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Administrador TITULO DEL CARGO ADMINISTRADOR CDIGO: 08024 NIVEL: 5 DESCRIPCIN GENRICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL

Controlar las actividades de administracin de una unidad, elaborando e interpretando las herramientas contables, tales como: registros, estados de cuenta, cuadros demostrativos, estados financieros, presupuesto y otras necesarias para garantizar la efectiva distribucin y administracin de los recursos materiales y financieros.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

Revisa y verifica los movimientos y registros contables, estados de cuentas, conciliaciones bancarias, cierres de cuentas y balances de comprobacin.

Lleva registro y control administrativo del presupuesto asignado a la unidad.

Elabora y analiza cuadros relacionados con el movimiento y gastos administrativos.

Lleva el control de las cuentas por cobrar y pagar.

Elabora y mantiene actualizada la ejecucin presupuestaria de la unidad.

Emite y firma cheques, conjuntamente con el supervisor.

Efecta las conciliaciones bancarias.

Mantiene actualizada la disponibilidad y cuentas para efectos del cierre contable del ejercicio fiscal.

Tramita rdenes de servicio de mantenimiento, construccin de obras y reparaciones necesarias en la dependencia.

Controla el saldo del fondo fijo.

Realiza transferencias y dems trmites para la cancelacin o movimientos de cuentas.

Maneja y controla el fondo rotativo de la unidad.

Tramita las liquidaciones de impuesto y cualquier otro asunto del rgimen tributario.

Tramita o verifica los viticos.

Lleva registro y control de proveedores.

Lleva el control de los bienes y materiales de la unidad.

Vela por el cumplimiento de la normativa legal vigente que rige la materia.

Lleva el control y administra los fondos de trabajo y/o caja chica.

Elabora y hace seguimiento a la rdenes de pago tramitadas por la unidad.

Rinde cuentas ante los entes controladores.

Solicita presupuestos a empresas comerciales.

Redacta documentos y memoranda en general.

Lleva el control de contratos prestados a la Institucin.

Participa en la implementacin de sistemas contables, financieros y administrativos.

Participa en el control financiero de proyectos de investigacin.

Atiende en informa al pblico en general.

Asiste y participa en reuniones del comit de compras y otras, referentes al rea de su competencia.

Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo.

Cumple con las normas y procedimientos de higiene y seguridad integral, establecidos por la organizacin.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.

Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

1.- MBITO DE LA ACTUACIN: RESPONSABILIDAD: MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fcil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja peridicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.

DINERO: Es responsable directo de dinero en efectivo, contratos y ejecucin de presupuesto.

INFORMACIN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.

TOMA DE DECISIONES: Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la ejecucin normal del trabajo, a nivel operativo.

SUPERVISIN: El cargo recibe supervisin general de manera directa y constante y ejerce una supervisin especfica de manera directa y constante.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con unidades de Planificacin y Programacin Presupuestaria, Administracin, Nmina, Almacn y otras, a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al rea y frecuentes con unidades de Compras y Suministros, a fin de ejecutar lo relativo al rea, exigindose para ello una normal habilidad para obtener cooperacin.

RELACIONES EXTERNAS: El cargo mantiene relaciones frecuentes con empresas de mantenimiento, proveedores y/o bancos, a fin de ejecutar lo relativo al rea, exigindose para ello una normal habilidad para obtener cooperacin.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO: AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.

RIESGO: El cargo est sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

ESFUERZO: El cargo exige un esfuerzo fsico de estar sentado/parado constantemente y caminando peridicamente y requiere de un grado de precisin manual bajo y un grado de precisin visual medio.

3.- PERFIL DEL CARGO: EDUCACIN Y EXPERIENCIA:

A) EDUCACIN: Licenciado en Administracin Comercial o el equivalente.

EXPERIENCIA: Seis (6) meses de experiencia progresiva de carcter operativo en el rea de administracin de bienes y recursos.

B) EDUCACIN: Tcnico Superior en Administracin Comercial o el equivalente.

EXPERIENCIA: Cinco (5) aos de experiencia progresiva de carcter operativo en el rea de administracin de bienes y recursos.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: CONOCIMIENTOS EN: Principios administrativos. Leyes, normas y reglamentos que rigen los procesos administrativos. Sistemas operativos. Procesador de palabras. Paquetes de grficos. Hoja de clculo.

HABILIDAD PARA: Analizar leyes y reglamentos que rigen los procesos administrativos. Comprender informacin de diversa ndole. Mantener relaciones personales. Expresarse en forma oral y escrita de manera clara y precisa.

Organizar el trabajo en una unidad de administracin. Realizar clculos numricos.

DESTREZAS EN: El uso del microcomputador. El uso de calculadora.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO: Actualizacin en tcnicas contables. Relaciones humanas. Entrenamiento en el sistema de su unidad

ADMINISTRADOR Es importante si de alguna empresa o institucin nos quisiramos referir, que independientemente de la importancia que tendr el establecimiento o aplicacin de un modelo como en este caso lo es el proceso administrativo, debemos tambin referirnos, al papel que como administradores tenemos en una organizacin, llamada de bienes o de servicios. El nmero de departamentos vara segn las necesidades de la misma empresa, dependiendo del departamento en que se encuentre el administrador, este realiza funciones como: Produccin: Considerado tradicionalmente como uno de los departamentos clave, ya que se encarga del ptimo aprovechamiento y de la adecuada introduccin de infraestructura en un organismo o empresa. Mercadotecnia: De suma importancia, dada su especialidad que hoy en da representa, y que sostiene en la empresa la responsabilidad de elaborar mtodos eficientes en el manejo y coordinacin de los sistemas de venta que la empresa ofrece a un mercado especfico. Finanzas: Esta rea se encarga de la obtencin de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer de los medios econmicos necesarios para cada uno de los dems departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente.

Recursos humanos: Departamento de vital importancia, ya que mediante el uso adecuado de programas de reclutamiento, seleccin, contratacin, capacitacin y desarrollo, se allega para la empresa del personal adecuado y afn a los objetivos de la misma. El papel del administrador La profesin de administrador es muy variada dependiendo del nivel en que se site el administrador, deber vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional o con la planeacin, organizacin, direccin y control de las actividades de su departamento o divisin en el nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo que la empresa pretende servir. Cuanto mas se preocupe el administrador para saber o aprender como se ejecutan las tareas, mas preparado estar para actuar en el nivel operacional de la empresa. Cuanto mas se preocupe por desarrollar conceptos mas preparado estar para actuar en el nivel institucional de la empresa. Un administrador debe conocer como se prepara un presupuesto de gastos o una previsin de ventas, como se construye un organigrama o flujo grama, como se interpreta un balance, como se elabora la planeacin y el control de produccin, etc ya que estos conocimientos son valiosos para la administracin, sin embargo lo mas importante y fundamental es saber como utilizarlos y en que circunstancias aplicarlos de manera adecuada. Objetivos De La Administracin 1. Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social. Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas Eficiencia. Cuando logra sus objetivos con el mnimo de sus recursos. 2. Es permitirle a la empresa tener una perspectiva ms amplia del medio en el cual se desarrolla 3. Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios. Importancia De La Administracin La administracin es un rgano social especficamente encargado de hacer que los recursos sean productivos, refleja el espritu esencial de la era moderna, es indispensable y esto explica por que una vez creada creci con tanta rapidez y tan poca oposicin. La administracin busca el logro de objetivos a travs de las personas ,mediante tcnicas dentro de una organizacin. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda organizacin y es fuerza vital que enlaza todos los dems subsistemas. Dentro de la administracin encontramos: Coordinacin de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales.

Relacin de la organizacin con su ambiente externo y respuestas a las necesidades de la sociedad. Desempeo de ciertas funciones especificas como determinar objetivos, planear, asignar recursos, instrumentar, etc. Desempeo de varios roles interpersonales, de informacin y decisin. Las organizaciones y los individuos continuamente toman decisiones adaptativas con objeto de mantener en equilibrio dinmico con su medio. Para el proceso de toma de decisiones el flujo de informacin es esencial. Dicho proceso implica el conocimiento de pasado, estimaciones a futuro y la retroalimentacin peridica relacionada con la actividad actual. La tarea de la administracin es instrumentar este sistema de informacin-decisin para coordinar los esfuerzos y mantener n equilibrio dinmico. Caractersticas de las administracin 1. Universalidad. El fenmeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en l tiene siempre que existir coordinacin sistemtica de medios. La administracin se da por lo mismo en el estado, en el ejercito, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administracin sern los mismos, aunque lgicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administracin es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas polticos existentes. 2. Su especificidad. Aunque la administracin va siempre acompaada de otros fenmenos de ndole distinta, el fenmeno administrativo es especfico y distinto a los que acompaa. Se puede ser un magnfico ingeniero de produccin y un psimo administrador. La administracin tiene caractersticas especficas que no nos permite confundirla con otra ciencia o tcnica. La administracin se auxilie de otras ciencias y tcnicas, tiene caractersticas propias que le proporcionan su carcter especfico. es decir, no puede confundirse con otras disciplinas. 3. Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenmeno administrativo, ste es nico y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se estn dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. As, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc. 4. Su unidad jerrquica. Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administracin. As, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el ltimo mayordomo. 5. Valor instrumental. La administracin es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.

6. Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc. 7. Interdisciplinariedad. La administracin hace uso de los principios, procesos, procedimientos y mtodos de otras ciencias que estn relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Esta relacionada con matemticas, estadstica, derecho, economa, contabilidad, sociologa, Psicologa, filosofa, antropologa, etc. 8. Flexibilidad. Los principios y tcnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.