MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA DE PROGRAMACIN Y SEGUIMIENTO (SPYS)

1. INTRODUCCIN
En funcin a la poltica de fortalecimiento institucional, para el desarrollo de una gestin administrativa eficiente y oportuna, el SENAPE ha suscrito un convenio de apoyo horizontal con el Defensor del Pueblo, bajo el cual se ha autorizado la implementacin de cuatro sistemas informticos que son los siguientes: Error: Reference source not found Error: Reference source not found Error: Reference source not found Seguimiento POA Error: Reference source not found Administrativa Sistema de Seguimiento de Correspondencia Sistema de Control de Almacenes Sistema de Programacin y Sistema de Informacin de Gestin

Los sistemas SPYS y SIGAD se interrelacionan para la ejecucin del presupuesto programado. Adems el SPYS se interrelaciona con el SINCOM Sistema de Informacin Contable Municipal para el control contable de los gastos realizados. El presente manual pretende guiar al usuario en el manejo del Sistema de Programacin y Seguimiento SPYS. Las opciones principales del SPYS son: VER, le permite elegir OPCIONES para seleccionar la Direccin y la Unidad con la que trabajar. PROGRAMACIN, le permite ingresar la programacin anual de: o Objetivos de Gestin o Objetivos Especficos o Operaciones o Actividades As mismo le permite asignar las PONDERACIONES y los INDICADORES para: o Objetivos de Gestin o Objetivos Especficos o Operaciones o Actividades

Servicio Nacional de Patrimonio del Estado SENAPE

Sistema de Programacin y Seguimiento SPYS

INFORMES, le permite emitir reporte de programacin anual de: o Objetivos de Gestin o Objetivos Especficos o Operaciones o Actividades SEGUIMIENTO FISICO, le permite ingresar e imprimir la ejecucin trimestral de: o Objetivos de Gestin o Objetivos Especficos o Operaciones o Actividades

Manual del Usuario

Pgina 2 de 15

Servicio Nacional de Patrimonio del Estado SENAPE

Sistema de Programacin y Seguimiento SPYS

2. INGRESO DE INDICADORES
Para introducir indicadores en el SPYS usted deber ingresar al men Programacin, seguidamente ingrese a Indicadores como se muestra en la Ilustracin 1: Introduccin de Indicadores.

Ilustracin 1: Introduccin de Indicadores

Como se observa en la Ilustracin 1: Introduccin de Indicadores se presenta 4 opciones: Objetivos de Gestin Objetivos Especficos Operaciones Actividades El procedimiento de introduccin de indicadores en el sistema SPYS es el mismo en las tres primeras opciones a excepcin de actividades. Por consiguiente se explicar los pasos para introducir indicadores a los Objetivos de Gestin, Objetivos Especficos y de Operaciones en el punto 1.1 Introduccin de Indicadores para Objetivos de Gestin, Especficos y Operaciones y los pasos para introducir indicadores a las actividades en el punto 1.2 Introduccin de Indicadores para Actividades.

Manual del Usuario

Pgina 3 de 15

Servicio Nacional de Patrimonio del Estado SENAPE

Sistema de Programacin y Seguimiento SPYS

2.1. Introduccin de Indicadores para Objetivos de Gestin, Especficos y Operaciones

Deber seguir los siguientes pasos: Paso 1.- Haga clic en Objetivos de Gestin, esta accin le permitir observar la siguiente ventana como se puede observar en la Ilustracin 2: Indicadores de Objetivos de Gestin.

Ilustracin 2: Indicadores de Objetivos de Gestin

En esta ventana se pueden observar dos partes: Parte superior (con recuadro rojo), en esta parte usted podr observar los objetivos de gestin ingresados con anterioridad en el SPYS, con sus respectivas ponderaciones. Parte inferior (con recuadro azul), aqu ser donde usted podr ingresar los nuevos indicadores y se observaran los indicadores ingresados con anterioridad. Paso 2.- Usted debe hacer un clic con el mouse en el objetivo de gestin que desee agregar el indicador. Esto se realizara en la parte superior de la ventana (con recuadro rojo Ilustracin 2: Indicadores de Objetivos de Gestin). Paso 3.- Seguido a ello debe llenar la siguiente informacin en la parte inferior (recuadro rojo Ilustracin 2: Indicadores de Objetivos de Gestin) de la ventana: Manual del Usuario Pgina 4 de 15

Servicio Nacional de Patrimonio del Estado SENAPE

Sistema de Programacin y Seguimiento SPYS

Indicador

Fuente de Verificacin

Ponderacin

Aqu deber escoger el indicador que permitir medir el cumplimiento de los objetivos de gestin. El sistema le brindara una serie de indicadores como opciones, usted deber seleccionar uno de ellos. Ej. Si usted escoge : Indicador: % DE CUMPLIMIENTO Quiere decir que la ejecucin del objetivo de gestin se medir por el porcentaje de cumplimiento de ese objetivo. Aqu deber introducir por teclado cual ser la fuente de verificacin del cumplimiento de los objetivos de gestin, pudiendo ser estos documentos, reportes, etc. Ej. Fuente de Verificacin: Reportes emitidos por el SPYS. Aqu deber introducir la ponderacin del Objetivo de Gestin, es decir si usted introduce mas de un indicador para un mismo objetivo de gestin estas dos ponderaciones debern sumar en total, la ponderacin total del objetivo de gestin. En la parte superior de la ventana (con recuadro ojo), se muestran los objetivos de gestin, estos vienen con sus respectivas ponderaciones. Ej. Ponderacin de objetivo de gestin =10 Ponderacin de Indicador1 = 6 Iguales Ponderacin de Indicador2 = 4 Total =10

Lnea de Base Meta 1er Trimestre Meta 2do Trimestre Meta 3er Trimestre Meta 4to Trimestre

A este campo sugerimos que introduzca el valor cero. Aqu usted deber ingresar un valor dentro de un rango de 0 al 100, dependiendo cuanto cumplir del objetivo de gestin en el respectivo trimestre. Ej. Meta 1er T Meta 2do T Meta 3er T Meta 4to T 0 20 30

Manual del Usuario

Pgina 5 de 15

Servicio Nacional de Patrimonio del Estado SENAPE

Sistema de Programacin y Seguimiento SPYS

50 Esto significa que el primer trimestre no se realizara ninguna actividad para cumplir el objetivo de gestin. En el segundo trimestre se cumplir un 20 por ciento del total para cumplir con el objetivo de gestin. En el tercer trimestre se cumplir con el 30 por ciento del total, para cumplir con el objetivo de gestin. En el cuarto trimestre se cumplir con un 50 por ciento del total para cumplir con el objetivo de gestin. As sumados todos dan un total de 100 por ciento. Paso 4.- Presione la tecla Enter o Intro de su teclado, para refrescar la memoria. Paso 5.- Luego de introducir todos estos datos, deber apretar el botn Grabar de la barra de herramientas, en la parte inferior de la ventana (Ilustracin 2: Indicadores de Objetivos de Gestin). Paso 6.-Inmediatamente despus el indicador se cargara en la parte inferior de la ventana, como se muestra en la Ilustracin 3: Indicadores Cargados en el SPYS:

Ilustracin 3: Indicadores Cargados en el SPYS

Manual del Usuario

Pgina 6 de 15

Servicio Nacional de Patrimonio del Estado SENAPE

Sistema de Programacin y Seguimiento SPYS

Paso 7: Para agregar un nuevo indicador realice los pasos anteriores, empezando por el paso numero uno en la parte de Introduccin de Indicadores para Objetivos de Gestin, Especficos y Operaciones.

2.2.

Introduccin de Indicadores para Actividades

Cuando usted haga clic en la opcin Actividades del submen Indicadores, acceder a la siguiente pgina de la Ilustracin 4: Seleccin de Responsables:

Ilustracin 4: Seleccin de Responsables

La introduccin de indicadores en actividades se realiza clasificndolos por responsables. Paso 1.- Deber seleccionar la persona responsable de ejecutar la actividad. Paso 2.- Seguido a ello deber presionar el botn Cargar Indicadores que se encuentra en la misma ventana. Despus de realizar los anteriores pasos se mostrara la siguiente ventana de la Ilustracin 5: Indicadores de Actividad Cargados en el SPYS:

Manual del Usuario

Pgina 7 de 15

Servicio Nacional de Patrimonio del Estado SENAPE

Sistema de Programacin y Seguimiento SPYS

Ilustracin 5: Indicadores de Actividad Cargados en el SPYS

Usted deber realizar los pasos anteriores, empezando por el paso numero uno, los cuales se describieron en la parte de Introduccin de Indicadores para Objetivos de Gestin, Especficos y Operaciones.

Manual del Usuario

Pgina 8 de 15

Servicio Nacional de Patrimonio del Estado SENAPE

Sistema de Programacin y Seguimiento SPYS

3. INTRODUCCIN DE METAS RESPECTO A LOS INDICADORES

LOGRADAS

CON

Usted podr ingresar las metas logradas hasta el momento en el men Seguimiento Fsico como se observa en la Ilustracin 6: Seguimiento Fsico:

Ilustracin 6: Seguimiento Fsico

Este men le permite introducir las Metas Logradas con respecto a los indicadores, de los Objetivos de Gestin, Especficos, Operaciones y Actividades, permitindole elegir el trimestre a evaluar: Objetivos de Gestin 1er Trimestre 2do Trimestre 3er Trimestre 4to Trimestre 1er Trimestre 2do Trimestre 3er Trimestre 4to Trimestre 1er Trimestre 2do Trimestre 3er Trimestre 4to Trimestre Responsable

Objetivos Especficos

Operaciones

Actividades

Manual del Usuario

Pgina 9 de 15

Servicio Nacional de Patrimonio del Estado SENAPE

Sistema de Programacin y Seguimiento SPYS

Como se puede observar las tres primeras opciones son parecidas, por consiguiente se realizar la explicacin sobre la Introduccin de Metas Logradas para Objetivos de Gestin, siendo la misma vlida para Objetivos Especficos y Operaciones en el punto 3.1 y se realizar la explicacin sobre la Introduccin de Metas Logradas para Actividades en el punto 3.2.

Manual del Usuario

Pgina 10 de 15

Servicio Nacional de Patrimonio del Estado SENAPE

Sistema de Programacin y Seguimiento SPYS

3.1. Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de Gestin, Especficos y Operaciones

Paso 1.- Seleccionar el trimestre en el cual introducir la meta lograda como se observa en la Ilustracin 7: Metas Logradas para Objetivos de Gestin.

Ilustracin 7: Metas Logradas para Objetivos de Gestin

Como se ve en la Ilustracin 7: Metas Logradas para Objetivos de Gestin elegiremos el primer trimestre para seguir con lo que se presentar la ventana de la Ilustracin 8: Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de Gestin:

Manual del Usuario

Pgina 11 de 15

Servicio Nacional de Patrimonio del Estado SENAPE

Sistema de Programacin y Seguimiento SPYS

Ilustracin 8: Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de Gestin

En la que se puede observar dos partes: Parte superior (con recuadro rojo Ilustracin 8: Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de GestinIlustracin 8: Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de Gestin): Aqu se muestran los objetivos de gestin cargados anteriormente en el SPYS, con sus respectivas ponderaciones. Parte inferior (con recuadro azul Ilustracin 8: Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de Gestin): Aqu se puede observar el indicador ingresado para el objetivo de gestin seleccionado, con la siguiente estructura: Indicador Fuente de Verificacin Manual del Usuario Se muestra el indicador introducido segn la explicacin dada en el captulo 1 para el objetivo de gestin seleccionado. Se muestra la fuente de verificacin introducida segn la explicacin dada en el captulo 1 para el objetivo de Pgina 12 de 15

Servicio Nacional de Patrimonio del Estado SENAPE

Sistema de Programacin y Seguimiento SPYS

Ponderacin Lnea base Meta 1er Trimestre Meta Lograda 1er Trimestre Observaciones 1er Trimestre

gestin seleccionado. La ponderacin del objetivo, introducida segn la explicacin dada en el captulo 1. Lnea base cero. Aqu muestra la meta programada segn la explicacin dada en el captulo 1 para la ejecucin del objetivo de gestin. Aqu deber ingresar la meta lograda, es decir en concordancia con la meta programada. Introduzca observaciones al respecto de la meta lograda.

Paso 2.- Seleccione el objetivo de gestin en la parte superior (recuadro rojo de la Ilustracin 8: Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de Gestin) al cual desea introducir la meta lograda. Paso 3.- En la parte inferior (recuadro azul de la Ilustracin 8: Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de Gestin) deber introducir % de logro, con respecto a la meta programada, y las observaciones correspondientes. Paso 4.- Presione la tecla Enter o Intro de su teclado, para refrescar la memoria. Paso 5.- Presione el botn Grabar que se encuentra en la barra de herramientas, en la parte inferior de la ventana (Ilustracin 8: Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de Gestin). As tendr que repetir los pasos desde el numero 1 de la parte Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de Gestin, Especficos y Operaciones para los distintos trimestres, y opciones de este men.

Manual del Usuario

Pgina 13 de 15

Servicio Nacional de Patrimonio del Estado SENAPE

Sistema de Programacin y Seguimiento SPYS

3.2.

Ingreso de Metas Logradas para Actividades

Cuando usted haga clic en la opcin Actividades del submen Seguimiento fsico, acceder a la siguiente Ilustracin 9: Seleccin de Responsable :

Ilustracin 9: Seleccin de Responsable

La introduccin de metas logradas en actividades se lo realiza clasificndolos por responsables. Paso 1.- Deber escoger el trimestre donde desea llenar la meta lograda. Paso 2.- Deber seleccionar la persona responsable de ejecutar la actividad. Paso 3.- Seguido a ello deber presionar el botn Cargar Ejecucin que se encuentra en la misma ventana (Ilustracin 9: Seleccin de Responsable). Paso 4.- Despus de realizar los anteriores pasos se mostrara la siguiente Ilustracin 10: Metas Logradas para Actividades:

Manual del Usuario

Pgina 14 de 15

Servicio Nacional de Patrimonio del Estado SENAPE

Sistema de Programacin y Seguimiento SPYS

Ilustracin 10: Metas Logradas para Actividades

Usted deber realizar los pasos anteriores, empezando por el paso numero uno, los cuales se describieron en la parte de Ingreso de Metas Logradas para Objetivos de Gestin, Especficos y Operaciones.

Manual del Usuario

Pgina 15 de 15