Manual Contratacion

Por medio del cual se adopta el Manual de Contratacin para el departamento de Risaralda - administracin centralEL GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO
DE RISARALDA, en uso de las facultades legales, en especial las ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios. CONSIDERANDO: Que la actividad contractual del Departamento de Risaralda en ejercicio de la funcin administrativa, debe ceirse a los procesos de seleccin, celebracin y ejecucin de sus contratos, a los postulados instituidos por la Constitucin Poltica, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, los Decretos Nros 2474 de 2008, el 2025 de 2009, el Decreto 3576 de 2009 y las dems normas que las modifique y adicionen. Que el Plan de Desarrollo del Departamento que se encuentre vigente, ser el punto de partida para todas las inversiones que realice la entidad. Que el presente Manual de Contratacin, es una gua para los servidores de la entidad en el manejo de los procesos que de manera usual se adelantan en el Departamento, con fundamento en las disposiciones que rigen actualmente la contraccin de la Administracin Pblica. Que el artculo 5 del Decreto 3576 de 2009 que modifica el artculo 89 del Decreto 2474 de 2008, determin que Las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratacin debern contar con un manual de contratacin, en el que se sealen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegacin o desconcentracin de funciones, as como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecucin contractual. El presente manual se desarrolla con el fin de facilitar y agilizar la actividad contractual al interior de la entidad, proceso que es susceptible de mejorar y adecuar a las necesidades.
Manual de Contratacin
Como medida de prevencin del dao antijurdico en materia contractual, se hace especial nfasis en la planeacin de los procesos contractuales de la Entidad, a fin de eliminar, en lo posible, o mitigar y controlar los riesgos que de la contratacin se pueden originar para la Entidad, contratistas y terceros. Que la actividad contractual est igualmente sujeta al sistema de gestin de calidad implementado por el Departamento de Risaralda. En merito de lo expuesto el Gobernador del Departamento de Risaralda
DECRETA: ARTCULO PRIMERO. Adoptar para el Departamento de Risaraldaadministracin central - el Manual de Contratacin que a continuacin se describe, y es de obligatorio cumplimiento para todos los servidores pblicos Departamentales y particulares que adelanten procesos contractuales OBJETIVO Adopcin de metodologas y procedimientos de contratacin del Departamento de Risaralda (Administracin Central), que orienten la gestin contractual hacia tareas ms giles y expeditas a fin de reducir los costos de operacin, transaccin y satisfacer de manera oportuna la demanda pblica de bienes y servicios. As mismo proponer la adopcin de medidas dispuestas a fortalecer los escenarios de transparencia, reconociendo los diferentes mecanismos de seleccin de contratistas, fortaleciendo y consolidando los mecanismos de participacin ciudadana y lograr visibilizar el cumplimiento del Plan de Desarrollo vigente. ALCANCE Se aplicar a todos los procesos contractuales que se adelanten en la Administracin Central del Departamento, buscando armonizar las normas presupuestales con las normas contractuales. As mismo se busca articular los diferentes elementos que confluyen en la formulacin de un procedimiento para la contratacin que realiza el Departamento de Risaralda, buscando obtener dos objetivos primordiales: eficiencia en la utilizacin de los recursos pblicos y transparencia, asegurando la publicidad adecuada en todos los niveles y de medios que se utilicen.
PRINCIPIOS QUE DEBEN REGIR TODO PROCESO CONTRACTUAL.Todas las actuaciones de los servidores pblicos del Departamento de Risaralda deben aplicar los principios que orientan la actividad de la administracin pblica establecidos en el artculo 209 de la Constitucin Nacional, El Cdigo Contencioso Administrativo, la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y los decretos reglamentarios. Y en especial los siguientes. A) Principio de Transparencia: Se refiere a la etapa de formacin del contrato y busca la imparcialidad, la igualdad de oportunidades, la publicidad, el debido proceso y la seleccin objetiva de los contratistas, an en la adjudicacin directa. Bajo este principio, la ley establece que la escogencia del contratista deber efectuarse a travs de licitacin pblica, salvo las excepciones legales. El proceso contractual deber dar la oportunidad de conocer, formular observaciones y controvertir las actuaciones. Las actuaciones de los funcionarios del Departamento en los procesos contractuales sern pblicas lo mismo que los expedientes. A las personas que demuestren inters legtimo se les suministrar, a costa de ellas, copia de las actuaciones y propuestas recibidas, respetando la reserva de patentes, procedimientos y privilegios. Los pliegos de condiciones debern contener requisitos necesarios, reglas objetivas, justas, claras y completas; condiciones sobre costos y calidad de los bienes, obras y servicios. Los actos administrativos que se expidan en el proceso contractual, incluidos el acto de adjudicacin y la declaratoria de desierto, se motivarn en forma detallada y precisa. B) Principio de Economa
Busca que en igualdad de condiciones de calidad, los bienes y servicios se obtengan al menor costo. Las normas de seleccin y los pliegos de condiciones fijarn procedimientos estrictamente necesarios para asegurar la seleccin objetiva, sealarn trminos precisos y se dar impulso oficioso a las actuaciones. Los trmites se adelantarn con austeridad de tiempo, medios y gastos y se impedirn las demoras en la ejecucin del contrato. Se adoptarn procedimientos que garanticen la pronta solucin de diferencias y controversias. La iniciacin de los procesos contractuales y la suscripcin de contratos slo procedern cuando existan las partidas y la disponibilidad presupuestal. La conveniencia del objeto y las aprobaciones para proceder se analizarn e impartirn antes del inicio del proceso contractual. Con la debida anticipacin a la iniciacin del proceso de seleccin o a la firma del contrato, debern elaborarse los estudios, diseos y proyectos requeridos y el pliego de condiciones. C) Principio de Responsabilidad.Las personas naturales que actan en representacin de las dos partes (contratante y contratista), lo mismo que los interventores, consultores, asesores, entre otros., que intervengan en la contratacin del Departamento, responden de diversas maneras en el proceso contractual. Por las actuaciones, hechos, omisiones o abstenciones que les sean imputables y que causen perjuicio a los contratistas, se debe responder civilmente, tanto por la disminucin patrimonial que causen como por la ganancia o beneficio dejado de percibir por ellos. En el evento en que la administracin sea condenada a reparar daos econmicos como consecuencia de actuaciones de servidores pblicos o agentes suyos en la actividad contractual, procede la accin de repeticin contra ellos, en los trminos y circunstancias del artculo 90 de la Constitucin Poltica. La entidad y los servidores pblicos respondern cuando hubieren abierto licitaciones sin haber elaborado los diseos, estudios o evaluaciones
indispensables, o cuando los pliegos de condiciones hayan sido elaborados en forma incompleta, ambigua o confusa que conduzcan a interpretaciones subjetivas. Los servidores pblicos son responsables civil, penal, fiscal y disciplinariamente, por sus acciones u omisiones en la actuacin contractual. A su vez, estn obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratacin, a vigilar la correcta ejecucin del objeto contratado, a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados con motivo de la adjudicacin y ejecucin del contrato. Las actuaciones de los servidores pblicos estarn presididas por las reglas sobre administracin de bienes ajenos y los postulados acordes con la tica y la justicia. D) Principio de Seleccin Objetiva.Es la eleccin imparcial del contratista que ms convenga a los intereses del Departamento, considerando los criterios que han sido previamente establecidos por la entidad para calificar y escoger en igualdad de condiciones la mejor de las propuestas, en concordancia con el articulo 5 de la Ley 1150 de 2007 y el articulo 10 del Decreto 2474 de 2008. E)Principio de Igualdad de los proponentes.Los procesos de contratacin del Departamento tienen el propsito de que los proponentes participen en igualdad de condiciones, con las mismas posibilidades, derechos, obligaciones, oportunidades y facultades, sin que exista discriminacin o favorecimiento en contra o a favor de alguno de ellos. F) Principio de Supremaca de lo sustancial sobre lo formal.En todo proceso de seleccin de contratistas primar lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia, no podr rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por el Departamento en el pliego de condiciones. Tales requisitos o documentos podrn ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicacin, o hasta el momento en que se establezca en el pliego de condiciones.
En ningn caso se podr sealar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni permitir que se subsanen asuntos relacionados con la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso. G) Principio de Celeridad: Impulso oficioso de los procedimientos. Suprimiendo los trmites innecesarios y utilizando formatos para actuaciones en serie, de acuerdo con su naturaleza. H) Principio de Publicidad: Divulgar los procesos y procedimientos. Las decisiones se darn a conocer oportunamente mediante comunicaciones, notificaciones, publicaciones o el medio que ordena la Ley. I) Principio de Planeacin: Es la etapa de concepcin del contrato o de definicin de los requerimientos de una contratacin. Todo trmite contractual deber corresponder a una cuidadosa planeacin, para contribuir en forma eficiente al logro de los objetivos de la Administracin, establecindose previamente las necesidades para el cumplimiento del servicio pblico que ser encomendado, la disponibilidad de los recursos suficientes para respaldar la contratacin, las condiciones, los riesgos, plazos, valor y el esquema que implementar para establecer el seguimiento y control a la actividad, servicios o bienes contratados. Plan de Desarrollo El proceso de contratacin inicia con la elaboracin y aprobacin por parte de la Asamblea Departamental del PLAN DE DESARROLLO, considerado como carta de navegacin de la administracin departamental, para orientar el destino de la entidad territorial con el fin de generar mejores condiciones de vida para su poblacin, a partir del uso eficiente y eficaz de sus recursos (Ley 152 de 1994). Los planes de desarrollo de conformidad con lo dispuesto en el artculo 339 de la Constitucin Poltica de Colombia, estn conformado por una parte general de carcter estratgico y un plan de inversiones de carcter operativo. El plan de inversiones de las entidades pblicas incluye la proyeccin de los recursos financieros disponibles para su ejecucin y su armonizacin con los planes de gasto pblico y sujecin de los presupuestos oficiales al plan. Con el fin de garantizar la debida coherencia y armonizacin entre la formulacin presupuestal y el Plan de Desarrollo Departamental, se observar lo pertinente en las reglas previstas para el efecto en la Ley Orgnica del Presupuesto.
NOTA: Toda la actividad pre-contractual, contractual y poscontractual debe ceirse a las normas tcnicas de calidad en la gestin pblica normas ISO 9001:2008 Y NTC-GP-1000:2009. Y se debern adoptar los procedimientos aprobados en cumplimiento de dichas normas. 1. ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL: 1.1. ETAPA PRECONTRACTUAL:
Esta fase del proceso lo constituyen todos aquellos actos legales que se requieran y que el Departamento de Risaralda formaliza para seleccionar al contratista, tales como la determinacin de la necesidad, la verificacin del proyecto, el certificado de disponibilidad presupuestal y programacin anualizada de caja (PAC), fijacin de los criterios de seleccin, condiciones de las personas a las que se dirigir el proceso contractual, acogimiento del procedimiento de escogencia, la elaboracin de los proyecto de pliegos y pliegos definitivos de condiciones que gobernarn el proceso contractual, la recepcin de las ofertas, su evaluacin, la adjudicacin y el perfeccionamiento y legalizacin. Los funcionarios responsables del proceso contractual en cada secretara, son los encargados de adelantar e impulsar los trmites de los diferentes procesos de contratacin, preparar los respectivos contratos, hacerle seguimiento y acompaamiento hasta su perfeccionamiento, legalizacin y ejecucin, conforme al Decreto de delegacin, si lo hubiere. RESPONSABLES: Los estudios previos y justificaciones, deben ser firmados por el ordenador del gasto o su delegado y por el director del rea relacionada con el proyecto. As mismo debern llevar la firma del servidor pblico que los proyect. 1.2. ETAPA CONTRACTUAL.
Se entiende como aquella que se inicia una vez se ha perfeccionado debidamente el contrato hasta la liquidacin del mismo, en aquellos que as lo requieran. El procedimiento que se debe ejecutar, para cada caso concreto, es el estipulado en el Manual del Interventor. RESPONSABLES: Sern responsables en esta etapa, El Interventor, el Ordenador del gasto o su delegado y el Coordinador de grupo (ste ultimo es el Director de cada Secretaria, relacionado con el proyecto).
1.3 ETAPA POSCONTRACTUAL. Se refiere a: 1 Evaluacin de la satisfaccin de las necesidades que originaron la adquisicin de los servicios y/o bienes. 2 Liquidacin del contrato. RESPONSABLES: Sern responsables en esta etapa, El Interventor y el Ordenador del gasto o su delegado. 2. REQUISITOS PARA INICIAR CUALQUIER PROCESO CONTRATACIN, SIN IMPORTAR SU NATURALEZA O CUANTA. 2.1. ELABORACIN DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS: Se analizar la conveniencia y necesidad del objeto a contratar, de acuerdo al Plan de Desarrollo vigente y la existencia del proyecto debidamente inscrito y actualizado. Se solicitaran las partidas presupustales (Certificado de disponibilidad presupuestal CDP - y Plan Anualizado de Caja PAC -.) Con el fin de de determinar el presupuesto oficial, se har la consulta de precios o condiciones de mercado, en forma telefnica o por escrito, as mismo se tomaran como precios de referencia los existentes en el Registro nico de Precios de Referencia (RUPR-SICE), de acuerdo con la Ley 598 de 2000, para el caso de los bienes all registrados. En algunas ocasiones se tendrn en cuenta los precios histricos o los precios unitarios de la Gobernacin de Risaralda, segn el caso. Certificado de consulta del cdigo CUBS (catalogo nico de bienes y servicios). Certificado de registro de precios SICE. ste debe ir firmado por el funcionario responsable del proceso, en este aspecto se deber tener en cuenta las excepciones del decreto 02512 de 2003. Por lo tanto es obligatorio para los procesos que superen el 10% de la menor cuanta. DE
NOTA: Los Estudios y documentos previos deben contener como mnimo lo siguiente. (Articulo 3 Decreto 2474 de 2008). La descripcin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratacin. La descripcin del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales, y la identificacin del contrato a celebrar. Los fundamentos jurdicos que soportan la modalidad de seleccin. El anlisis tcnico y econmico que soporta el valor estimado del contrato, indicando con precisin las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratacin, as como su monto y el de los costos para la entidad asociados a la realizacin del proceso de seleccin y a la ejecucin del contrato. En el evento en que la contratacin sea a precios unitarios, la entidad contratante deber soportar sus clculos de presupuesto en la estimacin de aquellos. En el caso del concurso de mritos no ser necesario publicar el detalle del anlisis que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en este punto. La justificacin de los factores de seleccin que permitan identificar la oferta ms favorable. En este aspecto se deben considerar los requisitos habilitantes y los que otorgan puntaje. Los factores de seleccin y de calificacin debern ser; adecuados, razonables y proporcionales a la naturaleza y cuanta de los procesos. El soporte que permita la estimacin, tipificacin y asignacin de los riesgos previsibles que puedan afectar el contrato. Un riesgo, en trminos generales, es la posibilidad de que un evento pueda afectar a una persona o un bien, en forma adversa o favorable, en el logro de determinados objetivos, en el ejercicio o goce pacfico de un derecho o en la satisfaccin plena de necesidades. De conformidad con el artculo 88 del Decreto 2474 de 2.008, un riesgo involucrado en la contratacin estatal es toda aquella circunstancia prevista durante la distribucin de riesgos que de presentarse durante el desarrollo y ejecucin del contrato, tiene la virtualidad de alterar el equilibrio financiero del mismo. Debe aclararse que estos riesgos previsibles involucrados en la contratacin estatal son
nicamente aquellas alteraciones normales de la actividad que se habrn de distribuir entre las futuras partes en el contrato estatal, sean internos o externos a ellas. Existen factores de caractersticas comunes que generan riesgos previsibles inherentes a la contratacin estatal: 1. Tecnolgicos y de infraestructura pblica: Falla en telecomunicaciones, servicios pblicos, nuevos desarrollos, operacin de equipos y herramientas, vas de acceso y transporte. 2. Operativos: Incumplimiento de los parmetros de desempeo especificados, costos de operacin y mantenimiento mayores a los proyectados, problemas de disponibilidad y mayor costo de los insumos, interrupcin de la operacin por acto u omisin del operador. 3. De construccin: Inversin que requiere cantidades de obra distintas a las previstas, precios unitarios de los diferentes componentes de la inversin distintos a los previstos, realizacin de la obra en tiempo distinto al inicialmente previsto. 4. Licencias y permisos: Defectuosa tramitacin de permisos y licencias medioambientales, de funcionamiento, de construccin y de ocupacin de inmuebles, entre otros. 5. Sociopolticos: Terrorismo, delincuencia, actividad proselitista o huelgas, costumbres y usos culturales, religin y creencias. 6. Actos de la naturaleza: Fenmenos o hechos geolgicos, hidrolgicos o climticos, incendios forestales, accin de agentes biolgicos o patolgicos. Emergencias o desastres, fenmenos naturales o antropicos, biolgicos o patolgicos, entre otros. 7. Relaciones laborales: Ocurrencia de accidentes laborales, enfermedad profesional, muerte de personal clave, actos de empleados en general. 8. Hechos de las cosas: Incendios, roturas, filtraciones, derrames, explosiones, fallas mecnicas, dao de equipos o sus componentes por razones tcnicas. 9. Vicios: Puede considerarse los siguientes: Caractersticas y propiedades fsicas o qumicas de materiales, componentes o productos, condiciones de suelo y medioambientales, vicios ocultos y redhibitorios. El anlisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de cobertura (garantas) que garantizan las obligaciones surgidas con ocasin del proceso de seleccin y del contrato a celebrar.
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Los dems aspectos derivados de la complejidad del objeto contractual que soporten los requerimientos que se incluyen en el proyecto de pliego de condiciones. PARAGRAFO 1. En los estudios previos deben tenerse en cuenta las autorizaciones, licencias, permisos, avalos, estudios de suelos, estructurales presupuestos, especificaciones tcnicas, anlisis de precios unitarios, compra de predios, planos, estudios topogrficos, diseos, y todos los documentos que garanticen la ejecucin del contrato, en trminos de calidad, estabilidad y eficiencia. PARAGRAFO 2. En los procesos cuyo monto sea inferior al 10 % de la menor cuanta, los estudios previos sern de acuerdo con la planeacin precontractual (PCT) o cualquier otro medio adoptado por la entidad. El ordenador del gasto o su delegado y el servidor pblico que elabor los estudios previos, son responsables de la informacin all consignada y de que existan las condiciones de planeacin para iniciar el proceso de contratacin. 3. MODALIDADES DE SELECCIN DEL CONTRATISTA. De conformidad con lo dispuesto en el artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artculo 2 del Decreto 2474 de 2008, la escogencia del contratista se efectuar con arreglo a las modalidades de seleccin de licitacin pblica, seleccin abreviada, concurso de mritos y contratacin directa. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. LICITACION PBLICA. SELECCIN ABREVIADA. CONCURSO DE MERITOS CONTRATACION DIRECTA
3.1. LICITACION PBLICA La escogencia del contratista se efectuar por regla general a travs de licitacin pblica, con las siguientes excepciones: Seleccin Abreviada Concurso de Meritos Contratacin Directa
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En este evento la Secretara responsable del cumplimiento de los programas y proyectos, segn la naturaleza de los bienes, servicios u obras a contratar, elaborar los proyectos de pliegos de Condiciones que orientarn el proceso de seleccin del contratista, los que sern publicados en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP, en los trminos que dispongan las normas vigentes. Si durante el trmino de publicacin de los proyectos de pliegos se presentan observaciones o recomendaciones al mismo, estas deben ser tenidas en cuenta en la elaboracin del pliego definitivo, siempre y cuando no sean violatorias de la constitucin y la Ley, y sean coherentes con la necesidad y conveniencia de la Entidad. En todo caso las observaciones formuladas, se debern responder en forma escrita, a los interesados. NOTA: Con el fin de garantizar la transparencia en los procesos contractuales de Licitacin y Seleccin Abreviada de Obra Pblica, ste se realiza en dos etapas, en la primera se hace entrega del sobre con toda la informacin solicitada en los pliegos de condiciones. Excepto la informacin econmica y de calidad, la cual se entregar en la segunda etapa como lo indica el formato implementado en el sistema de gestin de calidad. 3.1.1. ETAPAS DEL PROCESO DE LICITACIN PBLICA: a. Verificacin de Existencia del Proyecto debidamente inscrito y actualizado, segn la metodologa adoptada por la Secretara de Planeacin. Este cuando se trata de recursos de inversin. b. Existencia de la Disponibilidad Presupuestal y PAC. c. Elaboracin de Estudios y Documentos Previos: Estos sern conforme al numeral 2.1 del presente decreto. d. Aviso a Cmara y Comercio: La informacin general sobre las licitaciones pblicas que se pretendan abrir ser remitida electrnicamente con antelacin a la publicacin del proyecto de pliego de condiciones a la Cmara de Comercio de la ciudad capital del Departamento, con el fin de integrar el boletn mensual.
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e. Aviso de Convocatoria Pblica: El aviso de convocatoria contendr la informacin necesaria para dar a conocer el objeto a contratar, la modalidad de seleccin que se utilizar, el lugar fsico o electrnico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones, el presupuesto oficial del contrato, as como los estudios y documentos previos. f. Convocatoria a Veeduras Ciudadanas: El control social se ejercer en las etapas precontractual, contractual o poscontractual. Todo contrato que realice el Departamento, independiente de su forma de seleccin, deber contener el aviso de convocatoria a veeduras y publicarse en la cartelera de la unidad ejecutora, en cumplimiento del artculo 66 de la Ley 80 de 1993 y del artculo 9 del Decreto 2170 de 2002 g. Avisos en Prensa: Publicaciones previstas en el numeral 3 del artculo 30 de la Ley 80 de 1993. h. Certificado de Consulta del Cdigo CUBS (catalogo nico de bienes y servicios). i. Certificado de Registro de Precios. SICE. (Sistema de informacin para la vigilancia de la contratacin estatal) j. Publicacin del Proyecto de Pliego de Condiciones: La publicacin de los estudios y documentos previos se realizar cuando menos con diez (10) das hbiles de anterioridad a la fecha del acto de apertura. El proyecto de pliego de condiciones con todos sus anexos deber ser remitido a la Secretaria Jurdica para su revisin. NOTA: De acuerdo con la cuanta del proceso, durante esta etapa se deber convocar a las Mipymes, conforme a la normatividad vigente. k. Contenido Mnimo del Pliego de Condiciones: (Artculo 6 Decreto 2474 de 2008), l. Respuesta a las Observaciones Formuladas a los Proyectos de Pliegos de condiciones: ll. Apertura del Proceso: El Gobernador o su delegado, mediante acto administrativo ordenara de manera motivada la apertura de la Licitacin Pblica, que contendr como mnimo la informacin del Artculo 5 Decreto 2474 de 2008.
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m. Publicacin del Pliego de Condiciones Definitivo: Teniendo en cuenta que tanto el pliego de condiciones definitivo como los estudios y documentos podrn ser consultados desde el mismo da de la apertura del proceso, se publicar el Pliego de Condiciones simultneamente con el acto que ordena la apertura del mismo. El pliego de condiciones definitivo con todos sus anexos deben ser remitidos a la Secretaria Jurdica para su revisin. n. Visita al Sitio. Si hubiere lugar: . Audiencia de Aclaracin de Pliegos: Dentro de los tres (3) das hbiles siguientes al inicio del plazo para la presentacin de propuestas y a solicitud de cualquier interesado se celebrar una audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones. o. Audiencia de Asignacin de Riesgos: En las licitaciones pblicas, los pliegos de condiciones sealarn el momento en el que, con anterioridad a la presentacin de las ofertas, los oferentes y la entidad revisarn la asignacin de riesgos con el fin de establecer su distribucin definitiva. p. Adendas: Si hubiere lugar a ellas. q. Cierre del Proceso: En el pliego de condiciones se establecer fecha y hora para el cierre del proceso, que ser la fecha lmite para entregar propuestas y poder participar en el mismo. De este momento se levantar un acta que se publicar en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica (SECOP). r. Comit Evaluador: (Pargrafo 2, Artculo 12 Decreto 2474 de 2008 y el Artculo 58 del Decreto 2474 de 2008). Para la evaluacin de las propuestas en proceso de seleccin por licitacin, seleccin abreviada o concurso de mritos, el jefe de la Entidad o su delegado designar un comit asesor, conformado por servidores pblicos o por particulares contratados para el efecto, que deber realizar dicha labor de manera objetiva, cindose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones. s. Evaluacin de Propuestas: En el pliego de condiciones se sealar el trmino dentro del cual el comit asesor designado, deber elaborar los estudios tcnicos, econmicos, y de capacidad necesarios para la evaluacin de las propuestas y para solicitar a los proponentes aclaraciones y explicaciones necesarias. La
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evaluacin de los documentos jurdicos se har documento separado.
en esta misma instancia, en
t. Traslado del Informe de Evaluacin: De acuerdo con el numeral 2 del artculo 24 y numeral 8 del artculo 30 de la Ley 80 de 1993, los interesados tendrn la oportunidad de conocer y controvertir los informes de evaluacin, para lo cual dichos informes permanecern a su disposicin por un trmino de cinco (5) das hbiles. u. Adjudicacin: (Articulo 9 Ley 1150 de 2007). De conformidad con lo previsto en la Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y dems normas afines, la adjudicacin obligatoriamente se har en audiencia pblica la cual se celebrar en la fecha y en el lugar que se determine mediante resolucin motivada, que se entender notificada al proponente favorecido en dicha audiencia. De esta audiencia se levantar un acta en la cual se dejar constancia de las discusiones, debates y decisiones que en desarrollo de la misma se hubieren producido. En la misma audiencia se dar respuesta a las observaciones que se formularon al acta de evaluacin, dichas observaciones debern ser respondidas por el comit evaluador mediante acta debidamente suscrita por quienes integran dicho comit. v. Celebracin, Perfeccionamiento y Legalizacin del Contrato. (Minuta, firmas, plizas, publicacin en Gaceta, registro presupuestal). w. Notificacin de la Interventora y elaboracin del acta de inicio. 3.1.2. PRESENTACIN DINMICA DE LA OFERTA POR SUBASTA INVERSA. Al respecto, Ley 1150 de 2007, en el artculo 2 numeral 1), permite incluir en el pliego de condiciones una nueva modalidad para la presentacin de la oferta mediante subasta inversa, la presentacin puede ser de manera parcial o total dependiendo de las reglas que se establezcan en el reglamento. 3.2. SELECCIN ABREVIADA.
La seleccin abreviada corresponde a la modalidad de seleccin objetiva, prevista para aquellos casos en que por las caractersticas del objeto a contratar, las circunstancias de la contratacin o la cuanta o destinacin del bien, obra o servicio, pueden adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestin contractual.
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3.2.1. CAUSALES DE SELECCIN ABREVIADA: a. Adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin por parte de las entidades pblicas. b. La contratacin de menor cuanta. c. La celebracin de contratos para la prestacin de servicios de salud. d. Declaratoria de desierto del proceso de licitacin pblica. e. La enajenacin de bienes del Estado. f. Productos de origen o destinacin agropecuarios ofrecidos en bolsas de productos legalmente constituidas. g. Actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las Empresas Industriales y Comerciales Estatales y de las Sociedades de Economa Mixta. h. Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecucin de los programas de personas amenazadas, programas de desmovilizacin y reincorporacin a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la atencin de los respectivos grupos familiares, programas de atencin a poblacin desplazada por la violencia, entre otros. i. La contratacin de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional. Se entender por menor cuanta los valores determinados en la ley en funcin de los presupuestos anuales de las entidades pblicas expresados en salarios mnimos legales mensuales. (Literal b, Numeral 2 del Artculo 2 Ley 1150 de 2007). La seleccin abreviada de menor cuanta procede: Cuando el valor del contrato sea igual o inferior a la menor cuanta, la cual deber determinarse anualmente de acuerdo al presupuesto asignado al Departamento para cada vigencia fiscal. Cuando los servicios o bienes a adquirir sean de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin por parte de la Entidad. Cuando el proceso de Licitacin Pblica se declare desierto, si la entidad decide no adelantar un nuevo proceso de licitacin, se iniciara el proceso de menor cuanta dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta.
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3.2.2. REQUISITOS PARA INICIAR ABREVIADA DE MENOR CUANTA:
EL
PROCESO
DE
SELECCIN
a. Verificacin de Existencia del Proyecto Debidamente Inscrito y Actualizado, segn la metodologa adoptada por la Secretara de Planeacin. Cuando se trate de recursos de inversin. b. Existencia de la Disponibilidad Presupuestal y PAC. c. Elaboracin de los Estudios Previos, Estos sern conforme al numeral 2.1 del presente decreto d. Aviso de Convocatoria Pblica. El aviso de convocatoria contendr la informacin necesaria para dar a conocer el objeto a contratar, la modalidad de seleccin que se utilizar, el lugar fsico o electrnico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones, el presupuesto oficial del contrato, as como los estudios y documentos previos. e. Convocatoria a Veeduras Ciudadanas. El control social se ejercer en las etapas precontractual, contractual o poscontractual. Todo contrato que realice el Departamento, independiente de su forma de seleccin, deber contener el aviso de convocatoria a veeduras y publicarse en la cartelera de la unidad ejecutora, en cumplimiento del artculo 66 de la Ley 80 de 1993 y del artculo 9 del Decreto 2170 de 2002. f. Certificado de consulta del cdigo CUBS (catalogo nico de bienes y servicios). g. Certificado de registro de precios. SICE. (Sistema de informacin para la vigilancia de la contratacin estatal) h. Publicacin del Proyecto de Pliego de Condiciones. La publicacin de los estudios y documentos previos se realizar cuando menos con cinco (5) das hbiles de anterioridad a la fecha del acto de apertura. El proyecto de pliego de condiciones con todos sus anexos debe ser remitido a la Secretaria Jurdica para su revisin. i. Recibo de Manifestaciones de Inters de Parte de las MIPYMES, si hubiera lugar.
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j. Respuesta a las Observaciones Formuladas a los Proyectos de Pliegos de Condiciones k. Contenido Mnimo del Pliego de Condiciones: (Artculo 6 Decreto 2474 de 2008). l. Apertura del Proceso. El Gobernador o su delegado, mediante acto administrativo ordenar de manera motivada la apertura de la contratacin, que contendr como mnimo la informacin del Artculo 5 Decreto 2474 de 2008. ll. Publicacin del Pliego de Condiciones Definitivo. Teniendo en cuenta que tanto el pliego de condiciones definitivo como los estudios y documentos podrn ser consultados desde el mismo da de la apertura del proceso, se publicar el Pliego de Condiciones simultneamente con el acto que ordena la apertura del mismo. El pliego de condiciones definitivo con todos sus anexos debe ser remitido a la Secretaria Jurdica para su revisin. m. Recibo de Manifestaciones de Inters en Participar. Dentro de los tres (3) das hbiles siguientes al acto de apertura del proceso, los posibles oferentes interesados en participar manifestarn su inters, con el fin de que se conforme una lista de posibles oferentes. La manifestacin de inters en participar es requisito habilitante para la presentacin de la respectiva oferta. En caso de no presentarse manifestacin de inters dentro del trmino previsto, la entidad declarar desierto el proceso. n. Audiencia para la Conformacin de Lista de Oferentes. En caso que el nmero de posibles oferentes sea superior a diez (10), la entidad podr dar paso al sorteo de consolidacin de oferentes de que trata el artculo 45 del Decreto 2474 de 2008, para escoger entre ellos un nmero no inferior a este que podr presentar oferta en el proceso de seleccin. Cuando el nmero de posibles oferentes sea inferior o igual a diez (10), la entidad deber adelantar el proceso de seleccin con todos ellos.
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En caso de realizarse el sorteo de consolidacin de oferentes, el plazo sealado en el pliego de condiciones para la presentacin de ofertas comenzar a contarse a partir del da de la realizacin del sorteo. . Visita al Sitio. Si hubiere lugar. o. Adendas. Si hubiere lugar a ellas. p. Cierre del Proceso. En el pliego de condiciones se establecer fecha y hora para el cierre del proceso, que ser la fecha lmite para entregar propuestas y poder participar en el mismo. De esta diligencia se levantar acta que se publicar en el Sistema Electrnico para la contratacin pblica SECOP. q. Comit Evaluador. (Artculo 12 Decreto 2474 de 2008 y el artculo 58 del Decreto 2474 de 2008). Para la evaluacin de las propuestas en proceso de seleccin por licitacin, seleccin abreviada o concurso de mritos, el jefe de la Entidad o su delegado designar un comit asesor, conformado por servidores pblicos o por particulares contratados para el efecto, que debern realizar dicha labor de manera objetiva, cindose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones. r. Evaluacin de Propuestas. En el pliego de condiciones se sealar el trmino dentro del cual el comit asesor designado, deber elaborar los estudios tcnicos, econmicos y jurdicos necesarios para la evaluacin de las propuestas y para solicitar a los proponentes aclaraciones y explicaciones necesarias. s. Traslado del Informe de Evaluacin. Los interesados tendrn la oportunidad de conocer y controvertir los informes de evaluacin para lo cual dichos informes permanecern a su disposicin por un trmino de tres (3) das hbiles. t. Adjudicacin. La adjudicacin se har mediante resolucin motivada, en la cual se dar respuesta a las observaciones que se hubieren formulado al informe de evaluacin. La respuesta a las observaciones formuladas al acta de evaluacin, debe estar contenida en un acta que firmaran los integrantes del comit evaluador. u. Celebracin, Perfeccionamiento y Legalizacin del Contrato. (Minuta, firmas, plizas, publicacin en Gaceta, registro presupuestal).
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w. Notificacin del Interventor y Elaboracin del Acta de Inicio. 3.2.3. SELECCIN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIN DE BIENES DE CARACTERSTICAS TCNICAS UNIFORMES. Acorde con el literal a, numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, para la adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin por parte de las entidades, se har uso de procedimientos de subasta inversa o de instrumentos de compra por catlogo derivados de la celebracin de acuerdos marco de precios o de adquisicin en bolsa de productos. No se consideran de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin las obras pblicas y los servicios intelectuales. (Pargrafo 1 Artculo 16 Decreto 2474 de 2008). Los estudios previos debern contener adems de los requisitos generales establecidos en el Decreto 2474 de 2008, una ficha tcnica de los bienes y/o servicios requeridos que incluir sus caractersticas y especificaciones, en trminos de desempeo y calidad, que deber contener como mnimo: -Denominacin del bien o servicio -Denominacin tcnica del bien o servicio -Unidad de medida. -Descripcin general. SUBASTA INVERSA: Una subasta inversa es una puja dinmica efectuada presencial o electrnicamente, mediante la reduccin sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el decreto 2474 de 2008 y en los respectivos pliegos de condiciones. Aplicacin de la subasta inversa en la contratacin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin. En las subastas inversas para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin a que se refiere el inciso 2 del literal a) del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, se tendr como nico criterio de evaluacin el precio.
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PROCEDIMIENTO PARA CONTRATAR A TRAVS DE SUBASTA INVERSA. a. Verificacin de Existencia del Proyecto Debidamente Inscrito y Actualizado, segn la metodologa adoptada por la Secretara de Planeacin. Cuando se trate de recursos de inversin. b. Existencia de la Disponibilidad Presupuestal y PAC.. c. Elaboracin de los estudios previos. Estos sern conforme al numeral 2.1 del presente decreto. Adems el estudio previo debe contener la ficha tcnica. d. Aviso de Convocatoria Pblica. El aviso de convocatoria contendr la informacin necesaria para dar a conocer el objeto a contratar, la modalidad de seleccin que se utilizar, el lugar fsico o electrnico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones, el presupuesto oficial del contrato, as como los estudios y documentos previos. e. Convocatoria a Veeduras Ciudadanas. El control social se ejercer en las etapas precontractual, contractual o poscontractual. Todo contrato que realice el Departamento, independiente de su forma de seleccin, deber contener el aviso de convocatoria a veeduras y publicarse en la cartelera de la unidad ejecutora, en cumplimiento del artculo 66 de la Ley 80 de 1993 y del artculo 9 del Decreto 2170 de 2002. f. Certificado de consulta del cdigo CUBS (catalogo nico de bienes y servicios). g. Certificado de registro de precios. SICE. (Sistema de informacin para la vigilancia de la contratacin estatal). h. Publicacin del Proyecto de Pliego de Condiciones. La publicacin de los estudios y documentos previos se realizar cuando menos con cinco (5) das hbiles de anterioridad a la fecha del acto de apertura. i. Recibo de Manifestaciones de Inters de Parte de las MIPYMES, si hubiera lugar. j. Respuesta a las Observaciones Formuladas a los Proyectos de Pliegos de Condiciones.
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k. Contenido Mnimo del Pliego de Condiciones: (Artculo 6 Decreto 2474 de 2008), Debe contener la ficha tcnica. l. Apertura del Proceso. El jefe de la Entidad o su delegado, mediante acto administrativo ordenar de manera motivada la apertura de la contratacin, que contendr como mnimo la informacin del Articulo 5 Decreto 2474 de 2008. ll. Publicacin del Pliego de Condiciones Definitivo. Teniendo en cuenta que tanto el pliego de condiciones definitivo como los estudios y documentos podrn ser consultados desde el mismo da de la apertura del proceso, se publicar el Pliego de Condiciones simultneamente con el acto que ordena la apertura del mismo. m. Visita al Sitio. Si hubiere lugar. nl. Adendas. Si hubiere lugar a ellas. . Cierre del Proceso. En el pliego de condiciones se establecer fecha y hora para el cierre del proceso, que ser la fecha lmite para entregar propuestas y poder participar en el mismo. De esta diligencia se levantar acta que se publicar en el Sistema Electrnico para la contratacin pblica SECOP. o. Comit Evaluador. (Pargrafo 2 del Artculo 12 y artculo 58 del Decreto 2474 de 2008). Para la evaluacin de las propuestas en proceso de seleccin por licitacin, seleccin abreviada o concurso de mritos, el jefe de la Entidad o su delegado designar un comit asesor, conformado por servidores pblicos o por particulares contratados para el efecto, que deber realizar dicha labor de manera objetiva, cindose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones. p. Evaluacin de Propuestas. En el pliego de condiciones se sealar el trmino dentro del cual el comit asesor designado, deber elaborar los estudios tcnicos, econmicos y jurdicos necesarios para la evaluacin de las propuestas y para solicitar a los proponentes aclaraciones y explicaciones necesarias. q. Traslado del Informe de Evaluacin. Los interesados tendrn la oportunidad de conocer y controvertir los informes de evaluacin para lo cual dichos informes permanecern a su disposicin por un trmino de tres (3) das hbiles.
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r. Si no Resultan Proponentes Habilitados o Resulta Solo uno, se ampliar el plazo para subsanar los requisitos habilitantes. s. Audiencia de Subasta. t. Traslado del Informe de Subasta al Comit Evaluador. u. Adjudicacin: La adjudicacin se har mediante resolucin motivada. w. Celebracin, Perfeccionamiento y Legalizacin del Contrato. (Minuta, firmas, plizas, publicacin en Gaceta, registro presupuestal). x. Notificacin del Interventor y Elaboracin del Acta de Inicio. MODALIDADES DE SUBASTA INVERSA: a. Subasta inversa electrnica, caso en el cual la misma tendr lugar en lnea a travs del uso de recursos tecnolgicos. En caso de decidirse realizar el periodo de puja mediante puja mediante lances por medios electrnicos, la entidad se hace responsable de la idoneidad del programa que ser utilizado. Procedimiento para la Subasta Inversa Electrnica:(Artculo 27 Decreto 2474 de 2008).
b. Subasta inversa presencial, caso en el cual los lances de presentacin de las propuestas durante esta se harn con la presencia fsica de los proponentes y por escrito. Procedimiento para la subasta inversa presencial: (Artculo 25 DEL Decreto 2474 DE 2008). Los lances de presentacin de las propuestas durante esta se harn con la presencia fsica de los proponentes y por escrito. Antes de iniciar la subasta, a los proponentes se les distribuirn sobres y formularios para la presentacin de sus lances. En dichos formularios se deber consignar nicamente el precio ofertado por el proponente o la expresin clara e inequvoca de que no se har ningn lance de mejora de precios. La subasta inversa presencial se desarrollar en audiencia pblica bajo las siguientes reglas:
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1. La Secretaria y/o dependencia responsable del proceso de contratacin designar una persona que actu como moderadora del procedimiento, se encargar de recoger los sobres con formularios de lance, abrir los sobres con las ofertas iniciales de precio y comunicar a los participantes en la audiencia cul fue la menor de ellas, sin sealar al proveedor. 2. El moderador invita a los proponentes a mejorar el precio, (entendindose este como precio ms bajo), de acuerdo con los lances mnimos establecidos en el pliego. 3. Se otorga a los proponentes un trmino comn pre-establecido en los pliegos de condiciones para hacer un lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio a que se refiere el literal anterior. 4. Los proponentes harn su lance utilizando los sobres y los formularios suministrados. 5. El moderador registra los lances vlidos y los ordenar descendentemente. Con base en este orden, dar a conocer nicamente el menor precio ofertado. 6. Los proponentes que no presentaron un lance vlido no podrn seguir presentndolos durante la subasta. 7. El Departamento repetir el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningn lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior. 8. Una vez adjudicado el contrato, la entidad har pblico el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes. 3.2.3. OTRAS MODALIDADES DE SELECCIN ABREVIADA a. Declaratoria de desierto del proceso de licitacin pblica. Si la entidad decide no adelantar nuevamente un proceso de Licitacin Pblica, podr iniciar dentro de los 4 meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de seleccin abreviada de Menor Cuanta. En este proceso no se aplicar lo relacionado con las manifestaciones de inters, ni el sorteo de oferentes. b. La enajenacin de bienes del Estado. (Literal e, del numeral 2 del Artculo 2 de la Ley 1150 de 2007). Se podrn utilizar instrumentos de subasta y en general de todos aquellos mecanismo autorizados por el derecho privado, siempre y cuando se garantice la transparencia, la eficiencia o la seleccin objetiva.
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En todo caso, para la venta de los bienes se debe tener como base el valor del avalo comercial y ajustar dicho avalo de acuerdo a los gastos asociados al tiempo de comercializacin esperada, administracin, impuestos y mantenimiento, para determinar el precio mnimo al que se debe enajenar el bien, de conformidad con la reglamentacin que para el efecto expida el Gobierno Nacional. () c. Contratos de prestacin de servicios de salud. Por expresa disposicin del artculo 47 del Decreto 2474 de 2008 modificado por el artculo 4 del Decreto 2025 de 2009: Las entidades estatales que requieran la prestacin de servicios de salud, seleccionarn a su contratista haciendo uso del procedimiento previsto para la seleccin abreviada de menor cuanta. En todo caso las personas naturales o jurdicas que presten dichos servicios deben estar inscritas en el registro especial nacional del Ministerio de la Proteccin Social o quien haga sus veces, de conformidad con la Ley 10 de 1990. d). La adquisicin de productos de origen o destinacin agropecuaria. Este se har a travs de bolsas de productos, se regir por lo dispuesto en los artculos 29 a 43 del decreto 2474 de 2008 y dems normas que lo modifiquen o adicionen, relativo a la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin a travs de bolsas de productos. En lo no previsto all, el rgimen aplicable a esta causal de seleccin abreviada ser el contenido en las disposiciones legales sobre los mercados de las bolsas de productos agropecuarios y agroindustriales y en los reglamentos de estas 3.3. CONCURSO DE MERITOS A travs de la modalidad de seleccin de concurso de meritos se contratarn los servicios de consultora a que se refiere el numeral 2 del artculo 32 de la Ley 80 de 1993, a saber: Los estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin. Los estudios de diagnsticos, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especficos. Las asesorias tcnicas de coordinacin, control y supervisin: Por stas debe entenderse las llevadas a cabo con ocasin de la construccin, el mantenimiento y la administracin de construcciones de edificios y viviendas de toda ndole, de puentes, presas, muelles, canales, puertos, carreteras, vas urbanas y rurales, aeropuertos, ferrocarriles, telefricos, acueductos, alcantarillados, riesgos, drenajes y pavimentos; oleoductos,
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gasoductos, poliductos, lneas de conduccin y transporte de hidrocarburos; lneas de transmisin elctrica, y en general todas aquellas actividades relacionadas con la ingeniera a que se refiere el artculo 2 de la Ley 842 de 2003. Lo anterior sin perjuicio que la entidad pueda realizar contratos de prestacin de servicios profesionales para apoyar la labor de supervisin de los contratos que le es propia siempre que las actividades no puedan realizarse con personal de planta o requiera conocimientos especializados de conformidad con lo sealado en el numeral 3 del artculo 32 de la Ley 80 de 1993. Los que tienen por objeto la interventora, asesora, gerencia de obra o de proyectos, direccin, programacin y la ejecucin de diseos, planos, anteproyectos y proyectos. Los proyectos de arquitectura (Decreto 2326 de 1995) (Concurso abierto).
Cuando del objeto de la consultora a contratarse se desprenda la necesidad de adquirir bienes y servicios accesorios a la misma, la seleccin se har a travs del concurso de meritos, sin perjuicio de la evaluacin que la entidad realice de las condiciones de calidad y precio de aquellos de acuerdo a lo sealado en el artculo 12 del decreto 2474 de 2008. Si el objeto contractual involucra servicios de consultora y otras obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecucin de proyectos que incluyen diseo y construccin de la obra, la escogencia del contratista debe adelantarse mediante licitacin pblica, seleccin abreviada o contratacin directa, segn corresponda. Cuando el presupuesto estimado de los servicios de consultora sea inferior al 10% del valor correspondiente a la menor cuanta, se seleccionar a travs del procedimiento que a continuacin se describe. PARGRAFO TRANSITORIO. Lo relacionado con la seleccin de Intermediarios de Seguros, se har por licitacin pblica, hasta tanto EL Gobierno Nacional o el Legislativo no expida normas que regulen la materia. 3.3.1. PROCESO PARA ELABORAR CONTRATOS CONSULTORIA O INTERVENTORA, CUANDO EL VALOR DEL CONTRATO DE CONSULTORA A CELEBRARSE NO SUPERE EL 10% DE LA MENOR CUANTA.
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Conforme al Decreto 2025 de 2009. Artculo 6, que dice. Cuando el valor del contrato de consultora a celebrarse no supere el 10% de la menor cuanta de la entidad contratante, la seleccin del consultor o del proyecto se har de conformidad con los criterios que la entidad haya establecido en la invitacin respectiva, con base en la experiencia del proponente o en el equipo de trabajo, segn se satisfagan las condiciones requeridas en la ejecucin de la consultora de que se trate. La invitacin se deber formular a un mnimo de tres (3) personas, e incluir los criterios de habilitacin y seleccin que la entidad considere necesarios. Deber hacerse lo siguiente. a. Mnimo deben solicitarse tres ofertas. Entre iguales, personas jurdicas, o personas naturales en si. b. En el estudio previo debe establecer unos criterios de habilitacin para poder participar como por ejemplo los siguientes: (pasa o no pasa). Perfil: Ingeniero, Economista, Medico Abogado entre otros Y cuando es persona jurdica decir; Persona jurdica con objeto social relacionado con Capacidad Jurdica para persona jurdica. Que se acreditar con el certificado de existencia y representacin legal, la autorizacin para contratar y los permisos de funcionamiento, Para persona natural fotocopia de la cdula de ciudadana y/o registro mercantil. Condiciones de Experiencia. El oferente debe acreditar (uno o dos o tres etc.) certificados de experiencia relacionada con el objeto, por tanto tiempo (a,b, c, aos) y por valor de ($$$...).
c. Debe tener unas condiciones de seleccin que pueden ser las siguientes: Este aspecto es de asignacin de puntaje. ( a manera de ejemplo tenemos) Capacidad Administrativa. Que se acreditar con el organigrama y listado de personal mnimo consistente en: Uno (Ingeniero o un tipgrafo, un analista de sistemas, Un estadista, un urlogo etc. Un Consultor con especializacin en puntos.
xx puntos xx
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Tcnicos en .XXXX Etc Componente Operativo. Maquina de XXXX Laboratorio para ensayos Oficina con XXXX Etc Los que no acrediten estos criterios tendr cero (0) puntos.
xx puntos xx puntos
xx puntos xx puntos xx puntos
NOTA: LOS CRITERIOS DE SELECCIN SON UN EJEMPLO PERO PUEDEN VARIAR DE ACUERDO AL CONTRATO, PERO LOS DE HABILITACION S DEBEN SER LOS MISMOS, SOLO VARIA LA EXIGENCIA. d) Luego se enva invitacin mnimo a tres personas (naturales o jurdicas segn el caso), donde se invita a presentar propuesta, y le fija claramente las condiciones de habilitacin y las de seleccin, se indica el presupuesto oficial, forma de pago, el plazo del contrato, el objeto, las obligaciones, lugar de ejecucin, retenciones, garantas, fecha y hora de presentacin de la propuesta. e En la planeacin pre contractual y en la invitacin se deben definir causales de rechazo tales como; a. No anexar los documentos denominados habilitantes. b. Cuando el proponente se haya incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad de las consignadas en la Ley. c. Cuando las propuestas sean presentadas extemporneamente. d. Cuando haya disolucin o liquidacin de la sociedad. e. Cuando la propuesta supere el presupuesto oficial. f. Cuando la propuesta este incompleta, es decir que no oferte las cantidad y los tems solicitados. f. En la planeacion y en la invitacin debe indicarse el criterio de desempate. As, en caso de empate entre los oferentes, se le adjudicar al que mayor tiempo de experiencia especifica acredite, si persiste el empate se le adjudicara por el sistema de balotas.
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g. Una vez recibidas las propuestas se hace un acta de evaluacin y se recomienda al representante legal celebrar el contrato con el proponente que cumpli y obtuvo mejor puntaje. EL FACTOR PRECIO NO TIENE CALIFICACIN. PARGRAFO: El procedimiento para los procesos contractuales cuyo monto sea inferior al 10% de la menor cuanta, se regulara posteriormente, una vez se defina va judicial o legislativa su pertinencia. 3.4. CONTRATACIN DIRECTA Esta modalidad de seleccin, se rige por los principios de la Contratacin Administrativa y en especial por el principio de economa. Es una modalidad de seleccin, que procede nicamente en los casos definidos expresamente por la Ley, que permite la escogencia del contratista de forma directa, sin pluralidad de oferentes. Fundamentos legales: Ley 1150 de 2007 en su artculo 2 numeral 4 literales a, b, c, d, e, f, g, h, i y lo dispuesto en el Decreto 2474 de 2008, capitulo IV artculos 76 al 82. De conformidad con la ley esta modalidad de seleccin solamente procede en los siguientes casos: Urgencia manifiesta. Contratacin de emprstitos. Contratos interadministrativos. Los contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas. Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el acuerdo de reestructuracin de pasivos a que se refieren las leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando lo celebren con entidades financieras del sector pblico. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. Para la prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin, o para la ejecucin de trabajos artsticos, que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. El arrendamiento o adquisicin de inmuebles.
3.4.1. REQUISITOS DE CONTRATACIN DIRECTA:
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a. Verificacin de la existencia del proyecto, inscrito y actualizado. b. Existencia de disponibilidades presupuestales respectivas y PAC. c. Anlisis de la conveniencia o estudios previos del objeto a contratar y autorizaciones y aprobaciones para ello. d. Acto de justificacin. De conformidad con el artculo 77 del Decreto 2474 de 2008, la entidad deber expedir un acto administrativo, que justifique la contratacin directa. El Acto administrativo de justificacin de la contratacin directa, deber contener: El sealamiento de la causal que se invoca. La determinacin del objeto a contratar. El presupuesto para la contratacin y condiciones del Contratista. La indicacin del lugar de consulta de los documentos previos.
NOTA. De conformidad con lo dispuesto en el pargrafo primero, del artculo 77 del Decreto 2474 de 2008, no se requerir estudios previos para el caso de urgencia manifiesta. 3.4.2. CONTRATOS PARA LA PRESTACIN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIN O PARA LA EJECUCIN DE TRABAJOS ARTSTICOS QUE SLO SE PUEDAN ENCOMENDAR A DETERMINADAS PERSONAS NATURALES. Servicios profesionales: Son aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultora que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad. Servicios de apoyo a la gestin: Aquellos en los que la persona contratada realiza labores predominantemente tcnicas y materiales y no calificadas, para la atencin de necesidades de la entidad, sin que sea posible entender comprendida dentro de los mismos, la contratacin de actividades que supongan la intermediacin de la relacin laboral, ni la contratacin de empresas de servicios temporales.
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Para la prestacin de servicios profesionales la entidad estatal podr contratar directamente con la persona natural o jurdica que est en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente con el objeto que se pretende contratar, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto o su delegado deber dejar constancia escrita. Se proceder de igual forma para la celebracin de contratos de prestacin de servicios de apoyo a la gestin de la entidad, los que slo se realizarn cuando se trate de fines especficos o no hubiere personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar. Trabajos Artsticos: Aquellos trabajos que slo pueden ser encomendados a una persona natural en especial, teniendo en cuenta que nicamente esta persona posee las calidades y capacidades para realizar cierta obra o tarea de carcter artstico. Procedimiento interno para la contratacin directa de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin o para la ejecucin de trabajos artsticos que slo se puedan encomendar a determinadas personas naturales. Conformacin de estudios previos PLANEACIN PRE CONTRACTUAL en la Secretaria de origen, lo suscribe el ordenador del gasto o su delegado y el funcionario que proyecta. La consulta del CUBS y del precio indicativo. Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal y PAC. Certificado de Recursos Humanos, donde conste que no existe o que no hay personal suficiente en la entidad. Estudiar la idoneidad requerida y la experiencia de la hoja de vida y documentos anexos a sta. Los estudios previos, deben contener con claridad el cumplimiento de la idoneidad y experiencia del proponente. Elaboracin del contrato por la Secretaria Responsable. Envi a la Secretaria Jurdica para su para revisin. Trmite de firmas. (Gobernador, Secretara responsable del proceso, Contratista.) Expedicin del Registro Presupuestal. Expedicin de la copia del contrato firmado, al contratista para que adquiera la pliza en aquellos contratos que se exijan.
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Recibo de publicacin del contrato, si es del caso. Recepcin, revisin y aprobacin de la pliza. Notificacin al Interventor o supervisor del contrato. Acta de inicio, Ejecucin y Vigilancia por parte del interventor.
3.4.3. OTROS CASOS DE APLICACIN DE CONTRATACIN DIRECTA: URGENCIA MANIFIESTA: Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestacin de servicios, o la ejecucin de obras en el inmediato futuro, cuando se presenten situaciones relacionadas con los Estados de Excepcin; cuando se trate de conjurar situaciones de calamidad, fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general cuando se trate de situaciones que hagan Imposible acudir a los procedimientos de seleccin o concursos pblicos. (Artculo 42 Ley 80 de 1993). El acto administrativo que declara la urgencia manifiesta, har las veces del acto de justificacin y no requerir de estudios previos. CUANDO NO EXISTA LA PLURALIDAD DE OFERENTES EN EL MERCADO. Se entiende que no existe pluralidad de oferentes: Cuando no existe ms de una persona inscrita en el (Registro Unico de Proponentes -RUP-) y, Cuando solo exista una personal que pueda proveer el bien o servicio, por ser titular de los derechos de propiedad industrial, o los derechos de autor, o por se proveedor exclusivo del bien o servicio de conformidad con la ley. ARRENDAMIENTO O ADQUISICIN DE INMUEBLES: La entidad podr adquirir y /o arrendar bienes inmuebles mediante negociacin directa, previas las autorizaciones a que haya lugar.
4. REVISION DE PROCESOS. Los procesos de contratacin cualquiera sea su modalidad debern ser entregados para su revisin en la Secretara Jurdica del Departamento, por lo menos con cinco (5) das hbiles de anticipacin a la fecha prevista para su perfeccionamiento o para la publicacin del proceso de seleccin. Sin perjuicio de
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que el proceso sea devuelto para las correcciones pertinentes, debindose radicar nuevamente en la secretaria Jurdica, una vez sean subsanadas las observaciones. 5. COMIT PARA LA DE EVALUACIN DE PROPUESTAS: Para la evaluacin de las propuestas que se presenten con ocasin a los procesos de seleccin por licitacin, seleccin abreviada o concurso de mritos, se conformar el Comit Asesor y de Evaluacin, conformado por servidores pblicos y en algunos casos con particulares contratados para el efecto, a quienes les corresponde decidir sobre los resultados de los procesos de seleccin a que se refiere el presente manual, dentro del mbito de su competencia, para lo cual, gozan de plena libertad para realizar las evaluaciones de manera objetiva, cindose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones; ejercicio del cual, se levantar el respectivo informe. El carcter de asesor del comit no lo exime de responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. 5.1. CONFORMACIN: El comit de evaluacin estar conformado como mnimo por los siguientes funcionarios: Dos funcionarios como mnimo de La Secretaria del Despacho responsable del desarrollo y ejecucin de los programas y proyectos de su competencia. El Director Administrativo y/o operativo y/o tcnico de las Secretarias responsables del desarrollo y ejecucin de los programas y proyectos de su competencia. Un funcionario de la Secretaria donde se adelante el proceso de seleccin, cuando esta sea diferente a La Secretaria responsable del desarrollo y ejecucin de los programas y proyectos de su competencia. Igualmente el comit lo podr integrar un funcionario de cualquier dependencia que por razones de idoneidad y competencia, se requiera de su concepto tcnico. Los contratistas externos que la entidad contrate para tal efecto. Pargrafo Primero: El representante legal del Departamento o su delegado ser el competente para designar los servidores que integraran el comit.
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Pargrafo Segundo: El Comit de Evaluacin que se conforme para el desarrollo del concurso de mritos, estar integrado por un nmero plural e impar de personas idneas para la valoracin de las ofertas y en el evento que la entidad no cuente con las mismas, podr celebrar contratos de prestacin de servicios profesionales para ello. 5.2. PROCEDIMIENTO DE LA EVALUACIN: Dentro de los trminos previstos en el cronograma del proceso de contratacin por licitacin, seleccin abreviada o concurso de mritos, la Secretara responsable del trmite administrativo del proceso, previa constitucin del mismo por medio de acto administrativo, convocar por escrito al Comit de Evaluacin, desde la fecha de publicacin del pliego definitivo de pliegos de condiciones en el Sistema Electrnico para la contratacin pblica SECOP. El comit evaluador est sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflictos de intereses legales, en consecuencia, los miembros del comit debern manifestar inmediatamente a la entidad, cuando se encuentren incursos en cualquiera de estas situaciones, caso en el cual, el Representante legal o su delegado proceder inmediatamente a reemplazarlo por otra persona idnea. 5.3. FUNCIONES DEL COMIT DE EVALUACIN: Revisar la documentacin del proceso pertinente. Hacer en forma oportuna las evaluaciones y recomendaciones que considere Pertinentes y sugerir las correcciones a que haya lugar, en procura del mejoramiento del proceso. Participar activamente en las reuniones de Comit que programe la Secretara responsable del trmite del proceso. En el proceso de contratacin por Seleccin Abreviada, procedimiento de Subasta inversa, asistir adems de la reunin para la verificacin de los requisitos habilitantes, a la audiencia de subasta inversa y tomar las decisiones que correspondan cuando de conformidad con la informacin a su alcance estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo con respecto de los lances del proponente. Realizar la revisin y evaluacin tcnica, capacidad de contratacin, operativa, administrativa, financiera y de experiencia de las propuestas de manera
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objetiva, cindose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones y de conformidad con los criterios de evaluacin previstos en el pliego de condiciones y hacer las recomendaciones correspondientes al representante legal o su delegado y suscribir el respectivo informe de evaluacin. En el proceso de contratacin mediante modalidad concurso de mritos, el comit asesorar a la entidad en: el proceso de precalificacin y seleccin, en la validacin de los requerimientos tcnicos, en la conformacin de la lista corta o de las listas multiusos, en la evaluacin y calificacin de las ofertas tcnicas de conformidad con los criterios establecidos en el pliego de condiciones y en la verificacin de la propuesta econmica del proponente ubicado en primer lugar en el orden de calificacin. Emitir los conceptos y certificaciones que sean necesarias relacionadas con la evaluacin de las propuestas.
La respuesta a las observaciones formuladas al acta de evaluacin o cualquier otro pronunciamiento del comit, ser responsabilidad del mismo comit, quien se pronunciar por medio de acta debidamente suscrita. El orden de elegibilidad establecido en las actas podr ser modificado, de acuerdo con las observaciones formuladas a la evaluacin y segn los oferentes alleguen los documentos de subsanabilidad. Por lo tanto el comit expedir un documento, antes de la adjudicacin donde proyecte la respuesta a las observaciones, verifique los documentos solicitados y se establezca el orden de elegibilidad que recomendar al ordenador del gasto o su delegado. NOTA: Conforme al artculo 5 de la ley 1150 de 2007, en ningn caso los documentos relacionados con la comparacin de ofertas y que asignen puntaje sern susceptible de subsanar. Conforme al incido final del artculo 10 del decreto 2474 de 2008, no se permite que se subsane la falta de capacidad para presentar oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso. Pargrafo tercero. Los integrantes del comit de evaluacin sern los nicos responsables del contenido de sus informes y actas, por lo tanto tendran plena
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autonoma y gozaran de plena libertad para realizar las evaluaciones de manera objetiva. 5.4. EVALUACION JURDICA. La Secretara Jurdica en razn a la naturaleza y funciones de asesora, no har parte del comit de evaluacin, antes mencionado, pero realizar previamente la revisin jurdica de las propuestas y prestar la asesora y apoyo legal necesario. El informe de la revisin jurdica de las propuestas se har por escrito y en documento separado del informe del comit de evaluacin. El informe de evaluacin jurdica ser de responsabilidad Contratos y del profesional que haya proyectado la evaluacin. del Director de
6. GARANTIA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: En los procesos de contratacin por la modalidad de Licitacin Pblica y Seleccin Abreviada de Menor Cuanta, se exigir garanta de seriedad de la oferta a travs de cualquiera de los mecanismos que para tal efecto establece los Decretos que regulan la materia, por un valor que no podr ser inferior al diez por ciento (10%) del monto de las propuestas o del presupuesto oficial estimado y la vigencia se establecer en cada proceso. Dicha garanta ser aprobada por la entidad en la etapa de revisin de los documentos habilitantes en los procesos en los que se exija, circunstancia de la que se dejar constancia en el informe de evaluacin final. La entidad podr exigir esta garanta en los procesos de Concurso de Mritos con propuesta tcnica simplificada (PTS) , en los de subasta inversa para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin y en los procesos cuyo monto es inferior al 10% de la menor cuanta. La no presentacin de la garanta de seriedad de forma simultnea con la oferta ser causal de rechazo de la misma.
7. ARCHIVO.
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El archivo de todos los contratos que suscriba la Administracin Central reposar en la Secretara a donde corresponda el proyecto, mientras dure su ejecucin y liquidacin, despus se har conforme a las normas de gestin documental. 8. ASIGNACION DE INTERVENTORIAS: Conforme al decreto 0235 de marzo 15 de 2010. Todo contrato que celebre la Administracin Central del Departamento de Risaralda tendr por lo menos un interventor. La designacin del interventor est a cargo del Secretario de Despacho al que corresponda el proyecto a ejecutar, y debe recaer en una persona idnea, con conocimientos y perfil apropiado al objeto de la Interventora. Para tal efecto, el funcionario responsable de designar al interventor deber tener en cuenta que el perfil de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, as mismo debe brindar la disponibilidad y logstica para el desarrollo de las funciones. De igual forma en el oficio de designacin deber entregrsele, copia del contrato, copia de las plizas, aprobadas, copia de la disponibilidad presupuestal copia del registro presupuestal, copia del recibo de publicacin, si hubiere lugar y otros documento que requiere el interventor, y se le har saber a ste donde se encuentra la totalidad del proceso contractual, para que sea consultado. Por lo tanto el interventor tendr acceso al proceso sin restriccin alguna. As mismo el interventor deber, entre otras obligaciones establecidas en el manual de contratacin, verificar que el contratista se encuentre al da en el pago de aportes de seguridad social integral y parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, as como los propios al SENA, ICBF y Cajas de Compensacin Familiar, cuando corresponda, requisito que deber acreditarse por parte del contratista para la realizacin de cada pago derivado del contrato estatal, de acuerdo a lo sealado por el artculo 23 de la Ley 1150 de 2007. 9) PUBLICIDAD DE PROCESOS: Deber realizarse en el Sistema Electrnico para la contratacin pblica Secop. Atendiendo a lo establecido en el artculo 8 del decreto 2474 de 2008 se deben publicar en el SECOP a travs del Portal nico de Contratacin, los documentos que all se relacionan y que tienen que ver principalmente con licitacin pblica, seleccin abreviada, concurso de mritos y contratacin directa, as: a) El aviso de convocatoria pblica.
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b) c)
d) e) f)
g) h) i) j) k)
l)
Los proyectos de pliego de condiciones. Las observaciones y sugerencias a los proyectos que se refiere el numeral anterior y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas. Acto que dispone la apertura del proceso de seleccin, para lo cual no ser necesaria ninguna otra publicacin. Los pliegos de condiciones definitivos. El acta de audiencia de aclaracin de los pliegos de condiciones y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de seleccin y las respuestas a las mismas. Las adendas a los pliegos de condiciones. El informe de evaluacin a que se refiere el numeral 8 del artculo 30 de la Ley 80 de 1993, as como el de evaluacin del concurso de mritos. El acto de adjudicacin y el acta de la audiencia pblica de adjudicacin en los casos de licitacin pblica. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de seleccin. El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la informacin sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecucin contractual o con posterioridad a sta. El acta de liquidacin de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidacin unilateral.
Para lo anterior ser la Secretara Jurdica direccin de contratos - quien autorizar la publicacin de los documentos previa solicitud de la Secretara de Despacho donde se origine el proceso, publicacin que se realizar a travs del personal de la direccin de sistemas. PARAGRAFO. La responsabilidad de publicar dentro de los trminos, el contenido de los mismos y en debida forma de toda la informacin segn artculo 8 del decreto 2474 de 2008, esta en cabeza del secretario de despacho correspondiente. 10. CONSULTA HORA LEGAL COLOMBIANA EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIN EN EL TERRITORIO NACIONAL. De conformidad con la Directiva N 013 de 2006 emitida por la Procuradura General de la Nacin, debe indicarse en los pliegos de condiciones de los procesos de contratacin por las modalidades de licitacin pblica, seleccin abreviada y concurso de mritos, la hora legal colombiana para los procesos de contratacin en el territorio nacional, la cual debe ser tenida en cuenta en el acto
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de cierre de dichos procesos. Para tal efecto, la Direccin de Sistemas dispuso un link en la pgina principal del portal Web (www.risaralda.gov.co). 11) PRESENTACION DE PROPUESTAS: Sin excepcin todas las propuestas de los oferentes que pretendan celebrara contratos con el Departamento de Risaralda, donde se deba utilizar personal para la ejecucin del mismo, deber tener en forma discriminada el perfil y el valor que va a devengar. As mismo las propuestas debern detallar la inversin de los recursos. 12) DENOMINACION DE CONTRATOS Y CONVENIOS. Los acuerdos donde las dos partes sean de carcter pblico y ambas aportan recursos se llamaran CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS y su fundamento jurdico ser la Ley 1150 de 2007, artculo 2 numeral 4 literal C, Decreto 2474 de 2008, articulo 77 y 78 y artculo 95 de la Ley 489 de 1998 que dice ASOCIACION ENTRE ENTIDADES PUBLICAS. Las entidades pblicas podrn asociarse con el fin de cooperar en el cumplimiento de funciones administrativas o de prestar conjuntamente servicios que se hallen a su cargo, mediante la celebracin de convenios interadministrativos o la conformacin de personas jurdicas sin nimo de lucro Cuando las dos partes sean de naturaleza pblica y solo una de ellas aporta recursos, es decir que se contrate la ejecucin de un bien o servicio se denominar CONTRATO INTERADMINISTRATIVO y su fundamento jurdico es. Ley 1150 de 2007, artculo 2 numeral 4 literal C, Decreto 2474 de 2008, artculo 77 y 78. Cuando se celebren contratos con entidades sin nimo de lucro, se denominaran contratos o convenios Interinstitucionales o de cooperacin. Y su fundamento legal es artculo 355 de la Constitucin Nacional y el decreto 777 de 1992.
13. DOCUMENTOS MINIMOS QUE DEBEN ANEXARSE A CADA CONTRATO SEGN LA MODALIDAD PARA SER REVISADOS POR LA SECRETARIA JURIDICA.
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13.1. CONTRATOS DE OBRA. Adems de la carpeta contentiva de todos los documentos segn la modalidad de seleccin. Proyecto debidamente actualizado. Estudio Previo y/o Planeacin Pre- contractual. Certificado de disponibilidad y PAC. Certificado de consulta del cdigo CUBS (catalogo nico de bienes y servicios). Certificado de tradicin, cuando se trate de obras en bienes inmuebles. El bien debe estar a nombre de una entidad pblica. Documentos contentivos del proceso de seleccin, segn la modalidad. Presupuesto oficial, firmado por quien lo elabor y el Secretario de Despacho. Presupuesto de Obra presentado por el proponente. Anlisis de precios unitarios de la entidad. Anlisis de precios unitarios de la entidad de cada tem y discriminacin de AIU, presentado por el proponente. Certificaciones de experiencia del proponente. Tarjeta profesional, cuando se trata de ejercer la profesin de Ingeniero, Arquitecto o afines. Certificado del Consejo Profesional Nacional de Ingeniera y/o arquitectura o afines. Propuesta del proponente. Certificado de existencia y representacin legal de la persona jurdica. Certificado de pago de parafiscales, de los ltimos seis (6) meses, cuando es persona jurdica. Facultades para contratar para persona jurdica. Fotocopia de la cdula de ciudadana de la persona natural o del representante legal cuando se trata de persona jurdica. Fotocopia de Registro nico Tributario (RUT), de la persona natural, la persona jurdica o del Consorcio. La verificacin de antecedentes fiscales. La verificacin de antecedentes disciplinarios.
13.2. CONTRATOS DE SUMINISTRO. Adems de la carpeta contentiva de todos los documentos segn la modalidad de seleccin. Proyecto debidamente actualizado.
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Estudios Previos y/o Planeacin Pre- contractual. Documentos contentivos del proceso de seleccin. Certificado de disponibilidad y PAC. Certificado de consulta del cdigo CUBS (catalogo nico de bienes y servicios). Propuesta. Fotocopia de la cdula de ciudadana de la persona natural o del representante legal cuando se trata de persona jurdica. Certificado de existencia y representacin legal, para persona jurdica. Certificado de pago de parafiscales, de los ltimos seis (6) meses, cuando es persona jurdica. Facultades para contratar para persona jurdica Registro Mercantil, para persona natural. Fotocopia de Registro nico Tributario (RUT), de la persona natural, la persona jurdica o del Consorcio. La verificacin de antecedentes fiscales. La verificacin de antecedentes disciplinarios
13.3. CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES. Proyecto debidamente actualizado, Estudio previo y/o planeacin pre-contractual, dentro de ste debe quedar certificada la idoneidad y la experiencia de la persona con quien se pretende contratar. Certificado de disponibilidad presupuestal. Certificado de consulta del cdigo CUBS (catalogo nico de bienes y servicios). Certificado de recursos humanos. Acto de justificacin de la contratacin. Certificados de experiencia relacionados con el objeto a contratar. Certificados que demuestren la idoneidad. Tarjeta Profesional, segn el caso. Cuando se trate de Profesionales de Ingeniera o afines deben anexar el certificado de vigencia expedido por los respectivo Consejo Profesionales. Propuesta. (cuando se utilice personal para la ejecucin del contrato, debe tener en forma discriminada el personal, el perfil y el salario devengado.). Certificado de existencia y representacin legal, para persona jurdica Facultades para contratar para persona jurdica.
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Registro Mercantil, para persona natural, segn el caso. Fotocopia de la cdula de ciudadana de la persona natural o del representante legal cuando se trata de persona jurdica. Certificado de pago de parafiscales, de los ltimos seis (6) meses, cuando es persona jurdica. Fotocopia de Registro nico Tributario (RUT), de la persona natural o de la persona jurdica. La verificacin de antecedentes fiscales. La verificacin de antecedentes disciplinarios Formato de hoja de vida de la persona natural o de la persona jurdica. Antecedentes penales 13.4. CONVENIOS O CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS. Proyecto debidamente actualizado. Certificado de disponibilidad presupuestal. Certificado de consulta del cdigo CUBS (catalogo nico de bienes y servicios). Certificado de disponibilidad de recursos, si del caso. Propuesta (Esta debe tener en forma discriminada el personal que ejecutar el contrato, el perfil y el salario devengado, si es del caso). Estudios previo, All se determinar la necesidad y se har la justificacin de dicha contratacin, adems de los elementos propios del estudio previos. En los estudios previos debe justificarse en debida forma el objeto social de la entidad con la que se pretende celebrara el contrato interadministrativo, la capacidad, administrativa o tcnica, la experiencia y la capacidad financiera. Igualmente en el estudio previo se debe determinar la normatividad por la cual se contrata. Acto de justificacin de la contratacin. Certificado de tradicin, cuando se trate de obras en bienes inmuebles. El bien debe estar a nombre de una entidad pblica. Facultades para contratar. Fotocopia de la cedula del representante legal. Fotocopia de Registro nico Tributario (RUT). Certificado de existencia y representacin legal y/o acta posesin. Estatutos. Certificado del revisor fiscal que estn al da en pago de parafiscales. Disponibilidad presupuestal o de recursos, si es el caso).
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13.5. REQUISITOS ADICIONALES PARA LOS CONVENIOS O CONTRATOS CELEBRADOS CON FUNDAMENTO EN EL DECRETO 777 DE 1992. Anexar Resolucin de reconocida idoneidad. Las entidades sin nimo de lucro deben estar constituidas con seis meses de antelacin a la celebracin del contrato. Deben tener vigente el reconocimiento de su personera jurdica. Aquellas que estn obligadas por disposicin legal a presentar declaracin de ingresos y patrimonio o declaracin de renta suministrarn adems, copia de las correspondientes a los tres ltimos aos gravables. El trmino de duracin de las entidades sin nimo de lucro no podr ser inferior al trmino del contrato y un ao ms. Demostrar recursos locativos y humanos.
Pargrafo: Para los dems tipos de contratos debern tenerse en cuenta los requisitos aqu enunciados, siempre y cuando guarden relacin con su naturaleza. 14. DECLARATORIA DE DESIERTA: Conforme a la previsto en el numeral 18 del artculo 25 de la ley 80 de 1993, la declaratoria de desierta nicamente proceder por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se declarar mediante acto administrativo motivado, en el que se indicarn en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisin. La declaratoria de desierta tambin tendr lugar cuando: No se presente ninguna oferta en el desarrollo del proceso Cuando ninguno de los proponente cumplan con las condiciones exigidas por la entidad. Pargrafo 1: Cuando se declare desierto un proceso de contratacin por la modalidad de licitacin pblica, la entidad si persiste la necesidad de la contratacin y no decide adelantar un nuevo proceso de licitacin, podr iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta proceso de seleccin abreviada de menor cuanta. Pargrafo 2: En el caso de declaratoria de desierto del proceso de contratacin por la modalidad de seleccin abreviada de menor cuanta, la entidad igualmente si persiste la necesidad, iniciar nuevamente el proceso de seleccin por la misma
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modalidad. Prescindiendo de la publicacin del proyecto de pliego de condiciones, procedimiento que deber repetirse las veces que sea necesario hasta que se seleccione el contratista. Pargrafo 3: Para las modalidades de concurso de mritos y seleccin abreviada cuyos procedimientos exijan convocatoria pblica en el evento de ser declarados desiertos, si persistiere la necesidad, la entidad deber iniciar nuevamente todo el proceso de seleccin. 15. COMPETENCIA ESPECIAL: A travs de la Secretara Administrativa Direccin de Recursos Fsicos todas las secretaras de despacho y oficinas de asesora debern canalizar los procesos de contratacin de suministro y adquisicin de bienes y servicios que requieran para su funcionamiento y para el desarrollo de sus programas y proyectos. Para la adquisicin de bienes tecnolgicos y de sistemas, ser necesario obtener previamente concepto tcnico de la direccin de informativa y sistemas del Departamento. Igualmente, a travs de la Secretara de Infraestructura se adelantar la contratacin de obra civil consultoras e interventoras para proyectos de obra fsica que requieran todas las secretaras de despacho y oficinas de asesora para el desarrollo de sus programas y proyectos. Para adelantar dichos procesos de contratacin, las dependencias que los requieran debern enviar oportunamente a las secretaras Administrativa e Infraestructura, todos los documentos soportes del proceso a saber: Proyecto debidamente inscrito y actualizado. Certificado de disponibilidad presupuestal Estudios previos de conveniencia y oportunidad. Ficha tcnica de los bienes y servicios a adquirir, cuando la modalidad de seleccin as lo exija. CONTRACTUALES PRESENTADAS DURANTE LA
16. SITUACIONES EJECUCIN:
16.1. ADICIN EN VALOR O PRORROGA EN TIEMPO DEL CONTRATO: En la ejecucin de los contratos estatales, cualquiera que sea su naturaleza, con la
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finalidad de evitar la paralizacin o afectacin del servicio que la entidad contrat, los mismos se podrn prorrogar en plazo y adicionar valor, previo el cumplimiento de los requisitos de planeacin, perfeccionamiento y ejecucin. Cuando el contrato estatal es adicionado en precio, ste deber ser sumado al valor inicial del contrato principal y el resultado ser el valor real del contrato, el cual, para efectos presupuestales, fiscales y de publicidad, es el que debe ser tenido en cuenta. En todo caso, la secretara de origen ser la responsable de verificar que con la celebracin de contratos adicionales no se evadan los procesos de seleccin que legalmente correspondan de conformidad con la cuanta y la naturaleza del objeto, debiendo atender la adicin a las finalidades antes previstas. Por lo tanto el Secretario de despacho correspondiente donde se origino el proceso deber velar para que no se viole el principio de planeacin y el principio de seleccin objetiva. En todos los casos en que se requiera la prorroga del contrato (sin que sobrepase la respectiva vigencia fiscal) y adicionar el valor o en ambos, esta deber tramitarse con la debida antelacin al vencimiento del plazo inicial pactado, de tal forma que el perfeccionamiento y legalizacin se realicen dentro de la vigencia del contrato, es decir antes del vencimiento del trmino del contrato inicial. 16.2. ACLARACIN, MODIFICACIONES O AMPLIACIONES DEL CONTRATO: Ser procedente la celebracin de contratos, con el fin de hacer aclaraciones y correcciones al contrato inicial, ante ambigedades que pudieren conducir a interpretaciones incorrectas de lo pactado; as mismo, para corregir errores involuntarios en las minutas y que se requieran del acuerdo de voluntades entre las partes. Ser procedente la celebracin de contratos, con el fin de hacer Modificaciones al contrato inicial, ante situaciones que conduzcan a mejorar el servicio contratado o satisfacer la necesidad de la entidad, sin que esto implique cambio del objeto contractual o cambios sustanciales al proceso mismo. Tambin ser procedente hacer ampliaciones al objeto y alcance del contrato inicial, ante situaciones que conduzcan a mejorar el servicio contratado o satisfacer la necesidad de la entidad, sin que esto implique cambio del objeto contractual o cambios sustanciales al proceso mismo.
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16.3. PROCEDIMIENTO PARA LAS ADICIONES O ACLARACIONES O AMPLIACIONES: Las adiciones pueden proceder por necesidad de la entidad contratante, por solicitud del contratista o por la necesidad sustentada por ambas partes del contrato, fundamentada en todo caso, en el cumplimiento de los fines de la contratacin, por consiguiente, los documentos soportes sern: Anlisis y justificacin por parte de la entidad a travs del secretario de despacho competente y/o del interventor de la necesidad de adicionar, aclarar o ampliar el contrato, o solicitud del contratista con el correspondiente anlisis tcnico y recomendacin por parte del interventor para adicionar el contrato, o acta suscrita entre las partes contratantes en las que se sustente tcnica, administrativa y financieramente la necesidad de adicin, informe de interventora sobre el estado de ejecucin del contrato, certificado de disponibilidad presupuestal. Una vez diligenciados dichos documentos soportes, se elaborar la minuta del contrato adicional correspondiente, el cual deber celebrarse y legalizarse antes del vencimiento del contrato inicial. 16.4. SUSPENSIN DEL CONTRATO: Cuando se presenten causas debidamente comprobadas, la entidad a travs del Secretario de despacho correspondiente, el interventor designado y el Contratista suscribirn de comn acuerdo un Acta de Suspensin del Contrato, expresando con precisin y claridad las causas y motivos de tal decisin, el avance del Contrato, el estado de las obras, bienes o servicios contratados y el trmino de la suspensin. Superadas las causas de la suspensin las mismas partes suscribirn un Acta de Reiniciacin o Reanudacin del Contrato sealando la fecha y forma. El Contratista deber ampliar las garantas en igual perodo al de la suspensin. Si no se lograre el mutuo acuerdo, la entidad mediante acto motivado, podr adoptar unilateralmente la suspensin y con los efectos a que se refiere el presente numeral. 16.5 CESIN DEL CONTRATO: La ley 80 de 1993 prev en su artculo 9 la figura de la cesin del contrato, previa autorizacin de la entidad contratante, as mismo La misma ley 80 de 1993 en el artculo 41, inciso 3 establece que Los contratos estatales son intuito persone y en consecuencia, una vez celebrados no podrn cederse sin previa autorizacin escrita de la entidad contratante. Entre otras situaciones darn lugar a cesin.
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1) Cuando sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad en el contratista y, 2) Cuando esta inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en uno de los integrantes del consorcio o unin temporal, siempre y cuando la cesin se realice a un tercero. 3) Cuando el contratista solicite la autorizacin para la cesin. 16.5.1. EL PROCEDIMIENTO PARA EL TRMITE DE LA CESIN DEL CONTRATO ES EL SIGUIENTE: a) El contratista debe solicitar al ordenador del gasto la autorizacin para realizar la cesin del mismo indicando justificacin y las causas por las cuales le es imposible ejecutar el contrato. b) El ordenador del gasto, previo concepto del Secretario de Despacho de origen, determinar la conveniencia para la entidad y proceder a autorizar, acto que se entender con la suscripcin de la correspondiente minuta de cesin al contrato. La persona natural o jurdica a la que se le ceda un contrato deber demostrar documentalmente que tiene iguales o mejores condiciones de las que tiene el cedente, de lo cual se dejar expresa constancia, por parte del Secretario correspondiente. c) Celebrada la cesin al contrato, se proceder incluir y registrar esta novedad en el sistema de informacin presupuestal vigente. d) El cesionario del contrato, deber tramitar la expedicin de la garanta nica que ampare sus obligaciones, cuya cobertura debe amparar los mismos riesgos del contrato original; pagar la publicacin de la cesin en el diario nico de contratacin, cuando a ello hubiere lugar. Para hacer efectiva la cesin en cuanto a los pagos posteriores a sta, no se requiere crear nuevos certificados de disponibilidad presupuestal, ni realizar nuevos contratos. 16.6. TERMINACIN DEL CONTRATO EN FORMA NORMAL Y ANORMAL:
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1) La terminacin en forma normal se da por vencimiento del plazo pactado o por cumplimiento del objeto contractual antes del plazo previsto. 2) La terminacin anormal se presenta, por la ocurrencia de una o varias de las siguientes circunstancias: a) Terminacin bilateral de mutuo acuerdo entre las partes: caso en el cual se suscribir la respectiva acta en la que se indiquen las razones que motivan tal terminacin dejando constancia del hecho de que con esta terminacin no se generan ningn perjuicio para la Entidad. Esta acta debe ser suscrita por el representante legal de la Entidad, el Secretario de despacho de origen, el contratista y el interventor. b) Terminacin unilateral del contrato: la cual procede cuando se presenten las causas expresamente contenidas en el artculo 17 de la ley 80 de 1993. En este evento la terminacin se har mediante acto administrativo motivado, agotando previamente el debido proceso. 16.7. INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: Cuando se presentan hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afectan de manera grave y directa la ejecucin del contrato y se evidencie que pueden producir a su paralizacin, en cuyo caso la entidad podr demandar el incumplimiento del contrato y solicitar su liquidacin en el estado en que se encuentre y se proceder a iniciar el trmite para la aplicacin de las sanciones contractuales a que hubiere lugar. 17. APLICACIN DE LAS SANCIONES CONTRACTUALES (MULTAS, DECLARATORIA DEL SINIESTRO DE INCUMPLIMIENTO Y CADUCIDAD). En caso de que sea necesario aplicar multas, declarar la caducidad o hacer efectiva cualquiera de las garantas contractuales, la interventora debe remitir informe en el que se consigne el estado general del contrato, con indicacin clara y precisa del incumplimiento, requerimientos hechos al contratista, etc., garantizando previamente el debido proceso al contratista incumplido. Para tal efecto el DEPARTAMENTO DE RISARALDA adelantar las acciones tendientes a obtener el reconocimiento y pago de las sanciones a que hubiere lugar, estipuladas en las normas contractuales. a) Multas por incumplimiento: En caso de mora en el cumplimiento del plazo y/o en caso de mora e incumplimiento parcial de las obligaciones pactadas y
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aceptadas a cargo del contratista, EL DEPARTAMENTO DE RISARALDA le impondr al contratista una multa equivalente al 0.1% del valor total del contrato por cada da de mora. Una vez ejecutoriado el acto que impuso la multa estas podrn ser descontadas del acta final o liquidacin del contrato. De no existir tales deudas o de no resultar suficientes para cubrir la totalidad del valor de las multas, la entidad podr obtener el pago total o parcial de la multa mediante reclamacin de pago ante la compaa de seguros, haciendo efectivo el amparo de cumplimiento otorgado con la garanta nica. En ningn caso el monto de las multas impuestas al contratista podr superar el diez (10%) del valor del contrato. El simple retardo imputable al contratista dar origen al pago de las multas previstas en este numeral, sin necesidad de requerimiento alguno para constituirlo en mora. No obstante lo anterior, en el evento en que la causacin y efectividad de la correspondiente multa est en firme, y el contratista logre cumplir con el objeto del contrato dentro del plazo mximo de ejecucin del objeto contractual previsto en el contrato, y si, de otro lado, ha cumplido con la totalidad de las dems obligaciones a su cargo, derivadas del presente contrato, la entidad podr acordar con el contratista, en el acta de liquidacin del contrato, la reduccin del valor total de las multas que an se encuentren pendientes de pago, hasta en un cincuenta por ciento (50%). Advertida cualquiera de las circunstancias anotadas anteriormente por parte de la Secretara de origen del contrato, informar de tal situacin a la Secretara Jurdica y solicitar realizar el trmite correspondiente para la imposicin de la multa, adjuntado el expediente del contrato, informe completo de interventora que contenga los hechos y circunstancias en los que se origina el incumplimiento y copia de los requerimientos hechos al contratista con sus respectivas respuestas si las hubiere y dems documentos probatorios que estime pertinentes. El Departamento a travs de la Secretaria Jurdica antes de imponer las multas al contratista iniciar actuacin administrativa en la cual deber comunicarle por escrito al contratista tal circunstancia. El Departamento deber garantizar el derecho de audiencia al contratista, respectando el debido proceso.
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Si la multa no procede, simplemente se le comunicar por escrito dicha situacin al contratista y cesar la actuacin, en caso contrario se expedir una resolucin motivada en tal sentido. No se podr imponer ninguna multa sin que se garantice el debido proceso y con posterioridad a que el contratista haya ejecutado la obligacin pendiente. El DEPARTAMENTO DE RISARALDA a travs de la Secretara Jurdica, mediante acto administrativo motivado, impondr la multa a que hubiere lugar sealando los hechos en que se funda el incumplimiento correspondiente e instndolo al cumplimiento de las obligaciones pendientes. Frente a este acto administrativo se conceder el recurso de reposicin en los trminos previstos en el Cdigo Contencioso Administrativo, recurso que deber ser resuelto por la Entidad antes del vencimiento del plazo del contrato a fin de que la multa sea descontada de los saldos a favor del contratista. Si, vencido el plazo, el contratista guarda silencio, se entender que la multa ha sido aceptada y la entidad proceder a su cobro en los trminos previstos anteriormente. Oportunidad: La imposicin de multas proceder dentro del plazo de ejecucin del contrato. b) Declaratoria del siniestro de incumplimiento: Para estos efectos se adelantar el procedimiento descrito anteriormente para la imposicin de multas. En este proceso, har parte adicional a la entidad contratante y el contratista el garante del cumplimiento del contrato (compaa de seguros, entidad bancaria, etc.), debindose informar previamente de los hechos de incumplimiento del contrato por parte de la Secretara de origen y del interventor del contrato. Adicional a los informes referidos en el procedimiento para la imposicin de multas, para este caso particular y antes de la solicitud a la Secretara Jurdica de la declaratoria del siniestro de incumplimiento, la Secretara de origen deber cuantificar el valor del dao o siniestro, teniendo como base el objeto, alcance y valor pactados en el contrato. Oportunidad: La declaratoria del siniestro de incumplimiento proceder dentro de la cobertura establecida en la garanta de cumplimiento en todos sus amparos.
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c) Caducidad: Procede cuando se presenten las causas expresamente contenidas en el artculo 18 de la ley 80 de 1993. En este evento la declaratoria se har mediante acto administrativo motivado, agotando previamente el debido proceso. d) Clusula penal pecuniaria. En el evento de que el contratista le cause perjuicios al DEPARTAMENTO DE RISARALDA, esta podr hacer efectiva la clusula penal pecuniaria hasta por el monto pactado en dicha clusula de acuerdo a la gravedad de los perjuicios ocasionados. La clusula penal pecuniaria se hace efectiva, mediante resolucin motivada en la cual se incluye, la facultad legal para imponerla, la parte considerativa en donde se relaciona el contrato, los fundamentos de hecho y de derecho que dieron lugar a la aplicacin de la clusula penal, los perjuicios ocasionados y el estimativo de los mismos, la notificacin al contratista y su garante, y los recursos a que haya lugar. 18. LIQUIDACIN DEL CONTRATO O CONVENIO: La liquidacin de un contrato o convenio es la etapa final de todo su procedimiento; constituye un acto de aclaracin de cuentas o balance del contrato o convenio, donde se termina el negocio con el reconocimiento de saldos a favor de las partes, o las declaraciones de paz y salvo; ocurre una vez vencido el trmino de ejecucin del objeto contractual, o declarada la caducidad o la terminacin unilateral del mismo. La liquidacin pone fin al vnculo contractual existente entre las partes. Puede ser total o parcial. La total de comn acuerdo cierra la posibilidad de discutir cualquier aspecto relacionado con la relacin contractual, en tanto que la parcial, deja abierta la opcin para el contratista o la administracin de acudir por la va de la accin contractual ante la Jurisdiccin de lo Contencioso Administrativo, con el fin de dilucidar aquellos aspectos frente a los cuales aqul haya sealado en el acta su inconformidad. La Ley 80 de 1993 en el artculo 60 y la Ley 1150 de 2007 en el artculo 11, ordenan como obligacin la liquidacin de comn acuerdo de los contratos, dentro de los trminos fijados en los pliegos de condiciones, en la siguiente forma:
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De conformidad con la legislacin vigente tenemos que existen tres tipos de liquidacin de los contratos, a saber: 18.1) Voluntaria o por mutuo acuerdo (Ley 80 de 1993, artculo 60, Ley 1150 artculo 11) 18.2) Unilateral por parte de la entidad estatal (Ley 1150 artculo 11), y 18.3) Judicial (Cdigo Contencioso Administrativo, artculo 136. modificado por el artculo 44 de la Ley 446 de 1998). De la regulacin del trmite de liquidacin se derivan caractersticas propias en cada tipo de sta as: a) La liquidacin voluntaria o por mutuo acuerdo: Es el acuerdo de voluntades, por medio del cual las partes detallan el estado final de la ejecucin de las prestaciones u obligaciones adquiridas por cada una, como consecuencia de la ejecucin del contrato o convenio o de la terminacin anticipada del mismo. El acta de liquidacin deber contener las prestaciones y obligaciones cumplidas o no por ambas partes, su equivalencia, multas debidas o canceladas, la verificacin del cumplimiento de las obligaciones con el sistema de seguridad social integral, as como el pago de las obligaciones fiscales y parafiscales a cargo del contratista; adems, los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar y en ella constaran los acuerdos, conciliaciones y transacciones necesarios para superar las divergencias presentadas, declarndose, por lo general, las partes a paz y salvo mutuamente. La labor de proyectar el acta de liquidacin que la entidad presentar al contratista es responsabilidad del interventor o supervisor, pero la competencia y obligacin de adelantar la liquidacin corresponde al secretario de despacho de origen del contrato. b) Liquidacin unilateral: Siempre que no se haya logrado acuerdo con el contratista sobre la liquidacin del contrato o cuando ste no haya atendido las invitaciones que por escrito la entidad le formule para liquidar el contrato de mutuo acuerdo, la administracin deber liquidarlo mediante acto administrativo motivado (resolucin) susceptible del recurso de reposicin, de conformidad con lo dispuesto en el Cdigo Contencioso Administrativo.
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Esta liquidacin podr realizarse dentro del trmino fijado en los pliegos de condiciones, dentro de los cuatro meses supletorios de que habla la ley o dentro de los dos meses siguientes al vencimiento de los trminos anteriores. No obstante, siempre podr liquidarse el contrato unilateralmente hasta antes de vencerse el trmino para la caducidad de la accin contractual (dos aos) o de la notificacin del auto admisorio de la demanda interpuesta por el contratista. La invitacin previa y por escrito al contratista para liquidar el contrato de mutuo acuerdo es condicin forzosa para que pueda acudirse a la liquidacin obligatoria, so pena de nulidad de la misma por violacin del debido proceso. c) Liquidacin por va judicial: Es aquella practicada por la Jurisdiccin de lo Contencioso Administrativo. Si la administracin no liquidare el contrato durante los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o, en su defecto del establecido por la ley, el interesado podr acudir a la jurisdiccin para obtener la liquidacin en sede judicial a ms tardar dentro de los dos (2) aos siguientes al incumplimiento de la obligacin de liquidar. PARAGRAFO: La liquidacin del contrato y las garantas: Por ltimo es importante y necesario tener en cuenta, que tanto en el acta de liquidacin por mutuo acuerdo como en la resolucin que liquide unilateralmente el contrato, se exigir al contratista la extensin o ampliacin, si es del caso, de la garanta del contrato por los amparos all estipulados, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extincin del contrato, ya que aun despus de liquidado el contrato la administracin puede reclamar por estos conceptos. 19. PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES. Con fundamento en las normas vigentes el Departamento de Risaralda dentro de los lineamientos en materia de contratacin, establece lo siguiente: 19.1. Todo contrato celebrado por una persona natural o jurdica con el Departamento de Risaralda, cualquiera sea su duracin, cuanta y modalidad, debe hacer los pagos de seguridad social integral, de la siguiente manera: a. b. La base de cotizacin para salud y pensin ser sobre el 40% del valor bruto del contrato. En caso de afiliacin a ARP, esta deber ser a la empresa de riesgos profesionales que tengan el Departamento. Cuando se trate de persona natural y manifieste la voluntad de afiliarse.
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c.
d. e.
En caso de tener personal (cualquiera sea el numero de personas) a cargo deber pagar todo lo relacionado con parafiscales Sena, ICBF y Cajas de Compensacin Familiar. El Interventor no podr autorizar pagos sin que se verifique esta obligacin por parte del contratista. El interventor deber verificar que en la factura o cuenta de cobro, se deje constancia del nmero de planilla con la que se hizo el pago por parte del contratista.
19.1.1. Las personas que celebren contratos con el Departamento de Risaralda, y que se encuentren pensionadas no tendrn la obligacin de cotizar para pensin. En el caso de salud no habr ninguna excepcin. 19.2. Respecto a las personas jurdicas, stas al celebrar un contrato con el Departamento de Risaralda y para cumplir con la ejecucin del mismo, es natural que deben emplear personal, el cual depende de dicho contratista, por lo tanto habr de pagar la seguridad social y los parafiscales. a. El contratista deber anexar un certificado firmado por el Revisor fiscal o en caso de no contar con l, o por el representante legal donde haga constar que esta al da en el pago de seguridad social integral y parafiscales, durante los ultimo seis (6) meses. b. El interventor deber adems verificar que el contratista deje constancia del nmero de las planillas de pago. c. Cuando el personal, que ejecuta el contrato, no tiene una relacin laboral con el contratista, sino simplemente celebr un contrato de prestacin de servicios, se debe verificar la existencia de dicho contrato, y se aceptar que el pago de seguridad social integral se haga como trabador independiente. Para determinar la cuanta sobre la cual debe pagar, habr de tenerse cuenta el valor sealado en la oferta por parte del contratista. d. El Interventor en forma diligente podr exigir al contratista para verificar los pagos las respectivas planillas y dems documentos que soporten estar a paz y salvo.
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4. El interventor no podr aceptar pagos de seguridad social integral, que se hagan a travs de terceras personas, mientras sta no est permitida por la ley en forma expresa. 19.3. Contratos celebrados con Cooperativas o Precooperativas. Cuando el Departamento celebre contratos directamente con Cooperativas de trabajo Asociado o precooperativas, deber exigir el pago de parafiscales y seguridad social integral, toda vez que la actividad contratada deber ser ejecutada por el personal asociado, salvo las excepciones legales. ARTCULO 2. El presente decreto rige a partir de su publicacin y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
Elaborado por: Jacqueline Rincn Carmona
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Por medio del cual se adopta el Manual de Contratacin para el departamento de Risaralda - administracin centralEL GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO

evaluacin de los documentos jurdicos se har documento separado.

en esta misma instancia, en

3.2.2. REQUISITOS PARA INICIAR ABREVIADA DE MENOR CUANTA:

xx puntos xx puntos xx puntos

3.4.1. REQUISITOS DE CONTRATACIN DIRECTA:

16. SITUACIONES EJECUCIN:

Elaborado por: Jacqueline Rincn Carmona

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