Desarrollo de un Plan Estratgico para una Institucin Pblica de Educacin para Adultos

Desarrollo de un Plan Estratgico para una Institucin Pblica de Educacin para Adultos
Fernando Ortiz Flores* Cuauhtmoc Snchez Ramrez**

Introduccin
los ltimos aos, las emEn presas han sufrido cambios

conocer las capacidades y limitaciones como empresa.

Revisin de planes Planes de accin Indicadores claves de rendimiento Anlisis de asuntos crticos rea de resultados crticos Planes de accin estratgicos Planeacin tctica

constantemente en su manera de administrarse, debido a un mercado globalizado que impone nuevos y mejores estndares para competir. Es por lo anterior que cada vez ms empresas buscan mejores medios y alternativas que las ayuden a ser competitivas, por lo que realizan alguna clase de planeacin, siendo el proceso de planeacin estratgica uno de los preferidos.

1. Modelo de planeacin estratgica propuesto por Morrisey

La planeacin estratgica ayuda a los responsables de las empresas a visionar su futuro y desarrollar los procedimientos y acciones necesarias para lograrlo. As mismo, la planeacin estratgica proporciona un marco de referencia para evaluar situaciones estratgicas; discutir alternativas con un lenguaje comn; decidir sobre acciones basndose en valores que se comparten y comprenden, permitiendo desarrollar, organizar y utilizar una mejor comprensin del medio en el cual se opera; y de
*Maestro en Ciencias en Ingeniera Industrial por el Instituto Tecnolgico de Orizaba. Profesor-Investigador de la Divisin de Estudios de Posgrado e Investigacin del Instituto Tecnolgico de Orizaba. Correo electrnico: ferchilo@prodigy.net.mx. **Maestro en Ciencias en Ingeniera Industrial con la especialidad en Manufactura por el Instituto Tecnolgico de Orizaba. Su experiencia profesional ha sido en el rea de planeacin estratgica y calidad en una empresa constructora, as como catedrtico a nivel universitario. Correo electrnico: guau369@hotmail.com

La planeacin Objetivos a largo plazo Planeacin a largo plazo Anlisis de asuntos estratgica es crticos esencial para el reas estratgicas a d e c u a d o crticas funcionamiento Estrategia de cualquier orVisin ganizacin, ya Pensamiento estratgico Misin que a travs de ella, se prevn las Valores contingencias y cambios que pueFigura 1. Modelo de planeacin estratgica propuesto de deparar el fupor George L. Morrisey. Figura adaptada del libro turo, y se estaPensamiento estratgico: fig. 1.2, pag. 3, Morrisey, blecen las mediGeorge L., Mxico, 1996. das necesarias para afrontarlas. Por otra parte, el reconocer hacia largo plazo y planeacin tctica. donde se dirige la accin permite Este modelo de planeacin estraencaminar y aprovechar mejor los tgica se observa en la figura 1. esfuerzos. En la actualidad existen diversos modelos sobre planeacin 2. Desarrollo del plan estratgica que pueden ser empleestratgico para el instituto ados por las empresas de acuerdo a (1) sus necesidades y recursos dis- de educacin para adultos ponibles. Para el desarrollo del plan El modelo que se us de base estratgico para esta institucin, se para el desarrollo del plan estra- definieron y se realizaron las nueve tgico que se realiz para esta fases siguientes: institucin, fue el modelo de planeacin estratgica propuesto Fase I. Definicin de los valores. por Morrisey, el cual se basa en el Fase II. Definicin de la misin. desarrollo de una serie de acti- Fase III. Definicin de la visin. vidades propuestas por cada uno Fase IV. Realizacin de un de sus tres componentes: pensamiento estratgico, planeacin a
(1) Por seguridad se respeta el anonimato de esta institucin.

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Desarrollo de un Plan Estratgico para una Institucin Pblica de Educacin para Adultos anlisis interno para detectar las fortalezas y debilidades. Fase V. Realizacin de un anlisis externo para detectar las oportunidades y amenazas. Fase VI. Formulacin de la estrategia. Fase VII. Formulacin de los objetivos. Fase VIII. Establecimiento de los planes estratgicos de accin. Fase IX. Establecimiento de los planes tcticos de accin. en la definicin de la misin del instituto, mediante la realizacin de los siguientes pasos: 1. Verificar la existencia de una misin en el instituto. 2. Definir los conceptos claves de la misin. 3. Formular un borrador de la misin. 4. Establecer la misin del instituto. Una vez realizados estos pasos, la misin que se logr definir fue: Disminuir el rezago educativo que existe en los adultos de la regin, ofreciendo servicios de educacin bsica de calidad, por lo que nos comprometemos a trabajar en equipo, con tica y honestidad por la plena satisfaccin de los usuarios. estrategias adecuadas. Para realizar el anlisis interno en el instituto, se hicieron los siguientes pasos: Definir las reas crticas del instituto. Detectar las fortalezas y debilidades del instituto. Algunas de las fortalezas que se detectaron mediante este anlisis, fueron: Estn definidos los puestos y responsabilidades en cada una de las reas especificas del instituto. El personal cuenta con muchas habilidades y conocimientos. La imagen institucional es reconocida por sectores de la sociedad. Y algunas debilidades detectadas fueron: En ocasiones el personal que ocupa los puestos no es el idneo para ellos. Los conocimientos y habilidades son aprendidos mediante la prctica y la experiencia y no mediante cursos. No se cuentan con los recursos necesarios para lograr una buena promocin y publicidad de los programas.

2.1 Fase I. Definicin de los valores

La primera fase del desarrollo del plan estratgico, consisti en definir los valores para esta institucin y as determinar la personalidad y convicciones de los empleados y de esta forma evitar que se desperdicie tiempo y energa trabajando en propsitos cruzados. Para efectuar la definicin de los valores se realizaron las siguientes actividades: Designar a los responsables del desarrollo del plan estratgico. Definir el concepto de los valores potenciales del instituto. Lograr un consenso de las definiciones de los valores. Evaluacin de la importancia de los valores. Establecer los valores del instituto. Una vez realizadas estas actividades, se escogieron los ocho valores que obtuvieron la mayor puntuacin en la actividad evaluacin de la importancia de los valores: tica. Honestidad. Cortesa. Atencin a los usuarios. Respeto. Recursos humanos. Armona . Calidad.

2.3 Fase III. Definicin de la visin

En la tercera fase del desarrollo de este plan estratgico, fue necesario realizar lo siguiente: 1. Verificar la existencia de una visin en el instituto. 2. Definir los conceptos claves del instituto. 3. Establecer la visin del instituto. Una vez realizados los pasos anteriores, se estableci que la visin del instituto por la que todo su personal trabajar es: Ser una Institucin confiable y reconocida en la regin, por los servicios educativos de calidad que ofrece, encaminados a disminuir el rezago educativo en los adultos, por lo que se trabajar con tica, rapidez honestidad, cortesa y responsabilidad para lograr la satisfaccin de los usuarios.

2.5 Fase V. Realizacin de un anlisis externo para detectar las oportunidades y amenazas del instituto
La quinta fase del desarrollo del plan estratgico, consisti en la realizacin de un anlisis externo para detectar oportunidades y amenazas del instituto mediante los siguientes pasos: Definir las reas para realizar el anlisis externo del instituto. Detectar las oportunidades y amenazas del instituto. Algunas de las oportunidades que se detectaron mediante este anlisis, fueron: Hay adultos con deseos de obtener su certificado de pri2005 11

2.4 Fase IV. Realizacin de un anlisis interno para detectar las fortalezas y debilidades del instituto
La cuarta fase del desarrollo del plan estratgico, consisti en un anlisis interno para detectar las fortalezas y debilidades del instituto, con la finalidad de formular

2.2 Fase II. Definicin de la misin del instituto

La segunda fase del desarrollo de este plan estratgico consisti UPIICSA XIII,V,38

Desarrollo de un Plan Estratgico para una Institucin Pblica de Educacin para Adultos maria o secundaria, as como de aprender a leer y escribir. Hay zonas y comunidades rurales en las cuales hay ndices altos de analfabetismo en las cuales los programas del instituto pueden penetrar. Y algunas de las amenazas detectadas fueron: Falta de materiales didcticos para proporcionar a los usuarios, stos son provistos por el gobierno. Falta de motivacin y compromiso por parte de los usuarios para concluir los programas. con base en el anlisis interno en el cual se detectaron fortalezas y debilidades (seccin 4.4), el anlisis externo en el cual se detectaron oportunidades y amenazas (seccin 2.5) y con el enunciado de la visin (seccin 2.3). Para hacer la formulacin de la estrategia se desarrollaron los siguientes puntos: Detectar los conceptos clave y aspectos estratgicos para formular la estrategia del instituto. Formulacin de la estrategia del instituto. Una vez realizados los pasos anteriores, se formul la estrategia del instituto la cual fue: La actividad principal del instituto son los programas de educacin bsica para los adultos que no saben leer o escribir, estos programas son: alfabetizacin, primaria, 10-14, secundaria y certificacin, y estn encaminados a disminuir el analfabetismo que hay en la regin. Considerando esta estrategia, para satisfacer las necesidades de los usuarios y ser una institucin reconocida, el instituto contar con personal (recursos humanos) con los conocimientos, capacidad y compromiso para brindar una respuesta ptima y puntual a las exigencias de los usuarios, siempre con cortesa y buen trato. As mismo se actualizar y capacitar al personal y a todos los involucrados en el proceso de enseanza de los programas educativos. Los sistemas de informacin con los que se contar sern modernos y se ajustarn a las exigencias, los mtodos de trabajo se optimizarn para mejorar la calidad en los

2.6 Fase VI. Formulacin de la estrategia

La sexta etapa del desarrollo del plan estratgico para el instituto fue la formulacin de la estrategia,

Plan estratgico de accin

O bj e ti vo : Me j o rar l o s p ro gramas e d u cati vo s co ntand o co n p e rs o nal cap aci tad o y actu al i zad o qu e cu e nte co n l o s materiales y recursos necesarios para su buen desempeo, trabajando en equipo para ofrecer un servicio de calidad a los usuarios. Este objetivo se desea alcanzar para el ao 2003. Ac tividad general 1. Definir perfiles de cada puesto del instituto, para contar con personal ms adecuado para realizar las actividades. 2. Mejorar los programas educativos del instituto, con el apoyo de estudiantes de nivel superior (servicio social); as mismo, crear guas que faciliten el aprendizaje de los adultos. 3. Actualizar y capacitar a los empleados del instituto en temas de calidad en el servicio, trabajo en equipo para lograr la satisfaccin de los usuarios que se desea alcanzar en la misin, la visin y en los objetivos. 4. Capacitar a los empleados del instituto en el tema de las 9'S para que lo implementen y lo apliquen, y con esto se logre un mejor ambiente de trabajo que se vea reflejado en sus actividades diarias. Responsable Fec ha de c umplimiento Meta Inversin Coordinac in c on terc eros Pensadores estratgicos Revisin

Lic. Csar

10-2002

Definir los puestos

$1,000

Anual

Lic. Csar

3-2003

Mejorar los programas

$3,000

Pensadores estratgicos

Anual

Lic. Carmen Lu z

6-2002

Capacitar y actualizar a todo el personal

$5,000

Pensadores estratgicos

Semestral

Lic. Carmen Lu z

5-2002

Implementar la metodologa de las 9'S

$1,000

Ing. Cuauhtmoc

Anual

Tabla 1. Formato del plan estratgico de accin para lograr un objetivo del instituto.

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Desarrollo de un Plan Estratgico para una Institucin Pblica de Educacin para Adultos servicios, y el trabajo en equipo ser la filosofa de trabajo. y actualizado que cuente con los materiales y recursos necesarios para su buen desempeo, trabajando en equipo para ofrecer un servicio de calidad a los usuarios, a ms tardar en el ao 2003 plan estratgico para el instituto consisti en realizar el establecimiento de los planes tcticos de accin (PTA), en los cuales se establecen las actividades para el logro de los planes estratgicos de accin (PEA). El cumplimiento de los PTA es necesario, ya que estos llevan al logro de los objetivos que desea alcanzar el personal del instituto. Todos los planes estratgicos de accin y tcticos de accin, se pueden observar en el trabajo de tesis de Snchez (2002).

2.7 Fase VII. Formulacin de los objetivos.

Los objetivos que desea alcanzar el personal del instituto son resultado de las exigencias por parte de los usuarios, y de la necesidad de ofrecer programas de calidad que satisfagan a los usuarios de estos programas educativos. Estos objetivos se desean alcanzar en un plazo de 2 a 4 aos. As mismo, los objetivos a alcanzar por el personal del instituto estn en funcin de la misin y visin del mismo. En esta fase se definieron cuatro objetivos los cuales fueron definidos por los responsables del desarrollo del plan estratgico; se logr establecer estos objetivos mediante una lluvia de ideas, en la cual se consider lo que se desea alcanzar a futuro como se establece en la misin y visin; as mismo se busc que estos objetivos fueran medibles o cuantificables. Uno de los objetivos y el cual es representativo de lo que desea alcanzar el personal del instituto es: Mejorar los programas educativos contando con personal capacitado

2.8 Fase VIII. Establecimiento de los planes estratgicos de accin

La penltima fase del desarrollo del plan estratgico fue establecer las actividades necesarias que se tienen que realizar para alcanzar los cuatro objetivos del instituto (seccin 2.7). Para establecer las actividades en los planes estratgicos de accin (PEA), se desarrollaron los siguientes pasos: Definir los elementos a considerar en el plan estratgico de accin. Formular los planes estratgicos de accin. Una vez realizados los pasos anteriores, se detallaron los planes estratgicos de accin para cada objetivo. Un ejemplo del plan estratgico para alcanzar el objetivo ilustrado en la seccin 2.7, se muestra en la tabla 1.

Conclusin
Se puede concluir que al realizar el plan estratgico para esta institucin pblica, que ofrece programas para la educacin de los adultos, se logr identificar la problemtica existente en el instituto, que se vea reflejada en tiempos de espera largos por parte de los usuarios de los programas; poca capacitacin del personal del instituto; objetivos no bien clarificados por lo que no se aprovechaban los esfuerzos y actividades del personal de manera correcta; por esta razn surgi la propuesta de desarrollar este plan estratgico para servir de gua en el cumplimiento de las metas y objetivos que se establezcan.

2.9 Fase IX. Establecimiento de los planes tcticos de accin

La ltima fase del desarrollo del

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