Reglamento Especifico de Caja Chica

SERVICIO NACIONAL DE PATRIMONIO DEL ESTADO (SENAPE)
DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (DAF)

UNIDAD DE PLANIFICACIN Y SISTEMAS (UPS)
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REGLAMENTO DE CAJA CHICA

CAPITULO I ASPECTOS GENERALES Articulo 1. (Fondo Fijo de Caja Chica)
Fondo Fijo de Caja Chica es un fondo establecido por la institucin para el pago en efectivo de gastos menores y urgentes, exclusivamente para cumplir con la misin y objetivos del Servicio Nacional de Patrimonio del Estado (SENAPE). Artculo 2. (Objetivos del Reglamento) El Reglamento de Fondos Fijos de Caja Chica tiene como objetivos: Definir procedimientos para simplificar y agilizar el proceso del Fondo Fijo de Caja Chica en el SENAPE. Proporcionar elementos de organizacin, funcionamiento y control eficientes relativos a la disposicin de recursos del Fondo Fijo de Caja Chica que deben ser considerados por los servidores pblicos del SENAPE. Atender requerimientos urgentes de las Areas funcionales del SENAPE con recursos del Fondo Fijo de Caja Chica provenientes del Fondo Rotativo. Lograr la administracin transparente y eficiente de los recursos destinados a Caja Chica. Artculo 3. (Base Legal) El presente Reglamento Especfico de Fondo Fijo de Caja Chica del SENAPE, tiene como base legal las siguientes disposiciones: La Ley 1178 de 20 de julio de 1990 de Administracin y Control Gubernamental y sus Decretos Reglamentarios 23215 y 23318-A. Normas Bsicas de Control Interno relativas al Sistema de Tesorera y Crdito Pblico. Reglamento y Texto ordenado al Decreto Supremo N 27328. Decreto Supremo N 21364 de 13 de Agosto de 1986, Artculo 25, que detalla los gastos no reconocidos como obligaciones del Estado.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Reglamento de Caja Chica

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Decreto Supremo N 24051, Artculo 3 inciso c), prrafo 5to y el Decreto Supremo N 21532, Artculo 10, que establece la retencin de impuestos. Manual de Operacin del Usuario Fondos Rotativos del Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa SIGMA. Artculo 4. (Ambito de Aplicacin) El presente Reglamento es de aplicacin y cumplimiento obligatorio por todas areas, funcionales y/o Unidades Organizacionales del SENAPE que se beneficien con las asignaciones de recursos para Caja Chica. Artculo 5. (Responsabilidades) Direccin Administrativa y Financiera Cumplir y hacer cumplir el Reglamento de Fondos Fijos de Caja Chica. Crear Fondos Fijos de Caja Chica en las reas funcionales, mediante Resolucin Administrativa del Director General Ejecutivo. Asignar un monto determinado de recursos para el pago de gastos menores por el Fondo Fijo de Caja Chica. Supervisar el correcto funcionamiento de los Fondos Fijos de Caja Chica del Fondo Rotativo. Implementar a travs de la Unidad Financiera el Reglamento para el Manejo de Fondos Fijos de Caja Chica del SENAPE. Unidad Financiera Implantar el Reglamento de Fondos Fijos de Caja Chica. Autorizar la asignacin de Fondos Fijos de Caja Chica con recursos del Fondo Rotativo. Establecer el monto lmite de Caja Chica en el Sistema SIGMA. Crear usuarios SIGMA para los servidores pblicos designados como responsables del manejo de los Fondos Fijos de Caja Chica. Autorizar en el Sistema SIGMA las solicitudes de Fondos Fijos de Caja Chica. Aprobar en el sistema SIGMA la reposicin de gastos de los Fondos Fijos de Caja Chica previa revisin de descargos.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Aprobar en el sistema SIGMA la rendicin final de los Fondos Fijos de Caja Chica.
Artculo 6. (Incumplimiento de la Normativa del Reglamento Especfico) El incumplimiento de la normativa del presente Reglamento, generar responsabilidades de acuerdo a lo establecido en el Captulo V de Responsabilidades por la Funcin Pblica de la Ley 1178, el Decreto Supremo Reglamentario 23318-A y el Decreto Supremo 26237 modificaciones al D.S. 23318-A. Artculo 7. (Revisin y Actualizacin) La Direccin Administrativa y Financiera en coordinacin con la Unidad Financiera, revisara anualmente el presente Reglamento y de ser necesario actualizara el mismo sobre la base del anlisis de la experiencia de su aplicacin y la dinmica administrativa, buscando una mayor eficiencia y eficacia Artculo 8. (Caucin de los Responsables de los Fondos Fijos de Caja Chica) El SENAPE, a travs del Director Administrativo y Financiero caucionar a los Responsables de los Fondos Fijos de Caja Chica, sin perjuicio de que adicionalmente contrate una Compaa de Seguros y asigne los seguros necesarios para la ejecucin de ese gasto. CAPITULO II CREACIN Y ASIGNACIN DE FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA Artculo 9. (Fondo Fijo de Caja Chica) Anualmente se asignarn Fondos de Caja Chica a la Oficina central del SENAPE a la Direccin de Liquidacin de Entes Gestores y a las Oficinas Distritales con que cuenta el SENAPE. El mencionado requerimiento se efectuara imprescindiblemente con la debida justificacin y ser con destino a gastos menores de emergencia, afectando exclusivamente a las partidas de los grupos 20000 y 30000 del Clasificador por Objeto del gasto, determinadas en el Presupuesto de la gestin y permitidas en el presente Reglamento y por ende en el modulo de Fondo Rotativo y Caja Chicas del sistema SIGMA. Estos Fondos Fijos de Caja Chica sern creados mediante Resolucin Administrativa por la Direccin General Ejecutiva del SENAPE. Artculo 10. (Determinacin de Recursos para los Fondos de Caja Chica)

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------En base a la solicitud, se determinar anualmente, un monto especfico de recursos financieros para cada uno de los Fondos Fijos de Caja Chica con recursos de Fondo Rotativo, los cuales sern asignados mediante Resolucin Administrativa. Artculo 11. (Desembolso de Recursos para los Fondos Fijos de Caja Chica) La Unidad Financiera, en cumplimiento a la Resolucin Administrativa, instruir proceder al desembolso de recursos, a nombre del Responsable de Caja Chica, mediante cheque del Fondo Rotativo, que no ser mayor a los techos asignados cuando se trate de recursos de fuente de financiamiento 10 TGN; cuando se trate de otras fuentes de financiamiento se considerar el lmite mximo establecido dentro del sistema SIGMA por la Direccin Administrativa y Financiera. En ambos casos la reposicin se efectuar previo descargo documentado del 50% del Fondo Fijo de Caja Chica asignado. CAPITULO III PAGO EN EFECTIVO DE Bs. 1.- HASTA Bs. 500.FONDO FIJO DE CAJA CHICA Artculo 12. (Procedimiento para el Desembolso de Fondos Fijos de Caja Chica) Para el desembolso de recursos de Bs. 1.- hasta Bs. 500.-, el responsable del Fondo Fijo de Caja Chica deber solicitar la respectiva certificacin presupuestaria, elaborada por el encargado de Presupuesto, adems de pedir el llenado y cumplimiento de los siguientes formularios segn corresponda, antes de los desembolsos: a) FORMULARIO N 1 : SOLICITUD DE MATERIALES, SUMINISTROS Y OTROS. i. Datos de cuadro por columna Nmero de trmite Nmero de solicitud correlativo Despacho de Direccin General Ejecutiva, Direcciones de rea y Oficinas Distritales solicitante. Partida Partida presupuestaria de gasto a imputar, de acuerdo a la certificacin presupuestaria, adems autorizada en el presente Reglamento y el Clasificador Presupuestario. Cantidad:

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nmero de unidades de los materiales, suministros y otros solicitados. Precio Total numeral y literal Fecha Consigna la fecha en la cual el Jefe inmediato superior autoriza la solicitud Solicitante Nombre completo y Firma del solicitante. ii. Autorizacin y aprobacin de la solicitud de materiales, suministros y otros. Jefe Inmediato Superior Autoriza mediante firma y sello. El Director General Ejecutivo o Funcionario expresamente delegado por dicha Autoridad, aprueba la solicitud de materiales, suministros y otros, mediante firma y sello. Sello de Sin Existencia El Responsable del Almacn Central, certificara obligatoriamente la inexistencia de los tems solicitados que pudiesen localizarse en almacn por materiales y suministros.
Para las compras de materiales, suministros y otros realizadas con Fondo Fijo de Caja Chica, no se requiere la presentacin de tres cotizaciones o propuestas de proveedores o contratistas que se encuentren en condiciones de proporcionar los bienes y/o servicios solicitados. b) FORMULARIO N 2: RECIBO. Debe ser solicitado mediante formulario de pedido de materiales al Almacn Central por los Responsables de los Fondos Fijos de Caja Chica, quienes llenarn en los espacios correspondientes el recibo de desembolso y Cargo de Cuenta de fondos recibidos por toda asignacin de recursos que se realice; en cocordancia con el Formulario N 1 de Solicitud de materiales, suministros y otros. i. Recibo y Cargo de Cuenta Documentada
Nmero Pre impreso Recibo numerado en forma correlativa. Categora Programtica Estructura Programtica a la que presta sus servicios el funcionario Pblico que recibe el dinero para la realizacin de la compra. Total numeral Monto total a ser desembolsado para la adquisicin del bien, expresado numeralmente. Total literal Monto total a ser desembolsado, expresado literalmente. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------5 Reglamento de Caja Chica

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Concepto Breve descripcin de los bienes solicitados. Compromiso En el acpite Compromiso, se mencionan las disposiciones legales vigentes a las cuales se deben sujetarse los cuentadantes. Fecha Fecha del da del desembolso efectuado por el Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica. Recib Conforme Nombre, Apellidos y Firma del Funcionario Pblico que recibe el dinero. Carnet de Identidad Nmero de Carnet de Identidad del Funcionario Pblico que recibe el dinero. Entregue Conforme Nombre, Apellidos y Firma del Funcionario que recibe el dinero. Carnet de Identidad Nmero del Carnet de Identidad del Funcionario Pblico que recibe el dinero. Entregue Conforme Nombre, Apellidos y Firma del Funcionario Pblico responsable del Fondo Fijo de Caja Chica. ii. Liquidacin. Deber ser llenado para fines de descargo de manera que la ejecucin del gasto sea debidamente apropiada de acuerdo al clasificador presupuestario.
tem Nmero correlativo del detalle de materiales, suministros y servicios no personales Partida Nmero de la partida presupuestaria de gasto autorizada en el presente Reglamento. Cantidad Nmero de unidades de materiales, suministros y otros, para cada uno de los tems. Descripcin Descripcin clara y suficiente de los materiales, suministros y otros Precio Precio de cada uno de los tems. Valor de la Compra del Bien o Servicio Total de la compra efectuada, de todos los tems y debidamente respaldada con recibos y facturas fiscales. Saldo Devuelto En caso de hacer efectuado la compra por un monto menor al recibido, se efectuar la devolucin en efectivo de la diferencia. Total Corresponde a la suma del valor de compra, mas el saldo devuelto, el mismo que necesariamente debe ser igual al importe recibido. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------6 Reglamento de Caja Chica

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Entregu conforme Nombre, Apellidos y Firma del Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica, como constancia de aceptacin de la liquidacin y recepcin de saldo devuelto. Fecha Fecha del da de descargo presentado ante el Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica. Articulo 13. (Desembolso para gastos de transporte) El Formulario N 4, se utilizar cuando el Responsable de Caja Chica otorgue fondos para el traslado del personal del SENAPE por motivos oficiales y/o en comisin, previa presentacin de la certificacin presupuestaria y el llenado de los siguientes datos: Nmero Recibo numerado en forma correlativa Solicitante Nombre completo del funcionario solicitante Carn de Identidad Nmero del Carn de Identidad del funcionario que recibe el dinero Dependencia rea funcional a la que pertenece Destino Direccin concordante con la papeleta de salida Motivo Breve explicacin de la razn de la salida Monto a ser desembolsado, expresado numeral y literalmente. Fecha Fecha del da de la solicitud Recib conforme Firma del funcionario como constancia de la recepcin de los fondos. Entregu conforme Firma el Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica Autorizacin de la Solicitud Firma del Director Administrativo y Financiero o funcionario expresamente delegado por dicha autoridad. CAPITULO IV DESCARGO Y REPOSICION Artculo 14. (Rendicin de cuentas) El responsable del Fondo Fijo de Caja Chica, tienen la obligacin de rendir cuenta de la administracin de los recursos asignados, por medio del sistema contable, en los ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------7 Reglamento de Caja Chica

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------formularios generados mediante el Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa SIGMA, especificando la documentacin sustentatoria y adjuntando todos los Formularios de Recibo de Caja Chica y la documentacin exigida para cada desembolso segn los procedimientos descritos en el presente Reglamento. Artculo 15. (Reposicin del fondo fijo de caja chica) a) El responsables del Fondo Fijo de Caja Chica procedern a solicitar su reposicin, cuando su ejecucin sea igual o mayor al 50% de los recursos asignados. b) Deber introducir al sistema SIGMA los datos correspondientes a la documentacin de respaldo, diferenciando facturas de documentos internos, una vez elaborados los documentos de reposicin debern dejarlos en estado Verificado e imprimir los reportes de Resumen de Gastos Caja Chica y Resumen de Gastos Caja Chica Acumulado por Estructura de Gasto. Los Resmenes de Gastos deben ser firmado por el responsable del Fondo Fijo de Caja Chica y remitidos a la Unidad Financiera mediante nota interna y adjuntando toda la aumentacin de respaldo, para su respectiva revisin y aprobacin respecto a los procedimientos del presente Reglamento. c) Toda compra de materiales, suministros o servicios no personales, mayor o igual a Bs.5.- debe contar con la correspondiente nota fiscal (factura), consignado el nombre y nmero de NIT del SENAPE. d) En las compras de materiales, suministros y otros, realizadas de proveedores inscritos en el Rgimen Simplificado, deber utilizarse el Formulario N 3 en casos justificados hasta un monto mximo de Bs. 30.e) De no contar con los anteriores requisitos, se debe retener al proveedor los impuestos a las utilidades y transacciones. f) Todo gasto realizado con imputacin a la partida 31110 Refrigerior y Gastos Administrativos debern ser aprobados y autorizados por la Direccin Administrativa y Financiera o en su caso por el Encargado de la Oficina Distrital de cada oficina regional, de lo contrario se considerar como gastos indebidos y no reembolsables en las solicitudes de reposicin de Caja Chica. g) Todas las facturas debern llevar en el reverso la firma y sello pie de firma de funcionario que recibe los bienes. h) Debern adjuntar la documentacin original de respaldo exigida por cada uno de los desembolsos realizados. i) Las observaciones realizadas por la Unidad Financiera, respecto de las solicitudes de reposicin, deberan ser subsanadas por los responsables de los Fondos Fijos de Caja Chica en el plazo de 48 horas.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------j) La Unidad Financiera preceder a la reposicin de los Fondos Fijos de Caja Chica, mediante cheque del Fondo Rotatorio, previa revisin y conciliacin de gastos. Artculo 16. (Rendicin final) Para el cierre de Fondos Fijos de Caja Chica los responsables debern seguir el procedimiento establecido por la Unidad Financiera, que tendr como base el instructivo de Cierre Presupuestario y Contable, adicionalmente debern considerar las fechas para la presentacin de su rendicin final, En este caso al introducir los datos al sistema SIGMA se habilita la opcin Rendicin Final y depsito donde se registraran los datos de la boleta de depsito correspondiente a la devolucin del saldo de los fondos recibidos del Fondo Rotativo y no ejecutados a la fecha de cierre. Se debe imprimir los reportes de Resumen de Gastos Caja Chica y Resumen de Gastos Caja Chica Acumulado por Estructura de Gasto. Los Resmenes firmados por el responsable del Fondo Fijo de Caja Chica deben ser remitidos a la Unidad Financiera mediante nota interna y adjuntando toda la documentacin de respaldo, para su respectiva revisin y aprobacin respecto a los procedimientos del presente Reglamento. CAPITULO V DE LOS RESUMENES UTILIZADOS PARA REPOSICION DE LOS FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA Artculo 17. (Resumen de gastos caja chica) Se utilizar el Resumen de Gastos Caja Chica generado mediante el sistema SIGMA para describir los gastos que se efectuaron y as poder solicitar la reposicin de estos recursos para continuar funcionando normalmente. Este Resumen contiene la siguiente informacin: Datos Generales Fecha de elaboracin Asignada automticamente por el sistema SIGMA. Cdigo y descripcin de entidad Cdigo y descripcin de Direccin Administrativa Cdigo y descripcin de Unidad Ejecutora Nmero de Caja Chica Periodo De la fecha de inicio a la fecha de finalizacin de la reposicin Nmero de Resumen Nmero del Fondo Rotativo

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Estado del documento Debe consignar estado Verificado Identificacin de etapas Debe consignar Reposicin Datos del responsable Nombre del responsable Tipo y descripcin del documento de identidad Carn de identidad que se identifica con la letra C Documento Corresponde al nmero de carn de identidad Expedido en Lugar donde fue expedido el documento de identidad
Datos de cuadro por columna Numero de la factura o documento interno Nmero de orden (en caso de facturas) SISIN (En Cado de corresponder) Fte (fuente de financiamiento) Org. (Organismo financiador) Prg (Programa) Pry (Proyecto) Act (Actividad) Objeto (Objeto del gasto) Trf (Entidad de transferencia en caso de corresponder) Descripcin del Objeto del Gasto Importe por Objeto del Gasto Total del Resumen numeral Total del Resumen literal Resumen de la operacin Firma del Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica Articulo 18. (Resumen de gasto caja chica acumulado por estructura de gasto) El Responsables de Fondo Fijo de Caja Chica generarn los Resmenes de Gastos Caja Chica por Estructura de Gasto y organizaran los documentos por orden
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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------cronolgico, correlativo y presupuestario por partidas que servirn de control de descargo y evaluacin posterior. Datos Generales Fecha de elaboracin Cdigo y descripcin de entidad Cdigo y descripcin de Direccin Administrativa Cdigo y descripcin de Unidad Ejecutora Nmero de Caja Chica Periodo De la fecha de inicio a la fecha de finalizacin de la reposicin Nmero de Resumen Nmero del Fondo Rotativo Estado del Documento Debe consignar estado verificado Identificacin
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