SERIE DE CUADERNOS SOBRE CUMPLIMIENTO LEGAL

Conoce tu organizacin
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Serie de cuadernos sobre cumplimiento legal Cuaderno n 1 Conoce tu organizacin es propiedad intelectual del autor,

estando prohibida la reproduccin total o parcial de la obra sin su consentimiento expreso, as como su difusin por cualquier medio, incluyendo, de forma no limitativa, los soportes en papel, magnticos, pticos, el acceso telemtico o de cualquier otra forma que resulte idnea para su difusin y conocimiento pblico. La informacin contenida en esta publicacin constituye, salvo error u omisin involuntarios, la opinin del autor con arreglo a su leal saber y entender, opinin que no constituye en modo alguno asesoramiento y que subordina tanto a los criterios que la jurisprudencia establezca, como a cualquier otro criterio mejor fundado. El autor no se responsabiliza de las consecuencias, favorables o desfavorables, de actuaciones basadas en las opiniones e informaciones contenidas en este documento.

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Conoce tu organizacin

Alain Casanovas
Socio de KPMG Abogados acasanovas@kpmg.es
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En bastantes ocasiones, se espera que el abogado de empresa desarrolle su cometido partiendo de sus propias habilidades para integrarse y actuar en la organizacin donde se encuentra. Aunque la facilidad para adaptarse y relacionarse son unas competencias siempre bienvenidas en cualquier profesional, no por ello debera concluirse que basta con contratar un abogado para que, sin mayor soporte de la organizacin, desarrolle automticamente su labor de manera eficaz. Si actualmente es impensable contratar a un profesional de las finanzas para que elabore los reportes econmicos de la empresa segn le dicte su entendimiento, por qu no sorprende que, en muchos casos, la funcin jurdica no est organizada sobre la base de polticas y procesos de naturaleza anloga a los que concurren en otras funciones de la organizacin? Llama poderosamente la atencin como ya en el siglo XXI persiste este entendimiento, que aproxima la funcin jurdica ms al arte que a la ciencia, an cuando existen reputados estndares internacionales que ilustran el modo de organizar eficazmente los sistemas para el cumplimiento de la legalidad, y cmo la organizacin debe brindarles soporte. Si desarrollas tus cometidos dentro de la funcin jurdica de una empresa, este Cuaderno te ayudar a identificar aspectos esenciales a tener presentes para mantenerte alineado con las prcticas que siguen las organizaciones sensibles al control legal alrededor del mundo.

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ndice

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Conoce la estructura de negocio Conoce qu se espera de ti Conoce tus medios Conoce reas Sinrgicas

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Conoce reas de apoyo Conoce la cadena de reporte Preguntas frecuentes Bibliografa

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Conoce la estructura de negocio

Conceptos
Sociedades, unidades de negocio y reas funcionales

Bibliografa
Control de riesgos legales en la empresa: apartado 2.1., Localizacin de los riesgos legales. Control legal interno: apartado 4. Riesgos y oportunidades legales.

Los abogados solemos centrar nuestra atencin en la forma societaria de las empresas o la estructura jurdica del Grupo al que pertenecen, posiblemente para identificar y gestionar las formalidades legales en este mbito. Es, sin duda, una tarea que debemos realizar ms temprano que tarde, puesto que el incumplimiento de dichas formalidades est normalmente sujeto a sanciones y puede, adems, suponer la prdida de determinados derechos o asuncin de otras responsabilidades. Sin embargo, aunque es importante conocer y gestionar las formalidades societarias, tanto o ms lo es conocer la estructura operativa de una organizacin desde la perspectiva de sus reas funcionales y unidades de negocio. Slo a partir de ese conocimiento podrs desarrollarte plenamente y ser efectivo previniendo incumplimientos, interactuando con el resto de personas de tu organizacin y ganando visibilidad dentro de ella. Tu labor slo ser reconocida por los dems si conoces bien sus problemas de negocio y les ayudas a evitarlos o solucionarlos. Los distintos cometidos en el seno de la empresa se distribuyen en reas funcionales: finanzas, recursos humanos, impuestos, comercial, marketing, informtica, logstica, etc. La denominacin especfica y las competencias concretas de cada funcin varan segn las empresas, si bien siempre, en cada una de ellas se proyectan grupos de obligaciones distintas: no aplican las mismas normas al da a da de los equipos de marketing, que a los de logstica, por ejemplo. Puedes considerar que cada funcin de la empresa constituye un pequeo universo de materias legales, resultado de la composicin

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de normas y dems obligaciones relacionadas especficamente con su cometido. Conocer las singularidades legales de cada funcin no slo te brindar un valioso conocimiento de la estructura operativa de la organizacin, sino que te permitir tambin conocer detalladamente los riesgos legales que les afectan, permitindote entonces establecer medida para prevenir, detectar y gestionarlos de forma temprana. Es positivo, adems, que asocies el concepto de riesgo con el de oportunidad: tras la deteccin de un riesgo siempre existe una oportunidad para mejorar la empresa. La gestin de riesgos es, en definitiva, una de las diversas vas a travs de las cuales se alcanza la excelencia. Cuando se desarrollan diferentes actividades de negocio en el seno de una misma organizacin, es normal que se agrupen en unidades separadas desde una perspectiva de gestin, aunque no necesariamente desde la ptica jurdica. De este modo, se consigue profesionalizar y, por lo tanto, optimizar la gestin de cada una de sus actividades, aunque se produzca una disociacin entre la estructura jurdica y la de negocio. Para las labores de prevencin de riesgos legales que se esperan de la funcin jurdica, es importante que no existan cajas negras, esto es, funciones o unidades de negocio que desarrollen actividades con potencial impacto legal y que no se conozcan adecuadamente. Esta circunstancia suele darse en entornos de rpido crecimiento, o cuando la organizacin est fuertemente plurilocalizada, por ejemplo. Tambin concurre cuando una unidad de negocio, normalmente con notable contribucin en la cuenta de resultados, se obstina en mantener una gestin opaca a los ojos de las instancias de control interno, circunstancia que nos debe hacer sospechar lo peor. Ni la organizacin por reas funcionales ni por unidades de negocio coincide necesariamente con el organigrama societario. No te preocupes si esta circunstancia llama tu atencin: te dars cuenta que, en la prctica, las organizaciones necesitan flexibilidad para organizarse del modo ms efectivo ante un cambiante entorno de negocio, estableciendo rganos, jerarqua de funciones y flujos de informacin sobre la base de estas estructuras lgicas, que no siempre coinciden con las jurdicas.

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Conocer bien la organizacin en trminos de sus entidades legales, unidades de negocio y reas funcionales es un primer paso para que la funcin jurdica interna desarrolle su cometido de forma proactiva.

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Conoce qu se espera de ti
Conceptos
Descripcin funcional, funciones corporativas, modelos reactivos y modelos proactivos, sistemas para la gestin del cumplimiento, asimetra de control, indicadores del desempeo (Key Performance Indicators KPIs).

Bibliografa
Control de riesgos legales en la empresa: apartado 4., Sistemas de control de riesgos legales. Control legal interno: apartado 5. Sistemas de control legal interno. Legal Compliance: apartado 5. El Chief Compliance Officer.

Toda organizacin de cierto tamao debera disponer de un documento donde se describa la ubicacin jerrquica y competencias de cada funcin (descripcin funcional). Trata de localizar este documento o, en su defecto, otro que haga sus funciones, para conocer qu se espera de la funcin jurdica que lideras o donde te integras. Te permitir conocer no slo los cometidos tericos de la funcin jurdica sino tambin del resto de reas funcionales de la organizacin. Es, por lo tanto, un documento de conocimiento obligado. Es positivo que contrastes su contenido con la realidad, y trates de aclarar las eventuales diferencias que percibas con tus superiores. Si es preciso, impulsa un proceso de cambio y difusin de su contenido. Recuerda que la funcin jurdica tiene una evidente dimensin corporativa: para desarrollar su cometido de forma eficaz es preciso que conozca bien e interacte con la prctica totalidad de reas funcionales y unidades de negocio. Esta particularidad no concurre necesariamente en otras funciones en la empresa, donde lo acotado de su contenido no precisa dotarlas de visin corporativa. Por eso, es tambin habitual que la funcin jurdica est encuadrada al mismo nivel jerrquico que otras reas que tambin comparten vocacin corporativa, como pueda ser la de control o auditora interna. En ocasiones, la naturaleza corporativa se plasma en el propio ttulo de la funcin: rea jurdica corporativa, etc. En grandes organizaciones tambin puede suceder que convivan la funcin jurdica corporativa con las asesoras jurdicas de negocio: la primera tiene una

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visin global del Grupo mientras que las segundas se especializan en la problemtica jurdica de determinadas actividades. En tal caso, tambin debera hallarse recogido en algn documento las competencias de cada una de ellas y el modo en que interactan. Modelo reactivo
La funcin jurdica acta a peticin cuando recibe instrucciones de los rganos de gobierno, de las reas funcionales o de las unidades de negocio.

Modelo proactivo
La funcin jurdica acta de forma autnoma frente a las reas funciones y unidades de negocio.

Con independencia de lo que aparezca plasmado en los documentos organizativos, fjate si la funcin jurdica opera, en la prctica, de forma reactiva o proactiva. El modelo reactivo supone que la funcin jurdica acta a peticin (reacciona) cuando recibe instrucciones de los rganos de gobierno, de las reas funcionales o de las unidades de negocio. Es una funcin, por lo tanto, concebida para satisfacer las peticiones de los interlocutores en estas esferas. El modelo proactivo supone dotar a la funcin jurdica legitimidad para actuar de forma autnoma frente a las reas funciones y unidades de negocio, de modo que no necesita ser requerida para dirigirse a dichos mbitos y poder desarrollar funciones de prevencin. Puesto que cada una de estas formas de concebir la funcin jurdica tiene sus ventajas e inconvenientes, te interesa saber a cul de ellos de hallas ms prximo para adquirir conciencia de tus posibilidades y formarte, por qu no, unas expectativas de progresin profesional realistas. En lneas generales, los modelos reactivos no propician que la funcin jurdica tenga una visin amplia de negocio y acte de forma preventiva sobre las funciones o reas de negocio, lo que socava su dimensin corporativa con todo lo que ello reporta. Tampoco son modelos adecuados para disponer de un sistema para la gestin del cumplimiento, como los que describir en los Cuadernos 3 y 4 (Sistemas para la gestin del cumplimiento CMS Partes I y II). Dentro de la propia funcin jurdica existir una distribucin interna de competencias entre sus miembros, normalmente siguiendo criterios de especialidad. Puede suceder que, cuando el/los integrante/s de la funcin jurdica tienen un perfil especialista, dediquen, por deformacin profesional, mayores esfuerzos a vigilar determinadas reas del derecho y descuiden otras, lo que produce un fenmeno

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de asimetra en el control. S crtico contigo mismo y con tus compaeros, saliendo de vuestras respectivas reas de confort tcnico y ejerciendo control, si es preciso con la ayuda de terceros, sobre aquellas materias alejadas de vuestras reas del conocimiento. No permitas que existan zonas ciegas en cuanto al cumplimiento de la normativa. Es posible que tu desempeo profesional se evale en base determinados indicadores o KPIs (de Key Performance Indicators). Los KPIs se determinan en funcin de los objetivos de la organizacin y dicen mucho no slo acerca de sus valores sino tambin de la reactividad o proactividad del modelo. Algunos KPIs frecuentes lo son el nmero de reclamaciones administrativas o judiciales ganadas, el nmero de las que se han podido evitar, la duracin de los procesos, nmero de consultas evacuadas, etc. Cuando los KPIs se basan en percepciones subjetivas (el nivel de satisfaccin con la funcin jurdica) corren el riesgo de convertirse en una forma de evaluacin arbitraria. Y cuando los KPIs son subjetivos y residen en el resto de funciones o unidades de negocio, rompen con una regla de oro para todo modelo de cumplimiento efectivo: el que se esfuerza en que se cumpla la legalidad no puede ser evaluado por aquellos que sufren sus consecuencias circunstancia proclive en modelos reactivos-. De esto hablar en el Cuaderno n6: Cumplimiento, tica e Integridad.

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Tus capacidades de ejercer una labor de control legal efectiva y tus expectativas de progresin profesional variarn mucho dependiendo de la reactividad o proactividad del modelo de la funcin jurdica

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Conoce tus medios

Conceptos
Zona de eficiencia jurdica, gestin del conocimiento (knowledge Management), informacin crtica, sistema, elementos cuantitativos, elementos cualitativos, recursos, asignacin presupuestaria y modelo de financiacin.

Aunque en los prximos Cuadernos 3, 4 y 7 (los dos primeros sobre Sistemas para la gestin del cumplimiento CMS- y el ltimo sobre Protocolos de comunicacin, actuacin y revisin), desarrollar esta materia, es conveniente que ahora prestes atencin a algunas reflexiones bsicas. Podramos definir como zona de eficiencia jurdica la interseccin entre el conocimiento de las normas y los hechos que acaecen en la organizacin donde aquellas resultan de aplicacin. O dicho de otro modo, la funcin jurdica slo puede desarrollar eficazmente su cometido si tiene conocimientos actualizados sobre las normas, y de los hechos que suceden en la empresa que son supuestos para su aplicacin. Aunque la cantidad de obligaciones que afectan a la actividad empresarial tiende a incrementarse, lo cierto es que las tecnologas de la informacin facilitan mucho su localizacin y mantenerse actualizado respecto de su contenido. Adems, realizando el risk assesment que aconsejan la mayor parte de entornos para la gestin del cumplimiento generalmente aceptados (que tratar en el Cuaderno n 3, citado anteriormente), el universo de obligaciones a vigilar se limita a aquellas que puedan impactar a la organizacin, facilitando su seguimiento. Por lo tanto, un primer aspecto a considerar son las herramientas de que dispones, o que incluso t mismo puedes alimentar, para conocer y seguir las normas que pueden aplicar en tu organizacin. Actualmente existen bases de datos on-line y otros servicios de la

Bibliografa
Control legal interno: apartado 1, La ingeniera de la informacin legal Legal Compliance: apartado 1, La funcin jurdica interna y el cumplimiento normativo.

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sociedad de informacin que te ayudarn enormemente. Tambin puedes utilizar tcnicas de gestin del conocimiento (knowledge Management) para acumular, ordenar y difundir internamente informacin crtica, esto es, aquella informacin con dimensin jurdica que es especialmente relevante para tu organizacin en concreto. No te sorprendas si experimentas dificultades no tanto en obtener informacin jurdica (acceso a normas, sentencias, doctrina, etc), sino en conocer a tiempo lo que acontece en tu organizacin con repercusin legal. Aunque esto no debera ser as, los procesos internos de captacin de informacin jurdica para evitar riesgos distan mucho de estar al mismo nivel de evolucin e implantacin que los procesos en el mbito financiero, por ejemplo. Paradjicamente, una queja habitual en muchas funciones jurdicas deriva de la opacidad o resistencia de las funciones o unidades de negocio en facilitarles la informacin que precisan para poder ayudar y reducir sus riesgos de manera proactiva. Recurriendo a nomenclatura sistmica, fjate si la funcin jurdica est organizada sobre la base de elementos cualitativos y cuantitativos conscientemente ordenados para alcanzar unos determinados objetivos. Sin objetivos de cumplimiento definidos, estructuras organizativas o procesos establecidos (elementos cuantitativos), ni perfiles profesionales adecuados (elementos cualitativos), ser difcil hablar con propiedad de sistema . Si percibes deficiencias en alguno de estos elementos, piensa cmo mejorarlos y trata de obtener el compromiso de la alta direccin para ello. Llegado el caso, hazles comprender que un abogado o varios tratando de gestionar las urgencias legales que se van sucediendo en la organizacin no constituye necesariamente un sistema, y que eso les puede reportar responsabilidades personales si de la falta de organizacin se derivan daos (lo comentar en el Cuaderno n 9, Responsabilidades personales en el mbito del cumplimiento legal). No puedo terminar esta introduccin sin referirme a los recursos: la funcin jurdica y de cumplimiento precisa recursos para desarrollar

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su cometido. Aunque el trmino recursos puede interpretarse de muchas maneras (ubicacin adecuada, sistemas informticos, etc), lo cierto es que uno de los recursos ms importantes es la asignacin presupuestaria o modelo de financiacin. Disponer de medios econmicos suficientes es necesario para dotarse y mantener los elementos cuantitativos y cualitativos que conforman el sistema. Cualquier tercero que revise de forma crtica el modelo de asesora jurdica o de cumplimiento prestar atencin a su dotacin de recursos econmicos, que tomar como indicador de la relevancia que la organizacin otorga a dichas funciones.

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Uno de los principales retos que afrontan las asesoras jurdica internas es conocer a tiempo los hechos que se estn gestando en la propia organizacin con potencial repercusin legal

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Conoce reas sinrgicas

Conceptos
Gobernanza, gestin del riesgo, cumplimiento (Governance, Risk Management & Compliance), gestin basada en procesos.

Bibliografa
Legal Compliance: apartado 1.2.2, Normas sobre gobernanza, gestin del riesgo y de cumplimiento.

Los diferentes escndalos financieros que han salpicado la prensa en los ltimos aos han provocado reflexiones profundas acerca de la gestin empresarial. A partir de ah han tomado fuerza los denominados modelos GRC (de Governance, Risk management & Compliance), que consideran que una adecuada gestin empresarial precisa coordinar adecuadamente los objetivos empresariales de gobernanza, gestin del riesgo y cumplimiento. Estos modelos entienden, acertadamente, que una organizacin debe velar por la gestin adecuada de estos tres mbitos, pues tienen reas sinrgicas tan evidentes que resulta prcticamente imposible o por lo menos ineficaz- gestionarlas aisladamente. Puesto que vigilar el cumplimiento de las normas es una tarea vinculada con la funcin jurdica, es obvio que su cometido tendr que considerar los de gobernanza y gestin del riesgo y cumplimiento. Aunque dedicar el Cuaderno n 2 (El cumplimiento de las normas y su relacin con la Gobernanza y la Gestin del Riesgo), es positivo que tomes conciencia de que tendrs que comunicarte con dichas reas si quieres desarrollar bien tu cometido. Es ms, se estn difundiendo en el mercado mdulos para ERPs que permiten gestionar de forma coordinada los objetivos de cumplimiento, gobernanza y gestin del riesgo, que estn basados en procesos: para cada proceso empresarial se analizan las repercusiones en cada uno de estos tres mbitos y se determinan los flujos y controles a seguir para dar cumplimiento a todos. Esto no slo te obligar a conocer bien qu hacen las funciones de gobernanza y gestin del riesgo, sino a utilizar un lenguaje de comunicacin comn con ellas e, incluso, a compartir herramientas.

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En el seno de las organizaciones existen otras funciones que tambin guardan una estrecha relacin con la normativa, como puedan ser las de impuestos y recursos humanos. Aunque nadie te exige que te conviertas en especialista en dichas materias, tu vocacin corporativa te exige mantener con ellas un adecuado nivel de comunicacin, estando al corriente de sus actividades para poder anticipar y reportar riesgos de incumplimiento. Como explicar en el Cuaderno n 3 (Sistemas para la gestin del cumplimiento CMS -), cuando en una organizacin existe diversidad de reas y responsables de cumplimiento (como las citadas ms otras ms: privacidad y proteccin de datos personales, marco regulatorio, etc) es muy conveniente su coordinacin a travs de rganos colegiados, de forma que pueda obtenerse una visin consolidada, se compartan informaciones y se asegure que todas esas reas comparten principios.

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El abogado interno que quiera vigilar el cumplimiento de las normas en el seno de su organizacin tendr que interactuar con las reas de gobernanza y gestin del riesgo, utilizando un mismo lenguaje de comunicacin e, incluso, utilizando herramientas comunes

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Conoce reas de apoyo

Conceptos
Tecnologas de la informacin, comunicacin y relaciones institucionales, auditora interna.

En organizaciones de cierto tamao existen reas o funciones que pueden apuntalar significativamente tu eficacia. Las siguientes son algunas de ellas. El rea de Tecnologas de la Informacin puede ayudarte a desarrollar aplicativos para una adecuada gestin del conocimiento (incluyendo la custodia, difusin y mantenimiento de normas internas que comentar en el Cuaderno n 5, Gestin de polticas de empresa), o establecer controles especficos sobre determinados procesos: por ejemplo, el de firma de contratos. El rea de comunicacin no slo se ocupa de gestionar las comunicaciones internas sino tambin las externas, asumiendo con relativa frecuencia la funcin de relaciones institucionales. Puesto que como resultado de tu trabajo es muy probable que se cursen comunicaciones tanto internas como externas, es positivo que conozcas el modo en que trabaja dicha rea y saques partido de su buen hacer. Aunque, tradicionalmente, existe poca colaboracin entre las funciones jurdica y de auditora interna, esta claro que cada una de estas reas aumenta significativamente su eficacia cuando se apoya en la otra. De este modo, la funcin jurdica puede establecer procesos y controles de cumplimiento cuyo correcto funcionamiento sea verificado con la ayuda de auditora interna, y sta puede precisar la ayuda de la funcin jurdica para disear procesos de revisin adecuados y respetuosos con la normativa vigente.

Bibliografa
Control de riesgos legales en la empresa: apartado 5.4. Supervisin de procesos.

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Puesto que vigilar el cumplimiento de la legalidad precisar establecer controles al efecto, la vigilancia de su aplicacin y efectividad es un mbito donde auditora interna aportar un valor incuestionable

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Conoce la cadena de reporte

Conceptos
Cadena de reporte, informacin jurdica relevante, el cuadro de mando legal, defensa jurdica y grupos de inters.

Bibliografa
Control de riesgos legales en la empresa: apartado 7.1., El cuadro de mando legal Legal Compliance: apartados 4.1.5. Reporte de cumplimiento y 5. El Chief Compliance Officer.

Normalmente se habla de la cadena de reporte en relacin con la informacin financiera. Sin embargo, en los ltimos aos han ganado reconocimiento las posturas que predican que la informacin financiera es tan slo una ms de las que deben conocerse para juzgar la situacin de una organizacin y prever su futura evolucin. Cada vez es ms comn que los reportes puramente financieros se vean complementados con otros datos, como los relativos a la sostenibilidad o medio ambiente. Existen grupos que estn trabajando en unificar toda la informacin relevante de la organizacin un solo reporte que sustituya (no se aada) a los que ya existen actualmente sobre materias variadas, y que contempla informacin relevante sobre cumplimiento normativo. La informacin jurdica relevante debera tratarse siguiendo metodologas anlogas a las existentes en otras reas: recogiendo informacin de calidad a travs de protocolos establecidos al efecto (que comentar en el Cuaderno n 7 , Protocolos de comunicacin, actuacin y revisin), para construir a partir de ella un cuadro de mando legal (que explicar en el Cuaderno n 8, La cadena de reporte: el cuadro de mando legal), eventualmente incorporable al cuadro de mando integral de la organizacin. El cuadro de mando legal sintetiza la informacin jurdica relevante y el modo en que se est gestionando, proporcionando datos clave acerca de los aspectos relacionados con la legalidad que ms estn impactando en la organizacin.

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Lamentablemente, son pocas las organizaciones que formalizan un cuadro de mando legal, y todava menos las que lo hacen sobre la base de informaciones obtenidas mediante procesos diseados al efecto. Ms comn es encontrarse con reportes informales (verbales, por ejemplo) elaborados sobre la base de las informaciones que se van obteniendo fragmentadamente. Los reportes as elaborados son arriesgados porque, no siendo tan fiables como los basados en procesos, pueden llegar a transmitir una sensacin de control legal a la direccin, que eventualmente no se corresponde con la realidad. No olvides que la informacin legal relevante puede terminar incorporada en los reportes de otra naturaleza que se distribuyen a la opinin pblica y los grupos de inters, quienes confan en la solvencia de los datos que reciben. Aunque hablar de ello en el Cuaderno n 8 (Cumplimiento legal, tica e integridad), es importante que vayas viendo que el abogado de empresa puede llegar a asumir dos funciones susceptibles de entrar en conflicto: asesorar sobre decisiones legales de riesgo y defender a los grupos de inters, facilitndoles informacin completa a travs de la cadena de reporte. Esto explica, como veremos, que organizaciones de cierto tamao sensibilizadas con las mejores prcticas ticas estn segregando ambos cometidos en equipos distintos que, salvando las distancias, actan como el sistema simptico y parasimptico del ser humano.

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21 Cuaderno n 1_Conoce tu organizacin

Constituye una evidencia de madurez que la informacin jurdica y de cumplimiento se canalicen a travs de procesos diseados al efecto, eventualmente incorporados en la cadena de reporte de la organizacin

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Preguntas frecuentes

Cmo puedo evitar que existan cajas negras en la organizacin? Bsicamente depende de dos factores: tu voluntad de conocer aquello que sucede en la organizacin que sea de tu incumbencia, y que dispongas del compromiso de la alta direccin para conseguir este objetivo. Sin este apoyo de alto nivel tendrs dificultades para desarrollar tu labor. Por eso, dicho soporte es esencial en todo modelo proactivo, y es uno de los primeros elementos que se evalan para determinar la eficacia de un modelo para la gestin del cumplimiento. Por qu no puede ser ecaz un sistema para la gestin del cumplimiento reactivo? La eficacia de un sistema para la gestin del cumplimiento se mide, entre otras cosas, por su capacidad para prevenir incumplimientos. Si te resulta difcil conocer qu ocurre en reas funcionales o unidades de negocio, porque no tienes legitimidad para dirigirte a ellas y revisarlas, te resultar difcil llevar a cabo funciones de prevencin. Qu se puede hacer ante la falta de transparencia en materias legales y de cumplimiento en una unidad de negocio? Para la adecuada gestin de los riesgos de la organizacin es importante evitar que existan zonas exentas de control legal. Si te encuentras con reas que te impiden cumplir con tus objetivos de supervisin, debers plantearlo a tus superiores y conseguir su apoyo para revertir la situacin. Su indiferencia en un contexto as no slo constituye un mal ejemplo para el resto de reas de negocio sino tambin una manifestacin de falta de diligencia por su parte.

Qu asignacin presupuestaria es la razonable para la funcin jurdica y de cumplimiento? Slo analizando la razonabilidad del sistema para la gestin del cumplimiento CMS (que incluye la descripcin de estructuras organizativas, el risk assesment, etc) puede llegar a juzgarse con fundamento la adecuacin de la asignacin presupuestaria para su mantenimiento: cuanto ms complejo es el CMS que necesita una organizacin, ms recursos requiere. El resto de valoraciones se aproximan ms a conjeturas, normalmente relacionadas con las actividades de la organizacin, su cifra de negocios y su dimensin internacional. Qu area debe prevalecer sobre las dems, la de gobernanza, gestin del riesgo o la de cumplimiento? Es difcil que las tres reas tengan un peso equivalente en todas las organizaciones. Es ms, en muchos casos se entiende que el rea de gobernanza influye notablemente en la de gestin del riesgo y cumplimiento, de modo que eclipsa al resto, llegando incluso a coordinarlas. Sin embargo, nada est escrito en fuego, existiendo organizaciones donde cualquiera de las otras reas adquiere mayor notoriedad por motivos diversos: en algunas ocasiones, el abogado de empresa adquiere el rol anglosajn de General Counsel y no slo se convierte en albacea de la legalidad, sino tambin en impulsor y valedor de principios de gobernanza. En cualquier caso, lo realmente importante es que las reas gobernanza, gestin del riesgo y cumplimiento estn debidamente coordinadas.

23 Cuaderno n 1_Conoce tu organizacin_Preguntas frecuentes

Por qu resulta en ocasiones difcil la comunicacin con auditora interna? La funcin de auditora interna ha estado tradicionalmente vinculada a los controles de naturaleza financiera, muy ligados a una mtrica matemtica que no siempre encaja bien con los riesgos de cumplimiento. Es difcil medir en trminos de probabilidad los riesgos de cumplimiento, y los controles que tienen que ver con esta materia no son siempre de naturaleza econmica o financiera. Estas distintas aproximaciones explican, pero no justifican, el distanciamiento entre estas reas que tanto tienen que aportarse, precisndose un esfuerzo mutuo para enriquecer su visin y potenciar su eficacia. Cundo reporto sobre riesgos de cumplimiento en las memorias pblicas de la organizacin, es correcto hacerlo desde un planteamiento de defensa? No es, desde luego, una buena aproximacin. Un buen abogado puede defender hasta los casos ms extremos: en la historia de la humanidad, es raro encontrar demandados que hayan estado exentos de abogado y/o argumentos de defensa. Pero ni el pblico en general, ni los grupos de inters en particular, esperan que los reportes de la organizacin reflejen meros argumentos de defensa, y se sentirn defraudados cuando interpreten que determinadas informaciones se han tratado de forma sesgada en beneficio de la organizacin. Adems de poder ser una infraccin legal, constituye, desde luego, un atentado contra las normas ms elementales de gobernanza.

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Serie de cuadernos sobre cumplimiento legal

Cuaderno 1

Conoce tu organizacin Este documento seala aquellos aspectos clave de la organizacin que debes conocer para establecer un modelo de cumplimiento legal. Son reflexiones que te resultarn tiles tanto si te has incorporado recientemente a una empresa, como si quieres asegurarte de estar considerando aspectos organizativos esenciales para el desarrollo de tu cometido de manera eficaz. El cumplimiento de las normas y su relacin con la Gobernanza y la Gestin del Riesgo Los modelos de gestin empresarial ms avanzados recomiendan una gestin coordinada de estas tres esferas: son las frmulas GRC (Governance, Risk Management and Compliance). Estos conceptos estn vinculados hasta el punto que resulta difcil analizarlos de manera aislada. La funcin jurdica no escapa a esta realidad, de modo que necesitars conocer las sinergias entre ellos y el modo en que su gestin coordinada te permitir ganar eficacia y hacer tuyos los estndares de gestin del siglo XXI. Sistemas para la gestin del cumplimiento (CMS) Parte I Desde hace aos existen estndares que facilitan una gestin del cumplimiento legal estructurada (Compliance Management Systems, CMS). Su reconocimiento internacional ha permitido acuar el concepto de Marcos de referencia para la gestin del cumplimiento generalmente aceptados. De estos entornos se extraen una serie de principios que te sern tiles de conocer, por cuanto definen un estado del arte en la materia. Sistemas para la gestin del cumplimiento (CMS) Parte II En esta segunda parte dedicada a los CMS continuars viendo principios de cumplimiento muy difundidos a nivel internacional, de modo que puedas reconocerlos y desarrollarlos tambin en tu organizacin. Gestin de polticas de empresa Las empresas establecen normas internas que les permiten la consecucin ordenada de sus objetivos, incluyendo los relacionados con el cumplimiento de la legalidad. La funcin jurdica est cada vez ms relacionada con la tarea de supervisar y dar consistencia al conjunto de polticas de empresa, en lo que se conoce como Policy Management. Estas reflexiones te ayudarn a disear, estructurar y gestionar de manera adecuada un entramado de polticas de empresa orientadas al cumplimiento legal.

Cuaderno 2

Cuaderno 3

Cuaderno 4

Cuaderno 5

25 Serie de cuadernos sobre cumplimiento legal

Cuaderno 6

Cumplimiento legal, tica e integridad El transcurso del tiempo ha puesto de manifiesto la estrecha vinculacin entre la funcin jurdica de la empresa y la tica e integridad, hasta el punto que hoy en da comienzan a interpretarse como cometidos indisociables. El objetivo de respeto a la legalidad que se auto-imponen y difunden cada vez ms organizaciones es prueba de esta tendencia, siendo su consecuencia que la funcin jurdica asuma unos objetivos relacionados con la tica y la integridad. Conocerlos te permitir convertirte en la conciencia de la empresa. Protocolos de comunicacin, actuacin y revisin El crecimiento de las organizaciones y la globalizacin de sus actividades ha incrementado la criticidad de disponer de informacin actualizada a tiempo para desarrollar una gestin eficaz. La funcin jurdica no escapa a esta tendencia, siendo necesario que se dote de informacin de calidad a tiempo para el desarrollo de la prevencin legal. Conocer bien las ventajas e inconvenientes de los protocolos de comunicacin, actuacin y revisin te resultar de gran valor para el adecuado diseo de tu modelo de cumplimiento. La cadena de reporte: el cuadro de mando legal Los flujos de la informacin con relevancia legal deberan terminar en un reporte sobre dicha materia, con eventual repercusin en la documentacin que se pone a disposicin del pblico en general. En este cuaderno vers cmo cristaliza la informacin legal de calidad en un cuadro de mando, susceptible de ser integrado en otros documentos de reporte interno. Responsabilidades personales en el mbito del cumplimiento legal La importancia de la vigilancia interna en las organizaciones, incluida la relacionada con el cumplimiento de la legalidad, viene ponindose de manifiesto en normas de pases de nuestro entorno, y siendo tambin reconocida por sus Tribunales. Todo ello est dando lugar al que se conoce como Rgimen de responsabilidad agravada, que afecta personalmente a cargos en la empresa con obligaciones de vigilancia, entre los cuales posiblemente te encuentres.

Cuaderno 7

Cuaderno 8

Cuaderno 9

26 Serie de cuadernos cumplimiento legal Cuaderno sobre n 1_Conoce tu organizacin

Cuaderno 10

Estndares especcos: la prevencin penal El conjunto de bloques normativos que afectan a cualquier empresa se ha incrementado tanto en los ltimos aos, que incluso se han desarrollado estndares para el cumplimiento normativo en cada uno de ellos. Uno de los mbitos tratados desde hace ms tiempo es el de la prevencin de conductas penales en el seno de la empresa, hasta el punto que se han considerado modlico para establecer el tono tico de las organizaciones. Es necesario que conozcas estos modelos si quieres salvaguardar a tu empresa. Resistencia al cambio y conductas obstructivas Es posible que cuando quieras desarrollar modelos de cumplimiento legal modernos, alineados con las mejores prcticas internacionales en esta materia, sufras los efectos de la resistencia al cambio de determinadas personas dentro de tu organizacin. Estas reflexiones te ayudarn a identificar conductas que pueden paralizar tus procesos de mejora, permitindote gestionarlas de forma temprana. Cumplimiento legal en pequeas organizaciones Las pequeas y medianas organizaciones no disponen de los recursos necesarios para desarrollar en toda su extensin las reflexiones que se han ido tratando en esta serie de Cuadernos. Sin embargo, esta realidad no debera justificar la ignorancia de una serie de valores o principios esenciales en materia de cumplimiento legal, acomodndolos a sus circunstancias. El principio de proporcionalidad est reconocido en muchos de los Marcos para la gestin del cumplimiento generalmente aceptados. Estas reflexiones te darn ideas para desarrollar a pequea escala los mismos principios que inspiran los procesos de cumplimiento legal en las grandes firmas multinacionales.

Cuaderno 11

Cuaderno 12

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Bibliografa del autor

Control de Riesgos Legales en la empresa Alain Casanovas Prlogo de Lord Daniel Brennan Q.C., former President of the Bar of England and Wales Edita Grupo Difusin Difusin Jurdica y Temas de Actualidad, S.A.
Madrid 2008

Control Legal Interno Alain Casanovas Prlogo de Pedro Mirosa, Catedrtico de Derecho Mercantil, ESADE, Factultad de Derecho Edita Grupo Wolters Wluwer Editorial La Ley, S.A.
Madrid 2012

Legal Compliance - Principios de Cumplimiento Generalmente Aceptados Alain Casanovas Prlogo de Jos Manuel Maza, Magistrado del Tribunal Supremo Edita Grupo Difusin Difusin Jurdica y Temas de Actualidad, S.A.
Madrid 2013

www.kpmgcumplimientolegal.es

Contacto Alain Casanovas Socio de KPMG Abogados T: +34 93 253 29 22 E: acasanovas@kpmg.es

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