DESARROLLO ORGANIZACIONAL

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DIVISIN DE ESTUDIOS DE POSGRADO

M.C. INGENIERA ADMINISTRATIVA.

FUNDAMENTOS DE INGENIERA ADMINISTRATIVA.

FERNANDO AGUIRRE Y HERNNDEZ.

PRESENTA: DULCE MARA ZAMUDIO GARCA

ARTCULO DE COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

04 DE FEBRERO DE 2013

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1 INTRODUCCIN

Una de las principales necesidades que el ser humano ha tenido desde la antigedad, es la comunicacin, la cual sirvi de base para que los hombres empezaran sociabilizar y por ende a formar grupos que persiguieran metas en comn; as se dio paso a lo que hoy conocemos como organizaciones o empresas. La comunicacin es de suma importancia, ya que a travs de este proceso las personas revelan su verdadero ser, su propia identidad; por tal motivo es necesario que se entienda todo su entorno. El siguiente artculo tiene como objetivo resaltar lo necesaria que es la comunicacin dentro de las organizaciones, ya que este concepto que muchas veces nos parece tan pequeo y poco importante, significa un eje fundamental para el funcionamiento y competitividad de la misma. Por otro lado es muy conveniente mostrar todos los factores que intervienen en la comunicacin, as como sealar aquellos obstculos que impiden el flujo adecuado de la misma. Posteriormente se encontraran algunas recomendaciones generales para poderse comunicar de manera adecuada con todas las personas relacionadas directa o indirectamente con la organizacin.

As, cada uno de los apartados que contiene este artculo, est diseado para ampliar la visin que se tiene de este tema que es crucial para cualquier organizacin que desee perdurar y competir en este mundo globalizado.

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2 QU ES LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL?

El tema de la comunicacin organizacional ha venido tomando mucha fuerza en los ltimos aos, tal situacin ha despertado en muchos el inters por conocer acerca de este tema, y la razn por la cual es esencial para las organizaciones. Bien, pues primeramente, es muy importante que se comprenda el contexto de este trmino, la comunicacin organizacional es una herramienta que da lugar a la transmisin de la informacin dentro de las organizaciones, para identificar las necesidades, para promover los logros y reconocer a los colaboradores de la misma. Es importante mencionar que para poder obtener buenos resultados con esta herramienta, es indispensable que exista comunicacin en todos los niveles de la organizacin, desde el puesto ms alto del organigrama, hasta los niveles ms bajos; esto permitir tener un conocimiento ms profundo acerca de la situacin en que se encuentra la empresa.

Al existir una comunicacin interna efectiva se puede conocer ampliamente a la organizacin, as como crear un ambiente de confianza y motivacin en todos los niveles, lo que se reflejara en el mejoramiento del desempeo de los trabajadores y por ende, en el aumento de la productividad. Lo anterior solo hace hincapi en la comunicacin interna; sin embargo, tambin es vital que las organizaciones mantengan una buena relacin con el exterior, llmense clientes, inversionistas, proveedores,

distribuidores, instituciones gubernamentales, y otros; ya que de ellos depende su existo o fracaso. Por lo mencionado anteriormente, podemos darnos cuenta que la comunicacin organizacional no es un proceso sencillo; sino todo lo contrario, implica a muchos factores, que si no son utilizados correctamente, no arrojaran los resultados deseados y no se alcanzaran los objetivos establecidos.

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3 TIPOS DE COMUNICACIN

Segn Goldhaber comunicacin1: *Formal *Informal

existen

dos

tipos

de

Cuando nos referimos a una comunicacin formal, estamos hablando de aquella cuyo contenido est relacionado con aspectos institucionales, generalmente se utiliza la escritura como medio y se apoya de protocolos, manuales, reglamentos, comunicados, memorandos, etc.; por lo cual la velocidad de transmisin es ms lenta, esto porque se deben cumplir una serie de formalidades antes de transmitir el mensaje deseado. La comunicacin informal, es aquella que contiene aspectos institucionales, pero que no utiliza canales oficiales y su transmisin es ms rpida que la comunicacin formal; este tipo de comunicacin es muy importante para niveles jerrquicos altos, ya que permite conocer las condiciones y sentimientos que los empleados tienen con respecto a la organizacin; de este modo se les facilita en gran manera la toma de decisiones.

GOLDHABER, Gerald M. Comunicacin Organizacional, Editorial Diana, Mxico, 1986.

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4 FLUJO DE LA COMUNICACIN DENTRO DE LA ORGANIZACIN. Normalmente, estamos acostumbrados a pensar que el flujo de informacin debe de ser necesariamente de manera descendente, sin embargo, existen otros canales o formas por las cuales puede viajar la informacin, tal es el caso del flujo descendente, horizontal y diagonal.

Algunas de las caractersticas que tienen los diferentes flujos de comunicacin en las organizaciones son las siguientes: La comunicacin descendente se da, de los niveles jerrquicos ms altos hacia los niveles ms bajos. En esta direccin los subordinados reciben la informacin de su jefe inmediato, generalmente la informacin se vuelve difusa conforme va descendiendo, los medios ms utilizados para transmitirla son: mediante instrucciones de forma oral al personal, reuniones, va telefnica, memorndum, cartas e informes. La comunicacin ascendente a diferencia de la descendente, se presenta cuando la informacin fluye de los niveles jerrquicos ms bajos hacia los ms altos; es decir, cuando los subordinados informan a sus jefes. En este tipo de flujo de informacin se permite al personal expresarse y participar en los procesos de la organizacin; sin embargo muchas veces la informacin que los empleados proporcionan a sus jefes se va distorsionando conforme sube en la escala jerrquica. Aunque no son muchas las empresas que utilizan este mtodo, es importante decir que realmente aporta beneficios a la organizacin, ya que los empleados con ms bajo nivel son los que verdaderamente conocen el proceso y tienen una visin muy amplia del mismo, por lo que pueden aportar ideas realmente interesantes. Los medios ms usados para la comunicacin ascendente son: el buzn de quejas y sugerencias, encuestas, reuniones peridicas, crculos de calidad.

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La comunicacin horizontal se da cuando las personas involucradas pertenecen a un mismo nivel jerrquico; por ejemplo, entre los supervisores de los diferentes departamentos. Y por ltimo, la comunicacin diagonal que se presenta entre personas de distintos niveles jerrquicos aun cuando no haya dependencia entre estos niveles; este tipo de comunicacin es muy utilizado en las organizaciones, ya que generalmente la informacin no sigue una ruta definida en el organigrama, por tal motivo es necesario que se tenga cierto cuidado con la administracin de la informacin.

5 ESQUEMA DE LA COMUNICACIN.

La razn de la existencia de los esquemas de comunicacin es para poder entender como est compuesto todo este proceso; as, el primer esquema de comunicacin que surgi est basado en instrumentos tecnolgicos, en los que segn el autor Favaro2: *Hay algo o alguien que emite una orden. *Un medio por el cual se transmite. *Algo o alguien que recibe la orden; *Una respuesta que informa sobre cul ha sido el resultado. Luego, se pretendi aplicar todo este esquema a la comunicacin humana, lo que dio como resultado el primer esquema de la comunicacin:

Favaro, Daniel A. Comunicacin Organizacional, Pg. 15

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De este modo:

El Emisor: Es la persona con ideas, intenciones, informacin y que tiene por objetivo el comunicarse.

El Cdigo: Es un proceso que convierte las ideas del comunicador en un conjunto sistemtico de smbolos, en un idioma que exprese el objetivo que este persigue. El Mensaje: Es el resultado del proceso de codificacin. Aqu se expresa el objetivo que persigue el comunicador y lo que espera comunicar a su destinatario. El Canal: Es el medio por el cual viaja el mensaje enviado al receptor; dentro de la organizacin, los canales de comunicacin pueden ser los escritos, va telefnica, entrevistas personales e incluso tambin mediante movimientos corporales que reflejen el pensar del emisor. El Receptor: Es la persona que recibe el mensaje y que enva una respuesta a emisor.

Cabe mencionar que el modelo mostrado anteriormente ha sufrido diversas modificaciones conforme ha pasado el tiempo, ya que constantemente se encuentran factores que afectan la comunicacin.

6 OBSTCULOS EN LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL.

Muchos de los problemas que surgen en las organizaciones y por lo cual se ven obligadas a cerrar sus puertas, es la falta de comunicacin. Existen ciertos factores que sobre todo, los ms altos niveles de la organizacin deben considerar para poder transmitir la informacin de manera adecuada y eficiente; estos factores en el proceso de la comunicacin son mejor conocidos como ruido. As, podemos encontrar los siguientes tipos de ruido3:

Favaro, Daniel A. Comunicacin Organizacional, Pg. 21.

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Semnticos: producidos por una jerga o lengua especial. El lenguaje: es necesario que el emisor antes de comunicar un mensaje, tome en cuenta el nivel de educacin, los antecedentes culturales y la edad de los receptores, esto para lograr que el mensaje sea captado por todas las personas y para evitar la divagacin.

Fsicos: se refieren a aquellos inconvenientes que existen en el ambiente o medio en el que se realiza la comunicacin y que impiden que el mensaje sea claro y entendido. Fisiolgico: Son aquellas dificultades que tienen las personas que intervienen en el proceso de comunicacin.

Psicolgicos: Son todos los prejuicios, intenciones y predisposiciones; aqu es importante tomar en cuenta lo siguiente: Defensa: El emisor del mensaje debe dirigirse al receptor de manera amable, no importando el nivel jerrquico que este tenga, este punto es muy importante porque el factor humano es muy sensible, y si llegara a sentirse amenazado por el emisor, la comprensin del mensaje se vera afectada y no existira una comunicacin eficaz. Filtracin: En muchas ocasiones el emisor antepone sus intereses personales y modifica la informacin de tal manera que el receptor termina acatando y cumpliendo con los deseos del emisor y no con los requerimientos de la organizacin. Esto imposibilita obtener informacin objetiva; generalmente este tipo de problema se encuentra cuando la informacin fluye de manera vertical.

Percepcin: Es la forma en que los receptores interpretan el mensaje emitido, lo que provoca que cada persona reciba un mensaje distinto.

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7 RECOMENDACIONES PARA UNA BUENA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL. En el captulo anterior se mencionaron todos los factores que impiden una comunicacin efectiva dentro de las empresas; esto nos dice que no es nada fcil transmitir informacin a terceros, y aun es ms difcil lograr que estos entiendan y acaten las disposiciones que se desean. Es por esto que se recomienda tener empata con las personas que nos queremos comunicar, es decir debemos ponernos en sus zapatos; si logramos entender lo que sienten, lo que piensan, si logramos conocerlos realmente; entonces en ese momento lograremos que nos sigan, en ese momento lograremos ser unos verdaderos lderes, y as la organizacin se ver sumamente beneficiada. Pero para lograr esa empata lo primero que tenemos que hacer es escuchar y ver lo que est pasando en la organizacin; y si no se puede tener un contacto con las personas interlocutoras, es recomendable informarnos acerca de cmo son, que les gusta, que les desagrada, cules son sus hbitos, costumbres, etctera, de este modo nos formaremos un perfil de los interlocutores.

Algunos de los datos importantes que debemos investigar son los siguientes:

Escolaridad. Nivel econmico. Rango de edad. Vivienda. Estado civil. Cantidad de hijos. Nacionalidad. Religin. Origen tnico. Idioma. Aspiraciones. Principales carencias.

Una vez que se tiene toda esta informacin, podremos generar un plan que nos permita llegar de manera adecuada a las personas que fungen como receptores, y si logramos realmente empatizar con ellos, obtendremos los resultados deseados.

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8 CONCLUSIN.

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La comunicacin es muy esencial en todos los aspectos de la vida, las personas que son buenas comunicadoras suelen tener xito en cualquier reto que se les presente. Las organizaciones no quedan exentas de este proceso, para que una empresa logre mantenerse vigente en el mercado, es fundamental que exista un flujo de informacin en todos los niveles organizacionales, pero para que una organizacin sea exitosa debe ser clara, consecuente y eficaz en sus comunicaciones, tanto con sus clientes internos, como con sus clientes externos. Debemos tener muy claro que la comunicacin organizacional no es un proceso fcil, sino todo lo contrario. El implementar este proceso en cualquier empresa requiere de mucha dedicacin, investigacin y sobre todo, requiere de seguimiento y mejora continua, esto porque no olvidemos que se trabaja con el factor ms difcil de todos el factor humano, el cual es muy impredecible y continuamente cambiante. La clave para lograr una comunicacin realmente funcional es el respeto; no podemos comunicarnos con personas a las que consideramos inferiores, si no las respetamos como seres humanos lo mas que les podemos transmitir es informacin, y comunicar es mucho ms que informar. Tengamos siempre presente que toda persona tiene el potencial para generar grandes ideas, lo nico que se necesita es motivarla y escuchar.

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9 BIBLIOGRAFA Y REFERENCIAS ELECTRNICAS. GOLDHABER, Gerald M. Comunicacin Organizacional, Editorial Diana, Mxico, 1986. Favaro, Daniel A. Comunicacin Organizacional, Pg. 15 y 21. Franklin, E. y Krieger M. (2011). Comportamiento organizacional. Mxico: Editorial Pearson.
www.rrppnet.com.ar/comunicacioninterna.htm www.razonypalabra.org.mx

PROPUESTA DE TESIS: Anlisis y mejora del proceso de comunicacin organizacional del Ingenio Central Motzorongo S.A. de C.V.

OBJETIVO: Disear un modelo de comunicacin organizacional para el Ingenio Central Motzorongo S.A de C.V que transmita la informacin que cada departamento y empleado necesita y por ende mejore la productividad.