Auditoría interna Alcaldía Municipio Libertador

ALCALDA
MUNICIPIO LIBERTADOR MRIDA ESTADO MRIDA
Unidad de Auditora Interna
CAPITULO I
1- ASPECTOS PRELIMINARES 1.1 ORIGEN DE LA ACTUACIN Siguiendo instrucciones del ciudadano XXXXXXXXXXXXXXXX, titular de la Unidad de Auditora Interna de la Alcalda del Municipio Libertador del Estado Mrida, segn oficio N UAI-0077-2011, UAI-0076-2011, UAI-0075-2011 de fecha 23 de Mayo del 2011, se procedi a realizar la INSPECCIN FISCAL, EN LA GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE LA ALCALDA DEL MUNICIPIO LIBERTADOR DEL ESTADO MRIDA, SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CORRESPONDIENTE AL EJECICIO FISCAL 2010. Con el objeto de verificar la legalidad, exactitud y sinceridad de los procedimientos administrativos y presupuestarios, la cual se efectu de conformidad con las disposiciones legales aplicables al caso.
1.2 BASAMENTO LEGAL Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal con su Reglamento. Las Normas Generales de Control Interno. Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico.
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Reglamentos
N4
de
la
Ley
Orgnica
de
la
Administracin Financiera del Sector Pblico. Ley de Contrataciones Pblicas y su Reglamento. Manual de Normas y Procedimientos Gerencia de Administracin y sus Dependencias Gaceta Municipal Extraordinaria N37 Ao IV 31/12/2007. Ley del Estatuto de la Funcin Pblica. Reforma del Manual de Organizacin y Funciones del Concejo y la Alcalda del Municipio Libertador del Estado Mrida, Publicada en Gaceta Municipal Extraordinaria N 95, Ao IV, del 17/07/2003. 1.3 ALCANCE La actuacin fiscal tuvo carcter aleatorio y se orient en la revisin y anlisis de las normas, procedimientos y mecanismos que regulan los actos de administracin, los requisitos y condiciones que deben cumplirse en la autorizacin de las transacciones presupuestarias y financieras que conforman el control interno aplicados en la Gerencia de Administracin, para el ejercicio fiscal 2010. 1.4 OBJETIVO GENERAL Verificar las polticas y normas formalmente dictadas, los mtodos y
procedimientos efectivamente implantados que garanticen la exactitud, cabalidad y

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veracidad de la informacin presupuestaria , financiera, administrativa y tcnica, en la Gerencia de Administracin que garanticen el cumplimiento del sistema de Control Interno para el ejercicio Fiscal 2010.
1.5 OBJETIVO ESPECFICO Determinar las garantas del cumplimiento del Sistema de Control Interno en la aplicacin de los procedimientos administrativos ejecutados por la Gerencia de Administracin de la Alcalda del Municipio Libertador. Verificar los documentos que soportan las rdenes de pago por concepto de bienes y servicios, contrataciones de obras, pagos de los distintos beneficios que establecen las clusulas de las convenciones colectivas de trabajadores y contrato de servicios profesionales llevados por la Gerencia de Administracin de la Alcalda del Municipio Libertador del Estado Mrida, correspondiente al ejercicio fiscal 2010. Verificar el cumplimiento de las normas legales aplicadas a los procedimientos llevados por la Gerencia de Administracin.
1.6 ENFOQUE DE LA ACTUACIN
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De acuerdo a la facultad conferida a la Unidad de Auditora Interna del Municipio Libertador del Estado Mrida en la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del sistema Nacional de Control Fiscal, en su Artculo 41, la actuacin fiscal se orient hacia el control posterior, en la revisin y anlisis a los fines de verificar la legalidad, exactitud y sinceridad de los sistemas y procedimientos que garanticen la correcta aplicacin de un sistema de control interno en la Gerencia de Administracin para el ejercicio fiscal 2010. 1.7 MTODOS PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS Para el cumplimiento del objetivo planteado, se realiz lo siguiente: Recopilacin de la Informacin mediante oficios dirigidos al Departamento Administracin. Revisin analtica y examen de exactitud en forma aleatoria.de las rdenes de pago, ordenes de compras, ordenes de servicios y ordenes de perdido, para el ejercicio Fiscal 2010. Verificacin y comprobacin de la documentacin que soporta las rdenes de pago, ordenes de compras, ordenes de servicios y ordenes de perdido, para el ejercicio Fiscal 2010. Indagacin y confirmacin de informacin obtenida. Revisin de los libros de registros de las rdenes de compras y servicios.
de
Registro
Contable
de
la
Gerencia
de
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CAPITULO II 2. CARACTERSTICAS GENERALES: 2.1 Gerencia de Administracin La Gerencia de Administracin de la Alcalda del Municipio Libertador del Estado Mrida, fue creada el 26 de Noviembre de 2001, segn Gaceta Municipal N 76 ao III en la Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos. Las modificaciones de la estructura organizativa fueron realizadas en la Gerencia de Hacienda Municipal, se eliminaron las Unidades Administrativas relacionadas con Compras y Suministros, Contabilidad y Tesorera, las cuales fueron adscritas a las Gerencia de Administracin, cuyo objetivo es ejecutar la poltica administrativa para garantizar el apoyo al cumplimiento de los programas y proyectos que asegure el logro de los objetivos del Municipio. Entre las funciones principales que debe ejecutar cada Departamento tenemos:
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Departamento de Contabilidad: Organizar, realizar y supervisar los registros contables, llevar la contabilidad de la ejecucin del presupuesto, analizar las transacciones financieras y verificar el ingreso y existencias de los bienes muebles e inmuebles. Departamento de Tesorera: Custodiar los fondos y valores del Municipio manteniendo sus registros, as como exigir, recibir y custodiar las finanzas de los contribuyentes que tengan esa obligacin con la Municipalidad para emitir informacin confiable sobre los Fondos de Ingresos recaudados.
Departamento de Compras y Suministros: Planificar y ejecutar las compras de materiales de consumo y equipo, suministrar a las dependencias de la Alcalda de materiales fungibles y tiles de oficina. Ordenacin de Pagos: Verificar y garantizar que se cumpla las disposiciones legales, reglamentarias y normativas del presupuesto de gastos de la administracin activa. 2.2. Organigrama funcional. De acuerdo a lo que establece la mencionada reforma, la estructura organizativa de la Gerencia de Administracin se describe a continuacin
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GERENCIA DE ADMINISTRACIN
ORDENACIN DE PAGOS
TESORERA
COMPRA Y SUMINISTROS
CONTABILIDAD
BIENES MUNICIPALES
2.3. Datos Presupuestarios y Financieros Segn la Ordenanza sobre Presupuesto Reconducido de Ingresos y Gastos Pblicos del Ejercicio Econmico Financiero 2.010, la Partida Presupuestaria Nro. 0110000051, la cual corresponde a la Direccin y Coordinacin Administrativa, tiene asignado un monto global de ocho millones seiscientos un mil quinientos treinta y ocho bolvares con cero cntimos (BsF.8.601.538, 00).
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CAPITULO III 3. OBSERVACIONES DERIVADAS DEL ANLISIS: 3.1. ANALISIS DE LAS OBSERVACIONES CONTENTIVAS EN EL INFORME PRELIMINAR, EN RELACION A LOS DESCARGOS PRESENTADOS POR LA GERENCIA DE ADMINISTRACION. PUNTO 3.1.1. Se determin la carencia de firma autgrafa y sellos en anexos contentivos en la tramitacin de rdenes de pago por parte del Despacho del Alcalde, la Gerencia de Administracin y el Departamento de Ordenacin de Pago, lo que contraviene LEY ORGNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS publicada en Gaceta Oficial N 2818 del 01de julio de 1981, en su Artculo 18 :
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establece El sello de la oficina. El original del respectivo instrumento contendr la firma autgrafa del o de los funcionarios que la suscriban. En el caso de aquellos actos cuya frecuencia lo justifiquen, se podr disponer mediante decreto, que la firma de los funcionarios sea estampadas por medios mecnicos que ofrezcan garantas de seguridad. En concordancia con la LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FICAL, publicada en Gaceta Oficial N 37.347 del 17 de Diciembre de 2001, que indica en su Artculo 39: Los Gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada departamento, seccin o cuadro organizativo especfico deber ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y legales, de los planes y polticas y de los instrumentos de control interno a que se refiere el Artculo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y actividades realizadas por las unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo su directa supervisin. En consecuencia, no se aplican los mecanismos ptimos de control por parte de la Gerencia de Administracin, por lo que la informacin generada no proporciona transparencia y confiabilidad. En los cuadros que siguen se detalla la omisin incurrida por los Despachos y funcionarios responsables:
CUADRO N 1 (ORDENES DE PAGO CON CARENCIA DE FIRMA AUTGRAFA Y SELLO DEL DESPACHO DEL ALCALDE)
N FECHA 1 08/12/2010 N ORDEN DE PAGO OOOO5411-1366 BENEFICIARIO Constructora YARUHA C.A.
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2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 N
08/12/2010 08/12/2010 13/12/2010 13/12/2010 13/12/2010 13/12/2010 13/12/2010 14/12/2010 14/12/2010 16/12/2010 16/12/2010 17/12/2010 20/12/2010 20/12/2010 20/12/2010 20/12/2010 20/12/2010
OOOO5413 OOOO5417 OOOO5422 OOOO5427 OOOO5428 OOOO5437 OOOO5474 OOOO5491 5492 OOOO5551 OOOO5553 OOOO5611 OOOO5653 OOOO5667 OOOO5686 OOOO5689 OOOO5690 N ORDEN DE
PRAKA Construcciones y Proyectos Kharymar de Martha Elena Gutirrez De Romnyna Mariossi Fernndez Prez Mrquez M. Jos Ramn Guerrero Ramn Molina de Fernndez Constructora Ramolca C.A. Leal Viloria Jos Manuel Sarcos Acevedo Inti Yosu Asociacin Cooperativa SERVIMAMPRO TRAFFIC VIAL C.A. Zambrano Snchez Lizbeth Coromoto Centro Clnico Dr. Marcial Ros Bloque de Prensa, Cine y Televisin Gabriel P. Figueroa Evelyn May Zerpa Mary
Snchez Dugarte Yoraima
FECHA 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 20/12/2010 21/12/2010 21/12/2010 21/12/2010 21/12/2010 21/12/2010 22/12/2010 22/12/2010 22/12/2010 22/12/2010 22/12/2010
PAGO OOOO5688 OOOO5760 OOOO5767 OOOO5784 OOOO5789 OOOO5790 OOOO5816 OOOO5820 OOOO5827 OOOO5832 OOOO5837
BENEFICIARIO Pea Alarcn Eliomar Sergio Tulio Pea Izarra. Snchez Jess Alberto Producciones Lucabem Andina de Sistemas Andina de Sistemas
AUTORESPUESTOS ACCEL S.R.L.
Foto Grabadas Premiaciones y Grados 3000 Asociacin Cooperativa TECMASER SAMCECA C.A Corporacin TX de Venezuela
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30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44
22/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010
OOOO5844 OOOO5872 OOOO5878 OOOO5879 OOOO5883 OOOO5893 OOOO5896 OOOO5887 OOOO5898 OOOO5899 OOOO5903 OOOO5907 OOOO5917 OOOO5918 OOOO5928
Continua Comunicacin Rivas Snchez Jos del Carmen Oviedo Quintero Jos Alberto Ingeniera de Construcciones C.A. Villasmil Daniel Auto Repuestos el Gordo Producciones LUCABEN COMDUTEL Deportes Mrida Andina de Sistemas Producciones Noel Pabn Osorio REVIC C.A. Aguas de Mrida C.A. CADAFE Multimoto
CUADRO N2 (ORDENES DE PAGO CON CARENCIA DE FIRMA AUTGRAFA Y SELLO DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIN)
N FECHA 1 26/01/201 0 2 27/01/201 0 3 29/01/201 0 4 17/02/201 0 OOOOO135 RODRGUEZ JORGE OOOOOO36 OCCIDENTAL DE HOTELES C.A OOOOOO14 IMVIVIENDA OOOOOO11 FUNDACIN FERIA INTERNACIONAL DEL SOL N ORDEN DE PAGO BENEFICIARIO
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17/02/201 0 OOOOO136 ANGULO CALANCHE NELSON
27/04/201 0 OOOO1345 MINCA
27/04/201 0 OOOO1346 CELOR C.A. EMP. DE PROD. SOCIAL DE SEALIZACIONES DEMARC. CONSTRUC. OOOO2033 C.A.
28/05/201 0
03/06/201 0 OOOO2161 FERRETERIA INSUMOS EQUIPOS Y MATERIALES C.A (FEMAINCA)
10
08/07/201 0 OOOO2814 GONZALEZ R. EVER ROLANDO
11
10/08/201 0 OOOO3705 FERNANDEZ GUTIERREZ ANA CAROLINA
12
13/12/201 0 OOOO5422 DE ROMYNA MARIOSSI FERNANDEZ PEREZ SECARI
13
13/12/201 0 OOOO5451 MOLINA MONTES PEDRO MARIA
14
16/12/201 0 OOOO5539 TOPACA MATERIALES DE CONSTRUCCION C.A.
15
21/12/201 0 OOOO5790 ANDINA DE SISTEMAS, C.A. ANDISIST
16
08/12/201 0 OOOO5417 KHARYMAR DE MARTHA ELENA GUTIERREZ
17
21/12/201 0 OOOO5789 ANDINA DE SISTEMAS, C.A. ANDISIST
18
22/12/201 0 OOOO5827 ASOC COOP TECNICA DE MANTEN Y SERVICIO
19
22/12/201 0 OOOO5832 SAMCECA C.A
20
22/12/201 0 OOOO5837 CORPORACION TX DE VENEZUELA C.A.
21
22/12/201 0 OOOO5844 CONTINUA COMUNICACION
22
31/12/201 0 OOOO5872 RIVAS SANCHEZ JOSE DEL CARMEN
23
31/12/201 0 OOOO5877 CONSTRUCCIONES Y ASFALTO ANDES C.A.
24
31/12/201 0 OOOO5878 OVIEDO QUINTERO JOS ALBERTO
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N FECHA 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 28/05/2010 47 48 49 50 51 03/06/2010 27/07/2010 09/09/2010 20/09/2010 06/10/2010 31/12/2010 31/12/2010 31/12/2010 21/01/2010 26/01/2010 27/01/2010 03/02/2010 04/02/2010 11/02/2010 17/02/2010 17/02/2010 17/02/2010 01/03/2010 04/03/2010 04/03/2010 23/03/2010 15/04/2010 27/04/2010 27/04/2010 19/05/2010 28/05/2010
N ORDEN DE PAGO OOOO5883 OOOO5895 OOOO5887 OOOOOOO9 OOOOOO11 OOOOOO14 OOOOOO59 OOOOOO60 OOOOO112 OOOOO135 OOOOO136 OOOOO156 OOOOO247 OOOOO303 OOOOO308 OOOOO732 OOOO1079 OOOO1345 OOOO1346 OOOO1898 OOOO2032 VILLASMIL DANIEL PODIVM SOPORTE Y LOGISTICA C.A. COMPUTEL GLORIAS PATRIAS C.A. URBASER MERIDA C.A FUNDACION FERIA INTERNACIONAL IMVIVIENDA URBASER MERIDA C.A ALTUVE G. OSTMAN E. TELCEL C.A RODRGUEZ JORGE ANGULO CALANCHE NELSON SONIDO IMPACTO 22 C.A INVERSIONES H.G.M C.A COPRORIC SOSA CARRILLO HECTOR ENRIQUE CONSTRUCTORA PEA PEA C.A. ALCALDIA DEL MUNICIPIO LIBERTADOR MINCA CELOR C.A. MINCA CORPORACION ARFA C.A. EMP. DE PROD. SOCIAL DE SEALIZACIONES DEMARC. CONSTRUC. OOOO2033 OOOO2161 OOOO3312 OOOO4135 OOOO4318 OOOO4474 C.A. FERRETERIA INSUMOS EQUIPOS Y MATERIALES C.A (FEMAINCA) Minca Da Consa Construcciones y Asfaltos Andes C.A. Kharymar de Martha Elena Gutirrez BENEFICIARIO
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N FECHA 52 53 54 55 24/11/2010 56 57 58 30/11/2010 03/12/2010 07/12/2010 28/10/2010 01/11/2010 12/11/2010
N ORDEN DE PAGO OOOO4839 OOOO4861 OOOO5025 OOOO5134 OOOO1501 OOOO5257 OOOO5311 OOOO5408 IMSEIN C.A. Asociacin Cooperativa "Horizonte 07005" Constructora ESBELCA C.A. Ramos de lvarez ngela BENEFICIARIO Construcciones LOSE C.A. ESPROCOM 13 C.A. GIANPA C.A.
CUADRO N3 (CHEQUE CON CARENCIA DE FIRMA AUTGRAFA DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIN)

COMPROBANTE S DE EGRESO
BENEFICIARIO
FECHA
BANCO S
N CHEQUES
OBSERVACIONE S
3929 3933 3608 3615 S/N
TX de Venezuela, C.A. Fotogrados premiaciones grado 3000 Industrias Free Ways Industrias Free Ways
22/12/201 0 Del sur 22/12/201 0 Del sur 21/12/201 0 Del sur 21/12/201 0 Del sur 27/12/201 0 Del sur
Solo firma
19024 Gerente General
Solo firma
Solo firma
Solo firma
Cheque No
38019037 presenta firma
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3934
Copras S.R.L.
Solo firma Gerente General
CUADRO N4 (ORDENES DE PAGO CON CARENCIA DE FIRMA AUTGRAFA Y SELLO DEL DEPARTAMENTO DE ORDENACIN DE PAGO)
FECHA N DE ORDEN DE PAGO 00000014 Beneficiario
27/01/10
Instituto Municipal de Vivienda Construcciones Las Lajas C.A. Alcalda Municipal Libertador Secomsa
16/12/10
00005536
22/12/10
00005849
31/12/10
00005874
CUADRO N 5
(PLANILLAS DE RETENCIN CON CARENCIA DE FIRMA AUTGRAFA Y SELLO DEL DEPARTAMENTO DE TESORERA)
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FECHA 21-01-10 26-01-10 24-02-10 17-02-10 01-03-10 19-05-10 03-06-10
N Orden de Pago 00000009 00000011 00000080 00000156 00000247 00001898 00002161
Beneficio Urbaser Mrida Fundacin Feria del sol Corporacin TX de Venezuela Sonido Impacto C.A. Inversiones HGM C.A. Minca Ferretera Insumos Equipos y Materiales C.A.
08-12-10 20-12-10 21-12-10 22-12-10 22-12-10 22-12-10 31-12-10
00005413 00005667 00005784 00005832 00005844 00005849 00005920
Praka. Bloque de Prensa Cine y Televisin Producciones Lucaben Samceca c.a. Continua Comunicacin Alcalda Globalprint
3.1.2 Se determin que la Orden de Pago N 2814, se realizo para dar cumplimiento con la Clusula N 29 de la IV Convencin Colectiva de Trabajo de
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Empleados Municipales de fecha 2006-2008, correspondiente a SEGURO DE HOSPITALIZACIN, CIRUGIA Y MATERNIDAD (HCM) a nombre de Ever Rolando Gonzales R., de fecha 08/07/2010, por la cantidad de Bs. 39.327,34; Se observ que el procedimiento administrativo se realiz con una COTIZACIN N 201006018, expedida por NEUROMED CON R.I.F. J-30649760-9 Y N.I.T. 0109356360 por la cantidad de Bs. 11.972.34 y un PRESUPUESTO APROXIMADO expedido por el INSTITUTO CLINICO MDICO QUIRRGICO por la cantidad de Bs. 27.355,00, y el CHEQUE N 62006524, se elabor a la orden de EVER ROLANDO GONZALES R., cabe mencionar que una COTIZACIN no implica ninguna erogacin de dinero ni compromiso, tampoco se evidenci la factura que comprometa dicho gasto expedida por la INSTITUCIN DE ASISTENCIA MDICA que realiz la intervencin quirrgica, el cheque fue elaborado a la orden del funcionario antes mencionado y no a nombre de la Institucin Mdico Quirrgico, en ste caso el cheque debi elaborarse a nombre del Instituto Mdico que realiz la intervencin quirrgica. Todo lo antes sealado contraviene el MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA N 004/2005, NUMERAL 4.3.12, establece Documentos de Respaldo: Toda operacin cualquiera sea su naturaleza, que realicen los organismos o entes pblicos deben contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde y demuestre su validez. Dicha documentacin debe contener la informacin adecuada para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin para facilitar su anlisis . En concordancia con lo que establece las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO en su Artculo 23 Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con
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la suficiente documentacin justificativa, en ste aspecto se tendr presente lo siguiente: Literal a) los documentos deben contener informacin completa y exacta.. y LA LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FICAL, Artculo 91 Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal y de lo que dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan en el Numeral 9 La omisin del control previo. En consecuencia se debe prohibir explcitamente firmar cheques sin haber cumplido los requisitos de control interno previo al desembolso y cuya documentacin no est completa , tales circunstancias se deben a la falta de mecanismos de control interno, lo que origina que el acto administrativo respaldado. 3.1.3. Se evidenci que la Orden de pago N 0527 fecha 16/03/2010 se realizo para dar cumplimiento con la Clusula N 29 de la IV Convencin Colectiva de Trabajo de Empleados Municipales de fecha 2006-2008, correspondiente a SEGURO DE HOSPITALIZACIN, CIRUGIA Y MATERNIDAD (HCM) a nombre Ever Rolando Gonzales R.. Se determin que el procedimiento administrativo se ejecut con dos (2) presupuestos uno expedido por el CENTRO CLINICO DR. MARCIAL A. RIOS MORILLO C.A. por la cantidad de Bs. 13.250,00 y el otro por el GRUPO CARDIOVASCULAR ANDINO C.A. por la cantidad de Bs. 15.435,00, y la Orden de pago se elabor por la cantidad de Bs. 11.750,00, presentando inconsistencia en las cantidades, la SOLICITUD DE PAGO N 00001210 y la ORDEN DE PAGO N 0527, tiene carencia de la firma autgrafa y sello por parte del Despacho del Alcalde, el CHEQUE N 49006200, fue elaborado a la orden de
no ste debidamente justificado y vlidamente
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Ever Rolando Gonzales R, cabe destacar que un PRESUPUESTO no implica ninguna erogacin de dinero ni compromiso, tampoco se evidenci la factura que comprometa dicho gasto expedida por la INSTITUCIN DE ASISTENCIA MDICA que realiz la intervencin quirrgica, el cheque fue elaborado a la orden del funcionario antes mencionado y no a nombre de la Institucin Mdico Quirrgico, en ste caso el cheque debi elaborarse a nombre del Instituto Mdico que realiz la intervencin quirrgica. Todo lo antes sealado contraviene el MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA N 004/2005, NUMERAL 4.3.12, establece Documentos de Respaldo: Toda operacin cualquiera sea su naturaleza, que realicen los organismos o entes pblicos deben contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde y demuestre su validez. Dicha documentacin debe contener la informacin adecuada para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin para facilitar su anlisis . En concordancia con lo que establece las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO en su Artculo 23 Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentacin justificativa, en ste aspecto se tendr presente lo siguiente: Literal a) los documentos deben contener informacin completa y exacta... LEY ORGNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS publicada en Gaceta Oficial N 2818 del 01de julio de 1981, en su Artculo 18 : Numeral 8 establece: El sello de la oficina. El original del respectivo instrumento contendr la firma autgrafa del o de los funcionarios que la suscriban. En el caso de aquellos actos cuya frecuencia lo justifique, se podr disponer mediante decreto, que la firma de los funcionarios sea
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estampada por medios mecnicos que ofrezcan garantas de seguridad. y LA LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FICAL, Artculo 91 Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal y lo que dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan en el Numeral 9 La omisin del control previo. En consecuencia se debe prohibir explcitamente firmar cheques sin haber cumplido los requisitos de control interno previo al desembolso y cuya documentacin no est completa , tales circunstancias se deben a la falta de mecanismos de control interno, lo que origina que el acto administrativo no ste debidamente justificado y vlidamente respaldado. 3.1.4. Se evidenci que la Orden de pago N 0787 fecha 26/03/10, se realizo para dar cumplimiento con la Clusula N 29 de la IV Convencin Colectiva de Trabajo de Empleados Municipales de fecha 2006-2008, correspondiente a SEGURO DE HOSPITALIZACIN, CIRUGIA Y MATERNIDAD (HCM) a nombre Nelson Jos Oxford Belisario, Se determin que el procedimiento administrativo se ejecut con dos (2) presupuestos expedidos por la UNIDAD OFTALMOLGICA DEL VALLE ubicada en Porlamar Estado Nueva Esparta, por la cantidad de Bs. 7.168,00 C/U, y la Orden de pago se elabor por la cantidad de Bs. 14.336,00, la SOLICITUD DE PAGO N 00001555 y la ORDEN DE PAGO N 0787, tiene carencia de la firma autgrafa y sello por parte del Despacho del Alcalde, el CHEQUE N 45006250, fue elaborado a la orden de Nelson Jos Oxford Belisario, cabe destacar que un PRESUPUESTO no implica ninguna erogacin de dinero ni compromiso, tampoco se evidenci la factura que comprometa dicho gasto expedida por la UNIDAD OFTALMOLGICA DEL
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VALLE que realiz la intervencin quirrgica, el cheque fue elaborado a la orden del funcionario antes mencionado y no a nombre de la UNIDAD OFTALMOLGICA DEL VALLE, en ste caso el cheque debi elaborarse a nombre UNIDAD OFTALMOLGICA DEL VALLE que realiz la intervencin quirrgica. Todo lo antes sealado contraviene el MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA N 004/2005, NUMERAL 4.3.12, establece: Documentos de Respaldo: Toda operacin cualquiera sea su naturaleza, que realicen los organismos o entes pblicos deben contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde y demuestre su validez. Dicha documentacin debe contener la informacin adecuada para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin para facilitar su anlisis . En concordancia con lo que establece las NORMAS DE CONTROL INTERNO en su Artculo 23 Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentacin justificativa, los documentos deben contener informacin completa y exacta ... LEY ORGNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS publicada en Gaceta Oficial N 2818 del 01de julio de 1981, en su Artculo 18 : Numeral 8 establece: El sello de la oficina. El original del respectivo instrumento contendr la firma autgrafa del o de los funcionarios que la suscriban. En el caso de aquellos actos cuya frecuencia lo justifique, se podr disponer mediante decreto, que la firma de los funcionarios sea estampada por medios mecnicos que ofrezcan garantas de seguridad. y LA LEY DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FICAL, Artculo 91 Sin perjuicio de la responsabilidad civil o
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penal, y lo que dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan en el Numeral 9 La omisin del control previo. En consecuencia se debe prohibir explcitamente firmar cheques sin haber cumplido los requisitos de control interno previo al desembolso y cuya documentacin no est completa, tales circunstancias se deben a la falta de mecanismos de control interno, lo que origina que el acto administrativo no ste debidamente justificado y vlidamente respaldado.
3.1.5 Se determin que en la Orden de Pago N 00005784 de fecha 21/12/10 a nombre de PRODUCCIONES LUCABEN, en el trmite del procedimiento administrativo no se encontr el contrato firmado entre las partes lo que contraviene lo establecido en el MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA N 004/2005, NUMERAL 4.3.12, establece Documentos de Respaldo: Toda operacin cualquiera sea su naturaleza, que realicen los organismos o entes pblicos deben contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde y demuestre su validez. Dicha documentacin debe contener la informacin adecuada para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin para facilitar su anlisis. Tales circunstancias se deben a la falta de mecanismos de control interno, lo que origina que el acto administrativo no ste debidamente justificado y vlidamente respaldado.
INFORME DEFINITIVO
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3.1.6 Se evidenci que la Orden de pago N 00005900 de fecha 31/12/10 a nombre de Floristera Flores de Yola, se ejecut para pagos de arreglos de floristera correspondiente a enero a diciembre, pero el acta de licitacin se realiz en el mes de Octubre existiendo inconsistencia en las fechas de adquisicin y adjudicacin, los soportes anexos al trmite administrativo presentan tachaduras y enmendaduras. Lo que contraviene las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO en los Artculo N 3, Literal b) Establece que se debe Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la informacin presupuestaria, financiera, administrativa y tcnica, y Artculo 23 seala que Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentacin justificativa. En este aspecto se tendr presente lo siguiente: a) Los documentos deben contener informacin completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronolgico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localizacin en consecuencia lo anterior se presenta por la falta de aplicacin de un adecuado y eficiente sistema de control interno por lo que, no existe garanta en la correcta aplicacin de los procedimientos administrativos. 3.1.7 Se determin la tramitacin de rdenes de pago a proveedores por la
adquisicin de COMPRAS Y SERVICIOS, las cuales carecen de orden de entrega, lo cual contraviene lo establecido en el MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 31/12/2007 GERENCIA al DE ADMINISTRACIN DE Y SUS Y la DEPENDENCIAS publicada en Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 ao IV correspondiente en el DEPARTAMENTO 4 La Unidad COMPRAS tiene SUMINISTROS Numeral Consumidora
responsabilidad de verificar en el momento de recibir el servicio, la

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mercanca, o el bien, que estos coincidan con la orden de compra o la orden de servicio y el Numeral 5 La factura y la nota de entrega son documentos necesarios para recibir la mercanca, los cuales deben ser presentados sin tachaduras ni enmiendas y contener la descripcin exacta de la mercanca, y en los casos que corresponda, seriales, marca, modelo, as como cualquier otro dato que se considere importante para evidenciar la propiedad del bien. En concordancia con LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, en el Artculo 23 seala que: Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentacin justificativa. En este aspecto se tendr presente lo siguiente: a) Los documentos deben contener informacin completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronolgico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localizacin, por lo que se determina que no existe garanta en la correcta aplicacin de los procedimientos administrativos. Las rdenes de Pago se detallan a continuacin:
CUADRO N 6
INFORME DEFINITIVO
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NO PRESENTAN ORDENES DE ENTREGA DE MATERIALES N N O R D E N P A G O 22 6 B E N E F I C I A R I O F E C H A M O N T O CONCEPTO
G ON Z A L E ZQ. JUA ND IE G O
26/02/2010
36.000,00 MERCA DOS POPULARES QUE SERAN DONADOS POR LA

ALCA LDIA DE L MUNI CI PIO LIBE RTA DOR DEL E STADO MERIDA A PE RSONAS DE BAJOS RECURSOS.
5909
D E MA R IA G A B R IE L AB UR G U E R AN
31/12/2010
21.899,86
Solic itud 00009034: SE RV ICIO DE RE P ARACION DE COMP UTA DORA DE CHE V ROLE T, LIMPI EZA DE SI STE MA DE INY E CCION, CA MBIO DE BOMBA DE GASOLINA , P ARA E L A UTOBUS CHE VROLE T PROP IE DAD DE LA ALCALDIA DEL LIBE RTA DOR Solic itud 00009038: SE RVICIO DE REP A RA CION Y MANTE NIMI Solic itud 00006070: MA TERIAL QUE SERA UTI LIZADO EN LA UNIDAD COMUNIDA DES DEL MUNI CI PIO LI BE RTADOR DE L ESTADO MERIDA .
4041
A S OC . C OOP. T OT A L IN T E R
07/09/2010
15.674,00 ODONTOLOGICA EN OPERATIV O SOCIAL EN DISTINTAS
5817
C A R L OS L UIS B OV E A
22/12/2010
3.868,95
Solic itud 00007945: ADQUISICION DE A LIME NTOS, MATE RIA LE S DELIMPIE ZA , SOLI CI TADOS P OR EL DESP ACHO DEL ALCALDE.
5876
A UT OR E PUE S T OS A C C E L
31/12/2010
264.556,44
Solic itud 00006459: ADQUISICION DE HE RRA MIENTAS MENORE S Y MATE RIA LES DE CONSTRUCCION, P A RA SER UTILIZA DOS E N TRA BAJOS DE MA NTE NIMI ENTO DE E STA ALCA LDIA. Solic itud 00006466: ADQUISICION DE HERRAMIE NTA S ME NORE S Y MA TE RIALE S DE CONSTRUCCI ON, P A RA SE R UTILIZA Solic itud 00007000: MERCADOS P OPULARE S QUE SERA N DONADOS P OR LA A LCA LDIA DE L MUNICIP IO BA JOS RE CURSOS DE LA P ARROQUIA JA CINTO PLAZA
4639
G ON Z A L E ZQ JUA ND IE G O
15/10/2010
45.000,00 LIBERTA DOR DEL ESTADO MERIDA A PERSONAS DE
5820
FOT OG R A B A D OS PR E MIA C ION E SY G R A D OS 3000
Solic itud 00008599: ADQUISICION DE PLA CA S GRANDE S,
22/12/2010
18.540,00 TROFEOS Y UNIFORMES PARA SOLICITA DA S POR EL

DESP ACHO DEL ALCALDE
1338
T OD O OFIC IN AD ES IMON D A V IL A
27/04/2010
87.248,83 Solic itud 00002261: ORDEN DE COMPRA 0000000098
1337
C OR POR A C ION A R FA C .A .
27/04/2010
156.005,86 Solic itud 00002259: ORDEN DE COMPRA 0000000161
3.1.8 Se determin que en la Orden de Pago N 6495 a nombre de AUTOREPUESTO ACCEL S.R.L. por la cantidad de Bs. 212.004,92 en la licitacin Consulta de Precio sin nmero, por la cantidad de Bs. 13.080,00 anexa al trmite corresponde a la adquisicin de REPUESTO Y SUMINISTROS, sin embargo la NOTA DE PEDIDO se realiz por MATERIALES DE CONSTRUCCIN, presentndose incoherencia en la informacin al encontrar vacios u omisiones conforme a los mtodos y procedimientos utilizados. Lo que contraviene las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO en los Artculo N 3, Literal b) Establece que se debe Garantizar la exactitud,
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cabalidad, veracidad y oportunidad de la informacin presupuestaria, financiera, administrativa y tcnica, y el Artculo 23 seala que: Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentacin justificativa. En este aspecto se tendr presente lo siguiente: a) Los documentos deben contener informacin completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronolgico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localizacin y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente . Por lo que se determina que no existe procedimientos administrativos. 3.1.9 Se evidenci que la Orden de Pago N 5928 a nombre de Multimoto, con fecha 31-12-10, presenta una adjudicacin de consulta de precio para la adquisicin de dos (2) neumticos para moto y las caractersticas de los neumticos no se corresponden con las medidas solicitadas, producindose inconsistencia en la recepcin de la mercanca, y por consiguiente existen vacos y omisiones en la informacin. Lo que contraviene el MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE ADMINISTRACIN DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS publicada en Gaceta Municipal Extraordinaria N 37 ao IV 31/12/2007, en las Normas que Regulan el Procedimiento sobre la recepcin de bienes muebles, materiales, suministros y servicios, seala en el numeral 4, La Unidad Consumidora tiene la responsabilidad de verificar en el momento de recibir el servicio, la mercanca, o el bien, que estos coincidan con la orden de compra o la orden de servicio y el numeral 5 La factura y la nota de entrega son documentos necesarios para recibir la mercanca, los cuales deben ser presentados sin tachaduras ni enmiendas y
garanta en la correcta aplicacin de los
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contener la descripcin exacta de la mercanca, y en los casos que corresponda, seriales, marca, modelo, as como cualquier otro dato que se considere importante para evidenciar la propiedad del bien . As como tambin LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, en el Artculo 23 seala que Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentacin justificativa. Este aspecto se tendr presente lo siguiente: a) Los documentos deben contener informacin completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronolgico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localizacin, y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente y la LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL Artculo. 91 Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan a continuacin: Numeral 9. La omisin de control previo ; y el Artculo 39 seala: Los gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada departamento, seccin o cuadro organizativo especifico debern ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y legales de los planes y polticas y de los instrumentos de control interno a que se refiere al Artculo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y actividades realizadas por las unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo su directa supervisin. En consecuencia, se determina que no existe garanta en la correcta aplicacin de los procedimientos administrativos.
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3.1.10 Se determin que en la Orden de Pago N 2943 a nombre del proveedor Carlos Luis Bovea, la cual se realiz para la adquisicin de trescientos sesenta y ocho (368) mercados populares, de los cuales se entregaron a sus beneficiarios trescientos cincuenta y dos (352), donde los diecisis (16) mercados restante no presentan registro de su destino ni soporte alguno de los beneficiarios y tienen un valor de Bs. 150,00 C/U lo que ascienden a la cantidad dos mil cuatrocientos bolvares (Bs. 2.400,00), por consiguiente, la documentacin encontrada es insuficiente lo que no garantiza la veracidad de la informacin incumpliendo lo establecido en LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, l Artculo 23 que seala:Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentacin justificativa. En este aspecto se tendr presente lo siguiente: a) Los documentos deben contener informacin completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronolgico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localizacin y el y conservarse DE N durante DE el tiempo CONTROL NUMERAL estipulado INTERNO 4.3.12, legalmente, PROVIDENCIA MANUAL NORMAS
ADMINISTRATIVA
004/2005,
Documentos de Respaldo: Toda operacin, cualquiera sea su naturaleza, que realicen los organismos o entes pblicos deben contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde y demuestre su validez. Dicha documentacin debe contener la informacin adecuada para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin para facilitar su anlisis. Lo antes sealado trae como consecuencia que no existe coordinacin ni control en la aplicacin de los procedimientos administrativos.
ALCALDA
3.1.11 Se determin incumplimiento en el procedimiento administrativo utilizado en la modalidad de adjudicacin por consulta de precios y concurso cerrado e (acta de inicio y modalidad, invitacin u ofertas, acta de apertura de sobres
informes de recomendacin), presentando discrepancia entre fechas (ver cuadro anexo N 7) y rdenes de pago sin sus respectivos soportes (ver cuadro anexo N 8), lo que contraviene la LEY DE CONTRATACIONES PUBLICAS en su Artculo 54 que establece: La Comisin de Contrataciones una vez concluido el lapso de entrega de los sobres contentivos de las manifestaciones de voluntad u ofertas, proceder al acto fijado, a la apertura y verificacin de su contenido, dejando constancia en el acta de esto, y de cualquier observacin que se formule al respecto; el Artculo 45 La comisin de contrataciones teniendo en cuenta la complejidad de la obra o del suministro del bien o servicio, debe fijar un lapso para la preparacin de manifestacin de voluntad de participar o de ofertar, para cada modalidad de contratacin que no podr ser menor de los indicados a continuacin : numeral 4. Consulta de precios, tres das hbiles para bienes y servicios y cuatro das hbiles para obras ; y el Artculo 84 Dentro de los tres das hbiles siguientes a la recepcin del informe que presente la comisin de contrataciones o la unidad contratante, la mxima autoridad del rgano o ente contratante debe otorgar la adjudicacin o declarar desierto el procedimiento. Y LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL Artculo. 91 Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan a
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continuacin: Numeral 1. La adquisicin de bienes, la contratacin de obras o de servicios, con inobservancia total o parcial del procedimiento de seleccin de contratistas que corresponda, en cada caso, segn lo previsto en la Ley de licitaciones o en la normativa aplicable, as como tambin el Numeral 7 La ordenacin de pagos por bienes, obras o servicios no suministrados, realizados o ejecutados, total o parcialmente, o no contratados, as como por concepto de prestaciones, utilidades, bonificaciones, dividendos, dietas u otros conceptos, que en alguna manera discrepen de las normas que las consagran. En estos casos, la responsabilidad corresponder a los funcionarios que intervinieron en el procedimiento de ordenacin del pago por cuyo hecho, acto u omisin se haya generado la irregularidad y Numeral 9. La omisin de control previo Tal situacin obedece a la falta de controles administrativos, por lo que no se obtiene la informacin veraz y oportuna de modo que sirva para satisfacer razonablemente las necesidades de los diferentes usuarios. Las rdenes se detallan a continuacin:
CUADRO N 7 ORDENES DE PAGOS QUE NO CUMPLEN CON EL CRONOGRAMA DE EJECUCION INFORME DEFINITIVO Pgina 30
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DE LA MODALIDAD DE SELECCION
FECHAS DEL ACTO ADMINISTRATIVO N PROVEEDORES ACTA NOTIFICACIN APERTURA DE ADJUDICACIN SOBRES INVITACIN U OFERTAS ACTA DE INICIO OBSERVACIONES NOTA DE ENTREGA PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DESPUES DE LA ADJUDICACION INVITACION FUE DESPUES DEL ACTA APERTURA DE SOBRES PROCEDIMIENTO ADMINISTARTIVO EL MISMO DIA EL ACTA APERTURA DE SOBRES ANTES DE LA INVITACION PROCEDIMIENTO DE CONSULTA DE PRECIOS EL MISMO DIA Y LA MERCANCIA FUE ENTREGADA ANTES DEL PROCEDIMIENTO ADMI 29/06/10 ISTRATIVO PROCEDIMIENTO ADMINISTARTIVO EL MISMO DIA PRIMERO SE ENTREGO LA MERCANCIA Y DESPUES FUE EL PROCEDIMIENTO ADMINSTRATIVO PARA LICITACIONES 16/06/10 PROCED ADMINISTRATIVO EL MISMO DIA INVITACIN POSTERIOR A LA APRETURA DE SOBRES
N DE ORDEN DE PAGO 5817 5853 4041
1 2 3 4
Carlos Luis Bovea Polytubos C.A. Asoc cooperativa Total Inter
21/05/10 14/09/10
18/10/10 06/05/10
06/10/10 07/09/10
21/05/10 05/04/10
21/05/10 03/02/10 22/03/10
5898
Deportes Mrida
5538 Ferrecasa 19/08/10 19/08/10 13/08/10
5790
Andina de Sistema
26/10/10
26/10/10
5774 La avenida abastos y carniceria 24/10/10 03/05/10 03/05/10 06/05/10 10/11/10 06/10/10
8 9
5876 5539
Autorepuesto Accel Topaca
CUADRO N 8
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ORDENESDE PAGO SIN LOSSOPORTESCORRESPONDIENTES EN EL PROC EDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA CONTRATAC IONESPUBLICAS
CONCEPTOS RECAUDOS FALTANTES
NOTIFICACI PLIEGO ACTA INFORME CONTRAT ON DEL DE ACTADE INVITACIO APERTU DE O DE BENEFICIARI CONDICIO INICIO N U OFERTA RA RECOMEN ADJUDIC O DE NES SOBRES DACIONES ACION ADJUDICAC.
N
ORDEN N
ORDENES DE PAGO
4839 5065 3942 3732 5050 3934 4809 5556 5126 5550 5470 3373 3935 4475 1600 5411 5484 FECHA 28-10-10 17-11-10 CONSTRUCTORA LOSEC.A. CONSTRUCTORA LOSEC.A. 31-8-10 CONSTRUCTORA LOSEC.A. 11-8-10 16-11-10 CONSTRUCTORA LOSEC.A. 27-8-10 CONSTRUCTORA YARUMA CONSTRUCTORA YARUMA 27-10-10 16-12-10 CONSTRUCTORA YARUMA CONSTRUCTORA JESUALPA 22-11-10 TRAFFICVIAL C.A. 16-12-10 CONSTRUCC MAVEGAC.A. 14-12-10 29-7-10 KHARYMAR DEM ELENA G KHARYMAR DEM ELENA G 27-8-10 CONSTRUCTORA YARUMA 4-10-10 COMPUTEL GLORIASPATRIAS 6-5-10 8-12-10 CONSTRUCTORA YARUHA DESAGRARIOJESUSTORO 12-12-10
CONSTRUCTORA LOSEC.A.
MONTO CONTRATO
FECHAS
PROVEEDOR
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
MONTO 56.390,69 106.593,11 110.294,02 117.647,04 146.140,92 58.823,00 65.204,75 52.792,43 61.980,47 212.184,50 75.023,43 44.117,81 44.358,63 99.045,10 16.022,04 69.117,55 39.963,24
367.646,72 09/07/2010 392.156,80 09/07/2010 196.078,40 09/07/2010 75.251,94 15/12/2009 235.297,08 09/07/2010 186.725,00 28/06/2010 147.059,36 09/07/2010 196.078,43 06/09/2010 230.391,84 11/11/2010 98.039,20 04/10/2010
X X X X X X X
X X x X X x X X X X X X X X X X X X X X X X X X x X X X
X X x X X x x X X X X X X X X X X X X X X X X X X x X X X
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X X x X X x x X X X X X X X X X X X X X X X X X X x X X X
X X X x X
17 (CONSTRUCCIONES RITOR) 18 4985 CONSTRUCTORA RAMOLCA 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
8-11-10
57.647,18 192.157,25 06/09/2010 X
4836 CONST ASFALTOLOSANDES 27-10-10 235.994,36 392.156,80 5115 672 4454 4455 4456 4453 4479 5027 1501 5134 5874 22-11-10 40.119,14 66.667,00 22/07/2010 CASTILLOROJASWIDLYO 19-3-10 10.719,29 MATERIALESLOSANDES 5-10-10 41.650,29 5-10-10 5.528,89 CONCRETERA TABAY 5-10-10 4.322,14 INVERSIONESMARCUZZI PRESMEZCLADOSOCCIDENTE 5-10-10 1.786,53 GRUPOTERRA C.A. 6-10-10 44.117,81 147.059,36 25/08/2010 12-11-10 24.913,49 GRUPOTERRA C.A. IMSEIN C.A. 27-4-11 129.207,00 214.706,24 11/10/2010 IMSEIN C.A. 24-11-10 64.411,87 31-12-10 300.297,00 SECONSA
SAMCECA
X X X X X X x
X X X X X
X X X X
3.1.12 Se observ que la Orden de Pago N 5875, a nombre de Ferretera Insumos y Materiales C.A. (FERRECASA), de fecha 31/12/2010, en el
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procedimiento administrativo no se cumpli con el proceso de licitacin, lo que infringe LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL Artculo. 91 Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan a continuacin: Numeral 1. La adquisicin de bienes, la contratacin de obras o de servicios, con inobservancia total o parcial del procedimiento de seleccin de contratista que corresponda, a cada caso, segn lo previsto en la Ley de licitaciones o en la normativa aplicable, y Numeral 23, Quienes ordenen iniciar la ejecucin de contratos en contravencin a una norma legal o sub-legal, al plan de organizacin, las polticas, normativa interna, los manuales de sistemas y procedimientos que comprenden el control interno. 3.1.13 Se evidenci que el CHEQUE N 09019109, del Banco del Sur, de fecha 03/02/2011, se emiti a nombre de AUTORESPUESTOS ACCEL S.R.L. por la cantidad de Bs. 335.341,35, bajo las Ordenes de Pago N 5816 y N 5876, por la cantidad de Bs 70.784,91 y Bs. 264.556,44 respectivamente. Cabe destacar que la cantidad de Bs. 264.556,44, no se encuentra registrado bajo ningn soporte o concepto donde los hechos contables deben reconocer y registrase oportunamente, de una sola vez, en orden cronolgico, consecutivo, sin que existan vacios u omisiones en la informacin y en moneda de curso legal, conforme a los sistemas, mtodos y procedimientos que se estimen adecuados a fin de garantizar la coherencia de la informacin. Por lo que, contraviene LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, en el Artculo 23 seala que Todas las
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transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentacin justificativa. En este aspecto se tendr presente lo siguiente: a) Los documentos deben contener informacin completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronolgico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localizacin y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente, y EL REGLAMENTO PARCIAL N4 DE DEL LA LEY ORGANICA PBLICO, DE LA EL ADMINISTRACION FINANCIERA SECTOR
SOBRE
SISTEMA DE CONTABILIDAD PBLICA en el Artculo 12 establece: El sistema de contabilidad pblica debe registrar todas las transacciones econmicas y financieras que tengan o puedan tener efectos sobre el patrimonio de la Repblica y de sus entes descentralizados funcionalmente. El registro de estas transacciones se realizar en funcin de los momentos contables vigentes, utilizando el sistema de contabilidad prescrito por la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica y Articulo 13, Cada transaccin econmica y financiera se registrar por nica vez, de modo que a partir de ese registro sea factible generar todas las salidas de informacin que requiera la administracin financiera del sector pblico. Dicho registro, que constituir la entrada nica de informacin, deber realizarse con todos los datos necesarios para su posterior procesamientos
3.1.14. Se observ en
el Departamento de Registros Contables,
que las
rdenes de pago procesadas son archivadas sin un orden correlativo, es decir, que no se mantienen los archivos ordenados en forma cronolgica trayendo como
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consecuencia retardo en el suministro de la informacin para su revisin, quebrantando las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, segn resolucin N 01-00-00015 de fecha 30 de abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial N 36229, de fecha 17 de junio de 1997, en su Artculo 23, seala: Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentacin justificativa. En este aspecto se tendr presente lo siguiente: a) los documentos deben contener informacin completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronolgico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localizacin, y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente. b) Las autoridades competentes del organismo o entidad adoptarn las medidas necesarias para salvaguardar y proteger los documentos contra incendios, sustraccin o cualquier otro riesgo, e igualmente, para evitar su reproduccin no autorizada; Lo antes expuesto, indica debilidades de control interno lo que impide la rpida localizacin de la informacin.
3.1.15. Se determin que
el Departamento de Contabilidad no cuenta con el
espacio fsico adecuado que le permita el archivo, la conservacin y resguardo de los documentos que respaldan las operaciones tcnicas, administrativas y financieras lo que incumple con lo establecido en la LEY DEL ESTATUTO DE LA FUNCIN PBLICA Captulo IV, Artculo 33 Adems de los deberes que impongan las leyes y los reglamentos, los funcionarios o funcionarias pblicos estarn obligados a: numeral 7.Vigilar conservar y salvaguardar los
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documentos y bienes de la administracin pblica confiados a su guarda, uso o administracin; y as mismo en las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, segn resolucin N 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial N 36229, de fecha 17 de junio de 1997, que en su Artculo 23, seala: Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentacin justificativa. En este aspecto se tendr presente lo siguiente: literal b) Las autoridades competentes del organismo o entidad adoptarn las medidas necesarias para salvaguardar y proteger los documentos contra incendios, sustraccin o cualquier otro riesgo, e igualmente, para evitar su reproduccin no autorizada ; esta situacin indica que no se cumplen con los mecanismos de control interno en cuanto al rea utilizada para el reguardo de los documentos. 3.1.16. Se comprob, en el Departamento de Ordenacin de Pago que existen formatos de rdenes de pago impresos pre numerados, que no son utilizados por la mala calidad del material, elaborando la orden de pago en papel bond sin el orden correlativo impreso, incumpliendo con lo establecido en las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, segn resolucin N 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial N 36229, de fecha 17 de junio de 1997, en su Artculo 27 que seala: las formas pre-impresas tales como recibos de caja, ordenes de compra y venta, facturas, cheques, comprobantes de asientos de contabilidad y dems documentos que se utilicen para la sustentacin de operaciones, sern numerados correlativamente al momento de su
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impresin y sus uso ser controlado permanentemente . Lo antes expuesto, se origina por ausencia de mecanismos de controles internos, lo que impide que la informacin sea confiable y consecutiva, y garantice la legalidad en el control de las ordenes de pago emitidas en los diferentes ejercicios fiscales . 3.1.17 Se observ que en el Departamento de Compras y Suministros se
procesaron rdenes de Compras y rdenes de Servicios sin las firmas y sellos de la Gerencia de Administracin, Departamentos de Compras y Suministros, Gerencia de Planificacin y Presupuesto por lo que se incumple con lo establecido en la LEY ORGNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS publicada en Gaceta Oficial N 2818 del 01de julio de 1981, en su Artculo 18 , numeral 8: El sello de la oficina. El original del respectivo instrumento contendr la firma autgrafa del o de los funcionarios que la suscriban. En el caso de aquellos actos cuya frecuencia lo justifique, se podr disponer mediante decreto, que la firma de los funcionarios sea estampadas por medios mecnicos que ofrezcan garantas de seguridad y LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, Resolucin N 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial N 36229, de fecha 17 de junio de 1997 en su Artculo 3: El Control Interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las polticas y normas formalmente dictadas, los mtodos y procedimientos efectivamente implantados, y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: Literal b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la
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informacin presupuestaria, financiera, administrativa y tcnica . Lo antes expuesto indica que hay ausencia de los mecanismos de control interno, lo que imposibilita verificar la legalidad, sinceridad y veracidad de las operaciones administrativas.
CUADRO N 9 ORDENES DE COMPRAS Y SERVICIOS SIN FIRMA Y SELLOS
OBSERVACIONES
N
1
ORDEN DE SERVICI
ORDEN DE COMPR A N
SIN SELL MONTO SIN FIRMA O OMISIONES
PROVEEDORES
FECHA 05/04/201
O N
PCTA C.A.
0 08/02/201 0 06/04/201
103
27.720,00
Gerente de Administracin Gerencia Administracin y Unidad
Asoc. Cooperativa La Paota
11.856,00
Usuaria
3
Materiales Los Andes
0 12/04/201 0 12/04/201 0 04/03/201 107
152
40.279,66
Gerente de Administracin
Taller y Creaciones Yegag C.A
4.082,42
Unidad Usuaria Gerencia Administracin y Unidad
Taller y Creaciones Yegag C.A
163
24.626,43
Usuaria
6
Sonido Impacto 22
0 04/03/201
10.080,00
Contrato Alcalde Departamento de Compras y
7
Sonido Impacto 22
0 10/05/201
10.080,00
Suministros , y Unidad Usuaria Gerencia de Planificacin y
8
DOASIS C.A.
0 10/05/201
186
12.071,36
Presupuesto Gerencia de Planificacin y
9
DOASIS C.A.
0 08/01/201 0 15/01/201 0 15/01/201 0 63 94
187
4.211,20
Presupuesto
10
Auto Repuestos Accel C.A.
95
560,00 640,00 X
X X
Unidad Usuaria Unidad Usuaria
11
12
540,00
Unidad Usuaria
INFORME DEFINITIVO
Pgina 38
ALCALDA
13
01/02/201 0 01/02/201 0
26
1.489,99
Gerencia Planificacin y Presupuesto Unidad Usuaria
14
18
3.800,00
Unidad Usuaria
OBSERVACIONES
N
15
ORDEN DE SERVICI
ORDEN DE COMPR A N
SIN SELL MONTO 14.000,00 X SIN FIRMA X O OMISIONES Unidad Usuaria
PROVEEDORES Auto Repuestos Accel C.A.
FECHA 18/01/201 0 29/01/201 0
O N
97
16
213
52.065,00
Gerencia de Planificacin y Presupuesto - Gerencia de Administracin
17
FERRECASA
02/02/201 0
200
11.198,95
Departamento de Compras y Suministros
18
Carlos Luis Bovea
20/05/201 0
231
52.200,00
Gerencia de Planificacin y Presupuesto
19
Gonzlez Q. Juan Diego
11/02/201 0
24
18.000,00
Gerente de Administracin
20
Carlos Luis Bovea
02/11/201 0
374
3.516,32
Gerencia de Planificacin y Presupuesto - Gerencia de Administracin
21
Carlos Luis Bovea
04/02/201 0
399
17.300,00
Departamento de Compras y Suministros - Gerencia de Administracin
22
Producciones Lucaben
30/11/201 0
336
55.776,00
Gerencia Planificacin y Presupuesto Unidad Solicitante
23
Producciones Lucaben
01/11/201 0
324
75.040,00
Unidad Usuaria
24
Castillo Rojas Widly
25/02/201 0
30
784,00
Unidad Solicitante
25
C.A. Sistemas Financieros
17/06/201 0 19/08/201 0
227
177.527,0 0
Gerencia Planificacin y Presupuesto
26
Ferrecasa
337
15.794,08
Gerencia de Administracin
27
Ferrecasa
19/08/201 0
280
3.111,67
28
Andina de Sistema C.A.
09/09/201 0
342
4.027,99
INFORME DEFINITIVO
Pgina 39
ALCALDA
29
Widly Otoniel Castillo R
02/09/201 0
253
1.831,01
30
Ferrecasa
02/02/201 0
280
8.038,97
Gerencia Administracin y Gerencia de Planificacin y Presupuesto
31
Ferrecasa
02/02/201 0
247
222,67
32
Ferrecasa
02/02/201 0
281
Gerencia Administracin
33
Ferrecasa
16/03/201 0
245
824,58
34
Ferrecasa
10/03/201 0
283
10.470,13
35
Ferrecasa
10/03/201 0
284
7.267,19
36
Ferrecasa
04/06/201 0
286
8.758,24
37
Ferrecasa
04/06/201 0
285
20.183,52
3.1.18 Se evidenci disparidad en las cantidades registradas en los libros de compras y servicios con respecto a las rdenes emitidas, como se detallan a continuacin:
INFORME DEFINITIVO
Pgina 40
ALCALDA
CUADRO N 10
ORDENES DE PAGO EMITIDAS NU M (N) FECHA
PROVEEDORES
ORDENES DE COMPRAS Y SERVICIOS NM (N) FECHA MONTO + IVA
N
1 AUTO REPUESTOS ACCEL FERRECASA CARLOS LUIS BOVEA
REGISTROS EN LIBROS ORDENES COMPRAS Y SERVICIOS CANTID FECHA DE ENVIO A AD GERENCIA DE Bs. ADMINISTRACION
2 3
254 4 262 2 584 2
22/05/20 10 26/06/20 10 22/12/20 10
213 200 399
29/01/20 10 02/02/20 10 04/02/20 10
46665,01 11579,11 16742,15
52.065, 00 11.198, 95 17.300, 15
16/06/2010 18/06/2010 20/12/2010
Lo que contraviene las Normas Generales de Control Interno de la Contralora General de la Repblica, segn resolucin N 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial N 36229, de fecha 17 de junio de 1997 en su Artculo 3: El Control Interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las polticas y normas formalmente dictadas, los mtodos y procedimientos efectivamente implantados, y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: Literal b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la informacin presupuestaria, financiera, administrativa y tcnica.
3.1.19 Se observ que la Orden de Compra nmero 318 de fecha 27/08/10
por
Bs. 4.849,20 a nombre de Creaciones Neduymari, no est registrada en el libro de

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compras, en su lugar aparece registrado el proveedor Andina de Sistema C.A. con un monto de Bs. 453.60, lo que presenta vacios u omisiones en la informacin conforme a los sistemas, mtodos y procedimientos utilizados lo que no garantiza la coherencia en la informacin, de esta manera contraviene Normas Generales de Control Interno de la Contralora General de la Repblica, segn resolucin N 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial N 36229, de fecha 17 de junio de 1997 en su Artculo 3: El Control Interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las polticas y normas formalmente dictadas, los mtodos y procedimientos efectivamente implantados, y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: Literal b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la informacin presupuestaria, financiera, administrativa y tcnica. Lo antes expuesto indica que hay ausencia de los mecanismos de control interno, lo que imposibilita verificar la legalidad, sinceridad y veracidad de las operaciones administrativas. 3.1.20 Se evidenci que las Ordenes de Pago procesadas incluyen las rdenes de Compra y/o Servicios anexas al trmite administrativo, sin desglosar las copias, por lo que, no son enviadas a las unidades correspondientes, lo que contraviene la LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL en su Artculo 39 seala: Los gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada departamento, seccin o cuadro organizativo especifico debern ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y legales, de los planes y polticas, y de los instrumentos de control interno a que se refiere al Artculo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y actividades realizadas por las unidades administrativas y servidores de las INFORME DEFINITIVO Pgina 42
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INFORME DEFINITIVO
Pgina 43

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MUNICIPIO LIBERTADOR MRIDA ESTADO MRIDA

Unidad de Auditora Interna

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procedimientos efectivamente implantados que garanticen la exactitud, cabalidad y

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1.6 ENFOQUE DE LA ACTUACIN

Unidad de Auditora Interna

Unidad de Auditora Interna

Unidad de Auditora Interna

Unidad de Auditora Interna

Unidad de Auditora Interna

Unidad de Auditora Interna

Unidad de Auditora Interna

Unidad de Auditora Interna

Unidad de Auditora Interna

17/02/201 0 OOOOO136 ANGULO CALANCHE NELSON

27/04/201 0 OOOO1345 MINCA

03/06/201 0 OOOO2161 FERRETERIA INSUMOS EQUIPOS Y MATERIALES C.A (FEMAINCA)

08/07/201 0 OOOO2814 GONZALEZ R. EVER ROLANDO

10/08/201 0 OOOO3705 FERNANDEZ GUTIERREZ ANA CAROLINA

13/12/201 0 OOOO5422 DE ROMYNA MARIOSSI FERNANDEZ PEREZ SECARI

13/12/201 0 OOOO5451 MOLINA MONTES PEDRO MARIA

16/12/201 0 OOOO5539 TOPACA MATERIALES DE CONSTRUCCION C.A.

21/12/201 0 OOOO5790 ANDINA DE SISTEMAS, C.A. ANDISIST

08/12/201 0 OOOO5417 KHARYMAR DE MARTHA ELENA GUTIERREZ

21/12/201 0 OOOO5789 ANDINA DE SISTEMAS, C.A. ANDISIST

22/12/201 0 OOOO5827 ASOC COOP TECNICA DE MANTEN Y SERVICIO

22/12/201 0 OOOO5832 SAMCECA C.A

22/12/201 0 OOOO5837 CORPORACION TX DE VENEZUELA C.A.

22/12/201 0 OOOO5844 CONTINUA COMUNICACION

31/12/201 0 OOOO5872 RIVAS SANCHEZ JOSE DEL CARMEN

31/12/201 0 OOOO5877 CONSTRUCCIONES Y ASFALTO ANDES C.A.

31/12/201 0 OOOO5878 OVIEDO QUINTERO JOS ALBERTO

Unidad de Auditora Interna

Unidad de Auditora Interna

N FECHA 52 53 54 55 24/11/2010 56 57 58 30/11/2010 03/12/2010 07/12/2010 28/10/2010 01/11/2010 12/11/2010

CUADRO N3 (CHEQUE CON CARENCIA DE FIRMA AUTGRAFA DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIN)

3929 3933 3608 3615 S/N

Unidad de Auditora Interna

Solo firma Gerente General

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FECHA 21-01-10 26-01-10 24-02-10 17-02-10 01-03-10 19-05-10 03-06-10

N Orden de Pago 00000009 00000011 00000080 00000156 00000247 00001898 00002161

08-12-10 20-12-10 21-12-10 22-12-10 22-12-10 22-12-10 31-12-10

00005413 00005667 00005784 00005832 00005844 00005849 00005920

Unidad de Auditora Interna

Unidad de Auditora Interna

no ste debidamente justificado y vlidamente

Unidad de Auditora Interna

Unidad de Auditora Interna

Unidad de Auditora Interna

Unidad de Auditora Interna

Unidad de Auditora Interna

responsabilidad de verificar en el momento de recibir el servicio, la

Unidad de Auditora Interna

Unidad de Auditora Interna

NO PRESENTAN ORDENES DE ENTREGA DE MATERIALES N N O R D E N P A G O 22 6 B E N E F I C I A R I O F E C H A M O N T O CONCEPTO

36.000,00 MERCA DOS POPULARES QUE SERAN DONADOS POR LA

15.674,00 ODONTOLOGICA EN OPERATIV O SOCIAL EN DISTINTAS

45.000,00 LIBERTA DOR DEL ESTADO MERIDA A PERSONAS DE

FOT OG R A B A D OS PR E MIA C ION E SY G R A D OS 3000