Unidad 4: sistemas administrativos

4.1. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO:

Para medir la competitividad de las organizaciones se habla de la necesidad de mantener e incrementar su cuota de mercado. En funcin de ello un factor que incide de manera directa es la capacidad de producir a bajo costo y con calidad. Lo anterior implica, en consecuencia, la habilidad para abastecer al sistema de produccin de insumos que cumplan con las especificaciones necesarias que se le exigen a nuestros productos y/o servicios. Por ello se torna una tarea fundamental de los directivos de las organizaciones dirigir y coordinar el proceso de adquisicin de los insumos necesarios para cumplir con las ventas. La planificacin de lo anterior guarda una relacin directa con las funciones de compras y manejo de inventarios. El concepto se sustenta en que cada uno de los materiales que se integran a la cadena de produccin, tenga la calidad requerida e ingresen en el momento adecuado para asegurar el cumplimiento del ciclo operativo con el objetivo de reducir al mnimo el nivel de inventario. Una gestin exitosa en estos aspectos permite a las organizaciones: Asegurar un normal flujo de materiales para la produccin. Asegurar la posibilidad de distribucin de los productos a los mercados establecidos como objetivos. Controlar los gastos y costos para optimizar el uso de los recursos financieros invertidos en las compras y gestin de los inventarios. Contar con stocks mnimos que aseguren el cumplimiento de las ventas presupuestadas. Asegurar la calidad de los productos y/o servicios mediante una adecuada compra de materiales. Localizar fuentes alternativas de aprovisionamiento. Mantener bajos los niveles de inmovilizacin de stocks. Informacin til y confiable para otras reas de la organizacin.

4.1.1. Relaciones con los dems sistemas

As es que el sistema de abastecimiento tiene una estrecha relacin con otras reas de la organizacin a saber: Con la direccin general: se relaciona mediante la fijacin de polticas generales, procedimientos y anlisis de tendencias y cambios del entorno. Con produccin: se relaciona mediante la informacin de plazos de entrega, costos de las materias primas, calidad y disponibilidad de materiales y fuentes de aprovisionamiento. Con ingeniera de producto: se relaciona en el desarrollo y la adecuacin de productos y tecnologas. Con finanzas: se relaciona en la fijacin de polticas de financiacin de las compras y los requerimientos de fondos para cancelar las obligaciones contradas por la adquisicin de materiales. Con recepcin y almacenes: se relaciona en el establecimiento de las pautas necesarias para la administracin de la logstica de movimientos y la coordinacin de necesidades de espacio, segn la planificacin de las entregas.

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Con contabilidad: se relaciona en el control de inventario, costeo de materiales y valorizacin de stocks.

4.1.2. Decisiones estratgicas en las compras

Existen asimismo, decisiones de carcter estratgico que deben tomarse al momento de comprar, en pos de asegurar el aprovisionamiento de los bienes que la empresa necesita para cumplir con las ventas planificadas, ellas son: Desarrollar una planificacin estratgica de las fuentes de aprovisionamiento teniendo en cuenta para ello tanto los mercados nacionales como internacionales. Analizar y decidir acerca de la conveniencia de fabricar o comprar, la certificacin necesaria de aluno o todos los proveedores, planificacin de la capacidad, control de proveedores. Solicitar y analizar ofertas, negociar y establecer estrechas relaciones con los proveedores para hacer ms eficiente las contrataciones de las fuentes de suministro. Coordinar el transporte, la recepcin de insumos, el control y manejo de los inventarios, analizar las devoluciones o rezagos con el objetivo de llevar adelante una eficiente administracin de los inventarios.

4.1.3. Tipos de compras

Segn el tipo de organizacin, sus caractersticas internas y su estructura las compras podrn desarrollarse de manera centralizada, descentralizada o centralizada descentralizada. En el primer caso hablamos de una gestin de compras administrada por una sola rea dentro de la organizacin con el propsito de implementar polticas unificadas en la gestin de adquisicin de los suministros. En el segundo caso, tenemos la caracterstica de que cada sector, o alguno de ellos, realizarn las adquisiciones que prev utilizar. Y por ltimo las compras centralizadas descentralizadas se dan cuando una organizacin posee, por lo general, varias plantas fabriles en diferentes zonas geogrficas donde existe por tanto un rea de compras que gestiona las adquisiciones de los insumos comunes a todas y luego cada una de las plantas existentes lleva adelante la administracin de la compra de suministros especficos para cada una. Las compras pueden clasificarse, segn el tipo de bien que se adquiere, o el mecanismo que se utiliza para ello, en:

Compras normales: hacen referencia a aquellas adquisiciones de materiales que se

realizan para poder cumplir con el ciclo normal de aprovisionamiento de insumos en el mercado local para el abastecimiento del ciclo productivo. Se incluyen dentro del

presupuesto general y en consecuencia son de consumo habitual de la organizacin.

Compras normales en el exterior: constituyen importaciones de bienes y/o servicios

para poder cumplir con el ciclo normal de aprovisionamiento de insumos en el mercado local para el abastecimiento del ciclo productivo. Se incluyen dentro del presupuesto general y en consecuencia son de consumo habitual de la organizacin. Es comn en estos casos la creacin de alianzas estratgicas que beneficien la posibilidad de compartir tecnologa y generar procesos productivos ms flexibles.

Compras menores o por fondo fijo: constituyen adquisiciones de insumos que por su
bajo monto se realizan por el fondo fijo asignado a cada una de las distintas reas de una organizacin. No se encuentran incluidas en el presupuesto general por lo que su compra se realiza en el momento en el que surge la necesidad.

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Compras de bienes de uso: son adquisiciones destinadas a incorporar activos fijos a

una organizacin. Se encuentran reflejadas en el presupuesto de capital.

Compras por licitaciones: son las compras cuyo proceso se caracteriza por incluir un
concurso competitivo abierto. Estos llamados a licitacin pueden ser cerrados o abiertos. Constituye una metodologa muy utilizada para la gestin de las compras en el mbito gubernamental.

Compras de servicios: constituyen contrataciones de servicios necesarios para apoyar

el proceso productivo. Por ejemplo: servicios de limpieza, mantenimiento de edificios, maquinaria, etc. Puede confeccionarse para ello una orden de compra por cada contratacin, si bien lo ms habitual es que cuando se trata de prestadores habituales de servicios se confeccione una orden de compra abierta por un determinado periodo de tiempo que se afectara cada vez que el servicio sea requerido.

4.1.4. Documentacin en el sistema de compras

Los documentos que se manejan en el sistema de abastecimiento y que sern mencionados en el tpico denominado procedimientos general de compras, son: Solicitud de compras Pedidos de cotizacin a proveedores Cotizaciones autorizadas Ordenes de Compra Registro de seguimiento de Orden de compra Partes de recepcin de mercadera Informe de inspeccin de calidad Recepcin de Remito o factura del proveedor

4.1.5. El control en las compras

Las compras se controlan a travs de la redaccin de normas de control interno, como las que se exponen a continuacin: SEPARACIN DE FUNCIONES: es esencial que el rea de compras se encuentre funcionalmente separada del rea que recepciona los bienes y del rea que los registra, de manera que por oposicin de intereses se genere un control mutuo que evite errores o intentos de fraude. DETERMINACION DEL NIVEL DE COMPRAS: permite controlar eficientemente el nivel de los inventarios trabajando con stocks mximos, stocks mnimos y punto de pedido. PEDIDOS DE COTIZACIONES: evitar ataduras a un nico proveedor con el propsito de mejorar las condiciones de tiempo y formas de las compras. ADJUDICACIN DE LAS COMPRAS: permitir que todos los proveedores que hubieren cotizado sean evaluados por criterios objetivos y previamente establecidos, evitar el favoritismo. RECEPCIN DE LAS MERCADERAS: cumplimentar la orden de compra en cantidad, calidad y tiempo solicitado. SEGUROS DE LAS MERCADERAS EN TRNSITO: obtener cobertura frente a eventuales roturas y/o prdidas.

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SEGUROS DE LAS MERCADERAS EN ALMACENES: obtener cobertura frente a eventuales roturas y/o prdidas. REGISTRACIN: incorporar al patrimonio los materiales adquiridos y actualizar inventarios. DOCUMENTACIN: dejar registro de cada una de las instancias del proceso. AUDITORA OPERATIVA: garantizar que las compras se desarrollan ajustndose a las normas fijadas por la alta direccin. ARCHIVOS: tener resguardo de los documentos utilizados sean estos propios de o apoyo a otras reas intervinientes.

4.1.6. Procedimiento general de compras

Los lmites del proceso constituyen: Lmite inicial: deteccin de la necesidad de comprar. Lmite final: registracin de los bienes y/o servicios adquiridos. 1. Deteccin de la necesidad de comprar La planificacin de las compras en toda organizacin se encuentra estrechamente ligada a la estimacin de la demanda que la misma realiza. Es as que la planificacin de la produccin de una empresa implica transformar las cantidades de unidades de productos y/o servicios a entregar a los clientes en un periodo de tiempo en necesidades especificas de materias primas, productos elaborados y semielaborados necesarios para atender a la demanda. A ello debe sumarse el anlisis y gestin de las polticas de inventario que desee implementarse, teniendo en cuenta: La necesidad de equilibrar la oferta y la demanda utilizando los inventarios como colchn entre el mercado meta y la produccin; de manera que ello nos permita hacer frente a incumplimientos en las entregas de los proveedores, retrasos propios del proceso de fabricacin y cambios bruscos en el aumento de la demanda. La permanente bsqueda de optimizacin en la economa de las compras mediante la adecuada gestin de las cantidades suficientes para beneficiarse con descuentos por cantidad. Reuniendo esta informacin los directivos de las organizaciones estarn en condiciones de elaborar su PLAN DE COMPRAS y decidir: Qu se debe comprar Cunto se debe comprar Cundo se debe comprar Qu pedidos deben hacerse. En consecuencia podemos observar que el circuito normal de abastecimiento de una organizacin se pone en marcha con el PLAN DE COMPRAS. Ello permite elaborar el presupuesto de las cantidades de productos que debern fabricarse, la gestin de inventarios, la necesidad de mano de obra, entre otros. El presupuesto de produccin consta de tres elementos a saber: Presupuesto de materias primas y materiales Presupuesto de mano de obra Prepuesto de gastos de fbrica

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El punto ptimo de re-pedido ser, entonces aquel volumen que nos permite la reposicin de los elementos considerados crticos antes de que se vean agotadas sus existencias al menor costo administrativo, dado que no debemos olvidar que cada colocacin de una orden de compra lleva consigo un costo administrativo asociado. Para calcular este volumen deben tenerse en cuenta: El ciclo de venta de los productos El nmero ptimo de productos para sustentar el ciclo de ventas (promedio de ventas para satisfacer los pedidos de los clientes) El tiempo que insume la colocacin de una nueva orden de compra El tiempo que debemos cubrir con las existencias en inventario frente a cambios inesperados en el nivel de demanda As el proceso del sistema de abastecimiento se inicia cuando se llega al punto ptimo de re-pedido, constituyendo ste, el momento en el cual debe colocarse un pedido nuevo. El procedimiento del primer mdulo implica: ENTRADAS Presupuesto de produccin ARCHIVOS Inventarios. Estndares de consumo PROCESO Programacin de la produccin SALIDAS Plan de compras en unidades

2. Requerimientos de aprovisionamiento al sector de compras

Alcanzado el punto de re-orden Almacenes emite una solicitud de compras, que una vez autorizada, se enva al sector de compras para la reposicin de insumos. El procedimiento del segundo mdulo implica: ENTRADAS Plan de compras ARCHIVOS Inventarios. Solicitudes de compras PROCESO Verificacin de existencias SALIDAS Solicitud de compras

3. Bsqueda y seleccin de proveedores

El sector de compras recibe las solicitudes de compras y con ellas consulta los catlogos de los proveedores habituales de la organizacin. Lo importante en esta etapa es no ajustarse siempre a los proveedores habituales sino establecer como rutina la bsqueda permanente de nuevos proveedores que puedan ofrecernos mejores condiciones de precio, calidad, pago, plazos de entrega, capacidad tcnica y de produccin, permanencia en el mercado, fiabilidad, posibilidades futuras de evolucin, posibilidades futuras de asociaron, entre otros aspectos. Posterior al anlisis de proveedores, compras emitir los pedidos de cotizacin a los proveedores seleccionados en virtud de recibir un detallado informe de los datos mencionados en relacin a cada proveedor. En este mdulo, compras tiene como tarea fundamental la recepcin de las cotizaciones y el control de las fecha fijadas como plazo mximo para realizar dichas cotizaciones.

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El procedimiento del tercer mdulo implica: ENTRADAS Solicitud de compras ARCHIVOS Proveedores Pedidos de cotizaciones Cotizaciones PROCESO Seleccin de los proveedores a cotizar SALIDAS Pedidos de cotizacin

4. Evaluacin de las cotizaciones de los proveedores

Cuando existan ms de una cotizacin se observara en primera instancia que todas ellas cumplan con los requisitos fijados en los pedidos de cotizacin. En esta etapa intervienen distintos factores en la negociacin con los proveedores a saber: Calidad Precio Garantas y servicios Tiempos de entrega Condiciones financieras Finalizada la negociacin con los proveedores, compras autoriza la cotizacin que cumpla con los requisitos previamente establecidos. El procedimiento del mdulo cuatro implica: ENTRADAS Cotizaciones ARCHIVOS Datos de proveedores Pedidos de cotizaciones Cotizaciones PROCESO Anlisis y seleccin de las cotizaciones SALIDAS Cotizaciones autorizadas

5. Adjudicacin de las compras

Teniendo en cuenta la cotizacin autorizada, compras emite la orden de compras. Esta ltima constituye el documento por el cual proveedor y comprador se comprometen a respetar las condiciones pactadas. Las principales funciones de la orden de compra son: Ser el convenio formal entre comprador y proveedor. Informar a los diversos sectores que intervienen en este proceso para que cada uno de ellos pueda cumplir eficientemente su rutina en el ciclo de las compras. La orden de compra obliga por tanto al proveedor a entregar las mercaderas pautadas en la forma y los tiempos acordados, y al comprador a cancelar la obligacin contrada por la adquisicin de los bienes solicitados. Como ya se mencionara las rdenes de compras podrn ser individuales o generales. Las primeras se hacen para comprar las cantidades determinadas de mercaderas que en ellas se especifican, y se cancelan una vez decepcionados los bienes. Las segundas, en cambio, se confeccionan para cubrir las necesidades de un material o servicio determinado por un periodo prolongado de tiempo. A medida que se van requiriendo nuevas partidas del bien o del servicio se van generando rdenes de compras parciales que afectan a la orden de compra general. Una vez que se emite la orden de compras deber enviarse al proveedor quien deber aceptarla en forma fehaciente y expresa.

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El procedimiento del quinto mdulo implica: ENTRADAS Cotizaciones autorizadas ARCHIVOS Proveedores. Cotizaciones. Orden de compra. PROCESOS Emisin de la orden de compra. Informacin a los sectores intervinientes. SALIDAS Orden de compras.

6. Seguimiento de los pedidos

En pos de asegurar el suministro de los materiales y/o servicios requeridos, teniendo en cuenta y en acuerdo a los tiempos pautados, se seala en la orden de compra la primera fecha en la que se deber contactar al proveedor. Todos los contactos que se generen como as tambin las modificaciones que de los mismos se apliquen a la orden de compras deben registrarse en el registro de seguimiento de compras. En esta instancia ser de vital importancia: Analizar las rdenes de compras pendientes de entrega. Verificar si existen materiales ya recibidos de los que queda pendiente la aprobacin de calidad. Analizar las existencias a la luz de los programas de produccin. Determinar la existencia de materiales pendientes de ingreso a los almacenes Agilizar los pedidos en trmite. Solicitar una calificacin de los servicios de los proveedores como mecanismo de control de su cumplimiento. El procedimiento del sexto mdulo implica: ENTRADAS Ordenes de compra ARCHVOS Proveedores. Ordenes de compras pendientes de entrega. PROCESOS Seguimiento de las rdenes de compras. Informacin a los restantes sectores involucrados. SALIDAS Registro de seguimiento de las rdenes de compras.

7. Recepcin e inspeccin de los bienes

El rea de recepcin de una organizacin es la que interviene en la recepcin de la mercadera, en virtud de que es ella quien teniendo un contacto directo con el exterior asegura que el acceso de la mercadera se de de acuerdo a lo planificado. Para ello es fundamental que este sector se encuentre informado de las fechas de entrega y el tipo de transporte que le permita organizar y planificar la descarga, manipuleo, control de calidad y traslado a almacenes de los materiales adquiridos. Para ello el rea de recepcin lleva adelante un procedimiento que implica: Recepcin de los embarques y confeccin del parte de recepcin. Control de si se cumplen los requisitos fijados en la orden de compra. Firma del remito como constancia de aceptacin o rechazo del mismo y posterior comunicacin a compras.

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Inspeccin de los materiales recibidos o colocacin en el remito de recibido a revisar en caso de que la mercadera por sus caractersticas requiera de un procedimiento mas complejo para su inspeccin. Informe y envi del parte de recepcin y e informe de calidad a las restante reas intervinientes. Registracin de la recepcin y entrega de los bienes a almacenes. Archivo de las rdenes de compras cumplimentadas.

El procedimiento del sptimo mdulo implica: ENTRADAS Remito del proveedor ARCHIVOS rdenes de compras pendientes. Informe de inspeccin de calidad. PROCESOS Recepcin y control. Entrega de los bienes inspeccionados. SALIDAS Parte de recepcin Remito conformado Informe de inspeccin de calidad.

8. Almacenamiento
Almacenes es la responsable de la custodia fsica de los bienes. Como se mencionar anteriormente recepcin le entrega a almacenes los insumos con el parte de recepcin y el informe de control de calidad. Almacenes verifica las coincidencias entre stos y los materiales entregados y, en caso de coincidencia lo firma dando su conformidad, acomoda los bienes en las estanteras y registra el ingreso actualizando el stock. El procedimiento del octavo mdulo implica: ENTRADAS Remito del proveedor. Parte de recepcin. Informe de calidad. ARCHIVOS Partes de recepcin. Informes de calidad. Inventario. PROCESOS Recepcin y ubicacin de los bienes. Actualizacin de las existencias. SALIDAS Remito conformado para contabilizar.

9. Registracin de las compras

Para el reconocimiento del incremento de los activos y la registracin de las obligaciones contadas con los proveedores se procede a la contabilizacin de los bienes adquiridos. Por lo general la registracin de las adquisiciones opera en el momento en que la organizacin recibe la factura que no ser siempre el mismo momento en el que recibe la mercadera dependiendo del sistema de facturacin del proveedor, con el objetivo de conocer con exactitud el monto final de la compra. Se crea as una minuta contable para hacer el registro hasta tanto se reciba la factura momento en el cual, en caso de existir diferencias, se confecciona un asiento de ajuste.

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4.2. SISTEMA COMERCIAL

La gestin comercial de toda organizacin tiene como objetivo satisfacer las necesidades del mercado que la direccin ha determinado como objetivo. En consecuencia, no solo implica contactar clientes, concretar operaciones de ventas, seleccionar productos y canales de distribucin; sino tambin desarrollar el proceso administrativo que permita atender al cliente en todos sus requerimientos ya sea cuando demanda el producto, el servicio post-venta o la informacin de todo aspecto que lo vincule con la organizacin. En el estudio del sistema de gestin comercial en esta asignatura nos centraremos en el desarrollo de un adecuado apoyo administrativo que permita concretar las operaciones comerciales de una organizacin y su control de manera eficiente. El lmite inicial del sistema comercial es el momento en que se genera la base de datos que permite establecer la relacin con el cliente y los vendedores; siendo su lmite final la venta concretada con la mercadera entregada con su correspondiente facturacin y cobro. Al igual que el sistema de abastecimiento, el sistema de gestin comercial prev relaciones con otras reas de la organizacin a saber: Planeamiento y control de la produccin: provee datos de las ventas en relacin a los niveles de stock de productos terminados. Finanzas: provee informacin de las ventas y plazos probables de cobro. Control: provee informacin de ventas y stock para determinar resultados.

4.2.1. Estructura del sistema gestin comercial

A continuacin se presentan los tpicos que componen la estructura bsica del sistema comercial: Planeamiento comercial: zonas o puntos de ventas, productos, precios, cantidades de productos terminados a vender, comprar, mantener en inventario y fabricar, presupuesto de ventas mensuales, anuales. Marketing: relacin empresa- cliente, comunicacin, investigacin de mercado, promociones y lanzamientos, publicidad institucional. Administracin de ventas: procesamiento de informacin de vendedores, tramitacin de pedidos aceptados, demorados y rechazados, atencin a cliente, canalizacin de todas las comunicaciones administrativas a clientes y vendedores, Formulacin del legajo de clientes nuevos, Archivo de antecedentes comerciales de vendedores y clientes . Depsitos de productos terminados: recepcin, estiba y custodia de productos terminados, preparacin de pedidos de ventas, generacin de los documentos de ingreso o egreso de productos terminados, movimientos de mercaderas nter deposito, inventarios parciales y generales, comunicacin de niveles de inventarios, faltantes y deterioros. Expedicin: recepcin de la mercadera para ser remitida a los cliente, acondicionamiento de la mercadera a enviar, programacin de medios de entrega, emisin de hojas de ruta de reparto, control de la entrega efectiva de la mercadera, recepcin de la mercadera no entregada, recepcin de las devoluciones. Operaciones de ventas: efecta el contacto rutinario con el cliente, concreta operaciones de venta, detecta nuevos clientes, recoge informacin del mercado.

4.2.2. Normas de control interno del sistema comercial

Normas de control, interno aplicables a la operacin de ventas
La actividad de los vendedores debe quedar documentada en un registro que contenga el listado de clientes visitados y los resultados obtenidos.

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Las zonas y o clientes que atiende cada vendedor deben estar documentados por escrito y contar con la conformidad de los vendedores que intervienen. La nmina de productos a comercializar debe estar aprobada y comunicada, como as tambin las cantidades y condiciones de entrega de cada producto. La lista de precio de los productos debe estar documentada y aprobadas con sus respectivas fechas de vigencia. Las escalas de bonificaciones, descuentos por cantidad, poca de pago u oferta especial que puedan ser manejados discrecionalmente por el vendedor debern aprobarse y documentarse. Los niveles de comisiones debern acordarse por escrito. Todas las operaciones de ventas deben someterse al control de las condiciones de comercializacin. Debern crearse programas de auditoria operativa con el objetivo de hacer cumplir las normas establecidas por la direccin.

Normas de control interno referidas a las operaciones financiadas

Todo cliente que desee operar a crdito deber tener una carpeta de crdito que permita su identificacin. Todo cliente que desee operar a crdito deber solicitar una calificacin de crdito para determinar el monto del mismo y evitar los incobrables. La fijacin del lmite de crdito de los clientes se har teniendo en cuenta su patrimonio, garantas en forma conjunta entre el rea comercial y financiera. Las excepciones al lmite de crdito debern ser aprobadas por el responsable autorizado. Las cuentas de clientes que se encuentren bloqueadas no podrn registrar operaciones, y el desbloqueo de las mismas podr hacerse solo con autorizacin de los niveles directivos.

Normas de control interno aplicables a la facturacin

En los sistemas de pre-facturacin no se aprobara que salga ninguna mercadera sin su factura. En los sistemas de post-facturacin se controlara que todos los remitos se hayan facturado. La facturacin debe extenderse a todos los productos y servicios de la empresa. Toda factura debe debitarse de la cuenta respectiva. Las facturas debern incluir todos los datos por ley exigidos.

Normas de control interno aplicables a los movimientos de stock de productos terminados

Establecer una divisin de funciones entre depsito, expedicin, portera y auditora operativa para evitar maniobras fraudulentas por la oposicin de intereses. Dejar documentado todo incremento de mercaderas. Instaurar un sistema de registro de inventario que asiente de manera permanente los movimientos sufridos. Valuar la mercadera.

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Normas de control interno aplicable al sistema de cobranzas

Todo ingreso de valores debe ser recepcionado por un responsable que emita recibo oficial de la organizacin. Los recibos que se emitan deben estar numerados y hacerse por duplicado. Deber existir un responsable de la custodia de los talonarios de recibos. En los recibos debern detallarse los valores percibidos. Los cobradores no deben estar facultados para otorgar descuentos. El total de los importes percibidos debe ser igual al total de los importes cobrados. Determinacin expresa de los valores que autoriza recibir. Polticas para el tratamiento de los cheques rechazados.

4.2.3. Esquema global de mdulos del sistema comercial

Los mdulos que compone el sistema de gestin comercial son y se constituyen de la siguiente manera:

1. Planeamiento comercial
Se genera una base de datos de los clientes actuales, anteriores y potenciales y programa y registra los contactos que los vendedores con ellos establecen con sus resultados. Este mdulo tiene vinculacin con el rea de marketing directo de la compaa y tiene como objetivos: Identificar a todo posible comprador. Generar planes de recorrido para los vendedores estableciendo los contactos. Seguir la evolucin del cliente. Seguir la actividad de los vendedores. Controlar la incorporacin de los clientes de modo de no incluir clientes no deseados. Brindar informacin de los clientes en relacin a su comportamiento de compra y pagos. El funcionamiento del primer mdulo implica: ENTRADAS ABM (altas, bajas y modificaciones) de los clientes. Parte de visitas. ARCHIVOS Datos de los clientes. Registros de visitas. Datos de facturacin. Facturas a cobrar. Pedidos pendientes y causas de demora. PROCESOS Visitas de vendedores y sus resultados Facturacin en unidades y valores. Datos de marketing. Se actualiza la base de datos de clientes. Se generan salidas rutinarias (programas de visitas, estadsticas de efectividad de visitas, performance por vendedor). Salidas excepcionales. SALIDAS Consultas de datos del cliente. Visitas y resultados. Visitas de un vendedor. Ventas en pesos, unidades y totales por cliente.

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2. Mdulo de clientes nuevos

Este mdulo tiene por objeto la identificacin, evaluacin y aceptacin de nuevos clientes. No forma parte de la cadena habitual dado que solo se utiliza cuando debe darse de alta a un cliente que no operaba con la empresa. En esta instancia se incorporan los datos del nuevo cliente y se instrumenta en caso de que sea pertinente el otorgamiento del nivel de crdito pautado para el mismo. El procedimiento del segundo mdulo implica: ENTRADAS Solicitud de crdito del cliente. Antecedentes jurdicos. Referencias comerciales. Antecedentes patrimoniales. Elementos impositivos. ARCHIVOS Archivo de clientes. Archivo de datos fijos donde las altas se generan con la incorporacin del cliente y las actualizaciones en oportunidad de incorporar modificaciones. PROCESOS Se incorporan los datos del cliente. Se otorga o no el crdito. Se fija el lmite del crdito para el cliente. SALIDAS Informe sobre los clientes incorporados.

3. Aprobacin comercial de la nota de pedido

Este mdulo se inicia cuando el vendedor concreta una venta y confecciona la nota de pedido. Esta ser controlada para determinar si se aprobar, quedar demorada o ser finalmente rechazada. En consecuencia se controla si los datos completados en la nota de pedido (artculo, precio) son correctos y se realizan los registros necesarios para poder dar respuestas ya sea al cliente o al vendedor sobre el estado de la nota de pedido. De este control puede surgir que la nota de pedido sea: Aprobada: administracin de ventas enva un informe a crditos especificando: numero de la nota de pedido, fecha, cliente, monto del pedido, condiciones de pago y fecha de entrega. Rechazada: se emite un informe que se entrega al vendedor quien se comunicara con el cliente en virtud de poder modificar el motivo que dio lugar al rechazo y que la nota de pedido sea aprobada en una segunda instancia; o que no existan modificaciones y la nota de pedido quede definitivamente rechazada. Este informe deber contener: fecha de la nota de pedido, nmero, cdigo del cliente, su nombre o razn social y el motivo del rechazo.

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El funcionamiento del tercer mdulo implica: ENTRADAS Nota de pedido. ARCHIVOS Archivo de notas de pedido (es un archivo de movimientos donde las altas se dan cuando ingresa la nota de pedido a la empresa y las modificaciones cuando cambia el estado de las misma). PROCESO Control de datos. Registro del estado de la nota de pedido. SALIDAS Nota de pedido aprobada. Nota de pedido rechazada.

4. Mdulo de aprobacin crediticia de la nota de pedido

Inicia cuando el sector de crditos recibe las notas de pedidos aprobadas por el rea de administracin de ventas y finaliza cuando una vez analizada la situacin de crdito del cliente la nota es finalmente aprobada o rechazada. Para la aprobacin crediticia de la nota de pedido se consulta el archivo de clientes para corroborar que la cuenta del mismo no se encuentre bloqueada, en caso de ser as se rechaza la nota y se informa al vendedor para que de aviso al cliente. De no estar bloqueada la cuenta del cliente se consulta el monto de crdito otorgado al mismo y: Se suman todas las facturas y notas de dbito que el cliente adeuda y se restan las notas de crdito pendientes. Se suman todos los cheques entregados por el cliente que se encuentren pendientes de depsito o acreditacin. Se suman los otros documentos pendientes de depsito o acreditacin del cliente. Se obtiene un total de la deuda del cliente que sumado a la nueva nota de pedido que se analiza permitir decidir: - Aprobar la nota de pedido si el importe resulta igual o inferior al monto de crdito otorgado al cliente. - Demorar la nota de pedido si el importe es superior al lmite de crdito otorgado al cliente. Pasado un tiempo prudencial (una semana aproximadamente) se recupera la nota demorada y se procede nuevamente al mismo anlisis, pudiendo resultar que la nota sea aprobada si han ingresado nuevos pagos del cliente que hubiesen liberado su monto de crdito, que la nota vuelva a demorarse o que se rechace definitivamente.

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El funcionamiento del mdulo cuatro implica: ENTRADAS Nota de pedido. ARCHIVOS De clientes De cuenta corriente De cheques no acreditados De documentos no acreditados. PROCESOS Anlisis de la nota de pedido en relacin al monto de crdito establecido para el cliente. SALIDAS Nota de pedido aprobada. Nota de pedido demorada. Nota de pedido rechazada.

5. Mdulo de aprobacin de stock de la nota de pedido

Este mdulo da inicio cuando depsito recibe el informe que emite el sector de crditos con la Nota de Pedido aprobada y finaliza cuando una vez que consultado el nivel de stock se aprueba o no dicha nota de pedido en virtud de las existencias. En esta instancia puede resultar que se apruebe la nota d pedido si existe la mercadera en stock, que la nota de pedido sea demorada, esto deber ser siempre por un periodo no muy prolongado ya que una excesiva demora en la respuesta al cliente puede resentir la relacin comercial; o que finalmente la nota de pedido se rechace por falta de existencias por un tiempo prolongado o definitivo. El funcionamiento del quinto mdulo implica: ENTRADAS Informe del rea de crditos. ARCHIVOS Se actualiza el archivo de notas de pedido. Se consulta el archivo de inventario y se registra su movimiento. PROCESO Anlisis de las existencias. SALIDAS Nota de pedido aprobada. Nota de pedido rechazada. Nota de pedido demorada.

6. Mdulo de facturacin registro

Este mdulo se inicia con la confeccin de la factura y finaliza con el control de la factura emitida. Cabe sealar que la factura constituye desde el aspecto jurdico el instrumento que perfecciona el contrato de compraventa. Existen dos sistemas de facturacin posibles teniendo en cuenta el proceso que se sigue para la emisin de la factura, a saber: Pre-facturacin: es la facturacin que se realiza antes de que la mercadera salga del depsito. As, la nota de pedido con aprobacin de stock es enviada a facturacin antes que al sector encargado de la expedicin de la mercadera. En consecuencia factura y remito se emiten al mismo tiempo. Las ventajas asociadas a este mtodo prevn seguridad en que toda mercadera que sale del depsito fue debitada de la cuenta del cliente, permite ejercer el control de la mercadera con la facturacin, permite recibir la factura junto con la mercadera evitando un desfasaje ulterior en la cobranza. Sin embargo presenta como desventaja un mayor engorro en caso de que la mercadera

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sea rechazada por el cliente, debiendo informar al rea de cobranzas para que esta no reclame facturas de mercaderas que han sido devueltas. Post-facturacin: es la facturacin que se realiza con posterioridad a la entrega de la mercadera. As el remito con el conforme del cliente es enviado al sector de facturacin para que emita la factura. Presenta como ventaja no generar inconvenientes con las cobranzas por devoluciones de mercaderas. Pero no permite tener seguridad de que toda mercadera que sale de deposito se debite de la cuenta del cliente, no permite controlar la facturacin con la mercadera, puede generar desfasaje en la cobranza como consecuencia de que la factura es recibida posterior a la mercadera por el cliente.

El procedimiento del sexto mdulo implica: ENTRADAS Pre-facturacin: nota de pedido. Post-facturacin: remito conformado por el cliente. ARCHIVOS Actualiza el archivo de cuentas corrientes. Actualiza el archivo de nota de pedido o remitos segn el sistema de facturacin. PROCESOS Prefacturacin: confeccin de la factura antes de la salida de la mercadera. Post-facturacin Confeccin del remito. SALIDAS Factura.

7. Mdulo de expedicin despacho

El sector de depsito toma las notas de pedidos con aprobacin de stock prepara fsicamente los pedidos y confecciona el remito. Enva la mercadera y el remito a expedicin que se ocupa de: la preparacin del envi evitando deterioros y pedidas, la programacin de la entrega, la entrega, la recepcin de la rendicin de quien hizo efectiva la entrega de la mercadera. Asimismo deber entregar el remito con el conforme del cliente dejando constancia si algn producto fue rechazado para que se confecciones la nota de crdito correspondiente al cliente. Es importante sealar que es conveniente la separacin funcional de los sectores de depsito y expedicin con el objetivo de que por oposicin de intereses se intensifiquen los controles evitando o reduciendo la posibilidad de maniobras fraudulentas. El funcionamiento del sptimo mdulo implica: ENTRADAS Nota de pedido. ARCHIVOS De nota de pedidos. PROCESO Preparacin fsica del pedido. Confeccin del remito. Entrega de mercadera. SALIDA Remito conformado por el cliente.

4.3. SISTEMA FINANCIERO

La funcin del sistema financiero es la regulacin del binomio insumo producto de fondos atendiendo a los objetivos de liquidez fijados por la empresa. Ello significa que el sistema

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financiero con sus subsistemas de pagos y su subsistema de cobranzas tendrn por objetivo regular el equilibrio entre las entradas de dinero y los momentos de salida producto de las obligaciones previamente contradas.

4.3.1. Estructura del sistema financiero

Como ya se mencionara, est formado por dos sistemas que operan bajo una lgica propia: sistema de pagos y sistema de cobranza.

4.3.2. Sistema de pagos

Este subsistema del sistema financiero prev el establecimiento del conjunto de normas necesarias que establezcan las acciones que debern seguirse para lograr cancelar las obligaciones contradas por la empresa respondiendo a los requerimientos de registracin y control contable. Los antecedentes de este sistema se encuentran en las compras y recepcin de mercaderas, teniendo como lmite inicial la recepcin de la documentacin referida a la obligacin pendiente, y como lmite final, la efectivizacin del pago o recepcin de los comprobantes de pagos anulados o vencidos. Este sistema est compuesto por los siguientes mdulos: 1) Recepcin y control d la documentacin/armado de los expedientes de pago 2) Control de proveedores. 3) Recopilacin y registracin de los comprobantes de deuda. 4) Liquidacin del pago. 5) Aprobacin financiera negociacin con proveedores. 6) Aprobacin de nivel superior. 7) Emisin preparacin del pago. 8) Ratificacin del pago. 9) Pago. 10) Registracin del pago.

4.3.3. Sistema de cobranzas

El propsito de este sistema se fundamenta en la necesidad de contar con un conjunto de normas e instrucciones ordenadas que describan las actividades y su secuencia para hacer efectivo el cobro de los derechos adquiridos por la empresa en consecuencia de las ventas generadas. El origen del sistema de cobranzas se reconoce en la factura o documento a cobrar emitido en razn de una venta efectuada y finaliza con la efectivizacin del cobro, recepcin de valores y su registracin. Este sistema est compuesto por los siguientes mdulos: 1) Activacin y reorganizacin de la cobranza. 2) Cobranzas por transferencias de fondos entre sociedades vinculadas. 3) Cobranzas a clientes externos (en efectivo o cheques). 4) Rendicin de la cobranza. 5) Depsito de efectivo y valores en banco. 6) Contabilizacin.

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4.3.4. Control interno sistema financiero

A continuacin se exponen una serie de normas relacionadas a sistema financiero:

Normas de control interno del sistema de pagos Normas para el control de comprobantes
Cuentas a pagar: Recibe de los proveedores los documentos de deuda por triplicado. Control que se atengan a los requisitos de facturacin vigentes. Controla que se correspondan con los documentos de recepcin correspondientes. Verifica que los materiales entregados por el proveedor consten en la copia del remito. Retorna por nota y con acuse de recibo la documentacin del proveedor que no se ajuste al rgimen de facturacin vigente. Arma los expedientes de pago.

Normas de control interno para el control de contratistas

El sistema de control de contratistas se desarrolla en cuatro etapas: 1. En el momento de la cotizacin: el responsable administrativo de la contratacin debe solicitar los antecedentes bancarios y la prestacin del ltimo balance certificado. 2. En el momento de la emisin de la orden de compra: el responsable de la gestin de la compra solicitara original y copia del contrato social, original y copia de inscripciones y pagos (CUIT, ANSES, obra social, ingresos brutos), original y copia de las plizas de seguros y sus comprobantes de pago. 3. En el momento de la emisin del certificado de recepcin: se solicitara original y copia de los comprobantes de pago provisionales, seguro de vida y cargas sociales. Respecto del personal de verificara la nomina, recibos de haberes y libro de sueldos y jornales. 4. Toda la documentacin se enva a cuentas a pagar donde se conforma el archivo de contratistas.

Normas de control interno generales al sistema de pagos

Realizar pagos con cheques. Los cheques anulados deben inutilizarse destruyendo la porcin del documento que contiene la firma. Firma de cheques por dos responsables como mnimo. Evaluacin de la documentacin de respaldo antes de la firma de cheques por una persona autorizada. Aprobacin del pago sobre la documentacin de respaldo en el momento en el que se firman los cheques. Registro inmediato de las transacciones por egresos de fondos inmediatamente despus de haberse emitido el cheque. Existencia de un fondo fijo para pagos menores.

Normas de control interno del sistema de cobranzas

Los ingresos de fondos debern registrarse inmediatamente al producirse la transaccin. Se debern depositar a diario todos los fondos ingresados.

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Aprobacin por descuentos por pago de contado o pronto pago. Concentracin de la recepcin d fondos y valores.

4.3.5. Planeamiento en la gestin financiera: origen y aplicacin de fondos. Flujo de caja

El planeamiento de la gestin financiera se lleva adelante a travs de la confeccin del presupuesto. El presupuesto constituye un tipo de plan por medio del cual se expresan en trminos numricos los objetivos de la organizacin. Existen diversos tipos de presupuestos: Presupuestos de ingresos y gastos: constituyen cantidades monetarias de lo que se prev ingresara por las ventas de mercaderas y las erogaciones que por las mismas sea necesario incurrir. Presupuestos de unidades, horas hombres, horas maquina, metros cuadrados: constituyen expresiones no monetarias de la cantidad de unidades, metros cuadrados, horas hombre, horas maquinas, etc., que sern necesarios para la operacin. Presupuesto de capital: son expresiones monetarias de lo que piensa destinarse como inversin de capital (infraestructura, equipamiento, aporte de capital de accionistas) Presupuesto de efectivo: constituyen expresiones monetarias del dinero lquido que se prev tener por periodo. Existen adems dos instrumentos ms que se utilizan para la planeacin de la gestin financiera de una organizacin:

Estados proyectados de origen y aplicacin de fondos: es un estado que permite

estudiar el flujo neto de fondos entre dos momentos sucesivos y que corresponden a dos estados patrimoniales que cubren un periodo referido al futuro. El resultado muestra en forma global para el periodo: o La generacin de fondos de la propia empresa. o La utilizacin total de fondos. o El neto resultante (dficit o supervit) y su financiamiento o empleo.

Estado proyectado de ingresos o desembolsos (cash flor): este estado provee a la

gestin financiera informacin sobre el momento y volumen de los movimientos de fondos esperados durante el periodo en estudio a partir de este punto pueden planearse las futuras necesidades fondos, las formas de financiarlas para cumplir con el objetivo del sistema financiero.

4.4. SISTEMA SUELDO Y JORNALES

La remuneracin salarial o sueldo, es el pago que recibe en forma peridica un trabajador a cambio del trabajo para el que fue contratado. Cuando los pagos son efectuados en forma diaria, recibe el nombre de jornal.

4.4.1. Caractersticas
A los efectos de su estudio las remuneraciones pueden clasificarse en: Remunerativos: son aquellos conceptos en que el trabajador se le aplica retenciones en los haberes y en que la patronal est obligada a realizar aportes. Por ejemplo: Aguinaldo Vacaciones

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Horas Extras Comisiones

No remunerativos: son aquellos en los que no se practica ningn tipo de retencin al trabajador, ni aportes patronales, tales como: Asignaciones familiares Premios Indemnizaciones
Cabe acotar que para el empleador existen otros gastos llamados aportes patronales o cargas sociales. stos, sumados a las remuneraciones se transforman en un costo para la organizacin que realiza el pago. El Sistema Integrado de Jubilaciones y Pensiones (SIJP), recibe los aportes como las contribuciones patronales, las que estn normatizadas por la ley 24.241.

4.4.2. Conceptos generales

A continuacin se exponen aquellos conceptos que componen el salario de un trabajador que recibe a cambio de la prestacin de sus servicios:

Aportes y Contribuciones
Son administrados por el Estado a travs del Sistema Integral de Jubilaciones y pensiones. Todas aquellas personas mayores a los 18 aos de edad que trabajen en relacin de dependencia o autonoma estn obligadas a afiliarse a los regmenes de reparto (Estado). Los aportes y contribuciones son ingresados a travs de la Administracin Federal de Ingresos Pblicos (AFIP), que es un es un organismo autrquico del Estado, dependiente del Ministerio de Economa y Produccin de la Nacin. Es el encargado de recaudar las rentas e impuestos nacionales, tanto internos a travs de la Direccin General Impositiva (DGI) y de la Direccin General de los Recursos de la Seguridad Social, como externos a travs de la Direccin General de Aduanas. Asimismo, y dentro de sus atribuciones, le corresponde regular las obligaciones y derechos de los contribuyentes. Por otra parte todo trabajador puede estar afiliado a un sindicato, si es as, deber abonar una cuota sindical que es una contribucin fijada por cada sindicato Los valores de aportes y retenciones tienen un monto mnimo y mximo fijado sobre la base del Aporte Medio Previsional Obligatorio (AMPO).

Asignaciones familiares
Las asignaciones familiares son prestaciones a cargo de la Administracin Nacional de la Seguridad Social (ANSES) y la gestin de su trmite est a cargo de las Administradoras de Fondos de Jubilaciones Y Pensiones (AFJP) y de las Compaas de Seguros de Retiro (CSR), cuando los beneficiarios estn incorporados al Rgimen de Capitalizacin.

Quines tienen derecho a percibir asignaciones familiares?

Tienen derecho a la percepcin de asignaciones familiares todos los beneficiarios del Sistema Integrado de Jubilaciones y Pensiones (SIJP) que renan los requisitos pertinentes. En caso que el trabajador tuviera ms de un empleo (excepto maternidad), percibir asignaciones familiares por el que tuviera mayor antigedad.

En qu consiste la asignacin?

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Es una suma de dinero que se abona al beneficiario del Sistema Integrado de Jubilaciones y Pensiones cuyo promedio semestral de haberes o primer haber, segn fuera el caso, no supere un cierto tope. La asignacin por hijo con discapacidad, y la asignacin por ayuda escolar para hijos con discapacidad no tienen tope mnimo ni mximo.

Cules son las prestaciones de asignaciones familiares segn la Ley 27.414?

Hijo Hijo con discapacidad Cnyuge Cnyuge con discapacidad Ayuda Escolar Anual para Educacin General Bsica (EGB) y Polimodal Ayuda Escolar Anual para Nivel Inicial, EGB, Polimodal, Educacin Especial y Rehabilitacin.

Cules son los requisitos para acceder a la asignacin por hijo?

Ser menor de 18 aos. Ser soltero. Residir en la Repblica Argentina. Estar a cargo del beneficiario, ser hijo propio, legtimo, matrimonial, extramatrimonial, del cnyuge, adoptivo, en guarda, tenencia o tutela.

Cules son los requisitos para acceder a la asignacin por hijo discapacitado?
Ser hijo propio, matrimonial, extramatrimonial, del cnyuge, adoptivo o encontrarse bajo guarda, tenencia o tutela. Residir en la Repblica Argentina. No debe estar emancipado. Puede trabajar en relacin de dependencia o percibir haberes por cualquier otro concepto.

Cules son los requisitos para acceder a la asignacin por cnyuge?

Ser legitimo/a. Residir en la Repblica Argentina.

Cules son los requisitos para acceder a la asignacin por cnyuge con discapacidad?
Ser esposo/a legtimo/a y estar afectado de invalidez total, absoluta y permanente. Residir en la Repblica Argentina. No debe percibir ingresos por ningn concepto.

Cules son los requisitos que el estudiante debe cumplir para recibir la Ayuda Escolar Anual para Escuela General Bsica (EGB) y Polimodal?
Concurrir regularmente a establecimientos de carcter nacional, provincial, municipal o privados incorporados a la enseanza oficial y sujetos a su fiscalizacin o adscriptos a la misma, siempre que se encuentren reconocidos y funcionen con permiso expreso de la autoridad educacional oficial. Concurrir regularmente a EGB o polimodal, (primaria o secundaria en nuestra provincia).

Cules son los requisitos que el hijo con discapacidad debe cumplir para recibir la Ayuda Escolar Anual?

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Concurrir regularmente a establecimientos de carcter nacional, provincial, municipal o privados incorporados a la enseanza oficial y sujetos a su fiscalizacin o adscriptos a la misma, siempre que se encuentren reconocidos y funcionen con permiso expreso de la autoridad educacional oficial. Concurrir regularmente a nivel inicial, EGB, polimodal, preescolar, primaria secundaria, enseanza especializada o rehabilitacin, o cuando reciban enseanza diferencial impartida por maestros particulares que posean matrcula habilitante o impartida individualmente aunque la misma no se realice en establecimientos oficiales o privados.

Sueldo Anual Complementario (SAC)

Se entiende por sueldo anual complementario la doceava parte del total de las remuneraciones definidas en el Artculo 103 de la ley de contrato de trabajo, percibidas por el trabajador en el respectivo ao calendario. Es decir, se debe dividir por 12 el salario anual que recibe el trabajador. El sueldo anual complementario ser abonado en dos cuotas: la primera de ellas el junio y la segunda en diciembre de cada ao. El importe a abonar en cada semestre, ser igual a la doceava parte de las retribuciones devengadas en dichos lapsos, determinados de conformidad al artculo 121 de la presente ley de contrato de trabajo. Cuando se opere la extincin del contrato de trabajo por cualquier causa, el trabajador o los derecho-habientes que determina la ley de contrato de trabajo, tendr derecho a percibir la parte del sueldo anual complementario que se establecer como la doceava parte de las remuneraciones devengadas en la fraccin del semestre trabajado, hasta el momento de dejar el servicio.

Vacaciones
Las vacaciones son licencias que se otorgan a los trabajadores durante las cuales no prestan servicios, pero tienen derecho a cobrar por todo el tiempo que stas duren. De acuerdo con el tiempo trabajado, los das de vacaciones varan: Menos de 5 aos: 14 das Entre 5 y 10 aos: 21 das Entre 10 y 20 aos: 28 das Ms de 20 aos: 35 das Es requisito necesario para gozar de esta licencia haber trabajado la mitad de los das hbiles del ao: Para su clculo:

Sueldo mensual x cantidad de das de licencia 25 das

Licencia por maternidad
Para la mujer que pidiera esta licencia est contemplado en la ley 3 meses con goce de las remuneraciones correspondientes. Esta licencia puede ser ampliada por 6 meses ms, pero sin derecho a percibir por estos ltimos ninguna remuneracin. Para ampliar la licencia, la empleada debe avisar antes de concluir los 3 meses ya solicitados para que sta se extienda por 3 meses ms, y de la misma manera para los restantes 3 meses.

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Si as no se hiciera, se considera que la empleada renuncia a su cargo por no realizar los avisos correspondientes en el momento antes indicado.

Otras clases de licencias Licencia por casamiento: 10 das Licencia por muerte: los das dependen del grado de parentesco Licencia por examen: la cantidad de das por ao es variable de acuerdo con cada
empresa

Licencia por paternidad: 2 das

4.4.3. Manejo de legajos

Cada empleado debe tener dentro de la organizacin un legajo donde no slo consten sus datos personales, sino tambin: Examen psicotcnico. Examen mdico de ingreso. Premios y sanciones. Certificados de ausencia. Certificados de cursos realizados. Evaluaciones de desempeo. Hay que recordar que es de suma importancia tener los legajos de los empleados actualizados, tanto por modificaciones en los datos del empleado como en los dems tem. Podemos distinguir tres funciones: Legal: notificacin de domicilio, licencias por enfermedad, certificacin de recepcin de ropa de trabajo, entre otros. Histrica: en el legajo se encuentra la historia de cada empleado tanto en su desarrollo profesional dentro del mbito laboral como en su desarrollo personal. Aqu tambin se encuentra su desempeo en lo que respecta a medidas disciplinarias. De control interno: en todos los legajos deben quedar asentados los ascensos, los cambios de categora y todas aquellas modificaciones que cambien la situacin del empleado frente a la organizacin.

4.4.4. Sistemas de liquidaciones. Conceptos bsicos

El sistema de liquidacin se opera a travs de los siguientes conceptos bsicos: 1. Mantener actualizados los datos del personal, tales como: datos personales, categora cargo, CUIL, obra social, personas a cargo, entre otros. 2. Informacin sobre novedades transitorias, como por ejemplo: ingreso o egreso de personal y modificaciones de los datos del personal. 3. Conocer los porcentajes de liquidaciones para poder realizar los clculos correspondientes, tales como: Valor hora en el caso de jornal por categora Importe del sueldo por categora Porcentajes de contribuciones y aportes Clculo de vacaciones y aguinaldo Clculo de asignaciones familiares Sobre estos tres puntos tratados con anterioridad se realizarn los clculos correspondientes que permiten generar una preliquidacin, la que luego de ser controlada;

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efectuar la liquidacin definitiva en caso de no arrojar error, caso contrario, se verificar toda la informacin suministrada.

4.4.5. Mdulos del sistema

Los mdulos principales que forman el sistema de sueldos y jornales son:

1. Emisin de informacin de asistencia

Todos los sectores deben enviar al sector personal un reporte de la asistencia de sus respectivos agentes. En el caso de sueldo se debe informar las inasistencias autorizadas, como las que no, licencias a cuentas, licencias por examen, enfermedad, entre otros causas.

2. Control de informe de asistencia

Los responsables de cada sector de la organizacin remiten al sector de personal una planilla en donde indica asistencias y novedades de su sector de trabajo. Posteriormente el sector de personal realizar el control correspondiente, tales como: horas extras, inasistencias y licencias autorizadas por el responsable de cada sector. Sobre la base de estos controles, el sector de personal emite un listado cuyos datos sern: sector, nmero de legajo, nombre y apellido del empleado, asistencia justificada o no justificada, novedades, horas o das trabajados, horas extra autorizadas, entre otros conceptos.

3. Clculo de la liquidacin
El sector de liquidacin de sueldos y jornales es el responsable de preparar la planilla de sueldos y jornales, y el recibo para cada empleado. Recibe el listado de Personal que contiene todos los datos necesarios para la realizacin de los clculos correspondientes. Sueldos: los datos a tener en cuenta son: nmero de legajo, nombre y apellido del empleado, categora, sector, inasistencias justificadas o no justificadas, licencias autorizadas, novedades o modificaciones. Jornales: los datos a tener en cuenta son: nmero de legajo, nombre y apellido del empleado, categora, sector, inasistencias justificadas o no justificadas, licencias autorizadas, novedades o modificaciones, horas trabajadas en la quincena, valor de la hora por categora. Teniendo en cuenta estos datos se realizan los clculos de sueldos y/o jornales teniendo en cuenta los aportes y retenciones, as como tambin las asignaciones familiares. Al momento de la liquidacin, se realizan los clculos correspondientes y se emite los totales a pagar por el empleador, tanto de aportes como de retenciones, adems de los recibos de sueldos de cada empleado por duplicado.

4. Pago de liquidacin
No hay una sola forma de realizar los pagos pero cada organizacin tiene sus propias normativas. Generalmente los pagos son realizados por el sector de tesorera una vez recibida la orden de pago emitida por contadura; y puede ser por distintos medios, tales como: Pago en efectivo: si el pago se realiza en efectivo dentro de la organizacin. En cheque: si el pago se realiza dentro de la organizacin, para que sea cobrado en el banco. Cajero automtico: en este caso los empleados deben contar con una caja de ahorros donde se depositan sus haberes

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Este ltimo medio es el ms empleado hoy en da por su flexibilidad y seguridad. Cabe aclarar que en todos los casos Tesorera queda con la copia de los recibos de sueldos firmados por los respectivos empleados, quedando el recibo original en poder del agente.

5. Registracin o contabilizacin de la liquidacin

Una vez recibida toda la documentacin de los distintos sectores de la organizacin, adems de los recibos controlados contra la orden de pago enviada por tesorera, Contadura realiza las contabilizaciones correspondientes, tales como: El devengamiento del pasivo con la correspondiente variacin patrimonial modificada Pago de remuneraciones, en donde se produce la cancelacin de una parte del pasivo por deuda con el personal. Pago de los aportes y las retenciones, a los distintos organismos previsionales donde se cancela el resto del pasivo.

4.4.6. Normas de control interno para el Sistema de Sueldos y Jornales

A continuacin enumeramos las principales normas de control interno del sistema de sueldos y jornales: 1. Las personas que liquidan las remuneraciones no deben ser las mismas que controlan horas normales, horas extra, asistencia, entre otras. 2. Todas las personas que sean responsables de la liquidacin deben verificar que los tem a liquidar estn autorizados por los responsables que correspondan. 3. Alguien ajeno al personal de liquidacin debe verificar que las horas trabajadas por cada empleado sean las reales, siempre y cuando la cantidad de personal de la organizacin lo permita. 4. Los recibos emitidos deben estar prenumerados, y en caso de anulacin de alguno, stos deben ser tambin archivados (original y copia). 5. En el caso de la asistencia, la misma debe ser controlada en forma diaria ya sea por tarjetas reloj o magnticas, o a travs de la firma del libro de asistencia que se encuentra en cada sector. En el caso de existir inasistencias, se debe acompaar la informacin anterior con un informe de inasistencia para, posteriormente, adjuntar los comprobantes en el caso de que las mismas estn justificadas. 6. Constancia para la liquidacin de subsidios familiares: no slo se le debe exigir a cada empleado la declaracin jurada de cargas de familia, sino tambin la presentacin de los comprobantes de matrimonio, nacimiento de hijos, certificado de alumno regular en caso de nios en edad escolar, entre otros. 7. El libro de sueldo debe encontrarse rubricado y con la informacin al da. Tanto el libro como los recibos deben poseer el formato que corresponda de acuerdo con la legislacin vigente. 8. El pago se debe efectuar en forma segura, como por ejemplo a travs de cuentas bancarias de sueldos.

Una vez finalizado el desarrollo de los contenidos del presente mdulo, resulta necesario, a manera de resumen, que usted entienda los conceptos claves de las interrelaciones existentes de los sistemas estudiados. Si importar que la empresa sea comercial o de produccin, las organizaciones deben adquirir insumos o bienes de uso de parte de los proveedores para desarrollar su trabajo. Estos productos resultantes de la compra o de la produccin son comercializados con el objeto de obtener una rentabilidad. Cabe acotar que toda accin de venta, compra y funcionamiento de la organizacin genera costos, tantos administrativos como de personal que deben ser previstos, planeados y registrados por el sistema financiero.

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Por lo expuesto recuerde los siguientes tpicos: Sistema de Abastecimiento Se encarga de la compra de insumos y de bienes de uso. Sistema Comercial Por medio de las ventas de producto busca la satisfaccin del cliente y el ingreso genuino de fondos. Sistema de Sueldos y Jornales Se encarga del pago de salarios de los empleados por el servicio que prestan dentro de la organizacin. Sistema Financiero: Regula el ingreso y egreso de fondos, ateniendo a los objetivos de liquidez fijados en el marco de las polticas de su propio accionar.

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