AREA: Administrativa PROCEDIMIENTO N MP 7.5 : 06 PROCEDIMIENTO DE FACTURACIN FECHA DE EDICIN: ENERO 21 / 2002 NMERO DE HOJA: 1 de 2 1.

OBJETIVO Definir las actividades necesarias para realizar las facturas de pedidos de producto terminado y registrar las entradas de deposito de materia prima, de producto terminado y pedido del cliente, asegurando que la empresa tiene un control de inventario de materia prima y producto terminado. 2. ALCANCE Se aplica a todas las copias de factura de compra y planillas de entrada de deposito de materia prima y de producto terminado. 3. RESPONSABLES Auxiliar de cartera 4. DEFINICIONES No aplica 5. DOCUMENTO REFERENCIADO FO 7.2: 01 Pedido FO 7.4: 02 Orden de entrada deposito FO 7.5: 01 Orden de corte FO 7.5: 03 Entrada de almacn de producto terminado FO 7.5:04 Planilla de Empaque FO 7.5:05 Remisin al almacn de la fabrica Factura de proveedor 6. POLITICA REFERENCIADA NTC ISO 9001- 2000 Numeral 7.5 7. PROCEDIMIENTO Auxiliar de cartera Recibir los pedidos FO 7.2:01 firmados aprobados por parte del administrador, verificando cuales pedidos fueron aprobados . Busca y registra en el sistema con el NIT de la empresa o de cedula del cliente en el sistema, la fecha, la Cantidad del pedido por referencia y valor total del pedido. Mantiene el pedido FO 7.2 :01 en el archivo de la oficina de la auxiliar contable. Recibe del jefe de bodega la copia del FO 7.4:02 Orden de entrada al deposito de materia prima y la factura del proveedor, verifica el nombre del insumo, cantidad y el valor total de la factura corresponda con la orden de entrada y registra los datos por medio del cdigo que identifica la materia prima en bodega. Recibe de la auxiliar de almacenista de producto terminado la copia del FO 7.5: 03 entrada de almacn de producto terminado la cantidad, referencia de las prendas de vestir, tallas y registra los datos del formato en el sistema de producto terminado.

Auxiliar de cartera

Auxiliar de Cartera

AREA: Administrativa PROCEDIMIENTO N MP7.5 : 06 PROCEDIMIENTO DE FACTURACIN FECHA DE EDICIN: ENERO 21 / 2002 NMERO DE HOJA: 2 de 2 Auxiliar de cartera Recibe de la auxiliar de almacenista de producto terminado la copia de FO 7.5:05 de remisin del almacn de fabrica la cantidad, referencia, tallas. Una vez elaborada el FO 7.5 : 04 planilla de empaque junto con la auxiliar de almacenista de Producto terminado, elabora el FO 7.5:10 Factura de venta al cliente registra la fecha, nombre del cliente, direccin, vendedor, condiciones de pago y referencia, talla y precio unitario de la prenda y registra los datos de la copia de la factura de venta en el sistema con el NIT del cliente. Las copias del FO 7.2 : 01 pedido, FO 7.5 : 03 entrada de almacn de producto terminado, FO 7.5 :04 planilla de empaque, FO 7.5:05 remisin almacn de la fabrica y FO 7.5 : 10 factura de venta son archivados y mantenidos en carpetas en la oficina de la auxiliar de cartera. Busca el FO 7.5 : 01 orden de corte original en la seccin de corte y registra en el sistema la referencia, cantidad y tallas de las prendas que sern confeccionadas y debern coincidir con la entrada de producto terminado FO 7.5 : 03. Verificar y asegurar que se cumpli con la orden de corte respectiva. Entrega la orden de corte FO 7.5: 04 a la jefe de corte que es archivada en la seccin de corte.

8. CONTROL DE COPIAS Original. Sistema de calidad Copia 1: auxiliar de cartera

ELABORO Claudia Milena Hernndez

REVISO Myriam de Gonzlez Asesora del sistema de calidad

AUTORIZO Fabio Josu Cceres Administrador

FG 14. FLUJOGRAMA DEL PROCESO

INICIO

Busca y registra en el sistema con el NIT el cliente y registra el pedido

Recibe la copia de la orden de entrada al deposito de materia prima FO 7.4 : 02 y la factura del vendedor

Recibe de almacenista de producto terminado la entrada de almacn de pdto. FO 7.5 : 03

Recibe la remisin del almacn de fabrica FO 7.5 : 05

Busca la orden de corte original y registra ene le sistema la informacin de las prendas a confeccionar y coinciden con la entrada de producto terminado.

Ingresa la informacin en el sistema de contable de confecciones el nogal

FIN

AREA: Produccin DOCUMENTO N: CA 7.5 : 05 CARACTERIZACION DE PROCESO DE FACTURACION FECHA DE EDICIN: ENERO 21 / 2002 NMERO DE HOJA: 1 de 3 1. OBJETIVO Las actividades desarrolladas para la facturacin de formatos de almacenamiento de materia prima, producto terminado y despacho de pedidos. 2. RESPONSABLES Los responsables de cada etapa de facturacin Auxiliar de cartera
ENTRADA PROCESO SALIDA

Pedido FO 7.2:01 Orden de corte FO 7.5: 01 Orden de entrada deposito De materia prima FO 7.4:02 Calculadora Personal capacitado Entrada de almacn de Producto terminado FO 7.5: 03 Planilla de empaque FO 7.5: 04 Remisin al almacn de la Fabrica FO 7.5: 05 Computador Informes de pedidos de clientes Informes de inventario de materia Informes de producto terminado Factura de venta FO 7.5: 10

Facturacin Facturacin

3. OBJETIVOS DE CALIDAD Reducir las cuatro no conformidades criticas que se presentan con los pedidos FO 7.2 :01. OBJETIVO: INDICADOR: Reducir las cuatro no conformidades que tengan mayor frecuencia Diagrama de pareto: las no conformidades presentan una frecuencia relativa, donde podemos determinar el porcentaje de cada una de ellas y con este porcentaje se determina el porcentaje acumulado, para el anlisis y clasificacin de las no conformidades vitales y triviales del proceso de facturacin. AREA: Produccin DOCUMENTO N: CA 7.5 : 05

CARACTERIZACION DE PROCESO DE FACTURACION FECHA DE EDICION: ENERO 21 / 2002 NMERO DE HOJA: 2 de 3 META: FRECUENCIA: RESPONSABLE: REGISTROS BASE: INTERESADOS: DECISIN: Reducir las cuatro no conformidades criticas El anlisis de este objetivo tiene una frecuencia quincenal Los directos responsables son: Auxiliar de cartera Los registros que se requieren para este objetivo son: No conformidades de corte FO 7.2: 01 Los directamente interesados es este objetivo son: el Subgerente y el comit de calidad Quien toma las decisiones son : Administrador y Subgerente.

4. CONTROL DE DOCUMENTOS: Todos los documentos relacionados con el proceso de facturacin en Confecciones el Nogal estn controlados bajo el procedimiento MP 4.2 : 01 control de documentos, los documentos generados en este proceso son: Manual de procedimiento MP 7.5: 06 procedimiento de facturacin. 5. CONTROL DE REGISTROS FO 7.2: 01 Pedido FO 7.5:01 Orden de corte FO 7.4: 02 Orden de entrada deposito FO 7.5: 01 Orden de corte FO 7.5: 03 Entrada de almacn de producto terminado FO 7.5:04 Planilla de Empaque FO 7.5:05 Remisin al almacn de la fabrica Factura de proveedor 6. RECURSO HUMANO CARGO Auxiliar de cartera RESPONSABILIDAD Y FUNCIONES Descritas en el manual de funciones de Confecciones el Nogal en el cdigo MF : AD 06 AREA: Produccin DOCUMENTO N: CA 7.5 : 05 CARACTERIZACION DE PROCESO DE FACTURACION FECHA DE EDICIN: ENERO 21 / 2002 NMERO DE HOJA: 3 de 3 7. ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

NO CONFORMIDAD No presentan claridad las especificaciones del cliente en el pedido. Los clientes cancelan pedidos cuando la orden de corte se ha ejecutado.

REGISTRO Pedido FO 7.2: 01

QUE HACER Verificar las especificaciones con el cliente telefnicamente Preguntar a la auxiliar de cartera las novedades de los clientes antes de hacer la orden de corte.

RESPONSABLE Auxiliar de cartera

Reportes del cliente telefnicamente o por fax de la cancelacin del pedido

Subgerente

ELABORO Claudia Milena Hernndez

REVISO Myriam de Gonzlez Asesora del sistema de calidad

AUTORIZO Fabio Josu Cceres Administrador