Anlisis y planicacin de Sistemas de Informacin: tipologa y aplicacin a la gestin de informacin

Juan Ros Garca Departamento de Informacin y Documentacin Universidad de Murcia

0.1. Resumen El presente trabajo parte de la Teora General de Sistemas, propuesta por Bertalanffy. Analiza los distintos modelos de Sistemas de Informacin y se detiene especialmente en el estudio de la Gestin de la Informacin , cuyo principal motor es el Information Manager (Autor). Palabras clave: Gestin de la informacin. Sistemas de informacin. Modelos. Information manager. 0.2. Abstract The present work leaves from the General Theory of information systems, proposed by Bertalanffy. It analyzes the different models of information systems and it considers carefully the study of the information management, whose main factor is the Information Manager Keywords: Information management. Information systems. Models. Information manager. 1. Introduccin (1) Los postulados bsicos de mi ponencia parten de los estudios de Teora General de Sistemas de Bertalanffy (1968, 1972, 1975), los estudios de Currs (1988), de Gonzlez Navarro (1989) y de Garca Cuadrado (1985). En cuanto a sistemas de informacin nos atenemos, entre otros, a los estudios de Debons (1988), Senn (1990, 1992), Van Slype (1979, 1988), as como algunos trabajos de Lpez Yepes (1987, 1992), de Codina (1994) y trabajos anteriores mos (Ros 1991, 1992, 1993). La Teora General de Sistemas supuso una renovacin en el concepto de la metodologa de la Ciencia. Gonzlez Navarro (1989) llega a decir que fue al
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nal de la dcada de los veinte cuando L. Von Bertalanffy sent las bases de lo que acabara llamndose teora general de sistemas (T.G.S.). Al afirmar que, puesto que el carcter fundamental de un objeto viviente es su organizacin, el acostumbrado examen de las partes y procesos aislados no puede darnos una explicacin completa de los fenmenos vitales, formulaba una idea novedosa en el campo de la investigacin biolgica -un programa organsmico- que tuvo amplia aceptacin. Algn tiempo despus -durante los aos treinta- formul de manera oral el concepto de teora general de sistemas, a la que dio forma escrita despus de la segunda guerra mundial. Su propuesta desbordaba ya el mbito de la biologa pues contena una pretensin de universalidad que no slo no encontr acogida sino que fue vivamente objetada por muchos. Poco a poco la nueva teora fue encontrando adeptos, y stos llegaron a ser tan numerosos que en 1954 se fund la Sociedad para el estudio de la teora general de sistemas, que ms tarde se llam Sociedad para la investigacin en sistemas generales, cambio de denominacin que, como se ver ms adelante, responde a una razn ms profunda que el mero capricho de jugar al hiprbaton. El concepto de sistema procede del griego sinestanai, reunir en un todo organizado. Un sistema consiste en lo siguiente: a) unos elementos que lo componen (subsistemas) b) una interrelacin entre todos y cada uno de ellos c) un todo distinto de la simple adicin, con propiedades suyas, no de los elementos d) una subordinacin de los subsistemas al sistema. De acuerdo con el concepto de Aristteles: el todo es mayor que la suma de las partes y el todo es un conjunto de elementos interrelacionados admitimos una terminologa asociada al estudio de sistemas: subsidiaridad, interrelacin, retroalimentacin, determinismo, teleologa, dinamicidad, sinergia y entropa. Sistema de informacin sera un sistema incluido en otro sistema ms grande, que recibe, almacena, procesa y distribuye informacin y cuyos elementos principales seran la informacin y los procesos de informacin, admitiendo como Informacin cualquier clase de conocimiento o mensaje que puede usarse para mejorar o posibilitar una decisin o una accin. Segn Debons proveen datos, informacin y conocimientos para resolucin de problemas. Dentro del marco de Sistema de Informacin (S.I.) de Debons, el sistema nos permite ampliar conocimientos, intenta la viabilidad entre el procesamiento de datos (input) y las actividades de bsqueda (output). Un S.I. convierte los datos brutos en un informe consumible o en un output para otra fase, y segn Van Slype, tiene un papel distribuidor, no suplanta la red
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de informacin de los usuarios, sino que se integra en ella y facilita el ujo de conocimientos. Existe por ello un problema conceptual. Coll-Vinent (1988) dice que es imposible encontrar una denicin, y pese a ello presenta una serie de deniciones, entre las cuales destacaramos la de Brookes, para quien no deben llamarse S.I. a aquellos sistemas que slo suministran listas de referencia al usuario que tiene que buscar lo referenciado. Estos S.I. deban llamarse Sistemas de Documentacin Automatizada. Van Slype (1979) distingue entre sistema de informacin documental y otros sistemas de informacin. Sobre este tema vanse los trabajos de Codina (1993, 1994), y el trabajo de Tramullas (1995). Antes de comenzar a dar caractersticas y definiciones de los sistemas de informacin debemos realizar una puntualizacin. Sabemos que un Sistema de Informacin no es lo mismo que un Sistema Informtico. Adems hemos de recordar que no es necesario que un Sistema de Informacin est automatizado, si bien no hay ninguno en la actualidad que no lo est, dado que en estos momentos la mayora de las bases de datos estn automatizadas. Day y Erdman sealan como caractersticas del Sistema de Informacin (por supuesto informatizado), la potencia del ordenador, la capacidad de almacenamiento, el nmero de terminales, el software adecuado para lo que del S. de I. se espera. aade nuevos conceptos tales como que atienda a la Organizacin, la bsqueda de informacin, y la conguracin hardware / software. Otras deniciones que debemos considerar son las de Debons: conjunto de personas, maquinaria (hardware, equipamiento e instalaciones) y procedimientos que, integrados, hacen posible a los individuos trabajar con inputs (datos, conocimiento) y demandas (decisiones, problemas, que aparecen en el trabajo cotidiano, y conjunto de personas, mquinas y procedimientos que aumentan el potencial biolgico humano para adquirir, procesar y actuar sobre los datos. La de Langefors Sistema de Informacin es un sistema incluido en otro sistema ms grande, que recibe, almacena, procesa y distribuye informacin. La de Teichroew, coleccin de personas, procedimientos y equipos diseados, construidos, operados y mantenidos para recoger, registrar, procesar, almacenar, recuperar y visualizar informacin. El mismo Coll-Vinent no se sustrae a la tentacin de darnos su propia denicin: un conjunto complejo, una serie de cosas o partes conectadas, un cuerpo organizado de cosas materiales e inmateriales. Evidentemente parece ms sustanciosa la de Treffel (1985) conjunto de equipamientos y de logiciales concebidos en vista de una aplicacin particular. Ms pragmtica es la de Burch (1984) , sistema de informacin son aquellos subsistemas que manejan
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todas las actividades del procesamiento de datos, suministran informacin a una gran variedad de usuarios y pueden ser descritos como diseos y construccin de bloques para demanda. Y como ms sencilla y denitiva la denicin de Senn (1987) sistema de Informacin es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto. En otro momento decamos (Ros, 1991) que definir el Sistema de Informacin de una organizacin es una tarea delicada, en particular porque se compone de mltiples procesos que son al mismo tiempo, actores en otros subsistemas de la organizacin, y porque el sistema de Informacin participa de toda actividad que se desarrolla en esa organizacin. A continuacin explica el autor que un Sistema de Informacin sera lo ms parecido al sistema trmico de una habitacin, que quiz sea difcil de definir y descubrir pero cuyos efectos son palpables. Sabemos cmo comportarnos, abrir o cerrar ventanas, subir o bajar el termostato, adivinamos que en el interior existe un sistema inteligente y sabemos lo cmodo que es adquirir un servicio llave en mano. Sabemos tambin que subyacen determinados ocios: ingenieros, arquitectos, decoradores, obreros, electricistas, calefactores, etc, que han hecho posible tal diseo, tal sistema. Por tanto el sistema de informacin interviene de una forma fundamental en el funcionamiento de una organizacin. No se puede, pues, denirlo o discutirlo, sin denir o descubrir qu es una organizacin. Hemos dicho que todos los sistemas de informacin son automatizados. Lo cual comporta una serie de costos en la informacin nal. Al referirse a los costos de la informacin dice Coll-Vinent (1988) que no seran necesarios los sistemas formales de informacin, si los managers de una organizacin pudiesen retener toda la informacin que necesitan a la hora de decidir; tales sistemas son en rigor una extensin de la memoria, como lo son tambin los procedimientos ideados por la ciencia para recuperar informacin. En la medida que es imposible que la memoria humana, por muy poderosa que sea en algn caso, retenga ni siquiera una pequea parte de la mucha informacin que ha de ser constantemente manejada, el sistema de informacin y las bases de datos que forman parte integrante de l se ha convertido en una herramienta de trabajo imprescindible para el hombre de hoy, ms an para el que ocupa un cargo directivo en un mbito determinado. Ya pas el tiempo en que el manejo de la informacin poda ser considerado como una tarea trivial de recogida, escriben Hartman y otros. Hoy da, aaden, es plenamente reconocida la imposibilidad de controlar cualquier empresa sin unos sistemas de informacin adecuados. La existencia y el recto funcionamiento de tales sistemas permiten a
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los directores concentrarse en los aspectos de la direccin que son ms propios de su misin especca. Para Van Slype, los elementos que conguran el coste de una cadena son el precio pagado por los documentos, el precio de la mano de obra, los gastos generales y los gastos de material y equipamientos. A este planteamiento de Van Slype habra que aadir el benecio econmico, si se trata de una cadena documental procedente de un centro de documentacin privado, y la previsin de renovacin de material y equipamiento si se trata de una cadena de una Organizacin pblica. El Sistema de Informacin se enmarca, pues, dentro de la Organizacin. El S. I. es un conjunto de elementos, ordenadamente relacionados entre s, de acuerdo con ciertas reglas, que aporta al Sistema Organizacional, es decir a la Organizacin a la cual sirve, y le marca las directrices de funcionamiento y la informacin necesaria para el cumplimiento de sus nes. Para llevar a cabo esta tarea, el S.I. tendr que recoger, procesar y almacenar datos, procedentes tanto de la propia Organizacin como de fuentes externas, facilitando la recuperacin, elaboracin y presentacin de los mismos. Las caractersticas del Sistema de Informacin sern: tecnolgicas, las cuales afectan al rendimiento y a la seguridad del propio sistema. funcionales y semnticas, que hacen lo que deben hacer y se adaptan a los cambios necesarios. econmicas, con unos costos en relacin directa con la eciencia. sociales, es decir que tengan en cuenta el entorno en que se mueven. A la hora de disear el sistema de informacin hay que proceder a un anlisis que supone precisar ante todo los objetivos que se propone, mediente un estudio de los usuarios, de los datos de entrada y de los requerimientos al sistema. La planicacin debe estar condicionada por el contenido (datos) documental o factual, numrico o textual, por el equipo fsico y por los procedimientos. Sin embargo, cuando diseemos un sistema de informacin para una empresa (Coll-Vinent, 1988) no ha de apuntarse tanto a la satisfaccin subjetiva tal y como va a ser expresada por el usuario, sino ms bien a una mejora de la ecacia del trabajo de resolucin de problemas y de toma de decisiones. El usuario -en este caso la organizacin que encarga el diseo- es el punto de partida de toda reflexin sobre la concepcin del sistema: partiendo de las caractersticas del usuario han de jarse las orientaciones principales del sistema. La definicin misma de usuario debe ser considerada como la de management de la organizacin a la que sirve el sistema que se quiere disear. Atender a
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sus necesidades y esas necesidades mismas es lo principal; el xito de un sistema depende de cmo y hasta qu punto dichas necesidades queden satisfechas. La dificultad en alcanzar ese xito es la que explica la tendencia hacia una especie de homologacin, consistente en estandarizar los diseos. En vez de que cada empresa se ocupe en disear su propio sistema o crearlo ex-novo, para lo cual no cuenta con suciente nmero de expertos en su plantilla, compra un sistema bsico de procesamiento de datos a los fabricantes de ordenadores o a casas que venden software, cuya funcin primaria es disear, desarrollar u operar procedimientos para procesar datos en sistemas de aplicacin universal Al tratar el anlisis y diseo de los sistemas de informacin, enjuiciando el libro de Senn, decamos (Ros, 1993) que el autor analiza el diseo de los sistemas de informacin y se pregunta sobre la conveniencia de un nico MIS para la empresa. Arma que la experiencia ha demostrado que no funciona el enfoque del sistema total del MIS, y, partiendo de la base de que un punto de vista mucho ms prctico sabe que un sistema ideal no puede ser diseado, llega a la conclusin de que un MIS es, por lo tanto, una coleccin de sistemas de informacin -un conglomerado de sistemas de informacin de negocios, relacionados pero independientes, que interactan unos con otros, si bien operan separadamente. Un MIS podra ser considerado como una federacin de sistemas o un supersistema en el que cada sistema es un bloque integrante de una organizacin mayor de MIS. Un MIS est compuesto de los Sistemas de Informacin del rea funcional en la organizacin.Esta estructura permite que los especialistas recolecten la informacin que mejor conocen. (pgs. 462-63). De nuevo parece gravitar sobre Senn la sombra de Toffler en captulos como la venta mundial (pg. 393), el supermercado inteligente (pg. 133), etc. 2. Modelos de sistemas de informacin En nuestro trabajo (Ros, 1994) proponamos los modelos que aparecen en el esquema de la gura1. El esquema, basado en Debons, abarcara a nuestro modo de ver todo tipo de sistemas de informacin. Inicialmente partimos de las ideas de Lpez Yepes (1991) para quien en relacin con las investigaciones que deben producirse para el perfeccionamiento de los sistemas de informacin creemos que cabe observar tres modelos: Modelo A: Sistema contemplado desde una perspectiva general (Individual con subsistemas). Su estudio sirve para el desarrollo del resto de los modelos. Debons lo denomina sistema de informacin generalizada Modelo B : Como subsistema dentro de las organizaciones. De entre ellos podemos destacar dos: 1) Management Information System (MIS) 2) el
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MODELO A: Sistema que puede ser considerado desde una perspectiva general o individual con los siguientes subsistemas (EATPUT, segn las iniciales de cada uno): 1. Entorno 2. Adquisicin 3. Transmisin 4. Proceso 5. Utilizacin 6. Transferencia MODELO B : Subsistema dentro de las Organizaciones, que puede ser: 1. M.I.S. (Gestin de sistemas de Informacin) 2. I.M.S. (Sistemas de Gestin de la Informacin) MODELO C : Conjuncin de redes y centros de informacin

Fig. 1. Esquema con los modelos de Sistemas de Informacin

Information Management System (IMS). Hay numerosas versiones del primero pero,en esencia, se trata de ayudar a las decisiones de la direccin mediante modelos informticos que facilitan datos, pero por el contrario los IMS facilitan las bases tericas y tcnicas para la gestin de la informacin en las organizaciones. Modelo C: Como resultado de la conjuncin de redes y centros de informacin, enmarcado en las polticas nacionales y territoriales de informacin. En este sentido el sistema acta bajo el principio de la centralizacin, y la red bajo el principio de la coordinacin de centros en que, por delegacin, se invisten de determinada responsabilidad en la recoleccin y difusin de fuentes. Desde el sistema, concebido en lo alto de la pirmide, la especializacin se va haciendo mayor y todo ellos bajo las directrices de las llamadas polticas de informacin. 2.1. Modelo A Estara compuesto por los modelos de Sistema de Informacin Generalizada que sugieren que los componentes identicados estn relacionados con el sisteScire. 2 : 2 (jul.-dic. 1996) 35-52

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ma. Son descriptivos ms que explicativos. No se han visto representando una teora de SI. Son percepciones de los S.I. y guan su estudio, su anlisis y su diseo. Entre stos estara el sistema viviente de Miller (1978), y el modelo (EATPUT) de Debons con seis componentes o subsistemas: 1) Event world (Entorno): Los acontecimientos que son relevantes al objetivo y funcionamiento del S.I. Incluye el proceso, categorizacin y clasicacin de los acontecimientos. 2) Acquisition (Adquisicin): Se usa para capturar materia y energa del entorno externo. 3) Transmission (Transmisin): El movimiento actual de los datos dentro de los componentes del sistema. 4) Processing (Proceso): Pedido, almacenaje y recuperacin de datos para aplicarlo al problema, resolvindolo, decidiendo o aplicndolo al desarrollo general. 5) Utilization (Utilizacin): El componente que representa el requerimiento de evaluacin e interpretacin de los S.I. 6) Transfer (Transferencia): Es el componente de accin del sistema. La funcin de transferencia en este modelo se puede ver como comunicacin o como transferencia de informacin. 2.2. Modelo B Est compuesto por los Sistemas de componentes orientados y por los Sistemas de funciones orientadas. 2.2.1. Sistemas de componentes orientados. Adems de los SI. de Miller y Debons, hay otros modelos que representan estados en la naturaleza y funcin de los componentes (subsistemas) del S.I. Son, por ejemplo el modelo de Yovits, el modelo de Samuelson, el modelo de Shannon (Martnez Montalvo, E.; Martnez Comeche, J.A. 1994), el modelo de Heilprin y el modelo de Otten. 2.2.2. Sistemas de funciones orientadas Los Sistemas de funciones orientadas (F.O.) son sistemas de componentes orientados, tales como gestin, recuperacin de datos, diagnstico. Son competencia del campo de las computadoras. Muy importantes para los cientcos de la informacin y para sus requerimientos interdisciplinares. M.I.S. (Gestin de Sistemas de Informacin). Combinan aspectos de la teora de la gestin, del proceso de datos, de la teora de la comunicacin.
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Hay numerosas versiones y suministran software suciente para la gestin. I.M.S. (Sistemas de Gestin de la Informacin) D.S.S. (Sistemas de soporte de Decisin): Suministran apoyo para el proceso de toma de decisiones, empezaron como sistemas de decisin de gestin, son semejantes a los MIS, pero los MIS ayudan a resolver problemas estructurados y los DSS ayudan a resolver problemas no estructurados. Estn orientados a apoyar problemas creativos. Sus caractersticas han sido analizadas por Scott sealando que se centra en los procesos de decisin, se disea fcilmente, pues tiene una estructura simple, se realiza y se modica con rapidez, es diseado y dirigido por los gestores, suministra informacin til para anlisis de gestin, se interesa slo en un rea pequea. Resulta lgico que intente imitar, como el gestor analizara la situacin. Tiene la DB( bases de Datos) que contiene la informacin extrada de otros expedientes de la Organizacin e informacin del entorno externo. Permite al gestor evaluar los posibles resultados de las distintas alternativas. I.A. : Sistemas expertos que ayudan a la toma de decisiones y problemas aadiendo un nuevo elemento, la inteligencia articial. Los sistemas expertos incluyen una clase profusa de sistemas capaces de llevar a cabo y manipular los smbolos, cuyos componentes son base de conocimiento ( datos reunidos de expertos; relaciones lgicas entre los elementos de los datos), Sistemas de gestin de la base del conocimiento: Sistemas de deduccin, la lgica en la combinacin de datos de los expertos hasta conseguir intuiciones o soluciones a los problemas o requerimientos de decisin. 2.3. Modelo C Consisten en personas, medios y tecnologa que suministran informacin y conocimiento y que constituyen parte de su trabajo, su medio de vida. Hay dos modelos principales: 2.3.1. Modelo de Havelock El modelo de Havelock, ha sido descrito por Debons (1988). En l vemos que los sistemas de informacin que consisten en personas, tecnologa y procedimientos que ayudan a quienes necesitan informacin y/o conocimiento como parte de su trabajo o profesin, o, justamente para ganarse la vida. A veces no est claro si los autores de estos conceptos consideran el sistema como el cuerpo de la informacin o un algo que capacita a que alguien obtenga el cuerpo de la informacin o el conocimiento. Podemos defender que todas estas hiptesis son posibles. Es importante reconocer, sin embargo, que pueden estar envueltos diferentes procesos al tratar las diferencias que estn implicadas. Havelock, un psiclogo social interesado en el uso del conocimiento entre los
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cientficos, examin las formas en las que stos y otros profesionales obtienen informacin cientfica y tcnica, y conocimiento como parte de su trabajo. Consider que la informacin era una necesidad siolgica y, por tanto, propuso un modelo de entorno, en forma de clnica que pudiera satisfacer esta necesidad. La descripcin de Havelock de la clnica incluye instituciones anes (bibliotecas, centros de informacin, etc) y procedimientos que enlazan los puntos integrantes en un sistema social de utilizacin de conocimientos comprensivos. 2.3.2. Modelo de Taylor El modelo de Taylor es un sistema de informacin que hace referencia a entornos de gentes, tecnologas y procedimientos que incluyen las caractersticas siguientes: Son procesos, formalmente diseados, que seleccionan / adquieren / organizan / archivan / recuperan / exhiben / analizan y/o interpretan mensajes. Son procesos por donde los mensajes son realizados por seales o por alteracin del contenido Los mensajes son comunicaciones finales: se publican, se graban , y se presentan en una memoria. Los mensajes estn tambin generados a travs de articios y procesos. Estos mensajes son buscados por otros o suministrados automticamente a otros. De la conjuncin de los sistemas, redes y centros de informacin, y de las polticas de informacin surge este tercer tipo de Sistemas de Informacin. Slo el plan de estudios de la Diplomatura de Murcia y de la Universidad Complutense de Madrid recogen esta conjuncin que tambin han includoen sus proyectos docentes las profesoras Ubieto y Garca Cuadrado. 3. Los sistemas MIS Detengmonos un poco en los sistemas MIS. Recordemos que segn Senn (1992) un Sistema de Informacin es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto. El nfasis en sistemas significa que los variados componentes buscan un objetivo comn para apoyar las actividades de la organizacin. Estas incluyen las operaciones diarias de la empresa, la comunicacin de los datos e informes, la administracin de las actividades y la toma de decisiones. Las organizaciones tienen sistemas de informacin en el que se reejan las compras, ventas, cobros, pagos, ganancias, prdidas, etc. El sistema ayuda a las
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decisiones: comprar, almacenar, vender, esperar, rebajar, etc. El S.I. no tiene por qu ser automatizado, ya que si un sistema del tipo normal de procedimientos y personas puede hacer un trabajo eficientemente y sin error, habr pocos motivos para utilizar computadoras. Sin embargo, a menudo, cuando crece el volumen de trabajo los procedimientos aumentan en complejidad, o las actividades llegan a estar ms interrelacionadas, obtenindose grandes mejoras al introducir la ayuda de un sistema de cmputo. Con todo, tal como decamos arriba no siendo necesario ni imprescindible que sea informatizado, no existe ninguno que no lo sea. Las funciones del sistema de informacin son: recibir datos (informacin), actuar sobre ellos y generar informacin, y dar salida de la informacin al usuario (que puede ser un gerente, un administrador o un directivo). Pinsese, por ejemplo, en el tipo de sistema de informacin que procesa en un banco la informacin relativa al solicitante de un prstamo y la entrecruza con la informacin interna de los fondos, volumen de riesgo, etc, del banco en ese momento. Esta informacin se ofrece al directivo que tiene que tomar una decisin. Igualmente ocurre con sistemas de informacin similares en la aviacin civil: boletos, equipaje, carga, asientos, tripulacin, etc. La informacin es considerada, pues, como un instrumento, y, los sistemas de informacin se conguran como medio de mejorar la actividad empresarial y, especialmente, al servicio de la toma de decisiones propiciando en la medida de lo posible la canalizacin de los documentos constitutivos de las comunicaciones internas y externas. La funcin documental en la empresa atendera, desde estos presupuestos, a dos grandes lneas de orientacin: la especializacin de la misma y la organizacin de los sistemas de documentacin empresarial. Los sistemas de procesamiento de transacciones procesan los datos referentes a las actividades de la empresa -por ejemplo, ventas, colocacin de pedidos y movimiento de almacn e inventario. La funcin en s, que se llama procesamiento de transacciones se funda en la operacin metdica de cualquier empresa u organizacin. Las cinco razones para el procesado de las transacciones son la clasificacin, clculo, distribucin, resumen y almacenamiento de los datos. Los sistemas de informacin gerencial, llamados tambin sistemas de soporte de gerencia se enfocan al apoyo para la toma de decisiones cuando los requerimientos de informacin pueden ser identicados de antemano. En otras palabras, la informacin que un administrador o un usuario nal necesita puede ser determinada despus de un anlisis minucioso de la
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situacin. Los sistemas de apoyo para la decisin son sistemas de informacin cuyo propsito es auxiliar a los administradores con las decisiones nicas que no se repiten y que carecen relativamente de estructura. Una decisin para el establecimiento de precios est relativamente estructurada: es evidente qu informacin es necesaria y tal informacin por lo general ya existe. Los sistemas de informacin para ocinas son una clase especial de un sistema de procesamiento de informacin que puede usarse en ellas. Los sistemas para ocinas integran aspectos de los sistemas de informacin descritos anteriormente, as como el procesamiento de palabras y la teletransmisin de datos. Los sistemas de informacin, segn acabamos de ver, se clasican en cuatro clases diferentes, pero relacionadas entre s: sistemas de procesamiento de transacciones, de informacin para la gerencia, de apoyo para la decisin y de informacin para oficinas. Cada modalidad de sistema desempea un importante papel en el control y la coordinacin de muchas partes o componentes de una organizacin o empresa. Los sistemas de computacin y el procesamiento de datos basado en computadoras han alterado en forma signicativa la capacidad de las empresas para procesar transacciones y tomar decisiones. Los diferentes tipos de sistemas incluyen macrocomputadoras, minicomputadoras y maxicomputadoras. Sin tomar en consideracin su tamao, las computadoras estn controladas por conjuntos de instrucciones denominados programas. Los programas sealan a la unidad central de procesamiento cmo operar con los datos de entrada, cmo procesarlos y a dnde y cmo enviar o manifestar los resultados de salida. Como se ver los sistemas de computacin son una parte integral de los sistemas de informacin. No obstante, la computadora por s sola ocupa un lugar secundario respecto de la informacin que brinda a los administradores y a otros usuarios. Lgicamente, Senn parte, para el anlisis de los sistemas de Informacin, del concepto de Informacin. Cabe recordar lo dicho por el Profesor Lpez Yepes, considerando la informacin como a) bien econmico, b) como proceso, modo y medio informativo, c) como mensaje informativo, d) como proceso documental ,y e) como elemento del proceso del conocimiento. Senn analiza muy someramente la explosin de la informacin, para denir la informacin gerencial o administrativa como conjunto de datos que se presentan de forma que es inteligible al receptor . La carencia de informacin produce incertidumbre, y deben proporcionar una informacin de apoyo, de avance, de advertencia, de planeacin, de operaciones internas, condencial, e informacin difundida al exterior. Hasta aqu hemos visto la informacin como instrumento al servicio de las
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organizaciones , si bien podramos profundizar en otros muchos aspectos, sociolgico, tcnico y econmico. De la concepcin de informacin como servicio se pasa a la de recurso econmico. Sin duda, la razn ltima del nuevo giro en la cuestin objeto de estudio es el paso de la concepcin de informacin como servicio a la de recurso econmico, a la de bien informativo. En efecto la informacin es un bien, bien capaz de generar un valor determinado cuando aumenta su papel en aquello que puede afectar a la empresa y cuando incide en la acertada toma de decisiones. La importancia de esta consideracin va creciendo en Espaa considerablemente (Ros, 1993). Como dice Joan Maj: pero todas ellas encubren un hecho fundamental: ha aparecido un nuevo factor de produccin, la informacin y su utilizacin permite con ventaja la sustitucin de los factores clsicos. Una mejor tecnologa de proceso (informacin sobre cmo hacer las cosas) permite ahorrar energa y materia primas. Una mejor logstica (informacin sobre cmo combinar las cosas) permite utilizar menos capital. Una adecuada automatizacin (informtica) sustituye mano de obra. A medida que se va introduciendo ms informacin, e informacin ms estructurada, en el proceso de produccin se van consiguiendo mejores condiciones de competitividad y se van sustituyendo los otros factores de produccin. La rapidez con la que una sociedad se va adaptando a esta nueva situacin es la clave de su xito econmico. El futuro desarrollo no depende de disponer de mayor cantidad de recursos energticos, minerales o incluso nancieros. El futuro depende de disponer de informacin y de la tecnologa sucientes. Todo ello conduce, tanto en lo individual como en lo colectivo, a una clara prioridad social: la educacin, la formacin, el incremento del nivel de conocimiento y de la capacidad para adquirirlos, de todos y cada uno de los miembros de la sociedad. Se mezclan, en las Organizaciones los MIS, se complementan, se perfeccionan; y generan, a su vez, Informacin.De ah la necesidad de gestionar esa informacin, y la necesidad del gestor de informacin, entre otros. 4. Los I.M.S. Damos por supuesto todo lo relativo al nacimiento de IM (Information Management), pero para lo que nos ocupa seguimos Lpez Hernndez (1991):
Nacieron los sistemas de informacin en las organizaciones, cuyo n no era simplemente mejorar un trabajo rutinario, sino servir de apoyo a la gestin de todas las actividades de la empresa desde la perspectiva de la direccin. En la dcada de los 70 surgieron y se perfeccionaron instrumentos con base TI para llevar a cabo la tarea de toma de decisiones de manera centralizada: los DSS (Decision Support Systems) y los Scire. 2 : 2 (jul.-dic. 1996) 35-52

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Juan Ros Garca MIS (Management Information Systems). Estos ltimos se denen como sistemas que recuperan los datos del entorno, que capturan los datos de las transacciones y operaciones que tienen lugar en la empresa y que filtran, organizan y seleccionan los datos y los presentan como informacin para los responsables.

As es como se ha dado un paso gigantesco en la concepcin actual de la empresa como un organismo en el que juega un papel clave el fenmeno informativo. Al principio de la dcada de los 80, siguiendo el camino abierto en los EE.UU., se ha avanzado en Europa hacia un nuevo concepto, que es el que tratamos de exponer aqu: la Gestin de la Informacin (Information Management) como eje central de la direccin y administracin de las empresas. De la creacin de sistemas de informacin en las organizaciones (SIO) para centralizar y procesar todos los datos necesarios para el funcionamiento organizativo y ayudar en la toma de decisiones se est pasando progresivamente a concebir las organizaciones mismas como sistemas informativos (OSI), elevando as la informacin y el conocimiento al primer plano en todos los mbitos de la actividad organizacional; considerando la empresa esencialmente como un sistema de informacin, entre otras razones por tratarse de un conjunto compuesto de individuos entre los cuales se establecen lazos y redes de comunicacin, sobre cuya base el sistema entero acta coordinadamente para mejor alcanzar los objetivos globales. Las empresas sienten la necesidad de introducir innovaciones para sobrevivir. I.M. es una innovacin que facilita todas las innovaciones. Organizar la empresa como S.I. es no slo introducir innovacin sino estar en estado continuo de innovacin. Los IMS (Lopez Yepes, 1991) facilitan las tareas tericos y tcnicas para la gestin de la informacin en las organizaciones. Constituyen el objeto de una disciplina muy extendida en Gran Bretaa, Information Management, que trata de identicarse plenamente con Information Science y que parte de consideraciones como: la informacin es un bien econmico, la informacin es el nervio de la organizacin y la organizacin es en s misma un sistema de informacin. Un autor espaol deca recientemente que la consideracin de la informacin como recurso clave de las organizaciones conduce a una visin global de la misma y a asignarle en la empresa el papel directivo que le corresponde... Un cambio estructural que permite en las organizaciones adaptarse con ms ecacia al medio ambiente es precisamente la introduccin de la gura del information manager. Porque lo que implica este cambio es la reestructuracin de todo el sistema nervioso (informativo) de la empresa para percibir mejor las variaciones del medio y darse as las respuestas ms adecuadas en cada momento

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5. El Information Manager No hemos de tener ninguna duda de que el cambio fundamental es introducir el information manager. Sin embargo, surgen dudas.
Pero (Ros, 1993) cules son las notas caractersticas de este Information Manager? Dnde se forma? Cmo adquiere sus conocimientos? Estn jadas sus competencias y sus misiones en las Organizaciones? Son iguales sus cometidos en distintas organizaciones?

He aqu algunas cuestiones que hoy nos ocupan y nos preocupan. Horton ha sealado las dicultades de denir ntidamente los sujetos de los procesos de tratamiento y gestin de la informacin. Junto a los usuarios, cita a los Information Suppliers, que crean o producen productos y servicios de informacin a los usuarios. Se sitan entre stos y los Information Handlers que transforman los datos en informacin para su utilizacin (estadsticos, bibliotecarios, information brokers). El Information Counselor, aparece entre el usuario y el Information Handler o entre el usuario y el Information Supplier. Finalmente, la figura del Information Manager. Hoy pensamos que el Information Manager, el gestor de informacin debe asumir las tareas de la direccin de la tecnologa informativa en los negocios, la poltica de gestin y transformacin de la tecnologa informativa, la planicacin de bases de datos, software, inovaciones tcnicas, etc, la gestin de los recursos humanos y tcnicos. Ha de ser un especialista en planicar, coordinar y controlar recursos y debe operar en las reas de recursos informativos (con funciones de identificacin, valoracin y uso), en el rea de conocimiento de la tecnologa necesaria para recoger y almacenar la informacin, y para procesarla, recuperarla y distribuirla, y, nalmente, ha de operar en el rea de gestin, atendiendo a la planicacin general, a los recursos humanos, a la comunicacin interpersonal, a la contabilidad y al marketing. En otras palabras el gestor de informacin debe organizar el IMS. Cronin (1985) para quien Information Management es un aspecto integral en la gestin de las organizaciones. Es una respuesta articulada para el desarrollo de factores interrelacionados, como los siguientes: a) el continuo crecimiento del volumen y variedad de la informacin documentada; b) la convergencia de las tecnologas asociadas a la creacin, comunicacin y diseminacin de la informacin; c) la importancia cada vez mayor de la informacin como recurso clave de las organizaciones; d) la necesidad de gestionar este nuevo recurso de modo ms ecaz, habla de la recionalidad sinptica. Linda Woodman (1985) que ha dado una de las deniciones ns sugestivas Gestin de la informacin es todo lo que se reere a conseguir la informacin adecuada, para la persona adecuada, al coste adecuado, en el momento adecuado,
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en el lugar adecuado, para tomar la decisin adecuada, dice que la planicacin del IMS tropieza con obstculos tales como la limitacin del software, la inmediatez de las necesidades de informacin, la sobrecarga de informacin y la diversidad de lenguajes. Con todo los obstculos pueden solucionarse: Keen propone un mapa de interconexin de medios informativos, David Best propone la cartografa informativa y Flood insiste en aspectos de la organizacin y del staff y en la automatizacin (procesos de datos, bases de datos, microsistemas, sistemas automticos de ocinas) y termina considerando fundamental el perfeccionamiento del sistema del IM (redes de comunicacin, distribucin de la informacin, localizacin de la informacin, ndice de la informacin, memoria de la empresa). Holloway (Ros, 1993) seala estas posibilidades a la hora de enumerar los tiles y tcnicas para desarrollar los IMS: D. M. S. (Database Management Systems): Permiten el acceso a los datos D. D. S. (Data Dictionary Systems): Que permiten el control automtico y la documentacin de los datos. Q. L. (Query Languages): Que permiten al usuario nal el acceso directo a la bsqueda de datos. 4th Generation Systems: Permiten planicar y controlar el desarrollo y evolucin de los sistemas de evaluacin. Con todo, el tema del gestor de informacin est empezando. Las funciones sealadas por Holloway son funciones plurales que hablan de la pluralidad funcional del gestor de informacin. O quiz de varias funciones o varios ocios con varias funciones. 5. Notas
(1) Quiero expresar, antes de nada, mi agradecimiento a la universidad de Zaragoza y concretamente a la organizacin de IBERSID96 por la oportunidad de estar nuevamente aqu y contribuir, modestamente, a este encuentro sobre Sistemas de Informacin y Documentacin: la planificacin y gestin de sistemas de informacin. Si bien he de destacar que mi ponencia, ms que en planicacin y gestin de sistemas de informacin (que seran los MIS) se centra en la aplicacin de estos sistemas a la gestin de la informacin (que seran los IMS). Por otra parte, la ubicacin de mi ponencia tras la intervencin de la doctora Currs y su, sin duda, esclarecedora visin de la Teora General de Sistemas, y tras la del Dr. Codina, referente obligado en la tipologa de sistemas, as como tras la intervencin del Dr. Lpez Yepes sobre la utilizacin de estos sistemas en los Centros de Documentacin, me evitan tener que teorizar excesivamente sobre algunos de estos conceptos por considerarlos adecuadamente explicados.

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