MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

Manual N: Fracsa-001 Versin: 002 Fecha: 11-07-2012 Revisado: Todas las reas Aprobado: Gerente General

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Manual N: Fracsa-001 Versin: 002 Fecha: 11-07-2012 Revisado: Todas las reas Aprobado: Gerente General

CONTENIDO

TITULO I GENERALIDADES 1. Finalidad del Manual 2. Base Legal 3. Alcance 4. Aprobacin 5. Actualizacin TITULO II DE LA EMPRESA 1. Fines de la Empresa 2. Estructura Orgnica 3. Organigrama TITULO III DEL MANUAL CAPITULO I rganos de Direccin 1. De la Gerencia General 2. De la Administracin CAPITULO II rganos de Apoyo 1. De la Secretara 2. De la Contabilidad 3. De la Vigilancia CAPITULO III rgano de Asesora 1. De la Asesora Jurdica CAPITULO IV rganos de Lnea 1. De la Jefatura de Operaciones De los Conductores CAPITULO V- rgano Desconcentrado 1. De los Conductores Subcontratistas.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

TITULO I GENERALIDADES

1. Finalidad del Manual: Con la finalidad de contribuir al logro del fortalecimiento empresarial, se ha elaborado el presente Manual de Organizacin y Funciones, el cual establece la estructura orgnica y las funciones de los rganos de la empresa, que permitir realizar una eficiente gestin y cumplir con los objetivos empresariales.

2. Base Legal Ley 26887 Nueva Ley General de Sociedades Ley 27626 Ley de la Sociedad Annima Cerrada

3. Alcance: Siendo el objetivo de este Manual mejorar la organizacin de la empresa, y el alcance del Manual es a todos los niveles de la empresa.

4. Aprobacin: El presente Manual debe tener el visto bueno de la Gerencia General, previo visto bueno de la Administracin.

5. Actualizacin: La actualizacin del Manual estar a cargo de la Administracin, as como su difusin y su posterior control y supervisin.

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TITULO II DE LA EMPRESA

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1. Fines de la Empresa

a) Prestar el Servicio de Transporte Terrestre de combustible, desarrollando eficientemente, en forma adecuada y rpida la carga, transporte y entrega de los combustibles. b) Contribuir al incremento de la productividad, fomentar la formacin profesional y capacitacin tcnica, y mejorar el bienestar del trabajador, sin discriminacin alguna. c) Promover la seguridad ocupacional, y el buen cuidado de los equipos y vehculos de acuerdo a los Manuales de Seguridad y de Transporte Terrestre.

2. Estructura Orgnica a) rganos de Direccin: - Gerencia General - Administracin

b) rganos de Apoyo: - Secretara - Contabilidad - Vigilancia

c) rgano de Asesora: - Asesora Jurdica

d) rganos de Lnea: - Jefatura de Personal

Conductores

e) rgano Desconcentrado - Conductores Subcontratistas

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3. Organigrama

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GERENCIA GENERAL

ADMINISTRACIN

Contabilidad Asesora Jurdica

Secretara

Vigilancia JEFATURA DE OPERACIONES

Conductor Subcontratista 1
Conductor 1 2 2 3 4 5 3 5 4 6 7

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TITULO III DEL MANUAL

Manual N: Fracsa-001 Versin: 002 Fecha: 04-08-2012 Revisado: Todas las reas Aprobado: Gerente General

CAPITULO I ORGANOS DE DIRECCIN 1. De la Gerencia General La Gerencia General es el rgano mximo de la empresa y tiene a su cargo la decisin sobre los bienes y la direccin de las actividades de sta, de manera que el desempeo de la misma sea de alta calidad y satisfaccin. Es representado por el Titular de la empresa y asume las funciones reservadas por la Ley de Sociedades. Corresponde, adems, las siguientes funciones: Representar a la empresa ante las instituciones y autoridades pblicas y privadas, ante los poderes del Estado, ante las Municipalidades, Beneficencia Pblica, Ministerios, Oficinas Administrativas, Autoridades policiales, Fiscales, etc. Aprobar o desaprobar las cuentas y el balance general de cada ejercicio econmico. Disponer la aplicacin de los beneficios, observando las disposiciones que seala la Ley 27626, Ley de Empresa Sociedad Annima, en particular, lo referente a la participacin de los trabajadores. Designar o sustituir al Administrador y acreedores. Tomar decisiones adecuadas en concordancia con la administracin. Fijar los costos operativos de la Empresa. Realizar el calendario de acciones (planes para todas las reas que requieran de manera planificada). Control de actividades para verificar el cumplimiento del calendario establecido. Disponer investigaciones, auditoras y balances. Modificar la denominacin, el objeto y el domicilio de la Empresa. Concebir metas futuras hacia las que se debe conducir la empresa. Determinar que quiere lograr la empresa; cmo y cundo lograrlo a los diferentes plazos. Aumentar o disminuir el Capital Social. Convocar a reuniones a todo su personal. Evaluar y controlar la gestin del Administrador. Aceptar la renuncia del Administrador. Velar por el cumplimiento de las normas de salud y medio ambiente. Firmar minutas y las correspondientes escrituras pblicas. As mismo podr otorgar toda clase de poderes a cualquier persona natural o jurdica y cuyas facultades se determinarn por lo que consta en el instrumento respectivo.

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Decidir sobre los dems asuntos que requiera el inters de la empresa.

2. De la Administracin

Es el rgano responsable de ejecutar todas las disposiciones de la Gerencia, representa a la empresa en los actos y contratos administrativos, conduce a la empresa hacia sus objetivos cumpliendo las polticas y estrategias fijadas por la Gerencia.

Son funciones de la Administracin: Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la empresa, en concordancia con los objetivos y normas establecidas. Apoyar en toma de decisiones adecuadas en el momento oportuno sobre las actividades de la empresa con gerencia. Concebir metas futuras hacia las que deba conducir la empresa. Determinar, programar y cuantificar el conjunto de actividades y recursos que permitan el mejor desarrollo de los planes propuestos. Administrar los recursos tcnicos del personal. Informar a la Gerencia sobre la marcha operativa y comercial de la empresa. Conocer las fortalezas y debilidades de la empresa en el negocio en que se opera. Evaluar y actuar proactivamente ante las oportunidades y riesgos que se pudieran presentar. Ser un nexo de contacto permanente con la comunidad, los competidores y los clientes. Elaborar el presupuesto mensual de ingresos y egresos en unidades monetarias. Supervisar las labores de los empleados, velando el cumplimiento de sus tareas asignadas. Supervisar y aprobar todo desembolso de caja dando un VoBoen el documento de egreso. Supervisar que los fondos sean usados para los fines autorizados, as como velar que los fondos por ingresos tengan el destino que las normas y procedimientos estipulan. Contactar a los clientes para brindar el servicio de transporte de combustible. Determinar y pactar los contratos por servicios de acuerdo a los procedimientos establecidos. Dispondr del personal de conductores, ayudantes y de oficina segn las necesidades operativas. Coordinar permanentemente con las diferentes reas.

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Supervisar las labores de los empleados, velando el cumplimiento de sus tareas asignadas. Cumplir con las dems funciones que le seale la Ley o le confiera el titular.

CAPITULO II ORGANOS DE APOYO 1. De la Secretara La Secretara es el rgano encargado de asistir a la Administracin en los aspectos documentarios, administrativos, de comunicacin social y relaciones pblicas. Es responsable de la supervisin y control del Archivo General de la empresa. La secretara tiene las funciones siguientes: - Supervisar y controlar el flujo documentario de la empresa, y procesar la documentacin que requiera del conocimiento y decisin de la Gerencia General o la Administracin. - Dirigir y coordinar con los rganos competentes, el procedimiento de la documentacin que requiera de conocimiento y decisin de la Gerencia General. - Fluir toda informacin financiera necesaria al Contador. - Llevar la gestin administrativa del da a da. - Participar en las previsiones de ingresos y egresos. - Tomar nota de todas las actividades a realizar. - Pasar todos los comunicados al personal. - Reportar todos los informes y enviarlos a gerencia. - Mantener actualizada la data del sistema para los informes que requiera gerencia. - Estar informada de las actividades operativas y comerciales para brindar informacin primaria cuando se requiera. - Llevar el archivo de las facturas por cobrar y las facturas por pagar, debiendo tener actualizados los saldos correspondientes. - Mantener un oportuno y pleno registro de los ingresos y egresos, y/o movimientos de caja chica. - Velar por el buen cuidado de los archivos, expedientes y registros. 2. De la Contabilidad

Contabilidad es el rgano encargado de mantener la contabilidad del negocio al da, reportar los estados financieros Trimestrales, Semestrales y Anuales, segn requerimientos de la empresa.

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La funcin general de Contabilidad se complementa con las siguientes funciones: Establecer las Polticas Contables, qu debe medirse y cmo. Tomar datos, incluyendo clasificacin, procesamiento y archivo. Ejecutar la transformacin de los datos de la informacin til. Suministrar informacin contable a los directivos de la empresa en el momento requerido. Tener los libros contables al da. Es responsable de revisar los documentos para su respectiva declaracin y pago. Es responsable de cumplir los cronogramas de presentacin y pago de los impuestos y tributos indicados por la sunat. Participar activamente ante las instituciones financieras cumpliendo con la informacin solicitada previa coordinacin con la gerencia. Representar ante la sunat por las auditorias. Las multas, intereses, moras, ocasionadas por descuido, datos falsos, error de clculo, mala revisin ser asumida por la contadora. Debe trabajar con el sistema implantado en las computadoras de la empresa. Debe informar los resultados de los impuestos a pagar como mnimo con tres das de anticipacin para prever dicho pago.

3. De la Vigilancia

Vigilancia es el rgano de la empresa responsable del cuidado de los bienes de la empresa y de apoyo a la organizacin. Son funciones de Vigilancia: Vigilar y custodiar los bienes de la empresa Informar al Administrador de cualquier irregularidad que se detecte. Cumplir una funcin de apoyo a la Administracin. Deber cerciorarse que todas las puertas, ventanas y similares se encuentren aseguradas al terminar la jornada de trabajo. Constatacin visual del estado fsico de los trabajadores y choferes de la empresa.

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CAPITULO III ORGANO DE ASESORA

1. De la Asesora Jurdica Es el rgano encargado de asesorar a la Gerencia General y a los dems rganos de la empresa en asuntos de carcter jurdico, dictaminando sobre aspectos legales del sector; sistematizar la legislacin y proponer las normas legales pertinentes. El rgano de Asesora Jurdica tiene las funciones siguientes: Asesorar a la Gerencia General y a los rganos de la empresa FRACSA, en los aspectos jurdico administrativos que le sean consultados. Recopilar, controlar y compendiar sistemticamente la legislacin relacionada con el Sector. Cumplir con otras funciones que le asigne la Gerencia General.

CAPITULO IV ORGANO DE LINEA

1. De la Jefatura de Operaciones

Es el rgano encargado de controlar el buen desempeo de los conductores y el buen funcionamiento del vehculo, velando por el fiel cumplimiento de las normas de seguridad existentes, asegurando as un servicio de calidad. Son unidades dependientes de la Jefatura de Operaciones: Los conductores Son funciones de la Jefatura de Operaciones: Asegurar la atencin inmediata a la flota que inicie sus labores a fin de eliminar todo evento que genere demoras. Tomar las medidas necesarias para que el personal y los vehculos presten servicios en condiciones razonablemente seguras. Programar las operaciones diarias de la flota. Recepcionar los vehculos controlando la conformidad documentaria, tanto al inicio como al final de sus labores. Verificar la implementacin de las soluciones a los problemas detectados en los procesos.

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Asegurar que los Manuales de Transporte y de Seguridad sean difundidos y cumplidos entre todo el personal de la empresa. Realizar el seguimiento permanente de las actividades de los conductores y del buen estado de los vehculos.

a) De los Conductores

Son las personas encargadas de conducir las unidades de transporte, las cuales sern seleccionadas para que puedan cumplir su funcin de acorde a la calidad del servicio a brindar. Funciones de los conductores: Manejar siempre en estado normal. (no ingerir alcohol, drogas o padecer de algn sntoma de enfermedad) Prevenir que el vehculo este en ptimas y perfectas condiciones. Controlar que el vehculo no exceda en el peso permitido por el ministerio de transportes y comunicaciones. Informar al Jefe de Personal de cualquier falla del vehculo. Cumplir obligatoriamente con las dems funciones establecidas en el Manual de Transporte y el Manual de Seguridad. Cumplir con el flujo de documentos y el llenado de los mismos. Manejar el vehculo a la defensiva. Es responsable de la unidad que se le asigne, as como tambin del producto que transporta. El conductor debe estar debidamente uniformado, porque es la imagen de la empresa donde labora y es representante ante los clientes. Debe de respetar dentro y fuera de la empresa a sus compaeros de trabajo como tambin a la parte administrativa. Debe participar activamente en las capacitaciones y charlas que realiza la empresa.

CAPITULO V ORGANO DESCONCENTRADO

1. De los Conductores Subcontratistas

Son las personas pertenecientes a una empresa contratista encargadas de conducir las unidades de transporte, las cuales sern seleccionadas para que puedan cumplir su funcin de acorde a la calidad del servicio a brindar.

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Estos conductores poseen las mismas obligaciones de los conductores pertenecientes a FRACSA, siendo responsabilidad de los Supervisores de la empresa subcontratista el fiel cumplimiento de sus obligaciones. Funciones de los conductores subcontratistas: Manejar siempre en estado normal. (no ingerir alcohol, drogas o padecer de algn sntoma de enfermedad) Prevenir que el vehculo este en ptimas y perfectas condiciones. Controlar que el vehculo no exceda en el peso. Informar al Jefe de Personal de cualquier falla del vehculo. Cumplir obligatoriamente con las dems funciones establecidas en el Manual de Transporte y el Manual de Seguridad. Informar constantemente al Jefe de Personal de FRACSA sobre las actividades realizadas. Cumplir con el flujo de documentos y el llenado de los mismos. Manejar el vehculo a la defensiva. Es responsable de la unidad que se le asigne, as como del producto que transporta. El conductor debe estar debidamente uniformado, porque es la imagen de la Empresa donde labora y representa a ella ante los clientes. Debe de respetar dentro y fuera de la empresa a sus compaeros de trabajo como tambin a la parte administrativa.