Manual de
Procedimi entos
Prlogo
n el marco de la reforma de Salud, el Sistema de Garantas Explcitas en Salud (AUGE) beneficiar a la comunidad, la que tendr un acceso a una atencin de salud eficiente y oportuna.
En este proceso de avance, la farmacia asistencial como componente fundamental del proceso asistencial no ha quedado al margen, experimentando en el ltimo tiempo cambios estructurales y de procedimientos para enfrentar las exigencias que demanda este proceso de transformacin. En este sentido, la creacin del Manual de Procedimientos de Farmacia Ambulatoria ser de utilidad para el personal de farmacia, quienes participan en la dispensacin de medicamentos y tiene como referente claro el beneficio de l paciente.
Introduccin
La Farmacia de Atencin a Pacientes Ambulatorios, dependiente del Servicio de Farmacia, es una unidad de apoyo al proceso asistencial y en ella se realiza la dispensacin de medicamentos de acuerdo a la legislacin vigente, entrega de insumos y prtesis (lentes y audfonos) a pacientes ambulatorios de la provincia de valdivia que requieren atencin de mdicos especialistas. Durante el ao 2004 se despacharon en total 127.846 recetas y 235.090 prescripciones. El promedio mensual de recetas es 10.654 recetas y 19.591prescripciones.
Objetivo
El objetivo de la Unidad de Farmacia Ambulatoria es contribuir al uso racional de los medicamentos presentes en el arsenal farmacoteraputico y realizar la dispensacin de medicamentos de manera eficiente, oportuna, segura e informada a los pacientes de la provincia de Valdivia que precisen de atencin de mdicos especialistas en el Hospital Clnico Regional Valdivia.
Estructura
La Farmacia se encuentra ubicada en el Consultorio Adosado de Especialidades (C.A.E.), lo que permite el fcil acceso de los pacientes y una buena comunicacin con los policlnicos de atencin. El horario de atencin es de 08 00 Hrs. A 1700 Hrs. de Lunes a Jueves y de 08 00 Hrs. a 1600 Hrs. el da Viernes, con un intervalo de media hora para colacin del personal., intervalo que depender de la hora de trmino de la jornada de la maana.
Recursos Fsicos
Recurso informtico, cuenta con tres computadores conectados a la red
informtica del hospital y el software MANAGER que contiene todas las herramientas necesarias para el correcto desempeo de la dispensacin.
Recurso Inmobiliario, cuenta con mesones, escritorios, sillas, repisas, mdulos
plsticos apilables, dos refrigeradores, carro de transporte, dispensador de nmeros, visor de nmeros y micrfono.
Fuentes de Informacin,
Information, Micromedex..
Materiales ad hoc, Hojas continuas, corcheteras, corchetes, clips, cintas para
impresoras, lpices, destacadores, tijeras, cinta engomada, pita, etiquetas adhesivas, calculadoras.
Recursos Humanos
1 Qumico Farmacutico, media jornada (22 horas) 8 Tcnicos Paramdicos de Farmacia, jornada completa (44 horas)
Actividades
La principal actividad realizada es sin duda la dispensacin de medicamentos, sin embargo existen otras actividades que complementan este acto. A continuacin se enumeran las actividades y enseguida se detallaran uno a uno los procedimientos. Actividades Sistema de Abastecimiento y Almacenamiento Sistema de Dispensacin de Medicamentos Despacho de medicamentos al rea Solicitud Formulario de Solicitud de Frmaco de Uso Ocasional Solicitud Auditoria de Antibiticos de Uso Restringido Despacho de Lentes y Audfonos Despacho de stock a policlnicos Reenvasado de medicamentos Control de Estupefacientes y Psicotrpicos Control de Temperatura de los refrigeradores Registro e Informes para la gestin Atencin Farmacutica a pacientes VIH/SIDA Atencin Farmacutica a pacientes PAD y CP Gestin Farmacoteraputica Apoyo a la Docencia Orden y limpieza
Sistema de Abastecimiento
El Qumico Farmacutico Jefe del Servicio de Farmacia realiza mensualmente la programacin de medicamentos y algunos insumos para farmacia ambulatoria, de acuerdo al stock existente, presupuesto asignado, situacin epidemiolgica del perodo y solicitudes especiales, no obstante hasta el momento existen cuatro policlnicos que realizan su propia programacin de necesidades, estos son: policlnico de Oncologa, Psiquiatra, Urologa y Alivio del Dolor y Cuidados Paliativos. Una vez realizado el consolidado de las programaciones, la Unidad de Abastecimiento procede a la adquisicin de los medicamentos a travs del portal Chilecompra, a Cenabast y/o laboratorios farmacuticos. Durante los das previos a fin de mes un Tc. Paramdico de Farmacia (rotativo mensualmente) realizar la Solicitud de Traspaso de Artculos, de acuerdo al pedido mensual realizado por el Qumico Farmacutico. Dicha solicitud se har en el programa Manager, en el cono Solicitud de traspaso, imprimir una copia y se har llegar a bodega de farmacia (BF) dependiente de la unidad de Abastecimiento. Durante los primeros das de cada mes BF realiza el traspaso de artculos desde BF hacia A1 (Bodega de Farmacia Ambulatorio), es en este instante que el Tc. Paramdico de Farmacia debe acudir a BF y trasladar con un carro los medicamentos traspasados, manteniendo las siguientes precauciones: los medicamentos traspasados deben coincidir con los que le estn entregando, es decir, igual frmaco, dosis, presentacin y cantidad, mantener cadena de fro en los medicamentos que as lo requieran y verificar la fecha de vencimiento, sobretodo en aquellos artculos con baja rotacin. De existir alguna discordancia debe avisar al Qumico Farmacutico y dejar por escrito la observacin en la hoja de traspasos.
Actividad
Periodo
Observacin
Digitar Anotar N Solicitud Solicitud de ltima semana del T.P. Farmacia e imprimir una copia para mes Traspaso de BF Artculos Traslado de Que coincida el Medicament Primeros das del frmaco, presentacin y mes dosis con lo traspasado os e Fecha de Insumos
vencimiento En BF verificar:
Q.F.
T.P. Farmacia
Q.F.
Disponer los medicamentos 7 rezagados en primer lugar y luego los recin ingresados
T.P. Farmacia
Q.F.
Luego, el Tc. Paramdico de Farmacia proceder a almacenar lo medicamentos en la bodega activa y algunas en el rea de medicamentos de alta rotacin, manteniendo la precaucin de poner en primer lugar los medicamentos remanentes del mes anterior y despus lo recin ingresados, de esta manera se evitan bajas por fecha de vencimiento.
Sistema de Medicamentos
Dispensacin
de
La dispensacin de medicamentos es la respuesta a la presentacin de la receta con la prescripcin mdica, es aqu cuando se inicia el proceso de dispensacin en serie. Este sistema consta de cuatro etapas, las que son realizadas por personas distintas (en cada etapa se debe registrar el nombre del responsable), con el fin de revisar y validar el procedimiento anterior, de manera de lograr una dispensacin segura. A continuacin el detalle de las etapas:
de la receta, la persona que recepciona deber verificar la disponibilidad del medicamento, verificar que el medicamento este autorizado para dicho policlnico, diagnstico y dosis y que la receta cumpla con los requisitos establecidos por ley, como lo son nombre y firma del mdico, nombre y ficha del paciente, prescripcin, dosis y dosificacin, con letra legible. Al paciente se le entregar un nmero de atencin, el que debe anotarse en la receta para individualizarla. Recepcin
el digitador deber tener el programa manager abierto con clave de A1, luego cerciorarse que la etapa anterior cumple los requisitos. Luego revisar los despachos anteriores del paciente en la pantalla despachos generales aqu deber verificar si el paciente ha tenido despachos anteriores de ese medicamento (para evitar la duplicidad de recetas) y verificar la dosis con prescripciones anteriores, hecha esta revisin se digita la receta en la pantalla despacho a pacientes ambulatorios, de lo contrario se devuelve la receta al paciente. Durante la digitacin se verificar que la ficha corresponda al nombre de la receta, la previsin est al da (de lo contrario enviar al paciente a apertura de fichas a solucionar el problema) y enviar a cancelar a al paciente en el caso de aquellos con previsin C o D. En el caso de recetas para ms de un mes se imprimir una copia de receta. No se dispensarn medicamento a pacientes particulares, con la excepcin de medicamentos que son de uso hospitalario exclusivo y por los cuales se cobrar el valor a particulares que aparece en Tabla de artculos.
Digitacin de la receta, de la receta, verificar la correcta digitacin y preparar las prescripciones para un mes en una caja cuidando de ordenar las cajas de acuerdo a la numeracin. Preparacin
la entrega se har por orden alfanumrico. Con el paciente en frente se le preguntar por el nombre de la receta, luego se revisan los medicamentos para verificar que se entreguen los medicamentos correctos al paciente correcto. Los medicamentos debern rotularse en forma individual con letra legible, indicando nombre genrico, dosis, dosificacin y va de
Dispensacin de medicamentos,
administracin, informacin sobre conservacin y precauciones cuando corresponda. El despacho ser para un mes, en el caso que la receta sea para varios meses o bien quede pendiente un medicamento se entregar al paciente una copia de receta para que ste vuelva a retirarlos.
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Actividad
Observaciones
Verificar: Disponibilidad Autorizacin del medicamento Datos completos de la receta Receta correcta Entregar N de atencin Individualizar la receta Verificar Etapa anterior Verificar Despachos anteriores Relacin Ficha-Nombre del paciente Devolver receta si tiene despachos Digitar para uno o mas meses si corresponde Enviar apertura de fichas si corresponde Enviar a cancelar si corresponde Imprimir copia para mes siguiente o pendientes Identificar con timbre la digitacin Verificar correcta digitacin Preparar prescripciones para un mes Ordenar por numeracin Identificar con firma la preparacin Entregar por orden alfanumrico Verificar nombre del paciente con persona que retira Entregar copia de receta para mes siguiente o de pendientes Identificar con firma la entrega Guardar receta con timbre digitado
Realizada por:
Supervisi n
Recepcin de Recetas
Q.F
Digitacin
Q.F
Preparacin
Q.F
Dispensacin
Q.F
Los das mircoles de cada semana se recibirn las recetas provenientes del rea (provincia de Valdivia). Se despacharn slo aquellas que son del Hospital Base Valdivia, a excepcin de las recetas del programa Alivio del dolor y Cuidados Paliativos. Siguiendo el sistema de dispensacin en serie, personas distintas digitaran, prepararan y entregaran los medicamentos. Las personas que realicen estas labores debern registrarse en la carpeta de despacho de medicamentos al rea al igual que la fecha, nmero de recetas y el rea que corresponde.
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Q.F.
Peticin de S.U.O.
VB Q.F. A1 Solicitar orden de compra si corresponde VB Jefe Farmacia Creacin de cdigo si corresponde
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T.P. Farmacia o Q. F.
Q.F.
Peticin de A. A.U.R.
Solicitar A.A.U.R. si corresponde Verificar datos completos (receta y VB VB A.A.U.R) Q.F. A1 Solicitar Informar al paciente tiempo del trmite Crea orden de compra cin de Llevar receta y auditoria a Mdico si corresponde cdigo si Microbilogo o Jefe Famacia corresponde Digitar al paciente autorizacin, duracin y/o rechazo
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cuando se reciba la receta de audfonos se tomaran los siguientes datos del paciente: nombre completo, rut, telfono y procedencia. Se digitar la recepcin de la receta en la pantalla Despacho de lentes y Audfonos y al paciente se le entregar un comprobante para que retire su audfono en una fecha aproximada (que depender de la lista de espera). Una vez que el paciente acuda a retirar el audfono se le digitar la entrega del audfono en la pantalla Despacho de lentes y audfonos y se le har firmar la recepcin conforme. Al paciente se le informar que debe realizarse el molde para el audfono en el policlnico de Otorrino. El Tc. Paramdico responsable deber juntar los moldes y enviar el listado de pacientes a la secretara de Farmacia Hospitalizados, para que sta a su vez los remita a la empresa licitada para su confeccin. Cuando el paciente acude a retirar el molde se le har firmar en el cuaderno de entrega de moldes.
Despacho de Audfonos,
Actividad
Period o
Observaciones
Despac ho de Lentes
Despac ho de Audfon
Recepci n de recetas, digitaci Diario n y entrega de lentes ltimo Envo s das de del recetas mes Ultima Recepci seman n de a del Lentes mes Diario, a partir Entrega de la de fecha Lentes indicad a Recepci Diario n de recetas y
Verificar datos de la receta Digitar Imprimir y entregar comprobante de receta para el despacho de lentes. Guardar receta para tramitacin Hacer nmina de recetas recibidas Enviar a Secretaria de farmacia T.P. Farmacia o Q.F para tramitacin nmina Hacer recepcin computacional de lentes Revisar lentes uno a uno con la
Q.F
Digitar la entrega de lentes La persona que retira debe firmar en la nmina la recepcin conforme Guardar la receta de lentes Registrar datos del paciente en la receta Digitar Imprimir y entregar comprobante de receta para el T.P. Farmacia o Q.F Q.F
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digitaci n Entrega de Audfon os os Recepci n y envo de molde Recepci n y Entrega del molde
Diario, Digitar la entrega del audfono a partir La persona que retira debe de la firmar en la hoja comprobante la recepcin conforme fecha Informar al paciente que debe indicad acudir a otorrino para la toma del molde a Al juntar 30 moldes
El funcionario de otorrino har llegar a farmacia los moldes tomados Reunir todos los moldes tomados y enviarlos a secretara de farmacia hospitalizados para su tramitacin Registrar los pacientes que se hicieron moldes
Cuand Revisar los moldes uno a uno o con la nmina lleguen La persona que retira debe firmar en el cuaderno de moldes la los moldes recepcin conforme
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Observaciones
Recibir la solicitud de stock Preparar la solicitud (retirar los artculos en R1 si corresponde) Entregar el stock al funcionario del policlnico (debe firmar conforme) Digitar la solicitud Archivar la solicitud
Realizado por:
Supervisin
T.P. Farmacia
Q.F.
Reenvasado de Medicamentos
En algunas ocasiones el hospital recibe medicamentos correspondientes a donaciones, principalmente comprimidos y cpsulas en envases de mil unidades a granel. Estas situaciones dificultan la entrega segura de medicamentos puesto que al no estar en blister se pierde el lote y fecha de vencimiento. Por lo que el reenvasado de medicamentos debe realizarse bajo las siguientes normas: en el sobre de papel donde ir el medicamento debe anotarse el nombre genrico del frmaco (sin abreviaciones), la dosis, el lote y la fecha de vencimiento. El reenvasado se realizar en los momentos previos de la entrega al paciente, para evitar que el medicamento sufra procesos de oxidacin o hidrlisis. Este procedimiento tambin debe realizarse en el caso de entregar menor nmero de comprimidos de los que estn contenidos en el envase (fludrocortisona, mercaptopurina, hidroxiurea, etc.). Realizado Supervisi por: n
Actividad
Observacin
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Reenvasado de medicament os
En el caso de comprimidos: Escribir en el sobre de papel el nombre, dosis, indicacin, lote y fecha de vencimiento Contar los CM y envasarlos Cerrar bien frasco y guardarlo En el caso del H. de Cloral: Medir con jeringa los mL que corresponden Etiquetar indicando los mL, lote, fecha de elaboracin y vencimiento
Q.F
Control de Psicotrpicos
Estupefacientes
En el recuadro inferior se encuentra los frmacos sometidos a control. De acuerdo a la ley vigente la prescripcin debe consignar los siguientes datos: nombre y rut del mdico, cantidad total de medicamento escrito con nmeros y letras, dosis, dosificacin, nmero de das de tratamiento y debe poseer una sola prescripcin por receta. La digitacin se realizar con clave de R1 en la pantalla Despacho a pacientes Ambualtorios con la precaucin de marcar si en la casilla de estupefacientes y psicotrpicos. Adems al momento de entrega debe anotarse al reverso de la receta el nombre, rut y direccin de la persona que retira.
Morfina 1% - 2% AM Morfina 5 % GTS Morfina 30 mg CP Metilfenidato 10 mg CM Anfetamina 10 mg CM Fenobarbital 15 mg,- 100 mg CM Flunitrazepam 2 mg CM Hidrato de Cloral 100 mg/ml JBE. Metadona 10 mg/ml AM Codena 6% GTS
Clonazepam 0,5 mg 2 mg CM Clonazepam 2,5mg/ml GTS Alprazolam CM Diazepam 5 mg 10 mg CM Clordiazepxido 10 mg CM Midazolam 5 mg 15 mg 50 mg AM Codena 1% GTS -
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Actividad
Period o
Observacin
Diario
Verificar: correspondencia frmaco-receta Datos completos, de lo contrario devolver receta Imprimir consumo de todos los medicamentos controlados Revisar recetas una a una La sumatoria de el consumo diario + el saldo fsico debe coincidir con el stock asignado Avisar al Q.F en caso de diferencias La reposicin corresponde al consumo del da anterior. Contar la reposicin que se le entrega
Diario
Q.F
Diario
Q.F
Diario
Q.F.
Q.F
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de
los
Un Tc. Paramdico en forma mensual ser el responsable del control de temperatura de los refrigeradores, para ello deber registrar dos veces al da las temperaturas mximas y mnimas en la Hoja de Registro Diario de Temperatura, la cual no deber ser superior o inferior al rango establecido, entre 2-8C. Cuando termine el mes deber archivar esta hoja en la carpeta de control de temperaturas.
Actividad
Periodo
Observacin
Realizad o por:
Supervisado
Resetear el termmetro Medir T mxima y mnima a las 0815 Hrs. Registrar en hoja de Diario (maana y tarde) registro Medir T mxima y mnima a las 1700 hrs. Registrar en hoja de registro ltimo da del mes Retirar hoja de control del refrigerador y archivar en carpeta de registro de T
Q.F
Q.F
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El mismo Tc. Paramdico que lleva las faltas generales llevar este registro de la misma manera.
Registro de Faltas de Frmacos de Uso en Patologas Crnicas,
El Tc. Paramdico que recibe las recetas tendr un cuaderno disponible para registrar aquellas recetas que son devueltas (rechazo total) por no estar disponible el medicamento, marcando con palotes, en el policlnico correspondiste.
Medicamentos no Despachados, Nmero de Recetas y Prescripciones Despachadas diaria o mensualmente,
se obtiene
en la pantalla Consumo de Artculos. el Qumico Farmacutico registrar en los archivos del Centro de Informacin de Medicamentos (C.I.M.) la informacin brindada.
Informe de Medicamentos,
Gestin Farmacoteraputica
El Qumico Farmacutico realizar la gestin de diversos Programas Ministeriales, dependiendo del caso realizar la programacin anual de los frmacos, Solicitud mensual, recepcin, control e informe de inventarios y Adquisicin de frmacos y/o insumos de uso ocasional para los pacientes de dichos programas.
Atencin Farmacutica
El Qumico Farmacutico posee un rol activo durante todo el proceso asistencial del paciente, ayudando al clnico en la seleccin apropiada de los medicamentos y dispensando los medicamentos en forma personalizada para lograr los siguientes objetivos: -Buscar la obtencin de la mxima efectividad de los tratamientos farmacolgicos -Minimizar los riesgos asociados al uso de los medicamentos, y por tanto, mejorar la seguridad de la farmacoterapia. -Contribuir a la racionalizacin del uso de -Mejorar la calidad de vida de los pacientes.
a Pacientes AUGE VIH/SIDA,
Gestin de la Terapia, Programacin y Adquisicin de: Tratamiento Antirretroviral, Profilaxis para la Prevencin de la transmisin Vertical, Leches
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Maternizadas, Frmacos para el tratamiento de Infecciones oportunistas y Profilaxis de Reacciones Adversas a Medicamentos. Gestin de la Informacin, Registros e Informes de: Solicitudes de inicio y cambio de TARV y genotipificacin, Inventario de TARV, Recepcin de TARV, Consumo de Leches de Maternizadas, Consumo de Frmacos para el tratamiento de Infecciones oportunistas y Profilaxis de Reacciones Adversas a Medicamentos. Educacin para la Adherencia, Deteccin de problemas en la adherencia, Educacin sobre los medicamentos ARV, Evitar complicaciones derivadas del TARV, Seguimiento farmacoteraputico, Evaluacin de la Adherencia y Farmacovigilancia, Notificar Reacciones Adversas a Medicamentos, Prevenir y detectar posibles Interaccin entre medicamentos y/o con alimentos y Mantener informacin actualizada relativa al TARV.
a Pacientes AUGE Alivio del Dolor y Cuidados Paliativos,
El Qumico Farmacutico
Gestin de la Terapia, Apoyo en la Programacin y adquisicin de las necesidades farmacoteraputicas de la Unidad del Dolor . Gestin de la Informacin, Registros e Informes de Consumo de frmacos. Farmacovigilancia, Notificar Reacciones Adversas a Medicamentos, Prevenir y detectar posibles Interaccin entre medicamentos y/o con alimentos. Educacin, sobre los medicamentos analgsicos y coadyuvantes, vas de administracin, prevenir complicaciones derivadas del tratamiento farmacolgico y Seguimiento farmacoteraputico.
Docencia y Capacitacin
El Servicio de Farmacia colabora en forma constante con la Escuela de Qumica y Farmacia de la Universidad Austral de Chile en la formacin de profesionales, ya sea en prcticas o bien internado hospitalario. El personal de farmacia ambulatoria aportar desde su experiencia al proceso formativo del estudiante y el Qumico Farmacutico de Farmacia Ambulatoria tutelar la prctica o internado de los estudiantes en su paso por la unidad. Adems el Qumico Farmacutico participar activamente en la capacitacin del personal del Servicio de Farmacia y de otros Servicios Clnicos.
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Orden y Limpieza
Un auxiliar de servicio diariamente retirar la basura y realiza el aseo, no obstante, todo el personal colaborar para mantener el orden y la limpieza de la farmacia. Para ello al final de la jornada de trabajo deber dejar su lugar de trabajo completamente limpio y ordenado.
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