BUKU MANUAL

PROGRAM APLIKASI MULTISHOP

MULTISHOP V.2 2012-2013, Nurullah Laboratory Rinda Cahyana

Pengembang : Rinda Cahyana Telp. 081320063272 Email : rinda_cahyana@yahoo.com

DAFTAR ISI Menjalankan MULTISHOP .................................................................................................................. 2 Menentukan Pengguna ...................................................................................................................... 3 Menentukan Toko dan Penggunanya ................................................................................................. 5 Mengubah Toko ................................................................................................................................. 7 Menyiapkan Data Transaksi Jenis Pelanggan ...................................................................................... 8 Menyiapkan Data Transaksi Pelanggan............................................................................................... 9 Menyiapkan Data Transaksi Barang...................................................................................................10 Mengelola Data Transaksi .................................................................................................................13 Fitur Manager ...................................................................................................................................14 Banyak Pengguna..............................................................................................................................15 Mengekspor Data .............................................................................................................................18

Menjalankan MULTISHOP MULTISHOP dapat dijalankan dalam simpanan data internal (Harddisk) atau eksternal yang readable (semisal Flash disk). Berikut ini adalah langkah dasar menjalankan MULTISHOP : 1. Pindahkan folder MULTISHOP ke lokasi simpanan komputer anda

2. Jalankan SISTRANS dengan mengklik dua kali file executable nya (Toko.exe) 3. Setelah itu akan muncul antarmuka program sebagai berikut :

4. Ada tiga tombol border icon pada sudut kanan atas, yang berturut-turut dari kiri ke kanan meliputi tombol untuk memperkecil, untuk membuat tampil sepenuh layar, dan untuk keluar dari SISTRANS.

5. Cara lain untuk keluar dari SISTRANS adalah dengan mengklik menu Mulai | Keluar.

Menentukan Pengguna Sebelum dapat digunakan untuk merekam transaksi, minimalnya satu toko harus didaftarkan ke dalam basis data MULTISHOP, dan juga pengguna basis data toko tersebut dalam kapasitas sebagai OPERATOR dan MANAGER. Berikut langkah memproteksi SISTRANS : 1. Tentukan file basis data yang akan digunakan. Default-nya, file basis data terdapat dalam direktori Database dengan nama toko_db. Anda dapat merubah nama basis data tersebut.

2. Setelah basis datanya ditentukan, langkah berikutnya adalah masuk dengan hak akses ADMINISTRATOR. Default-nya kode penggunanya nol (0) enam kali dengan kata kunci admin. Setelah itu klik tombol OK.

3. Apabila kode aksesnya benar, maka akan muncul dialog Pilih Toko. Karena pengguna 000000 secara default tidak ditetapkan memiliki akses pada toko manapun, maka langsung klik tombol Masuk.

4. Untuk mengubah kode akses ADMINISTRATOR, pilih menu Mulai | Kendali | Pengguna .

5. Klik pada kolom manapun yang menunjuk kepada baris ADMIN sehingga kotak isian berisi data pengguna ADMIN. Klik tombol Ubah hingga tombol Tambah berubah menjadi Simpan. Ubah kode akses sesuai dengan yang anda kehendaki. Setelah itu klik tombol Simpan. Jika tidak ingin mengubah klik tombol Batal.

6. Tambahkan dua pengguna baru dengan mengklik tombol Tambah sehingga namanya berubah menjadi Selesai. Pastikan kode penggunanya unik antara satu pengguna dengan pengguna lainnya. Tentukan kelompoknya, di mana pengguna yang pertama sebagai OPERATOR dan yang kedua sebagai MANAGER. Kode pengguna hanya angka saja. Setelah kotak isian diisi semua, sudahi dengan meng-klik tombol Selesai. Jika tidak ingin mengubah klik tombol Batal. Hak Akses Kelompok Pengguna adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. ADMINISTRATOR, bertugas mempersiapkan MULTISHOP seperti memasukan data toko, pengguna, jenis pelanggan, pelanggan, barang, dan pengiriman barang MANAGER, dapat mengakses data transaksi seperti stok barang, rekaman transaksi tokonya, alur kas, penjualan barang OPERATOR, bertugas mengisi data transaksi

Menentukan Toko dan Penggunanya Untuk mendaftarkan toko ke dalam MULTISHOP anda harus memiliki file lisensi dari penjual. Setelah memiliki file lisensi ini, langkah untuk mendaftarkan toko anda adalah sebagai berikut : 1. Pilih menu Mulai | Kendali | Toko sehingga muncul dialog Data Toko.

2. Klik tombol Tambah, lalu klik tombol Ambil sehingga muncul dialog File Lisensi. Pilih file lisensi yang diberikan oleh penjual, kemudian klik tombol Open.

3. Setelah itu isi kode toko dengan memastikan beda dari toko lainnya. Kode toko dapat terdiri dari angka, huruf kapital, dan tanda minus (-).Isi seluruh kota isian yang diperlukan. Apabila akan dilakukan penonaktifan pelanggan dalam rentang waktu tertentu, klik Penonaktifan Otomatis dengan menentukan rentang bulan berlaku status aktifnya. Akhiri dengan menekan tombol Selesai.

Penonaktifan Otomatis, bermakna pelanggan aktif akan berubah statusnya menjadi tidak aktif apabila tidak melaksanakan transaksi lebih dari batas waktu yang ditentukan. Dalam kondisi tidak aktif, pelanggan tidak dapat melaksanakan transaksi. 4. Anda dapat melihat tampilan fakturnya dengan memilih Nama Toko terlebih dahulu dan meng-klik tombol Tampilan Faktur, sehingga muncul dialog Konfirmasi. Pilih Yes jika ingin menampilkan faktur sederhana dan No jika ingin Faktur lengkap.

5. Masih dalam dialog Data Toko, klik tombol Pengguna. Klik pengguna dari daftar pengguna kemudian klik tombol >> atau klik dua kali untuk menambahkannya sebagai Pengakses Data Toko. Tambahkan pengguna kelompok OPERATOR dan MANAGER. Untuk mengeluarkan pengguna, klik tombol << atau klik dua kali pengguna dalam daftar Pengakses Data Toko.

Mengubah Toko Berikut ini adalah langkah untuk merubah lisensi atau kode toko: 1. Pilih menu Mulai | Kendali | Toko sehingga muncul dialog Data Toko. Lalu pilih nama toko yang akan diubah. 2. Klik tombol Ubah sehingga nama tombolnya berubah. 3. Apabila ingin mengganti lisensi, klik tombol Ambil lalu pilih file lisensi. Apabila ingin mengganti kode toko, tinggal ubah kode tokonya. Setelah itu klik tombol Simpan. 4. Setelah keluar dari dialog Data Toko ini, akan ada konfirmasi bahwa sistem akan dimatikan. 5. Setelah itu jalankan lagi program aplikasinya.

Menyiapkan Data Transaksi Jenis Pelanggan Transaksi tidak dapat berjalan tanpa Data Transaksi berupa Jenis Pelanggan, Pelanggan, Barang, dan Perusahaan. Berikut adalah langkah untuk menyiapkan atau memperbaharui Data Transaksi : 1. Pilih menu Mulai | Data Transaksi | Jenis Pelanggan, sehingga muncul Jendela Jenis Pelanggan.

2. Jenis Pelanggan seperti Agen, Distributor, End-User, dan seterusnya dapat ditambahkan berikut persentase untuk setiap jenis Pelanggan tersebut. Persentase merupakan penentu harga jual Pelanggan dari harga jual setiap barang. Untuk menambah jenis Pelanggan, klik tombol Tambah sehingga berubah menjadi tombol Selesai. Isi nama jenis Pelanggan dan persentase nya, misalnya ANONIMOS dengan persentase 0, setelah itu klik tombol Selesai sehingga nama tombolnya berubah menjadi Tambah kembali.

3. Untuk mengubah, pilih jenis Pelanggan yang akan diubah, misalnya ANONIMOS, kemudian klik tombol Ubah sehingga berubah menjadi Batal, tulis nama baru yang tidak sama dengan nama Jenis yang ada, misalnya ANONIM, setelah itu klik tombol Simpan. 4. Untuk menghapus, pilih jenis Pelanggan yang akan dihapus, misalnya ANONIM, kemudian klik tombol Hapus. Hati-hati terhadap penghapusan jenis Pelanggan, karena ia akan menghapus data Pelanggan dengan jenis Pelanggan ini berikut data transaksinya dan cashflow terkait.

Menyiapkan Data Transaksi Pelanggan 1. Jenis Pelanggan diperlukan untuk membuat data Pelanggan. Pilih menu Mulai | Data Transaksi | Pelanggan, sehingga muncul Jendela Pelanggan. 2. Untuk menambah Pelanggan, klik tombol Tambah sehingga berubah namanya menjadi Selesai, kemudian isi seluruh kotak isian yang ada. Untuk menuliskan nomor Pelanggan secara cepat berdasarkan nomor terakhir, klik tombol >. Pastikan nomor Pelanggan belum digunakan Pelanggan lainnya. Nomor Pelanggan dapat terdiri dari angka, huruf kapital, dan tanda minus (-). Dan pastikan Aktif diberi tanda centang agar transaksi dapat dilakukan atas nama Pelanggan tersebut. Akhiri prosesnya dengan meng-klik tombol Selesai.

3. Untuk mengubah dan menghapus, caranya sama seperti data jenis Pelanggan, dimulai dari memilih nomor Pelanggan. Hati-hati saat menghapus data Pelanggan, karena akan menyebabkan terhapusnya data transaksi dan cashflow terkait.

Menyiapkan Data Transaksi Barang Untuk melakukan transaksi, selain data Pelanggan juga diperlukan data barang dan satuan. Data ini meliputi nama barang, jumlah stok barang, jumlah keluar, harga pokok untuk menghitung margin di cashflow, dan harga jual. Berikut ini langkah menyiapkan Data Transaksi barang : 1. Pilih menu Mulai | Data Transaksi | Barang dan Satuan sehingga muncul dialog Barang dan Satuan. Cara memanipulasi data barang sama dengan cara menambah data transaksi lainnya.

Setelah semua barang dan satuannya dimasukan ke dalam basis data, admin dapat menambahkan barang tersebut ke toko dan menetapkan harganya. Untuk menambah data barang toko tertentu, anda harus menggunakan Pengguna yang diberi akses ke toko tersebut. Memberi akses pelanggan kepada data toko dilakukan pada tahap sebelumnya saat memasukan data toko. Untuk melihat pelanggan mana saja yang dapat mengakses data toko klik menu Mulai | Kendali | Toko 2. Untuk mengganti pengguna pilih menu Mulai | Ganti Pengguna. Masukan Kode Akses admin yang diizinkan mengakses toko yang anda kehendaki, lalu pilih toko yang dikehendaki. Nama toko yang muncul bergantung kepada hak akses admin tersebut. Setelah dipilih nama tokonya, klik tombol Masuk.

3. Untuk menambah data barang, klik tombol Tambah pada tab STOK BARANG, kemudian isi semua kotak isian. Pastikan kode barang unik. Kode barang dapat terdiri dari angka, huruf kapital, dan tanda minus (-). Setelah itu klik tombol Selesai.

10

Nama barang yang muncul tergantung data barang yang dimasukan pada dialog Barang. Dialog ini diakses melalui menu Mulai | Data Transaksi | Barang. Untuk pengisian di mana barang belum diperjualbelikan, maka biarkan Jml Keluarnya nol (0). Isian Barang mengandung kata berfungsi untuk membatasi tampilan barang 4. Cara mengubah dan menghapus data barang, sama dengan data sebelumnya, dimulai dengan memilih Nama Barang baik dengan mengklik barang di tabel atau memilih Nama Barang. Lakukan penambahan jumlah stok melalui Tab ini setiap kali ada penambahan stok barang. Jumlah stok harus menjadi jumlah stok semua ditambah jumlah stok tambahan.

Mencatat Data Transaksi 1. Untuk menambah data transaksi, pengguna harus dalam kedudukan sebagai OPERATOR. Pilih menu Mulai | Ganti Pengguna, lakukan sama seperti langkah sebelumnya. Pastikan anda menuliskan kode pengguna yang masuk dalam kelompok OPERATOR dan juga kode akses yang ditentukan atasnya. Setelah itu pilih toko yang akan diakses basis datanya, lalu klik tombol Masuk 2. Untuk melaksanakan transaksi klik Tab Transaksi Baru, kemudian isi nomor pelanggannya. Pastikan pelanggan sudah didaftarkan dalam proses sebelumnya. Pilih barang yang dibeli, dan tentukan harga akhir serta jumlah barangnya. Akhiri dengan meng-klik tombol Tambah. Untuk menambah barang lagi, klik nama barangnya kemudian klik tombol Tambah.

11

Harga Akhir ini tidak dapat kurang dari Harga Pokok. Apabila penggunanya masuk ke dalam kelompok yang mendapat persentase lebih dari 0, maka jumlah Harga Akhir tidak akan sama dengan Harga Jual, melainkan sebesar harga persentase tersebut. Harga Jual adalah Harga Akhir dikali Jumlah Barang. Walau demikian anda dapat merubah Harga Akhir selama tidak kurang dari Harga Pokok. 3. Untuk mengubah atau menghapus barang yang diberli, awali dengan memilih barang dari daftar Barang yang dibeli. 4. Untuk mengakhiri transaksi, tentukan Jumlah Bayar sama dengan atau lebih dari Total Belanja. lalu klik tombol Bayar sehingga muncul dialog pilihan cetak faktur.

Apabila harga akhir yang diberikan kurang dari harga pokok, maka akan muncul pesan seperti ini :

Margin dari transaksi ini akan dituliskan sistem di dalam arus kas. Arus kas ini hanya dapat diakses oleh Manager. Setelah transaksi ini, jumlah data keluar bertambah, seperti tampak pada tab STOK BARANG

12

5. Apabila terjadi kesalahan transaksi, operator dapat menghapus data transaksinya melalui tab TRANSAKSI LAMA. Penghapusan hanya berlaku untuk satu hari dan pelanggan tertentu saja. Untuk melihat data transaksi pelanggan, tuliskan kode pelanggannya lalu klik tombol Lihat.

Mengelola Data Transaksi 1. Data transaksi ini hanya dapat dikelola oleh pengguna kelompok MANAGER. Silahkan masuk ke dalam sistem dengan menggunakan akun pengguna tersebut, lalu klik tab TRANSAKSI LAMA. 2. Apabila ada transaksi yang mau dibatalkan, mulailah dengan menentukan nomor pelanggan. Untuk memudahkan penelusuran data, beri tanda centang Tanggal Transaksi, lalu tentukan rentang tanggalnya. Setelah itu klik tombol Lihat. Jika nomor pelanggan dikosongkan, maka akan tampil seluruh data transaksi toko.

3. Klik ID transaksinya sesuai yang tertera dalam FAKTUR, kemudian klik tombol Hapus. Penghapusan data transaksi ini akan menyebabkan catatan margin nya di Arus Kas ikut dihapus, dan barang dikembalikan ke STOK BARANG. 4. Apabila ingin mencetak tabel transaksi tersebut, klik tombol Cetak.

13

5. Apabila ada transaksi yang mengandung piutang, maka akan ditandai dengan warna merah. Pelunasannya bisa dilakukan melalui kotak pelunasan di bawahnya

Fitur Manager

Selain dapat mengakses data transaksi, manajer juga dapat mengakses Arus Kas, menambah Margin dan Operasional ke dalam Arus Kas tersebut. Arus kas ini menampung seluruh margin yang diperoleh dari toko yang menggunakan basis data siistem ini dalam proses transaksinya. Untuk mengembalikan margin transaksi ke dalam jumlah yang terekam di dalam tabel transaksi, klik tombol Sinkronisasi. Apabila Catatan Transaksi dari data transaksi ingin dikembalikan ke default, klik tombol Sinkronisasi. Kalau data margin transaksi terhapus dari alur kas, klik tombol Sinkronisasi pada tab TRANSAKSI LAMA. Selain itu juga dapat dilihat informasi pembelian seperti jumlah barang yang keluar dan total belanja pelanggan. Melalui fitur ini Manajer dapat mengetahui barang mana yang paling laku atau pelanggan mana yang paling banyak membeli di toko tertentu atau semua toko.

14

Banyak Pengguna Untuk membuat program aplikasi ini dapat digunakan oleh banyak pengguna, maka harus dibangun jaringan terlebih dahulu. Di dalam jaringan tersebut terdapat sejumlah komputer yang mengoperasikan program aplikasi. Basis data program aplikasi yakni (toko_db.mdb) disimpan di server, sementara komputer Pelanggan hanya menyimpan file program aplikasinya saja (toko.exe).

Berikut ini langkah instalasi di sisi server dan Pelanggan : 1. Lihat berapa alamat ip yang diberikan oleh admin jaringan dengan menuliskan di dalam Command Prompt ipconfig/all, lalu enter. Di sana tertulis IP Address. Jika belum memiliki IP Address, minta admin jaringan untuk memasangnya di semua komputer sehingga saling terhubung.

15

2. Pada komputer server, buka folder basis data, letakan kursor mouse di atas folder tersebut, lalu klik kanan tombol mouse sehingga mucul menu mengambang. Kemudian pilih share with dan beri akses semua pengguna jaringan atau spesifik untuk dapat membaca dan menulis di dalam folder tersebut. 3. Apabila berhasil, tulis dalam Windows Eksplorer di sisi komputer Pelanggan \\alamat server sehingga muncul folder yang di share

4. Agar folder tersebut di komputer Pelanggan menjadi drive, letakan kursor mouse di atas folder tersebut, lalu klik tombol kanan mouse sehingga muncul menu mengambang. Pilih Map Network Drive

16

5. Tentukan label drive sesuai dengan keinginan anda, lalu klik Finish.

6. Saat dialog file basis data dalam program aplikasi terbuka, pilih basis data dalam drive tersebut. 17

Mengekspor Data Berikut ini adalah langkah untuk menambahkan atau menyesuaikan data barang suatu toko dengan data toko lainnya. 1. Masuk sebagai Admin 2. Pilih menu Mulai | Kendali | Ekspor Data 3. Tentukan basis data toko yang menjadi target ekspor

4. Klik Open sehingga muncul pertanyaan, Hanya menambah data yang tidak ada dan tidak menyentuh data yang sudah ada?. Sesuaikan dengan kebutuhan anda. 18

5. Setelah itu muncul pertanyaan, Hanya data barang saja?. Jika iya, maka yang akan ditambahkan atau diubah hanya data barang saja.

19