TRABALHO DE ADMINISTRAO DE CPD A INTRANET NAS EMPRESAS

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NDICE
1. Introduo...............................................................................3
1.1 - A Montagem da Intranet...............................................................3 1.2 - Extranet........................................................................................4 1.3 - Profissionais Especializados.........................................................5

2. Como a Intranet Pode Ajudar a Empresa?...........................5 3. Porque a Intranet superior s abordagens tradicionais?..5 4. Aplicaes................................................................................6 5. A Intranet nas Empresas........................................................8
5.1 - Shell............................................................................................8 5.2 - Basf.............................................................................................8 5.3 - Paulista Seguros..........................................................................9

6. Principais reas de Atuao..................................................9

6.1 - Marketing e Vendas....................................................................10 6.2 - Desenvolvimento de Produtos....................................................10 6.3 - Servio ao Cliente e Suporte.......................................................10 6.4 - Recursos Humanos.....................................................................10

7. Prs e Contras da Intranet....................................................................10 7.1 - Vantagens...................................................................................10 7.2 - Desvantagens..............................................................................11

8. Como as Intranets esto sendo empregadas atualmente?...12 9. O Futuro da Intranet.............................................................12 10. Bibliografia..........................................................................13 1. Introduo

Atualmente, quem acessa a Internet, conhece o seu lado popular, sites sobre lazer, shopping, cultura, etc... As tecnologias surgidas com a internet esto conquistando rapidamente as empresas com a montagem das redes de comunicao internas chamadas intranets, que tm a ver com os sistemas corporativos de informaes, e que tambm podem ser acessados via Internet. As empresas descobriram que podem criar redes como a Internet, porm privadas, as Intranets, que cumprem o papel de conectar entre si filiais, departamentos, fornecedores, clientes, etc, mesclando (com segurana) as suas redes particulares de informao com a estrutura de comunicaes da Internet.

1.1 - A Montagem da Intranet

Basicamente a montagem de uma intranet consiste em usar as estruturas de redes locais existentes na maioria das empresas, e em instalar um servidor Web. Servidor Web - a mquina que faz o papel de repositrio das informaes contidas na intranet. l que os clientes vo buscar as pginas HTML, mensagens de e-mail ou qualquer outro tipo de arquivo. Protocolos - So os diferentes idiomas de comunicao utilizados. O sevidor deve abrigar quatro protocolos. O primeiro o HTTP, responsvel pela comunicao do browser com o servidor, em seguida vem o SMTP ligado ao envio de mensagens pelo correio eletrnico, e o FTP usado na transferncia de arquivos. Independentemente das aplicaes utilizadas na intranet, todas as mquinas nela ligadas devem falar um idioma comum: o TCP/IP, protocolo da internet. Identificao do Servidor e das Estaes - Depois de definidos os protocolos, o sistema j sabe onde achar as informaes e como requisit-las. Falta apenas saber o nome de quem pede e de quem solicita. Para isso existem dois programas: o DNS que identifica o servidor e o DHCP (Dinamic Host Configuration Protocol) que atribui nome s estaes clientes. Estaes da Rede - Nas estaes da rede, os funcionrios acessam as informaes colocadas sua disposio no servidor. Para isso usam o Web browser, software que permite folhear os documentos.

1.2 - Extranet
A rigor uma intranet pode operar apenas como uma rede corporativa dentro dos limites da empresa, porm pode ser vantajoso a ligao da intranet com a internet, neste caso chamada de extranet. O usurio domstico que acessa a intranet de uma empresa no percebe que est na intranet. A diferena percebida somente em termos de velocidade pelos funcionrios, quando estes saem da intranet e acessam a internet do computador de sua seo. Conectando a intranet internet - Usa-se um roteador para encaminhar as informaes da internet para a rede corporativa e vice-versa. Para obter esta ligao necessrio a contratao de um canal de dados junto a Telebahia. O prximo passo consiste em registrar um Domnio e obter um endereo IP junto a Embratel Protegendo a Intranet - necessrio proteger a Web corporativa contra a invaso de intrusos. Isso feito por um computador dedicado que serve de porteiro, que supervisiona o transito das informaes entre a intranet e a extranet e vice-versa. Esse computador roda um programa conhecido como firewall .

1.3 - Profissionais Especializados

Para a manuteno destes computadores e programas necessrio contratar os servios de profissionais especializados. Que o grande segredo para obter sucesso com a intranet. Webmaster - Cuida do servidor e das conexes da rede. Sua principal funo fazer com que os funcionrios da empresa tenham acesso s informaes que lhe so pertinentes. Webdesigner - o responsvel por colocar na rede os contedos atualizados e por manter o padro dos sites. Alm destes profissionais, existe um outro no menos importante, o especialista que adapta as informaes dos manuais, livros e transparncias para o formato HTML

2. Como a Intranet Pode Ajudar a Empresa?

A Intranet simplifica a interao do usurio, tornando fcil o acesso a aplicaes e a informaes estticas e dinmicas, no importando onde esteja ou qual a plataforma utilizada. Viabiliza uma publicao em tempo real, com informao muito mais atual, favorecendo o desempenho dos funcionrios da empresa. Auxilia no processo de descentralizao das informaes, da distribuio de dados e do desenvolvimento de aplicaes, alm de permitir maior participao do usurio final na criao de aplicaes. Hoje em dia, neste mundo competitivo de negcios, um mnimo de diferenciao em produtos e/ou servios, reduo de custos e facilidades de relacionamento nos negcios so pontos chaves. Portanto fundamental empresa atingir empregados, consumidores, fornecedores e parceiros de negcios eletronicamente, porque: Diminui custos de negociao interna e externa; Permite a seus empregados trabalharem com mais eficincia entre si e com os clientes, fornecedores e parceiros de negcios.

3. Porque a Intranet superior s abordagens tradicionais?

Os mtodos tradicionais, baseados em papis e pessoas, utilizam documentos escritos, envelopes internos (vae-e-vem), faxes, telefonemas via ramais internos, etc., so caros, lentos e esto sujeitos a muitos transtornos.

Abordagens mais recentes incluem a utilizao de correio eletrnico e produtos de comunicao entre grupos de trabalho (groupware), como o Lotus Notes por exemplo, que tambm tem suas desvantagens: Tem implantao dispendiosa - tipicamente o dobro do custo de uma Intranet; A implantao tambm lenta; Tem alto custo de manuteno; um grande consumidor dos recursos de trfego da rede (bandwidth); E alm disso a tecnologia proprietria colocando a IBM como nico fornecedor.

Intranets so muito mais fceis de instalar, configurar, expandir e requerem muito menos treinamento, viabilizando as informaes em qualquer lugar - o que era praticamente impossvel em arquiteturas cliente/servidor e mainframe. Intranets tem implantao rpida, so baseadas em padres de sistemas abertos, tem um amplo leque de ofertas de produtos, fornecedores e especialistas, para suporte tcnico. Intranets se integram eletronicamente aos dados corporativos armazenados em seus banco de dados tais como: dados financeiros, material de marketing e vendas, incluindo listas de preos e prospectos, relatrios de vendas, relatrios regionais, dados de recursos humanos, incluindo polticas da companhia, etc.

4. Aplicaes
Imagine o caso em que uma empresa que trabalha montado computadores, com componentes de diversos fabricantes e possui revendas por todo o pas. Esta empresa deseja disponibilizar um servio de venda de microcomputadores pela internet. O primeiro passo est no mbito da internet, onde cliente em potencial vai interagir com a empresa . De seu computador ele estar pesquisando, escolhendo e adquirindo o produto. Caber ento a empresa: Apresentar o computador, o design das pginas to importante quanto numa revista; Apresentar as opes de composio do computador (modelos, opcionais, etc...); Permitir a configurao do computador (possibilitar que o cliente crie uma verso que o satisfaa e atenda s restries impostas ao gerente de logstica);

 Fornecer ao cliente o prazo de entrega para aquela configurao. Aceitar a encomenda (ou reserva) e encaminh-lo ao revendedor mais prximo para efetivao da compra ou efetivar a compra via carto de crdito, pela internet e enviar o computador pelo correio ou transportadora. Para que este processo tenha continuidade a interao entre a empresa e sua rede de revendas poder (dever) acontecer tambm via Internet, mas, neste caso, teremos um grupo de coligadas que, alm de trocar informaes, tero suas operaes e sistemas computacionais integrados via Internet. Estamos ento falando da Intranet. Ou seja: grupos de uma mesma corporao (real ou virtual) que trocam informaes e interagem operacionalmente via Internet. Enquanto a Internet estabelece os padres e as tecnologias para comunicao entre computadores, atravs de uma rede mundial que conecta muitas redes, a Intranet aplica estas tecnologias dentro da organizao via a rede LAN/WAN corporativa, com todos os mesmos benefcios. Exatamente pela Internet ser um padro bem estabelecido, montar a infra-estrutura simples. O Clssico problema de como fazer um se conectar com muitos resolvida pelo uso de tecnologia Internet via WAN/LAN. O controle de acesso e segurana, problema complicado nos modelos informacionais atuais tambm encontra soluo nos moldes da Internet. Voltando ao exemplo, a empresa precisa suportar o seu canal de vendas, ela oferecer equipe de vendas, obviamente, todas as mesmas ferramentas de software que o cliente j acessou diretamente, e ainda mais: Atualizao de informaes sobre os produtos; Divulgao de estratgias; Integrao dos sistemas corporativos com os coligados (vendas, estoques, produo, etc...); Operao integrada do canal de vendas, etc... A tecnologia da Internet passa a se incorporar na nova logstica empresarial de fora para dentro, ou seja, para suportar toda esta nova dinmica externa a logstica interna (suprimento-fabricao-entrega) precisa acompanhar, a questo bsica : a empresa quer responder pronta e corretamente s demandas apresentadas pelo seu canal de vendas e seus parceiros. No dar respostas, seja por telefone ou Internet igualmente inadmissvel. Portanto, j hora de comear a operar via Internet, aos poucos, sempre conscientes de que a essncia do sucesso operacional neste novo cenrio passa, aos poucos, por uma integrao de todos os sistemas computacionais desde o nvel de simples coleta de dados at a apresentao multimdia via Internet. O caminho, no to longo, passa por: Criar uma ponte entre os sistemas corporativos de logstica e os acessos via Internet;

 Simplificar as operaes, pois virtualmente estamos todos trabalhando na mesma sala; Criar bases de dados abertas que possam ser consultadas facilmente. Montar uma estrutura de divulgao e pesquisa rpidas de informao entre os diversos grupos de trabalho da empresa via Intranet. Ou seja, Compras / Engenharia, Produo / Engenharia, Compras / Qualidade / Fornecedores, Vendas/Produo, enfim ... todos com todos.

5. A Intranet nas Empresas

Agora ser mostrado casos reais da utilizao da Intranet em empresas.

5.1 - Shell
O primeiro resultado concreto da intranet da Shell j pode ser medido em dinheiro. Se todos os manuais, pesquisas, formulrios e projetos que esto na rede continuassem circulando em papel, a Shell estaria gastando R$ 75.000,00 por ano s com impresso. O segundo ganho com tempo. Se quiser uma informao sobre o mercado mundial de petrleo, por exemplo, o executivo pode pesquisar na intranet da mesma forma como pesquisa na internet: preenchendo um campo com a solicitao dos dados, e os computadores localizam a informao nos computadores da companhia em minutos. Existem tambm a conquista da eficincia. Por exemplo, a intranet permite que os 300 assessores de vendas cheguem aos postos de gasolina com seus notebooks recheados com todos os dados dos clientes que atendem. Se o dono do posto est pensando em ampli-lo ou montar uma loja de convenincia Select, o assessor pode responder na hora como est o seu crdito na Shell. Existe ainda, um projeto da rea de RH da Shell mundial, onde todo funcionrio da Shell vai poder entrar no site do projeto e se candidatar a vagas oferecidas pelas subsidirias espalhadas por 30 pases. O perfil do cargo estar descrito com detalhes na intranet, e o pretendente poder enviar seu currculo tambm pela rede, concorrendo com pessoas de todas as partes do mundo.

5.2 - Basf
Com apenas um clique do mouse, qualquer funcionrio com acesso a intranet pode alcanar a rede mundial e consultar cerca de 15000 pginas web mantidas pela

Basf americana. Ou fazer download de uns 12000 documentos disponveis na Intranet alem. Os resultados concretos da Basf Wide Web, ainda no podem ser medidos em valores, mas os primeiros estudos apontam que o fim do papel e ganho de tempo nas consultas das informaes on-line devem gerar uma economia inicial de R$ 500.000,00 por ano. Uma das reas da empresa mais envolvidas com a intranet o Departamento de Comunicao Social. Informaes sempre divulgadas em papel, como edies de jornais e a coletnea diria de notcias sobre a empresa (clipping), chegam hoje aos executivos, de forma mais rpida e econmica.

5.3 - Paulista Seguros

Com a criao de uma extranet as informaes deixaram de circular via fax, telefone e correio, sendo enviados em formato eletrnico pela internet, deixando de haver perda de tempo em digitaes e o trfego em malotes agora mnima. Com o sistema eletrnico, a aplice pode ser emitida em poucas horas, contra 3 dias no processo antigo.

6. Principais reas de Atuao

J ponto pacfico que apoiarmos a estrutura de comunicaes corporativas em uma Intranet d para simplificar o trabalho, pois, como j foi dito, estamos virtualmente todos na mesma sala. De qualquer modo, cedo para se afirmar onde a Intranet vai ser mais efetiva para unir (no sentido operacional) os diversos profissionais de uma empresa. Mas em algumas reas j se vislumbram benefcios, por exemplo:

6.1 - Marketing e Vendas

Informaes sobre produtos, Listas de Preos, Promoes Leads de Vendas (Indicativos para prospeco), Informaes sobre a concorrncia, Anlises sobre negcios ganhos e pedidos, Planejamento de Eventos, Consultas sobre ATP (Availability to Promise), Material para Treinamento etc...

6.2 - Desenvolvimento de Produtos

Especificaes, Designs, Planejamentos, Milestones de Projeto, Mudanas de Eng., Listas de Responsabilidades de membros das equipes, Situao de Projetos, Caractersticas de Produtos da Concorrncia etc...

6.3 - Servio ao Cliente e Suporte

Relatrios sobre problemas comuns, Perguntas e repostas, Andamentos de Ordens de Servios, Treinamentos e dicas para atender reclamaes gerais etc...

6.4 - Recursos Humanos

Informaes sobre benefcios, polticas da companhia, etc ... Misses da Companhia Oportunidades de Trabalho Programas de Desenvolvimento Pessoal etc...

7. Prs e Contras da Intranet

As Intranets possuem algumas vantagens bvias e, tambm desvantagens. Adotar uma Intranet no deve ser uma deciso do tipo tudo-ou-nada. Ferramentas Web podem ser usadas para complementar a infra-estrutura de informaes.

7.1 - Vantagens
Alguns dos benefcios so: Reduo de custos de impresso, papel, distribuio de software, correio e processamento de pedidos; Reduo de despesas com telefonemas e pessoal no suporte telefnico;

 Maior facilidade e rapidez no acesso a informaes tcnicas e de marketing Maior rapidez e facilidade no acesso a localizaes remotas: Incrementando o acesso a informaes da concorrncia Uma base de pesquisa mais compreensiva Facilidade de acesso a consumidores (clientes) e parceiros (revendas) Aumento da preciso e reduo de tempo no acesso informao Uma nica interface amigvel e consistente para aprender e usar Informao e Treinamento imediato (Just in Time) As informaes disponveis so visualizadas com clareza Reduo de tempo na pesquisa a informaes Compartilhamento e reutilizao de ferramentas e informao Reduo no tempo de configurao e atualizao dos sistemas Simplificao e/ou reduo das licenas de software e outros Reduo de custos de documentao Reduo de custos de suporte Reduo de redundncia na criao e manuteno de pginas Reduo de custos de arquivamento Compartilhamento de recursos e habilidades

7.2 - Desvantagens
Aplicativos de Colaborao - Os aplicativos de colaborao, no so to poderosos quanto os oferecidos pelos programas para grupos de trabalho tradicionais. necessrio configurar e manter aplicativos separados, como correio eletrnico e servidores Web, em vez de usar um sistema unificado, como faria com um pacote de software para grupo de trabalho. Nmero limitado de ferramentas - H um nmero limitado de ferramentas para conectar um servidor Web a bancos de dados ou outros aplicativos back-end. As Intranets exigem uma rede TCP/IP, ao contrrio de outros solues de software para grupo de trabalho que funcionam com os protocolos de transmisso de redes local existentes. Ausncia de replicao embutida - As Intranets no apresentam nenhuma replicao embutida para usurios remotos. A HMTL No poderosa o suficiente para desenvolver aplicativos cliente/servidor.

8. Como as Intranets esto sendo empregadas atualmente ?

Pesquisas feitas recentemente nos Estados Unidos para descobrir como as Intranets esto sendo usadas revelam: Acesso a manuais de procedimento Acesso a produtos e dados de marketing Acesso a informaes de funcionrios Ofertas internas de emprego Reviso e aprovao de documentos Agenda, calendrios, linhas de tempo Acesso a banco de dados

Intranets so usadas em uma srie de aplicaes para vantagens estratgicas a saber: Substituio de papel nas comunicaes de rotina Para favorecer comunicao entre grupos de trabalho Como interface (front-end) no acesso a aplicaes cliente/servidor Para distribuio de software interno

Um caso de muito sucesso na utilizao de Intranet o da Federal Express, um gigante na rea de servios de entregas. A FedEx tem a interligao de todos os seus escritrios via Internet. A Intranet permite que qualquer cliente da FedEx use a Internet para levantar informaes sobre a sua encomenda. Alm da FedEx se tornar mais competitiva, obteve uma economia anual de US$ 2 milhes.

9. O Futuro da Intranet
Mudar a cultura das empresas no coisa que se faa de uma hora para outra nas empresas brasileiras, com tradio centralizadora, e ainda mais difcil, a grande preocupao entre os tcnicos responsvel pela montagem de Intranet. Est no interior da empresa, tudo o que se faz nela tem consequncias - Se todo mundo da empresa colocar o que quer na rede, ela vai ficar cheia de lixo. A preocupao com o controle, presente em quase todas as empresas no se deve apenas s necessidades de preservar sigilo, ou evitar a utilizao catica das Intranets. H tambm, o quebra-cabea de determinar quais informaes, exatamente, sero teis na prtica para melhorar o desempenho das pessoas, gerar mais vendas ou produzir mais eficincia operacional. O contedo da rede tem de estar sob o controle dos departamentos, mas eles devero trabalhar mais prximos dos tcnicos de informtica. Isso ser essencial para que a rede tenha uniformidade de apresentao e possibilidade de pesquisa da informao. Se ela no

for bem estruturada, os programas de busca de informao perdem a eficcia. A prpria navegao por hiperlinks, pode ficar comprometida. Alm disso, se as pginas no foram bem feitas, com informaes bem apresentadas, ser o usurio quem perder o interesse de navegar pela Intranet. Logo, tem de haver controle. Mas tem de haver liberdade de criao, para que as idias floresam. um equilbrio difcil. Um dos motivos mais fortes para manter controle so os custos. embora os gastos nas instalao da rede sejam baixos, os custos de criao e administrao de contedo podem ser elevador. O trabalho de criao de pginas ou a preparao de programas que traduzem dados antigos para p formato Internet so atividades dispersas pelos departamentos. difcil apurar quanto essas atividades custam as empresas em mo-deobra. O fato que as pessoas tm de deixar outras tarefas para cuidar da rede. Se ela crescer demais, muito rapidamente, o tempo dedicado rede ter de crescer tambm. Para entender a situao pensa na Intranet com uma estao de televiso. No basta ter os equipamentos, preciso criar a programao - As empresas no devem se deixar levar pela impresso de que a Intranet no custa nada. Ela falsa. Ao longo dos prximos meses, medida que mais empresas experimentem a nova tecnologia, os altos e baixos da Intranet ficaro mais visveis. Certamente ir se dissolver a idia de que ela seja uma panacia universal. Assim como deve recuar a percepo de que no se trata de ferramenta adequada para funes crticas da empresa. A soluo ir descobrir o tamanho do problema que lhe cabe. Por enquanto as empresas esto caminhado numa direo promissora: A de uma tecnologia barata, agregadora, simples de usar e efetiva do pontos de vista da gesto. No parece haver bons motivos para deixar de tentar.

10. Bibliografia
Para desenvolvimentos deste trabalho, no foi utilizado nenhuma literatura especfica. Foram consultadas via Internet assuntos que abordavam o tema proposto, de forma a ter um melhor entendimento e desenvolvimento do trabalho. A nvel de complementao, foi consultado matrias em revistas de informtica, como por exemplo: INFO EXAME e PC MAGAZINE.