Manual Excel Avanzado

CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS
CAPITULO 1
NOMBRE DE RANGOS. DAR NOMBRE A UN GRUPO DE DATOS
Establecer y nombrar el Rango de un grupo de celdas determinadas, es muy til a la hora de simplificar relaciones y operaciones con un conjunto de datos. Para poder realizar funciones entre ellas, debemos de nombrar a las celdas.
Nombrar Rangos
Vamos a trabajar como ejemplo con un grupo de datos que representan las ventas en un semestre de cuatro productos
1) Sombreamos el rango que queremos nombrar. Por ejemplo el mes de febrero
2) En el Cuadro de nombres, justo al lado de la barra de frmulas, escribimos el nombre que pondremos al rango. Escribimos Febrero.
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Prof. Miguel Enciso Gonzales
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CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS 3) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nombrado el rango de datos Hagamos otros dos ejemplos, nombremos el rango de Martillos y Clavos a) Sombreamos todos los datos relacionados a Martillos
b) Escribimos en el Cuadro de nombre, Martillos. Y pulsamos Enter en el teclado
Para los Clavos: 1) Sombreamos datos de ventas de los clavos
2) Escribimos en el Cuadro de nombre, Clavos. Y pulsamos Enter en el teclado
Otra forma de realizar esta funcin de una manera ms fcil, es a partir de la barra de herramientas. Nos ubicamos en la pestaa Frmulas de la barra de herramientas
Seleccionamos el cono Asignar nombre a un rango
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Se abrira un cuadro de controles donde nombramos el Rango y establecemos el conjunto de datos que lo formarn
Seleccionamos el conjunto de datos que forman parte del rango, esto lo realizamos sombreando en la hoja de trabajo las celdas correspondientes
Y damos Aceptar en nuestro cuadro de controles. Ya tendremos nombrado el Rango
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Funciones Avanzadas
1.1 Funciones Lgicas

Estas funciones evalan una expresin, dando como resultado valores lgicos: Verdadero, Falso. Alguna de ellas son: =SI, =O, etc.
Funcin =SI (prueba_lgica; expr1; expr2) Se utiliza para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas. El resultado de la prueba_lgica da un valor lgico, si es Verdadero se realiza expr1 y si es falso expr2. Ejemplos: en la siguiente tabla:
El Pago Hora se determina de acuerdo a la Categora. Los de la Categora A reciben 20 soles la hora y los de la B reciben 15. El Monto es la multiplicacin de las Horas trabajadas por el Pago Hora La Bonificacin (5% del monto) se dar slo a los que trabajen ms de 100 horas. El Neto es la suma del Monto y la Bonificacin. Las pruebas lgicas para hallar el pago Hora y la bonificacin son: Prueba Lgica Valor Verdadero(expr1): Valor Falso(expr2): Pago Hora Categora = A 20 15 Bonificacin Htrab > 100 Monto* 5% 0
Entonces las frmulas sern: =Si(Categora = A; 15 ; 20)

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CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS =Si(Htrab > 100 ; Monto*5% ; 0) Puede usar la funcin =Si con otras funciones, la funcin para hallar la Observacin ser: =Si ( Suma (Htrab) > 500 ;Sobre tiempo Excesivo ; Normal) Nota: si en la funcin necesita evaluar o asignar algn valor de tipo Texto, use las comillas para delimitarlos. (vea la frmula Pago Hora). La tabla debe quedar como:
Funcin =Y(prueba_log1; prueba_log2; ...etc.) Devuelve Verdadero si todas las pruebas lgicas son verdaderas. En otro caso devuelve Falso. Funcin =O(prueba_log1; prueba_log2; ...etc.) Devuelve Verdadero si alguna prueba lgica es Verdadera. Si todas son falsas devuelve Falso Nota: En ambos casos se pueden definir hasta 30 expresiones o pruebas lgicas. Ejemplo: Teclee la tabla Estudio y ...
Escriba la frmula: =Si(Y(B5=S,C5=S,D5=S);Habilitado, En Trmite)) En el ejemplo los registros de las filas 5 y 9 darn Habilitado, ya que slo en ellos las tres condiciones se cumplen.
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1.2 Manejo de Fechas

Excel considera a las fechas como valores numricos, es as que las celdas que contengan fechas pueden ser usadas para definir frmulas. Excel soporta cualquiera de estos formatos para ingresar fechas: Fecha : Formato: 12-nov dd-mmm 12-11 dd-mm 12/11 dd/mm 12/11/71 dd/mm/aa 12-11-2010 dd-mm-aaaa
1.2.1 Excel y el problema del ao 2000 Esta versin del Office no tiene problemas con el advenimiento del ao 2000. Excel almacena 4 dgitos para indicar el ao. Para ingresar una fecha posterior 1999, escriba el ao con 4 dgitos, as: 12-nov-2035 Nota: Si slo se indica da y mes Excel asume que nos referimos al ao actual. Para evitar problemas de ambigedad se recomienda indicar los 4 dgitos del ao Si usted escribe una fecha y slo indica 2 dgitos para el ao, Excel completa el ao 2000 para fechas menores a 1930 y 1900 para aos posteriores. Si usted escribe: Si escribe : 30-mar-10 30-mar-72 Excel la considera como 30-mar-2010 Excel la considera como 30-mar-1972
El rango de fechas en Excel va desde el 1 de Enero de 1,900 hasta el 31 de Diciembre del ao 9,999. Nota:. Excel aplica un formato automtico a las celdas que es dd-mmm. Si desea aplicar otro formato elija la ficha Formato de Celdas (men Formato, Celdas).
1.2.2 Frmulas con Fechas. Las fechas son tratadas como nmeros. As usted podr usar celdas que contiene fechas para usar funciones o definir frmulas. En el ejemplo, la Fecha de Salida ser luego de n das de proceso. Entonces frmula para hallar esta ser:
La frmula de la celda D5 ser:
=B5 + C5
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CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS Nota: al sumar nmeros a una celda que contenga fechas, Excel considera que se suman das y el resultado se representa con formato de fecha. La frmula para hallar los Das de Atraso se representa restando la Fecha Actual menos la Fecha de Salida, as: = $E $2 D5
La frmula da como resultado un valor con formato de fecha
Aplique un formato General (men Formato, Celdas) para ver el valor.
Si desea sumar meses (por ejemplo 3 meses) en lugar de das, considere que los meses tienen 30 das, as usted podr definir frmulas como: = B5 + (3*30) 1.2.3 Funciones asociadas a Fechas =HOY( ) =AO(celda) =MES(celda) =DIA(celda) Devuelve la fecha del sistema Devuelve el ao de una fecha Devuelve el nmero de mes de una fecha Devuelve el nmero del da de una fecha
Ejemplos: El estado ser Urgente para los productos que ingresaron antes de la quincena de Noviembre. As la frmula podra ser: =Si ( DIA(B5)< 15; Urgente;Normal) Adems podr emplear otras, como: =Si(MES(B5) >=6;Semestre II;Semestre 1) aqu, la frmula identifica si una fecha pertenece al primer o segundo semestre.
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1.3 Manejo de Textos
1.3.1 Concatenar Celdas En Excel el smbolo que sirve para concatenar celdas es el operador ( & ), as podramos usar frmulas de este tipo: = Categ & Nro y el resultado ser:
Resultado de la frmula
Incluso podr unir textos y celdas, as: = B4 & , & C4 el resultado ser:
Los apellidos se unen con el nombre y son separados por la coma (,)
Nota: Al concatenar celdas que contienen slo nmeros, el resultado es tambin un nmero, es as que puede ser utilizado en algn clculo.
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CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS 1.3.2 Convertir frmulas a valores Una frmula puede convertirse a su valor, es decir, el contenido de la celda ser ahora realmente lo que Ud. ve en ella y no una frmula.
El contenido de la celda es realmente una frmula
...al convertir frmulas a sus valores...
El contenido de la celda ahora es realmente el valor resultante
Para convertir use: Seleccione las celdas que contienen frmulas Elija la opcin Copiar del men Edicin Luego, elija el men Edicin, Pegado Especial y elija la opcin Valores Pulse la tecla Enter para aceptar el rango destino.
1.3.3 Convertir texto en columnas Una cadena de textos se puede convertir en columnas, as por ejemplo, la columna correspondiente a Vendedor puede separarse en dos (una que contenga los apellidos y otra que contenga los nombres). Ejemplo: Inserte una columna al lado de Vendedor...
Luego, Seleccione las celdas correspondientes al Vendedor Elija la opcin Texto en Columnas... del men Datos.
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CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS El paso 1 del Asistente le pedir la confirmacin si sus datos son delimitados (separador por algn carcter) o de ancho fijo (longitud fija para sus campos). Elija Delimitados y haga clic en Siguiente En el paso 2 debe elegir el separador de campos. Note en la parte inferior la Vista Previa. Elija la coma (,) como separador y haga clic en Terminar.
La tabla debe quedar como la figura:
1.3.4 Funciones de Texto. =Izquierda(cadena; caracteres) Extrae caracteres desde el extremo izquierdo de una cadena =Derecha (cadena; caracteres) Extrae caracteres desde el extremo derecho de una cadena =Extrae (cadena; pos_inicial; caracteres) Extrae caracteres de una cadena, empezando en la pos_inicial =Hallar(cad1; cad2) Devuelve le nmero de posicin de la ocurrencia de cad1 en cad2 =Largo(cadena) Devuelve la longitud de una cadena de texto. Los espacios son tomados en cuenta
Ejemplos: LARGO("Madrid, Espaa") es igual a 14 LARGO("") es igual a 0
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CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS Nota: Si desea conocer ms de funciones de texto, use el Asistente de Funciones ( men Insertar, Funcin) y elija la Categora Texto.
1.4 Desarrollando funciones personalizadas en Excel

1.4.1 Introduccin: Excel maneja un conjunto de funciones definidas previamente, as por ejemplo =Suma; =Contar.Si, etc. los cuales se insertan mediante el men Insertar, Funcin. Una funcin en Excel acepta y maneja argumentos, los cuales son separados mediante comas y generalmente son de distinto tipo. As:
Los argumentos son separados por ( ; )
= BuscarV (valor_buscado; matriz_buscar; indicador_columnas; ordenado)
Por ejemplo, usted puede usar: . =BuscarV(C10; A2:H20 ; 2 ; Verdadero) El argumento valor_buscado es una celda El argumento matriz_buscar es un rango El argumento indicador_columna es un nmero entero, y El argumento ordenado es de tipo lgico
1.4.2 Creando una funcin personalizada: Para crear funciones personalizadas, debe de hacerlos a travs del Editor de Visual Basic. El editor permite definir las funciones, as como los procesos necesarios para resolverlas. En este ejercicio Usted debe crear una funcin personalizada que permita desagregar el Igv de un monto. As por ejemplo: =Igv(3600) devolver 3050,85 Esta funcin acepta como argumento un valor de tipo real (3600) y devuelve el mismo tipo de datos (3050,85).
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CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS Para crear una funcin personalizada: (a) (b) (c) (d) Ingrese al Editor de Visual Basic Haga clic en el Proyecto Libro1 Inserte un mdulo (men Insertar, Mdulo) Aada un procedimiento Function con el nombre de IGV (men Insertar, Procedimiento)
Incluya el argumento, el tipo de argumento y el tipo de funcin. Incluya el cdigo necesario para calcular el desagregado del valor. As la funcin debe ser como la siguiente: Public Function Igv(Valor As Double) As Double 'define una variable para el clculo Dim x As Double 'calcula el desagregado del IGV x = Valor / 1.18 'asigna el valor calculado a la funcin 'el Format permite darle un formato de salida Igv = Format(x, "00.00") End Function
1.4.3 Pruebe su funcin: En su hoja de clculo, escriba el nombre de la funcin y el argumento a pasar. As: =Igv(3600) Esta funcin se aade automticamente a su Asistente de Funciones (use el men Insertar, Funcin) en la categora Definidas por el usuario.
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CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS 1.4.4 Pasando ms de un argumento a su Funcin Se pide desarrollar una funcin que permita calcular un Inters aplicado a un monto de prstamo de acuerdo a una tasa y por un periodo X. En este ejemplo se deben enviar 3 argumentos: el monto de prstamo, la tasa a aplicar y el periodo de prstamo. =Interes(9000;10;3) devolver 2700 Public Function Interes(Prestamo, Tasa, Periodo) As Double Interes = Prestamo * (Tasa / 100) * Periodo End Function
1.4.5 Pasando un rango de celdas como argumento de una Funcin Las posibilidades de una funcin personalizada no estn limitadas a pasar tan slo un valor. Tambin podemos enviar un conjunto de valores para un determinado clculo, por medio del objeto Range, lo cual incrementa las posibles aplicaciones en nuestro favor. As por ejemplo podramos definir la funcin Neto, la cual suma un conjunto de celdas y aplica al total el IGV respectivo. Public Function Neto(Valores As Range) As Double Dim Celda Dim Suma As Double Recorre cada celda del rango For Each Celda In Valores.Cells Acumula los valores de las celdas Suma = Suma + Celda.Value Next Celda Aplica el IGV, para esto simplemente se llama a la funcin definida anteriormente Neto = Suma + Igv(Suma) End Function
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1.5 Funciones de bsqueda

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulas diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de datos. Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna informacin de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una bsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto fsico, si buscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que s conocemos. Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas : FUNCION AREAS(ref) DESCRIPCION Devuelve el nmero de rangos de celdas contiguas BUSCAR(...) Busca valores de un rango de una columna o una fila BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas Busca en la primera fila de ;ordenado) la tabla o matriz de valores BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_colu Busca un valor en la mnas;ordenado) primera columna de la izquierda COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coin Devuelve la posicin cidencia) relativa de un elemento COLUMNA(ref) Devuelve el nmero de columna de una referencia DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) Crea una referencia de celda en forma de texto
Funciones que buscan un valor

Funcin AREAS(ref) Devuelve el nmero de rangos de celdas contiguas o celdas nicas de una referencia. Ejemplo: =AREAS(A1) devuelve 1 pues nicamente hay un rea. Funcin BUSCAR(...) Esta funcin busca un valor en un rango de una columna o una fila o una matriz. Debes indicar el valor
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CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS a buscar, dnde quieres que busque y de dnde obtendrs el resultado. Ejemplo: Tenemos en la columna Buna lista de nombres de amig@s y en la columna C sus e-mails, escribimos en la celda A1 el nombre del amig@ del cual queremos buscar el e-mail. Escogemos en la celda E1 la funcin BUSCAR y le pasamos como parmetros: "valor_buscado= A1", "vector_de_comparacin= B:B" y "vector_resultado = C:C". Nos devuelve como resultado el e-mail perteneciente a la persona buscada.
Funcin BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)
Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores y devuelve el resultado en la misma columna desde una fila especificada. Ejemplo: Supongamos la misma situacin anterior una columna con nombres y otra con los e-mails, y queremos que nos diga quin est 2 puestos ms abajo de un amig@ en la lista o el email que est dos filas ms abajo del que buscamos. Seleccionamos la funcin BUSCARH con los siguientes parmetros: "valor_buscado= A1", "Matriz_buscar_en= B:C" y "indicador_filas=2" Nos devuelve como r esultado el e-mail perteneciente a la persona situada dos filas ms abajo del buscado.
Funcin BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Busca un valor en la primera columna de la izquierda y devuelve el valor en la misma fila desde unacolumna especificada. Tiene el mismo efecto que la funcin anterior salvo que en esta funcin realiza la bsqueda por columnas.
Funciones lgicas
Funcin Y FALSO SI SI.ERROR NO O Descripcin Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO. Devuelve el valor lgico FALSO. Especifica una prueba lgica que realizar. Devuelve un valor que se especifica si una frmula lo evala como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la frmula. Invierte el valor lgico del argumento. Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO.
VERDADERO Devuelve el valor lgico VERDADERO.
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Funciones matemticas y trigonomtricas

Funcin ABS ACOS ACOSH ASENO ASENOH ATAN2 ATANH MULTIPLO.SUPERIO R COMBINAT Descripcin Devuelve el valor absoluto de un nmero. Devuelve el arcocoseno de un nmero. Devuelve el coseno hiperblico inverso de un nmero. Devuelve el arcoseno de un nmero. Devuelve el seno hiperblico inverso de un nmero. Devuelve la arcotangente de las coordenadas "x" e "y". Devuelve la tangente hiperblica inversa de un nmero. Redondea un nmero al entero ms prximo o al mltiplo significativo ms cercano. Devuelve el nmero de combinaciones para un nmero determinado de objetos. Devuelve el coseno de un nmero. Devuelve el coseno hiperblico de un nmero. Convierte radianes en grados. Redondea un nmero hasta el entero par ms prximo. Devuelve e elevado a la potencia de un nmero dado. Devuelve el factorial de un nmero. Devuelve el factorial doble de un nmero. Redondea un nmero hacia abajo, en direccin hacia cero.
COS COSH GRADOS REDONDEA.PAR EXP FACT FACT.DOBLE MULTIPLO.INFERIO R M.C.D ENTERO M.C.M LN LOG LOG10 MDETERM MINVERSA MMULT RESIDUO REDOND.MULT MULTINOMIAL
Devuelve el mximo comn divisor. Redondea un nmero hacia abajo hasta el entero ms prximo. Devuelve el mnimo comn mltiplo. Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un nmero. Devuelve el logaritmo de un nmero en una base especificada. Devuelve el logaritmo en base 10 de un nmero. Devuelve la determinante matricial de una matriz. Devuelve la matriz inversa de una matriz. Devuelve el producto de matriz de dos matrices. Devuelve el resto de la divisin. Devuelve un nmero redondeado al mltiplo deseado. Devuelve el polinomio de un conjunto de nmeros.
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REDONDEA.IMPAR PI POTENCIA PRODUCTO COCIENTE RADIANES ALEATORIO ALEATORIO.ENTRE NUMERO.ROMANO REDONDEAR REDONDEAR.MENO S REDONDEAR.MAS SUMA.SERIES SIGNO SENO SENOH RAIZ RAIZ2PI SUBTOTALES SUMA SUMAR.SI TAN TANH TRUNCAR Redondea un nmero hacia arriba hasta el entero impar ms prximo. Devuelve el valor de pi. Devuelve el resultado de elevar un nmero a una potencia. Multiplica sus argumentos. Devuelve la parte entera de una divisin. Convierte grados en radianes. Devuelve un nmero aleatorio entre 0 y 1. Devuelve un nmero aleatorio entre los nmeros que especifique. Convierte un nmero arbigo en nmero romano, con formato de texto. Redondea un nmero al nmero de decimales especificado. Redondea un nmero hacia abajo, en direccin hacia cero.
Redondea un nmero hacia arriba, en direccin contraria a cero. Devuelve la suma de una serie de potencias en funcin de la frmula. Devuelve el signo de un nmero. Devuelve el seno de un ngulo determinado. Devuelve el seno hiperblico de un nmero. Devuelve la raz cuadrada positiva de un nmero. Devuelve la raz cuadrada de un nmero multiplicado por PI (nmero * pi). Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Suma sus argumentos. Suma las celdas especificadas que cumplen unos criterios determinados. Devuelve la tangente de un nmero. Devuelve la tangente hiperblica de un nmero. Trunca un nmero a un entero.
CAPITULO 2:
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CASOS PRCTICO
Funciones Avanzadas y Creacin de Funciones Personalizadas
Microsoft Excel posee un conjunto de funciones organizadas en distintas categoras: Financieras, estadsticas, matemticas, de texto, de fechas, etc. En este laboratorio, usted emplear ellas e incluso podr crear sus propias funciones.
Objetivos:
Al concluir este laboratorio, usted podr: Conocer y manejar funciones lgicas. Combinar funciones lgicas (=Si, =O, etc.) Concatenar textos. Usar funciones de textos que permitan manejar porciones de textos. Convertir textos en columnas para dividir textos. Usar fechas y funciones relacionadas a ellas, para resolver casos en que se necesite controlar fechas. Crear funciones personalizadas usando el Editor de Visual Basic.
Para ms Ayuda:
Si desea tener ms ayuda sobre los procedimientos y acciones vistos en este Laboratorio, consulte el manual en el Captulo 1 Funciones Avanzadas y creacin de Funciones personalizadas, use la ayuda de en lnea de Excel, en el tema Crear Frmulas y Auditora de Libros: Utilizar Funciones
Tiempo Estimado:
El tiempo estimado para completar este laboratorio es de 60 minutos.
Para comenzar:
Para desarrollar este Laboratorio, debe asegurarse que en la carpeta Libros de Excel de su carpeta personal de prcticas, figuren los siguientes libros: Lab01.Xls y Licitaciones.Txt
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Ejercicio 1:
CASO 1:
Funciones Lgicas.
FOCO DATA CAPACITACION INTEGRAL es una empresa encargada de brindar cursos de capacitacin a empresas. A fin de mes debe hacer el pago correspondiente a los Instructores que trabajan para ellos. As, mensualmente generan un libro de Excel que posee el registro de las horas dictadas por sus instructores y sus correspondientes pagos y descuentos. Se pide a usted implementar las frmulas y funciones necesarias para calcular el pago a sus empleados y los gastos generales que generen.
SOLUCION:
Para desarrollar este ejercicio debe abrir el archivo LAB01.XLS. enunciado para desarrollar las frmulas que se piden:. Considere el siguiente
#1 Monto: Ser el resultado de multiplicar las Horas dictadas por el Pago Hora Considere que el Pago por Hora ser calculado de acuerdo al Cdigo de curso que dicta, as: Para el curso 1001 Para el curso 1002 Frmula: 25.00 20.00
..............................................................................................................................
#2 Retencin Ser del 10% del monto a los que NO presentaron el Formulario 509 Frmula: ..............................................................................................................................
#3 Impuesto Extraordinario de Solidaridad (IES) Ser del 5% a los que su monto exceda de S/ 1633.00 y que NO hayan presentado el formulario 509 . Este impuesto tiene un monto mnimo no imponible igual a 1633.00 Frmula: #4 Neto Frmula: .............................................................................................................................. Monto - Retencin IES ..............................................................................................................................
#5 Horas Falta Se debe calcular el nmero de horas que no se impartieron. Frmula: .............................................................................................................................. #6 Descuento. El descuento se calcular de acuerdo a la siguiente tabla: Si falto entre 3 y 5 horas ser de 2% del Neto Si falto entre 6 y 10 horas ser el 3% del Neto Si falto ms de 10 horas debe imprimir el rtulo No Programar Frmula: .............................................................................................................................. ..............................................................................................................................
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.............................................................................................................................. Al final su hoja debe tener la siguiente apariencia:
FOCO DATA PAGO DE PERSONAL DOCENTE

Cdigo 10001 10002 10003 10004 10005 10006 10007 10008 10009 Prog Horas Dictadas 60 57 90 90 110 108 109 108 100 90 85 83 130 119 110 110 105 100 Cod Curso 1001 1001 1002 1002 1002 1002 1001 1001 1001 Form. 509 S N N N S N S N S Monto 1425,00 2250,00 2160,00 2160,00 1800,00 1660,00 2975,00 2750,00 2500,00 Retencin 10% 0 225 216,00 216,00 0 166,00 0 275,00 0 IES 5% 0 30,85 26,35 26,35 0 1,35 0 55,85 0 Neto 1425,00 1994,15 1917,65 1917,65 1800,00 1492,65 2975,00 2419,15 2500,00 Horas Falta 3 0 2 1 10 2 11 0 5
Luego, en la hoja2 debe generar la siguiente tabla:
RESUMEN DE PAGOS
Total de Retencin: Total a pagar por IES: Monto Total a Pagar: Adems, debe generar un Resumen por Curso, as:
RESUMEN POR CURSO

Curso 1001 1002 Qu frmulas empleo para: Nro. de Empleados: Curso 1001 .............................................................................................................................. Curso 1002 .............................................................................................................................. Total a Pagar: Curso 1001 .............................................................................................................................. Curso 1002 .............................................................................................................................. Nro Empleados Total a Pagar
Ejercicio 2:
Asistente para Importar Archivos de Texto
Si tiene un archivo de texto lo podr abrir en Excel. Microsoft Excel al abrir este tipo de archivos ejecuta la opcin Texto en columnas del men Datos (vea el Cap. 1, tema 1.3.3 Convertir Texto en Columnas). As, usted podr distribuir el texto y trabajar los campos como columnas.
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CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS CASO:

El jefe de Abastecimiento recibe del Dpto. de Informtica un listado con las Licitaciones adjudicadas por mes. Este archivo lo distribuyen en una archivo de texto, el cual debe ser abierto en Excel.
SOLUCION:
Abrir el archivo Licitaciones.Txt de la carpeta Libros de Excel de su carpeta Personal de Prcticas. Note que se abre el Asistente para convertir texto en columnas. El paso 1 del Asistente le pedir la confirmacin si sus datos son delimitados (separador por algn carcter) o de ancho fijo (longitud fija para sus campos). Elija Delimitados y haga clic en Siguiente En el paso 2 debe elegir el separador de campos. Note en la parte inferior la Vista Previa. Elija el punto y coma ( ; ) como separador y haga clic en Siguiente. En el paso 3, Excel muestra como los datos sern tratados al importarse. As, a la columnas correspondiente a Mes Inicio, elija Fecha. Haga clic en Terminar. Guarde el libro con el nombre Importacin OK en su carpeta Libros de Excel de su carpeta Personal de Prcticas.
Ejercicio 3:
Funciones de Fecha
Para realizar este ejercicio, se trabajar con el libro importado del ejercicio anterior. Aada los siguientes encabezados a las columnas G, H , I y J: Fecha de Termino, Condicin, Das Ejecutados y Das Falta. Nota: para realizar las frmulas y poder revisar los resultados que calcule, considere como fecha actual al da 01-Mar-98 a) La Fecha de Termino se calcula considerando los meses de duracin del servicio Qu Frmula empleo?............................................................................................................... Nota: si desea calcular exactamente el da de termino, puede usar la funcin: = Fecha.Mes (Fecha_Inicial, meses) Esta funcin se encarga de sumar meses a una Fecha_Inicial, considerando para esto el nmero de das de cada mes. Para estar esta funcin debe estar instalado el complemento Herramientas de Anlisis. (Men Herramientas, Complementos) b) Los Das Ejecutados son los das transcurridos a partir del Inicio del Servicio Qu Frmula empleo?............................................................................................................... c) Los Das Falta son los das que faltan para llegar a la Fecha de Termino. Qu Frmula empleo?...............................................................................................................
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CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS Aplicando Formatos a sus celdas:

Seleccione las celdas correspondientes a Duracin. Elija el men Formato, Celdas. En la ficha Personalizada, escriba el siguiente formato: 00 meses
Qu efectos nota sobre sus celdas. ......................................................................................... Sus celdas son textos o nmeros?............................................................................................ Al final su libro debe tener la siguiente apariencia:
Fecha Actual: Monto 4560 6530 4750 16580 18600 6510 5900 7510 9620 14690 4690 11560 3200 3560 21450 Mes Inicio Feb-97 Ene-97 Ene-97 Jul-97 Mar-97 Abr-97 Mar-97 Ago-97 May-97 Abr-97 Abr-97 May-97 Jun-97 Ago-97 Jul-97 Duracin 12 meses 12 meses 18 meses 12 meses 12 meses 10 meses 10 meses 12 meses 06 meses 12 meses 12 meses 06 meses 12 meses 06 meses 06 meses Fecha Termino Feb-98 Ene-98 Jul-98 Jul-98 Mar-98 Feb-98 Ene-98 Ago-98 Nov-97 Abr-98 Abr-98 Nov-97 Jun-98 Feb-98 Ene-98 Condicin Completado Completado En Ejecucin En Ejecucin Completado Completado Completado En Ejecucin Completado En Ejecucin En Ejecucin Completado En Ejecucin Completado Completado Das Ejecutados
Marzo-98 Das Falta
424 das 243 das
122 das 122 das
212 das 334 das 334 das 273 das
153 das 031 das 031 das 092 das
Ejercicio 4:
Funciones de Texto y Concatenacin de textos.
Se pide generar un cdigo de atencin para cada uno de los expedientes de licitaciones. As este cdigo debe construirse de la siguiente manera: 3 primeros caracteres del Servicio 4 ltimos dgitos del Nmero de Licitacin 3 primeros caracteres del nombre de la Empresa 2 ltimos dgitos del ao de la Fecha de Termino. Cul es la frmula empleada? ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. As, su tabla debe tener la siguiente apariencia:
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Fecha Actual: Das Ejecutados Marzo-98 Das Falta Cod de Seguimiento Man9101Arc98 Ser9102Inf98 Per9103Arc98 Ser9104Aps98 Ser9105HyC98 Per9106Cpr98 Ser9107Pro98 Ali9108Bas98 Ser9109Pro97 Per9110Arc98
424 das 243 das
122 das 122 das
212 das 334 das
153 das 031 das
Pruebe esto:
Se desea conocer el nmero de empresas cuyo tipo es Sociedad Annima (SA) que estn prestando servicios. Para esto, debe considerar que el nombre de todas ellas termina con SA. La nica forma de resolver esta pregunta es usando frmulas con matrices. As, escriba la siguiente frmula =SUMA(SI(DERECHA(B4:B33;2)="SA";1;0)) y finalcela con la combinacin de teclas CTRL + SHIFT + Enter Si usted observa la barra de frmulas, note que Excel inserta llaves ( { } ) a la frmula definida, estos smbolos indican que es una frmula matricial; as: { =SUMA(SI(DERECHA(B4:B33;2)="SA";1;0)) }
Ejercicio 5:
Funciones Personalizadas:
Para desarrollar estos ejercicios, debe revisar el Captulo 1, tema 1.4 Funciones Personalizadas. En un libro nuevo de Excel implemente las siguientes funciones: a) Se pide crear una funcin en la que se enve como argumentos el sueldo bsico y las horas extras y devuelva el Importe de Horas Extras (considere que el sueldo bsico se refiere a 160 horas al mes y que la hora extra se paga 50% adicional a las horas normales As, la funcin debe ser usada: =Extras(1600;10) y devolver 150.
b) Se debe crear una funcin que permita convertir una temperatura de Grados Centgrados a Fahrenheit. Considere que la conversin se realiza: Fahrenheit = Temperatura * ( 9 / 5 ) + 32 As, la funcin debe ser usada : = Convert(38)
c) Modifique la funcin anterior para que acepte el argumento Tipo. Si este argumento es C debe convertir la temperatura a Centgrados. Si es F debe convertir la temperatura a Fahrenheit. = Convert( 10 ; C ) Guarde el libro con el nombre de Funciones.Xls en la carpeta Libros de Excel
1-23
Herramientas de Anlisis
Objetivos:
Al concluir este laboratorio, usted podr: Usar el concepto de Buscar Objetivo para encontrar el valor optimo de una celda. Usar escenarios para guardar los distintos valores obtenidos con las herramientas de Buscar Objetivos Crear un informe resumen de los distintos escenarios creados. Usar tabla de datos para mostrar los cambios resultantes al cambiar una variable de una frmula. Usar Tablas de datos con 2 entradas.
Para ms Ayuda:
Si desea tener ms ayuda sobre los procedimientos y acciones vistos en este Laboratorio, consulte el manual en el Captulo 4 Herramientas de Anlisis, use la ayuda de en lnea de Excel, en el tema Realizar un Anlisis de Hiptesis en los datos de una hoja de clculo
Tiempo Estimado:
El tiempo estimado para completar este laboratorio es de 60 minutos.
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Considere:
Todos los archivos generados en este Laboratorio, deben ser guardados en la carpeta Libros de Excel de su carpeta Personal de Prcticas.
1-25
Ejercicio 1:
Buscar Objetivo I
Caso : Cronograma de pagos.

Una entidad Financiera realiza un cronograma de pagos , de las cuentas pendientes de los clientes. Cada cuadro requiere de los siguientes Datos: Saldo, tasa, Cuota.
La entidad financiera desea hallar la tasa de inters ideal, que permita llegar a un total de intereses de S/. 10,000.00.
Solucin:
Para calcular el Inters ideal, es necesario crear el siguiente modelo:
Cmos: Nuestro Objetivo es que los Intereses generados llegue a S/.10,000

La pregunta sera: a qu Tasa de Inters se llegara a dicho monto?
Procedimiento
Seleccionar la celda D14 Ir al Men Herramientas - Buscar Objetivo Ingresar los siguientes datos en la ventana de dialogo.
1-26
Excel calcula el resultado y presente la siguiente caja de dialogo:
La siguiente Hoja muestra el cuadro con el objetivo alcanzado, se observa que la tasa lleg a 12.98 % para satisfacer el total de intereses. (10,000)
Se ha obtenido S/ 10,000.00 de Total de Intereses, Excel Se ha obtenido S/ 10,000.00 de Total de Intereses, Excel ha calculado la tasa de 12.98% como objetivo ha calculado la tasa de 12.98% como objetivo
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Ejercicio 2:
Caso:
Buscar Objetivo II
Office 2000 es una conferencia organizada por Cmos & Hach Consultores Asociados. Posee una tabla con los costos e ingresos generados en 3 sesiones.
Evento: Office 2000

Costo por Participante: Inscripcin: Nro Participantes 200 200 200 Costo Valor Obtenido 1200,00 4000,00 1200,00 4000,00 1200,00 4000,00 Total: Cotizacin 3,30 Usa: 6,00 20,00 Ganancia 2800,00 2800,00 2800,00 8400,00 2545,45
Sesin 1 Sesin 2 Sesin 3
Se pide obtener el ms bajo Costo por Participante, de tal forma que la Ganancia Neta sea de USA 3000.00
Solucin:
Abrir el archivo Evento Office 2000.Xls que se encuentra en la carpeta Libros de Excel de su carpeta Personal de Prcticas. Indique los valores respectivos a los cuadros de la ventana Buscar Objetivo
Definir la celda: Con el valor: Para cambiar la celda:
Ejercicio 3:
Crear Escenarios.
Se pide crear un escenario: Optimo que guarde los valores actuales de su tabla. Para crear el escenario: En el men Herramientas, elija la opcin Escenarios En el Administrador de Escenarios, haga clic en el botn Agregar Escriba el nombre para el escenario: Optimo y seleccione las celdas F3, F4 y B13 como celdas cambiantes (use CTRL Clic sobre cada ellas para seleccionarlas).
Luego, en la ventana Valores del Escenario acepte los valores actuales.
1-28
Ejercicio propuesto:
Crear los siguientes Escenarios y aplicar los siguientes valores a sus variables: Escenarios Ganancia Mnima Costo Alto
Valores que cambian

Inscripcin Costo 10 5
Valor
Ejercicio 4:
Caso:
Resumir Escenarios.
Cmos & Hach Consultores Asociados necesita conocer los cambios generados en su tabla de costos, si es que algunas variable (como el Costo, la inscripcin, etc. ) cambian. Se pide crear un Informe resumen que muestre dichos cambios.
Solucin:
En el Administrador de Escenarios (men Herramientas, Escenarios) Seleccione el botn Resumen Elija la opcin Resumen y la celda F13 en el cuadro Celdas Resultantes
Excel genera una nueva hoja con un Informe Resumen de Escenario. As, debe tener una tabla como la mostrada:
Resumen de escenario
Valores actuales: Optimo Costo Alto Ganancia Mnima
Celdas cambiantes: Costo 5,00 3,50 5,00 3,50 Inscripcin 20,00 20,00 20,00 10,00 Cotizacin 3,30 3,30 3,30 3,30 Celdas de resultado: Ganancia 2727,27 3000,00 2727,27 1181,82 Notas: La columna de valores actuales representa los valores de las celdas cambiantes en el momento en que se cre el Informe resumen de escenario. Las celdas cambiantes de cada escenario se muestran en gris.
Ejercicio 5:
Caso:
Tablas de Datos.
Se tiene un modelo que muestra el pago a efectuar por un periodo de 12 cuotas y a un Inters inicial del 10%
1-29

Se pide mostrar los distintos pagos a efectuar si es que la tasa de Inters cambia.
Solucin:
Para mostrar los distintos cambios de su frmula con otras tasas: Escriba la tabla de la figura. Incluya los encabezados de filas de los pagos (6%, 8%, 9%, etc.). (No escriba el rango B8:B14) En la celda B7 escriba la frmula = Pago (B4; B5;-B3) Luego, seleccione las celdas de la A7:B14 Elija la opcin Tabla del men Datos En la ventana Tabla, escriba $B$4 en el cuadro Celda de Entrada (columna)
Al Aceptar, Excel genera los pagos respectivos para las tasas de inters aplicados. Observe la figura para ms informacin.
Ingresar la frmula: =Pago(B4;B5;-B3)
Seleccione el rango de celdas de la A7:B14
Ejercicio 6:
Tablas de 2 entradas.
En este ejercicio se crear una tabla de datos que soporte 2 entradas de datos (Tasa de Inters y Nro. de Cuotas) para calcular el pago por cuota de un determinado crdito. Disee una tabla similar a la propuesta en la figura. En la celda A7, escriba la siguiente frmula: = Pago (B4; B5;-B3)
En esta celda escriba la frmula: =Pago (B4; B5;-B3)
1-30
Luego, seleccione el rango de la A7: H14 Elija la opcin Tabla del men Datos En la ventana Tabla, considere:
Al Aceptar, Excel genera los pagos respectivos para las tasas de inters y considerando las cuotas aplicadas.
En este caso se usa una tabla de 2 variables
CAPITULO 3:
HERRAMIENTAS DE ANLISIS Y SI. . .
3.1 Buscar Objetivo

Esta herramientas le permite encontrar el valor ptimo de una celda para que otra muestre un resultado esperado. Buscar Objetivo modifica el valor de la celda cambiante hasta lograr que la celda objetivo alcance un valor determinado. Esta herramienta permite encontrar el objetivo de tipo econmico para un proyecto donde se manejan ciertas variables, las cuales determinan un resultado. En muchos casos para el proyecto nos dan ciertas constantes que no pueden cambiar como por ejemplo el presupuesto, tasas, Saldo, etc. La Herramienta Buscar Objetivo permite ajustar el valor de una celda (posible de cambiar) sin tener que cambiar la formula llegando a un resultado especfico (Objetivo ). Ejemplo : Se desea calcular como objetivo el crdito para un cliente de un Banco, el cual debe pagar una cuota mensual de 2,000.
La frmula aplicada en la celda B8 es =PAGO(B5,B6,-B4) el cual determina S/. 3,346,97. Nuestro Objetivo es precisamente hallar el Monto del Crdito que permita al cliente pagar cada perodo la suma de S/. 2,000.00 Procedimiento: Ir Ficha Datos Herramientas de Datos opcin Anlisis y Si, Buscar Objetivo En la ventana de dilogo Ingresar los datos :
1-32
Definir la celda:
Indica la celda que tiene la frmula que devolver el valor indicado en con el valor. B8 ( Objetivo Calcular la Cuota )
En el ejemplo :
Con el valor: En este cuadro de Texto se define el valor que tendr el Objetivo. En el ejemplo : B6 ( el valor de la cuota ser S/. 2,000.00 ).
Para cambiar la celda: Indicar la celda que contiene un valor numrico, el cual cambiar para encontrar el Objetivo. En el ejemplo : Objetivo). B4 (Determinar el Monto del Crdito que satisfaga el
Otro ejemplo: Se pide obtener una ganancia de 6,000. Esta ganancia depende de las ventas realizadas al mes. Disee la siguiente tabla: las Ventas y Otros ingresos se ingresan directamente. Implemente las frmulas propuestas para calcular los gastos.
Ventas * 5%

Ventas * 85%
Cual debe ser nuestra venta para obtener una ganancia de 6000 Prof. Miguel Enciso Gonzales 1-33
CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS En el ejemplo, la frmula para obtener la Ganancia es: Ventas + Otros Ingresos - Gastos Operativos Otros Gastos
HACH:
Con una venta de 15600 se obtiene una ganancia de 4160. Que monto de Venta se debe tener para que nuestra ganancia sea de 6000. En este caso la Celda Cambiante es Ventas (B4) y la Celda Objetivo es Ganancia (B10). 6000 sera el valor buscado. Para usar esta herramienta: Seleccione la opcin Buscar Objetivo de la Ficha Datos Herramientas de Datos - opcin Anlisis y Si En esta ventana defina la celda objetivo, el valor buscado y la celda cambiante. Para el ejemplo, la ventana debe quedar
Al Aceptar, Excel evala las frmulas que intervienen para alcanzar el objetivo y encuentra un valor para la celda cambiante.
En esta ventana se muestra el resultado de la bsqueda. Si acepta este resultado, su tabla muestra los resultados obtenidos. As:
1-34
Para obtener una ganancia de 6000 se debe tener una venta de 34000
Nota: la celda objetivo debe estar relacionada directa o indirectamente con la celda cambiante.
3.2
Vistas Personalizadas
Una vista almacena la configuracin actual de su libro. Incluye filas y columnas ocultas, filtros aplicados as como el rea de impresin y las configuraciones a pgina definidas por el usuario (tamao de pgina, mrgenes, pies y encabezados, etc.). De esta manera no ser necesario cambiar la configuracin cada vez que desee ver o imprimir su tabla con un formato distinto.
Una tabla de Excel, puede ser presentada con distinto formato gracias a las vistas personalizadas
Columnas ocultas y distinta configuracin de la pginas en cada vista, etc.
Encabezados y Pies distintos en cada vista
3.2.1 Crear una vista Configure el libro de la manera que desea verlo. Si es necesario, incluya el rea de impresin y las opciones de configuracin de pgina.
CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS Elija el Ficha Vista Vista del Libro - Vistas Personalizadas.... Haga clic en el botn Agregar.
Excel muestra la ventana Agregar Vista. Escriba un nombre para su vista.
Opciones de configuracin de la vista
3.2.2 Mostrar una vista personalizada Una vez creadas sus vistas, usted puede cambiar entre una y otra rpidamente. Para cambiar entre sus vistas use: Elija la opcin Vistas Personalizadas... de la Ficha Vista Vista del libro En esta ventana, seleccione la vista a mostrar y haga clic en el botn Mostrar
3.3 Tablas de Datos

Una tabla de datos le permite mostrar los distintos valores obtenidos al modificar una o dos variables. Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra cmo cambiar determinados valores de las frmulas afecta a los resultados de las mismas.
= D2 * D3
La tabla de datos muestra los distintos valores de Dscto. al aplicar una tasa
1-36
CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS 3.3.1 Para crear una tabla de datos: Escriba los datos de su tabla as como los distintos valores de su variable a usar Luego, en la cabecera de sus variables, escriba la frmula necesaria para el caso.
Valores de la variable Tasa
Frmula aplicada al caso
Seleccione el rango correspondiente a la frmula y a los valores de la variable a cambiar.
Elija la opcin Tabla... de la Ficha Datos Herramientas de Datos - opcin Anlisis y Si En esta ventana, indique la celda que contiene la variable a cambiar (para el ejemplo D3)
Excel presenta la tabla con las variables calculadas. As:
1-37
Excel inserta una frmula matricial: { =TABLA ( , D3 ) }
3.3.2 Usar dos variables en una tabla Excel soporta el uso de dos variables en la definicin de su tabla. As usted podr crear tablas con dos entradas de datos. Para crear una tabla con dos entradas: Escriba los valores de sus variables (filas y columnas) En la cabecera, escriba la frmula requerida Su tabla debe quedar como la figura:
Frmula: = D2 * D3 Valores de su variable tasa
Valores de su variable Monto
Luego, seleccione su tabla (incluya las cabeceras de filas y columnas) En la Ficha Datos Herramientas de Datos - opcin Anlisis y Si Elija la opcin Tabla... En esta ventana, defina las celdas que contienen las variables a usar:
1-38
Excel presenta una tabla con las variables calculadas, as:
Excel inserta una frmula Matricial { =TABLA(D2,D3) }
3.4 Escenarios
El escenario es un conjunto de valores que se utilizan y guardan para prever el resultado del modelo de una hoja de clculo. Podr crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de clculo y, a continuacin, cambiar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados. Incluso podr crear un resumen con los distintos escenarios y los cambios que se producen con ellos. Para el ejemplo, se pide crear una tabla que calcule el pago cuota, de acuerdo a una tasa de Inters la cual es cambiante.
3.4.1 Creacin de escenarios En la Ficha Datos Herramientas de Datos - opcin Anlisis y Si elija Escenarios Haga clic en Agregar. En el cuadro Nombre de escenario, introduzca un nombre para el escenario. En el cuadro Celdas cambiantes, introduzca las referencias de las celdas que desee cambiar. Haga clic en Aceptar. En el cuadro de dilogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las celdas cambiantes.
CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS Para crear el escenario, haga clic en Aceptar.
Ejercicio: Crear los distintos escenarios. La celda cambiante ser nicamente la del Inters. Tasas Caso 1: 5% Caso 2: Caso 3: 12%
9%
3.4.2 Mostrar, modificar y eliminar Escenarios Una vez creado los escenarios, usted puede cambiar entre ellos, modificar las celdas cambiantes e incluso eliminarlos. Para hacerlo use el Administrador de Escenarios: Elija la opcin Escenarios de la Ficha Datos Herramientas de Datos opcin Anlisis y Si Seleccione el escenario y haga clic en Mostrar
1-40
CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS Como puede Observarse cada vez que se selecciona un escenario el botn Mostrar presenta las variaciones y el resultado del pago para cada periodo.
3.4.3 Combinacin de Escenarios Cuando usted guarda escenarios, guarda distintas alternativas para la solucin de un problema. Al crear un informe usted muestra las distintas escenarios y puede comparar en forma real estas alternativas. Para crear un informe de Resumen: Elija la opcin Escenarios... de la Ficha Datos Herramientas de Datos opcin Anlisis y Si En el Administrador, haga clic en el botn Resumen. Elija como tipo de Informe la opcin Resumen y Aceptar.
Excel crear una nueva hoja con el informe. Observe la figura:
1-41
1-42
CAPITULO 4:
MANEJO DE BASE DE DATOS
5.1 Definicin de Base de Datos

Una base de datos es una serie etiquetada de filas de hoja de clculo que contienen datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y nmeros de telfono de clientes. Una lista puede utilizarse como una base de datos, en que las filas corresponden a los registros y las columnas a los campos. La primera fila de la lista tiene los rtulos de columna. Para hacer el seguimiento de los distintos proceso desarrollados en este capitulo, debe abrir el archivo Datos.Xls de la carpeta Libros de Prcticas de su carpeta personal de prcticas.
5.2 Crear una Base de Datos

Cuando se tienen varios datos ordenados y clasificados adecuadamente, se tiene una base de datos. Por lo tanto, una base de datos es un conjunto de datos que pertenecen a una misma entidad, objeto o individuo. Por ejemplo:
Cada rengln es un registro y cada columna un campo. Los datos de la misma fila, que son un registro, pertenecen a la misma persona. Cada columna es un campo, contiene todos los datos necesarios para formar un registro y permite clasificarlos y ordenarlos. Con una base de datos se pueden realizar diferentes operaciones como se revisa a continuacin.
5.3 Formularios para trabajar con Base de Datos

Una forma ms ordenada y funcional de ver los registros de una base de datos es utilizando del men Datos el comando Formulario. Esta opcin despliega la siguiente caja de dilogo:
1-43
Se despliega una forma de datos que se puede usar para cambiar registros, poner un Nuevo registro, Eliminar un registro y Buscar registros. Si se hacen cambios, se pueden Restaurar antes de presionar <Entrar> o cambiarse a otro registro. Si se eliminan registros no se podrn recuperar.
5.3.1 Encontrar los Registros

Al dar un clic sobre el botn Criterios se despliega la siguiente caja de dilogo:
En esta caja se pueden determinar que registros se estn buscando, estableciendo criterios en cada uno de los campos. Tambin se pueden utilizar operadores de comparacin y comodines como se vio en los filtros automticos.
5.3.2 Borrar los Registros

Una vez establecido el criterio con los botones Buscar siguiente y Buscar anterior se van revisando los registros encontrados bajo ese criterio. Con el botn Borrar se desaparecen todos los criterios y se deja en blanco la ficha lista para volverse a usar. Con el botn Formulario regresamos a la caja de dilogo anterior.
1-44
5.4 Ordenar una Base de Datos

Puede reorganizar las filas o las columnas de una lista basndose en los valores de la lista, ordenndolos. Al ordenarlos, Microsoft Excel reorganiza las filas, las columnas o l as celdas individuales utilizando el orden que especifique. Pueden ordenarse listas en orden ascendente (del 1 al 9, de la A a la Z, de la fecha ms antigua a la ms reciente) o descendente. Para ordenar datos no es necesario que estn agrupados en la misma forma en que se agrupa una base de datos, pueden ser filas o columnas aisladas. Sin embargo, uno de los usos ms comunes para las opciones que ordenan los datos es en las bases de datos.
5.4.1 Ordenar registros

Pueden ordenar directamente ascendente o descendente, con un solo criterio utilizando los siguientes iconos: Ascendente Descendente Para utilizar la opcin de los iconos es necesario colocarse en algn registro del campo que se desea tomar como criterio y presionar el icono.
5.4.2 Ordenar usando ms de un criterio

Excel permite especificar ms de un criterio para ordenar sus registros. As usted puede especificar hasta 3 criterios distintos para ordenar su tabla. Elija el men Datos, Ordenar Al hacerlo aparece la siguiente caja de dilogo:
En las cajas de Orden por y Luego por se selecciona de la lista, el nombre del campo con el que se quiere ordenar y la prioridad. MS Excel 2000 permite manejar hasta tres prioridades como se puede ver con los criterios. Cada criterio se puede ordenar Ascendente o Descendente. Si se manejan encabezados en la seleccin se determina en La lista tiene fila de encabezamiento . Al presionar el botn Opciones aparece la siguiente caja de dilogo:
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Las opciones permiten especificar un orden especfico y opciones adicionales para el orden. En Primer criterio de ordenacin se elige alguna de las opciones que MS Excel 2000 tiene creadas. Se pueden crear ms criterios, que se revisarn posteriormente. Tambin se puede determinar que sea sensible a las letras maysculas en Coincidir maysculas/ minsculas. Segn se tengan acomodados los datos se debe seleccionar la Orientacin ya sea Ordenar de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha. El resultado de ordenar los datos del ejemplo anterior, si le indicamos al MS Excel 2000 que los ordene por Apaterno sera el siguiente:
5.4.3 Personalizar el tipo de Ordenacin

Usted puede cambiar el tipo de ordenacin a uno personalizado. Por ejemplo al usar como criterio de ordenacin el campo turno, los registros se ordenaran alfabticamente (Maana, Noche y Tarde). Para cambiar el tipo de ordenacin: Crear una lista con el orden que usted quiere Aada la lista a las listas personalizadas de Excel.
Seleccione su lista y elija Herramientas, Opciones. En la ficha Listas Personalizadas haga clic en el botn Importar
Luego, en la ventana Ordenar, haga clic en el botn Opciones En el cuadro Primer Criterio, seleccione la lista creada.
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Al Aceptar, Excel tomar la lista como criterio y ordenar los datos en base a ella. (Maana, Tarde y Noche)
5. 5 Aplicar filtros para seleccionar registros

5.5.1 Filtros automticos (autofiltros)
Una de las operaciones ms comunes que se hacen con las bases de datos es la consulta. Cuando se hace una consulta, normalmente se estn buscando registros que coincidan con algn valor o criterio. Existen varias formas de buscar esa informacin, los Filtros son una de ellas. Para aplicar un filtro a una base de datos, seleccione del men Datos el comando Filtro y del submen Autofiltro. El resultado ser similar al siguiente:
El comando Autofiltro, aplica flechas para abrir mens colgantes en el encabezado de la base de datos. Con estos mens colgantes, se pueden elegir las opciones de consulta.
Segn el campo, aparecen las posibles combinaciones de los registros que se pueden buscar. La opcin (Todas), va a mostrar todos los registros sin importar ningn criterio. La opcin (Vacas) muestra los registros que estn vacos en ese campo. La opcin (No vacas) realiza la accin contraria.
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USAR CRITERIOS COMPUESTOS Al seleccionar (Personalizar) aparece la siguiente caja de dilogo:
Con el Autofiltro Personalizado se pueden determinar que registros exactamente se estn buscando. Se pueden utilizar operadores de comparacin que ya se encuentran en la lista: Operador > < >= <= <> Comparacin mayor que menor que mayor o igual que menor o igual que Diferente a
Con el operador se selecciona el registro con el que se est comparando tambin de la lista. MS Excel 2000 permite utilizar comodines que son: (?) para representar un carcter individual y (*) para representar cualquier serie de caracteres. Los comodines funcionan de la forma como se muestra en el ejemplo: Criterio F* Encuentra Fermn Fernando Fulgencio Federico Fermn Fernando Federico Fernando Fermn Fernando Fermn Fernando Fermn Fernando Federico
Fe* Fer* F?r* ?er* ?e*
Con las opciones Y y O se pueden establecer dos criterios. Con la opcin Y los criterios se suman, es decir que se tiene que cumplir con ambos criterios para que encuentre los registros deseados. Con la opcin O va a buscar cualquiera de los registros que cumplan con los criterios establecidos, no tiene que cumplir con ambas. En el ejemplo, se ha establecido los siguientes filtros: Apaterno: Merino Puesto: Asistente
Ya que se estableci un filtro la pantalla se puede ser similar a sta:
1-48
Los botones de los campos donde se establecieron filtros y los encabezados de los renglones cambian de color. En cada uno de los campos se pueden establecer filtros y en este caso se suman los criterios, es decir que se debe de cumplir con cada uno de los criterios que se marquen en los filtros de los campos. Para deshabilitar todos los filtros, seleccione en el men Datos el comando Filtros, Autofiltro.
5.5.2 Filtro Avanzado

A pesar de que sea muy til y sencillo de manejo los filtros automticos, estn limitados a slo uno o dos criterios por cada campo. Por esto, se tienen los Filtros avanzados cuyo manejo es similar al de los filtros automticos pero con mayores posibilidades de criterios. Los criterios se definen en la misma hoja de clculo. Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola columna, varios criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como resultado de una frmula. Algunos de los posibles criterios aparecen ejemplificados a continuacin: Nombre Federico Ral Nombre Federico Nombre Federico Edad >30 Edad >30
Cuando definimos un criterio a travs de una frmula no debemos utilizar el rtulo de la columna.
=G18>PROMEDIO(G4:G12) Para utilizar los filtros avanzados, seleccione del men Datos el comando Filtros, Filtros avanzados. Al hacerlo aparece la siguiente caja de dilogo:
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Lo primero que nos permite esta opcin es Filtrar la lista sin moverla a otro lugar como se hace con los filtros automticos, permaneciendo en el mismo lugar o tambin Copiar a otro lugar el resultado del filtro. Si se elige la opcin Copiar a otro lugar es necesario que en la caja Copiar a se especifique un rango, ya sea escribiendo el rango o con un clic en la hoja donde se desea que comience el rango. En la caja Rango de la lista, aparece la referencia de las celdas que contienen la lista. MS Excel 2000 automticamente detecta el rango de la lista cuando est el cursor colocado en ella, pero con un clic en la caja se puede escribir un nuevo rango o cambiar el actual. Tambin se puede utilizar el ratn y dar un clic sostenido sobre el rea de la hoja y la referencia de la celda se escribe automticamente en la caja. Una vez establecido el rango de la lista, es necesario determinar el Rango de criterios. Este rango debe ser otra rea de celdas donde se determine el criterio, debe ser un rea con el mismo nmero de columnas que la base de datos y por lo menos con una fila que contenga los criterios escritos que se estn buscando. Con los criterios se pueden utilizar signos de comparacin y comodines como se vio con los filtros automticos. La opcin Slo registros nicos muestra un solo registro cuando encuentre registros que estn duplicados.
5.6 Agregar Subtotales a una Base de Datos

Uno de los clculos ms comunes que se hacen en las listas y en las bases de datos es el de los Subtotales. Es decir, que se haga una operacin parcial de los registros que se especifiquen en el rango, as como una operacin general de toda la bsqueda. Para realizar esta operacin, se selecciona del men Datos el comando Subtotales, apareciendo la siguiente caja de dilogo:
Esta opcin va a insertar Subtotales en cada cambio de registro segn se le indique, y al final de la lista va a insertar un gran total. Para utilizar esta opcin es necesario que la base de datos o la lista tenga necesariamente un encabezado. Tambin es conveniente que se ordene la lista antes de utilizar esta opcin, pero no es un requisito primordial para que funcione. En la lista Para cada cambio en, se determina cuando inserta el Subtotal, es decir que se basa en determinado campo para realizar el cambio. La lista Usar funcin contiene las funciones que se pueden utilizar. Esta lista contiene las funciones utilizadas frecuentemente:
1-50

Suma Cuenta Promedio Mx Mn Producto Cuenta nm. Desvest Desvestp Var Varp Suma de los elementos Cantidad de valores que no son blanco Promedio de los elementos en el grupo del Subtotal Valor numrico ms grande en el grupo del Subtotal Valor numrico ms pequeo en el grupo del Subtotal Producto de todos los valores del grupo del Subtotal Cantidad de registros o filas que contienen datos numricos Estimacin de la desviacin estndar Desviacin estndar Estimacin de la varianza Varianza de una poblacin
En la lista Agregar Subtotal a se determina que campos van a contar con Subtotal. Se pueden seleccionar todos si as se desea pero el cambio se va a realizar segn lo determinado en la lista Para cada cambio en. Reemplazar Subtotales actuales, cambia los Subtotales anteriores e inserta los nuevos. Salto de pgina entre grupos inserta automticamente un salto de pgina cada vez que termina un Subtotal. Resumen debajo de los datos va a colocar cada Subtotal al finalizar cada rango, de otra forma lo coloca al inicio de cada rango. Para quitar todos los Subtotales, utilice el botn Quitar todos. Crear subtotales da como resultado algo similar a lo que aparece a continuacin:
A este conjunto de elementos se le conoce como esquema. Ntese que del lado izquierdo, junto al encabezado de la fila, aparecen los botones del esquema o smbolos del esquema con la forma de y , que sirve para esconder o aparecer las filas que contienen la informacin y dejar slo las de los Subtotales. Con los botones tercero. se puede abrir o cerrar automticamente todo un nivel del primero al
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5.7 Funciones de Base de Datos.

En esta seccin se describen las 12 funciones para hojas de clculo empleadas para los clculos de bases de datos (o listas) de Microsoft Excel. Cada una de estas funciones, denominadas colectivamente funciones BD, usa tres argumentos: base_de_datos, nombre_de_campo y criterios. Estos argumentos se refieren a los rangos de la hoja de clculo empleados en la funcin para base de datos. Ejemplos En la siguiente ilustracin se muestra una base de datos de un huerto. Cada registro contiene informacin acerca de un rbol. El rango A5:E11 se denomina BasedeDatos y el rango A1:F3 Criterios.
Lista de Funciones de Base de datos

Considere la tabla de la pgina anterior y revise los ejemplos mostrados para cada una de las funciones propuestas. BDCONTAR(Base_de_datos;"Edad";A1:F2) es igual a 1. Esta funcin examina los registros de manzanos cuyo alto vara entre 10 y 16 metros y determina cuntos campos Edad de esos registros contienen nmeros. BDCONTARA(Base_de_datos;"Ganancia";A1:F2) es igual a 1. Esta funcin examina los registros de manzanos cuyo alto vara entre 10 y 16 metros, y determina el nmero de campos Ganancia de esos registros que no estn en blanco. BDMAX(Base_de_datos;"Ganancia";A1:A3) es igual a 105,00 $, la ganancia mxima de manzanos y perales.
BDMIN(Base_de_datos;"Ganancia";A1:B2) es igual a 75,00 $, la ganancia mnima de manzanos con un alto superior a 10 metros.
BDSUMA(Base_de_datos;"Ganancia";A1:A2) es igual a 225,00 $, la ganancia total de manzanos. BDSUMA(Base_de_datos;"Ganancia";A1:F2) es igual a 75,00 $; la ganancia total de manzanos con un alto entre 10 y 16. BDPRODUCTO(Base_de_datos;"Rendimiento";A1:F2) es igual a 10, el producto del rendimiento de los manzanos con un alto entre 10 y 16. BDPROMEDIO(Base_de_datos;"Rendimiento";A1:B2) es igual a 12, el rendimiento promedio de manzanos con un alto de ms de 10 metros.
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BDPROMEDIO(Base_de_datos;3;Base_de_datos) es igual a 13, la edad media de todos los rboles en la base de datos. BDDESVEST(Base_de_datos;"Rendimiento";A1:A3) es igual a 2,97; la desviacin estndar estimada en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos son nicamente una muestra de la poblacin total del huerto. BDDESVESTP(Base_de_datos;"Rendimiento";A1:A3) es igual a 2,65; la desviacin estndar verdadera en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos representan el conjunto de la poblacin. BDVAR(Base_de_datos;"Rendimiento";A1:A3) es igual a 8,8; la varianza estimada en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos slo representan una muestra de la poblacin total del huerto. BDVARP(Base_de_datos;"Rendimiento";A1:A3) es igual a 7,04; la varianza real en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos representan el conjunto de la poblacin del huerto. BDEXTRAER(Base_de_datos;"Rendimiento;Criterios) devuelve el valor de error #NUM! porque ms de un registro cumple con los criterios.
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CAPITULO 5:
ANALIZANDO DATOS CON TABLAS DINAMICAS
4.1 Tablas Dinmicas.

Una tabla dinmica combina lo mejor de una Consolidacin y de Subtotales, para presentar los datos de una forma simple y con un formato y presentacin flexible. Podr girar filas y columnas para ver diferentes resmenes de los datos originales, filtrar los datos mostrando diferentes pginas y ver los datos especficos de algn rea de inters.
As por ejemplo si se tiene una hoja como la figura podr crear e imprimir informes de resumen
Con Tablas Dinmicas obtenemos fcilmente informes de resumen
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4.2 Crear una Tabla Dinmica

Caso: Se tiene una tabla con la lista de adjudicaciones. Se pide crear un tabla dinmica que muestre un Resumen de Adjudicaciones por Area. Para hacer el seguimiento de este caso, debe abrir el archivo Adjudicaciones.Xls que se encuentra en la carpeta Libros de Prcticas de su carpeta personal de prcticas.
Para crear un Tabla Dinmica: Ficha insertar tabla - para tablas dinmicas: Lleve el indicador de Celda sobre una celda de su tabla Elija la Ficha insertar tabla - para Tablas Dinmicas. Este Asistente lo guiar paso a paso en el desarrollo de su tabla. As: Paso 1: Elija la opcin Lista o Base de Datos de Microsoft Excel y luego clic en el botn Siguiente. Excel soporta datos de otras aplicaciones como Access y FoxPro. Paso 2: Excel muestra el rango con el que se trabajar. Clic en Siguiente Paso 3: En esta caja distribuya y organice los campos de su tabla de tal forma que muestren la informacin requerida. La caja de dilogo que presenta es:
Para el resumen que se pide, debe arrastrar el campo Area al sector de las filas; el campo Duracin al sector de las columnas y el campo Monto al sector de los Datos.
El diagrama debe ser similar a:
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Luego, haga clic en Siguiente. Paso 4: elija la opcin Nueva Hoja de Clculo y haga clic en el botn Terminar. Su tabla dinmica debe ser similar a:
4.2.1 Analizar un Registro Especfico

Una tabla dinmica permite analizar cualquier dato de la seccin Datos. Haga doble clic sobre alguno de los totales de su tabla y Excel muestra el detalle de dichos totales en una nueva hoja de clculo. As para ver el detalle de las adjudicaciones del Area de RRHH, realice:
Haga doble clic para ver el detalle
4.2.2 Aplicando formatos a su tabla y a los nmeros de una Tabla Dinmica

Formato a su tabla: Haga clic en alguna celda de su tabla Elija la opcin Estilos de tabla Dinamica - Diseo Herramientas de tabla dinmica En la caja de dialogo correspondiente, elija el formato Clsico 2 Formato a los nmeros de su tabla: Haga clic con el botn Derecho en alguna celda del rea Datos. En el men Contextual, elija la opcin Campos. En la caja de dialogo elija el botn Nmeros. En la caja de dialogo Formato, seleccione la Categora Moneda y 0 decimales Haga clic en el botn Aceptar hasta regresar a su tabla.
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4.3 Cambiar el diseo de una Tabla Dinmica.

6.3.1 Aadir Campos a su tabla
Usted puede modificar la estructura de su tabla dinmica, as podr aadir campos en las secciones de su tabla: Columnas, Filas o Datos. Para el caso se necesita que la tabla muestre las fechas de termino de los servicios por cada rea, as, se debe agregar el campo Fecha de Termino al sector de Filas. Haga clic con el botn derecho en alguna celda de su tabla. En la fichs insertar tabla - elija la opcin tablas dinamicas,
Observe que Ud. se encuentra en el paso 3 del Asistente de Tablas Dinmicas, slo debe arrastrar la Fecha de Termino a la seccin de filas. Si lo que desea es eliminar algn campo, arrastre dicho campo fuera del diagrama. Se debe visualizar:
Haga clic en el botn Terminar. La tabla dinmica debe quedar como:
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Nota: pruebe en hacer doble clic sobre alguna de las reas (Ingeniera, Mantenimiento, etc.) y note que estos se agrupan. Para desagruparlos slo debe hacer doble clic en los totales que se aprecian.
4.3.2 Cambiar el tipo de agrupamiento

Haga clic con el botn derecho sobre alguna de las celdas correspondientes a las Fecha de Termino. Elija la opcin Agrupar y Esquema, Agrupar. En esta caja de dilogo elija Meses como criterio de agrupamiento y luego Aceptar.
La tabla debe quedar como:
4.3.3 Eliminar un campo

Usted puede eliminar alguno de los campos insertados en su tabla dinmica. Para eliminar un campo, arrastre el campo (para el ejemplo el cuadro Fecha termino) fuera de la tabla. En los siguientes ejemplos se ha eliminado el campo Fecha Termino.
4.3.4 Crear una pgina de campo

Haga clic con el botn derecho en alguna celda de su tabla. En la ficga insertar tabla - elija la opcin Tablas dinamicas. Arrastre el campo Area al sector Pgina del diagrama: Haga clic en el botn Terminar.
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La tabla debe quedar como:

Haga clic aqu para elegir el rea a mostrar
Nota: si desea tener su tabla sin pginas de campo, arrastre el campo Area al sector Fila del Asistente.
4.3.5 Actualizar los datos de su tabla

Si la tabla origen de su tabla dinmica cambia, Ud. debe actualizar dichos cambios. Slo use el botn derecho del Mouse sobre alguna celda de su tabla y elija la opcin
Actualizar Datos Para actualizar los datos de su tabla dinmica, puede usar tambin el botn Actualizar de su barra Tablas Dinmicas.
4.4 Barra de Herramientas Tablas Dinmicas

Muchas de las operaciones descritas a lo largo de este captulo fueron realizadas por opciones de la ficha insertar. Alguna de ellas tiene su correspondiente botn en la barra Tablas Dinmicas. Esta barra cuenta con los siguientes botones:
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Formato del informe
Asistente para Grficos
Mostrar Detalle Ocultar Detalle Asistente para Tablas Dinmicas Lista de campos Actualizar datos Configuracin de campo
Ocultar campos
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CAPITULO 6:
IMPRESIN
Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede ser la configuracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar la impresin y por supuesto la operacin de imprimir los datos. VISTA PRELIMINAR La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Pero primero es aconsejable ver la Vista de Diseo de pgina para poder ver los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina, el formato completo de la hoja. Para visualizar la Vista de Diseo de pgina, seguir los siguientes pasos: Selecciona la pestaa Vista. Elige la opcin Vista de Diseo de pgina.
En el centro de la ventana aparecer una pgina de nuestra hoja de clculo. Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la pgina 1 de un total de 1 pgina (Vista previa: Pgina 1 de 1).
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Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo como hasta ahora, la nica diferencia es que sabremos cmo quedar en la hoja al imprimirla. Una vez terminado, para ver la vista preliminar de la hoja en una pgina utiliza la opcin Vista preliminar que encontrars en el Botn Office, haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir.
La pgina se mostrar de este modo:
En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los botones:
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para ir a la pgina anterior. Tambin podramos pulsar la tecla RE PAG del teclado.
para ir a la pgina siguiente. Tambin podramos pulsar la tecla AV PAG del teclado. Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn desactivados. Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratn se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la pgina. Si nos situamos sobre cualquier parte de la pgina y hacemos clic, se ampliar la parte de la pgina donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volver a visualizar la pgina entera. Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el botn . Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin, hacer clic sobre el botn , para que aparezca el cuadro de dilogo Impresin explicado ms adelante. Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer clic sobre el botn , para que aparezca el cuadro de dilogo Configurar pgina explicado ms adelante. En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn para cerrar la Vista preliminar. Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern unas lneas discontinuas que nos indicarn donde har Excel 2007 los saltos de pgina, estas lneas no se imprimirn.
CONFIGURAR PAGINA Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel 2007 nos permite modificar factores que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel, ... Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, desde la vista preliminar, deberemos hacer clci en el botn Configurar pgina...
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Aparecer el cuadro de dilogo Configurar pgina descrito a continuacin. Dicho cuadro consta de 4 fichas. La primera de las fichas se denomina Pgina y permite indicar caractersticas como la orientacin del papel, el tamao del papel que utilizamos y otros parmetros.
Selecciona la orientacin del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocar el papel siempre de la misma forma). En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automticamente la hoja en un nmero de pginas especfico (una pgina de ancho por 1 de alto, as se imprimir en una sola hoja,...). Observa como en la parte derecha disponemos de un botn para ir a opciones especficas de la impresora seleccionada para imprimir. Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Mrgenes.
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En esta ficha podrs modificar los mrgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo: de las hojas a imprimir. Si la hoja tiene encabezado: o pie de pgina:, tambin nos permite indicar a cuntos centmetros del borde del papel queremos que se siten. Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente. Para definir los encabezados y pies de pginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de pgina
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En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso estn vacos, ya que no hay ningn encabezado ni ningn pie de pgina asignado a nuestra hoja de clculo. En estos recuadros aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido. En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles encabezados a utilizar. Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botn Personalizar encabezado... En el recuadro Pie de pgina: aparece el tipo de pie de pgina elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles pies de pgina a utilizar. Para modificar el pie de pgina, hacer clic sobre el botn Personalizar pie de pgina
Dentro del cuadro de dilogo Configurar pgina tenemos la ficha Hoja que nos permite definir cmo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.
En rea de impresin: podrs indicar qu rango de celdas quieres imprimir. En Imprimir ttulos podrs activar cualquiera de las siguientes opciones: Repetir filas en extremo superior para que en cada pgina que se imprima aparezca como ttulo de columnas aquella fila que est indicada en ese recuadro. Repetir columnas a la izquierda para que en cada pgina que se imprima aparezca como ttulo de la fila aquella columna indicada en el recuadro. En el recuadro Imprimir podrs activar cualquiera de las siguientes opciones: Lneas de divisin para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja.
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Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores. Calidad de borrador para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra hoja. Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta. Ttulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja IMPRIMIR Una vez nuestra hoja est preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y despus, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre la opcin Imprimir del Botn Office. Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podremos cambiar alguna opcin de impresin como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el nmero de copias deseadas.
En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora que tenemos instalada en nuestra computadora. En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre: para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrir. Con el botn Priopiedades podremos cambiar algunas caractersticas de la impresora.
En el recuadro Intervalo de pginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir Todas las pginas, o bien slo un rango de Pginas, especificndolo en Desde: y hasta En el recuadro Imprimir, podrs indicar si deseas imprimir Todo el libro, o slo las Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Seleccin para imprimir slo los objetos seleccionados de la hoja.
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Por ltimo en Nmero de copias: podrs indicar el nmero de copias a realizar y si las quieres Intercala.
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CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS

1) Sombreamos el rango que queremos nombrar. Por ejemplo el mes de febrero

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b) Escribimos en el Cuadro de nombre, Martillos. Y pulsamos Enter en el teclado

Para los Clavos: 1) Sombreamos datos de ventas de los clavos

2) Escribimos en el Cuadro de nombre, Clavos. Y pulsamos Enter en el teclado

Seleccionamos el cono Asignar nombre a un rango

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CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS

Y damos Aceptar en nuestro cuadro de controles. Ya tendremos nombrado el Rango

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CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS

1.1 Funciones Lgicas

Entonces las frmulas sern: =Si(Categora = A; 15 ; 20)

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1.2 Manejo de Fechas

La frmula de la celda D5 ser:

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La frmula da como resultado un valor con formato de fecha

Aplique un formato General (men Formato, Celdas) para ver el valor.

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1.3 Manejo de Textos

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El contenido de la celda es realmente una frmula

...al convertir frmulas a sus valores...

El contenido de la celda ahora es realmente el valor resultante

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La tabla debe quedar como la figura:

Ejemplos: LARGO("Madrid, Espaa") es igual a 14 LARGO("") es igual a 0

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1.4 Desarrollando funciones personalizadas en Excel

= BuscarV (valor_buscado; matriz_buscar; indicador_columnas; ordenado)

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CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS

1.5 Funciones de bsqueda

Funciones que buscan un valor

VERDADERO Devuelve el valor lgico VERDADERO.

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CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS

Funciones matemticas y trigonomtricas

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CAPITULO 1: FUNCIONES AVANZADAS

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