain Akun GCA Akun GLTL

pembayaran

untuk leasing modal Permulaan lesing ExpenditureCapital Outlay 900 Equipment Under Capital Lease OFSCapital Lease 860 Net AssetInvested In Capital Asset Cash Belanja dicatat pada nilai sekarang 40 Dicatat pada nilai sekarang pembayaran leasing depan masa + Dicatat nilai pada sekarang 900 900 Net AssetInvested Incapital Assets Capital Lease Payable 860 860

pembayaran leasing masa depan+pengeluaran kas.

pembayaran leasing depan. masa

pengeluaran kas = nilai wajar

asset. Pembayaran leasing tahunan ExpenditureDebt ServicePrincipal ExpenditureDebt ServiceInterest 5 13 Tidak ada Capital Lease Payable Net AssetInvested In Capital Asset Cash 18 Hanya untuk jumlah pokok 13 13

Jumlah pokok dan bunga ditentukan menggunakan

15

metode

tingkat

suku

bunga efektif

KLASIFIKASI BELANJA Belanja suatu unit pemerintah dikelompokkan dalam beberapa cara untuk memenuhi beberapa tujuan laporan keuangan dan manajemen. Sebagaimana terlihat dalam GASB Codification. Klasifikasi berganda dari belanja dana pemerintah penting baik dari segi control manajemen eksternal dan internal maupun segi akuntabilitas. Hal ini memudahkan pengumpulan dan analisis data dalam cara yang berbeda untuk tujuan yang berbeda dan dalam cara untuk melintasi garis dana dan organisasi, untuk evaluasi internal, laporan external dan tujuan perbandingan inter pemerintah. Klasifikasi akuntansi belanja yang umum adalah berdasarkan dana, fungsi (atau program), unit organisasi, aktivitas, karakter, dan kelas objek.

Karena hibah dibuat dalam term dana-dana tertentu, klasifikasi dasar Belanja adalah berdasarkan dana. Untuk menghasilkan semua informasi yang diperlukan, belanja suatu dana juga di klasifikasikan berdasarkan fungsi atau program, aktivitas, unit organisasi, karakter dan kelas objek.

AKUNTANSI UNTUK ALOKASI DAN ALLOTMENTS Alokasi dan Allotments dirancang untuk meningkatkan kontrol dan manajemen budget. Alokasi adalah subdivisi cabang eksekutif dari Appropriation legislatif. Alokasi memerlukan suatu prosedur akuntansi khusus. Ia diakomodasi dalam Buku Besar Belanja dengan mengadakan akun akun pembantu paling tidak serinci alokasi alokasi. Kepala pemerintahan mungkin tidak segera mealokasikan semua appropriasi ke kantorkantor tetapi mungkin menahan beberapa otoritas belanja untuk kontijensi yang mungkin timbul selama tahun tersebut. Dalam kasus seprti ini, suatu akun seperti Unalocated Appropriations harus dibuat dalam buku besar umum atau buku besar belanja. Bagian (Allotments)divisi otoritas appropriasi berdasarkan periode waktu, biasanya bulanan atau triwulananmengharuskan modifikasi akun buku besar umum dan prosedur akuntansi yang dibahas sejauh ini. Untuk ilustrasi asumsikan bahwa appropriasi dana umum tahunan dari suatu unit pemerintahsekarang di buat berdasarkan unit organisasi dan kelas objek daripada berdasarkan fungsidibagi pada basis bulanan, bahwa $35.000 di bagi (dirilis) untuk bulan Januari 20X1, dan sejumlah $350 dari total Allotments di bagi ke departemen pemadam kebakaran untuk belanja perlengkapan selama Januari 20X1. Karena hanya appropriasi yang telah dibagikan merupakan otoritas belanja yang sah pada level departemen atau kantor, Akun pengendali Unallotted Appropriation dan Allotments (atau Allotted Appropriation) terpisah di buat dalam bulu besar umum. Akun Allotted Appropriation bertindak sebagai akun pengendali untuk buku besar belanja. Akun Unalotted Appropriation bukanlah sebuah akun pengendali untuk buku besar pembantu. Karena itu, jurnal anggaran untuk mencatat appropriasi untuk tahun berjalan dan allotments untuk Januari 20X1 akan tampak seperti di bawah ini

16

Unreserved fund balance .. Unallotted Approproation Allotments (or Allotted Approproation) Untuk mencatat apporiation 20x1 dan Allotment Januari 20x1 Buku Besar Belanja (Allotments) : Fire Departement Fire fighting supplies Fire Departement Other Other Departement

$423.000 388.000 35.000

$350 xx xx $35.000

Seperti terlihat, Allotments (atau Allotted Appropriation), belanja dan akunakun beban dalam buku besar umum mengontrol akun buku besar belanja ketika allotments resmi digunakan. Jadi seperti diperlihatkan sebelumnya, kolom Appropriation dari akun buku besar pembantu diberi nama ulang Allotments (or Allotted Appropriation) dan kolom Unencumbered Balance yang sebelumnya memuat Unencumbered Balance dari appropriasi tahunan diberi nama ulang Unecumbered Allotments. Pada awal setiap bulan atau kuartal, 1. Jumlah yang dirilis akan diklasifikasi ulang dari akun Unallotted Approriation menjadi akun Allotments dalam buku besar. 2. Jumlah yang sesuai akan dikredit ke kolom Allotments dari berbagai akun buku besar belanja. Asumsikan bahwa semua appropriasi telah dibagikan menjelang akhir 20X1, akun Unallotted Appropriation akan mempunyai saldo nol dan tidak memerlukan jurnal penutup pada akhir tahun 20X1. Beberapa pemerintah tidak membagikan semua appropriasi agar mereka mempunyai bantalan (cadangan dana) saat keadaan kontijensi terjadi. Jika beberapa appropriasi belum dibagikan, saldo akun Unallotted Approproation ditutup pada akhir tahun kecuali appropriasi yang tidak dibebankan tidak lewat waktu.

REVISI APPROPRIASI Approproasi dapat direvisi selama tahun berjalan karena berbagai alasan. Kenaikan pendapatan di atas estimasi baik dari sumber regular ataupun karena bantuan khusus tak terdugamungkin mengizinkan atau memerlukan belanja tambahan yang harus disahkan dengan appropriasi. Atau, sebaliknya, penurunan pendapatan dibandingkan dengan ekspektasi awal mungkin

mengharuskan appropriasi dikurangi untuk menghindari defisit saldo dana. Revisi Appropriation juga dapat terjadi karena peningkatan biaya utilitas, kerusakan jalan karena cuaca basah atau dingin yang tidak wajar. Biaya tak terduga dari patroli dan pembersihan kota setelah universitas tuan rumah memenangkan kejuaraan sepak bola nasional, atau karena

17

beragam sebab lain yang tak terbatas. Peningkatan appropriasi tidaklah terlalu jelek, tentu saja, penurunan appropriasi pun tidaklah terlalu bagus. Proses berkesinambungan dari revisi pendapatan yang dianggarkan dengan yang sebenarnya dengan dan proses membandingkan appropriasi, belanja dan beban-bebandan merevisi budget saat diperlukan mengingat keadaan yang berubah merupakan manajemen keuangan yang baik. Jadi, sebagaimana disebut sebelumnya, anggaran tahunan yang mungkin telah dibuat dengan baik sebelum awal tahun bejalan tidak mesti dianggap tidak dapat diubah tetapi harus direviu secara bekesinambungan dan direvisi sepantasnya selama tahun itu. untuk mengilustrasikan tiga jenis umum revisi appropriasi dan jurnaljurnal Appropriasi meningkat: Unreserved fund balance................ Appropriation ...................... Untuk mencatat peningkatan appropriasi Buku Besar Belanja (Appropriation): Police Department Salaries ............... $ 10.000 $ 10.000 $ 10.000

(Jurnal akan dibalik jika appropriasi berkurang) Pendapatan estimasi dan appropriasi berkurang: Appropriation .................................... Estimated Revenue .............. $ 10.000 $ 10.000

Mencatat pengurangan appropriasi karena pengurangan pada Estimated Revenue.

JURNAL PENYESUAIAN Kriteria pengakuan pendapatan yang tersedia tidak dapat diterapkan dalam akuntansi belanja dana umum (General Fund) dan hutang belanja yang lebih dari 60 hari pada tahun berikutnya dapat dianggap sebagai sebagai hutang lancar yang harus dicatat sebagai belanja dan hutang dana pemerintahan. Namun, kriteria pengakuan belanja dana pemerintahan tidak ditetapkan secara jelas seperti kriteria pengakuan pendapatan yang tersedia. Aturan umumnya adalah bahwa setiap belanja dan hutang yang bersangkutan yang dapat diterapkan pada sebuah dana dicatat sebagai sebuah belanja dan kewajiban dana hanya jika kewajiban tersebut adalah kewajiban jangka panjang yang diklasifikasikan sebagai kewajiban jangka panjang umum (General Long Term Liabilities-GLTL), sehingga dicatat pada akun GLTL. Dalam hal ini, GASB Codification menyatakan bahwa Hutang jangka panjang umum tidak terbatas pada kewajiban yang timbul dari setiap penerbitan hutang, tetapi bisa juga termasuk kewajiban tidak lancar untuk komitmen lain yang tidak dicatat secara tepat sebagai kewajiban lancar dalam dana pemerintahan. Codification menyatakan bahwa: Belanja dan kewajiban dana pemerintahan untuk klaim dan keputusan pengadilan, ketidakhadiran yang dikompensasi, keuntungan pelunasan khusus, dan biaya ganti rugi pembebasan dan paska pembebasan lahan harus diakui sebesar kewajiban yang

18

biasanya diharapkan dilikuidasi dengan sumber daya keuangan yang tersedia yang dapat dibelanjakan sebesar kewajiban yang jatuh tempo setiap periode. Ide dilikuidasi dengan sumber daya keuangan yang tersedia yang dapat dibelanjakan bukan merupakan isu dalam jurnal penyesuaian paling sering dibuat pada akhir tahun. Ide ini berhubungan terutama dengan belanja akrual untuk 1) Pelunasan hutang 2) Klaim dan keputusan pengadilan (Claim and Judgement-CJ) 3) Ijin sakit dan berlibur yang terutang 4) Kontribusi dana pensiun

Encumbrance Encumbrance yang ada pada akhir tahun harus direvisi karena, sebagaimana disebutkan dalam GASB Codification: Jika kinerja pada pelaksana kontrak selesai atau hampir selesai, belanja dan kewajiban harus diakui dari pada encumbrance. Kegagalan untuk mencatat kontrak yang telah selesai sebagai belanja dan kewajiban (dari pada encumbrance) dana pemerintahan mungkin bukan kesengajaan. faktur untuk barang atau jasa mungkin belum tiba pada kantor pemerintah sampai akhir tahun, sebagai contoh, dan secara tidak sengaja dicatat sebagai belanja pada tahun berikutnya. Di lain pihak, hal ini bisa jadi merupakan suatu kesengajaan seperti ketika mencatat belanja untuk pesanan yang diencumbrance akan menyebabkan belanja departemen melebihi apropriasi. Hal ini dapat terjadi ketika dasar penganggaran adalah dasar akrual yang dimodifikasidi mana encumbrance tidak dianggap ekuivalen dengan belanja sehingga tidak ditandingkan dengan apropriasi atau ketika dasar penganggaran memasukkan encumbrance tetapi encumbrance yang dicatat jauh lebih kecil dari pada belanja aktual yang terjadi. Pada beberapa peristiwa, encumbrance yang belum dihapus pada dana pemerintahan pada akhir tahun harus dianalisis. Jika ditemukan kesalahan pengklasifikasian belanja sebagai encumbrance, jurnal penyesuaian (mengabaikan jurnal buku besar pembantu) akan berupa: Reserve for Encumbrances.. Expenditures Encumbrances.. Account Payable (or Accrued Liabilities) 19.000 20.000 19.000 20.000

Untuk mencatat reklasifikasi encumbrance sebagai belanja pada akhir tahun

Pelunasan Hutang (Debt Service) Seperti disebutkan sebelumnya, belanja pelunasan hutang pada kewajiban jangka panjang umum (GLTL) secara khusus tidak terutang pada akhir tahun. Hal ini sesuai dengan kriteria dilikuidasi

19

dengan sumber daya keuangan yang tersedia yang dapat dibelanjakan

karena tarif pajak

properti pada banyak pemerintah daerah dan negara bagian disusun untuk menyediakan sumber daya keuangan yang dibutuhkan untuk pembayaran pelunasan hutang GLTL yang jatuh tempo pada tiap tahun. Sehingga, sumber daya keuangan yang tersedia pada akhir tahun tidak digunakan untuk pelunasan hutang tahun berikutnya karena sumber daya keuangan tersebut akan disediakan pada tahun pembayaran pajak. Namun, pemerintah diperbolehkan, tapi tidak harus, untuk mengakrualkan belanja pelunasan hutang GLTL jika dua kondisi terpenuhi. Pertama, pembayaran pelunasan hutang harus jatuh tempo pada awal (tidak lebih dari 30 hari) tahun fiskal berikutnya. Kedua, sumber daya yang ditujukan untuk membayar pembayaran pelunasan hutang yang jatuh tempo pada awal tahun berikutnya harus sudah disediakan oleh dana pelunasan hutang pada akhir tahun berjalan. Jelasnya, pemerintah negara bagian dan daerah (State and Local Government/SLG) harus mengadopsi kebijakan akuntansi belanja pelunasan hutang yang tepat dan menerapkannya seara konsisten tiap tahun Telah dinyatakan sebelumnya bahwa SLG dapat meminjam wesel jangka pendek seperti tax anticipation notes (TANs), revenue anticipation notes (RANs), dan instrumen utang lain yang sejenis. GASB Codification menyatakan bahwa TANs, RANs, dan instrumen hutang jangka pendek lain yang sejenis biasanya harus dicatat sebagai kewajiban dana dari dana pemerintah yang menerima pendapatan. Juga bunga dan wesel jangka pendek biasanya dibayar dari dana itu. Sehingga, walaupun bunga pada GLTL biasanya dicatat saat jatuh tempo, bukannya terutang pada akhir tahun, bunga pada wesel jangka pendek dana pemerintahan (non GLTL) dan hutang lain diakui pada akhir tahun: Expenditures Accrued Interest Payable.. 36.000 36.000

Untuk mencatat bunga terutang pada akhir tahun dari wesel bayar jangka pendek Buku Besar Belanja (Belanja): Interest .. 36.000

Klaim dan Keputusan Pengadilan (Claim and Judgement-CJ) Tuntutan hukum dan klaim lain untuk sakit pegawai, kerusakan properti, kompensasi karyawan, atau alasan lain biasanya diajukan melawan SLG. Klaim tersebut tetapi bukan berarti terbatas ituyang memuat hal-hal seperti itu timbul dari: Pekerjaanseperti, kompensasi pekerja dan klaim pemecatan Tindakan kontraktualseperti, klaim atas penundaan atau spesifikasi yang tidak tepat Tindakan pegawai pemerintahseperti, klaim atas malpraktek medis, kerusakan pada kendaraan pribadi oleh kendaraan pemerintah, dan kesalahan penahanan oleh polisi Properti pemerintahseperti, klaim yang berhubungan dengan cederanya seseorang dan kerusakan properti

20

Banyak klaim yang diajukan kepada SLG dikarakteristikkan oleh kondisi- kondisi yang membuatnya sangat sulit untuk mengestimasi secara wajar kewajiban akhir, jika ada, yang akan muncul. Kondisi tersebut termasuk: Klaim tinggi yang tidak beralasan. Beberapa klaim mungkin diajukan dalam jumlah yang lebih besar dari pada klaim yang beralasan yang diharapkan diterima oleh pemerintah dan pengklaim atau diberikan oleh pengadilan. Rentang waktu antara terjadinya dan pengajuan . Waktu yang diijinkan (contohnya oleh hukum) antara terjadinya sebuah peristiwa yang menimbulkan klaim dan pengajuan aktual dari klaim mungkin lama. (sebuah peristiwa yang mengakibatkan klaim dapat terjadi dalam setahun, tetapi klaim mungkin tidak diajukan sampai akhir tahun; sehingga, pemerintah mungkin tidak waspada dengan klaim pada akhir tahun) Rentang waktu antara pengajuan tuntutan dan putusan dan pembayaran. Dengan demikian, berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun dapat berlalu antara (1) pengajuan klaim dan putusan terakhir, mungkin setelah naik banding dan (2) putusan klaim dan pembayaran terakhir karena jumlah putusan yang telah ditetapkan atau disetujui oleh hakim bisa di bayar selama beberapa tahun setelah putusan.

Standar GASB Klaim kepada pemerintah adalah kontinjensi, tidak peduli apakah klaim telah diajukan, sedang dinegosiasikan atau telah menghasilkan keputusan untuk atau kepada pemerintah yang akan diajukan banding baik oleh pengklaim atau pemerintah. Demikian, Standar akuntansi kontinjensi FASB Statement No. 5 telah diadaptasi ke SLG. GASB Codification mengharusan bahwa kewajiban untuk klaim dan keputusan (CJ) harus diakui dalam akun jika informasi yang tersedia sebelum penerbitan laporan keuangan mengindikasikan:
1.

Kemungkinan aset telah mengalami penurunan nilai atau kewajiban telah timbul sampai tanggal laporan keuangan dan

2.

Jumlah kerugian dapat diestimasi

Jika kriteria pengakuan kontinjensi ini tidak dipenuhi, CJ yang ada akan diungkapkan dalam Catatan Atas Laporan Keuangan (CALK) pemerintah tapi tidak akan dicatat dalam akun atau ditampilkan dalam laporan keuangan. Jika kriteria pengakuan CJ dipenuhi, belanja dan kewajiban terkait CJ akan dicatat sebagai berikut: Jumlah yang dihitung sesuai dengan ketetapan FASB Statement No. 5 harus diakui sebagai belanja dan kewajiban yang jumlahnya terutang dengan sumber daya keuangan yang tersedia yang dapat dibelanjakan.\ Kewajiban akrual yang tersisa harus dilaporkan dalam akun GLTL.

21

Jurnal PenyesuaianCJ Dalam tahun berjalan, pemerintah akan mencatat jumlah yang dibayar atau dibuatkan voucher sebagai hutang untuk belanja CJ. Untuk mengilustrasikan jurnal penyesuaian CJ pada akhir tahun, asumsikan bahwa belanja dan kewajiban lancar CJ dicatat dalam GF, tidak ada kewajiban lancar CJ yang terutang pada akhir tahun sebelumnya (20X0), dan bahwa jurnal berikut meringkas jurnal CJ dalam tahun 20X1: Dalam tahun 20X1 Expenditures.. Cash or Vouchers Payable.. $300.000 $300.000

Untuk mencatat belanja CJ yang dibayar atau dengan voucher dalam tahun 20X1 Buku Besar Belanja (Belanja): Claims and Judgement. $300.000

Asumsikan juga bahwa pada akhir tahun 20X1: 1. Total CJ sebesar $900.000 2. Diestimasikan bahwa kewajiban CJtermasuk legal fees dan telah bersih dari pemulihan asuransisebesar $200.000 3. $50.000 dari total $200.000 kewajiban CJ yang tak tercatat jatuh tempo dan dijadwalkan akan dibayar pada awal 20X2 dari aktiva bersih GF yang tersedia pada akhir 20X1. $50.000 yang dijadwalkan akan dibayar dari aktiva bersih GF yang tersedia menunjukkan jumlah yang harus dibayar pada awal tahun 20X2 atas klaim yang diputuskan pada akhir 20X1 atau segera setelahnya. Dari fakta tersebut, jurnal penyesuaian CJ ini akan dibuat dalam akun GF pada akhir 20X1: Akhir tahun 20X1 Expenditures.. Accrued Liabilities (CJ). $50.000 $50.000

Untuk mencatat belanja tambahan 20X1 untuk kewajiban lancar CJ yang diharapkan dibayar dari aktiva dana yang ada. Buku Besar Belanja (Belanja): Claims and Judgement $50.000

Kewajiban CJ tidak lancar sebesar $50.000 akan langsung dicatat dalam akun GLTL. Selanjutnya, seluruh CJ yang belum diselesaikan ($900.000) akan diungkapkan dalam CALK 20X1.

22

Kesimpulannya, $350.000 belanja CJ akan dilaporkan dalam GF tahun 20X1, dan $50.000 kewajiban lancar CJ akan dilaporkan pada akhir 20X1; 150.000 kewajiban tidak lancar CJ akan ditambahkan ke akun GLTL; dan seluruh kontinjensi termasuk yang tak tercatat dalam akun, akan diungkapkan dalam CALK 20X1.

Asuransi, Asuransi Sendiri, dan Tanpa Asuransi Diskusi mengenai estimasi kewajiban CJ menyatakan bahwa estimasi final dari kewajiban CJ harus termasuk biaya perijinan dan biaya lain yang terkait, sebagaimana jumlah klaim yang telah ditetapkan, tetapi harus bersih dari asuransi dan pemulihan sejenis. Sehingga, jika hutang klaim lancar pada tahun 20X1 sebesar $250.000 tetapi asuransi terkait mengganti pemerintah sebesar $200.000 dari jumlah tersebut, jurnal dana pemerintahan (mengabaikan jurnal buku besar pembantu) akan berupa: Dalam tahun 20X1 Expenditures Cash or Receivable from Insurance Company Cash or Vouchers Payable. $50.000 $200.000 $250.000

Untuk mencatat penyelesaian klaim bersih dari pemulihan asuransi terkait

Namun perusahaan asuransi dan pemerintah yang diasuransikan mungkin terkadang tidak sepakat dengan jumlah belanja CJ yang diganti, sehingga pemulihan asuransi mungkin tidak dapat diestimasi atau penerimaannya mungkin ditunda sampai tahun berikutnya. Sebagai contoh, pemulihan asuransi sebesar $200.000 dapat diestimasi tetapi tidak akan diterima sampai akhir 20X2. Karena kriteria yang ada tidak sesuai dengan pengakuan belanja, jurnal pendahuluan akan dibuat; selanjutnya, tidak diperlukan pencadangan saldo dana pada akhir tahun 20X1. (tetapi jika pemulihan asuransi tidak diperoleh hingga 20X3, cadangan saldo dana akan diperlukan pada akhir 20X1 dan pada tahun 20X2 untuk menandakan bahwa piutang tidak mewakili sumber daya keuangan yang dapat dibelanjakan selama 20X1 atau 20X2) Di lain pihak, anggap bahwa (1) jumlah pemulihan asuransi tidak tentu tidak dapat diestimasikan pada akhir tahun 20X1, tetapi (2) disetujui dan diterima pada tahun 20X2, setelah laporan keuangan 20X1 diterbitkan pemerintah. Dalam situasi ini jurnalnya adalah Dalam tahun 20X1 Expenditures. Cash or Vouchers Payable. $250.000 $250.000

Untuk menyelesaikan klaim (pemulihan asuransi tidak dapat diestimasi

Dalam tahun 20X2 Receivable from Insurance Company $200.000

23

Insurance Recovery Proceeds

$200.000

Untuk menyelesaikan klaim (pemulihan asuransi tidak dapat diestimasi

Akun Insurance Recovery Proceeds mungkin dapat dilaporkan sebagai pengurang belanja CJ tahun 20X2, tetapi karena $250.000 (kotor) belanja dilaporkan pada tahun 20X1, sehingga lebih sering dilaporkan sebagai sumber pembiayaan lain pada tahun 20X2. Pemerintah yang tidak berasuransi menangung resiko CJ lebih besar dari pada yang diasuransikan atau diasuransikan sendiri. Dengan demikian, beberapa pemerintah membuat cadangan saldo dana pemerintahan untuk menandakan bahwa beberapa aktiva bersih harus dipelihara untuk kontinjensi Cj yang tidak diasuransikan, dan yang lainnya memperoleh kebijakan asuransidengan pengurang yang besar tapi menutupi jumlah yang lebih besar dari penguranguntuk melindungi sebagian dari kewajiban CJ luar biasa yang terjadi.

Ketidakhadiran yang Dikompensasi (Compensated Absence-CA) Standar GASB mengharuskan pemberi kerja dari pemerintah untuk mengakrualkan kewajiban untuk liburan dan ketidakhadiran serupa di masa depan yang sesuai dengan kedua berikut:
a. Hak pekerja untuk menerima kompensasi atas ketidakhadirannya di masa depan dapat

dihubungkan dengan jasa yang telah diberikan


b. Kemungkinan bahwa pemberi kerja akan mengkompensasi pekerja sebesar keuntungan

melalui upah atau dengan pembayaran lain, seperti pembayaran pada penyelesaian kontrak atau pensiun. Ijin sakit dan pembayaran sejenis pada tahun kerja pekerja dianggap belanja pada tahun saat pekerja sakit. Tidak peduli apakah pekerja yang sakit dalam tahun kerja mereka atau tidak dipandang sebagai peristiwa masa depan tak tentu di luar kendali pekerja atau pemberi kerja. Sehingga ijin sakit dan CA sejenis terutang hanya sejumlah yang diharapkan unutuk dibayar ketika pekerja pensiun atau mengakhiri pekerjaan. Untuk menentukan apakah jurnal penyesuaian diperlukan dan (jika ya) jumlah

penyesuaian, liburan yang terakumulasi dan kewajiban CA sejenis pada akhir tahun harus diinventarisasi pada tingkat upah yang berlaku. Hanya jam atau hari dari setiap waktu CA yang terakumulasi milik pekerja yang diakui pada tahun berikutnya yang harus diinventarisasi. Sebagai contoh, seorang pekerja memiliki 36 hari libur yang terakumulasi. Tetapi jika hanya 24 hari yang dapat diakui pada tahun berikutnyayaitu, 12 hari sisanya hangus jika tidak diambilsehingga hanya 24 hari yang diinventarisasi. Perhitungan ijin sakit juga sama, tetapi harus dibatasi pada jumlah yang diharapkan untuk dibayarkan saat pensiun atau akhir masa kerja. Selain itu, peritungan ijin sakit dapat dilakukan berdasarkan pada estimasi keseluruhan dari pembayaran akhir masa kerja yang diharapkan. Kewajiban yang diperkirakan untuk CA harus termasuk pembayaran terkait gaji (contoh:pajak penghasilan), sebagaimana tingkat kompensasi dasar.

24

Jurnal PenyesuaianCA akuntansi CA, menggunakan asumsi dan jumlah GF yang digunakan dalam ilustrasi CJ pada bagian sebelumnya. Jurnal CA GF-jika jurnal pembalik tidak dibuat dan mengabaikan jurnal buku besat pembantu-adalah sebagai berikut: Dalam tahun 20X1 Expenditures Cash or Vouchers Payable $300.000 $300.000

Untuk mencatat belanja CA yang dibayar atau dibuatkan voucher pada tahun 20X1 (tidak ada yang terutang pada akhir tahun 20X0)

Akhir tahun 20X1 Expenditures Accrued Vacation and Sick Leave Payable $300.000 $300.000

Untuk mencatat belanja tambahan untuk kewajiban CA yang jatuh tempo dibayar pada awal 20X2dari aktiva dana yang ada.

Iuran Dana Pensiun GASB Statement No. 27 mengharuskan bahwa pemberi kerja SLG menggunakan metode penaksiran yang dapat diterima dalam menghitung kewajiban iuran pemberi kerja sesuai dengan tunjangan dana pensiun tertentu dan sesuai dengan persyaratan undang-undang dan kontraktual untuk iuran dana pensiun tertentu. Selanjutnya, GASB juga menyatakan bahwa belanja dan kewajiban iuran dana pensiun harus diakui sebagaimana mengakui CJ/CA. Sehingga, jika beberapa iuran dana pensiun yang diperkirakan belum dibayar atau dibuatkan voucher sebagai hutang pada akhir tahun, 1. jumlah yang biasanya akan dilikuidasi dengan sumber daya keuangan yang tersedia yang dapat dibelanjakan akan dicatat sebagai belanja dan kewajiban dana. 2. jumlah yang tersisa akan dicatat sebagai kewajiban dalam akun GLTL. Karena akuntansi dan pelaporan untuk iuran dana pensiun sama dengan CJCA, contoh singkat harus diberikan. Jika sebuah pemerintah yang (1) tidak memiliki kewajiban iuran dana pensiun dalam dana pada awal tahun, (2) telah membebankan iuran dana pensiun yang dibayarkan pada tahun berjalan pada belanja, dan (3) memiliki iuran dana pensiun yang diharuskan secara aktuarial tambahan yang tidak didanai (belum dicatat) sebesar $800.000, yang mana $100.000 dianggap sebagai kewajiban jatuh tempo dari GF, jurnal penyesuaian dalam GF pada akhir tahun adalah:

25

Expenditure. Current Liability-Pensiun Contribution...

$100.000 $100.000

Untuk mencatat belanja tambahan untuk bagian lancar dari iuran dana pensiun yang diharuskan secara actuarial yang tidak didanai pada akhir tahun Sisa sebesar $700.000 akan dicatat sebagai kewajiban dalam akun GLTL.

PERUBAHAN DALAM PRINSIP AKUNTANSI Perubahan dalam prinsip-prinsip akuntansi yang menghasilkan efek kumulatif harus dilaporkan kembali. Ada 4 tipe dari kejadian yang menyebabkan atau hasil dari kejadian, perubahan dalam pengakuan pengeluaran/belanja dalam dana pemerintahan adalah: 1. Jenis belanja yang tidak dapat diukur secara langsung, seperti tagihan dan pendapatan kontrak, perkiraan estimasinya dapat dipertimbangkan. 2. Kapan pengakuan belanja dapat diterima, seperti metode pembelian dari persediaan dan beban belanja yang dapat diakui, manajemen dapat saja mengubah satu prinsip ke bentuk prinsip alternatif lainnya yang dapat diterima umum. 3. Perubahan metode persediaan yang digunakan, seperti FIFO, LIFO, atau rata-rata. 4. Standar GASB, pengakuan belanja dengan kebijakan atau aturan baru yang dapat digunakan sebagai standar.

Dua dari tipe-tipe kejadian dan perubahan dalam praktek akuntansi ini dan metode yang digunakan akan didiskusikan dalam bagian ini. Perubahan Di Antara Prinsip Alternatif Asumsikan jika pemerintah menghitung persediaan menggunakan metode konsumsi kemudian memutuskan untuk mengubahnya dari model FIFO menjadi metode rata-rata pada akuntansi persediaan Dana Umum. Pada persediaan FIFO pada akhir tahun tercatat $400.000, sedangkan penilaian berdasarkan metode rata-rata sebesar $300.000. Pada awal tahun jurnalnya pada saat perubahan metode menjadi rata-rata ditetapkan sbb: Cumulatif effect of change in accounting principle Inventory of materials and supplies $100.000 $100.000

(untuk mencatat efek perubahan akuntansi persediaan dari FIFO menjadi rata-rata)

Kemudian, asumsikan tidak ada cadangan dalam metode konsumsi, perubahan aliran biaya asumsinya akan diterapkan pada penjurnalan sebelumnya. Jika menginginkan cadangan maka dapat ditetapkan setelah penjurnalan atau setelah penambahannya, contohnya, cadangan persediaan perlengkapan $400.000 dan diinginkan hanya sebesar $300.000, cadangan persediaan akan didebit sejumlah $100.000 dan saldo dana yang tidak dicadangkan dikredit sebesar $100.000.

26

Perubahan Standar GASB Perubahan dalam prinsip-prinsip akuntansi dapat terjadi jika GASB mengeluarkan standar pengakuan belanja baru atau merevisi standar yang sudah ada. Jika aturan baru atau hasil revisi standar ini membutuhkan prinsip pengakuan belanja yang berbeda daripada yang digunakan oleh akuntansi dana pemerintah saat ini, negara bagian atau provinsi harus mengubah standar akuntansinya untuk menuruti standar yang baru atau revisinya.

Lampiran 6-1 Klasifikasi Belanja GASB Codification menyatakan bahwa belanja pemerintah diklasifikasikan berdasarkan (1) fungsi atau program, (2) aktivitas, (3) unit organisasi, (4) karakter, (5) kelas objek, sama halnya dengan dana. Masing-masing klasifikasi belanja ini dibahas dan diilustrasikan disini:

KLASIFIKASI BERDASARKAN FUNGSI ATAU PROGRAM Menurut GASB Codification, Klasifikasi fungsi atau program menyediakan informasi berdasarkan keseluruhan tujuan atau cita-cita belanja. Kelompok fungsi terkait dengan aktivitas yang bertujuan untuk mencapai pelayanan utama atau sebagai tanggung jawab pengaturan. Aktivitas kelompok program, operasi atau unit organisasi langsung yang bertujuan untuk mencapai hasil khusus atas penggunaannya. Pemerintah dapat memilih klasifikasi antara fungsi atau program. Beberapa pemerintahan mengatur dan membiayai anggaran belanjanya berdasarkan fungsi sedangkan pemerintah lainnya berdasarkan program. Pilihan ini membolehkan pemerintah untuk menggunakan penyesuaian klasifikasi fungsi dan program dalam pelaporan keuangan dan akuntansinya. Antara tujuan dalam anggaran dan jurnal umum pada awal akan berbeda jika suatu departemen atau unit organisasi lebih merinci dan menggunakan kelas objek dalam prakteknya. Catatan yang berkaitan dengan klasifikasi fungsi yang lebih rinci dan ringkas dalam struktur organisasi dapat kita jumpai pada beberapa pemerintahan. Mereka memiliki beberapa departemen yang setidaknya memiliki beberapa fungsi, tetapi pada pemerintahan yang lebih kecil hanya memiliki 1 departemen dengan banyak fungsi. Misalnya pada departemen kepolisian merupakan fungsi perlindungan dari polisi. Penganggaran negara, sistem akuntansi dan jumlah grafik diklasifikasikan oleh departemen atau unit organisasi lainnya yang memiliki fungsi yang lebih banyak dan fungsi atau kegunaan diperoleh melalui belanja seluruhnya oleh unit organisasi.

KLASIFIKASI BERDASARKAN UNIT ORGANISASI GASB Codification menyatakan bahwa: Klasifikasi belanja berdasarkan unit organisasi penting untuk pertanggungjawaban akuntansinya. Klasifikasi ini berhubungan dengan struktur organisasi dalam unit pemerintahan yang bersangkutan.

27

Hal ini berkaitan dengan hak dan kewajiban setiap unit yang ada. Hak mereka adalah menerima alokasi anggaran sedangkan kewajibannya adalah menjalankan tugas yang telah dibebankan kepadanya. Apropriasi untuk unit pemerintahan amat penting. Departemen memiliki tanggung jawab untuk merencanakan kegiatan yang akan dilakukan serta fungsi pengawasannya yang telah diputuskan oleh legislatif. Klasifikasi ini penting karena berkaitan dengan arti pengawasan hak dan tanggung jawab belanja oleh unit organisasi sebagai prasyarat untuk pertangungjawaban akuntansi yang efektif serta untuk menjamin evaluasi yang tepat atas dana umum yang telah diterima masing-masing unit organisasi.

KLASIFIKASI BERDASARKAN UNIT AKTIVITAS Aktivitas atau kegiatan adalah pembatasan terhadap penyelenggaraan kerja oleh unit pemerintah sebagai bagian dari suatu fungsi atau program. Biasanya beberapa kegiatan dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu fungsi atau program. Syarat minimum untuk mempertanggungjawabkan suatu kegiatan dilakukan oleh unit organisasi. Unit organisasi tersebut biasanya melakukan lebih dari suatu kegiatan yang telah memiliki masing-masing anggaran, pelaporan dan administrasi, yang telah ditetapkan dalam bersamaan dengan apropriasi yang dibuat berdasarkan kegiatan. Unit organisasi yang memiliki banyak kegiatan tentu saja membutuhkan fasilitas-fasilitas yang tepat untuk melaksanakan kewenangan dan tanggungjawabnya (fungsinya) oleh karena itu akuntansi yang sederhana dibutuhkan untuk mengontrol kegiatan-kegiatan tersebut. Menurut Codification GASB: klasifikasi kegiatan penting untuk mengevaluasi fasilitasfasilitas yang ekonomis dan efisien dari operasional melalui penyediaan data belanja berdasarkan kegiatan-kegiatannya per unit organisasi dari tiap-tiap kegiatan. Syarat belanja dapat dilakukan adalah terukur penyelenggaraannya secara teknis dan prakteknya. Data dari belanja ini dapat pula digunakan unutk mengevaluasi, menyusun standar, dan mengestimasi berapa belanja yang dibutuhkan untuk belanja tahun anggaran berikutnya. Bahkan data belanja tersebut dapat digunakan oleh pihak manajerial untuk pengambilan keputusan. Serta dapat digunakan sebagai titik awal untuk menghitung jumlah total kontrak (encumbrance) yang akan dilakukan. Belanja operasi saat ini (current operating) adalah belanja total (total expenditure) dikurangi capital outlay dan debt service dengan penyesuaian penyusutan dan amortisasi, untuk menentukan beban kegiatan. Klasifikasi ini penting untuk menjamin biaya (basis belanja) serta penganggaran atau kontrol manajerial. Akuntansi biaya unit (belanja atau beban) memungkinkan dilaksanakan jika (1) klasifikasi belanja berdasarkan kegiatan, (2) statistik belanja oleh unit diakumulasikan. Bahkan jika biaya per unit tidak dapat dihitung (belanja atau beban) atas kegiatan yang dilakukan harus dibandingkan dengan keuntungan yang akan diraihnya sebagai dasar untuk memutuskan apakah kegiatan tersebut mengalami peningkatan, penurunan ataukah tetap. Akumulasi biaya berdasarkan kegiatan di unit-unit pemerintah dapat dibandingkan dengan akumulasi biaya berdasarkan fungsi atau program.

28

Klasifikasi ini untuk mengilustrasikan pembedaan konsep pengukuran belanja dan beban secara konsep dan prakeknya, serta penggunaan istilah yang tepat. Istilah beban adalah terjadi pada telah digunakan (beban operasional) sedangkan belanja terjadi pada saat terukur. Istilah ini tidak dapat dipertukarkan untuk menghindari kebingungan.

KLASIFIKASI BERDASARKAN UNIT KARAKTER Mengidentifikasikan belanja berdasarkan masa manfaatnya. Tiga Karakter utamanya adalah: current operating, capital outlay dan debt service. Sedangkan kategori keempat yaitu intergovermental, dibutuhkan pada saat pemerintah melakukan transfer sumber daya ke unit pemerintah lainnya, sama halnya seperti Negara bagian yang berbagi penerimaan dengan pemerintah provinsi (Negara bagian mengakui dana bantuan sebagai kas pada Dana Perwalian/ agency fund tidak sebagai penerimaan ataupun belanja). Belanja untuk operasional saat ini (current operating) adalah belanja-belanja yang diharapkan dapat memperoleh manfaat utama pada periode berjalan, misalnya gaji, biaya listrik dan telepon. Capital outlays adalah belanja yang diharapkan dapat memperoleh manfaat pada periode berjalan tapi juga di masa yang akan datang. Pembelian meja, kendaraan, gedung adalah contoh dari capital outlays. Pokok hutang jangka panjang, bunganya, dan biaya-biaya lain yang berkaitan termasuk dalam debt service. Pembayaran dari Dana Umum atau Dana Penerimaan Khusus ke Dana Pelunasan Hutang untuk tujuan pembayaran hutang jangka panjang akhirnya ditransfer ke Dana Pelunasan Hutang yang akan mengelolanya, mungkin memakan waktu beberapa tahun. Meskipun belanja debt service manfaatnya telah diperoleh pada waktu lampau, ketika pendapatan dari hutang tersebut digunakan untuk memperoleh barang-barang capital outlays yang belanjanya dilakukan pada waktu yang lalu, saat ini atau masa yang akan datang.

KLASIFIKASI BERDASARKAN UNIT KELAS OBJEK Klasifikasinya didasarkan atas tipe belanja atau pelayanan yang disediakan. Berikut ini adalah contoh standar klasifikasi kelas objek: Karakter 01-03* Current Operating Kelas Objek 01 02 03 04-07 Capital Outlay 04 05 06 07 08-10 Debt Service 08 09 10 11 Intergovermental 11 Personal Service Supplies Other Service and Charges Land Buildings Improvement Other Than Buildings Machinery and Equipment Debt Principal Interest Debt Service Charges Intergovermental

*angka kode hanyalah ilustrasi

29

Kelas objek yang pertama dibawah current operating adalah klasifikasi yang utama. Sebuah kota madya, atau unit organisasi kecil di kota madya besar mungkin menemukan bahwa Personal Service, Supplies,Other Service and Charges menyediakan rincian yang cukup untuk tujuan pelaporan dan administrasi. Dalam banyak kasus, bagaimanapun, tiap-tiap klasifikasi ini akan dibagi menjadi klasifikasi yang lebih rinci. Personal Service dapat dibagi lagi menjadi gaji, upah, kontribusi pemberi kerja pada sistem pensiun, asuransi, cuti sakit dan pembayaran terminal dan sejenisnya. Supplies mungkin dirinci dalam apapun cara menjamin berguna-pada tingkat minimum, seperti perlengkapan kantor, perlengkapan operasional, perlengkapan perbaikan dan pemeliharaan. Other Service and Charges termasuk biaya konsultasi, komunikasi, transportasi, iklan, pencetakan, dan penjilidan. Dalam lingkungan tertentu, hal ini mungkin berguna untuk membagi komunikasi ke dalam kategori tertentu seperti telepon, telegraf, dan pos. Kelas objek utama biasanya menyediakan rincian yang memadai untuk BFS (laporan keuangan dasar) dan laporan ringkas lainnya untuk umum, termasuk laporan atau jadwal perbandingan anggaran. Klasifikasi dengan kelas objek utama juga menyediakan rincian yang memadai untuk menunjukkan kepatuhan penganggaran. Ini bergantung, tentunya, pada rincian dimana apropiasi oleh badan legialatif dianggap mengikat pihak eksekutif. Jika kepatuhan pada anggaran pada tingkat yang lebih rinci, kemudian laporan atau jadwal kepatuhan penganggaran harus disajikan pada tingkat yang lebih detail dan akun-akun harus diklasifikasikan pada tingkat yang lebih rinci.

30