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Gerencia de Proyectos
Mary Carmen Ferreira-Ferreira

Qu es un Proyecto?
Si hacemos uso del Diccionario de la Real Academia Espaola de la Lengua encontramos, entre otras, las siguientes definiciones de proyecto: Planta y disposicin que se forma para un tratado o para la ejecucin de una cosa de importancia, anotando y extendiendo todas las circunstancias importantes que deben concurrir para su logro.

Qu es un Proyecto?
Conjunto de actividades, planificadas, ejecutadas y supervisadas que, con recursos finitos, tiene por objeto crear un servicio o producto nico (Domingo Ajenjo, 2000) Trabajo en el que se define un principio y un fin (tiempo), se especifica un resultado deseado (alcance), cumpliendo con unos requisitos de calidad y costo (presupuesto) (Gini Courter, 2000)

Proyecto es un esfuerzo temporal encaminado a

crear un producto o servicio nico (PMI, 1996)

Caractersticas de un Proyecto
de uno o varios objetivos Actividades planificadas, ejecutadas y supervisadas Disponibilidad limitada de recursos Limitado en el tiempo Con resultado nico
Estas dos ltimas caractersticas son las que realmente diferencian a los proyectos de otras operaciones o procesos desarrollados por las organizaciones: Persecucin

temporalidad y unicidad

Actividades de la Gerencia de Proyectos

Planificacin: Objetivos, recursos, estructura de divisin de trabajo y organizacin

Itinerarios, actividades del proyecto, tiempo de comienzo y terminacin del proyecto, redes

Control: Monitorear, comparar, revisar y tomar accin correctiva

La Gerencia de Proyectos
se relaciona con las actividades administrativas de planificacin, direccin y control de recursos (personal, equipo y materiales) para satisfacer los requerimientos tcnicos, de costo y de tiempo para completar un proyecto, segn sea propuesto. se utiliza para:
Asegurar que los proyectos se hagan dentro del presupuesto y recursos

disponibles.
Asegurar que los proyectos se hagan dentro del itinerario planificado. Mejorar la efectividad en la ejecucin de un proyecto.

Planificacin del proyecto

Planificar es establecer las actividades que se van a realizar, darles prioridades, analizar sus interrelaciones y ordenarlas secuencialmente en el tiempo. Estudios previos
Antes de que el proyecto exista como tal, debe pasar por una fases de estudios previos que nos permitan comprobar su viabilidad. Podramos definir los estudios previos como aquellos que Analizan si la idea que se ha tenido es viable y si las condiciones de ejecucin son razonables y aconsejan que la idea se convierta en proyecto. Viabilidad Tcnica Viabilidad Comercial Viabilidad Financiera

Planificacin del proyecto

Actividades propias de esta funcin administrativa: Establecer objetivos Definicin del proyecto Creacin de los WBS Determinacin de los recursos necesarios para el proyecto Formar la organizacin del proyecto

WBS (Work Breakdown Structure)

EDP: Estructura de Descomposicion del Proyecto, es la divisin del proyecto completo en un plan ms detallado por etapas o componentes.

Itinerarios (scheduling) del proyecto

Debemos analizar las dependencias entre las actividades. Se pueden usar tecnicas manuales o por computadora. Debemos: Identificar relaciones de precedencia Actividades secuenciales Determinar tiempo y costo por actividades Estimados de requerimientos de materiales y trabajadores Determinar actividades crticas

Propsitos del itinerario en el proyecto

Mostrar la relacin de cada actividad con otra y con el proyecto en su totalidad. Identificar las relaciones de precedencia entre las distintas actividades. Estimular el establecimiento de estimados realistas en cuanto tiempo y costo por cada actividad. Hacer mejor uso del recurso humano, de capital y de los materiales Permite identificar los centros de trabajo crticos.

Criterios de rentabilidad para el anlisis de Proyectos

Criterio del Valor Actual Neto (VAN)
Net Present Value
El VAN representa la ganancia neta generada por el proyecto, obtenida por equivalencia financiera en el momento cero. Si el VAN es mayor que cero, el proyecto es viable para ese tipo de inters.

Criterio de la Tasa Interna de Rendimiento (Tasa de retorno)

Slo sern viables aquellos proyectos que cumplan la condicin de r > i, siendo i el tipo de inters que se corresponde con el "costo del capital". Cuanto mayor sea r mejor ser la inversin.

Criterio del plazo de recuperacin (pay-back)

Se entiende por plazo de recuperacin de una inversin el nmero de perodos que transcurren desde el momento inicial de un proyecto hasta que la suma de las cuotas actualizadas es exactamente igual al desembolso realizado.

Tres tcnicas para la Gerencia de Proyectos

1 - Gantt Chart 2 - Mtodo de la ruta crtica (Critical Path Method - CPM) 3 - Tcnica de Evaluacin y Revisin de Programas (Program Evaluation & Review Technique PERT)

El Gantt Chart
Es una tcnica no matemtica simple y que muestra
visualmente la relacin entre las distintas actividades.

Permite hacer un mejor uso de los recursos humanos,

materiales y monetarios para el proyecto.

Inconvenientes:
Es esttico y no se puede prever el impacto entre actividades No permite conocer la lgica de las relaciones entre actividades No resulta adecuando cuando el proyecto tiene muchas actividades Solo considera tiempos y no tiene en cuenta costos ni recursos.

Formato del Gantt Chart

Periodo de tiempo (meses)
Actividad

E Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3

Gantt Chart Actividades de servicio de la lnea area Delta durante un perodo de 60 minutos

Ejemplo: Gantt Chart

Actividad Bases Estructura Griferia Electricidad Paredes Interiores Paredes Exteriores Pintura interior Pintura Exterior Acabados

Construccin de Casa

Duracion 4 10 9 6 8 16 5 9 6

Precedente Bases Estructura Estructura Grif / Elect Estructura Pared Interior Pared Exterior Pint. Int & Ext.

Ejemplo 1:
Activity Foundation Framing Plumbing Electrical Wall Board Siding Paint Interior Paint Exterior Fixtures Start 5 10 15 20 Start 5 10

Gantt Chart
35 40 45 50

Days After Start 15 20 25 30

25

30

35

40

45

50

Days After Start

Caractersticas del PERT y CPM

Ambas son tcnicas de redes (network) Ambas consideran relaciones de precedencia e interdependencia de las actividades. Utilizan un estimado de tiempo de actividades diferente.

Terminologa PERT y CPM

Actividad Una tarea o cierta cantidad de trabajo requerida en el proyecto. Requiere tiempo para completarse. Requiere recursos para completarse. Evento Indica el comienzo o fin de una actividad. Designa un punto en el tiempo. Network o Red: Muestra las relaciones secuenciales entre actividades usando nodos y flechas.

Terminologa PERT y CPM

Ruta: Una secuencia conectada de actividades, guiando de un evento inicial a un evento final. Ruta Critica: La ruta mas larga (tiempo); determina la duracion del proyecto. Actividades Criticas: Todas las actividades que forman parte de la ruta critica. Cuando una demora en su comienzo causara una demora en terminacion de proyecto. Actividad No critica: Cuando el tiempo entre su comienzo mas temprano y su terminacion tardia es mas grande que su duracion actual.

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Terminologa PERT y CPM

Comienzo Temprano: Earliest Start (ES).
Lo mas temprano que una actividad puede comenzar. Se asume que

todas las actividades predecesoras han sido completadas.

Terminacin Temprana: Earliest Finish (EF).
ES + Duracion de actividad.

Terminacin Tardia: Latest Finish (LF).

Lo mas tarde que una actividad puede terminar sin afectar la duracin

del proyecto.
Comienzo Tardio: Latest Start (LS).
LF Duracion de actividad.

ES EF LS LF

Holgura (Slack):
Tiempo de holgura que tiene una actividad para empezar o terminar

mas tarde sin afectar a ES proyecto: Slack = LS or

Slack = LF EF

Perform a Critical Path Analysis

Activity Name or Symbol Earliest Start A ES EF Earliest Finish

Latest Start
Figure 3.10

LS 2

LF

Latest Finish

Activity Duration

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Una comparacin entre AON y AOA

A-O-A (activity-on-arrow) Es un diagrma de redes en donde las flechas designan la actividades. A-O-N (activity-on-node) Es un diagrma de redes en donde los nodos designan las actividades.
A ocurre antes que B, el cual ocurre antes que C.

A y B se deben completar antes de que comience C

B y C no pueden comenzar hasta que se complete A.

C y D no puede comenzar hasta que A y B se completen.

C no puede comenzar hasta que A y B se completen. D no puede comenzar hasta que B este completado. Se introduce una actividad dummy en AOA

B y C no pueden comenzar hasta que A se complete. D no puede comenzar hasta que B y C se hayan completado. Se introduce una actividad dummy en AOA.

Pasos comunes de PERT y CPM

Definir el proyecto y preparar los WBS. Establecer y desarrollar las relaciones entre actividades. Establecer qu actividades deben preceder y cules deben seguir a otras. Establecer la red (network) que conecta entre s todas las actividades. Pueden ser A-O-N A-O-A Asignar estimados de tiempo y costo a cada actividad Determinar la actividad que consume el mayor perodo de tiempo en la secuencia de actividades (Ruta Crtica) Utilizar la red de actividades para ayudar a desarrollar el plan, establecer los itinerarios, monitorear y controlar el proyecto

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Requisitos para utilizar el

Mtodo de la ruta o camino crtico (CPM)

El proyecto debe tener:

Actividades bien definidas o tareas cuya fecha de terminacin impacten al proyecto, Cada tarea o funcin debe ser independiente y Las actividades deben seguir una secuencia establecida.

Tiempo de actividades considerados en el PERT

Tiempo optimista (optimistic time: a) Tiempo ms probable (most-likely time: m) Tiempo pesimista (pessimistic time: b)

Tiempo esperado: t = (a + 4m + b)/6 Varianza de tiempo: v = [(b - a) /6 ]^2

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Variabilidad en tiempo de completar actividades que no forman parte de la ruta crtica

La variabilidad para estas actividades se debe considerar para determinar la probabilidad de completar el proyecto en un perodo de tiempo especfico.
Las variaciones de las actividades que no forman parte de la ruta crtica pueden causar cambios en las que s forman parte.

Probabilidad de completar el proyecto en X fecha

La varianza del proyecto es igual a la sumatoria de la varianza de las actividades de la ruta crtica.

p 2 =

La desviacin estndar del proyecto es igual a la raz cuadrada de la varianza.

p =

2 p

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Ventajas del PERT y CPM

til para establecer itinerarios y control de proyectos

grandes No es un mtodo matemticamente complejo La representacin grfica permite identificar ms fcilmente la relacin entre actividades del proyecto El anlisis de la ruta crtica permite identificar tareas que merecen atencin prioritaria La documentacin del proyecto y las representaciones grficas permiten establecer responsabilidades sobre las tareas Es aplicable a una gran variedad de proyectos Es til para monitorear itinerarios y costos

Desventajas del PERT y CPM

Asume que todas las actividades estn claramente definidas, son independientes y estables Se requiere establecer la relacin de precedencia entre actividades Subjetividad en los estimados de tiempo El nfasis excesivo a las actividades de la ruta crtica puede producir que no se atiendan otras actividades igualmente importantes

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Ejercicio #1
La siguiente tabla resume las actividades de un proyecto de construccin. a) Dibuje el diagrama de redes o network que represente el proyecto.
Actividad A B C D E F G H Predecesor Inmediato A B B C, E D F, G

Ejercicio #2
Con la siguiente tabla de tiempos, a) dibuje el diagrama y encuentre la ruta crtica. Indique cul es la ruta critica. b) determine la varianza del tiempo para completar el proyecto para el paso crtico
Actividad Predecesor

a 2 1 4 1 1

m 3 2 5 3 2

b 4 3 12 5 3

Varianza

A B C D E

--A,C A B,C D

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Solucin ejercicio # 2
Actividad Predecesor

a 2 1 4 1 1

m 3 2 5 3 2

b 4 3 12 5 3

t 3 2 6 3 2

Varianza 1/9 1/9 16/9 4/9 1/9

A B C D E

A,C A B,C D

Ejercicio #3

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Referencias
Chase, R.B., Jacobs, F.R. & Aquilano, (2006). Operations Management for Competitive Advantage, The McGraw-Hill Company, New Jersey. Heizer, J & Render, B. (2004). Operations Management. Prentice Hall, EUA Manual Para la Gestin de Proyectos de la Universidad de Almera, por Pilar Montoya Molina http://webs.uvigo.es/oficinatecnica/docs/Gestion%20de%20proyectos.pdf Project Management Instutute: www.pmi.org

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