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MODULO ADMINISTRATIVO

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MATRICULAR LAS CUENTAS CORRIENTES APERTURADAS El matricular una cuenta significa aperturar un Libro Banco, las cuentas corrientes se matriculas por cada rubro, es decir que podria haber mas de un Libro Banco por cuenta corriente, lo ideal es tener lo minimo posible.

Primero seleccionas el Banco donde se a aperturado la cuenta corriente, en la parte superior, luego en la parte inferior le dan clic derecho y agregan los datos requeridos, para que pueda ser usada es necesario hacer una transmisin pero sin necesidad de habilitar envo. .

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CERTIFICACIONES Y COMPROMISOS ANUALES Aqu, en este men, se realiza las 2 acciones, en la certificacin se agrupan los gastos para determinar qu tipo de proceso de seleccin se tiene que realizar y en los Compromisos Anuales ya se destina un presupuesto a un determinado proveedor resultado del proceso de seleccin o adjudicacin directa.

CERTIFICACION

A continuacin darle clic al icono de NUEVO REGISTRO , segn se muestra en la siguiente pantalla, para realizar una certificacin tienen que contar con el PIM respectivo y la PCA priorizado.

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Para continuar darle clic en requiere certificar.

para seleccionar el clasificador, meta y el monto donde se

En la siguiente pantalla muestra cmo seleccionar la especifica de gasto y la meta pasndolo todo al lado derecho de la pantalla y al final darle ACEPTAR.

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En la siguiente pantalla ya se muestra todo seleccionado, quedando solo grabar lo que le regresara a la pantalla anterior para habilitar envo y transmitirlo.

Se sobre entiende que el monto considerado aqu servir para cubrir la necesidad que se requiere durante todo el ejercicio econmico en esa determinada especifica de gasto.

Se recomienda que, previo a todos estos trabajos, se haga un buen consolidado de todas las necesidades de bienes y servicios a utilizar durante todo el ejercicio econmico e identifiquen y agrupen de manera que garantice su abastecimiento en forma oportuna y de manera dosificada, as como evitar el fraccionamiento al momento su adquisicin.

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COMPROMISO ANUAL Una vez que se tenga un proveedor definido, a travs de un proceso de seleccin o en forma directa, se procede a realizar el compromiso anual, es decir, este presupuesto ser reservado y direccionado para dicho fin por el monto total para todo un ejercicio econmico. Para realizar un Compromiso Anual ingresamos en la misma opcin, segn la pantalla siguiente.

Se escoge la certificacin a la cual se le va a trabajar un Compromiso Anual y ah se le da un clic derecho o anti clic y escogen la opcin segn la pantalla siguiente.

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En la presente pantalla ya se define el proveedor y el monto a comprometer anualmente, cabe indicar que en esta etapa puede haber ms de un compromiso anual por una certificacin, terminado el registro de todos los datos darle GRABAR, que les llevara a la ventana anterior.

Una la pantalla siguiente mostrara el compromiso anual para ser habilitado envo, segn se muestra a continuacin.

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EJECUCION DE GASTO Recin a partir de este punto se comienza a realizar los gastos, hasta antes era la organizacin de los gastos a realizar, esto se realiza a travs de las 3 fases del gasto; Compromiso, Devengado y Girado, producto de estas fases se desprende otras 2 fases como son; Pagado y Rendido.

FASE DEL COMPROMISO MENSUAL Se pone MENSUAL, entre comillas, porque es un decir, ya que normativamente debera de pasar del Compromiso Anual al Devengado, pero aun se mantiene esta etapa para incluir los datos del proceso de seleccin y los documentos fuentes utilizadas. Para esta primera Fase ingresar al Men Registro/Registro SIAF, como se muestra en la siguiente pantalla.

Dentro de ello ingresar los datos de forma similar a como se muestra en la siguiente pantalla, cabe indicar que, en estas etapas pueden usar mucho el F1 como ayuda en cada campo que se les presente y as poder avanzar de forma ms segura.

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FASE DEL DEVENGADO

Es la fase en la cual se Reconoce la Deuda, a partir de esta fase se puede decir que la Institucin se encuentra en Deuda, para ello tiene que tener presente 2 requisitos fundamentales para realizarla; Primero que los documentos Fuentes existan y estn bien elaborados y Segundo que el Bien haya ingresado al almacn o el Servicio haya sido cumplido. Con las condiciones arriba mencionada y a travs de un anti clic a la fase del compromiso se incorpora la Fase del Devengado. DOCUMENTO A, aqu se ingresa los documentos fuentes como son; Facturas, B/Vta., Recibo por Honorarios, etc., es decir todos los comprobantes de pago autorizados por la SUNAT. MEJOR FECHA DE PAGO, se utiliza para determinar a partir de qu fecha se puede comenzar a girar Una vez que se tenga dicha informacin ingresar los datos similares a la pantalla siguiente.

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FASE DEL GIRADO Una vez pasado el filtro del Devengado se le da anti clic a dicha fase y se inserta la Fase Girado, en la cual se elabora el Comprobante de Pago (C/P) y el Cheque u otro documento segn corresponda. En esta Fase se debe de girar el cheque al mismo nombre que ha sido comprometido, si bien es cierto que, el sistema permite modificar el nombre en el cheque pero esto est permitido para casos especficos como son; pago de impuestos, retenciones, etc. El DOCUMENTO A consta de 4 campos, en la cual se elegir el cdigo del Comprobante de Pago (009), el siguiente campo est bloqueado por qu no lleva serie el C/P, el siguiente campo es Numero refirindose al nmero del C/P y por ultimo Fecha indicando a la fecha del C/P. El campo CTA. CTE. Contiene 3 campos; AO = Donde se coloca, no necesariamente el ao actual, sino el ao en que ha sido creado y matriculado la cuenta corriente en el SIAF., BCO = Se elige la entidad financiera, CTA. = se elige el correlativo de la cuenta corriente matriculada, todo esto para realizar el Libro Banco respectivo. El DOCUMENTO B, La Fase Girado es la nica con que cuenta con este documento, ah se ingresa los cdigos de cheque girado, cartas ordenes, notas de cargo, etc. segn sea el caso.

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Una vez terminado la fase girado se puede ver el comprobante de pago en la siguiente opcin del men REPORTE, como se muestra en la pantalla.

Una vez que les muestre esta pantalla poner el nmero de EXPEDIENTE que se quiere reportar, en este caso se est utilizando el Expediente 0000001036 y se pone tanto en el campo Exp. Inicio como en el Exp. Final, luego se le da EJECUTAR SELECCIN, a continuacin se le da un check en la penltima columna Sel y finalmente clic en vista previa.

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COMPROBANTE DE PAGO SIN CONTABILIZAR Les mostrara el comprobante de pago respectivo, PERO, como podrn observar contiene toda las informaciones menos la parte contable lo cual imposibilita su impresin hasta que se regularice dicha informacin.

Por ello antes de imprimir el Comprobante de Pago, coordinar con la Oficina de Contabilidad para realizar la contabilizacin respectiva y as contar con dicha informacin.