Gestin de Costos

Cunto cuesta fabricar sus productos? Cul de dos productos es ms rentable? Cunto cuesta una hora de fabricacin? Poder contestar estas preguntas con precisin es imprescindible para gestionar bien los recursos de la empresa y asignarlos a las actividades ms rentables. * Eric Weynand La gestin de costos es un tema sumamente importante, pero muchas veces desatendido. Muchas empresas no saben cunto les cuesta fabricar un producto o realizar un proyecto. Se manejan estimando cuanto tiempo llevara y cunto podran cobrar. Sin embargo, estas empresas estaran en mejor posicin si pudiesen contar con un costo cierto. Imagnese poder decir, s exactamente cunto me sale fabricar este producto y s que si cobro $X voy a ganar $Y por unidad. La capacidad de manejar una empresa con esta precisin es imprescindible en el actual mundo empresarial de gran competencia. Adems, un buen proceso de gestin de costos nos permitir determinar nuestros compromisos financieros y manejar eficientemente el efectivo de la empresa. A pesar de su innegable importancia, muchas empresas no tienen una estrategia ni un proceso para gestionar costos en forma eficiente. Por qu? Primero, algunas no reconocen la importancia. En cualquier empresa, los recursos capital y personal son limitados y es el rol de la direccin asignarlos a las actividades ms rentables. Fjese en el cuadro 1 para un ejemplo de dos actividades. Cul de Cuadro 1 los dos productos realizara? Nmero 2, verdad? Producto/ Proyecto 1 2 Porque la ganancia es ms grande. Ahora fjese en Precio de venta $ 1,000 $ 2,000 cuadro 2. Son las mismas actividades con las mismas Costo Personal 400 900 cifras, slo expresado en porcentajes. Ahora, cul de Costo Materia Prima 200 450 los dos hara? Nmero 1, claro, porque la ganancia es Ganancia $ 400 $ 650 ms grande. Esta es una cuestin de asignacin de recursos. Se puede realizar ms de dos unidades del Cuadro 2 producto 1 por cada unidad de producto 2, con los Producto/ Proyecto 1 2 mismos recursos. Por lo tanto, es ms rentable realizar Precio de venta 100% 100% el nmero uno. Tomar decisiones acerca de la Costo Personal 40% 45% utilizacin de recursos demanda este tipo de anlisis y Costo Materia Prima 20% 23% es imposible hacerlo sin la informacin adecuada de los Ganancia 40% 33% costos. La segunda razn por la cual una empresa no gestiona bien sus costos es porque no tiene el tiempo para disear, implementar y administrar la estrategia. Muchas veces la direccin se encuentra

absorbida en las tareas diarias de la empresa, especialmente en periodos de crecimiento. Sin embargo, si un director ha reconocido la importancia de gestionar costos, tiene que hacer tiempo para hacerlo. Crear e implementar procesos que aumentan la productividad de una empresa en el mediano y largo plazo es lo que se llama afilar la sierra (aplicando un concepto de Stephen R. Covey a la administracin empresarial) y la gestin de costos es uno de estos procesos. La tercera razn por la cual una empresa no cuenta con una gestin de costos es que los directores no tienen, o piensan que no tienen, la capacidad y experiencia necesaria para crear e implementar dicho proceso. Sin duda, la asignacin de todos los costos de la empresa a los factores de produccin, productos, proyectos y clientes segn indicadores especficos es una tarea compleja. No obstante, el director que se compromete a la mejora continua de los procesos, o en otras palabras a afilar la sierra, tiene que encontrar las capacidades internas o externas de la empresa para hacerlo. Cmo hacerlo? Ahora que estamos de acuerdo que es sumamente importante gestionar costos, vamos a desarrollar brevemente una estructura para hacerlo. La meta de gestionar costos es poder asignarlos a las variables por las siguientes razones: Variable Producto/Proyecto Cliente Trabajador Horas Trabajadas y Materia Prima Razn Para calcular la rentabilidad, permitindonos analizar trabajos terminados y presupuestar con precisin nuevas oportunidades. Para determinar cuan rentable o no es una relacin especfica. Para determinar cuan rentable o no es el trabajo realizado por cada empleado. Para asignar costos a las variables anteriores, tenemos que primero asignar costos a estos factores de produccin.

Para empezar, dividimos todos los gastos en las siguientes categoras: Categora Personal Directo Indirecto Materia Prima Gastos Generales Descripcin Todos los gastos relacionados con el personal, incluyendo los aportes. Dividimos los gastos del personal en dos categoras: Directo e Indirecto. Los gastos para el personal que trabajan en actividades productivas, o sea que se dedican directamente a la fabricacin del producto. Los gastos para el personal de administracin y ventas y otras tareas que no tienen que ver con un producto especifico, sino que aporta a la empresa en general. Todos los gastos para la compra de insumos del producto. Todos los dems gastos alquiler, luz, agua, etc.

Con todos los gastos clasificados en las categoras anteriores, asignamos los mismos a cada producto/proyecto de la siguiente manera:

Personal Directo

Calculamos el costo por hora para cada persona, dividiendo su costo por las horas que trabaj. Para cada producto, multiplicamos las horas que trabaj cada persona en el mismo, por su correspondiente costo por hora. Personal Sumamos todo el gasto relacionado al personal indirecto y lo Indirecto dividimos por las horas facturables, para llegar a un costo por hora facturable. (Horas facturables son aquellas trabajadas directamente en productos/proyectos). Para cada producto, multiplicamos el total de las horas facturables por el costo por hora facturable. Materia Prima Calculamos el costo promedio por unidad dividiendo el costo total de compras por la cantidad comprada. Para cada producto, multiplicamos este costo promedio por las unidades insumidas en el proceso de fabricacin. Gastos Generales Asignamos gastos generales de la misma forma que gastos de personal indirecto.

Aunque parece fcil, para lograr esto hay que tener un proceso detallado para documentar toda la informacin necesaria para hacer los clculos. Hay que registrar todas las horas trabajadas por el personal por producto/proyecto y por tarea. Con respecto a la materia prima, no slo hay que tener un buen seguimiento de la materia prima usada, sino tambin de cada compra de materia prima para poder calcular un costo por unidad exacto. Despus de calcular el valor de las cuatro categoras, hay que sumarlas para llegar al costo total de un producto/proyecto. Sumando el costo de todos los proyectos de un cliente, llegamos al costo total para un cliente. Adems, durante este proceso, hemos calculado el costo por hora de cada persona y de cada tarea y podemos utilizar estas dos cifras en el proceso de presupuestacin. La estructura desarrollada aqu fue breve y no considera todas las posibles complicaciones que puedan surgir en el mundo real. Sin embargo, esperamos que ayude a conceptualizar el proceso y que se pueda reconocer la importancia de implementar un sistema de gestin de costos.

* Master en Contabilidad, Licenciado en Administracin - Universidad de Texas, Consultor de Carle & Andrioli Contadores Pblicos y SharpSierra