La runion : prparation, animation et participation

Les diffrents types de runions Chaque runion comporte en gnral des phases diffrentes qui se succdent (information, expression et rsolution de problme) mais l'une d'entre elle domine souvent largement et dtermine le type de la runion. 1 - LA REUNION D'INFORMATION La runion d'information prsente des avantages par rapport l'information crite ou individuelle : certains rpugnent lire ; l'ensemble du groupe entend peu prs la mme chose en mme temps. Objectifs prioritaires Faire passer un message Il peut s'agir des informations sur les rsultats du travail de la semaine, sur les objectifs atteindre, sur de nouvelles dispositions rglementaires, sur un projet d'implantation de machine ou de rpartition du travail... Vrifier que ce message a t compris Certains facteurs parasites peuvent jouer sur la qualit de la communication : bruits, langage, absence de disponibilit, manque d'intrt du message... Motiver l'action

Rle de l'animateur
clarifier le message, faire comprendre aux participants de quoi il s'agit, situer l'information dans son contexte et la relier la motivation, des participants susciter questions et rponses, motiver les participants agir en examinant avec eux comment utiliser cette information. 2 - LA REUNION D'EXPRESSION La runion d'expression doit permettre de recueillir un maximum d'informations pour mieux rsoudre les problmes. Chacun s'y exprimera sur son travail, donnera son avis sur des points prcis fixs l'ordre du jour. Ce type de runion joue un rle important dans l'intgration des personnes au sein d'une quipe. Objectifs prioritaires Connatre les points de vue des membres du groupe et si possible, de tous les membres du groupe. Favoriser la cohsion du groupe, rechercher une meilleure comprhension, une adhsion un projet. Susciter l'adhsion.

Rle de l'animateur
Dans ce type de runion, l'animateur doit aider chacun : rflchir, clarifier son avis, prendre conscience que plusieurs positions sont possibles sur un mme sujet, donner son avis, prendre la parole, tre le plus prcis possible dans son expression (forme et langage). 3 - LA REUNION D'ANALYSE ET DE RESOLUTION DE PROBLEMES Son but est de faire connatre l'existence de problmes, d'exprimer les ides que chacun peut avoir sur les causes de ceux-ci et les solutions possibles. Objectifs prioritaires Rechercher efficacement une solution un problme vcu par la majorit du groupe. Crer les conditions pour que les solutions proposes aient l'adhsion du groupe et que leur mise en oeuvre soit relle et bien suivie (si les choix des solutions sont bien discuts, il est possible d'envisager plus facilement un consensus).
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Rle de l'animateur
Ce type de runion se droule suivant quatre tapes au cours desquelles le rle de l'animateur change. 1re tape : il prsente le problme et motive le groupe sur un objectif commun (tablir un diagnostic ou prendre une dcision). Il aide le groupe se doter d'un cadre et d'une mthodologie. 2me tape : il fait s'exprimer, coute, facilite les changes. 3me tape : il fait rflchir, aide les personnes clarifier leurs arguments, apporte des outils. 4me tape : il suscite des synthses et fait dcider. L'activit du groupe Elle inclut principalement trois types d'oprations dans ce genre de runion. 1. les oprations de reprsentation : aligner les lments et prciser ce qui caractrise la situation, rapprocher les faits, ce qui les rend semblables ou diffrents, ranger par ordre et par critres. 2. les oprations de mise en problme : recueillir les points de vue des diffrents acteurs concerns, mettre en vidence les contradictions (qui est contre qui ? qu'est-ce qui exclut quoi ?) situer dans l'espace et dans le temps (qu'est-ce qui fait problme, o et quand ?) 3. les oprations de relation : examiner les causes et les consquences, reprer ce qu'il y a de constant dans la relation entre les faits observs.

Les fonctions de lanimateur 1 - LA FONCTION D'ORGANISATION L'animateur fait en sorte que le groupe s'organise. Il s'agit de prciser avant la runion et en fonction du sujet et de l'objectif de celle-ci : quels seront les participants, quelle heure et dans quelle salle se tiendra la runion, combien de temps, qui prvenir et quels documents apporter ? le statut, le rle et les responsabilits de chacun au sein de l'quipe. L'animateur fait en sorte que le travail de d'quipe ou du groupe s'organise. Il fixe, propose ou fait valider les objectifs et la mthode de travail adopte. 2 - LA FONCTION DE PRODUCTION Sauf dans le cas particulier des runions d'information, c'est rarement l'animateur qui produit, qui donne son avis, son analyse, ses solutions. Il doit faire produire le groupe. La production, c'est--dire le rsultat de l'activit du groupe, devra en permanence s'appuyer sur le consensus le plus large. 3 - LA FONCTION DE FACILITATION (de l'activit du groupe) Cette fonction consiste aider le groupe et chacun franchir les tapes pour que l'objectif soit atteint. L'animateur s'appliquera doser l'information ncessaire au dmarrage de la discussion proposer des mthodes donner la parole (reformuler, viter les aparts) demander l'avis et l'accord du groupe faire respecter les procdures de travail (plan et mthode de travail, prise de dcision).

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Le rle de facilitateur de l'animateur inclut galement toutes les activits lies la clarification des changes (fonction de dcodage) : faire prciser dans la discussion les lments obscurs, contradictoires, non arguments ou les a priori entre les personnes, reformuler chaque intervention pour vrifier l'accord de tous, proposer des synthses partielles suivant l'avance des travaux du groupe pour vrifier l'accord de tous sur la manire de formuler un problme, un avis, une solution, proposer un systme de classement des ides, des faits, des solutions ainsi que des critres permettant de hirarchiser, de fixer des priorits, de choisir. 4 - LA FONCTION DE REGULATION (du processus du groupe) L'animateur devra adapter son style d'animation en fonction des interlocuteurs et des objectifs, rguler les changes et favoriser l'expression de chacun (faire participer les "timides" et les "passifs", canaliser les "bavards" et les "leaders" positifs ou ngatifs), donner des signes de reconnaissance favorables au bon fonctionnement du groupe, faire respecter le contrat de fonctionnement du groupe, analyser les interactions, anticiper et dsamorcer les tensions, faire face aux silences ou l'agressivit des participants, grer les conflits (permettre aux personnes en conflit d'exprimer leurs diffrents arguments, mettre en vidence les points de divergence et d'accord et surtout ne pas laisser un climat de conflit s'installer qui empcherait la progression des travaux).

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Style Autocratique

Caractristiques

Avantages - Favorise la position de leader (dans certaines limites contestation). - Utile lorsque la situation ncessite de prendre des dispositions rapides. - Marche bien avec les subordonns qui ont besoin de lignes directrices, de structures ou d'une dfinition prcise de leur travail. -Favorise la cohsion du groupe (ambiance et rflexion) - Les gens sont encourags donner leur point de vue et sont concerns par les objectifs.

Inconvnients - Conduit la dpendance ou la rebellion. - Pas de communication ascendante. Le relationnel est faible. - Dcourage les gens qui sont motivs et savent ce qu'ils ont faire.

L'animation est directive. L'animateur donne des ordres et n'engage pas le feedback ni les interactions entre les membres du groupe.

Dmocratique

Relations interactives entre tous les membres du groupe. Dcision de groupe. Recherche du consensus. Ce style encourage la rflexion des membres. Animateur davantage orient vers les personnes. Il est important que les personnes se sentent bien. Encourage l'appartenance (autour de lui). Moins directif encore que le style dmocratique, l'animateur s'appuie sur l'expertise de chacun,invite assumer ses responsabilits.

- N'apporte pas toujours la structure ncessaire tous. - Ncessite que les gens aient la comptence technique. - Pas forcment opportun en cas d'urgence.

Bienveillant

- Favorise la position de leader - Favorable pour les gens qui ont besoin d'attention, d'encouragement. - Les gens se connaissent bien, le relationnel est favoris.

- Peut paratre trop protecteur et interventionniste. - Non accept par les personnes trs centres sur la tche, l'objectif.

Laisser-Faire

- Trs utile avec les gens autonomes, favorise la crativit et la responsabilit. - Ce style n'est pas pesant en terme d'autorit.

- Faible en terme de leadership, surtout en situation critique. - N'apporte pas la structure ncessaire aux personnes du groupe (maturit du groupe). Peu utile dans le cas d'un groupe important.

Les styles danimation d'aprs Tabi Khaler

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Les participants

Les participants ont un ou plusieurs objectifs atteindre sur le plan pratique : analyser une situation, examiner un dossier, prendre une dcision... En outre, chacun recherche un bnfice personnel et psychologique dans la relation qu'il engage avec les autres. Plusieurs rles permettent dobtenir de tels bnfices. Lanimateur doit en avoir conscience et sappuyer sur les aspects positifs de chacun pour dynamiser le groupe. Les rles que nous allons voquer dcrivent les principaux comportements que l'on peut trouver en runion.

Type

Manifestations Discute avec ses voisins. Monopolise la parole. Intarissable sur nimporte quel sujet. C'est souvent un faux timide. Le stress le pousse parler. Il n'est pas susceptible car depuis toujours on lui dit qu'il parle trop, mais sur certains sujets, il peut tre le plus comptent. C'est celui qui voudrait tre animateur la place de l'animateur. Il profite du rle de rgulateur qui interdit l'animateur d'intervenir trop sur le fond pour imposer autoritairement ses ides et ses mthodes. Il s'adresse l'ensemble du groupe. Il se place gnralement en face de l'animateur, au milieu des participants afin de matrialiser deux clans.

Que faire ? Eviter de le regarder dans les yeux (pas dincitation la parole). Ramener aux objectifs et au temps. Sil faut le questionner, utiliser des questions fermes. Faire silence sans le regarder. L'animateur doit garder son rle de rgulateur et couter le leader ngatif. Il doit s'appuyer sur le groupe pour l'intgrer ou, le cas chant, l'isoler. Aprs avoir reformul ce qu'a dit le leader ngatif, l'animateur souligne qu'il s'agit d'une opinion personnelle de Monsieur X et le remercie. Mais chacun dans le groupe a le droit d'exprimer ses opinions aussi il peut poser la question : quelqu'un pense-t-il diffremment ?

Le bavard

Le leader ngatif

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Type

Manifestations Parle peu ou de faon embarrasse. Il est souvent inhib, timide. Il peut tre "ailleurs". Il est souvent gocentrique. Il regarde trs peu l'animateur ou le groupe. Il est souvent susceptible. Il a la volont d'tre animateur, donc de prendre le pouvoir sur le groupe mais il est positif, donc il n'impose pas ses opinions mais cherche plutt dynamiser le groupe. Il regarde les participants et s'adresse eux. Il est intress par le sujet, motiv, actif, prt agir, innover. Il est le ciment du groupe.

Que faire ? L'animateur doit rassurer le passif. Il doit lui poser des questions faciles, le revaloriser ses yeux et aux yeux du groupe, ne pas le blesser ou le provoquer. L'animateur doit s'appuyer sur lui et en faire son assistant. Cependant il doit veiller ce que le comportement du leader positif ne rende pas le groupe trop passif. L'animateur doit bien sr le faire participer. Ce sont les actifs positifs qui permettent vraiment au groupe de se rguler. Quand l'animateur a repr un actif ngatif, il faut le questionner au dbut de la runion : quelle est votre opinion ? . S'il n'en a pas, dire : je prends note que vous n'avez pas d'opinion sur ce sujet . Ainsi il ne pourra plus critiquer ultrieurement les opinions du groupe. S'il exprime une opinion, dire : c'est important ce que vient de dire Monsieur X . Il faut le rassurer sur ses capacits faire changer les choses ainsi il peut passer dans le camp des actifs positifs.

Le passif

Le leader positif

L'actif positif

L'actif ngatif Il est dviant vis--vis du groupe et de son objectif. Il cherche entraner le groupe hors sujet. Sa tactique prfre c'est de se taire, puis, la fin de la runion, il dtruit : il va s'appuyer sur les opinions des autres pour dire : je vais me faire l'avocat du diable... Son moteur c'est la rsistance au changement. C'est un aigri.

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Etablir un ordre du jour

Pour sassurer que les participants connaissent lobjet de la runion, la meilleure mthode consiste leur transmettre lavance un ordre du jour clair et prcis. Un ordre du jour de runion est une liste de points ou de problmes soulever et discuter. Il doit tre succinct, simple et clair. Il doit tre distribu, si possible lavance, tous les participants. Dans lidal, les participants devraient avoir la possibilit de travailler son laboration avant la runion. Lordre du jour doit indiquer la date, lheure, le lieu et lobjet de la runion. Il doit tre communiqu bien avant la runion. Il doit indiquer aussi prcisment que possible le but essentiel de la runion. Tous les participants doivent savoir exactement quelle sera leur contribution. Le temps accord chaque point doit tre li son importance. Lorsque vous valuez la dure de la runion, prvoyez toujours large. Dressez soigneusement la liste des personnes auxquelles il convient denvoyer des copies de lordre du jour de la runion. Faites le distinguo entre ceux pour qui il ne constitue quune information et ceux dont vous attendez la prsence effective et la participation la runion. Prenez les cinq premires minutes de la runion pour rappeler lordre du jour. Si de nouveaux points dbattre se font jour au cours de la discussion, vous les ajouterez lordre du jour en les intercalant, par ordre de priorit, avec les points existants.

Exemple dordre du jour 5 mars 2004 - 9 h Salle de runion de la Direction Dpartementale

9 h 00 - Ouverture de la sance Raison de la runion, objectifs, dure. 9 h 30 - Problmes soumis la discussion. 10 h 20 - Trouver des solutions alternatives 11 h 00 - PAUSE 11 h 30 - Choix parmi les solutions possibles. 12 h 00 - PAUSE DEJEUNER 13 h 30 - Dfinir un plan pour rsoudre le problme. 14 h 30 - Assigner les tches pour mettre le plan en uvre/suivi 15 h 30 - Questions diverses 16 h 00 - PAUSE 16 h 30 - Rsum. Fin de la runion.

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Check liste rapide pour conduire des runions efficaces

1. Clarifier lobjet de la runion.

2. Choisissez les moyens techniques et la disposition de la salle appropris la runion.

3. Optez pour un style danimation adapt.

4. Recherchez laccord des participants sur lordre du jour, lheure de la runion, les objectifs, les rgles du jeu.

5. Ne permettez pas au groupe daller trop vite et de sauter aux conclusions. Attendez avant de dcider et explorez les autres possibilits.

6. Tirez parti des situations de conflits pour une expression complte des ides, des sentiments, avant dessayer de les concilier.

7. Travailler parvenir un consensus quand les connaissances sont rparties sur plusieurs personnes et que les dcisions prises doivent tre soutenues par tous.

8. Faites appel linteraction quand les sentiments et la conduite des participants ne sont pas en cohrence, quand les opinions ne sont pas donnes spontanment ou que la runion semble inefficace.

9. Insistez pour que lon sengage sur une action bien prcise en termes de ce qui doit tre fait, le suivi et la responsabilit.

10. Evaluez chaque runion avec lintention den tirer des enseignements pouvant amliorer les sessions ultrieures.

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